Il consiste à ranger des documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement de l’information recherchée ; le classement

est en
Définition quelque sorte la « mémoire » de ‘entreprise.
Le classement doit être : sûr, simple, rapide, extensible et doit permettre la conservation des documents dans les meilleures conditions
Groupement par nom de correspondants : convient le mieux pour les clients, les fournisseurs, le personnel
Groupement par sujet : regrouper des documents présentant un sujet commun ; les commandes pour faciliter leur exécution
La nature des documents Groupent par genre de documents : on classe les factures et pièces comptables qui doivent demeurer à l’appui des écritures
enregistrées :
Choix D’un Groupement par affaires :Il est essentiel pour un avocat, un notaire, un architecte… de pouvoir consulter simultanément tous les
Classement documents concernant une affaire (notamment lors de ses déplacements).
Le volume des documents : est l’élément déterminant du choix du mobilier et matériel de classement.
La fréquence des consultations : des documents consultés fréquemment doit être particulièrement accessible, pratique et rapide (exemple : des dossiers clients, des
commandes).
Tous les documents concernant l’activité d’une entreprise doivent être conservés pendant un certain temps :
Obligations
 10 ans : livre journal, livre d’inventaire et correspondance et lettres commerciale.
Légales Du
 5 ans : au regard de la Sécurité Sociale (registre des salaires, bulletins de paie, livre de paie …)
Classement
 4 ans : au regard de l’Inspection du Travail (registre du personnel, registre médical, registre des comptes rendus du Comité d’Hygiène et de Sécurité …).
Simple, précis et rationnel trouver et replacer facilement et rapidement un document ;
Extensible insérer de nouveaux documents
Qualités D’un Bon Sûr constater qu’aucun document ne manque, ou ne se trouve déclassé
Classement Peu encombrant occuper une faible surface au sol
être capable d’aider la mémoire par des procédés visuels (mettant en valeur certains caractères en utilisant de repères et voyants de
Mnémotechnique
couleurs)
AFNOR règle permettant de déterminer de manière indiscutable le mot directeur sur lequel on va classer alphabétiquement les document
CLASSEMENT ensemble de mots désignant une personne, une entreprise, un document, ….
Rubrique ou dénomination
Exemple : société BADAOUI et Cie
C’est le mot choisi qui va diriger « le classement alphabétique» et ensuite les recherches. Exemple : le mot « BADAOUI » de la rubrique
Etude De L’ordres De Mot directeur
«société BADAOUI et Cie ».
Classement
Indexage c’est la manière d’écrire une rubrique pour mettre en évidence le mot directeur Exemple : BADAOUI et Cie (Société)
c’est une indication visuelle de caractéristiques fixes ou mobiles.
Signalisation
Le moyen visuel fixe : couleur du dossier , Le moyen visuel mobile : onglet, cavalier
La documentation est classée au mot directeur, conformément aux règles de la norme AFNOR ; mais, au mot susceptible d’être consulté,
Renvoi
on place un guide qui renvoie au mot directeur Exemple : - C.G.E. Voir : Electricité (Compagnie Générale d’)
Société Moulay El Hadi, Marrakech EL HADI, Marrakech (Société Moulay)
Etablissement Salah et Frères, Fès SALAH et Frères, Fès (Etablissement)
Ecole Diouri DIOURI, (Ecole)
Noms propres de personne
Ecole Mohammed Diouri DIOURI Mohammed, (Ecole)
Garage Aït Yahya AÏT YAHYA, (Garage)
Entreprise De Gaulle GAULLE, (Entreprise de)
Sté casablanca CASABLANCA, (sté)
Règles Générales De Grand Hôtel du Maroc MAROC, (Grand Hôtel du )
Détermination Du Noms géographiques
Grand Hôtel du Nord du Maroc NORD DU MAROC ,(Grand Hôtel du )
Mot Directeur Parfumerie Saint-Michel, Casablanca SAINT-MICHEL, Casablanca (Parfumerie )
Noms publicitaires Maison Philips PHILIPS ,(Maison )
Nom communs Ste marocainne de commerce COMMERCE ,(Ste marocainne )
Adjectifs Grand Hôtel GRAND Hôtel,
Les grands moulins GRANDS moulins,(les)
Sigle le mot directeur est le sigle lui-même. Exemple : RAM
Réalisé par SAKSOU MOSTAPHA le : 25/05/2019
 Il consiste à ranger les mots dans l’ordre de succession des lettres de l’alphabet.
Principe Lorsqu’une dénomination comporte plusieurs mots, l’ordre alphabétique est déterminé par l’orthographe du mot directeur de classement, mis en
évidence par l’indexage
Utilisation s’adapte particulièrement au classement des noms de personnes, des raisons sociales de sociétés : clients, fournisseurs, personnel d’une entreprise…..
Alphabétique Avantages Inconvénients
Avantages/ - Classement simple pour les noms de personnes ; - Nécessité d’appliquer strictement les règles ;
- Accès rapide dans un petit classement (n< 250 - Une erreur de classement ne peut être décelée ;
Inconvénients
dossiers). - En cas d’extension, l’insertion de nouveaux dossiers peut poser des problèmes
matériels
Les pièces (dossiers, documents, fiches, revues…) sont classées dans l’ordre naturel des nombres. Chaque nouvelle pièce reçoit, lors de son
classement, un numéro. L’emploi de deux répertoires est indispensable :
Principe  Un répertoire alphabétique, pour retrouver le numéro de la pièce recherchée ;
 Un répertoire numérique, pour affecter à chaque nouvelle pièce un numéro
Numérique Utilisation Il est utilisé pour les classements importants en extension et les fichiers informatiques.
Avantages Inconvénients
Avantages/ - Classement de tous les éléments (livres, dossiers, disquettes…) ; - Nécessité d’un répertoire alphabétique et d’un répertoire numérique (liste
Inconvénients - Recherche rapide dans les classements importons ; numérique).
- Extensibilité : les nouveaux éléments se placent à la fin ; -
établi à partir des documents à classer. Ceux-ci sont répartis par « sujet » ; chaque sujet est divisé en sous-sujets, eux-mêmes subdivisés, et ainsi de
suite : Sujet Sciences Appliquées
Sous-sujet Agriculture-élevage
Principe Sciences commerciales
Sciences médicales Pédiatrie
Classement Neurologie
Thématique - Dans les bibliothèques
(idéologique) Utilisation - Pour le classement de la documentation (catalogues, articles de revues, livres et procédés techniques, etc).
- Classement du courrier et de documents (ventilation par branche d’activité, par service
Avantages Inconvénients
Avantages/ - Parfaitement adapté au classement et la recherche de - Organisation longue ;
documentation, - Emploi délicat : toute erreur sur l’idée essentielle prolonge la recherche ;
Inconvénients
- Extensible : il est toujours possible de créer de nouveaux - Nécessité de renvois chaque fois
groupes ou de subdiviser ceux qui existent, - Ne présente aucune sécurité sauf s’il est combiné avec un classement numérique
consiste à classer les documents dans l’ordre de la suite naturelle des dates : années, mois, jours. Ce classement est souvent complété par l’ordre
Principe numérique
Utilisation Il est parfaitement adapté au classement de la correspondance dans les dossiers, des factures, des documents, des revues et des journaux…
CHRONOLOGIQUE Avantages Inconvénients
Avantages/ - Classement simple ; - Recherche parfois longue quand on ne connaît pas la date précise du document
Inconvénients - Extensible ; recherché
- Le document le plus récent est immédiatement visible - Impossible de constater les absences de document : Sécurité imparfaite
est une application particulière du classement idéologique. Il est utilisé chaque fois que l’idée de répartition suivant les lieux est essentielle: pays,
Principe région, département, commune.il est souvent associé à un classement alphabétique et à un classement numérique
Les services commerciaux des entreprises ; Les services de vente par correspondance ; Les services des abonnements : revues, journaux ; Les agences
Utilisation de publicité, etc.
GEOGRAPHIQUE Les avantages : Les inconvénients :
Avantages/ - Simple dans son principe, - Nécessite fréquemment l’emploi d’un dictionnaire des communes ;
Inconvénients - Extensible puisqu’il se subdivise naturellement, - Nécessite un répertoire alphabétique pour réduire le temps de certaines
- Répond parfaitement à son objet. recherches.
Réalisé par SAKSOU MOSTAPHA le : 25/05/2019
 alphanumérique consiste d’abord à répartir les documents dans des classes alphabétiques préétablies, puis, à l’intérieur de celles-ci, de leur
Principe attribuer, selon leur ordre d’arrivée, un numéro.
Utilisation Il est utilisé pour ranger des dossiers, des fiches, des références de produits, et il s’applique pour les plaques minéralogiques de voitures.
ALPHANUMERIQUE Les avantages : Les inconvénients :
- Classement et recherche relativement rapides et - Nécessité de retenir un répertoire pour chacune des tranches
Avantages/
faciles alphabétiques
Inconvénients - Chaque tranche de classement assure une certaine - Difficulté de déceler un dossier manquant
discrétion.
repose sur le principe suivant : entre deux nombres décimaux consécutifs de même ordre (0,2 et 0,3 par exemple), il est toujours possible
Principe d’intercaler 9 nombres décimaux consécutifs de l’ordre immédiatement inférieur
pour le classement des ouvrages dans les bibliothèques ; classement de documentation, classement de procédés techniques, etc. Le plan comptable
Utilisation général utilise la classification décimale.
DECIMAL Les avantages : Les inconvénients :
- Parfaitement adapté au classement et à la recherche de - Organisation longue : il exige une analyse préliminaire très poussée
Avantages/
documentation, pour établir le plan de classement,
Inconvénients - Extensible à l’infini. - Emploi délicat : toute erreur sur l’idée essentielle du documentation
prolonge la recherche,
consiste à empiler les dossiers ou les documents les uns sur les autres ; pour les dossiers le dos se présente horizontalement face à l’utilisateur et
Principe est donc visible.
- Utilisé principalement pour les «affaires» qui comportent de nombreux documents à classer dans un dossier unique
- Les dossiers volumineux des architectes, des entrepreneurs, des notaires, des avocats ;
Utilisation - Les dessins et plans, les documents de très grand format (cartes, calques ;
- Les fournitures de bureau : papier, pelure, carbone…
- Les imprimés, bandes magnétiques
- Les classeurs métalliques à clapets
Classement HORIZONTAL (ou A - Les classeurs à tiroirs basculants, rotatifs
Mobilier et
PLAT) - Meubles à tiroirs, succession de tiroirs (un tiroir par dossier)
matériel - Les meubles à plans
- Les bureaux avec tiroirs spécialement aménagés pour les fournitures de bureaux
Les avantages : Les inconvénients :
- Simplicité - Extraction et remise en place parfois difficiles (équilibre de la pile)
Avantages/ - Bonne conservation des documents - Signalisation mobile impossible
Inconvénients - Signalisation fixe possible - L’introduction de nouveaux dossiers peut nécessiter un déplacement
- Lisibilité satisfaisante de la dénomination inscrite sur le de plusieurs piles
dos du dossier - Ne convient pas aux dossiers minces
consiste à classer les dossiers ou les documents les uns à côté des autres sur leur arrête la plus petite ; le dos se présentant verticalement face à face
Principe à l’utilisateur, est ainsi visible.
Seuls les documents épais (livres) et les classeurs à couverture renforcée peuvent être préalablement réunis dans l es classeurs munis d’un système
d’attache central permettant de les maintenir
Utilisation - Les livres dans les bibliothèques ; - Les annuaires, recueils, catalogues ;
- Les pièces comptables, documents clients et fournisseurs, - Les liasses d’archives ;
- Le classement chronologique des lettres ; - Les disques
DEBOUT Les avantages : Les inconvénients :
Avantages/ - Inscription aisée des intitulés - L’insertion d’un document dans un classeur nécessite
Inconvénients - Absence d’un dossier repérée facilement (place libre) plusieurs manipulations
- Mise aux archives facile - Coût assez élevé des dossiers.
- Des rayonnages fixes ou mobiles ; Des meubles basculants, rotatifs.
Mobilier et
- Les armoires, placards, bibliothèques ;
matériel
 consiste à placer les dossiers ou les documents les uns derrière les autres, ou les uns à côté des autres, sur leur arête la plus large. Il y a
Principe deux formes de classement vertical : A/ Le classement vertical ordinaire et B/ Le classement vertical suspendu

Dossiers rangés le dos en bas, les uns derrière les autres

ORDINAIRE
Le classement vertical suspendu consiste à placer les dossiers et les documents dans des chemises en carton fort, dites hamacs

Classement VERTICAL A VISIBILITE Les hamacs sont équipés, sur leur partie supérieure, d’une tringle métallique qui sert à leur suspension .
SUPERIEURE Dossiers suspendus à des tringles par des crochets ou des encoches
SUSPEN DU A VISIBILITE Les hamacs de classement vertical suspendu à visibilité latérale sont équipés, sur la partie visible face à l’utilisateur, d’une
LATERALE bande métallique ou plastique
A VISIBILITE Les hamacs de classement suspendu visibilité oblique reposent sur deux tringles ; les dossiers sont inclinés selon un
OBLIQUE angle de 30° environ

TABLEAU RECAPUTILATIF DES DIFFERENTS ORDRES DE CLASSEMENT

Classification Origine Avantages Inconvénients Quelques utilisations

Alphabet Simple, rapide pour les dénominations Lent, peu sûr, nombreux renvois Toutes correspondances
Alphabétique français courantes, extensible

Ordre naturel Simple, sûr, discret Nécessité d’un répertoire alphabétique, lent Commandes, factures, pièces comptables,
Numérique
des nombres classements confidentiels
Analyse des Adaptation parfaite à la recherche et au Organisation longue, emploi délicat, renvois Documentation bibliothèque
Idéologique
idées classement de la documentation nécessaires, manque de sécurité
Dates Simple, document le plus récent visible Recherche très difficiles, contrôle des Journaux, revues, doubles de lettres,
Chronologique manquants impossibles bordereaux de banques, de chèques
postaux, etc.
Alphabet et Assez sûr, rapide pour le classement et la Nécessité d’un répertoire alphabétique par Clients, fournisseurs, plaques
Alphanumérique
nombres recherche, discrétion tranche de classement, lent minéralogiques
Noms de lieux Simple, précis, extensible Consultation fréquente du dictionnaire des Presse, publicité, services commerciaux,
Géographique
communes agences
Analyse des Simple, extensible, codification facile, Organisation longue, nécessité de renvois, Documentation, plan comptable général,
décimal idées et nombres regroupement logique peu sûr, emploi délicat, plan de classement bibliothèque
codifié indispensable

Réalisé par SAKSOU MOSTAPHA le : 25/05/2019

 TABLEAU RECAPULATIF DES PROCEDES DE CLASSEMENT :
CLASSEMENT PRINCIPE MOBILIER AVANTAGES INCONVENIENTS UTILISATIONS
Dossiers empilés les uns Rayonnages, classeurs Simple, économique Recherche difficiles, risques de perte, Dossiers volumineux,
HORIZONTAL sur les autres meubles à tiroirs, meubles reclassement difficile imprimés, plans et dessins,
à plans fournitures de bureau
Dossiers rangés les uns à Rayonnages, meubles Manipulation aisée, bonne Impossible avec les documents souples, Livres, reliures, classeurs,
DE BOUT côté des autres, dos basculants, bibliothèques lisibilité des intitulés coût élevé des dossiers disques, bandes magnétiques
vertical vers l’extérieur
Dossiers rangés le dos en Classeurs à tiroirs, Manipulation aisée, Encombrement, difficultés de
VERTICAL bas, les uns derrière les armoires, bacs basculant, consultation facile, bonne rangement avec les dossiers trop lourds
ORDINAIRE autres éléments de rangement lisibilité des intitulés, Toutes
extensibilité
Dossiers suspendus à des Classeurs à tiroirs, bacs Intitulé facilement lisible, Encombrement, obligation d’utiliser
VERTICAL SUSPENDU A tringles par des crochets signalisation aisée, insertion des sous-dossiers
VISIBILITE SUPERIEURE ou des encoches des nouveaux dossiers facile Toutes
Armoires, meubles Grande capacité de Risques d’insertion des documents
VERTICAL SUSPENDU A basculants rangement, bonne visibilité, entre deux hamacs, obligation
VISIBILITE LATERALE Idem lecture des intitulés facile d’utiliser des sous-dossiers Toutes
Armoires spécialement Visibilité et signalisation très Obligation de maintien des documents
VERTICAL SUSPENDU A aménagées bonnes, protection des par pinces ou crochets, encombrement
VISIBILITE OBLIQUE idem documents satisfaisante, relativement important Toutes
bonne visibilité
CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES

Document classement

Factures d’achat Deux possibilités :

- Classement chronologique au dossier des achats
- Classement chronologique au dossier fournisseur
Factures de vente Original et un double sont envoyés au client
- Un exemplaire est classé au dossier client
- Un exemplaire est classé au dossier chronologique des factures
Pièces de caisse Classement chronologique-numérique dans un dossier spécial
Pièces relatives aux chèques postaux Classement chronologique dans un dossier spécial : avis de crédit et avis de débit sont agrafés à l’extrait de compte
correspondant.
Classement chronologique des souches
Pièces relatives aux chèques bancaires Classement chronologique des extraits de compte
 Classement chronologique des souches
Imprimés et documents relatifs aux transports Création d’un nouveau dossier par catégorie de documents.
Exemples : déclaration de douane, récépissés…

CLASSEMENT DE LA DOCUMENTATION

Catalogues Revues livres

Procédé de classement Classement de bout ou dans des dossiers Revues reliées : classement debout Classement debout
suspendu Fascicules : classement dans des
dossiers à serrage
Ordre de classement Alphabétique Idéologique puis numérique Classement idéologique, décimal ou idéo-numérique

organisation Tenue de 2 répertoires alphabétiques : Tenue d’un répertoire idéologique (sur Tenue de 3 répertoires
- Un répertoire des raisons sociales fiche) : - Répertoire alphanumérique par titre
- Un répertoire des désignations d’articles Dépouillement des articles des revues- Répertoire alphanumérique par auteur
- Répertoire idéologique sur fiche adoptant l’ordre de
Prêt : sur demande ou classement
systématiquement une fiche par revue Prêt : une fiche par ouvrage sorti
sortie

Introduction
Pourquoi la gestion de documents est-elle nécessaire pour une entreprise ?
Une entreprise doit gérer ses documents de façon efficace. En effet, une mauvaise gestion des documents peut conduire l'entreprise à perdre des informations importantes et, dans le pire des
cas, provoquer la faillite de l'entreprise. Il est donc indispensable d’avoir une gestion des documents organisée afin que l'entreprise puisse accéder à ses documents facilement et rapidement.
Comment une gestion efficace des documents peut-elle aider une entreprise à améliorer sa performance ?
Pour que la gestion des documents d'entreprise améliore la performance, il faut que celle-ci soit intégrée dans la stratégie de l'entreprise.
Elle peut, par exemple, mettre en place un système de classement et d'archivage par thème, par date et par ordre d'importance. Beaucoup d'entreprises utilisent des armoires de classement
et chaque armoire peut faire référence à un thème.
Une bonne méthode de classement permet donc au personnel de l'entreprise de retrouver un document beaucoup plus rapidement et plus facilement.
Le classement de documents permet également d'optimiser l'espace de travail en évitant l'accumulation de documents et de sécuriser l'entreprise (éviter la disparition et le vol de documents
importants).
Cela permet donc aux parties prenantes de l'entreprise de ne pas perdre temps, d’être plus productives et donc d'améliorer la performance de l'entreprise.
La destruction de documents est aussi une notion importante dans la gestion de documents. En effet, l'entreprise peut s'équiper d'un destructeur de documents pour protéger contre
l'espionnage économique et l'usurpation d'identité.
Un document : renvoie à un ensemble formé par un support et une information (le contenu), celle-ci enregistrée de manière persistante. Il a une valeur explicative, descriptive ou de
preuve, il joue un rôle essentiel dans la plupart des sociétés contemporaines, tant pour le fonctionnement de leurs administrations que dans l'élaboration de leurs savoirs
INFORMATIQUE – Fichier de données présentées sous une forme organisée (texte, fiche, liste, tableau, graphique, image, mélodie, etc.) pouvant être l’objet de traitement par une ou plusieurs
applications (texteur, tableur, base de données, etc.).