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Essai de définition universelle du dossier
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Statistiques Communication les
Autoriser la sélection
détails
Cookies nécessaires uniquement
Article
1 –
Introduction
Qu’est-ce qu’un dossier ? Il existe des dossiers sur tous les sujets (dossier juridique, 1
dossier d’urbanisme, dossier médical, dossier de documentation...) mais que
présuppose ou que sous-entend l’emploi du mot dossier ? Ce mot a-t-il le même sens
dans l’environnement numérique que dans l’environnement papier ?
Le fait que la revue Document numérique consacre un numéro spécial aux « dossiers 2
numériques » peut surprendre au premier abord, car le monde du numérique est en
général plutôt associé à la notion de données, tandis que le mot dossier évoque
facilement la pile de chemises sur le bureau, des dossiers suspendus dans une
armoire, ou encore des boîtes d’archives remplies au gré des affaires terminées.
Dans ces conditions, l’expression « dossiers numériques » se limite-t-elle à désigner 3

le produit de la numérisation de ces dossiers papier, ou peut-elle aussi renvoyer à la
création de dossiers numériques natifs ? Si oui, qu’est-ce qu’un dossier numérique
natif, puisqu’en tout état de cause il n’alimentera ni une étagère d’armoire ni un
carton d’archives ?
Les pages qui suivent tentent de circonscrire la notion de dossier, née au XVI e siècle 4
dans un contexte lié à l’usage du papier, répandue au XXe siècle avec le
développement de la bureaucratie et utilisée aujourd’hui dans l’environnement
électronique : quel est le sens spécifique de ce mot ? A-t-il évolué au cours des siècles
et des techniques de production de l’information ? A quoi s’oppose-t-il ? La notion de
dossier est-elle vraiment pertinente dans l’environnement numérique ?
2 –
Questions terminologiques
2.1 –
Définition minimale
Qu’est-ce qu’un dossier ? Le mot vient de « dos » et évoque a priori quelque chose qui 5
se trouve à l’arrière
Cairn.info d’un
utilise corps
des dont il assure le maintien. Le dos de l’homme ou de
cookies
l’animal
Notreest disposéutilise
plateforme autourdes de la colonne
cookies vertébrale.
à des fins L’idée
de statistiques, a été transposée
de performances, aux et de sécurité.
de marketing
objets quand, Ilpar
téléphone. exemple,
garde onsite
la trace du parle du visité
internet « dos » d’un livre.
et contient Le mot
un certain dossier,
nombre dans sonsur cette visite.
d'informations
acception purement
Ces données matérielle
nous permettent dedésigne
vous offrirégalement
une expérienceunde
élément quioptimale.
navigation permet de
maintenir : le dossier du
Nécessaires
fauteuil.
Support Afficher Autoriser tous les cookies
Au sens figuré, le Petit Robert donne comme Autoriser
définition de dossier : « Ensemble la sélection
des pièces
détails 6
relatives à une affaire et placées dans une chemise ». On voit ressortir deux éléments
principaux : la notion d’« affaire » et la notion de « chemise ». Toutefois, on peut se

demander si cette définition est suffisamment explicite. Recouvre-t-elle la réalité des
appellations du langage courant ? « Dossier » a-t-il par ailleurs un sens plus
technique ?
Prenons quelques exemples. Un dossier de personnel (gestion des ressources 7

humaines) ou un dossier de patient (dossier médical) ne correspondent pas
exactement à la définition : d’une part, il ne s’agit pas d’une affaire, il s’agit d’un
individu ; d’autre part, les pièces de ce dossier peuvent se trouver dans plusieurs
chemises, dans des armoires distinctes (armoires des équipes qui suivent la carrière,
les congés, ou la formation), voire dans des bureaux ou des services distincts (service
de rhumatologie et service de cardiologie).
Dans les siècles passés, une procédure judiciaire importante ou complexe pouvait 8
donner lieu à un gros dossier qui toutefois tenait le plus souvent dans une grosse
chemise. L’inflation paperassière et procédurale aidant, il n’est pas exceptionnel de
voir aujourd’hui des dossiers judiciaires de plusieurs mètres d’épaisseur, voire
plusieurs dizaines de mètres, lesquels ne tiennent évidemment pas dans une seule
chemise.
On en conclut qu’il convient de modifier et/ou de préciser la définition minimale du 9

dictionnaire pour y faire entrer tous les exemples de dossiers.
2.2 –
A quoi le mot « dossier » fait-il référence ?
La définition du dictionnaire énonce deux traits distinctifs du dossier résumées ci- 10
dessus par deux mots : « affaire » et « chemise » qui se révèlent vite trop restrictifs.
Ce sont peut-être les deux mots du résumé qui sont trop restrictifs car dans les
exemples proposés (et dans bien d’autres), on a bien croisement de deux éléments :
un élément de pertinence (« relatif à ») et un élément de localisation (« placé dans »).
Toutefois, la pertinence va plus loin qu’une affaire puisqu’il peut s’agir d’une 11
personne, ou d’une activité précise dans le cadre de la conduite d’une affaire
(établissement des pièces contractuelles dans une affaire de construction), ou d’une
procédure (dont le sens est un peu plus circonscrit que le mot affaire).
Par ailleurs, la localisation du dossier n’est pas unique puisque le volume physique 12
du papier obligeutilise
Cairn.info à le répartir dans plusieurs chemises facilement manipulables. Si le
des cookies
dossier estplateforme
Notre vraiment volumineux,
utilise des cookiesc’est
à dessouvent que, en raison
fins de statistiques, de l’importance
de performances, de et de sécurité.
de marketing
l’affaire, plusieurs acteurs sont intervenus dans sa production et que, de ce fait, tablette ou
Un cookie est un petit code envoyé par un serveur internet, qui s'enregistre sur votre ordinateur,
chaqueCesacteur
donnéesorganise sa partie
nous permettent du dossier
de vous offrir une (chaque
expérienceéquipe ou chaque
de navigation service).
optimale.
Le nombre des acteurs Support

Nécessaires n’est pas seul en Afficher
cause ; les supports et la formeAutoriser
physique tous les cookies 13
jouent aussi leur rôle pour différencier la localisation puisque que le même
détails
document, selon son support et sa forme, sera physiquement placé Cookies avec lesnécessaires
autres uniquement
documents, ou éloignés d’eux. Ainsi pour un dossier d’urbanisme où les plans
pourront être soit pliés et rangés dans la même chemise que les documents
techniques ou contractuels, soit roulés dans des tubes et rangés dans un autre local.
Du point de vue logique, il serait aberrant que cet élément factuel suffise à altérer
l’entité du dossier auquel ces documents se rattachent.
Il en ressort que le dossier, quoi qu’on fasse, s’appréhende nécessairement en deux 14

dimensions indissociables : une dimension intellectuelle ou logique (incluant les
dimensions syntaxique et sémantique), et une dimension matérielle ou physique.
2.3 –
A quoi le mot « dossier » s’oppose-t-il ?
Pour aller plus loin, on peut se demander ce qui différencie un dossier d’un autre 15
document qui ne serait pas un dossier. Qu’est-ce que n’est pas un dossier ? Ou
encore, qu’est-ce qu’un « non-dossier » ?
Les autres mots utilisés pour désigner des ensembles d’informations sont 16
notamment les mots « document », « registre », « collection ». Quelles sont les
relations de ces notions avec celle de dossier ?
Le « document » est un terme très générique défini comme l’association d’une 17

information et d’un support. Les dossiers sont constitués de documents (souvent
hétérogènes) et peuvent être considérés eux-mêmes comme des documents. Dans
l’environnement papier, le document qui entre dans la composition d’un dossier est
volontiers appelé « pièce » (voir la définition du Petit Robert ci-dessus). Toutes les
pièces d’un dossier dont des documents mais tous les documents n’entrent pas
systématiquement dans la composition logique d’un dossier, même s’ils peuvent être
« placé dans une chemise ». Par exemple, un rapport non relié, émis à une date
précise et placé dans une chemise en raison du nombre important de ses pages ou
pour lui donner une présentation plus agréable, ne pourra être qualifié de « dossier »
que sur ce critère matériel.
La différence entre document et dossier est que le premier correspond à une date 18
unique, à un acte unique et la chemise où il est rangé regroupe des pages ; alors que
le second correspond à un laps de temps au cours duquel s’agglomèrent divers
documents rangés dans la même chemise. Toutefois, il existe des dossiers qui, en
dépit d’une date d’ouverture et d’une date de fermeture distinctes, se réduisent à une
seule pièce, comme certains dossiers sans suite, mais la période du dossier est alors
Cairn.info
porteuse de sens.utilise des cookies
En d’autres termes, le document se suffit à lui-même ; il est
Notre plateforme utilise des cookies à des fins de statistiques, de performances, de marketing et de sécurité.
considéré comme une entité autonome. Le dossier, lui, documente ce qui s’est
produit sur une
téléphone. période
Il garde donnée
la trace du site d’activité etets’appréhende
internet visité comme
contient un certain und'informations
nombre ensemble. sur cette visite.
Dans l’environnement papier, le mot « registre » et le « dossier » ne sont pas
Autoriser tous les cookies
19
Nécessaires Support Afficher
confondus, en raison de
Statistiques leur présentation
Communication les physique respective (reliure, chemise). Sur
le fond, qui est le critère restant dans le détails
cas d’une informatisation, on a, avec le
registre, l’enregistrement de données selon un critère chronologique pour une
catégorie d’informations ou d’événements (registre du courrier, registre des
mariages) ; et, avec le dossier, le regroupement de toutes les informations relatives à
un objet ou à un individu (dossier de carrière, dossier de projet) [1].
La notion de « chrono » (chrono de courrier, chrono de contrats, etc.) se rattache à 20

celle de registre : le regroupement est chronologique, lié à l’activité des bureaux et
non au contenu des différents documents. Dans l’environnement papier, on produit
d’ailleurs souvent certains documents en deux exemplaires : un pour le chrono,
l’autre pour le dossier.
Ce facteur temporel est donc fondamental dans cette tentative terminologique : le 21

document renvoie à la notion d’événement daté ou datable ; le chrono à une
succession chronologique d’événements datés de même nature ; le dossier à un
ensemble d’information regroupées entre deux bornes chronologiques.
L’idée de « collection » est a priori bien distincte de la notion de « dossier », mais elles 22
ne s’opposent pas systématiquement car elles ne se situent pas sur le même plan.
« Collection » suggère de regrouper des documents de même nature selon un critère
de contenu et/ou de forme (tracts syndicaux, prospectus publicitaires, cartes
postales, chansons, etc.). Cette collecte peut éventuellement donner lieu à la
constitution d’un dossier (par exemple, la correspondance et les factures relatives à
la collection). Par ailleurs, des dossiers peuvent faire l’objet de collections (dossiers
judiciaires ou médicaux représentant un corpus intéressant pour la recherche).
2.4 –
Un éclairage extérieur : l’équivalent anglais de
« dossier »
Pour alimenter cette réflexion, il est curieux de voir comment le mot dossier, ou les 23
expressions françaises comprenant le mot « dossier » sont traduites dans les langues
étrangères. L’exemple de l’anglais est à la fois simple et instructif.
Le grand dictionnaire terminologique est « un ouvrage de référence unique 24
rassemblant un fonds terminologique d’envergure de 3 millions de termes français
et anglais dans 200 domaines d’activité » élaboré au Canada [DIC 01].
Nous avons dépouillé l’article « dossier » de ce dictionnaire. Bien évidemment, la 25

traduction n’est pas unique. Trois termes principaux interviennent dans les
équivalents
Cairn.infoanglais desdes
utilise expressions
cookies françaises qui comprennent le mot « dossier ».
Ce sont :
Notrefolder, fileutilise
plateforme et records. « Folder »
des cookies a une
à des fins connotation
de statistiques, plus matérielle
de performances, et
de marketing et de sécurité.
Un cookie est un petit code envoyé par un serveur internet, qui s'enregistre
l’origine du mot évoque la pliure de la chemise. Le mot « file » insiste sur le sur votre ordinateur, tablette ou
classement et lanous
Ces données notion de fichier,
permettent non
de vous seulement
offrir sur le
une expérience derangement matériel, mais
navigation optimale.
aussi, parce que les deux sont liés, sur la nature du dossier qui le rattache à une série
qu’il est nécessaire
Statistiques de classer rigoureusement.
Communication les Enfin, le mot « records », au pluriel,
souligne la notion d’ensemble organique, le rattachement à une procédure, à des
détails
règles pour la constitution du dossier.
Voici quelques exemples d’expressions et de leur traduction anglaise : 26
La terminologie anglo-saxonne reprend les trois acceptions courantes du mot 27

« dossier » : individualisation matérielle de documents (folder), ensemble physico-
logique (file) et ensemble d’informations produites et réunies de manière logique
sans préjuger de leur forme matérielle (record).
La première acception, strictement matérielle, ne se prête guère à des 28
développements mais les deux autres méritent d’être approfondies.
3 –
Critères de catégorisation des dossiers
Cairn.info
On peut utilise deslecookies
donc considérer dossier comme une enveloppe, matérielle ou virtuelle, 29
qui reçoit des informations (données, documents) liées par une unité de contenu
pendant une période
téléphone. Il garde ladonnée. Lorsque
trace du site internetcette période
visité et contientn’est pas close,
un certain nombreled'informations
dossier est sur cette visite.
réputé « ouvert » et susceptible d’être encore alimenté.
Pour allerStatistiques
plus loin et tenter de catégoriser
Communication les toutes les entités qui répondent à la 30
définition ci-dessus du mot dossier, nous avons retenu trois points à examiner plus à
détails
fond : l’événement déclencheur du dossier, sa finalité et son mode d’alimentation,
c’est-à-dire les règles, s’il y en a, suivant lesquelles les documents viennent prendre
« place » dans le dossier.
3.1 –
L’événement déclencheur
Qu’est-ce qui fait que l’on ouvre un dossier ? Quel est l’événement qui va déterminer 31
le début de la période au cours de laquelle les informations vont alimenter le
dossier ?
Si l’on observe différents types de dossiers, dans l’administration ou en entreprise, 32

on remarque deux grands cas de figure :
1. les dossiers que l’on créé dès qu’une personne ou un objet est visé par une
procédure dans le cadre d’une activité quelconque, dossiers où l’on « versera »
de manière organique toutes les pièces qui documente l’application de la
procédure. La procédure peut être externe, réglementaire ou judiciaire
(contrôle fiscal, permis de construire, versement du RMI, gestion d’un agent,
soins donnés à un malade) ou interne (selon l’organisation des équipes de
travail et les étapes de validation établis par la hiérarchie) ; la procédure peut
s’appliquer de manière récurrente (recrutement de personnel) ou occasionnelle
(contentieux dans une PME qui n’a pas de service juridique) ;
2. les dossiers qui sont initiés en dehors d’une procédure définie mais qui
documentent une activité d’étude et de documentation, par exemple : analyse
de la possibilité d’une nouvelle implantation d’un siège social, prospection d’un
nouveau marché, projet de création d’un nouveau produit, dossier de presse
thématique.
Dans le premier cas, l’événement déclencheur est la lettre de demande de l’intéressé

(demande d’une subvention, lettre de plainte) ou le document de l’organisme en
charge de la procédure (décision d’une inspection, compte rendu de démarche
commerciale, arrêté de recrutement d’un collaborateur). Dans ce cas, on connaît à
l’avance la nature des documents qui constitueront le dossier, par exemple : copie de
la décision, imprimé n° 112, pièces justificatives, avis de la commission technique,
etc.
Dans le second cas, l’événement déclencheur est la lettre de mission du chargé 33

d’étude, la décision d’un comité (consignée dans un compte rendu), ou simplement
l’initiative d’un utilise
Cairn.info chercheurdes dans
cookiesle cadre de ses attributions de recherche. Dans ce cas,
en revanche, on ne utilise
Notre plateforme connaîtdes pas à l’avance
cookies à des finsles
depièces du dossier
statistiques, car le déroulement
de performances, de marketing et dede sécurité.
Un cookie est un petit code envoyé par un serveur internet, qui s'enregistre
l’opération n’est pas nécessairement normalisé et reste de la responsabilité de sur votre ordinateur, tablette ou
l’auteur du dossier.
La réalitéNécessaires
n’est pas toujours binaire dansAfficher
Support la mesure où l’application d’une procédure
Autoriser tous les cookies 34
peut donner lieu à des initiatives à certaines
détails
étapes du dossier, conduisant à l’ajout
au dossier de types de documents non prévus au départ. Inversement, un dossier
d’étude qui ne relève pas d’une procédure type dans sa globalité peut être soumis à
des règles pour certaines phases de sa constitution.
Toutefois, la prise en compte de l’événement déclencheur du dossier n’est pas neutre 35

dans les opérations de traitement automatique auquel il pourra être soumis, et dans
la gestion du cycle de vie du dossier, c’est-à-dire de son élimination à terme.
3.2 –
La finalité
A quoi servent les dossiers ? S’ils sont constitués, c’est a priori qu’ils ont une utilité. La 36
question est de savoir à qui ils sont utiles et pourquoi.
Là encore, en observant un panel de dossiers, il ressort deux grandes finalités à 37

l’existence d’un dossier :
1. la traçabilité de l’activité que documente le dossier, c’est-à-dire, la justification

de la façon dont les choses se sont déroulées : qui a fait quoi dans le
déroulement de la constitution du dossier ; si toutes les étapes de la procédure
ont été respectées et si on peut le prouver en cas de contestation. Ces
informations sont contenues dans la forme des pièces, dans leurs identifiants,
dans les dates de création des documents et des données qui composent le
dossier ;
2. la connaissance du sujet que vise le dossier, c’est-à-dire la relation des faits ou
la description des situations, l’expression de la volonté, l’exposé des idées. Ces
informations figurent dans le texte (ou l’image ou le son) de chacune des pièces
du dossier.
Ces deux finalités sont pratiquement présentes dans tous les types de dossiers, mais
dans des proportions et avec des priorités diverses. Là aussi, pour l’amélioration de
la production de l’information et pour la gestion des dossiers, il est utile de bien
cerner la finalité pour le ou les utilisateurs et de voir à quel moment cette finalité se
manifeste.
Certains dossiers sont surtout consultés pendant leur phase de constitution et 38
beaucoup moins après leur clôture. C’est le cas des dossiers qui servent à gérer une
personne ou un objet : dossier d’agent, dossier de patient, dossier d’entretien d’une
machine. A l’inverse, les dossiers qui présentent une forte valeur ajoutée historique
pourront être consultés régulièrement après une période de latence pouvant aller
jusqu’à plusieurs décennies.
Cairn.info utilise des cookies
D’autres
Notreservent
plateformeà préparer une décision :
utilise des cookies à des finslededossier est constitué
statistiques, selondelesmarketing
de performances, critèreset de sécurité. 39
définis, pendant une période généralement courte, et n’est vraiment consulté que tablette ou
lorsqu’il est complet
Ces données car il fautdeque
nous permettent vouslaoffrir
constitution du dossier
une expérience soit optimale.
de navigation achevée pour que la
décision puisse être prise valablement ; après quoi, la décision constitue la pièce de
clôture du dossier (permis
Statistiques de construire,
Communication lescandidature à l’université, préparation du
budget) ou donne lieu à la création d’undétails nouveau dossier (dossier d’entretien d’un
immeuble faisant suite au dossier d’acquisition).
Dans le cas des dossiers constitués par une démarche documentaire pour éclairer un 40
choix (dossier de veille concurrentielle, dossier d’étude d’implantation d’un
établissement, dossier de projet d’exposition ou de stage), la notion de traçabilité est
faible par rapport à la valeur de connaissance. En revanche, ce type de dossier peut
garder un intérêt de référence après que l’événement déclencheur de sa création est
périmé. C’est également le cas des dossiers de travail personnel qui ont une finalité
de connaissance pour leur auteur.
3.3 –
Mode d’alimentation et composition du dossier
Dès lors qu’un dossier est constitué d’un nombre conséquent de pièces distinctes 41
(dix, vingt, cent ou plus) se pose le problème de leur agencement dans le dossier et de
leur classement, dans le but, toujours le même, de retrouver le plus efficacement
possible l’information susceptible d’être recherchée.
On peut toujours empiler les documents dans l’ordre d’arrivée réelle dans 42
« l’enveloppe » mais il s’avère vite préférable d’organiser des cases pour y affecter
l’information suivant sa pertinence.
Il n’existe pas de modèle standard pour l’agencement des documents au sein d’un 43
dossier. Des centaines de modèles sont possibles. La meilleure solution dépend de la
prise en compte globale de plusieurs facteurs : ordre d’arrivée des documents,
relation organique des documents entre eux, auteurs des documents, forme et
support des documents, valeur propre en termes de traçabilité et de connaissance,
traitement spécifique qui doit être fait de chaque document. De sorte que le modèle
d’organisation n’est pas nécessairement le même pour un dossier papier et un
dossier électronique.
Le cas le plus simple est celui d’un dossier dont tous les documents sont produits par 44
le même auteur, dans un ordre chronologique qui suit l’ordre logique, avec le même
outil, par exemple un dossier de réunion technique comprenant : des notes pour
préparer la réunion, un compte rendu de préréunion, copie de la convocation, le
compte rendu de la réunion proprement dite et des notes sur ce compte rendu, le
tout saisi sur Word et imprimé.
Les cas plus
Notre complexes
plateforme utilisecumulent
des cookiesdes critères
à des d’organisation
fins de statistiques, tels que :
de marketing et de sécurité.
de performances, 45
– téléphone.
documents créés
Il garde en interne
la trace et documents
du site internet reçusundecertain
visité et contient l’extérieur ;
nombre d'informations sur cette visite.
– documents papier, film, électroniques (impression ou non des documents
générés électroniquement,
Nécessaires Support documents mixtes, etc.) [CHA 00b] [PON
Afficher 00] ; tous les cookies
Autoriser
– documents texte type A4, A3, et documents
détails figurés (plans, photographies),
objets (maquette, modèle) ou multimédia ; Cookies nécessaires uniquement
– documents validés et documents non validés (brouillon, version rejetée ou
document ne nécessitant pas de validation) ;
– question(s) et réponse(s), par exemple une demande d’avis avec sa liste de
destinataires et l’ensemble des réponses reçues ;
– documents de travail (textes de référence, plan de classement du dossier,
copies de documents extérieurs) et documents entrant stricto sensu dans la
composition du dossier (c’est-à-dire relatifs à la personne ou à l’objet du dossier) ;
– document principal (document « maître ») et documents annexes (pièces
justificatives indissociables du document principal et pièces jointes non
obligatoires) ;
– documents originaux quant à l’information qu’ils contiennent et documents
qui, même s’ils sont authentiques, ne comportent pas d’information de contenu
nouvelle (par exemple une facture) ;
– documents de base et leur récapitulatif ;
– documents de preuve et documents non probants (distinguo qui ne recouvre
pas systématiquement les catégories précédentes) ;
– copie de documents probants reçus pour information et documents probants
propres au dossier ;
– documents à vocation unique dans l’organisme ou l’entreprise et documents à
vocation multiple (c’est-à-dire utilisés ou partagés par d’autres services) ;
– et ainsi de suite, selon les cas particuliers.
Un dossier a toujours un minimum de colonne vertébrale, constituée des documents

« repères » qui correspondent aux étapes principales de la procédure ou à la
structure de la démarche documentaire. A ces « repères » peuvent se rattacher
plusieurs grappes : documents préparatoires, documents associés, documents
complémentaires. Aux documents « repères » comme aux documents qui leurs sont
liés, on peut attribuer des indices de valeur, permettant de gérer l’accès à
l’information et la durée de conservation du dossier et de ses composantes.
L’expérience montre que si on a besoin de coter ou d’indexer les documents d’un 46
dossier, pour mieux le feuilleter ou mieux y naviguer, il est plus efficace de s’appuyer
sur cette analyse archivistique du dossier.
4 –
La valeur intrinsèque du dossier
Son rôle de traçabilité d’un processus et de regroupement d’informations donne à
47
l’unité documentaire
téléphone. Il garde laqu’est
trace dulesite
dossier
internetune valeur
visité informationnelle
et contient qui
un certain nombre lui est propre
d'informations sur cette visite.
et qui en fait une entité supérieure à la somme de ses composants. Le dossier est
porteur d’une information
Nécessaires particulière qui
Support n’est pas exprimée en clair Autoriser
Afficher et qui setous les cookies
les
déduit de l’observation : c’est d’une part une « méta-information » sur l’événement
Statistiques Communication
détails
documenté, d’autre part des indices sur la manière de travailler de l’auteur du
dossier.
4.1 –
Méta-information
Depuis la date d’ouverture du dossier (par suite de l’événement déclencheur) jusqu’à 48
sa clôture (en raison de la fin de la procédure, de la décision de clôture, de la
disparition de la personne ou d’un transfert de l’activité à une autre instance), le
dossier est sensé recevoir systématiquement toute l’information liée au traitement
de l’affaire (au sens large du terme).
La présence ou l’absence d’une lettre dans un dossier constitue un élément 49

d’information qui peut se révéler capital pour la compréhension des événements ou
de l’activité qui a produit ledit dossier [CHA 95] : présence d’un document qui, de par
sa nature, n’aurait pas dû se trouver là (par exemple un courrier préparé mais jamais
envoyé, un mot d’une personne qui n’est pas sensée être intervenue dans le dossier,
etc.) ; absence d’une pièce qu’on s’attendrait pourtant à trouver là, soit qu’elle n’ait
jamais existé, soit qu’elle ait été supprimée ou déplacée ; présence d’un accusé de
réception ; absence d’un document externe que son auteur soutien pourtant avoir
reçu, etc.
Que le dossier soit physiquement éclaté, pour des raisons de volume ou de format, ne 50
change rien à la réalité de cette méta-information. En revanche, si l’on vient à
démembrer la conservation physique d’un dossier en perdant le lien qui unit
organiquement et logiquement l’ensemble de ses pièces, on risque de perdre du
même coup l’information qui naît de leur cohérence.
Il arrive que des informations de traçabilité (qui participent de cette méta- 51

information) soient inscrites sur la chemise, ainsi que divers commentaires de
l’auteur du dossier ; il arrive aussi que ces informations soient perdues lors d’une
réfection du conditionnement des liasses, lors de leur microfilmage ou lors de leur
numérisation.
4.2 –
Valeur de témoignage
Le besoin de connaissance de l’utilisateur porte quelquefois sur les habitudes de 52
travail des producteurs de dossiers, au-delà de l’examen des faits et du contenu de
telle ou telle affaire. C’est bien l’apparence et le mode de constitution du dossier qui
peut témoigner de cette réalité. Ce n’est pas seulement la présence ou l’absence des
documents qui utilise
Cairn.info sont porteuses de sens, mais leur agencement, leur classement, leur
des cookies
organisation.
Il existe deux Ilcatégories
téléphone. d’utilisateurs
garde la trace du site internetqui s’intéressent
visité et contient un davantage aud'informations sur cette visite.
certain nombre 53
fonctionnement des bureaux qu’à la nature des affaires traitées : ce sont, en interne
de l’entreprise ou de l’administration,
Nécessaires Support les responsables de la qualité et Autoriser
Afficher les auditeurs
tous les cookies
des processus de travail ; ce sont ensuitedétails
les utilisateurs externes que sont les la sélection
Autoriser
sociologues ou historiens du monde du travail. Cookies nécessaires uniquement
Il est en effet intéressant de constater qu’une même activité, conduite avec les 54
mêmes procédures par X entités parallèles, donne lieu à des dossiers sensiblement
voire carrément différents. Par exemple : la création d’un dossier client dans les neuf
agences d’une même entreprise produit des dossiers étonnamment différents, non
seulement au niveau de l’apparence ou du conditionnement, mais surtout au plan
des critères de classement des informations, de l’attributions des identifiants, de la
nature des pièces requises dans le dossier. Autre exemple : la gestion d’un dossier
d’étranger dans les cent préfectures de France, avec la même réglementation, donne
lieu à des profils de dossiers très nuancés quant à l’organisation des pièces dans le
dossier.
5 –
Subdivisions, inclusions, relations
Le dossier, documentation résultant du croisement d’une activité (procédure, 55

démarche documentaire) et d’un objet (personne, immeuble, machine, etc.), est
d’abord physiquement organisé par la personne qui le constitue, qu’il fasse ou non
par la suite l’objet d’un autre classement, d’un autre conditionnement ou d’un
changement de support.
Le dossier peut être subdivisé, rattaché à une entité plus large ou liés à d’autres 56
documents ou d’autres dossiers.
5.1 –
Les sous-dossiers
Lorsqu’un dossier s’épaissit par l’accumulation de documents au fur et à mesure de 57
la poursuite de l’activité, le bon sens suggère qu’on le subdivise en sous-ensembles
fonctionnels, soit par un tri et classement du dossier a posteriori (opération ressentie
à juste titre comme fastidieuse), soit par une ventilation des documents dans des
sous-dossiers au moment de leur versement au dossier.
La composition et l’intitulé des sous-dossiers sont parfois élaborés au plus haut 58
niveau, par exemple cette circulaire du ministère de la Culture des années 1970
prescrivant l’organisation interne des dossiers de personnels des Directions
régionales des affaires culturelles (DRAC) en sous-chemises de couleur, portant les
lettres A, B, C, etc. pour les différents aspects de la gestion des agents (carrière,
congés, distinctions honorifiques, etc.). Plus souvent, même dans l’administration
ou lesCairn.info utilise des cookies
grandes entreprises, l’organisation du dossier est laissée à l’initiative des
services, et plus souvent encore à l’initiative des équipes de terrain, d’où la grande
disparité que Ill’on
téléphone. peut
garde constater.
la trace Tout levisité
du site internet monde s’en accommode,
et contient jusqu’au
un certain nombre jour de
d'informations sur cette visite.
l’informatisation ou les difficultés de partage et d’accès à l’information en l’absence
de normalisation
Nécessairesdu dossier
Supportse font jour. Afficher Autoriser tous les cookies
Statistiques les
Communication
Dans le cas d’un dossier de personnel, l’organisation
détails du dossier reflète la 59
décomposition de l’activité elle-même et produit des sous-dossiers parallèles,
alimentés par des agents différents (gestion de la carrière, suivi de la formation,
accidents du travail…) puis, le cas échéant, par des services différents, au point que,
matériellement, on n’a plus un dossier avec ses sous-dossiers mais plusieurs
dossiers, pouvant eux-mêmes se subdiviser à leur tour, de manière si
compartimentée qu’on en vient à regretter le temps du dossier commun.
Pour d’autres activités, l’organisation interne du dossier est plus chronologique, 60

chaque étape de la conduite de l’affaire donnant lieu à des catégories de documents
différentes. Par exemple, les dossiers d’un bureau d’études peuvent atteindre
facilement atteindre un mètre linéaire en regroupant : les pièces contractuelles
(juridiques), les documents techniques attachés au contrat, les documents de
chantier et la correspondance pour chaque phase d’exécution de l’affaire.
5.2 –
Le rattachement à une série
Pour une personne qui « subit » une procédure (adhésion à telle association, 61
demande de subvention pour tel projet, contrôle fiscal), le dossier qui en résulte reste
atypique ou entre dans une catégorie plus large (suivi des relations avec les
partenaires, demandes de subventions en général, relations avec l’administration).
Pour la personne qui gère la procédure en revanche, les dossiers sont aussi 62
nombreux que les affaires, les objets ou la population concernée par cette procédure :
allocataires, clients, agences, établissements, bâtiments, sites, cours d’eau, colloques,
stages, projets, etc. Chaque « population » génère un classement particulier.
On constate que dans la plupart des entreprises ou organismes, au moins 80 % des 63
dossiers appartiennent à une série ou aux ramifications logiques d’une série liée à
une activité identifiée, même si ce lien est quelquefois masqué par la place
prépondérante donnée dans l’intitulé du dossier au thème ou à l’objet traité au
détriment l’activité générique qui le produit, par exemple des dossiers de
précontentieux dispersés et signalés simplement par le nom de l’affaire et qui donne
l’impression d’être autant de dossiers isolés.
La valeur d’une série de dossiers, c’est-à-dire la responsabilité qui s’y attache et les 64
exigences de sa gestion archivistique (accès, stockage, élimination) ne peut-être
déterminée qu’au
Cairn.info travers
utilise desde l’activité précise qui produit ces dossiers. Quel est le rôle
cookies
exactNotre
de tel agent ou
plateforme de telle
utilise équipeà vis-à-vis
des cookies des fins dede telle affaire
statistiques, ou de telle personne
de performances, de marketing paret de sécurité.
le biais de tel dossier ? Gérer entièrement, gérer une partie, servir de courroie de tablette ou
transmission
Ces données vers unpermettent
nous autre service
de vousqui sera
offrir uneleexpérience
véritablede« producteur » du dossier ?
L’environnement
Nécessairespapier et l’éloignement
Support géographique entre deux services
Afficher Autoriser tous les cookies 65
conduisent à dupliquer de nombreux documents
détails
pour information et à constituer
des séries parallèles de dossiers qui sont de faux doubles. Par exemple, la filiale
Cookies d’uneuniquement
nécessaires
entreprise a un service du personnel chargé de gérer directement les congés et de
transmettre toutes les autres pièces à la DRH du siège, laquelle lui adresse copie des
documents centraux intéressant ses agents. L’information existe de manière à peu
près identique dans les deux cas, mais il ne s’agit pas du tout des mêmes dossiers sur
le plan de la responsabilité et de la conservation. C’est par exemple ce type d’analyse
qu’induit une démarche de Records management [ISO 01].
5.3 –
Les documents liés
Au cours de sa constitution ou de son exploitation, le dossier doit être mis en 66
relation avec d’autres sources d’information, d’autres entités documentaires qui
comportent des données voisines et/ou qui procèdent d’une activité très proche. On
peut en citer au moins quatre catégories :
– le dossier générique de la procédure ou de la définition du projet, ainsi que le

dossier de synthèse ou les statistiques ;
– les registres ou bases de données d’enregistrement qui comportent une sorte
de fiche d’identité de chaque dossier (élaborée en amont, au cours ou en aval de la
constitution du dossier proprement dit) et qui pointe sur le dossier
correspondant ;
– les séries de dossiers parallèles visant la même « population » pour une autre
activité ou une autre étape de la même activité confiée à une équipe distincte
(équipe chargée de la sécurité des bâtiments distincte de l’équipe chargée de
l’entretien ; équipe chargée de la communication des expositions distinctes de
l’équipe chargée de l’organisation, etc.) ;
– des séries d’actes, tels que chronos de décisions, de contrats, de comptes
rendus, de jugements qui, pour des raisons diverses, sont classés à part, sans
qu’une copie soit nécessairement jointe au dossier. Ces séries présentent, sous
cette forme de collection, une valeur ajoutée d’information, un intérêt pratique
de consultation, voire une facilité pour la gestion de la conservation. Mais ceci ne
doit pas faire oublier que chaque élément du chrono est également partie
constituante d’un dossier.
Dans l’environnement électronique, les technologies XML offrent aujourd’hui des

possibilités sans précédents pour maîtriser ces liens et donc pour organiser
l’exploitation documentaire des documents liés. Il est dès lors intéressant, à la
lumière des possibilités
Cairn.info utilise destechnologiques,
cookies de repenser et de préciser l’architecture du
dossier.
6 –
Les contraintes du dossier
Statistiques les
Communication
Le dossier apparaît comme une entité mouvante,
détails dans son fond comme dans sa 67
forme. Ce qui permet de l’appréhender comme unité documentaire et archivistique
(comme support d’information et comme « record »), c’est la définition de l’activité
qui le génère. Il est impossible de caractériser un dossier sans prendre en compte
son auteur et le but qu’il poursuit au travers de ce dossier.
Une fois le contour du dossier délimité, il faut gérer conjointement les contraintes de 68
structuration et les contraintes d’identification de l’unité en cause.
6.1 –
Contraintes de structuration
Avec l’inflation du dossier, le volume d’information et de documents est maîtrisé soit 69
par une organisation stricte des pièces dans le dossier selon un schéma type avec des
codes convenus, soit par une démultiplication de l’activité et la ramification du
dossier en plusieurs dossiers.
L’accès rapide à l’information recherchée requiert davantage qu’une organisation 70

logique des pièces dans le dossier. Deux voies se complètent pour la maîtrise de
l’information dans un dossier : d’une part l’indexation des contenus à l’aide de mots-
clés et de thésaurus dont les exemples sont nombreux ; d’autre part, la structuration
des informations par rapport au contexte de création de l’information. Pour des
archivistes, cette structuration se réfère largement à la forme diplomatique des
documents, c’est-à-dire à la portée du document (document de décision, lettre
confidentielle, note interne, notification) ou à la zone du document dans lequel se
situe l’information (en-tête, référence, corps du texte, citation, mention marginale,
post-scriptum, annexes, etc.) [CHA 00a].
La modélisation de la structure du dossier est indispensable dans un environnement 71

électronique mais elle n’est pas toujours possible a priori dans le détail. La difficulté
est de modéliser le maximum de ce qui peut l’être sans interdire, par excès de
structuration, la création d’une information qui n’entrerait pas systématiquement
dans une case prédéfinie [CHA 99]. Il apparaît indispensable de fournir à l’auteur un
« espace semi-privatif » où il puisse noter les informations marginales qui l’aident à
travailler sans rien enlever à la rigueur de la constitution du dossier ni à l’accès à
l’information.
6.2 –
Contraintes d’identification
Cairn.info
La forme utilise des cookies
et la présentation matérielle sont insuffisantes pour définir le dossier dans 72
sa dimension de « record », c’est-à-dire de trace d’une activité qui implique une
responsabilité
téléphone. Il de sonla auteur
garde trace du vis-à-vis devisité
site internet l’action accomplie
et contient et vis-à-vis
un certain des
nombre d'informations sur cette visite.
documents qui supportent cette activité.
Dès que sa forme n’estCommunication
Statistiques plus tangible et simple,
les c’est-à-dire dès que l’on sort du cas de 73
la chemise de carton qui regroupe la totalité
détailsdes documents relatifs à l’affaire sans
ambiguïté possible avec d’autres documents existants par ailleurs, ilCookies nécessaires uniquement
devient urgent
de donner à l’ensemble des informations qui constituent le dossier un identifiant
unique et stable. Cet identifiant sera, pour l’utilisateur à la recherche de traçabilité
ou de connaissance, le garant de l’exhaustivité des informations recueillies lors d’une
requête sur le contenu d’un dossier ou, du moins, il permettra de relativiser ces
informations par rapport à son contexte de création. Le lien créé par cet identifiant
unique entre toutes les données qui procèdent de la même activité correspond à
l’attribution naguère d’une cote à toutes les pièces d’un dossier papier (par exemple
une liasse de procédure judiciaire).
La nécessité d’un identifiant unique pour la gestion des responsabilités et du cycle de 74

vie des documents est soulignée dans la norme ISO 15489 sur le Records
management [ISO 01].
En autorisant le partage des documents et l’accès à distance, l’environnement 75

électronique rend possible le concept de dossier unique partagé entre tous les
intervenants, auteurs et utilisateurs des documents relatifs à un même objet, à une
même affaire ou à une même personne, quelle que soit la nature des activités ou des
opérations vis-à-vis de cette affaire, cet objet ou cette personne. L’avantage en
termes d’accès à l’information est évident, mais il ne faudrait pas prendre le risque
de perdre la traçabilité des opérations effectuées par les différents responsables
impliqués.
La gestion d’un bâtiment communal implique plusieurs services de la mairie comme 76

un dossier de patient à l’hôpital peut impliquer plusieurs services si le malade a été
traité pour plusieurs pathologies. Chaque service a besoin de gérer « son dossier »,
avec les critères de classement et d’élimination qui sont liés à son activité ; ce même
service a besoin, de temps en temps ou souvent selon les situations, d’accéder à
l’information contenue dans le « dossier des autres » services. Au niveau de
l’institution toute entière, le dossier unique serait donc une sorte d’« association de
dossiers », avec des droits et des devoirs quant à la création, à la gestion et à l’accès
(ou à la restriction d’accès) ; les métadonnées ad hoc permettraient de singulariser la
part de chaque producteur (chaque responsable) dans la constitution de ce « super-
dossier ».
Pour l’utilisateur qui s’intéresse à telle affaire, tel objet ou telle personne, l ‘idéal 77
serait de disposer à l’aide d’une seule requête de l’ensemble des informations
relatives à sa recherche,
Cairn.info utilise des non seulement au sein d’une institution, mais aussi dans
cookies
tous Notre
les organismes que des
plateforme utilise leurcookies
activité a conduit
à des à constituer
fins de statistiques, un dossier sur
de performances, l’affaire,et de sécurité.
de marketing
l’objet ou la personne en cause. Ce serait une seule « enveloppe » comportant, par tablette ou
exemple pour un
Ces données bâtiment
nous permettentcommunal classé
de vous offrir parmi lesdemonuments
une expérience historiques : les
documents des services municipaux, mais aussi ceux de l’administration des
Monuments historiques,
Statistiques ceux des collectivités
Communication les qui subventionnent, etc. Pour un
patient, il s’agirait de toutes les données de son suivi médical chez ses médecins,
détails
dans tous les hôpitaux ou cliniques où il a séjourné, en France et à l’étranger.
Cette « enveloppe » ne répond plus à la définition de dossier telle qu’elle a été exposée 78
plus haut, dans la mesure où la responsabilité de cette entité d’information n’est pas
facilement identifiable. On pourrait plutôt parler d’une « fédération de dossiers ».
Ou, si on voulait considérer cet ensemble d’information comme un dossier unique,
ce serait comme fruit de l’activité de l’organisme en charge de fédérer les données
des dossiers d’autres organismes, car il capitaliserait les informations aussi bien qu’il
tracerait l’activité de l’organisme fédérateur.
7 –
Conclusion : l’apport de la notion de dossier à la
gestion électronique de l’information
Au terme de cette réflexion, il apparaît que le mot dossier, si on veut lui donner une 79
définition qui le distingue des autres entités documentaires, renvoie aujourd’hui
essentiellement à un ensemble logique de documents et de données produit au cours
d’une activité (caractérisée par un verbe d’action : gérer, accorder, fabriquer,
enquêter, étudier, soigner, vendre, etc.) et visant une affaire, un objet ou une
personne.
Il se trouve que pendant de longues décennies, il y a eu dans la très grande majorité 80

des cas identité entre le dossier logique – organique ou documentaire – et le dossier
physique (aspect éponyme). Puis, l’inflation documentaire et la déréglementation
des méthodes de travail anciennes ont introduit des distorsions entre les deux
facettes du dossier, et rendu la notion plus complexe.
Dans l’environnement électronique, l’utilisation du mot dossier s’est inspirée des 81

emplois existants. Outre le nom de la « boîte » proposée par les logiciels pour y
ranger ses documents électroniques, l’expression « dossier électronique » recouvre
aujourd’hui deux réalités : les dossiers papier numérisés et les dossiers créés
électroniquement. Pour les premiers, il s’agit surtout d’un changement de support et
d’une facilitation d’accès qui ne remettent pas en cause la structure initiale de
l’information. Pour les seconds, la technologie permettant de s’affranchir des
contraintes formelles de l’environnement papier, on est amené à repenser le dossier,
à recomposer l’agencement des données pour harmoniser au mieux le besoin
d’information et les outils qui la produisent, la transmettent et la conservent.
QuelsCairn.info
que soientutilise
sa formedes et son support, la notion de dossier s’avère intimement
cookies 82
liée aux deux
Notre exigences
plateforme utiliseprofessionnelles que
des cookies à des fins de sont la traçabilité
statistiques, de l’activité
de performances, et la et de sécurité.
de marketing
Un cookie est un petit code envoyé par un serveur
responsabilité de l’information (accès et conservation). internet, qui s'enregistre sur votre ordinateur, tablette ou
On peut dire pour conclure que le dossier est une entité documentaire à géométrie 83
variable mais dont la géométrie
Nécessaires Support initiale Afficher
et ses variations ne sont pas leAutoriser
fruit dutous les cookies
hasard. Elles s’expliquent par trois éléments
détails
qui sont :

1. les règles observables préalables à la création du dossier (procédures et
responsabilités, objectif, objet, délai),
2. les outils de production de l’information (papier, électronique ou autre),
3. l’organisation du travail (organisation des équipes et habitudes des
« rédacteurs »).
Ces trois composantes semblent devoir être prises en compte pour la modélisation
d’un dossier électronique natif.
Notes
[1] Les archives nationales de l’Ancien régime sont ainsi organisées en deux grands
ensembles : les registres d’une part où sont consignés les événements ou les actes
au fil de l’eau, et les pièces qui procèdent du traitement des affaires de l’autre
(placées à l’époque dans des cartons ou layettes).
Résumé
FrançaisLe dossier est souvent définit par son objet (dossier de subvention, dossier
de patient, dossier de presse) sans que l’on s’appesantisse davantage sur ce que
recouvre la notion de dossier, ce qu’elle sous-entend, à quoi elle fait référence. Ce
numéro de Document numérique sur la numérisation de dossiers papier et la
production de dossiers électroniques est une occasion d’essayer de définir ce qu’est
un dossier et d’observer si le changement de support affecte le contenu du dossier.
Mots-clés
documentdossiersupportstructureidentificationmétadonnéestraçabilité
gestion électronique de documents
EnglishWhat we call « dossier » in French (in English whether file or folder or

record) is usually defined through the subject it refers to (financial file, medical
record, clippingutilise
Cairn.info file...),des
andcookies
the meaning of the very word « dossier » is not further
explained; the reason
Notre plateforme of des
utilise using this àword
cookies instead
des fins of another
de statistiques, is not so clear.
de performances, de marketing et de sécurité.

This téléphone.
issue of Document numérique about electronic files/records, both digitalized
Il garde la trace du site internet visité et contient un certain nombre d'informations sur cette visite.
paperCes
documents
données nous and native electronic
permettent de vous offrirdocuments,
une expérience seems an opportunity
de navigation optimale. to precise
what a « dossier » supposed to be and if changing the medium from paper to
electronic means also changing
Statistiques structure
Communication les and content.
détails
Keywords Cookies nécessaires uniquement
documentfile/recordmediumstructureidentificationmetadatatracking
electronic data management
Plan
1 -Introduction
2 -Questions terminologiques
2.1 -Définition minimale

2.2 -A quoi le mot « dossier » fait-il référence ?
2.3 -A quoi le mot « dossier » s’oppose-t-il ?
2.4 -Un éclairage extérieur : l’équivalent anglais de « dossier »
3 -Critères de catégorisation des dossiers

3.1 -L’événement déclencheur
3.2 -La finalité
3.3 -Mode d’alimentation et composition du dossier
4 -La valeur intrinsèque du dossier

4.1 -Méta-information
4.2 -Valeur de témoignage
5 -Subdivisions, inclusions, relations

5.1 -Les sous-dossiers
5.2 -Le rattachement à une série
5.3 -Les documents liés
6 -Les contraintes du dossier

6.1 -Contraintes de structuration
6.2 -Contraintes d’identification
7 -Conclusion :
Un cookie estl’apport de la
un petit code notion
envoyé par de dossierinternet,
un serveur à la gestion électronique
qui s'enregistre sur votrede
ordinateur, tablette ou
l’information

détails
Bibliographie
8. Bibliographie
[CHA 95] Chabin M.A., « La communication des archives : l’information, le

document, le dossier », dans La Revue administrative, n° 286, sept. 1995.
[CHA 99] Charlet J., Daigne M., Leroux V., « Ingénierie des patrimoines
informationnels de l’établissement de santé », dans Document numérique, vol. 3, n° 3-
4/1999, Gestion des documents et gestion des connaissances, p. 81-99.
[CHA 00a] Chabin M.A., Le management de l’archive, Hermès, 2000, 246 p.
[CHA 00b] Chabin M.A., « Archivage des dossiers mixtes, papier et électronique »,
Documentation, 29 mars 2000.
[DIC 01] http:// www. granddictionnaire. com/ [visité le 15 janvier 2002].
[ISO°01] ISO (TC46/SC11), ISO 15489-1 sur le Records management : ISO 15489-1
(norme) et ISO 15489-2 (guide pratique), 2001.
[PON 00] Pont R., « CAF de l’Ain : chaîne complète de traitement des dossiers »,
Documentation, 29 mars 2000.
Auteur
Marie-Anne Chabin
Cairn.info
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du Père-Lachaise
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EssaidedéfinitionuniverselledudossierCairn - Info 1681491172725

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Essai de définition universelle du dossier

Cairn.info utilise des cookies Marie-Anne Chabin

Nécessaires Support Afficher Autoriser tous les cookies

Dans ces conditions, l’expression « dossiers numériques » se limite-t-elle à désigner 3

principaux : la notion d’« affaire » et la notion de « chemise ». Toutefois, on peut se

Prenons quelques exemples. Un dossier de personnel (gestion des ressources 7

On en conclut qu’il convient de modifier et/ou de préciser la définition minimale du 9

Le nombre des acteurs Support

Il en ressort que le dossier, quoi qu’on fasse, s’appréhende nécessairement en deux 14

Le « document » est un terme très générique défini comme l’association d’une 17

La notion de « chrono » (chrono de courrier, chrono de contrats, etc.) se rattache à 20

Ce facteur temporel est donc fondamental dans cette tentative terminologique : le 21

Nous avons dépouillé l’article « dossier » de ce dictionnaire. Bien évidemment, la 25

Voici quelques exemples d’expressions et de leur traduction anglaise : 26

La terminologie anglo-saxonne reprend les trois acceptions courantes du mot 27

Si l’on observe différents types de dossiers, dans l’administration ou en entreprise, 32

Dans le premier cas, l’événement déclencheur est la lettre de demande de l’intéressé

Dans le second cas, l’événement déclencheur est la lettre de mission du chargé 33

Toutefois, la prise en compte de l’événement déclencheur du dossier n’est pas neutre 35

Là encore, en observant un panel de dossiers, il ressort deux grandes finalités à 37

1. la traçabilité de l’activité que documente le dossier, c’est-à-dire, la justification

Un dossier a toujours un minimum de colonne vertébrale, constituée des documents

La présence ou l’absence d’une lettre dans un dossier constitue un élément 49

Il arrive que des informations de traçabilité (qui participent de cette méta- 51

Le dossier, documentation résultant du croisement d’une activité (procédure, 55

Pour d’autres activités, l’organisation interne du dossier est plus chronologique, 60

– le dossier générique de la procédure ou de la définition du projet, ainsi que le

Dans l’environnement électronique, les technologies XML offrent aujourd’hui des

L’accès rapide à l’information recherchée requiert davantage qu’une organisation 70

La modélisation de la structure du dossier est indispensable dans un environnement 71

La nécessité d’un identifiant unique pour la gestion des responsabilités et du cycle de 74

En autorisant le partage des documents et l’accès à distance, l’environnement 75

La gestion d’un bâtiment communal implique plusieurs services de la mairie comme 76

Il se trouve que pendant de longues décennies, il y a eu dans la très grande majorité 80

Dans l’environnement électronique, l’utilisation du mot dossier s’est inspirée des 81

Cookies nécessaires uniquement

EnglishWhat we call « dossier » in French (in English whether file or folder or

de performances, de marketing et de sécurité.

2.1 -Définition minimale

3 -Critères de catégorisation des dossiers

4 -La valeur intrinsèque du dossier

5 -Subdivisions, inclusions, relations

6 -Les contraintes du dossier

Nécessaires Support Afficher Autoriser tous les cookies

[CHA 95] Chabin M.A., « La communication des archives : l’information, le

[CHA 00a] Chabin M.A., Le management de l’archive, Hermès, 2000, 246 p.

[DIC 01] http:// www. granddictionnaire. com/ [visité le 15 janvier 2002].

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