MODULE :

TECHNIQUES DE CLASSEMENT ET D’ARCHIVAGE

Description du cours

Objectif général

Ce cours vise à rendre l’étudiant(e) apte à développer et à adopter des initiatives personnelles
et/ou normatives visant à protéger les documents contre les différents facteurs de dégradation.
Aussi, il doit permettre à l’apprenant de pouvoir et savoir classer ses documents de sorte à les
retrouver facilement et rapidement.

Objectifs spécifiques

À la fin de ce module, l'étudiant(e) doit être en mesure de :

 Évaluer l’état des documents en matière d’hygiène et de sécurité ;
 Adopter un plan de classement des documents ;
 Pouvoir bien ranger des documents ;
 Identifier les facteurs de détérioration des documents, leurs conséquences et les
solutions appropriées ;
 Pouvoir réagir en cas de catastrophe.

Méthodes pédagogiques

Une large place est accordée à la participation des étudiant(e)s à travers des discussions à partir
de lectures, des partages d’expériences et de projections. L’enseignement magistral sera réduit
au minimum. Dans le but de permettre aux étudiant(e)s d’approfondir leurs connaissances, un
support du cours et une liste de références bibliographiques leur seront donnés à la fin du cours.

Evaluation

- Un contrôle écrit sera programmé lors de la dernière séance de cours qui portera sur
l'ensemble des notions étudiées,
- Des travaux dirigés sur le catalogage des documents .

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 PLAN DU COURS

Introduction

Chapitre 1: l’archivage et l’archivistique

1-les notions de base en archivistique

2-les catégories des archives
3-L’importance des documents dans une entreprise
4-Le cycle de vie des documents
5-l’importance de l’archivage
6-La communication des documents d’archives

Chapitre 2 : la chaine d’archivage

1-la collecte
2-le dépoussiérage
3-le tri
4-l’analyse
5-la cotation
6-le classement
7-le rangement
8-la rédaction d’instrument de recherche

Chapitre 3 : les techniques de classement des documents dans les bureaux

1-le bâtiment d’archives

2-Les meubles de rangement dans les bureaux
3-le classement des documents
4-les ordres de classement
5-Les procédés du classement ou le rangement

Chapitre 4 : la protection des documents dans les bureaux

1-Proprété dans les bureaux

2-facteurs de dégradation des documents
3-facteurs humains
4-les catastrophes dans les services d’archives

Chapitre 5 : le catalogage des documents

1- Quelques notions clés

2- Avantages du catalogage
3- ISBD
4- Catalogage en format ISBD

Conclusion

Bibliographie

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 Introduction

Pour l’heure, la gestion des dossiers est une activité encore méconnue à l’échelon de l’ensemble
des ministères, administrations, entreprises et organismes, malgré la bonne volonté et les efforts
louables du personnel de secrétariat, bien que celui-ci classe régulièrement les documents dont
ils ont la responsabilité.

Il nous a été donné de voir quelques titres de dossiers dont l’initiative revient individuellement
aux secrétaires, mais, dans la plupart des cas, les documents, quelle que soit leur nature, sont
classés sans discernement, comme de la correspondance. Cette façon de faire est mauvaise, car
elle entrave la bonne marche des services. Non seulement, elle ne permet pas la maîtrise de
l’information interne mais elle empêche aussi l’efficacité administrative.

En principe, tous les documents produits ou reçus et se rapportant aux affaires instruites ou aux
diverses questions traitées devront faire l'objet d'un classement systématique et placés dans des
dossiers bien constitués et bien tenus.

Le fonctionnement des services publics et privés africains est critiqué pour son inefficacité et
la pléthore de ses effectifs et peu productifs. Le problème essentiel qui se pose à tout
gestionnaire, à quelque niveau qu'il se situe, est le suivant : comment aménager ses archives
d'usage courant :

 Pour les retrouver aisément chaque fois qu'il en aura besoin ?

 Pour préparer en même temps leur passage au stade d'archives intermédiaires, puis à
celui d'archives définitives ?
 Retrouver ce que l'on cherche en temps opportun ne peut aboutir avec sûreté et rapidité
que si l'on sait ce que l'on possède et l'endroit où cela se trouve.
Cela nous amène à poser un certain nombre de questions.
- Qu’est-ce qu’une archives ?
- Les documents contiennent-ils des informations dont l’entreprise ou des citoyens
pourraient-ils avoir besoin de consulter à nouveau ?
- Quels modes de classement ou quels procédés de classement adoptés pour retrouver
facilement les documents que l’on conserve dans son bureau ?
- Comment protéger ses documents ?
Ce partage d’expérience comporte trois chapitres :
Dans le premier chapitre, il sera question des généralités sur l’archivage et l’archivistique ;
Le deuxième chapitre traite du classement des documents et des dossiers ;
Enfin, dans le troisième chapitre, il sera question de la préservation des documents.

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 Chapitre 1 : l’archivage et l’archivistique

1-les notions de base en archivistique

1.1-archives

Le terme archives, toujours au pluriel, recouvre trois (03) sens. Il désigne :

1.1-1. L’organisme ou le service chargé :
Du contrôle de la conservation des archives courantes ; de la conservation ou du contrôle de la
conservation des archives intermédiaires ; de la conservation, du tri, du classement, de
l’inventaire et de la communication des archives définitives. Exple : le service d’archives de
SUNU assurance ; du ministère du commerce, de l’hôpital…
1.1.2- le bâtiment ou le local où sont conservées les archives : Exple : voici le
bâtiment des archives de Sunu assurance
1.1.3- l’ensemble des documents
L’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel,
élaborés ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout ou organisme public ou
privé, dans l’exercice de leur activité, organisés en conséquence de cette activité et conservées
à des fins administratives, culturelles ou historiques. (Sénégal)
Selon la loi n° 047/2019/AN du 22 octobre 2019 sur les Archives nationales du Burkina Faso.

Art. 3 de la loi n° 047-2019/AN du 22 octobre sur les archives nationales du Burkina Faso.

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Ainsi donc, c’est dès leur création dans les bureaux ou leur réception par l’organisme que les
documents acquièrent la qualité d’archives. Les archives ne désignent pas seulement ce qui est
ancien. Elles existent dès la création du document par une administration, une entreprise, un
organisme, public ou privé, un individu… Elles peuvent être écrites manuscrites, sonores,
visuelles... La notion d'archives est indépendante de :
- la date : tout papier ou document produit par un service est un document d’archives,
même à sa création et non pas le jour où ce document part aux Archives ;
- du support : outre le papier qui est le support le plus courant, les autres supports sont :
microfilms, disques, bandes magnétiques, cassettes vidéo, nouvelles techniques
informatiques…
- la forme : On trouve les archives sous forme manuscrite, dactylographiée, imprimée.
Les archives résultent de l'activité d'un service, d'une administration, d'une entreprise, d'un
organisme... Par exemple, une société, conserve les textes réglementaires, les dossiers de
personnel, les documents budgétaires et comptables, les collections du courrier, les dossiers
techniques, les dossiers d'affaires, les études, les rapports...

 Manuscrits: pièces écrites sur papier (dans certains cas sur parchemin, vélin ou autre
support jusqu'au XIXe siècle), sur lesquelles le texte a été généralement inscrit à
l'encre (ou au crayon), à la main ou à la machine.
 Documents cartographiques et architecturaux: un grand nombre de ces documents sont
également des manuscrits mais ils portent, outre du texte, une part importante de
représentations graphiques ; il va de soi que ces documents sont de plus en plus
nombreux à être imprimés ou reproduits par d'autres techniques.
 Documents audiovisuels: négatifs et tirages de photographies et de films
cinématographiques ; bandes et disques vidéos ; enregistrements sonores sur cylindres
de phonographe, disques, films, bandes et disques magnétiques.
 Documents micrographiques: microfilms, microcartes, microfiches et microfilms et
microfiches informatiques.
 Documents électroniques: information ayant un caractère de document, produite,
stockée, manipulée, reproduite ou visualisée au moyen d'un ordinateur ou d'autres
dispositifs de traitement électronique des données.
 Archives imprimées: dans un certain nombre de pays, les archives nationales
conservent un exemplaire au moins de chaque brochure, prospectus, livre ou autre
document imprimé produit par l'Etat ; elles sont en effet parfois statutairement
désignées comme le lieu de dépôt légal de la totalité, ou d'une partie, de la production
nationale d'imprimés.

1.2. La théorie des trois (03) âges (Yves Pérotin)

Il existe deux catégories de délais pour la conservation des archives : La théorie des 3 âges des
archives et la deuxième catégorie de délais est du domaine de la loi et fixée par elle.

La doctrine archivistique admet l’existence de 3 âges au cycle de vie des documents d’archives.
De la conception d’un document à sa conservation on peut distinguer généralement trois (03)
phases

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 1.2.1 archives courantes

Le premier que l’on peut identifier est celui pendant lequel les documents qui composent les
dossiers sont complétés peu à peu par de nouvelles pièces. Ces affaires traitées faisant partie de
l’activité, du quotidien sont conservées à portées de main dans les bureaux. C’est le premier
âge du document appelé encore archives courantes ou documents courants. C’est l’âge de la
formation des archives, de leur naissance dans les bureaux pendant que les administrations
conduisent les différentes phases d’une affaire. Il se termine avec la clôture du dossier. La DUA
(Durée d’Utilisation Administrative) est de 5 ans.

1.2.2. archives intermédiaires

Les archives du premier âge perdent le caractère consultation courante; pour constituer des
sources de références épisodiques, ponctuelles. Elles peuvent alors être disposés dans des
locaux un peu distants des bureaux, ces locaux sont souvent appelés dépôts de pré archivage.
Cette deuxième vie des documents est appelée généralement 2ème âge des archives ou archives
intermédiaires. En d’autres termes, c’est l’âge de justification ou de référence des documents,
même clos un dossier peut encore être utile à l’organisme qui l’a produit. A ce moment ce
dossier est d’utilité épisodique.

1.2.3. Archives définitives

Lae service producteur a de moins en moins recours à ces documents. Ce qui destine ces
derniers à une conservation dans les locaux spécifiques aux fins de recherche scientifique et /ou
historique. Cette phase est appelée 3ème âge des archives ou archives définitives ou encore
archives historiques. C’est donc l’âge crucial ou l’administration n’a plus besoin de ces
documents pour son fonctionnement. Alors vient l’étape de l’évaluation de la valeur historique
de ces documents. Les documents de cet âge acquièrent un intérêt historique en même temps
qu’ils perdent leur valeur de documents vivants. Ce qui explique leur versement aux Archives
Nationales qui ont la charge de les traiter et de les conserver pour la recherche historique. Ces
documents sont conservés au dépôt central d’archives pour une conservation perpétuelle.

Du 1er au 3ème âge, les documents passent d’une valeur primaire ou administrative à une valeur
progressivement secondaire ou historique qui traduit aussi la dynamique des institutions et en
constituent en même temps la mémoire. Toutefois, cette distinction est relativement formelle
en ce sens qu’un document créé aujourd’hui peut guider ou constituer une base de recherche
historique pendant qu’un document ancien se retrouve être une pièce de base pour apporter une
preuve de droit.

AGE VALEUR DUREE LIEU DE

MOYENNE CONSERVATION
1er âge Primaire maximale 5 ans Bureaux
Administratif (usage quotidien)
1-primaire réduite 5+5 = 10 ans Dépôt intermédiaire
2-Primaire faible 10 + 20 = 30 ans proche de
(référence occasionnelle) l’administration
2ème âge

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 3- Secondaire potentielle ( 30 + 20 = 50 ans Dépôt intermédiaire
en attente de l’archivage extérieur à
définitif) l’administration
3ème âge Secondaire maximale Perpétuelle Dépôt central des
Historique archives

1.3. Les délais légaux de prescriptions

La conservation des archives avant les besoins de la recherche historique vise à préserver les
droits et obligations de l’Etat et des particuliers y compris les employés de l’Etat dont
l’administration a la gestion. Il est donc nécessaire pour l’archiviste de connaître l’étendue de
ces obligations et leur durée, autrement dit de connaître le délai de prescription des actes dont
les archives ne sont que la transcription. La prescription est l’écoulement d’un certain délai au
terme duquel un droit est acquis par possession ininterrompu (prescription acquisitive) ou bien
au contraire un droit est perdu par son non-exercice (prescription extinctive).

Cas les plus courants

30 ans : droits du patrimoine sauf la propriété immobilière.

10 ans : Action contre un architecte ou entrepreneur en raison de vices de construction.
4 ans : Dettes de l’Etat et des collectivités locales et établissement publics (déchéance
quadriennale)
Du point de vue des poursuites

10 ans en matière criminelle

3 ans pour les délits
1 an pour les contraventions
Du point de vue des sanctions

20 ans : en matière criminelle

5 ans en matière correctionnelle
2 ans en matière de police.

1.4. Le principe du respect des fonds

Le principe de respect des fonds est fondamental en archivistique, ce principe est toujours la
base de l’archivistique moderne. Il consiste « à laisser groupées, sans les mélanger à d’autres,
les archives provenant d’une administration, d’un établissement ou d’une personne physique
morale. C’est par sa pratique que l’archiviste se distingue le plus nettement du bibliothécaire
d’une part, du documentaliste de l’autre » (.Michel Duchein :71). En définitive il impose de
traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur sujet, ce qui implique de les
classer et de les inventorier sans perdre de vue leur lien organique avec l’entité qui les a

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produits. Ce principe a été, formulé en 1841 par l'historien français Natalis de Wailly marquant
ainsi, un tournant essentiel dans l'histoire de l'archivistique. Natalis de Wailly, alors chef de la
section administrative des Archives départementales au Ministère de l'Intérieur, fut l'inspirateur
d'une circulaire, qui est l'acte de naissance de la notion de fonds d'archives. En voici les termes
: « ... Rassembler les documents par fonds, c'est-à-dire réunir tous les titres (= tous les
documents) qui proviennent d'un corps, d'un établissement, d'une famille ou d'un individu, et
disposer d'après un certain ordre les différents fonds ».

1.5. Différences entre services d’archives, bibliothèque et centre de documentation

1.5.1 Service d’archives

Un service d'archives est chargé de collecter les documents que les services produisent dans le
cadre de leurs activités, de les traiter, de les classer afin de les mettre à la disposition du public
conformément aux textes en vigueur en matière de délai de communication. Le service
d’archives conserve que des documents propres à l’activité du service, unique et soumis à des
règles précises de traitement et de conservation.

L’archiviste travaille à partir de l’offre et de la demande. Il s’agit dans un premier temps de

contribuer à assurer le bon fonctionnement des institutions ou des entreprises par une gestion
rationnelle des dossiers actifs. Puis dans un second temps de préserver les informations sur le
passé, à la fois pour permettre un contrôle a posteriori des activités des autorités et des
administrations par les citoyens, et pour plus généralement pour rendre possible l’étude de ce
passé.

1.5.2 Bibliothèque

Le mot bibliothèque vient du grec ancien : biblio, "livre" ; thêkê, "place". C’est une collection
organisée de livres, généralement accessible au public. Les bibliothèques proposent souvent
d'autres documents (périodiques, enregistrements sonores, enregistrements vidéo, jeux..) ainsi
que des accès à internet et sont parfois appelées médiathèques .

Le bibliothécaire est la personne chargée de la gestion d’une bibliothèque. Le bibliothécaire

travaille à partir de l’offre : J’ai l'ouvrage pertinent dans mon fonds ou je ne l'ai pas. Et on
désigne sous le vocable « collection » l’ensemble des ouvrages d’une bibliothèque par
opposition à fonds d’archives.
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 1.5.3. Centre de documentation

Un centre de documentation est une cellule de travail chargée de mettre ses documents et sa
capacité d'informations à la disposition d'un public donné. En général, un centre de
documentation est au service des personnels d'une entreprise, d'une institution ou d'une
administration. On l'ouvre aussi aux personnes de l'extérieur travaillant dans la même spécialité.
Dans une institution importante (administration, organisation, entreprise), le centre de
documentation a pour fonction de rassembler les principaux documents utiles, pour que les
cadres qui en ont besoin les retrouvent aisément. Il faut qu'il soit facilement localisable et
repérable. C'est le rôle essentiel du centre de documentation de recueillir, acquérir, répertorier,
conserver et mettre en circulation l'information nécessaire à la vie de l'organisme pour lequel il
travaille.

Le documentaliste travaille à partir de la demande : Trouvez-moi telle information, peu importe

comment et où ? Ce travail de compilation peut prendre de multiples formes : publication,
dossiers thématiques, revues de presse. La valeur de la documentation est d'abord informative.

2-les types d’archives

L’archiviste ou les personnes chargées des archives évaluent, acquièrent, préservent, classe et
décrivent les documents de sa structure responsable. Hors mis ces tâches classiques à savoir la
collecte, le classement, le traitement et la communication, l’archiviste doit spécifiquement
veiller aux conditions de production et de gestion des archives courantes.
Il a, à cet égard, une mission de sensibilisation et de formation au classement des dossiers de
l’ensemble des agents de leur service ou établissement, condition préalable à un bon archivage.

2.1.Les archives publiques

Les archives publiques désignent les archives produites par les administrations ou organismes
chargés d’une mission de service public (ministères, services déconcentrés, organismes privés
chargés d’une mission de service public, officiers ministériels,). Les archives publiques
désignent plus particulièrement les fonds d’archives généralement gérés par le service public et
conservés dans des dépôts spécifiques (ex Archives nationales, Archives départementales etc.)

9
(Article 3 de la loi 047-2019 sur les archives nationales

10
Les producteurs d’archives publiques sont:
- les collectivités territoriales ;
- les services de l’Etat ;
- les officiers publics et ministériels ;
- les établissements et entreprises publics.

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 2.2.Les archives privées

Ce sont les archives appartenant à des personnes qui n’ont pas de lien avec l’administration
publique. Ce sont en général des documents personnels.

Art 3 de la 047-2019

12
3. Les documents très importants

3.1.Les documents essentiels dans une entreprise

Un document essentiel est un document indispensable au fonctionnement d’un organisme et qui

permet d’assurer la continuité ou le rétablissement de ses activités, de ses droits et de ses
obligations, pendant ou après une situation d'urgence ou un sinistre et dont la disparition ou la
non disponibilité aurait des conséquences graves sur sa capacité à réaliser sa mission. D’emblée,
il n’existe pas de liste universelle ou définitive de documents essentiels, chaque structure doit
donc en établir une et la maintenir à jour. Cette liste variera en fonction de la mission de chacun.
Les entreprises ont la responsabilité de déterminer les systèmes et les mécanismes qui visent à
assurer la protection de leurs documents essentiels, la mise en application des mesures de
sécurité et d'accès à l'information. Cette responsabilité comprend l'identification, la sélection et
la protection des documents jugés essentiels.
La perte de documents essentiels peut survenir à tout moment et avoir des conséquences
désastreuses pour le fonctionnement de l'entreprise. On distingue deux types de situations
d'urgence : celles causées par des phénomènes relativement fréquents (incendies, inondations,
vols, actes de vandalisme, erreurs humaines, etc.) et celles provoquées par des phénomènes plus
rares, notamment les guerres ou les catastrophes naturelles (foudre, tremblements de terre,
glissements de terrain, raz-de-marée, etc.).
Le responsable de la gestion documentaire en collaboration avec les cadres des unités administratives a la tâche
d’identifier les documents essentiels. Les cadres doivent aviser le responsable de la gestion documentaire des
documents qui pourrait être qualifiés d’essentiels, ainsi que de faire appliquer les mesures de protection des
documents essentiels.

3.2.les documents confidentiels dans une entreprise

L'information est confidentielle, si elle a le caractère d'un renseignement personnel ou d'un
renseignement que le Collège peut ou doit protéger en vertu d'une législation, d'un règlement, d'un
contrat ou d'une entente de confidentialité. Personne n'est autorisé à divulguer à des tiers une
information considérée comme confidentielle par le Collège ou une législation, sauf lorsque la
personne visée par cette information le permet spécifiquement, lorsque le destinataire est lui-même
une personne autorisée ou lorsque prescrit par une législation. La gestion des documents
confidentiels est sous la responsabilité du secrétaire général.

Un plan de protection des documents essentiels permet de se prémunir des catastrophes. En

identifiant au préalable les documents essentiels, on peut, lorsque se produit un événement
grave, les protéger, voire les sauver et être en mesure de continuer ou de reprendre rapidement
ses activités. Les documents essentiels doivent être spécialement recensés dans le calendrier de
conservation.

4-les étapes de la vie d’un document :

4.1. « La naissance » création ou entrée du document. C’est le moment le plus

important de sa vie ; l’auteur du document en est le responsable.

4.2. La validation par son traitement administratif (signature, approbation), il devient

un acte administratif, avec une provenance légale.

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La vie active circulation, envoi, utilisation individuelle ou partagée. Les archives courantes :
Dans le cycle de vie des archives, ce sont les documents utilisés pour le traitement quotidien
des affaires et dont la conservation est assurée dans le service d’origine. A ce stade de leur
vie, les documents sont conservés dans les bureaux.
La vie semi-active (préarchivage) dépôt, classement à moyen terme, dans le service émetteur
(durant 10 ans). Les archives intermédiaires : Dans le cycle de vie des archives, les archives
intermédiaires sont les documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent néanmoins être
conservés temporairement à proximité des services d’origine pour des besoins administratifs ou
juridiques. Elles sont conservées dans les services de préarchivage créés à cet effet.

4.3. La vie inactive (archivage) versement au service des archives, puis tri/destruction,
inventaire, protection, communication à qui de droit.
Les étapes de la vie d’un document répond au cycle de vie de ce document, d’où les trois
âges des archives :
La durée d’utilité administrative (D.U.A.) est le délai pendant lequel les documents sont
nécessaires à l’activité du service et/ou du citoyen pour faire valoir ses droits. C’est une période
de conservation obligatoire des documents qui est généralement exprimée en années. Fondée
sur des critères d’ordre juridique ou administratifs, elle recouvre les deux premiers âges des
archives.

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Les archives définitives : Dans le cycle de vie des archives, ce sont les documents qui sont
conservés indéfiniment, pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des
personnes et pour la documentation historique de la recherche. Elles doivent être conservées
aux. Aux différents niveaux de cycle de vie correspond l’importance et le lieu de conservation
des archives:
1/ le dossier est vivant donc très important pour l’instruction de l’affaire, il se trouve dans le
bureau : les archives courantes ;
2/ le dossier est clos, mais est conservé à proximité dans un local de préarchivage par le service
producteur, pour des raisons d’activités ou de prescription légale : les archives intermédiaires
;
3/ le dossier présentant un intérêt historique, il doit être conservé définitivement après un
éventuel tri et d’éventuelles éliminations est versé aux Archives nationales: les archives
définitives.

5. LES PRINCIPES DE RESPECT DE FONDS ET DE PROVENANCE

Il ne faut pas regrouper des documents provenant d’organismes différents, même s’ils ont le
même objet. Ce principe appelé principe du respect des fonds, s’applique au sein d’un même
organisme. En d’autres termes, en matière d’organisation des archives, ce qui prime, c’est non
l’affaire traitée, mais le service qui l’a traitée. (Natalys de Waily dès 1841). Plus tard, en 1870,
l’on ajoutera à ce principe, celui de la provenance voulant que les documents d’archives soient
gardés ensemble dans le fonds qui les a vus naitre, et dans ce fonds, à leur place d’origine.
L’apparition du principe du « respect des fonds »1 remonte aux années 1841, date à laquelle
l’archiviste et historien Français Natalis De Wailly, propose de nouvelles mesures pour
organiser les documents. L’apport de ce dernier consiste à gérer les documents en les
considérants comme un groupement de documents unis selon leur provenance. Il a eu le mérite
de formaliser une méthode de travail qui met en perspective les provenances des documents et
leur caractère organique. Cette méthode est devenue un principe fondamental
contemporain,reconnu dans un grand nombre de pays européens et américains.

Selon l’archiviste Français Duchein (1977), ce principe « […] consiste à laisser

groupées, sans les mélanger à d’autres, les archives (document de toute nature) provenant d’une
administration, d’un établissement ou d’une personne physique ou morale donnée. Selon ce
principe, tout document doit rester dans le fonds d’où il provient et dans ce fonds à sa place
d’origine. La conformité aux exigences du principe du respect des fonds offre à la pratique
archivistique de multiples avantages. Ce principe permet de protéger la nature des archives et
en conséquence leur valeur de preuve, de facilité leur classification, leur description.

15
4. L’importance des archives

Les archives apportent également le témoignage du passé et constituent pour tout organisme,
toute institution, une source d'information unique et irremplaçable en prise sur la réalité. Issues
de la conduite d'affaires répétitives ou ponctuelles, les archives transmettent l'expérience qui a
été accumulée lors de l'action. Elles sont entre autres un facteur de préservation des droits d'un
Etat, d'un organisme, d'une entreprise ; facteurs essentiels de bonne gestion et de continuité
administrative, les archives constituent aussi l'information interne et la mémoire collective.
Elles sont en effet la réserve d'informations et de références dans laquelle tout organisme peut
puiser pour préparer des décisions ou défendre ses droits. Cette information présente une valeur
qui résulte d'une part, de son caractère unique et d'autre part, de l'investissement qu'il a fallu
consentir (temps de travail, savoir-faire...) pour l'élaboration des archives parce qu'elles sont
une ressource propre issue d'un travail quotidien. Mais on ne peut ignorer ce que coûterait leur
reconstitution si elles venaient à disparaître.
Les archives apparaissent ainsi comme la mémoire collective d’une Nation, d’une institution,
d’une administration ou d’une entreprise publique ou privée. En somme la fonction d’archives,
c’est-à-dire, conserver la trace d’une activité quelle qu’elle soit, répond à plusieurs nécessités :
5.1 Moyens de défense des droits et devoirs de l’administration ou d’une
entreprise
Les documents produits ou reçus par une entreprise lui permettent de prouver ses droits et ses
obligations, notamment en cas de contentieux. Bien les archiver garantit de ne pas les perdre et
de les avoir à disposition rapidement. Exemple : les documents essentiels des entreprises
privées.

5.2. Moyens de défense des droits et devoir des citoyens

Les citoyens peuvent, de leur côté, trouver dans les archives publiques ou privées des
informations utiles à l’établissement ou à l’exercice de leurs droits vis-à-vis de l’administration
ou d’une autre personne privée.

Ainsi, la conservation des archives ne présente pas seulement un intérêt pour la gestion
publique, mais constituent aussi un enjeu fondamental pour l’affirmation des droits des
citoyens. Comme le stipule la déclaration universelle des archives adoptée en novembre 2011
par l’UNESCO, « parce qu'elles garantissent l'accès des citoyens à l'information administrative
et le droit des peuples à connaître leur histoire, les archives sont essentielles à l'exercice de la
démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance ».

4.3. Disponibilité de l’information

L’administration surtout publique rassemble des renseignements détaillés sur l'état civil
(naissance et décès) ; sur l'agriculture, l'industrie et le commerce, la santé… Ces informations
sont nécessaires pour la planification de l'action administrative future. En tant que témoins de
l'état et des activités d'une population tout entière, ces informations sont des éléments de
référence hors pair pour la planification sociale et la planification du développement
économique à l'échelon des localités, des régions et de l'ensemble de la nation.

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Les autorités, les planificateurs et autres hauts fonctionnaires aiment souvent consulter ou
réutiliser des dossiers dont ils connaissent l'existence. D’après une étude du RAMP, « en quinze
jours de recherche aux archives (si elles existent). Un expert peut facilement économiser trois
mois de travail sur le terrain ». (RAMP, 1984)

- nécessité de preuve (prouver qu’une action a été faite ; pouvoir s’y référer pouvoir en
rendre compte),
- nécessité de continuité,
- nécessité de prévision (dimension temporelle de l’action passée, présente et avenir),
Ainsi, dans le domaine législatif et réglementaire, les textes officiels se réfèrent et s’appuient
en général sur des textes anciennement élaborés : leur conservation apparaît donc indispensable.
De même, dans le domaine des statistiques, des recensements…la conservation elle-même est
nécessaire. En effet, la prévision économique doit s’appuyer sur des séries longues, des séries
temporelles, sur la reconstitution des mouvements tendanciels anciens pour avoir des données
fiables sur le futur, et permettre aux décideurs de baser plus rationnellement leurs actions :
4.4. Transparence administrative et financière
Les documents sont créés par des individus, des entreprises privées ou des administrations
publiques à des fins diverses. De plus en plus, les citoyens veulent constater par eux-mêmes et
voir de leurs yeux, ce qui a été fait, à combien ? par qui ? Et pourquoi ? La bonne conservation
des archives permet la reconstitution d’événements politiques, sociaux, économiques et
culturels, et de retracer leurs origines en permettant d’accéder aisément aux sources, quels que
soient la date, le responsable, le lieu et le commanditaire, etc.

Les archives permettent aux administrations de rendre compte de leurs activités et donc de
l’application des politiques décidées par le gouvernement, ainsi que du bon usage de l’argent.
Cette transparence administrative est un des piliers de la démocratie. « Le chapitre le plus
immédiatement perceptible et d'ailleurs le plus révoltant du gaspillage est celui des études
répétées. Si la réalisation d'un projet se trouve différée, il y'a de fortes chances pour qu'au
moment où elle revient à l'ordre du jour, le dossier, quel qu'en ait été le prix soit introuvable. Il
arrive que l'on refasse les mêmes études (géologiques, agricoles, éducatives, touristiques etc..)
trois ou quatre fois ». (karoly, k.)
Ainsi des dizaines, peut-être des centaines de milliers de francs sont perdus chaque année, rien
que pour refaire les études déjà faites. Une bonne gestion des archives permet à une
administration publique ou privée d’économiser le temps, le travail, l’argent et d’éviter le
gaspillage.

Les archives contribuent à une plus grande transparence administrative et financière donc,
participent de la lutte contre la corruption, les détournements et autres irrégularités.

Les archives ne sont donc pas que des documents ‘’ morts’’ ou ‘’ anciens’’, qui ne serviraient
qu’à la connaissance et à la préservation du passé. Elles fournissent des matériaux à l’action
présente et future, aussi bien pour les Etats que pour les organisations et les entreprises.

17
Leur conservation est de première importance. Cela renforce l’efficacité d’une activité, d’une
action et permet un gain de temps et d’argent. Les archives bien gérées participent à la
modernisation de l'administration donc un outil de bonne gouvernance.

L’absence d’un service d’archives aujourd'hui expose toute entreprise à un certain nombre de
risques :

 la perte de temps ;
 la perte d’information ;
 les contentieux ;
 les surcoûts ;
 la mauvaise planification ;
 la pression immobilière…

6-La communication des documents d’archives

La communicabilité des archives par le public est le droit de consulter dans les dépôts publics
d’archives, les documents qui y sont conservés à l’exclusion de ceux pour lesquels des réserves
ou des limitations ont été prévues par les règlements. Le délai de communicabilité est la date
limite fixée réglementairement jusqu’à laquelle est autorisée la libre consultation des
documents d’archives antérieurs à cette date.

6.1. La communicabilité des documents

La communicabilité d’un document est la qualité d’un document ou d’un fonds d’archives que
son régime juridique rend accessible au public.
Les fonds d’archives constituent une part importante, voire essentielle, des ressources
informatives que possède un pays et que les programmes destinés à leur gestion et à leur
exploitation sont, ou devraient être, partie intégrante du système national d'information.
Elles constituent, en premier lieu, la mémoire de la nation et permettent à la société de planifier
intelligemment l'avenir en se fondant sur l'expérience passée. Dans leur ensemble, elles
contiennent une vaste quantité d'informations sur les personnes, les organisations, le
développement économique et social, les phénomènes naturels et les événements. Elles sont
une source primaire de renseignements irremplaçable pour qui veut étudier tous les aspects de
l'histoire d'un pays.
Les documents qu'on décide de conserver en archives ont pour raison d'être de pouvoir être
utilisés par ceux qui ont besoin de l'information qu'ils contiennent.
Au cours des 40 dernières années, un grand nombre d'institutions d'archives ont cessé d'observer
une attitude dans l'ensemble passive (où elles mettaient les documents à la disposition de ceux
qui en faisaient la demande si l'organisme d'origine n'y voyait pas d'inconvénient) pour jouer
un rôle actif, elles se sont ainsi efforcées d'ouvrir leurs fonds aussi rapidement que le
permettaient les exigences de la sécurité nationale et de la protection de la vie privée, d'aller au-
devant des utilisateurs potentiels pour les informer du contenu de leurs fonds et de la marche à
suivre pour consulter les documents et de promouvoir l'exploitation des archives dans l'intérêt
du progrès social.

18
Le délai entre le versement et la communication au public est fixé par voie réglementaire (délai
de 30 ans dans la plupart des cas). Cependant, une clause permet presque toujours d'interdire
l'accès à certains documents (en général pour des raisons de sécurité nationale ou de protection
de la vie privée) pendant une durée plus longue. Souvent aussi, le règlement permet de rendre
publics les documents non confidentiels avant l'expiration du délai prescrit.
Quelle que soit la nature des dispositions ainsi adoptées, tout pays doit se doter d'une politique
nationale qui soit logique et qui couvre tous les aspects de la question, afin d'établir des règles
cohérentes d'accès aux documents et d'éviter que des informations utiles ne demeurent
inutilement soustraites au public.

6.2. La législation sur la communicabilité des archives

En règle générale, dans tous les pays, les documents administratifs sont communicables
immédiatement au public. Les documents d’Archives sont communicables au bout de trente
ans.
En France, la Loi de 1979 dit que tout habitant ou contribuable a le droit de demander
communication sans déplacement, de prendre copie totale ou partielle
- des procès verbaux
- des budgets
- comptes de communes
- arrêtés municipaux
Loi de 1979 (n°79-18) - On ne peut pas communiquer les documents (France) nominatifs.
- Les documents dont la communication était libre en service restent libres.
- Les autres documents restent au secret 30 ans.
Nous avons entre autres les délais suivants.

- 150 ans à compter de la date de naissance pour des documents comportant des renseignements
individuels de caractère médical.
- 120 ans à partir de la naissance pour les dossiers des personnels.
- 100 ans pour des recensements contenant des questions sur la vie privée.
- 60 ans pour les documents qui contiennent des informations sur la sûreté de l’Etat ou la défense
Nationale.

6.3. La classification/déclassification des documents

Selon le Dictionnaire de terminologie archivistique, la classification des documents d’archives

est une procédure administrative par laquelle, dans le cadre de la protection du secret de la
défense nationale, des documents sont dits classifiés, c'est-à-dire déclarés secrets ou non
communicables. Cette procédure détermine leur degré de confidentialité.
Un document classifié est un document couvert par le secret de défense nationale et qui
bénéficie à ce titre d’une protection supplémentaire par rapport aux délais de communicabilité.
La communication des documents classifiés est source de beaucoup de confusion pour les
usagers que pour les professionnels.
Le document n’est pas classifié par nature à la différence de la protection accordée par exemple
aux archives des juridictions. La protection au titre de la classification est le résultat d’une

19
décision au cas par cas et non une décision d’emblée qui serait due à l’origine du fonds ou à la
qualité de son producteur. La classification entraine la volonté de restreindre l’accès aux
documents visés dont la communication serait de nature à nuire à la défense nationale.
Après l’expiration du délai de communicabilité, la classification ne tombe pas d’elle-même.
Les documents doivent faire l’objet d’une décision formelle de déclassification. Il reste
impossible de communiquer un document n’ayant pas été déclassifié même après l’expiration
du délai de communicabilité.
En revanche, comme pour tout document d’archives publiques, un document classifié peut faire
l’objet d’une communication anticipée par dérogation aux délais légaux.
Et la déclassification qui est la procédure administrative par laquelle il est mis fin à la
classification des documents, dont la communication au public est ainsi rendue libre.

En tous les cas il le délai de communicabilité qui est l’Espace de temps légal ou réglementaire
à l'expiration duquel un document ou un ensemble de documents devient librement
communicable.

Chapitre 2 : la chaine de l’archivage ou le traitement

Le traitement d’un fonds d’archives est la recherche et l’application de la meilleure organisation

possible des documents pour en permettre l’utilisation, optimale par le service qui les a produits
ou reçus, ou par les chercheurs. C’est une opération à la fois intellectuelle et matérielle.

1. Étude institutionnelle

Elle peut se faire avant ou pendant le traitement du fonds. Elle vise d’abord à donner à
l’archiviste une bonne compréhension de l’organisme producteur du fonds et aussi de la
composition du fonds. Installé au début de l’instrument de recherche, elle donne aux chercheurs
avant même qu’ils ne consultent les documents une somme d’information susceptible de mener
à bien leur recherche. Elle s’attache donc à faire l’historique de l’organisme, à étudier pour
comprendre les différentes phases de son évolution, à dégager ses différentes attributions et
mandats, ses méthodes de travail, les différents textes réglementaires de base les concernant.
Une telle étude dans le contexte d’un fonds clos permet un survol de l’ensemble des activités
et de l’évolution de l’organisme.

2-la collecte

20
Les documents sont le sous-produit du travail administratif qui se fait dans les services
administratifs publics ou privés. Ils naissent automatiquement du fait de l’exécution de la
mission d’un organisme ; ils naissent du simple fait du déroulement d’une affaire. Ils sont la
conséquence de l’exécution des missions et tâches confiées aux organisations et en constituent
la mémoire et la trace de leurs activités. Ainsi donc, la loi prévoit le transfert ou l’entrée des
documents dans les services d’archives. Dans un service d’archives, les documents y sont
collectés par voie d’entrée ordinaire et extraordinaire.
Les types de versements :
-Le versement en dossier : dans ce type de versement les documents se présentent dans un ordre
relativement bon c’est–à–dire que les documents se présentent sous forme de dossiers
physiquement homogènes et bien tenus. Ce type de versement est généralement le plus
souhaitable et reflètent une bonne organisation du service producteur des documents, ou un bon
fonctionnement du service d’archives qui, a travers son suivi ou ses conseils a amené le
producteur d’archives à y accorder un soin.
-Le versement en vrac : C’est un type de versement assez courant et qui est caractérisé par une
présentation pêle-mêle des documents, c’est-à-dire ni physiquement homogène, ni dans un état
propre et ordonné. Cette situation résulte du manque de suivi aussi de la part des services
versants que du service des archives s’il existe.

3-le tri

Le tri : Cette opération est l’une des plus importantes de la fonction archives moderne. Devant
l’afflux des documents administratifs générés par les sociétés modernes, il n’est plus possible
de conserver l’ensemble de la production administrative en matière d’archives, l’archiviste est
obligé de séparer le bon grain de l’ivraie.
Il consiste à séparer dans un fonds les documents à conserver temporairement ou
définitivement, des documents à éliminer. Dans la mesure où un document d’archives éliminé
ne peut être reconstitué, le tri doit se fonder sur des critères rationnels. On admet à cet effet que
pour les archivistes modernes, savoir détruire est une exigence aussi fondamentale que savoir
conserver. Dans les bureaux, l’accumulation non contrôlée crée un encombrement qui rend
difficile l’accès aux documents importants et à l’information utile, et compromet la
conservation des documents essentiels et de ceux qui ont une valeur historique ou permanente
d’où l’importance du tri.
Les Méthodes de tris
En pratique le tri se fait à deux niveaux : le tri par masse et le tri pièce à pièce.

- Le tri par dossier:

21
Il s’agit de l’élimination d’un dossier, d’un ensemble de dossiers ou même de tout un fonds. Ce
mode d’élimination se fait en générale avec l’accord du service producteur de documents et
peut requérir souvent le maintien d’un échantillon.
- Le tri pièce à pièce :
Il consiste à opérer dans chaque liasse, ou dossier le choix de la pièce à conserver ou à éliminer.
Ces pièces à éliminer en général sont les brouillons, les copies, les accusés de réceptions, les
ébauches et projets sans suites. A ce niveau il faut tenir compte d’une notion essentielle en
archivistique, celle de pièce originale, c’est celle qui porte les signes de validation. Il faut la
conserver même si elle est en mauvais état, parce que, elle seule fait foi.
A défaut d’original, il faut garder l’exemplaire le plus propre et le plus claire matériellement.
Un document portant des annotations donc des informations complémentaires est préférable à
un autre qui lui est identique mais sans annotations. Il y a un autre cas, la minute manuscrite,
elle est à détruire, sauf si elle porte l’empreinte d’une personnalité ou qu’on ne possède pas le
texte imprimé. Il est par ailleurs bon de savoir que les minutes notariales comme les registres
d’état civil sont des originaux et non des brouillons. Il faut faire attention dans les éliminations
à ce qu’il est convenu d’appeler les faux doubles. Par exemple des exemplaires d’une même
pièce, conservés dans des dossiers différents d’un même fonds ne constituent pas des doubles.
- Le tri par échantillonnage : il consiste à conserver des documents représentatifs d’une
catégorie de documents à titre de spécimen. Il est utile pour les documents de même nature et
de peu d’intérêt se présentant en nombre important : exemple : les ordres de mission
temporaires. Pour cela, les conditions suivantes doivent être remplies :
- les documents sont en très grande quantité,
- leur valeur est moindre ;
- les documents sont inventoriés
L’échantillonnage peut être :
- numérique ou sériel : c’est-à-dire qu’on garde le 1/10, le 1/20 etc. de la masse suivant son
importance ;
- il peut être géographique : en fonction de la province, de la région, etc.,
- il peut être historique : en fonction de l’année, des évènements, etc.

Tri et élimination
C’est une opération sélective qui permet de répartir les documents en trois catégories que sont :
- documents ayant perdus toute valeur et pouvant être supprimés sans délais,
- documents présentant un intérêt pour l’administration pendant une durée variable,
- documents à conserver d’une façon illimitée au titre de la recherche historique.
Pour cette dernière catégorie, on effectuera un tri à l’intérieur des dossiers (suppression des
doubles, brouillons, exemplaires multiples, etc.)

4-l’analyse ou la description
22
La description ou analyse consiste pour à dégager une description du contenu d’un dossier ou
liasse de façon plus ou moins sommaire. En tout état de cause, une bonne description doit
comporter les éléments suivants : le nom du service producteur des documents, l’objet, l’action,
les indications de dates et de lieux, les caractéristiques diplomatiques des pièces.
EX : Ministère des Affaires Etrangères, services des relations bilatérales : Financement de la
République de Chine pour le projet karité : Correspondance, rapport.
Autrement dit, une analyse est une opération qui consiste à présenter sous une forme concise
et précise des données caractérisant l’information contenu dans un document ou un ensemble
de documents.

C'est l’étape essentielle du traitement. Tout article doit faire l'objet d'une analyse, qui consiste
à relever tous les éléments caractérisant l'article. Elle doit être concise et exacte. Elle comporte
:
- la provenance des documents (Service versant) : ex : Direction de la Santé ;
- le thème général du dossier ou l’objet des documents : ex : la situation sanitaire de la
ville de Ouagadougou ;
- l’action exercée sur cet objet : il s’agit de l’activité dont résulte l’existence même des
documents : ex : une enquête ;
- le type de documents ou nature diplomatique des documents (correspondances,
procès-verbaux, notes, rapports etc.) : ex : Rapport d’étude, correspondances.
- les dates extrêmes : ex : 2006-2008

5-la cotation

C’est l’opération grâce à laquelle chaque article est identifié au moyen de chiffres ou d’une
combinaison de lettres et de chiffres qui constituent la cote.
La cote est un ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à classer matériellement
et physiquement chaque article dans son fonds.Ce symbole peut être composé de lettres
(alphabétique) ou chiffre ou des deux à la fois (alpha numérique). La cotation peut-être
subordonnée à l’existence d’un cadre de classement comportant des séries et des sous séries.

6-le classement
Le classement ou organisation matérielle d’un fonds. L’organisation d’un fonds d’archives pour
arriver à la constitution de différents articles, obéit à une démarche méthodique. Au fur et à
mesure qu’il élimine des pièces l’archiviste procède à l’organisation de celles qui restent dans
la liasse. Cette organisation doit se faire de façon chronologique et méthodique. A l’intérieur
de chaque article, les différentes affaires doivent regrouper chacune les pièces y afférentes qui
seront classées chronologiquement. C’est pourquoi l’utilisation de sous chemises permet cette
distinction.

23
 7-le rangement

Le rangement des documents est l'opération qui consiste à ranger par ordre alphabétique,
chronologique ou numérique. Afin de faciliter le repérage, les codes extrêmes de classification
(début et fin) doivent être identifiés sur les classeurs.

8-l’instrument de recherche

L’aboutissement de tout travail de traitement dans un service d’archives est la rédaction d’un
instrument de recherche destiné à en ouvrir l’accès aux utilisateurs. L’instrument de recherche
reste le moyen essentiel d’accès aux informations qui ont été traitées. Il comprend : l’étude
institutionnelle qui donne un éclairage sur l’organisme qui a sécrété le fonds. Cette étude est
suivie par la liste de tous les dossiers du fonds tels qu’ils ont été analysés, cotés et datés. Le
répertoire se termine par les index : matières, noms de personnes ou de lieux qui ont été cités
dans les différents dossiers. Le service des Archives doit accorder la priorité aux instruments
de recherche, car ceux-ci permettent d’accéder rapidement et facilement aux documents et aux
informations qu’ils contiennent.
Les instruments de recherche facilitent également l’exploitation et l’utilisation des
archives.
Il existe plusieurs types d’instruments de recherches. Nous énumérerons les plus utilisés.
L’instrument de recherche analytique : Il énumère des articles composant chaque fonds ou
chaque série. Tous les articles sont désignés par un intitulé aussi court caractérisant l’ensemble
des documents qui le composent (l’analyse). L’analyse de chaque article est précédée de sa
cote et suivi de la date ou des dates extrêmes des documents rassemblés et des mots clés. D’un
point de vue diplomatique, il est précédé d’une introduction et suivi d’un index alphabétique de
noms de lieux, de personnes et matières.

Chapitre 3 : Techniques de classement des documents dans les bureaux

Pour effectuer un bon travail de classement et de traitement des archives, des locaux adaptés
sont nécessaires.

24
 1-les bâtiments d’archives

Le bâtiment est la première protection des documents. C’est un « Édifice obéissant à des normes
spécifiques, conçu pour accueillir l’ensemble des fonctions d’un service d’archives ». (Lexique
de terminologie archivistique, 2011). Sa construction nécessite de gros moyens, car il doit obéir
à certaines normes (norme ISO 11799)
Il peut y exister entre autres pièces nécessaires dans un bâtiment ou un local d’archives.
- des magasins pour la conservation et le stockage des documents ;
- une salle de consultation pour le public ;
- des bureaux pour le personnel ;
- une salle de tri pour le traitement
- une salle pour la réception des documents ;

2-Les meubles de rangement des documents

Dans le service d’Archives

- Rayonnages fixes
- Rayonnages mobiles
- Armoires ou meubles pour les documents de grandes dimensions
- Classeurs pour les photographies, les cartes postales ….

Dans les bureaux

-Armoires en bois
-Armoires en métal
-Armoires à clapets….

3-Gestion des documents dans les bureaux

3.2.La pièce d’archives

C’est la plus petite unité archivistique indivisible, qui peut être constituée d’un ou de plusieurs
documents. En termes d'archives, la pièce et le document isolé n'ont pas de sens, car ils sont
séparés de leur contexte organique et perdent de ce fait de leur valeur informative.

3.3.Le dossier

Le dossier est l'ensemble des documents se rapportant à une même affaire, à un même problème,
à une même question. Il est constitué d’un ensemble de pièces réunies pour l’instruction d’une
affaire, le traitement d’une action, la réalisation d’un projet, s’inscrivant toujours dans le
déroulement d’une procédure. Exemple : Dossier échangeur du Nord

3.4.Le sous-dossier

Les sous-dossiers ou les sous affaires sont des dossiers secondaires dont la centralisation, la
fusion ou la synthèse constitue le dossier principal. Ce sont des dossiers collatéraux qui étayent

25
le dossier principal pour en faciliter la compréhension. Aussi, sont-ils rangés séparément dans
des sous chemises. Chaque sous affaire conservant son autonomie, il ne faut pas les mélanger.
A l’instar du dossier principal, chaque sous dossier porte des analyses sommaires et brèves.

Exemple : Echangeur du Nord : Financement

: Etude technique

3.4. Caractéristique du dossier

- Le dossier a un caractère actif, voire évolutif ou clos

- Son volume : il peut se composer de 2 pièces (une lettre ou sa réponse par exemple),
il peut aussi avoir des dimensions considérables, c’est-à-dire être très volumineux (cf les
dossiers des affaires judiciaires) .

3.5. Typologie des dossiers

On peut distinguer trois (3) types de dossiers dans une administration

a- Les dossiers de direction et de généralités (études, correspondance avec les

supérieurs, directives, information…) ;
b- Les dossiers d’exécution (dossiers techniques) ;
c- Les dossiers qui concernent « l’administration de l’administration ».
- du personnel
- de matériel;

3.6.Tenue du dossier

La bonne tenue du dossier implique le respect de quelques gestes simples :

- maintenir un ordre interne ; classer chronologiquement les pièces (la plus ancienne au-
dessous), rapprocher les documents qui vont ensemble (exemple : une lettre et sa
réponse) ;
- éliminer d’emblée les papiers de corbeille, brouillon, double, formulaire vierge,
prospectus ;
- ne pas constituer des dossiers trop volumineux (les scinder si besoin est) : utiliser, pour
le rangement, des boites de 15 cm d’épaisseur aisément manipulables,
- éviter : ruban adhésif, trombones, élastiques, sangle.

26
 3.5.Le fonds d’archives

L’ensemble des documents des différentes entités constitue le fonds d’archives. A l’instar du
sous dossier pour le dossier, le fonds d’archives pourrait se subdiviser en mini fonds d’archives
ou sous fonds qui est l’ensemble des documents produit à l’occasion de la mise en œuvre d’une
activité d’un service.

Exemple : toutes les archives produites ou reçues dans le cadre de son fonctionnement par la
Direction comptable et financier constituent le fonds d’archives de cette direction

Typologie des fonds

On distingue deux types de fonds d’archives : le fonds ouvert et le fonds fermé.

- a) le fonds ouvert : c’est un fonds qui continue de s’alimenter. Il en est ainsi des fonds
d’une institution qui continue d’avoir des activités ; Exemple : le fonds de oryx est un
fonds ouvert.
- b) le fonds clos ou fermé : est un fonds qui a cessé de croître, suite à la cessation des
activités de l’organisme ou de la personne qui le générait. Exemple : le fonds d’archives
de l’ambassade de TAIWAN.
L’analyse des dossiers
L’analyse est l’opération qui consiste à présenter sous une forme concise et précise, des données
ou des renseignements caractérisant l’information contenue dans un dossier.
Les éléments fondamentaux à faire ressortir sur la chemise cartonnée du dossier sont l’objet et
les dates extrêmes.
On utilisera des sous chemises pour les sous dossiers et on y veillera à faire leurs analyses
sommaires.
Exemple : Dossier : PNDES 2018-2020
Sous dossier : - requête de financement
- Etat d’exécution
- recommandation
Tout dossier doit être identifié au minimum par :

- un intitulé ou titre indiqué dès la création (analyse du contenu) : proscrire les termes «
divers», « affaires générales » «correspondance»,
- des dates extrêmes (dates de la pièce la plus ancienne et la plus récente).

27
Ces deux éléments constituent l’indispensable « carte d’identité » qui
suivra le dossier toute sa vie.

4-le classement des documents

Selon le Lexique de terminologie archivistique, (2011), le classement est une « Opération

consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à l’intérieur
des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds, réalisé en application du principe du respect
des fonds, ou, en cas d’impossibilité d’application de ce principe, selon des critères
chronologiques, géographiques, numériques, alphabétiques, thématiques ou selon les activités
ou les fonctions du producteur. Le classement aboutit à la constitution des articles, à leur
cotation et à leur rangement sur les rayonnages et conditionne la rédaction de l’instrument de
recherche permettant de les retrouver »

Il est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un
ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information
recherchée. Dans tout organisme, le personnel est confronté à la problématique du classement
et de l’archivage, Il doit pouvoir retrouver les documents reçus et produits quand il en a besoin.
Le classement doit donc être vu comme un outil et non une contrainte abstraite, pour un
organisme et ses membres. Il donne une structure logique et hiérarchique qui permet de classer
tous les documents, sur tous les supports, que les organismes produisent ou qu’ils reçoivent
dans le cadre de leurs activités.

Le classement est une obligation légale pour les administrations publiques. Celles-ci doivent
non seulement conserver leurs documents, mais les conserver “en bon état, ordonnées et
accessibles” (cf. article 1, §1 de la Loi sur les archives du 24 juin 1955, modifiée par la Loi du
6
mai 2009 ). Cette règle de base doit être respectée par toute institution ayant l’obligation légale
de verser ses archives dans un des dépôts des Archives de l’État.

Les principaux problèmes de classement rencontrés sont :

- l’existence de dossiers obsolètes et méconnus des secrétaires,
- la présence de dossiers traitant du même sujet en plusieurs exemplaires,
- la confusion entre le courant et ce qui doit être archivé,
- l’existence de dossiers volumineux devant être épurés,
- des modes de conditionnement à revoir (dossiers suspendus à saturation, pile de dossiers empilés
au sol, classeurs dont la capacité ne suffit plus à contenir le volume des documents…etc.)

Les documents d’archives – quels que soient leur forme ou leur support – en désordre ou livrés
« en vrac » sont refusés tant que les institutions productrices d’archives ne les ont pas, à leurs
frais, identifiés et reclassés correctement.

Un bon classement doit être :

 simple, global et évolutif (prend en compte tous les sujets traités) ;

28
  applicable à tous les documents ;
 valable pour tout le personnel ;
 supervisé par 1 seule personne.
En somme un bon classement,
 garantit la transparence et le droit d’accès aux documents (en conformité avec la loi sur
la publicité des actes administratifs) ;
 améliore l’efficacité de la gestion et de la conservation de l’information et des
connaissances (gain de temps, qualité du travail, partage de l’information, continuité du
service, archivage) ;
 facilite la prise de décision ;
 assure la protection de l’information sensible et classifiée (gestion du risque).
Le contenu des dossiers et leur classement interne (intellectuel) et leur rangement doivent
retenir l’attention à tous les niveaux, en raison de leur influence sur la qualité de ce qui est
conservé. L’absence d’un classement rationnel et cohérent bloque l’accès aux dossiers et
entrave toute recherche. Il est donc essentiel que le classement des dossiers réponde à des
normes et procédures de classement rationnelles.

Les différentes opérations liées au concept de classement sont les suivantes :

 classement au niveau du document : c’est vérifier et classer dans chaque dossier les
pièces, pièces jointes, annexes et papiers isolés qui constituent le dossier, et c’est placer
chaque document relativement aux autres selon un ordre ordinaire cohérent.
 classement au niveau du dossier : c’est diviser les fonds entre ses dossiers constitutifs
et les placer physiquement, chacun relativement aux autres selon un plan logique
préétabli par l’unité de travail (bureau, service, direction) de sorte que le Service des
Archives n’ait plus qu’à le vérifier et l’adopter.

La notion de « classement » est souvent confondue à celle de « rangement », le classement des

documents est la mise en ordre intellectuelle des documents, leur organisation logique et
rationnelle et le rangement est l’opération matérielle consistant à placer des documents d’une
manière ordonnée dans du matériel de conditionnement ou dans du mobilier de rangement

4.1. Les ordres ou modes de classement

On distingue :

Les modes suivants

• Classement alphabétique
• Classement numérique
• Classement thématique (ou idéologique)
• Classement décimal
• Classement chronologique
• Classement géographique
• Classement alphanumérique

29
 4.1.1. Le classement alphabétique

A- Principe
Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet.
Le classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations comportant plusieurs
mots. La norme AFNOR (Association Française de Normalisation) NF Z44001 a établi des
règles pour déterminer le mot directeur d’une rubrique.
En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque rubrique le mot directeur. Puis
pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en évidence en indexant la
dénomination.
est indexé à Industry : Industry (Maison Azur)

B- Avantages et inconvénients :

Avantages Inconvénients
Simple : dans son principe, le classement
alphabétique de noms et de mots n’offre pas de
difficultés.
Lent : lorsqu’il porte sur un nombre important de
Rapide lorsqu’il porte sur un nombre restreint de
documents dont les mots directeurs de
documents
classement peuvent être homonymes ou
Extensible : il est toujours possible d’insérer de composés de lettres identiques.
nouvelles dénominations ou un nouveau dossier
entre deux dénominations ou deux dossier déjà
existants
Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au classement des noms de personnes, des
raisons sociales de société, clients, fournisseurs, personne d’une entreprise, abonnés à un service ou
à un journal à une assurance, élèves des écoles etc…

4.1.2. Le classement numérique

A- Principe

L’ordre numérique est basé sur la connaissance universelle de la suite naturelle des nombres
entiers. (Si l’alphabet est limité à 26 lettres, la suite naturelle des nombres entiers est illimitée).
Les objets, les documents sont classés dans l’ordre des numéros qui leurs sont attribués, au
moment de leur création.
Le classement numérique nécessite l’emploie de deux répertoires :

1. un répertoire alphabétique : pour retrouver le numéro de document

2. un répertoire numérique : pour affecter à chaque nouveau document un numéro

B- Avantages et inconvénients :
Avantages Inconvénients
Simple dans son principe, le classement
Lent : lorsqu’il porte sur un nombre important de
alphabétique de noms et de mots n’offre pas de
documents dont les mots directeurs de
difficultés.

30
 Rapide lorsqu’il porte sur un nombre restreint de classement peuvent être homonymes ou
documents composés de lettres identiques.

Extensible : il est toujours possible d’insérer de

nouvelles dénominations ou un nouveau dossier

Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au classement des noms de personnes, clients,

fournisseurs, personne d’une entreprise, abonnés à un service ou à un journal à une assurance, élèves
des écoles etc…

4.1.3. Le classement idéologique

A- principe

Le classement idéologique se fait à l’aide d’un plan de classement, établi à partir des documents
à classer. Ceux-ci sont répartis par « sujet » ; chaque sujet est divisé en sous sujets, eux mêmes
subdivisés, et ainsi de suite.
L’analyse des sujets et de sous-sujets sera d’autant plus approfondie que la variété des
documents à classer est importante. Lorsqu’un document comporte plusieurs « idées », jugées
essentielles, il est indispensable d’utiliser des renvois.

Les sous sujets et les subdivisions sont classés soit par ordre alphabétique soit par ordre
numérique.

B- Avantages et inconvénients :

Avantages Inconvénients

Ce classement est pratiqué pour la recherche Il est difficile d’organiser à l’avance un plan de
qui peut être longue d’une documentation classement

Extensible : il est toujours possible de créer de Ne présente aucune sécurité : il ne permet pas
nouveaux groupes de déceler l’absence d’un document
Emploi délicat : toute erreur sur l’idée du
Rapidité dans la recherche
document prolonge la recherche.
Peut se combiner avec d’autre ordre de
classement
Le classement idéologique est utilisé principalement dans les bibliothèques et pour le classement
de la documentation.

4.1.4. Le classement décimal

A- Principe
Le classement décimal est une combinaison entre l’ordre numérique plus l’ordre idéologique.
Ce mode a été imaginé par un bibliothécaire américain appelé DEWY pour unifier les cotes des

31
ouvrages. Le classement décimal comme son nom l’indique est basé sur le principe de la
numérotation décimale universelle (D.U).

Les documents à classer sont divisés en 10 groupes principaux numérotés de 0 à 9 et ensuite

chacun de ces groupes est subdivisé en 10 sous-groupes qui peuvent à nouveau être divisé en
10 autres catégories et ainsi de suite.
La classification décimale repose sur le principe suivant : entre 2 nombres décimaux consécutifs
de même ordre, il est toujours possible d’intercaler 10 nombres décimaux consécutifs.

B- Avantages et inconvénients :

Avantages Inconvénients
Organisation longue : il exige une analyse
Parfaitement adapté au classement et à la
préliminaire très poussée pour établir un plan de
recherche de documentation
classement
Emploi délicate : toute erreur sur l’idée
essentielle du document prolonge la recherche
Extensible à l’infini
Difficultés pour repérer l’absence d’un
document.
Le classement décimal à de nombreuses utilisations :
 classement de la documentation dans les entreprises
 classement des livres dans les bibliothèques

4.1.5. Le classement chronologique

A- Principe

Le classement chronologique consiste à classer les documents dans l’ordre de la suite naturelle
des dates : années, mois, jours (quantièmes).

Il est utilisé lorsque la date apparaît comme un élément essentiel pour identifier un document.
Dans ce mode de classement, le document le plus récent doit toujours être placé sur le dessus.

Le classement chronologique est complété par un classement numérique.

Exemple :

Février 2009.
1 sociétés marocaines de peinture 02/02/09
2 sociétés de tissage « FILATIS » 12/02/09
3 société de courtage « GRACOM » 21/02/09
mars 2009.
4 Standard téléphonique 02/03/09
5 société industrielle Gazière 24/03/09

32
 B- Avantages et inconvénients :

Avantages Inconvénients
Impossible de constater l’absence d’un
Simple
document
Difficulté de retrouver un document dont on ne
Extensible
connaît pas la date précise
Le document le plus récent est immédiatement
visible.
Le classement chronologique est adapté pour le :
 classement de la correspondance des doubles lettres envoyées
 classement des effets de commerce
 classement des revues et de journaux.

4.1.6. Le classement géographique

A- Principe

Le classement géographique est basé sur la connaissance des divisions et des Subdivisions
territoriales ou administratives d’une unité géographique : pays – ville – province – commune
– département – quartier – arrondissement – etc…. Il est souvent associé à un classement
numérique ou alphabétique.
Avantages Inconvénients
Exige de sérieuses connaissances en
Simple dans son principe
géographie
Nécessite aussi l’emploi d’un dictionnaire et de
cartes géographiques
Extensible puisqu’il peut se subdivisé
Difficile de remarquer l’absence d’un dossier

Le classement Géographique est utilisé pour les :

 services des abonnements (revues, journaux…)
 services de vente par correspondance
 agences de publicité
 services commerciaux des entreprises

33
 4.1.7. Le classement alphanumérique

A- Principe

Le classement alphanumérique est une combinaison entre le classement alphabétique et

numérique : il consiste d’abord à répartir les documents dans des classes alphabétiques
préétablies, puis, à l’intérieur de celles-ci, de leurs attribuer, selon leurs ordre d’arrivée, un
numéro.

Les dossiers sont d’abord classés dans l’ordre alphabétique, formant ainsi un groupe ou une
classe, on attribue un numéro à chaque document à son arrivée.

Dans chaque classe de classement alphabétique, un répertoire alphabétique concis est donc
nécessaire, il figure en général sur un guide.

Exemple d’un guide :

AMINA 01
ALBALA 02
ALAOUI 03
On peut classer les pièces dans l’ordre d’arrivée de la suite naturelle des dates, les dossiers ne
vont pas être classé selon un ordre alphabétique mais selon l’ordre des dates.
On peut aussi les classer selon la date de consultation

B- Avantages et inconvénients :

Avantages Inconvénients
Impossibilité de constater l’absence d’un
Simplicité
document
Difficile de retrouver un document dont on
Extensibilité
connaît pas la date fixe
La consultation de guide est longue, surtout s’il
y a des sous-classes
Nécessité de tenir un répertoire pour chacune
des classes
Sûreté
Les divisions alphabétiques doivent être fixées
à l’avance si non on doit complètement changer
le classement lors de la création de nouvelle
subdivision.
En principe ce mode de classement est très peu utilisé, il peut servir pour ranger les dossiers
médicaux et classer les plaques de voitures

34
Le conditionnement

- Le dossier suspendu : celui-ci est idéal pour le classement de petits dossiers

alimentés très rarement dans l’année, et pour le rangement de certains dossiers en cours. Il est
approprié au classement alphabétique ou thématique.

- Le classeur : ce mode de conditionnement est parfaitement adapté au

classement en cours volumineux et au sériel (courrier, factures, délibérations…etc.) Une fois
plein, le contenu doit être archivé en boîte. Des bagues en plastiques existent afin de maintenir
le tout.

- Le porte revue : sorte de boîte en plastique ouverte, il convient bien aux

thèmes impliquant différents sous-thèmes à distinguer (ex : ETAT CIVIL = Naissance,
Mariages, Décès, Avis de Mention…).

- La bannette : idéale pour le rangement des imprimés et formulaires vierges, ou

des instances à traiter (attention cependant qu’elle ne devienne pas un « fourre-tout »).

35
 - La boîte d’archives : parfaite pour des dossiers volumineux et ponctuels
(travaux, élections) et pour l’archivage. Les dossiers ne doivent être archivés qu’en boîte.

- Le conteneur : peu manipulable un fois plein de par le poids qu’il représente, celui-ci est idéal pour
le classement des offres non retenues de marchés, le rangement de documents dont le format ne
permet pas le classement en boîte et l’isolement de fonds d’archives clos.

Le code des couleurs peut aussi faciliter le classement et le faire apparaître visuellement. Il est donc
possible de créer son propre code et d’acquérir classeurs et boîtes en conséquence.

Rouge : l’administration générale (délibérations, arrêtés, comptes-rendus de réunions …)

- Vert : la Comptabilité
- Bleu : le personnel
- Jaune : le CCAS et l’aide sociale
- Etc

36
 4.2. Les procédés du classement ou le rangement

Principe :

Il existe 3 procédés du classement fondamentaux :

1. le classement débout ;
2. le classement horizontal ;
3. le classement vertical.

1. Classement debout.

Les dossiers, les livres sont classés verticalement, le dos tourné vers l’extérieur c’est-à-dire vers
l’utilisateur : comme les livres dans une bibliothèque.

On ne peut pas classer debout des chemises minces, car celles-ci

Dossiers utilisés s’écouleraient

Cote Elle est portée sur le dos du dossier

o Rayonnages simples
o Armoires bibliothèques
Les meubles o Classeurs rotatifs : ils sont formés d’un ou plusieurs plateaux
superposés tournés autour d’un axe
o Sûreté : place libre si un dossier manque
o Rapidité : retrait ou reclassement d’un dossier ou d’un livre facile ;
Avantages o Visibilité : indexage et signalisation fixe aisés.

o Nécessité d’utiliser des classeurs spéciaux très rigides d’un prix

Inconvénients élevé ;
o Applications limitées
Le classement debout est utilisé pour classer :
o Des livres
o Des revues
application o Des annuaires
o Des archives
o Des classeurs à dos large (pour le classement des doubles de la
correspondance envoyée, des factures, des pièces comptables…)

37
 2. Le classement Horizontal

Les dossiers sont posés horizontalement les uns sur les autres, le dos tourné vers l’extérieur
c’est-à-dire vers l’utilisateur.

o On ne peut adopter ce classement qu’avec des dossiers volumineux

Dossiers utilisés en nombre important

Cote o La cote est portée sur le dos du dossier

o Les rayonnages : ces meubles existent en bois ou en métal les
dossiers sont placés directement sur des tablettes, le dos tourné vers
l’extérieur.
Les meubles o Les classeurs à clapets : ces meubles sont en métal. Ils sont
composés des alvéoles (cellules, cases) indispensables indépendants
fermés par un clapet.
o Il peut contenir des dossiers très lourds
o L’ensemble des cases est visible
Avantages o Le prix peu élevé
o Pratique et rapide
o Le prélèvement (tirer un dossier) et la mise en place des dossiers en
Inconvénients bas de la pile sont malaisés.
o Les dossiers risquent de se déformer
o Dossiers très épais (notaire, avocat, architecture etc…)
o Fournitures de bureau (rame de papier, polycopies,…)
Application o Plans et documents de grand format
o Les imprimés publicitaires

3. Le classement vertical :

Dans ce procédé de classement les dossiers posés verticalement les uns derrière les autres sur
leurs plis.

On utilise des dossiers très rigides à plats égaux ou inégaux

Dossiers utilisés
o Classeur métallique : il comprend en général 3 à 4 tiroirs montés sur
glissières. Les dossiers sont maintenus par des plaques de serrage.
l’indexage et la signalisation sont visibles sur la partie supérieure
des dossiers.
Les meubles o tiroirs aménagés de séparation métallique oblique : ce système fait
gagner de la place en hauteur mais ne permet pas l’utilisation de
l’ensemble de la profondeur de tiroir.

38
 o grande contenance
o accès facile
Avantages o extensibilité
o le prix peu élevé
o affaissement des dossiers : si les dossiers ne sont pas rigides ou
maintenus par des séparations.
Inconvénients o Perte de place : perte de la longueur utile au classement car le fond
du tiroir reste plus au moins utilisé.
Ce procédé de classement permet le rangement d’une grande variété de
application document et de dossiers :
o Dossier client, fournisseurs …

Plan de classement des archives courantes de la DMP

DMP/CCI-SE

A : Contrôle interne

1 : audit

2 : Corruption

B : Suivi évaluation

1 : …………………….

2 :………………………….

DMP/SAF

A : Gestion des moyens humains

1 : …………………

2 : …………………

B : Gestion des moyens financiers

1 : …………………

2 : …………………

C : Gestion des moyens matériels

39
1 : …………………

2 : …………………

DMP/SMT/PI

A : Marchés des travaux

1 : …………………

2 : …………………

B : Prestation intellectuelles

1 :…………………………..

2 :……………………………

DMP/SMF/PC

A : Marchés de fourniture

1 : ………………

2 : ………………

B : Prestation courantes

1 :…………………………..

2 :……………………………

DMP/SSE/MP

A : Marchés publics

1 : ………………

2 : ………………

40
 Troisième partie : la protection des documents dans les bureaux

Ne dit-on pas souvent que « mieux vaut prévenir que guérir » ? Tout comme le vaccin différent
du sérum qui est curatif, la conservation préventive des documents est une stratégie qui vise à
préserver les documents des agents dégradateurs plutôt que d'avoir à les restaurer.
L’objectif de cette partie est de vous inciter à développer et adopter des attitudes personnelles
allant dans le sens de la protection des documents en vue d’assurer leur bonne sauvegarde et
aussi préparer des transferts de documents bien entretenus et bien conservés dans le service de
pré archivage.

3.1-Proprété des bureaux

La propreté est l'absence de salissures sur une surface ou dans l'air. La propreté dans les bureaux
est un ensemble de mesures que doivent prendre les occupants du bureau ou des bureaux,
destinées à assurer l’hygiène, à ralentir ou à stopper la dégradation des documents. Ces actions
d’hygiène doivent concerner aussi bien les équipements meubles et immeubles que le matériel
dont dispose cette structure.
Elle joue sur la qualité de l’accueil, l’image du service ou de la structure et participe de la
sécurité des salariés et des visiteurs. Le bureau doit donc offrir une première impression visuelle
de netteté et de propreté.
L’entretien des bureaux n’est pas très différent de celui d’une maison ordinaire, c’est un éternel
recommencement. Un entretien régulier est recommandé d’où l’importance qu’il soit organisé
de façon systématique, au même titre que d’autres tâches dans le service. Ils doivent être
nettoyés régulièrement pour mieux sauvegarder les documents. L’entretien régulier et complet
s’observe par un nettoyage du sol, des étagères, des murs, des ampoules, des fenêtres et des
plafonds.…
Pour le sol, le nettoyage à l’aspirateur est conseillé, car il évite de soulever la poussière.
La plupart des produits sont spécialisés par utilisation, nous avons des :

41
 3.2. Propreté des documents
Pour la propreté des documents et des étagères, on peut procéder par un rapide dépoussiérage
systématique des dossiers au moment de leur demande. Pour les documents peu consultés
demandés, il faut les feuilleter, ouvrir les registres et les boîtes d’archives sont des moyens de
faire fuir les insectes, de repérer les larves, les œufs et les moisissures.
Les moyens simples, mais efficaces pour lutter contre la poussière.
 Le dépoussiérage des documents sales ;
 L’entretien régulier des bureaux et un dépoussiérage systématique des boîtes, chronos
et volumes en cas de besoin ou au moment de leur communication ;
 Bien disposer les étagères ou armoires de sorte à ne rende aucun recoin inaccessible
pour le nettoyage.
 Pour les étagères, les armoires, les boîtes d’archives et les documents on préférera le
chiffon aux plumeaux qui soulèvent la poussière plutôt qu’ils ne l’ôtent ;
 Placer des rideaux devant les portes et fenêtres et les garder toujours fermées.
 Garder toujours les portes et les fenêtres toujours fermées.

3.3.facteurs de dégradation des documents

Selon la nature et les conditions de l’environnement, les documents sont soumis à des attaques
provenant de différentes sources. La chaleur, la lumière, l’humidité et les poussières les
endommagent. Les mauvaises manipulations et le mauvais rangement aussi.
Ces attaques peuvent être regroupées dans trois grandes catégories :
3.3.1.les facteurs naturels
3.3.2. les facteurs biologiques
3.3.3. les facteurs humains
On doit éviter de :
 Attraper un livre par la coiffe qui est une des parties les plus fragiles de la reliure car ce geste
peut la déchirer ;
 Forcer un document à entrer dans une place trop étroite au risque de plier ou déchirer les
pages extérieures ;
 Utiliser les documents (livres, lettres,.) comme sous-main pour écrire, cela laisse des traces
en creux dans le papier et peut entrainer la cassure de papiers très fragiles ;
 Découper ou déchirer les pages d’un document ;
 Manipuler les documents avec des mains sales pour éviter d’apporter de l'humidité ; des
graisses et autres réactifs chimiques qui peuvent altérer les supports et écritures ;

42
 D'humecter les doigts sur les lèvres avant de tourner les pages. Par ce geste on apporte de
l'humidité, des protéines et des sucres de la salive et on fixe sur la page la saleté qui se trouvait
sur les doigts ;
 Parler au-dessus d'un document pour éviter de l'arroser de microgouttelettes de salive qui
sont nocives pour la conservation.
 Il ne faut jamais manipuler les documents avec hâte. Les documents doivent être manipulés
avec soin et attention, quels que soient leur nature et leur date.
 On doit bien se laver les mains et bien les sécher à l’aide de serviette ou de torchon avant de
manipuler les documents.
-Le mauvais conditionnement, la mauvaise manipulation et le mauvais rangement des
documents
Le mauvais conditionnement occasionne des déformations des documents ; le matériel de
conditionnement doit être adapté aux dimensions du document, la forme du document, et au
support du document (carte, plan, papier, cassette, CD).
Les étagères et armoires :
Les étagères et les armoires doivent répondre à certaines exigences comme celles relatives aux
poids des documents à leurs dimensions et à leur solidité.
 Une étagère ne doit jamais être accolée à un mur extérieur même par son extrémité, son
implantation doit permettre la circulation de l’air ;
 Les étagères métalliques sont préférables à celles en bois qui peuvent émettre des vapeurs
nuisibles aux documents. Les étagères en bois manquent de solidité pour supporter le poids des
documents, elles sont sensibles à l'eau en cas d'inondation, combustibles en cas d'incendie et
très appréciés de certains insectes, notamment les vrillettes et les termites.
Il est préférable de conserver à plat
 les livres d'un format supérieur à 40 cm de long ;
 les documents minces et ceux dont la reliure est souple ;
 les volumes très épais car le poids du corps du volume s'affaissant sur l'étagère tend à
déformer le dos et détruit peu à peu la cohésion de la reliure.

Pour les journaux et autres périodiques :

Les journaux ou les périodiques sont de grand format et fragiles, car ils sont fabriqués avec du
papier de mauvaise qualité. La mesure de conservation la plus efficace pour les journaux est la
reliure, par mois, trimestre ou année suivant la périodicité de l'organe. Même reliés, ils doivent
être conservés à plat.
Pour les documents de grande dimension :
Les affiches, les plans et les dessins sont dits documents de grande dimension et peuvent se
retrouver dans vos services. Ces documents doivent faire l'objet de mesures de conservation

43
spécifiques en raison de leur vulnérabilité et de leur taille. Il existe trois (03) sortes de meubles
pour ces types documents : les meubles horizontaux, verticaux et les meubles pour plans roulés.
La boîte pour documents roulés est un contenant de section carré, rectangulaire, ou triangulaire.
Dans le cas d’une ouverture par le dessus, le couvercle doit être attenant à la boîte.
-La photocopieuse ou les photocopies à répétition
L'emploi de plus en plus fréquent de la photocopieuse a facilité à bien des égards les opérations
de bureau.
La photocopie cause des dommages de types mécanique et/ou chimique. Elle provoque
principalement des dommages mécaniques pour les documents reliés. En effet, la personne qui
fait la photocopie est bien souvent obligée de casser la reliure du volume ouvert à plat en
appuyant fortement sur le dos pour obtenir une copie satisfaisante.
Des dommages mécaniques
Pour les dommages chimiques,

CHAPITRE 5 : le catalogage des monographies

I- Quelques définitions
Le livre ou ouvrage ou monographie:
 le Littré « réunion de plusieurs feuilles servant de support à un texte manuscrit ou
imprimé ».
 Maurice Lachâtre le définit comme un « assemblage de plusieurs feuilles de papier, de
vélin, de parchemin, imprimées ou écrites à la main cousues ensemble et formant un
volume recouvert d'une feuille de papier, de carton, de parchemin, de basane, de veau,
de maroquin, etc. »Nouveau Dictionnaire universel (édition de 1870),
 l'Académie française, est un «Assemblage de feuilles manuscrites ou imprimées
destinées à être lues.
 L'Unesco définit le livre comme un ouvrage possédant plus de 49 pages, sinon on parle
de brochure pour les ouvrages de 5 à 49 pages. On appelle plaquettes ou dépliants les
documents n’ayant que quelques pages.
Une monographie comprend généralement une couverture, une page de titre, un
texte souvent divisé en chapitre ou partie, un sommaire et/ou une table de matière,
des illustrations, une préface, une introduction, un lexique, une bibliographie, un
index….

• Si le document a moins de 48 pages on parle de brochure.

• l’ouvrage peut être relié ou broché

-La littérature grise (ou document multigraphié, grey litterature, littérature

souterraine, underground litterature), document dactylographié ou imprimé est
produit à l'intention d'un public restreint, en dehors des circuits commerciaux de
l'édition et de la diffusion, et en marge des dispositifs de contrôle bibliographique.

44
 Ces documents ne possèdent pas d'ISBN, mais, depuis 1999, un ISRN (International
Standard Report Number).
Ils sont mal signalés dans les bases de données bibliographiques. Pour se les
procurer, le mieux est de s'adresser à leurs organismes auteurs (ou auteurs moraux),
qui sont souvent leurs éditeurs.

La littérature grise comprend

La thèse (ou thesis), les actes (colloque, congrès, rapports..., collection de procès-verbaux, de
communications ou d'autres documents).

Une notice bibliographique ou catalographique : est une fiche qui décrit un document. Elle
comporte un ensemble d’indications permettant de l’identifier, de le localiser, ou de le décrire
sommairement. L’ensemble des notices constitue : la base documentaire ou le catalogue

Pour cataloguer, il faut savoir : - Quelles informations repérer,- Où les trouver,- Comment
les transcrire.

-avantages du catalogue
-Le catalogue permet aux usagers de la bibliothèque ou du centre de documentation de connaître
le fonds dans son ensemble,
-Le catalogue est un véritable outil de gestion et de description de l’ensemble des collections ;
-Le catalogue sert au personnel de la bibliothèque d’évaluer le fonds (qu’est-ce qu’on a ? est-
ce intéressant ? est-ce actualisé ? est-ce suffisant ?) ;
-C’est un outil indispensable au récolement.

Où trouver l’information pour cataloguer

Sur la page de titre : c’est l’élément qui prime

– Sur le dos de la page de titre
– Sur la couverture (recto, tranche, verso)
– Sur la dernière page (achevé d’imprimer)
– Sur les en-têtes ou pieds de pages (titres repris, pagination)
– Sur les introductions, prologues, préambules

Exemple :
Notice bibliographique ( L : 125cm, l : 75cm)

Bonjour tristesse [Texte imprimé] / Françoise Sagan. - Paris : Presses pocket, 1990
(18-Saint-Amand : Impr. Bussière). - 1 vol. (153 p.) : couv. ill. en coul. ; 18 cm. -
(Presses pocket ; 3564).
ISBN 2-266-03823-0 (br.) : 14 EUR

45
 II- L’ISBD
En 1971 l’International federation of library association et l’UNESCO créent
l’ISBD qui définit tous les éléments devant figurer dans une notice d’identification
maximale.
L’ISBD est un ensemble de normes qui définissent la structure et la des notices
bibliographiques. Jusqu'en 2007 il existait une norme générale, dite ISBD(G),

Une notice ISBD (on parle aussi de « pavé ISBD ») se divise en zones au nombre de huit,
même si toutes ne sont pas toujours nécessaires
 zone 1 : titre et mention de responsabilité (auteurs, traducteurs)
 zone 2 : édition (1re, 2e, nouvelle édition)
 zone 3 : zone particulière aux cartographies et aux documents électroniques
 zone 4 : adresse bibliographique (lieu d'édition, éditeur, date)
 zone 5 : collation (description physique : pagination, format, illustration)
 zone 6 : collection
 zone 7 : notes
 zone 8 : numéro international normalisé (ISBN, ISSN) et éventuellement prix.

Quelques ISBD spécifiques

– ISBD(A) : documents anciens

– ISBD(CM) : cartes

– ISBD(CR) : périodiques et autres publications continues

– ISBD(ER) : ressources électroniques

– ISBD(M) : monographies (c’est à dire les livres habituels : en français)

– ISBD(PM) : musique imprimée

– ISBD(NBM) : images et autres documents non-livres.

1- Le catalogage en format ISBD

Zone 1 : zone du titre et de la mention de responsabilité ;
Zone 2 : zone de l’édition ;
Zone 3 :
Zone 4 : Zone de l’adresse bibliographique ;
Zone 5 : Zone de la collation ;
Zone 6 : Zone de la collection et de la monographie en plusieurs
volumes ;
Zone(s) 7 : Zone(s) des notes (la zone est répétable) ;
Zone 8 : Zone relative au numéro ISBN.

1-La zone de titre et de mention de responsabilité,

46
 La mention de responsabilité ou l’auteur : la mention de responsabilité
correspond à l’auteur du document que celui soit une personne physique
ou morale.

-les auteurs personnes physiques

Le nom sera écrit en majuscules, le prénom en minuscules ; seule la 1ère
lettre du prénom est en majuscule.

Marie Louise Ilboudo, ILBOUDO, Marie Louise

Ousmane Sembène, SEMBENE, Ousmane
Monique Anson Meyer, ANSON, MEYER Monique
Louis de Broglie, BROGLIE, Louis de
P.M. Bikanda BIKANDA, P.M.

Si on ne connaît que les initiales du prénom, les indiquer comme suit en

les faisant suivre d’un point. Les initiales ne doivent prendre en compte
que le premier caractère du prénom. Ex : KABORE T. O.
Il existe des cas où une personne peut avoir deux (2) noms de famille
Ex : Monique Anson Meyer → ANSON MEYER, Monique
Diop Moussa Faye → FAYE DIOP, Moussa
Joseph Ki-Zerbo→ KI-ZERBO, Joseph

-les collectivités auteurs

L'auteur d'un document peut être une personne morale, c'est-à-dire un organisme
ou groupe d'organismes identifié par un nom particulier.
Plusieurs cas se présentent pour l'établissement de la vedette :

le cas : les organismes exerçant des fonctions pédagogiques, scientifiques,

culturelles, médicales, religieuses, commerciales ou industrielles,

Exemple :
Office national du Commerce à Ouagadougou au Burkina Faso→ Office
national du Commerce/Ouagadougou/BF

2e cas : les collectivités-auteurs qui sont des départements ministériels

Exemple :
Ministère de l'Environnement et de l'Eau à Ouagadougou au Burkina
Faso→ Ministère de l'Environnement et de l’Eau/Ouagadougou/BF.

3e cas : les collectivités-auteurs peuvent être des divisions administratives

d'un département ministériel, d’une direction générale ou des
organismes.

47
 Exemple :
Division des données statistiques de la Direction Générale des
Eaux et Forêts du Ministère de l'Environnement et de l'Eau→ Ministère
de l'Environnement et de l'Eau/Ouagadougou/BF. Division des données
statistiques

4e cas : si l'organisme est connu sous son sigle (organisation internationale

ou régionale), son sigle est pris comme nom d'auteur :
Exemples : FAO/Rome/IT
UNESCO/Paris/FR
CILSS/Ouagadougou/BF

5e cas : Pour les universités. Ecrire le nom officiel de l’université suivi du nom
du lieu (ville siège) qui l’abrite. Ex : Université de Côte d’Ivoire.
Abidjan.
Le nom du lieu n’est plus ajouté quand il est confondu avec le nom
officiel de l’université Ex : Université de Ouagadougou
Les numéros d’université figurent en chiffres arabes
Ex : Université Ouaga 2.

Le titre :c'est le nom de l'œuvre, il faut l’indiquer tel qu’il figure sur la
page de titre et non la couverture, y compris les sous-titres et le
complément de titre. Le titre est séparé de ces éléments par : le sous-
titre est séparé du complément de titre par ;
On distingue différents types de titres.
- Le titre propre : on pourrait l'appeler titre principal. Assez court,
significatif c'est celui qui distingue une monographie d'une autre. C'est
le principal élément d'identification d'une œuvre et le premier accès à la
description bibliographique.
-Les compléments du titre propre et les sous titres : on distingue le
sous-titre du complément du titre. Le sous titre précise ou explique le
titre auquel il se rapporte, alors que le complément du titre indique la
forme, le contenu, le motif ou l'occasion de la publication.
Exple de sous titre : Sentiments : roman ou arlequin, nouvelle..)
Exple de complément du titre : Sentiment : cas des femmes
-Le titre parallèle : les pages de titre peuvent donner le titre de
l'ouvrage en plusieurs langues. Les titres donnés dans une autre langue
que le titre propre sont appelés titres parallèles.
-Le titre commun : lorsqu'une publication en plusieurs volumes porte
un titre d'ensemble que l'on retrouve sur chacun des volumes, ce titre
prend le nom de titre commun (terme générique).
Exple :

48
 2-La zone d’édition.

On trouve généralement la mention de l’édition sur la page de titre sinon on

consulte d’autres parties telles le verso de la page de titre, l’achevé d’imprimer, la
couverture…
Elle est précisée lorsqu'il ne s'agit pas d'une première édition, lorsqu'elle comporte
de profondes différences, tant sur la forme que sur le fond, par rapport à d'autres
éditions.
On les inscrit en utilisant des abréviations : è pour ème, éd. pour édition, rev. pour
revu, augm. pour augmentée, corr. pour corrigée.
ème
Exemple 2è éd. corr. et augm. pour 2 édition corrigée et augmentée.
3-La zone particulière à certains types de documents

4-La zone de l’adresse bibliographique

Elle se compose de 3 éléments : le lieu de publication séparé de l’éditeur par deux

points(:) etla date de publication précédée d’une virgule (,)
Le lieu de publication est la ville d’édition ou de diffusion.
Si plusieurs lieux d’édition existent, on mentionne le plus connu ou le
plus accessible en cas de commande du document.
On peut, dans le cas où il y a risque de confusion, rajouter à la suite du
nom de la ville, le code pays entre parenthèses. ex. : Saint-Louis (USA)
Si le lieu de publication ne figure pas sur le document, on mentionne
sl(sans lieu).
Exple. Ouagadougou : Paris : Passoré :
L’éditeur est mentionné tel qu’il se trouve sur la page de titre
Dans le cas de plusieurs éditeurs, on indique le plus connu ou le plus
accessible en cas de commande du document.
On peut utiliser dans la zone les sigles des organismes. Il n’est pas
nécessaire d’indiquer la mention « Edition » qui précède le nom de
l’éditeur. Ex : Les Editions Harmattan.
Exple : Paris :Harmattan Ouagadougou : Kraal

La date est celle de l’édition de la monographie, étude... à défaut la date

de soutenance d’une thèse, de rédaction d’un rapport...
Exple Paris : Harmattan, 2006
S’il n’y a pas de date sur la page de titre, on prend celle de l’achevé
d’imprimer. S’il n’y a aucune d’elles, on prend celle du copyright en la
précédant de la mention cop.. Si aucune n’est donnée, indiquer entre
crochets [ 2006 ] une date approximative déterminée à travers des
informations du document ou la mention sd.(sans date)

49
 5-La zone de collation ou description matérielle

Elle comporte 3 éléments : la pagination, les illustrations et le format :

Pour la pagination, on indique le nombre sur la dernière page numérotée

suivi de l’abréviation p. exple : 250 p.

La mention d’illustration concerne les illustrations, les cartes, les

graphiques etc.
Ex. : 250 p. : ill., 154 p. : ill., graph., cartes

Le format est la mesure en cm arrondie au centième supérieur de la

hauteur du livre.Exple 50 cm.
6-La zone collection

Cette zone est utilisée pour une publication en plusieurs volumes ou une
publication appartenant à une collection ou sous-collection. Les
éléments sont transcrits dans un ordre précis qu'il faut impérativement
respecter.
Chaque mention de collection est donnée entre parenthèses sans autre
ponctuation.

ex. : (Que sais-je ?) ou (Approfondissement de la science économique ;

12). Le chiffre 12 représente le numéro du document dans la collection.

Dans le cas de sous-collection, on indiquera (Collection : sous-

collection ; numéro dans la collection).
Exple : (Que sais-je ? : science ; 12)

7-La zone de notes

Elle sert à rassembler les informations utiles qui n’ont pas eu de place
dans les zones précédentes.
Cette zone est séparée de la précédente par un interligne.

Les notes sont essentielles car sans elles, le lecteur pourrait être mal
informé, voire pas informé du tout et passer à côté du document qui lui
est indispensable. Il n'y a pas de source principale d'information, et en
conséquence on n'utilise pas les crochets. L'information est un
complément d'information et se trouve n'importe où sur l'ouvrage. En
fin de zone on met un point.

8-La zone numéro normalisée et prix

50
L’International Standard Book Number (numéro international
normalisé du livre) est généralement donné au dos de la page de titre et
se compose de 10 ou 13 caractères.
Il est enregistré exactement tel qu’il existe sur le document.

Pour identifier correctement un document, il faut déterminer les

éléments qui le composent.

La référence bibliographique de base se compose du titre principal ou

titre propre, son ou ses auteurs, sa date de publication, son éditeur, nbr
page.

Beaucoup de bibliothécaires l’utilisent car il est facile d’utilisation, peu

encombrant.

A cette référence bibliographique de base, on peut ajouter

généralement : le ou les auteurs secondaires(traducteur, illustrateur,
préfacier, directeur) ; le lieu de publication, la collection, ainsi que la
description matérielle qu’on appelle la collation. La totalité de ces
éléments constituent la description bibliographique rédigée et qui
facilite la recherche pour le lecteur comme pour le bibliothécaire.

Tableau de répartition par zones

Zones Sources principales d’information

1 - Titre et mention Page de titre ou substitut de la page
de responsabilité de titre
2 - Edition Page de titre ou substitut de la page
de titre,
autres parties liminaires et achevé
d’imprimer
4 - Adresse Page de titre ou substitut de la page
de titre,
autres parties liminaires et achevé
d’imprimer
5 - Collation La publication elle-même
6 - Collection Page de titre ou substitut de la page
de titre,
autres parties liminaires, couverture
et jaquette,

51
 dos et achevé d’imprimer
7 - Note N’importe où sur le document
8 - ISBN et prix N’importe où sur le document

3-La ponctuation utilisée en catalogage

Signe de Sens
ponctuation
Point espace séparateur entre deux zones différentes.
tiret (. - ) Z1.- Z2.-Z3
Point (.) séparateur entre deux zones identiques. Min.
Direc
Point- séparateur entre deux mentions différentes à
virgule (;) l'intérieur d'une même sous-zone. Auteur ;
traducteur
Deux points séparateur entre l'article principal et l'article
(:) secondaire d'une même mention :titre et
complément de titre
Cependant les Deux points (:) ont des
fonctions propres dans certaines zones. Ils
introduisent le nom de l'éditeur,
Paris : les caractéristiques techniques (zone
5) et le prix (zone 8). Prix :
égal (=) introduit un titre parallèle. Le monde
s’effondre = thingsfall
Virgule (,) séparateur neutre entre deux éléments
identiques à l'intérieur d'une même mention.
Plusieurs auteurs

52
Conclusion

Les ministères, les administrations et les entreprises, du fait de leurs attributions et de leurs
activités, traitent de multiples dossiers, de multiples affaires et problèmes d’ordre financier,
économique, comptable, administratif, stratégique…Ils disposent pour cela d’unités
spécialisées assurant des fonctions administratives et techniques diverses.
Albert MEISTER écrivait ceci : « l’inefficacité de l’administration constituait d’ailleurs un des
principaux sujets des conversations officielles et amicales […], on s'attache d'habitude à
expliquer le phénomène par des facteurs politiques (militantisme des fonctionnaires au
détriment de la technicité) ; culturels (manque d'expérience des cadres africains trop vite
promus) ou sociologiques (parasitisme, gonflement des effectifs de la fonction publique pour
des raisons familiales et électorales). La dimension archivistique semble moins retenir
l’attention des observateurs, les documents sont négligés dans à peu près dans tous les services
publics ».
Cette assertion des années soixante-dix de MEISTER sur l’administration publique africaine et
la gestion de ses archives est toujours d’actualité.
Pourtant, les archives constituent un enjeu pour les entreprises et les administrations qui ont,
plus que jamais, besoin d’être parfaitement informées pour être efficaces et performantes. La
bonne information est un élément essentiel au bon fonctionnement de toute administration.

BIBLIOGRAPHIE

 Portail International Archivistique Francophone,

http://www.piafarchives.org/espaceformation/ (consulté le 3/06/2010).
 Association des Villes et des Communes belges., Tables de la classification décimale
nationale, Bruxelles, 1977
 Sébastien Soyez, et Maëliss Layeux, Comment classer mes documents ? Les Règles de
base et recommandations pour le classement des documents au sein de votre
organisation.
 Duchein Michel. Le «respect des fonds » en archivistique : principes théoriques et
problèmes pratiques. In: La Gazette des archives, n°97, 1977. pp. 71-96;
 OUEDRAOGO W. Albert, La problématique de la conservation des archives
ministérielles au Burkina Faso, 2012.

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