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CHAPITRE XI : L’ARCHIVAGE DES INFORMATIONS

Objectifs
pédagogiques :

A la fin de ce chapitre, l’élève doit être capable de :

 Définir les concepts d’archivage

 Enoncer l’importance de l’archivage
 Identifier et décrire les différents types d’archivages
 Identifier, décrire et énoncer le fonctionnement de chaque système
d’archivage
 Enumérer les avantages, les inconvénients et l’utilisation de chaque système
d’archivage

I- GENERALITES

A- Définition des termes

 Archivages :
C’est une technique qui consiste à stocker et à conserver les informations sur
les supports.
 Archivage électronique :
C’est une technique de stockage et de conservation des informations sur des
supports électronique ou des supports informatiques.
 Supports  :
C’est un dispositif matériel ou physique permettant l’enregistrement et la
conservation des informations en vue de leur exploitation immédiate ou
future.

B- Importance ou rôle de l’archivage

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- L’archivage est indispensable dans tous les domaines d’activités :

courrier interne, courrier externe à l’entreprise, classement de la
documentation dans les meubles, etc. ;
- Il permet de conserver tous les documents ou les informations utiles à
court terme, à moyen terme et à long terme ;
- Il permet de garantir la sécurité des informations à travers le stockage
et la conservation sur des supports ;
- Il favorise la conservation des informations confidentielles ;
- Il permet enfin une recherche aisée des informations ou des
documents.

II - LES DIFFERENTS TYPES D’ARCHIVAGES

OUSYSTEMES D’ARCHIVAGES

On distingue 3 systèmes d’archivage :

- L’archivage manuel ou sur papier

- L’archivage électronique
- L’archivage sur microformes ou sur film

A- L’archivage sur papier ou archivage manuel

1- Définition

C’est une technique de stockage et de conservation des informations sur

des supports papiers.

2- Supports utilisés
 Les supports utilisés sont :
 Les imprimés : de liaison et de position (fiches)
 Les cahiers
 Les registres
 Les papiers formats et tout autre support papier
3- Avantages

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 Ne nécessite aucun appareil pour le stockage

 Coût d’utilisation peu élevé

4- Inconvénients
 Travail fastidieux
 Risque d’erreurs
 Qualité médiocre du travail (travail manuscrit)
 Risque de destruction ou d’altération du support papier
 Encombrement des supports papiers.
5- Domaine d’application ou utilisation
 Prise des cours dans le domaine d’enseignement
 Prise rapide de la parole
 Enregistrement du courrier dans un registre
 Conservation des registres d’état civil
 Classement de la documentation dans les dossiers et dans les
meubles de classement.

B- L’archivage électronique
1- Définition

C’est une technique de stockage et de conservation des informations sur

des supports électronique c’est-à-dire les supports magnétiques et optiques.

2- Différents types ou systèmes d’archivage électronique

On distingue deux (2) types d’archivage électronique :
- L’archivage magnétique
- L’archivage optique ou sur DON
2.1 L’archivage magnétique
a- Définition

C’est une technique de stockage et de conservation des informations sur

des supports magnétiques.

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b – Supports utilisés
 Les cassettes magnétiques
 Les bandes magnétiques
 Les disques durs ou Hard disc
 Les supports amovibles : clé USB, cartes mémoire, mémoire
interne du téléphone portable multimédia, etc.
2.2 L’archivage sur supports optiques ou sur DON (Disque
Optiques Numériques)
a- Définition

C’est une technique de stockage et de conservation des informations sur

des supports optiques appelés Disques optiques numériques.

b - Supports utilisés
Les supports utilisés sont les supports optiques ou DON ; il s’agit :
 Le CD RW (Compact Disk Rewrite ou Rewritable)
 Le VCD RW (Video Compact Disk Rewrite ou Rewritable)
 Le DVD RW (Digital Versatil Disk Rewrite ou Rewritable)
 Le CD ROM (Compact Disk Read OnlyMémory)
 Le VCD ROM (Vidéo Compact Disk Read Only Memory)
 Le DVD ROM (Digital Versatil Disk Read Only Memory)
3- Avantages de l’archivage électronique
 Qualité excellente du travail d’archivage
 Gain de temps grâce à l’utilisation des équipements informatiques
 Sécurité des informations
 Absence d’encombrement des supports informatiques
 Grande capacité de stockage des informations
 Travail aisé.
4- Inconvénients
 Coût des supports et des équipements relativement élevé
 Nécessité d’un personnel qualifié
 Nécessité d’énergie électrique pour le travail d’archivage
 La détérioration d’un support entraîne la perte totale de son
contenu.

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5- Domaine d’application
 Stockage et conservation des informations écrites ou textuelles,
numériques, visuelles, audiovisuelles et informations sonores.
 Gravure des CD, VCD et DVD
6- Les supports d’archivage électronique

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8-Disque dur interne
Disque dur externe
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Les disques amovibles

Disque dur externe Clé USB Cartes mémoires

Supports optiques ou disques optique ou

Graveur de CD, VCD et DVD
DON (Disques Optiques Numériques)
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C- L’archivage sur
microforme ou
sur film :
la micrographie ou microcopie

1- Définition

La microcopie ou micrographie est une technique d’archivage qui utilise des

images photographiques de format très réduit pour le stockage et la consultation des
documents.

C’est un procédé de reproduction de documents qui permet de transférer sur

un film par procédé photographique les informations enregistrées sur un support
papier ou sur bande magnétique.

C’est la photocopie sur film des documents à l’échelle très réduite. C’est la
technique de reproduction et d’exploitation de photographie miniaturisée sur film.

2- Description (outils de la microcopie ou de la micrographie)

Les outils mis en œuvre dans le procédé de microcopie sont :
 Un appareil de prise de vue ;
 Des supports de stockage (microformes) ;
 Un système de traitement ;
 Des appareils de lecture ou de consultation.

2.1 L’appareil de prise de vue

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On distingue les appareils de prise de vues de micrographie documentaire et

ceux de micrographie informatique ou COM (Computer Output Microfilm).

a- La micrographie documentaire
Dans ce procédé, il existe deux grandes catégories de caméra :
 La caméra cinématique : avec mouvement synchronisé, du document
et du film et dans lesquelles les documents sont introduits
manuellement ou automatiquement avec les feuilles en accordéon.
 Les caméras statiques : avec document et film immobiles dans
lesquelles les documents sont disposés sur le plan de pose (surface
plate). Les documents opaques ou translucides, reliés ou en feuilles
volantes de n’importe quelle format jusqu'à A0 de graphisme varié
(photographie, schémas, dessins, plans).
b- La microcopie informatique (microcopie COM)

Dans ce système, l’information est introduite dans le système COM soit à

partir d’un canal informatique, soit à partir d’une bande magnétique.

Ce procédé permet la reproduction sur film de documents enregistrés (textes

ou images) au préalable soit sur des bandes magnétiques, soit dans la mémoire d’un
ordinateur.

2.2 Les supports de stockage : les microformes

a- Définition

Les microformes sont les supports de stockage des informations utilisés dans la
technique de la microcopie ou de la micrographie.

b – Différentes présentations des microformes :

Les microformes sont présentées sous forme de :

 Bobine  :de 30 m de long, 16 ou 35 mm de large et peut contenir 10 000

pages de format A4 ;

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 Jaquette ou micro-dossier : constitué pour un support en polyester de

format A6 et une pochette transparente où sont insérées les images de
film ; format courant 105 x 148 mm ;
 Carte à fenêtre : c’est une carte perforée dans laquelle on note une ou
plusieurs vues de format A6 ;
 Microfiche  : elle permet un gain de place par rapport au document
d’origine ; elle peut être classée, communiquée, par boîte postale mais
également abîmée, déclassée ou perdue.

2.3 Le système de traitement

Il regroupe toutes les opérations de développement, rinçage, fixage, lavage et

séchage qui peuvent être réalisées d’une manière autonome ou intégrée (système de
traitement incorporé à l’application de prise de vues).

2.4 Les appareils de lecture ou de consultation

On distingue :

a- Les lecteurs de microfiches ou de microfilm

On peut les classer en trois catégories :
 Les appareils à recherche manuelle ou à recherche automatique dont le
choix est lié au mode de prise de vue.
 Les appareils spécialisés (lecture d’un seul type de support) ou
polyvalents (lecture de plusieurs ou de tout type de support moyennant
l’adaptation de dispositifs particuliers).
 Les appareils portables qui ne concernent que la microfiche, la jaquette
et la carte à fenêtre.
b- Les lecteurs reproducteurs

Fixés, ils peuvent être spécialisés ou polyvalents et permettent de tirer les

copies en papier des images lues sur un écran, sur papier ordinaire ou sur papier à
l’oxyde de zinc ; certains intègrent la recherche automatique.

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3- Avantages, Inconvénients et Utilisation de la microcopie ou

micrographie
a- Avantages
Gain de place et de poids ;
Exactitude de la reproduction ;
Facilité de consultation et de la duplication ;
Garantie de sécurité dans la conservation de l’information ;
Réduction du coût de transmission ;
Gain de temps lors de la recherche et même de la consultation.
b- Inconvénients
 Nécessité d’utiliser un appareil de lecture ou de un lecteur
reproducteur pour l’utilisation de microformes ;
 Nécessité de protéger les supports contre les variations
atmosphériques : humidité, chaleur ;
 Impossibilité de corriger à l’intérieur d’un document ;
 Les microformes sont des supports non réutilisables car ils sont
ineffaçables.
c- Utilisation ou domaine d’application
L’archivage sur microcopie est principalement utilisé par :
 Les ministères et organismes officiels (annuaires téléphoniques, journal
officiel, service télex ou télétex) ;
 Les banques (enregistrement des chèques, des pièces comptables, des
fiches de renseignements) ;
 Les bibliothèques, les services de documentation ou d’archivages ;
 Les compagnies d’assurances.

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4- Illustration

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