Rapport de Stage 2023 Contenu YAO BROU RACHELLE

RAPPORT DE STAGE BT SECRETARIAT BUREAUTIQUE 2022 - 2023
SOMMAIRE
DEDICACE………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………….………2
REMERCIEMENTS………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………3
AVANT PROPOS…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…4
INTRODUCTION………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………5
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE LA DIRECTION GENERALE DE LA SOLDE ET DE LA DIRECTION REGIONALE DE
LA SOLDE DE YAMOUSSOUKRO……………………………………………………….……………..…………………………………………………6 à 11
1 PRESENTATION DE LA DIRECTION GENERALE DE LA SOLDE……….……………………………………………………………………….7
1 -1 HISTORIQUE………………………………………………………………………………………………………………………………………………….7
1-2 ATTRIBUTIONS……………………………………………………………………………………………………………………………………………….7
2-1 ORGANISATION……………………………………………………………………………………………………………………..………………………8
2-2 FONCTIONNEMENT…………………………..…………………………………………………………………………………………..………………8
3 PRESENTATION SUCCINTE DE LA DIRECTION REGIONALE DE LA SOLDE DE YAMOUSSOUKRO……………..……………8
3-1 HISTORIQUE ET ATTRIBUTION …………………………………………………………………………………………………………….…………..9
3-1-1 HISTORIQUE……………………………………………………………………………………………………………………………………………….9
3-1-2 ATTRIBUTION…………………………………………………………………………………………………………………………………………….9
3-2 ORGANISATIONS ET FONCTIONNEMENT………………………………………………………………………………………..………….....9
3-2-1 ORGANISATION…………………………………………………………………………………………………………………………….………….10
3-2-2 FONCTIONNEMENT…………………………………………………………………………………………………………………………………..10
3-2-2-1 LA DIRECTRICE REGIONALE………………………………………………………………………..…………………………………………..10
3-2-2-2 LE SECRETARIAT………………………………………………………………………………………………………………………….………….10
3-2-2-3 LE SERVICE DES BONS DE CAISSE……………………………………………………………………………………………….……………10
3-2-2-4 LE SERVICE TRAITEMENT……………………………………………………………………………………….……………………………….10
3-2-2-2-5 LE SERVICE DES INDEMNITES………………………………………………………………………………………………………….……11
3-2-2-6 LE SERVICE DES ACTES A CEDER……………………………………………………………………………………………………………..11
DEUXIÈME PARTIE : TACHES EFFECTUÉES AU SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION……………………………..…………………12 à 18
1.PRESENTATION DU SECRETARIAT. …………………………………………………………………………………………………………..……..13
1 -1 LE MOBILIER DE BUREAU…………………………………………………………………………………………………………………………..13
1-2 LE MATERIEL DE BUREAU……………………………………………………………………………………………………………………….…….13
1-3 LES FOURNITURES DE Bureau …………………………………………….……………………………………………………………………13 à 14
2- TRAVAUX EFFECTUES AU SECRETARIAT…………………………………………………………………………………………………..……..16
FICHE D’ATTRIBUTION RELATIVE AUX TACHES EFFECTEE…………………..…………………………………………………….…………14
PROFIL DE POSTE D’UNE PARFAITE SECRETAIRE…………………………………………………………………………………………………15
2-1 REDACTION ET SAISIE DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS……………………………………………………………….……………16
2-2 ACCUEIL……………………………………………………………………………………..……………………………………………………………....16
2-2-1 LA RECEPTION TELEPHONIQUE………………………………………………..………………………………………………………….…...16
2-2-2 LA GESTION DES VISITEURS……………………………………………………..……………………………………………………………....17
ORGANIGRAMME RELATIF A L’ACCUEIL D’UN VISITEUR…………………….……….………………………………………………….….18
TROISIEME PARTIE : CRITIQUES ET SUGGESTION………………………………………………………………………………………….19 à 21
1-CRITIQUES……………………………………………………………………………………..………………………………………………………………20
2-SUGGESTIONS……………………….………………………………………………………………………………………………………………………21
CONCLUSION…………………………..……………………………………………………………………………………………………………………….22
ANNEXES……………………………………………………………………………………………………………………………………………………23 à 28
1
REALISATION : YAO BROU RACHELLE**********COLLEGE GANDHI YAMOUSSOUKRO
DEDICACE
Je dédie ce présent rapport a :
Mon père MEH YAO pour son amour infini envers moi
Ma mère KONAN JEANNE grâce à qui je suis dans ce monde sans oublier
mon oncle BROU KONAN BENJAMIN pour son soutien financier durant ma
formation.
2
REMERCIEMENTS
J’exprime en premier ma profonde gratitude à l’endroit du Dieu

Tout Puissant qui m’a donné la santé et la force pour parvenir au terme de ma
formation. En second, j’adresse mes sincères remerciements à :
Madame ZAMA Epse NOGBOU ANDRÉE MARCELLE, Directeur

Régional de la Solde, pour m’avoir accueilli au sein de sa structure dans le
cadre de ce stage ;
Madame YAPO NÉE KOUAMÉ AMENAN EDITH Attachée de Direction,
(Mon Maître de stage) ;
L’ensemble du personnel de la direction régionale de la solde de
Yamoussoukro ; Ma tante KONAN N’GUESSAN
; la direction du collège Gandhi de Yamoussoukro et le corps professoral
Toute ma famille spirituelle pour les prières.
3
AVANT-PROPOS
Le collège Gandhi de Yamoussoukro crée le 05 octobre 2004, est un
établissement privé d’enseignement Général (la 6ème à la terminale A, C et D),
Technique (2nde à la Terminale série AB, G1, G2) et de Formation Professionnelle
(BT première à la troisième année SECRETARIAT BUREAUTIQUE et COMPTABILITE).
Après une formation de trois années, au Brevet de Technicien Option

Secrétariat Bureautique, chaque disciple devra effectuer un stage en entreprise privé
ou dans une structure publique. Pendant cette période, il devra rédiger un rapport en
vue d’une soutenance devant un jury comptant pour l’examen final. C’est dans cette
optique que nous avons été admis à la Direction Régionale de la Solde de
Yamoussoukro située au 100 logement garçon blocs 9, pendant une durée de 45
jours.
4
INTRODUCTION
Après une formation théorique de trois années en secrétariat bureautique
au collège Gandhi, il nous fallait un stage en entreprise pour nous confronter aux
réalités de l’entreprise et de nous y adapter. Ce stage est suivi de la rédaction d’un
rapport est soutenu devant un jury. C’est dans ce cadre que la direction de la solde
de Yamoussoukro a bien voulu nous accueillir pendant 45 Jours du 16 juillet au 30
Août 2022. A travers ce présent rapport, il s’agira pour nous de voir les différentes
structures de cette administration publique et surtout de montrer notre participation
à la gestion de son secrétariat.
Pour une meilleure présentation et compréhension, nous scindons notre
travail en Trois (3) parties. Dans la première partie, nous présenterons de façon
générale la Direction de la Solde, y compris la direction régionale de la solde de
Yamoussoukro. Ensuite dans la deuxième partie, il sera question des tâches que
nous avons effectuées au secrétariat de cette unité administrative. Enfin, la troisième
partie sera consacrée aux critiques et suggestions.
5
PREMIERE PARTIE :
PRESENTATION DE LA
DIRECTION GENERALE DE LA
SOLDE ET DE LA DIRECTION
REGIONALE DE LA SOLDE DE
YAMOUSSOUKRO.
6
1. PRESENTATION DE LA DIRECTION GENERALE DE LA SOLDE
1.1. HISTORIQUE
Le statut administratif de la direction de la solde a connu des variations au
gré des orientation politiques et des choix des principaux leviers de mise en œuvre
de la politique gouvernementale. Ainsi jusqu’en 1966, les activités liées à la solde
relevaient d’un service dépendant de la direction du budget. La création en 1967,
d’un secrétariat aux finances permet la naissance d’une sous-direction de la solde qui
deviendra plus tard en 1969 a la faveur de la réorganisation du Ministère de
l’Economie des Finances « direction de la solde » aux termes du décret n° 68-604 du
26 décembre 1968. Ce statut de direction sera maintenu jusqu’ en 1981 malgré les
changements de rattachement a des Directions Générales ou Ministères différents.
Toutefois, à partir de 1981 la Direction de la Solde sera érigée en Direction Générale
par le décret N° 81- 465 du 24 juin 1981 fixant organisation dudit Ministère. A c e
jour, la Direction de la Solde est régie par le décret n° 2007- 468 du 15 mai 2007
portant attributions organisation et fonctionnement du Ministère de l’Economie et
des Finances.
1.2. ATTRIBUTIONS
La Direction de la Solde est chargée aux termes du décret N° 468 du 15 mai

2007 portant organisation du Ministère de l’Economie et des Finances. Elle est en
charge :
Du traitement des mouvements de solde pour l’ensemble des agents de l’état
de la gestion des rémunérations des personnes en poste à l’étranger, et des
prestations de services ;
Du mandatement des indemnités familiales et autres indemnités ;
Du traitement des cas litigieux ;
De l’exécution des dépenses ayant trait aux déplacements des agents ;
7
Du traitement de toutes les opérations de solde et de leur régularisation, de la

définition et de la mise en place des procédures informatiques de traitement de
la solde ;
du contrôle des mouvements de personnels.
2. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
2.1. ORGANISATION
La Direction de la Solde est dirigée par un Directeur, qui a sous sa tutelle

six (6) sous –directions et onze (11) directions régionales. Les directions régionales
de la solde sont reparties dans les villes suivantes : Abidjan direction (régionale
Abidjan - nord et Abidjan – sud), Korhogo, Bouaké, Bondoukou, Abengourou, Man,
Daloa, Gagnoa, San-Pedro, et Yamoussoukro.
2.2. FONCTIONNEMENT
La direction de la solde fonctionne au plan central autour de différentes

sous-directions avec pour chacune un cahier de charge bien précis. Il s’agit de :
La sous-direction du contentieux et de la règlementation ;
La sous-direction des dépenses communes de personnels
La sous-direction du contentieux et de la règlementation,
La sous-direction des dépenses communes de personnels,
La sous-direction du contrôle de traitement,
3. PRESENTATION SUCCINTE DE LA DIRECTION REGIONALE DE

LA SOLDE DE YAMOUSSOIKRO
Il s’agit dans cette partie de faire d’une part l’historique et les attributions
de la direction régionale de la solde de Yamoussoukro et d’autre part, de mettre en
exergue son organisation et son fonctionnement.
8
3-1. HISTORIQUE ET ATTRIBUTION
3-1. 1 HISTORIQUE
La création de la Direction Régionale de Yamoussoukro relève de la volonté

clairement affichée des autorités de tutelles de rapprocher l’administration des
usagers. Ainsi, après création des Directions régionales d’Abidjan-Nord, Abidjan-
Sud, Korhogo, Bouake, Bondoukou … Ce sera autour de Yamoussoukro de
connaitre sa direction en 2007. Cependant, c’est finalement en 2012 précisément le
31 Octobre qu’elle ouvrira ses portes. Son premier directeur fut Monsieur MONTI
DIDIER YOMI. Il demeura à ce poste jusqu’ en 2017, date de l’arrivée de Madame
NOGBOU EPSE ZAMA ANDRÉE MARCELLE, actuelle directrice régionale.
3-1-2. ATTRIBUTION
La direction régionale étant un service déconcentré, elle a pour rôle le

traitement des salaires et accessoires de salaires des fonctionnaires et agents de l’état
relevant de sa circonscription administrative. Elle couvre à cet effet, plus de 88
localités dont les grandes villes sont : Yamoussoukro, Toumodi, Dimbokro,
Zuenoula, Sinfra, Bouaflé, Tiébissou. Elle est chargée entre autres du traitement des
dossiers suivants :
Allocations familiales,
Déplacements temporaires,
Heures supplémentaires,
Changement de situation maritale,
Changement de service et lieu d’affectation.
Outre ces taches spécifiques, elle accomplit d’autres tâches quotidiennes à savoir :
Édition mensuelle des bulletins de solde ;
Délivrance des attestations de son révocation, de révocation, de de revenu
cessible ;
Délivrance des bons de caisse.
3-2. ORGANISATIONS ET FONCTIONNEMENT
3-2-1. ORGANISATION
La direction est assurée par :

Un directeur régional,
Une secrétaire,
Une charge d’étude,
9
Des agents animant les services de traitement, des actes accéder, des bons de
caisse et des indemnités.
3-2-2. FONCTIONNEMENT
3-2-2.1. LA DIRECTRICE REGIONALE
La Directrice Régionale est la responsable hiérarchique de la direction. Elle

supervise toutes les activités qui y sont menées. Elle est également responsable de la
gestion du personnel et gère les mouvements et affectations des agents dans les
différents services. En tant que première responsable de la direction régionale, elle
signe tous les documents qui entrent et sortent de la direction et préside les réunions.
3-2-2-2. LE SECRETARIAT
Le secrétariat est géré par une secrétaire de direction. Celle-ci assure la

gestion des différents courriers provenant de la direction centrale et de tout autre
émetteur. Elle les soumet au directeur régional et s’occupe du filtrage des
communications téléphoniques de la direction.
3-2-2-3. LE SERVICE DES BONS DE CAISSE
Ce service se charge de délivrer aux nouveaux fonctionnaires, le bon de

caisse qui est en quelque sorte, un chèque leur permettant d’aller au trésor afin de
percevoir leur rappel de salaire. Ce service a aussi pour vocation de réceptionner les
dossiers de domiciliation de solde en vue de faire passer directement le salaire dans
la banque choisie par le salarié.
3-2-2-4. LE SERVICE TRAITEMENT
Le service traitement est charge du traitement de l’ensemble des dossiers

relatifs au paiement des salaires et accessoires de salaire. Ce service comprend trois
cellules :la cellule enregistrement, la cellule saisie et la cellule validation.
La cellule enregistrement est chargée du décompte qui a pour objet de
déterminer les montants et différentes périodes de paiement d’un dossier.
La cellule saisie consiste à inscrire après vérification du décompte les codes
générateurs des modifications à apporter, et à déterminer le montant à liquider
en fonction de la période de référence.
10
La cellule validation est le dernier ressort du service traitement. Elle consiste

à vérifier les travaux effectués par les deux premières cellules avant de
procéder à la validation définitive des informations.
3-2-2-2-5. LE SERVICE DES INDEMNITES
Le service des indemnités est composé de trois sous services : le service des
allocations familiales, le service des déplacements temporaire, le service des heures
supplémentaires.
L’allocation familiale est une indemnité payée au regard de la situation
familiale du bénéficiaire. En clair ; c’est une aide sociale que l’état accorde au
fonctionnaire et agent de l’Etat en concédant une allocation a ses enfants de
moins de 20 ans. Le montant est de 2500F par enfant, le nombre d’enfants
maximum pris en compte est de six.
Les déplacements temporaires concernant les missions à l’intérieur du pays
effectué par les fonctionnaires et agents de l’état. En effet, l’Etat paie des
indemnités aux fonctionnaires qui se déplacent hors de leur lieu d’affectation.
Le montant dépend de la catégorie du fonctionnaire.
Les heures supplémentaires sont des horaires de travail que les
fonctionnaires et agents de l’Etat effectuent au-delà de leurs heures normales
de travail. Ainsi, l’état concède des indemnités aux fonctionnaires qui
travaillent au-delà des heures règlementaires. Le montant varie selon qu’il
s’agit des études surveillées pour les enseignants du primaire, des heures de
cours pour ceux du secondaire technique, des primes de recherches pour les
enseignants chercheurs ou des heures supplémentaires de l’administration.
3-2-2-6. LE SERVICE DES ACTES A CEDER
Ce service est chargé de délivrer des documents pour les usagers dans
l’objectif de solliciter un prêt ou un bien matériel auprès des structures bancaires ou
des établissements de crédit. Il s’agit de :
L’attestation de non révocation ;
L’attestation de non révocation et de révocation ;
L’attestation de revenu cessible Quotité.
11
DEUXIÈME PARTIE :
TACHES EFFECTUÉES
AU SECRÉTARIAT DE
LA DIRECTION
12
1 PRESENTATION DU SECRETARIAT
Le secrétariat dans lequel nous avons effectué notre stage est dirigé par
Mme YAPO EDITH. Ce service est chargé de maintenir le contact entre la direction
régionale et son environnement externe. Pour mener à bien ses activités, il s’est doté
de plusieurs équipements qui sont :
1 -1 LE MOBILIER DE BUREAU
Le mobilier de bureau comprend :
Un bureau avec des tiroirs pour le rangement des documents et clavier ;
Deux fauteuils pivotants ;
Deux chaises visiteurs ;
Un placard de rangement des dossiers.
1-2 LE MATERIEL DE BUREAU

Le matériel de bureau est composé de :
Un ordinateur HP ;
Une imprimante HP ;
Un téléphone fixe orange ;
Un box wifi ;
Des cartons d’archives ;
Parapheurs ;
Un chrono ;
Une photocopieuse.
1-3 LES FOURNITURES DE BUREAU

Celles-ci se composent :
Des papiers rames ;
Des papiers ont en tête direction régionale de Yamoussoukro ;
Des chemises et sous chemises ;
Des enveloppes ;
Des stylos ;
Des crayons et des gommes
Des marqueurs ;
Des taille crayons ;
Des ciseaux ;
Des traceuses ;
Du liquide correcteur ;
De la colle blanche ;
Des agrafeuses ;
13
Des trombones ;
Des bacs rangement ;
Des tampons ;
Un dateur ;
Des registres.
2- TRAVAUX EFFECTUES AU SECRETARIAT

Les tâches effectuées durant notre stage sont présentées sous forme de fiche
d’attribution représentée ci-dessous :
FICHE D’ATTRIBUTION RELATIVE AUX TACHES EFFECTUEES
FICHE D’ATTRIBUTION
Fonction : Secrétaire
Grade : Stagiaire
NOM : YAO
Service : Accueil PRENOMS : BROU
RACHELLE
Responsable : Mme YAPO
N° Opération entrant dans le cadre de nos attributions

1 Réception téléphonique
2 Accueil des visiteurs
3 Réception des courriers
4 Rédaction des courriers
5 Transmission des courriers
6 Suivie des dossiers
7 Classement des dossiers
8 Confection des documents
De façon technique, les qualités d’une Secrétaire peuvent se retrouver dans

le profil de poste de la secrétaire présenté à la page suivante :
14
PROFIL DE POSTE SERVICE : Secrétariat

POSTE : Secrétaire de Direction
CAPACITES NIVEAU D’APTITUDE

1 2 3 4 5
F P AB B TB
NIVEAU DE Enseignement general 
CONNAISSANCE Formation professionnelle
Expérience professionnelle
Expression
Maitrise des outils bureautiques
SAVOIR FAIRE Gestion du temps
Organisation du poste de travail
Langue étrangère
Ecoute, relation humaine

Vue
Résistance nerveuses
Discrétion
Conscience professionnelle
Ponctualité
SAVOIR ETRE Honnêteté
Politesse
Economiste
Assiduité
Curiosité
Initiative
Attention
Légende:
1- faible 2- passable 3- assez bien 4- bien 5- très bien
Enseignement general: 1-BEPC 2-BAC
Formation professionnelle: 1-BEP 2-BT 3-BTS Ou DUT 4-DSS 5- MASTER
Expérience : 1- 0-1 an 2- 2ans 3- 3 ans 4- 4 ans 5- 5 ans
PROFIL DE POSTE D’UNE PARFAITE SECRETAIRE

15
2-1. REDACTION ET SAISIE DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Au sein du secrétariat, nous élaborons divers documents administratifs. Il

s’agit entre autres :
Des lettres administratives ;
Des procès-verbaux ;
Des bordereaux d’envoi
Des lettres de transmissions.
La rédaction d’un courrier s’effectue de la manière suivante :

Lorsque la directrice éprouve le besoin d’adresser un courrier départ a une autre
direction ou service, elle informe le chargé d’études en lui indiquant les consignes.
Le chargé d’études rédige le projet de courrier et le transmet au secrétariat pour
saisie. La secrétaire saisit ensuite le courrier à l’ordinateur dans un style clair et précis
et imprime par la suite sur un papier Blanc a en -tête vide. Nous le mettons dans un
parapheur et le transmettons à la directrice pour correction. Elle nous transmet le
courrier corrigé que nous imprimons définitivement sur des papiers à en-tête de la
direction en 3 exemplaires.
L’enregistrement du courrier, se fait dans le registre courrier départ. L’on

y mentionne sa date d’établissement, le nom et la fonction du destinataire, l’objet.
Nous attribuons aussi un numéro a ce courrier.
2-2. ACCUEIL
2-2-1. LA RECEPTION TELEPHONIQUE
La réception téléphonique consiste à recevoir et gérer toutes les

communications téléphoniques de la direction régionale de Yamoussoukro. Les
communications téléphoniques sont de deux ordres :
Interne :il s’agit des appels effectués à l’intérieur de la direction c est-la-dire
d’un service a un autre.
Externe : ce sont les appels effectués vers l’extérieur (fournisseur, des

personnes physiques ou morales, des particuliers, ainsi que des directions
régionales.). Si l’information demandée ne relève pas de notre compétence,
16
nous passons l’appel à la personne ressource pour lui donner les informations
souhaitées. En outre, si l’interlocuteur souhaite parler au supérieur
hiérarchique, nous lui passons la communication en nous assurant toutefois de
sa disponibilité.
2-2-2. LA GESTION DES VISITEURS
Lorsque nous recevons de la visite au secrétariat, nous installons le visiteur.

Après les salutations d’usage, nous lui remettons la fiche visite à remplir.
Apres examen de la fiche, si le visiteur désire rencontrer la directrice régionale, nous
vérifions si elle est présente. Si oui nous l’annonçons et introduisons le visiteur pour
être reçu.
Dans le cas où la directrice n’est pas disponible, nous demandons au visiteur de
patienter.
Lorsque la directrice est absente, nous lui fixons un rendez-vous. Le visiteur désirant
rencontrer un autre membre du personnel est orienté vers celui-ci. Ce processus
d’accueil est présenté dans l’algorigramme à la page suivante.
17
ORGANIGRAMME RELATIF A L’ACCUEIL D’UN VISITEUR
Debut
Reception du
visiteur
Remise de la fiche pour remplissage
Analyse de la fiche
NON
Le visiteur désire
rencontrer la
directrice ?
OUI
NON
La directrice est-elle
présente ?
OUI
NON
La directrice est-elle
disponible ?
OUI
Fixer un rendez-vous Faire rentrer le visiteur Faire patienter le L’orienter vers la

pour être reçu visiteur personne concernée
FIN 18
TROISIEME PARTIE
CRITIQUES ET
SUGGESTIONS
19
1-CRITIQUES
Lors de notre passage à la direction régionale de la solde ; nous avons noté

certaines difficultés qui sont de nature en à entraver le bon fonctionnement du
service. Ces difficultés sont relatives :
A la connexion au réseau informatique central de la solde,
Au véhicule de liaison.
-
1-1. L’ABSENCE DE CONNEXION AU RESEAU INFORMATIQUE DE LA DIRECTION
DE LA SOLDE
Depuis son ouverture en 2012 la direction régionale de la solde de

Yamoussoukro n’est pas encore connectée au réseau informatique central afin de
pouvoir travailler sur l’applicatif de gestion des salaires dénommé SOLDE AN 2000.
Ainsi, les agents sont régulièrement tenus de se rendre dans les locaux de la
préfecture de région ou se rendre à Abidjan, à la direction centrale pour le
traitement de l’ensemble des dossiers reçus le mois. De même, ils éprouvent des
difficultés pour renseigner en temps réel les usagers qui les visitent. Cette situation
cause d’énormes désagréments à la fois aux agents et aux usagers.
1-2. L’ABSENCE DE VEHICULE DE LIAISON
En dehors du véhicule de la directrice régionale, les services de la direction

de la solde ne disposent pas de véhicule de liaison pour accomplir leurs tâches.
Ainsi, les agents éprouvent d’énormes difficultés pour participer aux activités
extérieures auxquelles ils sont couramment conviés.
Ce sont autant de difficultés de la direction régionale de la solde de

Yamoussoukro auxquelles nous voudrions proposer des solutions.
20
2. SUGGESTIONS
Au regard des difficultés mentionnées précédemment, les propositions

suivantes sont faites :
2-1. AU NIVEAU DE LA CONNEXION INFORMATIQUE
Pour permettre le traitement sur place des dossiers de solde et renseigner

en temps réel les usagers sur leurs dossiers, la connexion de la direction régionale
au réseau SOLDE AN 2000 s’avère nécessaire. Cette opération peut se réaliser par
le biais du dispositif du réseau informatique installé dans les locaux du contrôle
financier régional de Yamoussoukro, situé non loin de la direction régionale de la
solde.
Pour rappel, les services de la solde et du contrôle financier appartiennent
au même Ministère : Ministère du Budget et du portefeuille de l’Etat, et ont par
conséquent le même fournisseur de service réseau informatique.
2-2. AU NIVEAU DU VEHICULE DE LIAISON
Il est impérieux de doter le service d’un véhicule de liaison pour faciliter

les déplacements des agents pour les réunions, séminaires ou autres activités
extérieures auxquelles ils sont conviés.
21
CONCLUSION
Ce stage à la direction régionale de la solde a été très enrichissant car il nous

a permis de nous plonger dans le monde professionnel et de renforcer nos
connaissances en matière de secrétariat. Nous avons pu ainsi mettre en pratique nos
connaissances théoriques acquises durant notre formation. De plus nous nous
sommes confrontés aux réalités du monde du travail et à la gestion quotidienne d’un
secrétariat. Nous avons eu l’occasion de réaliser plusieurs tâches et relevé certaines
difficultés pour lesquelles quelques propositions ont été faites en vue d’améliorer le
fonctionnement du service. Ce stage constitue désormais une expérience
professionnelle valorisante et encourageante pour notre avenir : une expérience
enrichissante et complète qui conforte notre désir d’exercer notre futur métier de
secrétaire. Enfin, nous tenons à exprimer notre satisfaction d’avoir pu travailler dans
de bonnes conditions matérielles et dans un environnement agréable.
22
ANNEXES
ANNEXE 1 : ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION REGIONALE DE LA SOLDE DE YAMOUSSOUKRO
ANNEXE 2 : BULLETIN DE SALAIRE
ANNEXE 3 : CERTIFICAT DE NON PAIEMENT
ANNEXE 4 : ATTESTATION DE NON REVOCATION DE DOMICILIATION
ANNEXE 5 : FICHE VISITE
23
DIRECTEUR REGIONAL
CHARGER D ETUDES SECRETARIAT
COURRIER
SERVICE DE GESTION DE
BONS DE CAISSE
SERVICE ACTES SERVICE INDEMNITES TRAITEMENT SERVICE RETRAIT ET CONTTENTIEUX
1-NON REVOCATION/ET OU/REVOTION 7-ALLOCATION FAMILLIALE : 11-NON

: REVOCATION/ETOU/REVOCATION :
8-DEPLACEMENT TEMPORAIRE :
2-SDA : SDA:
9-CDTS-MARIAGE :
3-CCP : CCP :
4-ANEAR : 10-INDEMNITE :
5-QUOTITE : ANEAR :
6-BULLETINS QUOTITE :
ENR. SAISIE. VALIDAT.
BULLETINS
24
25
26
27
28

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RAPPORT DE STAGE BT SECRETARIAT BUREAUTIQUE 2022 - 2023

Je dédie ce présent rapport a :

J’exprime en premier ma profonde gratitude à l’endroit du Dieu

Madame ZAMA Epse NOGBOU ANDRÉE MARCELLE, Directeur

Après une formation de trois années, au Brevet de Technicien Option

1. PRESENTATION DE LA DIRECTION GENERALE DE LA SOLDE

La Direction de la Solde est chargée aux termes du décret N° 468 du 15 mai

Du traitement de toutes les opérations de solde et de leur régularisation, de la

La Direction de la Solde est dirigée par un Directeur, qui a sous sa tutelle

La direction de la solde fonctionne au plan central autour de différentes

3. PRESENTATION SUCCINTE DE LA DIRECTION REGIONALE DE

3-1. HISTORIQUE ET ATTRIBUTION

La création de la Direction Régionale de Yamoussoukro relève de la volonté

La direction régionale étant un service déconcentré, elle a pour rôle le

3-2. ORGANISATIONS ET FONCTIONNEMENT

La direction est assurée par :

3-2-2.1. LA DIRECTRICE REGIONALE

La Directrice Régionale est la responsable hiérarchique de la direction. Elle

Le secrétariat est géré par une secrétaire de direction. Celle-ci assure la

3-2-2-3. LE SERVICE DES BONS DE CAISSE

Ce service se charge de délivrer aux nouveaux fonctionnaires, le bon de

3-2-2-4. LE SERVICE TRAITEMENT

Le service traitement est charge du traitement de l’ensemble des dossiers

La cellule validation est le dernier ressort du service traitement. Elle consiste

3-2-2-2-5. LE SERVICE DES INDEMNITES

3-2-2-6. LE SERVICE DES ACTES A CEDER

1-2 LE MATERIEL DE BUREAU

1-3 LES FOURNITURES DE BUREAU

2- TRAVAUX EFFECTUES AU SECRETARIAT

FICHE D’ATTRIBUTION RELATIVE AUX TACHES EFFECTUEES

N° Opération entrant dans le cadre de nos attributions

De façon technique, les qualités d’une Secrétaire peuvent se retrouver dans

PROFIL DE POSTE SERVICE : Secrétariat

CAPACITES NIVEAU D’APTITUDE

Ecoute, relation humaine

PROFIL DE POSTE D’UNE PARFAITE SECRETAIRE

2-1. REDACTION ET SAISIE DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Au sein du secrétariat, nous élaborons divers documents administratifs. Il

La rédaction d’un courrier s’effectue de la manière suivante :

L’enregistrement du courrier, se fait dans le registre courrier départ. L’on

2-2-1. LA RECEPTION TELEPHONIQUE

La réception téléphonique consiste à recevoir et gérer toutes les

Externe : ce sont les appels effectués vers l’extérieur (fournisseur, des

2-2-2. LA GESTION DES VISITEURS

Lorsque nous recevons de la visite au secrétariat, nous installons le visiteur.

ORGANIGRAMME RELATIF A L’ACCUEIL D’UN VISITEUR

Remise de la fiche pour remplissage

Fixer un rendez-vous Faire rentrer le visiteur Faire patienter le L’orienter vers la

Lors de notre passage à la direction régionale de la solde ; nous avons noté

Depuis son ouverture en 2012 la direction régionale de la solde de

1-2. L’ABSENCE DE VEHICULE DE LIAISON

En dehors du véhicule de la directrice régionale, les services de la direction

Ce sont autant de difficultés de la direction régionale de la solde de

Au regard des difficultés mentionnées précédemment, les propositions

2-1. AU NIVEAU DE LA CONNEXION INFORMATIQUE

Pour permettre le traitement sur place des dossiers de solde et renseigner

2-2. AU NIVEAU DU VEHICULE DE LIAISON

Il est impérieux de doter le service d’un véhicule de liaison pour faciliter

Ce stage à la direction régionale de la solde a été très enrichissant car il nous

ANNEXE 1 : ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION REGIONALE DE LA SOLDE DE YAMOUSSOUKRO

ANNEXE 2 : BULLETIN DE SALAIRE

ANNEXE 3 : CERTIFICAT DE NON PAIEMENT

ANNEXE 4 : ATTESTATION DE NON REVOCATION DE DOMICILIATION