COURS ARCHIVAGE

I- Les notions d’archives

A- Les notions de base
1- La Définition

« Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur
forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou
morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur
activité. » .

Les archives désignent l'ensemble des documents produits dans l'exercice d'une
activité pour garder les traces des actions d'une personne, ou d'une organisation
publique ou privée.

Les archives peuvent avoir des supports variés (papiers, photographies,

informatique, etc.) et dater de toute époque, ancienne ou actuelle. Les archives
peuvent se présenter sous forme de document ou de dossier.

Un document d'archive est une information fixée sur un support quelconque. Il

se caractérise non seulement par son contenu (l'information qu'il contient) mais
aussi par sa provenance, sa raison d'être, son destinataire, son contexte.

Un dossier est le regroupement matériel et logique de plusieurs documents.

Par exemple, tous les documents qui concernent la construction d'un pont sont
rassemblés dans un même dossier.

2- Les caractéristiques des archives publiques

Les archives publiques sont l'ensemble des documents qui proviennent de

l'activité des services publics. Elles peuvent être la propriété soit de l'État soit
des collectivités territoriales.

Les archives des collectivités territoriales sont les archives publiques de la

mairie, du conseil de cercle, du conseil régional et de leurs services. Elles
comprennent également les archives antérieures à la création des collectivités
territoriales et qui leur ont été confiées.

« Les archives publiques, quel qu'en soit le possesseur, sont imprescriptibles et

inaliénables. ».
Les archives de l'État et des collectivités territoriales sont une propriété
publique. Elles ne peuvent être ni vendues, ni cédées à une personne ou une
organisation que ce soit.

Les documents d'archives sont produits automatiquement. Ils résultent de

l'activité qui les rend nécessaires.

B- Les raisons de l’archivage :

Archiver consiste à classer et à conserver des documents.

L'archivage des documents permet non seulement de disposer en permanence

des informations utiles, mais aussi de sauvegarder la mémoire.

La conservation des documents est organisée dans l'intérêt public, tant pour les
besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou
morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la
recherche.

La conservation des documents est organisée dans l'intérêt public, pour le bon
fonctionnement de l’Administration. C'est une obligation au regard de la loi.

Par ailleurs, les archives de l’Etat bien classées et les documents inutiles
évacués régulièrement, permettent à l’Etat de réaliser des économies notables en
terme de:

- temps: la recherche documentaire et le classement sont facilités ;

- argent: le budget qui y est consacré est maîtrisé (moyens de stockage, matériel
et produits d'entretien);

- espace: l'encombrement des locaux est réduit, ce qui crée de meilleures

conditions de travail et d'accueil.

C- Les types de dossiers à archiver :

Les dossiers à archiver se répartissent en trois catégories :

- les dossiers de direction: ils regroupent les documents relatifs à la conception

d'une politique, au lancement d'un programme de développement de l’Etat, aux
actes fondamentaux (lois, décrets, ordonnances…), aux délibérations,

etc. ;
-les dossiers de gestion des services: ce sont les correspondances, les documents
comptables, les dossiers du personnel, les procès-verbaux (PV) de réunion;

-les dossiers techniques: ils rassemblent non seulement les documents

administratifs et de cadastre, les plans de lotissement, les divers plans
d'occupation du territoire, mais aussi les documents statistiques, d'expertises, les
études, les rapports, etc.

D- Les différents âges des archives :

Les archives ont trois « âges » :

- les archives courantes: ce sont les documents utilisés dans les services de l’Etat
pour la gestion des affaires en cours. Ces documents ont moins d'un an;

- les archives intermédiaires: elles sont constituées par les documents qui ne sont
plus utilisés fréquemment par les services de l’Etat. Elles ont plus d'un an ;

- les archives définitives: ce sont les documents qui, au terme de leur archivage
intermédiaire, ont été triés et sélectionnés en raison de leur intérêt administratif

et historique. Ils doivent alors être conservés définitivement. Ils ont plus de dix
ans.

Les trois âges des archives

1er âge 2e âge 3e âge

Archives Archives archives

courantes intermédiaires définitives

Création Fin de l’usage courant Fin du délai légal

D’exploitabilité

E- La conservation des archives :

Les documents doivent être stockés dans un local sec, propre, sécurisé et aéré. Il
doit contenir au moins une table de travail et une chaise.

Par ailleurs, le magasin d'archives doit présenter des garanties permettant

d'assurer la protection des documents, tant contre les éléments naturels
(humidité, sécheresse, lumière, etc.), les accidents (feu, effondrement, etc.), les
animaux (rongeurs, insectes, termites, etc.) que contre les hommes (vols,
mauvaises manipulations, etc.).

II- Le classement

Le classement est la mise en ordre intellectuelle et physique des documents

d'archives. Ils sont rassemblés dans des dossiers. L'ensemble des dossiers
constitue le fonds d'archives, c'est-à-dire, la totalité des documents classés.

L'organisation du fonds, ou classement, répond à des principes ou critères qui lui

sont propres.

Le classement aboutit à la cotation des dossiers d'archives et à leur rangement

sur les rayonnages. C'est en fonction de ce classement que l'on établira un
répertoire permettant de retrouver les dossiers, Le classement est un long
processus qui nécessite de nombreuses étapes: l'analyse des documents, le plan
de l'archivage et la cotation.
 A- L’analyse de documents

La première étape du classement consiste à analyser chaque document et à

reporter les informations sur une fiche (exemple ci-dessous).

Pour chaque document, l'analyse permet de connaître:

- l'auteur (dont on reporte le nom en haut à gauche de la fiche);

- l'origine du document (sous le nom de l'auteur);

- le champ d'activité ou l'action (au milieu);

- l'espace (le lieu couvert par l'action) (en bas à droite);

- la date ou les dates extrêmes du document (en bas à gauche).

On inscrit un numéro provisoire sur chaque document que l'on reporte sur

la fiche correspondante.

Ainsi, lors des étapes suivantes on classera les fiches d'analyse sans avoir à

manipuler les documents.

Exemple de fiche d'analyse

B- Plan de l’archivage

Une fois les documents analysés et numérotés provisoirement, on rassemble les

fiches d'analyse.

On peut alors procéder à un premier tri : les fiches vont être classées en fonction
de leur catégorie. Les fonds d'archives de l’administration s'organisent en trois
catégories: les dossiers de direction, les dossiers de gestion et les dossiers
techniques.

On dispose donc les fiches d'analyse en trois piles correspondant aux trois
catégories.

Un deuxième tri peut maintenant être opéré.

Les fiches des dossiers de direction doivent être classées selon les normes
suivantes :

- Législation (lois) ;
- Réglementation (décrets et arrêtés) ;
- Délibérations (PV).

Les fiches des dossiers de gestion et des dossiers techniques sont classées
chronologiquement.
Les fiches étant classées au sein de chaque catégorie, on procède à la cotation.

C- La cotation :

La cotation est l’opération qui consiste à attribuer à chaque document un

numéro d’identification définitif. Ce numéro est appelé cote. La cote est
inscrite sur chaque document, puis reportée dans le répertoire.

Pour procéder à la cotation, on numérote à nouveau les fiches de 01 à N en

respectant leur nouveau classement.

On commence par les fiches de la pile « dossiers de direction », puis celle

« dossiers de gestion », et en fin celle « dossiers techniques ».

On reporte alors ces nouveaux numéros ou cotes, sur les documents

correspondants, afin de pouvoir procéder à leur rangement.
D- Le classement pas à pas :
III- Le rangement

Le rangement est l'opération qui consiste à mettre les documents dans l'ordre
établi par la cotation.

A- Le rangement dans les pochettes

Il consiste à classer les documents du premier jusqu'au dernier en fonction de

leur cote qui est inscrite sur chaque pochette.

B- Le rangement dans des boites à archives

Il consiste à placer les dossiers dans les boîtes à archives en respectant leur
ordre:

- ne Pas trop remplir la boîte à archives de façon à y ranger des documents qui
seront classés plus tard;

- reporter la série (première et dernière cote des dossiers rangés dans la boîte)
sur chaque boîte.

C- Le rangement dans l’armoire

Il consiste à ranger les boîtes à archives soit sur des étagères, soit dans des
armoires métalliques de bas en haut et de gauche à droite en respectant la
cotation.

IV- La communication des archives

A- Définition :

Sous réserve des exceptions prévues par la loi o2-o52 du 22 juillet 2oo2
relative aux archives, les documents administratifs sont de pleins droits
communicables aux personnes qui en font la demande.
Tout citoyen malien peut avoir accès aux documents d'archives publiques à
l'exception des informations qui sont protégées par la loi (par exemple, les
documents concernant la sûreté de l'État ou les documents nominatifs, qui
touchent au secret de la vie privée).

La communication des archives consiste à donner aux usagers l'information

contenue dans les dossiers. Elle peut se faire soit oralement, soit en remettant à
l’usager les documents qui l'intéressent. Dans ce cas, on parle de consultation.

Les documents conservés pendant au moins 3o ans sont librement

communicables, exception faite des documents :

- en très mauvais état de conservation ou en état de détérioration avancée ;

- concernant la sûreté de l'État, la défense nationale ou la vie privée des

citoyens;

- concernant des contentieux non réglés de l’Etat, des dossiers médicaux, des

comptes rendus de jugement à caractère nominatif dont les délais peuvent être
portés à 6o ans ou plus suivant les cas.

Par ailleurs, les documents de publications officielles sont librement

communiqués sans délai de restriction.

Les consultations ont lieu sur place, sous la responsabilité de l'archiviste. Les
usagers ne peuvent emmener les documents chez eux.

Le magasin d'archives est interdit au public. Il est préférable de recevoir les

usagers dans une salle annexe (la salle de réunion par exemple).
L'archiviste doit mettre à la disposition du public les instruments et les
documents de travail (inventaires, répertoires) et lui apporter des conseils.
Toutefois, il n’est pas tenu de faire les recherches à la place des intéressés.

Les photocopies se font à la charge des demandeurs.

Les demandes de communication sont faites sur des bulletins de consultation. Le

demandeur indique son nom, son domicile, la cote du document recherché, la
nature de l'article ou du document qu’il souhaite consulter.

Afin de mieux contrôler les consultations, un même demandeur ne peut

consulter plusieurs documents à la fois.

L'archiviste, responsable de la gestion des archives, attestera du retour du

document en apposant sa signature

sur le bulletin.

B- Les instruments de recherche

L'instrument de recherche est un document qui permet de retrouver d'autres

documents.

L'aboutissement de tout classement archivistique est la rédaction d'un instrument

de recherche destiné à faciliter l'accès aux documents.

Trois instruments de recherche permettent de situer les documents dans les

fonds d'archives des collectivités territoriales:

1- Le répertoire

C’est le principal outil de recherche.

Il est l'aboutissement du processus de classement. Le répertoire est structuré en

quatre grandes colonnes réservées aux cotes, aux titres des documents, aux dates
extrêmes (dates des premiers et derniers documents classés) et aux observations
(état physique du document, accessibilité, etc.).

Avec le développement de l'outil informatique, de plus en plus , les services sont

équipés d'ordinateurs.

En matière d'archivage, certains logiciels permettent d'optimiser le classement et

sont des instruments de recherche performants.

Les dossiers d'archives sont répertoriés dans une base de données informatisée.

La recherche dans la base de données peut se faire de plusieurs façons: par

thème, par type d'article, par année, etc.

L'utilisation de l'outil informatique peut également améliorer la conservation des

documents qui peuvent être scannés puis archivés dans l'ordinateur.

Bien que l'archivage informatisé nécessite des compétences spécifiques, les

grands principes d'archivage et de classement restent les mêmes.