La Bibliothéconomie

On entend par BIBLIOTHECONOMIE l’ensemble des techniques et savoir-faire nécessaires à la gestion d’une
bibliothèque dans ses différentes facettes (politique documentaire, services d’information, gestion des ressources
(humaines, financières, matérielles), le traitement et la communication des documents, l’automatisation des tâches, etc.
Actuellement la bibliothéconomie a cédé la place aux sciences de l’information et englobe l’information numérique, la
structuration des données bibliographiques et des catalogues, la politique d’acquisition et de conservation des
collections ainsi que les relations avec les usagers. Elle comprend aussi le traitement et la gestion des documents
.d’archives

Fonctions des systèmes d’information

)Bibliothèques, centres de documentation et centres d’archives (

Les systèmes d'information vont du simple stockage des documents, sans service associé, à une exploitation systématique et optimisée
: du contenu informatif. Un service de documentation a généralement deux missions fondamentales

 répondre aux requêtes, c'est-à-dire aux questions concrètes posées par les utilisateurs en fournissant autant que possible à ces
derniers TOUS les documents pertinents (pas de silence) et SEULEMENT les documents pertinents (pas de bruit).
 précéder la demande en informant directement les usagers potentiels de toutes les données nouvelles susceptibles de les intéresser.

Le travail des documentalistes comporte plusieurs phases, ou tâches fondamentales :

 analyse des besoins : on ne se documente pas pour faire joli mais par besoin, un bon documentaliste doit non seulement satisfaire les
demandes, mais aussi les prévoir.
1
 recherche des sources : elle n'est pas toujours simple, surtout si le demandeur n'a pas une idée claire de ce qu'il cherche !
 acquisition des documents : par achat, prêt, échange, don ... . (réception de de documents d’archives dans le cas d’un centre
d’archives)
 sélection des documents à conserver dans les collections et choix des documents à supprimer : pas de droit à l'erreur !
 enregistrement des documents : opération administrative de type « inventaire ».
 catalogage : opération qui consiste à définir les références d'un document afin de pouvoir l'identifier et le retrouver.
 analyse : c'est une opération purement intellectuelle, très coûteuse. mais fondamentale car elle conditionne la qualité du service
documentaire.
 stockage physique du document (classement) et stockage des données issues du catalogage (description du contenu).
 diffusion des informations sous forme de services (prêts, recherches rétrospectives, consultation) et de produits (bulletins
signalétiques, diffusion sélective de l'information).

Ces différents travaux peuvent être rattachés à l'une ou l'autre des trois étapes fondamentales des processus documentaires, qui
correspondent à :

 Les acquisitions (collecte des documents)

 Le traitement (indexation et catalogage)

 La diffusion (produits documentaires et diffusion)

2
Il s'agit là des trois maillons de ce qu'il est convenu d'appeler la « chaîne documentaire ».

La fonction acquisition
Les acquisitions dépendent étroitement, en quantité comme en qualité, des besoins spécifiques au système documentaire considéré. Elles
sont donc d'une nature et d'un niveau extrêmement variables.

La fonction traitement
On désigne par « fonction traitement » l'ensemble des opérations de mise en forme, de mise en mémoire et de restitution des
informations contenues dans les collections disponibles.
Le détail de ces opérations dépend bien sûr de la nature des entrées, mais encore plus de la phase suivante, c'est-à-dire des modalités de
la recherche documentaire.
Le traitement documentaire comporte essentiellement deux aspects : la condensation et l'indexation.
Condensation
Le travail de condensation a pour but de résumer le document d'origine, ce qui exige préalablement une analyse approfondie aboutissant
à la compréhension de la pensée de l'auteur, puis la rédaction d'un texte adapté aux besoins. Il existe différents types de résumés, classés
ici dans l'ordre des longueurs croissantes.
 Le titre peut parfois suffire, s'il reflète vraiment l'essentiel du contenu,
 Le résumé signalétique, qui comporte de 10 à 30 mots, est un travail hautement élaboré,
 Le résumé indicatif, plus large, peut contenir de 50 à 200 mots,
 Le résumé informatif, qui va de 100 à 300 mots, développe les thèmes, met en valeur les idées, l'argumentation et les conclusions de
l'auteur,
 L'extrait (en anglais, abstract) comporte des éléments d'origine du texte de l'auteur et des raccords pour le bon enchaînement des
idées,
 Le condensé ou abrégé (en anglais, digest), agencé par l'analyste à partir de l'original, représente de 10 à 50 % de ce dernier.
On ne fait pas le même genre de résumé pour tous les documents, ni pour tous les types de « clientèle » ; par ailleurs, le but du résumé
peut être la diffusion immédiate d'une information condensée ou la préparation du travail d'indexation qui permettra de mémoriser
l'information à exploiter ultérieurement.

3
Indexation
Il est généralement impossible de faire coïncider l'analyse documentaire et la recherche documentaire sans avoir recours à un outil de
travail fondamental que l'on appelle un langage documentaire.
L’indexation est « un procédé destiné à représenter par les éléments d'un langage documentaire ou naturel des données résultant de
l'analyse du contenu d'un document ou d'une question ». La transcription en langage documentaire se fait grâce à des outils d'indexation
tels que thésaurus, classifications, etc. »
L'indexation se déroule normalement en trois étapes : prise de connaissance du contenu, choix des concepts à représenter, traduction de
ces concepts en langage documentaire.
Les langages documentaires se répartissent en deux grandes catégories :

 Les classifications sont des langages à structure hiérarchique, elles constituent historiquement les premiers langages documentaires
ayant été largement utilisés. Une classification, ou « plan de classement » établit a priori des subdivisions dans un ensemble de
concepts traités de manière hiérarchique. La Classification de Dewey et la Classification Décimale Universelle (CDU), sont les plus
connues, mais on peut aussi trouver des classifications spécialisées dans un domaine très restreint.

 Les thésaurus (on dit parfois thesauri) sont des langages analytiques ou langages à structure combinatoire. En pratique, un thésaurus
est un dictionnaire de termes normalisés ou descripteurs, organisés en fonction des concepts qu'ils représentent et reliés entre eux par
des relations sémantiques.
Quel que soit le langage documentaire utilisé, c'est de la qualité de l'indexation que dépend le bon fonctionnement du système
documentaire. Une mauvaise indexation engendre des quantités de bruit et de silence qui diminuent le confort et le rendement d'une
recherche rétrospective.

La fonction diffusion
Il s'agit dans l'immense majorité des cas de répondre aux demandes des utilisateurs qui font des recherches rétrospectives dans les
collections disponibles sur place et/ou dans d'autres systèmes documentaires extérieurs.
Cette possibilité est souvent complétée par l'édition de bulletins signalétiques généraux signalant, par exemple, les nouvelles
acquisitions, et par des signalements individuels adressés à des personnes précises.