7A1-IAA-1

Fiche de synthèse
Concepts de base

1. Information, document et archives

L’étude de l’archivistique suppose de maîtriser et de pouvoir distinguer les

concepts suivants :
• L’information ;
• Le document ;
• Les archives.

L’information (anglais = information ; allemand = Information)

• Définitions
1. « Un élément de connaissance susceptible d’être représenté à l’aide
de convention pour être conservé, traité ou communiqué » (Centre
national de ressources textuelles et lexicales 2012) ;
2. « Tout ensemble de sons, d’images, de données ou de documents
intelligibles par l’homme, qu’il soit fixé sur un support ou non. » (Chabin
2010)
• Exemples d’informations circulant dans les organisations
• Communications téléphoniques, conversations de couloir, comptes-
rendus de réunions, contenu de courriels, etc.
D’aucuns qualifient l’information de quatrième ressource d’un organisme (Carol
Couture 1996, p. 9).
« Actuellement, on peut affirmer que l’organisation qui dispose le plus
rapidement des meilleures informations peu importe leur provenance, leur support ou
leur type (livres, périodiques, documents d’archives, banques de données, etc.) est la
plus performante et la plus compétitive. » (Carol Couture 1996, p. 9).

Le document (anglais = document ; allemand = Aktengrundlage, Schriftstück)

• Définitions
1. « Un document est constitué d'information portée par un support.
L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique
selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de
sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode
d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une
de ces formes ou en un autre système de symboles. » (L.R.Q., chapitre C-
1.1).
2. « Ensemble constitué par un support et par l’information qu’il porte,
utilisable à des fins de consultation ou de preuve » (Carmen Crespo
Nogueira, 1988).
 L’information devient un document, lorsque celle-ci est fixée matériellement sur
un support. « En bref, l’information est le contenu, alors que le document est le
support, le contenant, le tout existant pour informer. Ainsi tout document, quel qu’il
soit et quelle que soit sa forme, est toujours porteur d’une ou de plusieurs
informations. » (Carol Couture 1999, p. 115).

Les archives (anglais = archives, record ; allemand = Archivgut, Archivalien)

Le terme « archives » représente plusieurs concepts : un lieu, un service ou un
document. Lorsque l’on parle de documents, il est préférable d’utiliser le terme
« document d’archives » (Carol Couture, 1996, p. 7).
Le terme « archives » est utilisé plutôt au pluriel, car dans la réalité, un document
d’archives existe rarement isolé.
• Définitions
◦ « L’ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature,
produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou
l’exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d’information
générale » (L.R.Q., c. A-21.1).
◦ « Information portée sur un support, indépendamment de la nature de
celui-ci, et créée ou reçue par une personne physique ou morale dans
l’exercice de son activité » (CIA 2011, p. 11).
◦ Archives courantes = documents actifs : les documents d’archives sont
utilisés couramment pour répondre aux besoins pour lesquels ils ont été
créés (Jean-Yves Rousseau, Carol Couture, 1994).
◦ Archives intermédiaires = documents semi-actifs : Les documents
d’archives ne sont utilisés que de façon occasionnelle pour répondre aux
besoins pour lesquels ils ont été créés.
◦ Archives définitives = documents historiques : Les documents d’archives
acquièrent une valeur d’utilité permanente liée soit au témoignage
institutionnel de leur créateur, soit à la recherche en général.
• En d’autres termes, les documents d’archives sont (Bruno Delmas, 2009)
◦ Des textes (ou dessins, sons, images) produits de l’action de personnes à
des moments définis par cette action,
◦ Nécessaires à la vie quotidienne,
◦ Formalisés et structurés selon le contexte de leur création,
◦ Innombrables, mais uniques, tout en demeurant l’instrument d’une action,
d’une procédure,
◦ Gardés pour se souvenir, pour prouver, pour connaître et pour attester de
son identité.
• Différences entre document et archives
◦ Les documents sont l’information consignée non organique,
c’est-à-dire ce que l’on appelle des documents de référence ou tout
simplement de la documentation (périodiques, monographies, etc.). Ils sont
gérés par les bibliothécaires.
 ◦ Les archives sont de l’information consignée organique, c’est-à-dire des
documents générés par les organisations dans le cours normal de leurs
activités.
 Elles témoignent des activités des institutions.

 Elles sont nécessaires à l’accomplissement de la mission des

organisations.
◦ La nature organique des archives les distingue des autres documents (et
non pas leur date et leur nature).
Concrètement, le document seul reste sans contexte, alors que le
document d’archives est en relation avec le contexte de sa création (Theo
Thomassen, 2001, p. 374). Le document devient un document d’archives lors
de son enregistrement dans un système de gestion des archives, c’est-à-dire
lorsqu’il est classé, enregistré et figé pour prévenir toute modification (Archives
de France, 2008, p. 67).

Pour résumer

Documents d’archives Documents (gérés par une

bibliothèque)
Non-intentionnel Intentionnel
Sous-produit d’une activité
Nature organique Autonome
Dépend du contexte Autosuffisant
Unique Copies pour la diffusion
Organisation doit respecter le contexte de Organisation selon le sujet
création

Récapitulatif de la distinction entre information, document et document d’archives

• Une information peut être verbale ou fixée sur un support.
• Un document contient une ou plusieurs informations fixées.
• Un document d’archives se distingue dans un ensemble de documents, par le fait
que l’information consignée est organique.
 docume
nt
d’archiv
es

document

information

2. Les différents sens du terme « archives »

Le terme « archives » désigne principalement

• Des documents, qui font l’objet de la conservation (voir la définition à la p. 2).
• Des services ou bureaux, dont la fonction est de gérer les documents d’archives.
◦ Le terme archives peut aussi désigner des institutions ou des services
administratifs, dont la mission est de conserver les fonds d’archives d’une
institution ou d’un groupe d’institutions.
◦ On parle ainsi des « Archives de la société… » ou des « Archives
nationales de… »
Un service dans une entreprise se traduit par « division » en anglais.
Nous pouvons donc trouver « the division of archives » ou « archives
division ».
• Des locaux et bâtiments, dont la fonction est de gérer les documents d’archives.
◦ Le terme archives désigne dans ce cas les locaux ou les bâtiments abritant
les services chargés et organisés pour conserver et gérer les fonds
d’archives.
◦ « ...il s'agit d'un édifice qui réunit des fonctions nombreuses, complexes...
et contradictoires. Il doit assurer la protection des documents, tout en
répondant aux besoins des utilisateurs (le personnel des archives, mais
aussi les publics). On y distingue une zone de stockage qui, petit à petit, va
devenir une zone de conservation (...) et qui est nettement séparée du
reste de l'édifice (des zones administratives et de travail ouvertes au public)
» (Danièle NEIRINCK dans La Pratique archivistique française, p. 541).
 Les termes utilisés en anglais pour définir un local ou un bâtiment
d’archives sont : repository ou storehouse. Ces termes évoquent également
tout lieu de stockage de documents de tout type, physiques ou électroniques.
Ils sont donc également utilisés dans le domaine des bibliothèques, musées,
etc.

Le terme « archives » dans d’autres domaines

• Dans le monde littéraire, « archives » est souvent utilisé comme synonyme de
« mémoire ».
• En informatique, on parle d’archives pour désigner le stockage des données que
l’on veut préserver à court et à long termes.

3. Les unités de travail

Le fonds (anglais = fonds ou archival fonds)

• Un fonds est constitué par tous les documents, pièces et dossiers, réunis et
conservés par une personne ou une institution au cours de ses activités.
• Un fonds d’archives peut se définir ainsi
◦ « Ensemble des documents quels que soient leur type et leur support, créé
ou reçu de manière organique et utilisé par une personne physique ou
morale, dans l’exercice de ses fonctions » (CIA, 2011, p. 11).
• Pour désigner un fonds d’archives, il faut toujours faire référence à la personne
(physique ou morale) qui a constitué le fonds (le producteur du fonds).
• Un fonds d’archives est la conséquence et le résultat nécessaires et naturels de
l’activité d’une personne, mais n’est pas l’objet de cette activité.
• Il existe deux types de fonds
◦ Les fonds d’archives publiques
 Regroupent les documents d’archives produits par une
administration publique dans l’exercice de ses activités et soumis à
des statuts juridiques de droit public.
◦ Les fonds d’archives privées
 Réunissent les documents d’archives dont le statut juridique dépend
de celui du producteur du fonds. Exemples : les archives d’une
entreprise, d’une association ou d’une personne.
 Il est important de connaître le régime légal qui s’applique aux
différents fonds conservés ou à conserver, car cela conditionne
toute la chaîne de traitement archivistique et l’accès qui peut être
donné aux documents.
• Un fonds peut être dans deux états
◦ Soit il est ouvert
  Ensemble d’archives auquel vont continuer de s’ajouter des
documents
◦ Soit il est clos
 Ensemble d’archives auquel ne s’ajouteront plus de documents.
 Par exemple, les archives d’une personne décédée ou d’une
organisation qui a cessé ses activités (et qui ne sont pas reprises
par une autre organisation).
• Critères pour juger d’un fonds (Michel Duchein, 1977)
1. Pour produire un fonds d’archives, une organisation doit posséder un nom
et une existence juridique propre résultant d’un acte (loi, décret, arrêté,
etc.) précis et daté.
2. Elle doit posséder des attributions précises et stables, définies par un texte
ayant valeur légale ou réglementaire.
3. Sa position au sein de la hiérarchie administrative doit être définie avec
précision par l’acte qui lui a donné naissance ; en particulier sa
subordination à un autre organisme de niveau plus élevé doit être
clairement connue.
4. Elle doit avoir un chef responsable, jouissant du pouvoir de décision
correspondant à son niveau hiérarchique.
5. Son organisation interne doit autant que possible être connue et fixée dans
un organigramme.
• L’application de ces cinq critères entraîne les conséquences suivantes
1. Les divisions ou sections internes d’une organisation ne répondent pas aux
conditions requises pour produire un fonds d’archives ;
2. En revanche, tout organisme possédant une existence juridique et un
niveau de compétence propre produit un fonds d’archives, même s’il est
subordonné à un autre organisme de niveau plus élevé ;
3. Les organes dépendant d’un organisme central produisent des fonds qui
leur sont propres.
• Il est possible de créer des sous-fonds (anglais = sub-fonds) (CIA, 2011, p. 12)
◦ « Division organique d’un fonds, correspondant aux divisions
administratives de l'institution ou de l'organisme producteur, ou, à défaut, à
un regroupement géographique, chronologique, fonctionnel, ou autre, des
documents ».
◦ Quand le producteur a une structure hiérarchique complexe, chaque sous-
fonds est lui-même subdivisé, autant que nécessaire, pour refléter les
niveaux hiérarchiques.

Il est nécessaire de distinguer le fonds d’archives (documents créés par une

personne dans le cadre de ses activités) de la collection (anglais = collection ou
holdings) qui indique « la réunion artificielle des documents en fonction de critères
 communs liés à leur contenu ou à leur support, sans considération de leur
provenance » (CIA, 2011, p. 11).

La série (anglais = series)

• « Division organique d’un fonds, correspondant à un ensemble de dossiers
maintenus groupés parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une
même fonction ou à un même sujet, ou revêtent une même forme » (CIA, 2011, p.
12).

Le dossier (anglais = file)

• Une personne ou une institution qui, dans le cours de ses activités, réunit plusieurs
pièces pour traiter une affaire, constitue un dossier, le dossier de l’affaire qui est
un ensemble organique de documents.
• Le dossier peut se définir ainsi
◦ « Ensemble de documents regroupés, soit par le producteur pour son
usage courant, soit dans le processus du classement d’archives, parce
qu’ils concernent un même sujet ou une même affaire. Le dossier est
ordinairement l'unité de base à l'intérieur d'une série » (CIA, 2011, p. 11).
Ne pas confondre : file = dossier et file = fichier électronique.
Ne pas confondre un dossier d’archives avec un dossier de documentation
(constitué par un ensemble de documents et de références sélectionnés pour
s’informer sur une question).

La pièce (anglais = item)

• Un document d’archives considéré isolément est appelé une pièce.
• La pièce peut se définir ainsi
◦ « Document ou partie de document individualisé (feuillet simple ou double,
plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre…) »
◦ « La plus petite unité intellectuelle d'archives, par exemple une lettre, un
mémoire, un rapport, une photographie, un enregistrement sonore » (CIA,
2011, p. 12).
Une pièce peut être constituée d’un ou de plusieurs feuillets, d’un cahier ou d’un
volume. Donc une pièce peut contenir plusieurs documents.

Récapitulatif

Unités naturelles Unités artificielles

Fonds d’archives Collections
Sous-fonds
Séries Sous-séries
Dossiers
 Pièce

Récapitulatif avec hiérarchie (CIA, 2011, p. 38)

Exemple concret (Archives de la Ville de Genève)
Fonds d’archives
CCHA Association Contrechamps
CCHA.A Administration Série
___CCHA.A.1 Statuts et rapports d'activité
______ CCHA.A.1.1 Rapport d’activité 1888-1889 Dossier
______ CCHA.A.1.2 Rapport d’activité 1889-1890
______ CCHA.A.1.3 Rapport d’activité 1890-1891
___CCHA.A.3 Correspondance Document d’archives
___CCHA.A.4 Subventions
___CCHA.A.5 Presse et communication
___CCHA.A.6 Finances
CCHA.B Concerts
___CCHA.B.1 Organisation artistique
___CCHA.B.2 Contrats des musiciens
___CCHA.B.3 Matériel promotionnel
CCHA.C Éditions et disques
CCHA.D Salle Patiño
CCHA.E Revue de presse
CCHA.F Affiches

4. Exercice

Consigne
• Déterminez de quel type appartiennent chacun des fonds d’archives inscrits ci-
dessous.

Fonds d’archives Type de fonds

Association des marins du Lac Léman
Service du recrutement militaire
Société fédérale de gymnastique de
Lausanne
Mme Ariana LeMusée
Les Bibliothèques municipales
Service des sports et des loisirs
Banque UBS
Les sapeurs-pompiers
Le conseil fédéral
Orchestre de chambre de la RTS
(fondation)
Chopard SA
Corrigé

Fonds d’archives Type de fonds

Association des marins du Lac Léman Privé
Service du recrutement militaire Public
Société fédérale de gymnastique de Privé
Lausanne
Mme Ariana LeMusée Privé
Les Bibliothèques municipales Public
Service des sports et des loisirs Public
Banque UBS Privé
Les sapeurs-pompiers Public
Le conseil fédéral Public
Orchestre de chambre de la RTS Privé
(fondation)
Chopard SA Privé

Bibliographie

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maîtrise de l’archivage électronique : spécifications MoReq 2. Mis à jour en 2008. Site des
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http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2094

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