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NOTE ET BILAN D’EXPÉRIENCE
L’archiviste et la
médiation culturelle:
le cas de la Province
du Pérou*
Jeanne d’Arc Boissonneault
G ardiens de documents anciens, puis gardiens et communicateurs avant de

devenir spécialistes de la structuration, de l’organisation et de la communication de la
mémoire organique et consignée, les archivistes ont vu leur rôle s’élargir au fil du
développement de leurs pratiques. L’archiviste d’aujourd’hui continue également d’ap-
profondir les différentes facettes de son rôle, notamment en ce qui a trait à sa mission
sociale (Gagnon-Arguin 1994, 37-49). Cette orientation est causée, entre autres, par
l’augmentation du nombre d’organismes œuvrant dans le domaine de la culture et le
développement des moyens de communication.
Les échanges interculturels en archivistique se développent également davan-
tage, étant donné les demandes d’aide et de soutien de plus en plus fréquentes des pays
étrangers, particulièrement de ceux en voie de développement. Ces échanges engen-
drent des problèmes tels que des difficultés de compréhension, puisque les idéologies
s’avèrent souvent différentes, ou une communication rendue difficile par l’utilisation
de langues différentes. C’est pourquoi le recours à la médiation culturelle, comme
solution aux problématiques interculturelles, connaît davantage de développement. En
effet, la médiation culturelle se définit comme le lien d’échange entre deux ou plu-
sieurs cultures (Vovelle 1981, 12), dans le respect des systèmes de valeur de chacune
(Bosner 1981, 3).
*
Ce texte est tiré d’un essai présenté pour l’obtention du grade de Maîtrise en Histoire
(Archivistique) à l’Université Laval, sous la supervision de Madame Martine Cardin et
de Monsieur Jacques Mathieu.
A RCHIVES , VOLUME 28, NUMÉROS 3 ET 4, 1996-1997 97

Pour aider à définir le rôle de l’archiviste en tant que médiateur culturel, en
tenant compte de la réalité de la pratique, cette étude présente une mise en situation.
Le cas traité est celui d’une institution religieuse, les Ursulines de l’Union canadienne.
Cet organisme, dirigé par la Maison générale des Ursulines, coordonne les activités de
cinq Provinces canoniques qui y sont rattachées: la Province de Québec, la Province de
Trois-Rivières, la Province de Rimouski, la Province du Japon et la Province du Pérou.
Nous allons analyser plus particulièrement la Province du Pérou, pays de mis-
sion, où les Ursulines œuvrent en tant que religieuses et éducatrices depuis plusieurs
décennies. Depuis quelque temps, cette Province fait face à des problèmes liés à sa
production documentaire. Ces problèmes sont causés par une soudaine augmentation
de sa masse documentaire due à l’accroissement de ses besoins informationnels, à des
besoins administratifs accrus et à l’élargissement des réseaux de communication. De
surcroît, cette Province rencontre aussi de nombreux problèmes liés aux cataclysmes
naturels, au terrorisme, aux conditions précaires de conservation, à la pauvreté des
lieux physiques de conservation et surtout à un évident manque d’expertise locale. Ce
manque d’expertise a nécessité l’aide des services de l’archiviste de la Maison générale
à quelques reprises. Ce recours occasionnel a permis de constater les lacunes qui exis-
tent actuellement quant à la possibilité pour l’archiviste d’exercer son rôle face à la
production documentaire des missions en situation précaire.
Cette problématique rejoint de multiples intérêts. Au plan archivistique, elle est
d’intérêt scientifique parce qu’elle questionne le principe de provenance des documents
dans les communautés religieuses et la notion de documents essentiels, sujets peu ou
presque pas touchés jusqu’à maintenant dans la littérature. De plus, cette étude est
facilement transposable pour tout organisme ayant des unités multicellulaires telles
que les Caisses populaires Desjardins ou les Commissions scolaires. Elle analyse égale-
ment le rôle de l’archiviste dans une nouvelle perspective: celle de la médiation cultu-
relle. Par ailleurs, étant une laïque œuvrant depuis quelques années dans un milieu
communautaire et religieux, il nous est profitable de mieux connaître les différentes
facettes de ce milieu et cela par le biais des dynamismes de sa mémoire organique et
consignée. De plus, en tant que jeune professionnelle, il nous importe de contribuer à
l’avancement des nouvelles orientations de notre profession.
Pour définir le rôle de l’archiviste de la Maison générale des Ursulines par
rapport à la Province du Pérou, nous allons appliquer le principe archivistique fonda-
mental qu’est le principe de provenance. L’application de ce principe permet de tenir
compte de la nature des documents des différentes entités et des particularités de
fonctionnement de la Maison générale et de la Province du Pérou. De plus, elle consi-
dère de grands ensembles documentaires plutôt que les documents à la pièce
(Schellenberg 1985, 91-95; Couture et Rousseau 1994, 67). Elle va donc permettre de
mieux situer les liens existants entre la Maison générale et la Province du Pérou et,
conséquemment, de saisir le rôle de l’archiviste de la Maison générale par rapport à ces
deux instances. Elle établit également les liens entre les différents agents et les limites
du pouvoir d’action de l’archiviste. Cette application conduira donc à préciser le rôle
de l’archiviste de la Maison générale en tant que médiateur culturel.
En marge des considérations scientifiques sur la provenance, le rôle de l’archi-
viste se définit en considérant la mission sociale et les obligations de la communauté
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face à la population locale. La mission assume souvent des fonctions officielles supplé-
tives, telle, par exemple, la tenue des registres de population (naissance, mariage, dé-
cès) et des bulletins scolaires. Elle devient, de ce fait, gardienne de certains droits des
individus et a l’obligation, à cet égard, de conserver et d’assurer la préservation de la
mémoire essentielle. C’est pourquoi l’attention sera portée sur la notion de documents
essentiels, afin de mieux identifier ceux qui, en cas de sinistre, doivent être nécessaire-
ment sauvegardés pour la survie de cet organisme. Il sera donc pertinent d’établir des
normes et de connaître les exigences liées à la préservation des documents. De plus,
l’étude de la préservation des documents dans les pays tropicaux se révélera un élé-
ment incontournable dans cette recherche, étant donné la précarité des conditions de
conservation dans les pays en voie de développement. Ces deux points permettront de
mieux circonscrire les champs d’intervention de l’archiviste de la Maison générale.
Au terme de cette étude, le rôle de l’archiviste comme médiateur culturel sera
établi en tenant compte des éléments de provenance, des obligations institutionnelles
propres à l’Union canadienne, et des exigences de conservation particulières à la Pro-
vince du Pérou. Les champs d’intervention les plus urgents à développer, pour cette
Province, seront dégagés. Ils seront limités à la conservation documentaire, c’est-à-dire
à la protection des documents essentiels et à la préservation des documents. Cette
étude aidera donc l’archiviste de la Maison générale à se positionner dans un rôle de
médiateur culturel face aux défis et aux problématiques qu’engendrent les missions en
situation précaire.
APPROCHE THÉORIQUE: PRINCIPE DE PROVENANCE ET NOTION DE

FONDS
Pour connaître l’organicité des documents d’une institution, il est essentiel,
avant tout, de comprendre ses structures interne et externe, afin de cerner les diffé-
rents producteurs de fonds. Pour cela, il faut recourir à cet élément fondamental de
l’archivistique qu’est le principe de provenance (Normes et procédures archivistiques...
1993, 58-59).
Ce principe se définit comme le
... principe fondamental selon lequel les archives d’une même provenance ne doivent pas
être mêlées avec celles d’une autre provenance et doivent être conservées selon leur
ordre primitif, s’il existe. C’est en vertu de ce principe que chaque document doit être
placé dans le fonds dont il provient, et dans ce fonds, à sa place d’origine 1. (Couture et
Rousseau 1994, 64, 292; Bureau canadien des archivistes, D5)
Ce principe comporte deux degrés. Le premier degré consiste à laisser ensemble
ou à regrouper tous les documents créés ou reçus par une personne ou un organisme
dans l’exercice de leurs activités respectives. Ce premier degré permet le respect ex-
terne du fonds, c’est-à-dire, d’isoler et de circonscrire l’entité que constitue un fonds
d’archives en le distinguant de tous les autres. Le deuxième degré vise pour sa part le
respect de l’ordre interne, c’est-à-dire à faire en sorte que tous les documents d’un
fonds d’archives occupent une place déterminée qui soit respectée ou restituée si l’or-
dre primitif ou originel a été modifié (Couture et Rousseau 1994, 65).

De plus, il existe deux façons de définir le fonds d’archives par rapport à la
hiérarchie des organismes producteurs. La première, l’approche maximaliste, consiste à
définir le fonds au plus haut niveau, en considérant que la véritable unité de fonction
se situe au sommet. La seconde, l’approche minimaliste, consiste à réduire le fonds au
niveau de la plus petite cellule fonctionnelle possible (Duchein 1977, 77-78).
L’application du principe de provenance permet de connaître le contexte de
production des documents des différentes entités et garantit l’intégrité administrative
des archives. Elle contribue donc à répondre à notre objectif premier qui est de déter-
miner le rôle de l’archiviste de la Maison générale par rapport à celle-ci et à la Pro-
vince du Pérou. L’intégrité de la masse documentaire se vérifie par la correspondance
aux normes permettant de définir l’organisme producteur de fonds d’archives (dési-
gnées ci-après par les expressions normes de fonds ou critères de fonds). La Maison
générale et la Province du Pérou doivent donc correspondre à ces normes pour être,
chacune, reconnues comme producteur de fonds. Cette vérification s’effectue en appli-
quant les cinq critères suivants (Duchein 1977, 79-80; Sénécal 1991, 43-44):
• Posséder une identité juridique propre résultant d’un acte de loi précis et daté.
• Avoir un mandat officiel spécifique défini dans un texte officiel.
• Avoir un niveau de responsabilité au sein de la hiérarchie administrative.
• Être autonome, c’est-à-dire avoir une autorité responsable avec un pouvoir de
décision pour la majorité des affaires relevant de sa compétence.
• Posséder un organigramme.
Ces cinq critères balisent les limites d’un fonds d’archives et chacun précise un
aspect particulier de l’organisme producteur. Ils permettent d’établir les liens organi-
ques entre la Maison générale et la Province du Pérou et les liens archivistiques entre
les différentes entités. Ils déterminent aussi les rapports de dépendance entre elles. De
plus, l’application de ces critères permet de préciser le mandat de l’archiviste face à ces
deux instances et d’orienter davantage le rôle de celui-ci vers la médiation culturelle.
Le concept de médiation culturelle

Avant d’appliquer ces cinq critères, il importe de bien cerner le concept de
médiation culturelle puisque cette application doit permettre de définir le rôle de
l’archiviste en tant que médiateur culturel. Cette médiation consiste à établir le lien
entre les différentes cultures tout en tenant compte des systèmes de valeur de cha-
cune. Elle est plus efficace quand elle est mise en œuvre à l’intérieur d’un environne-
ment politique et intellectuel qui la favorise et qui reconnaît sa valeur sociale.
Le médiateur culturel «... est perméable à des transformations culturelles et
démontre une capacité d’adaptation de ses comportements et de ses valeurs à la réalité
complexe dans laquelle il est appelé à agir et à interagir, et ce, pour autant qu’il ne met
pas son identité culturelle en péril» (Guilbert 1994, ii). Il est avant tout un témoin
privilégié de cultures archivistiques différentes. En effet, il est, d’une part, l’observa-
teur de sa propre culture archivistique dans lequel il travaille quotidiennement et dans
lequel il achemine son savoir et sa connaissance. D’autre part, l’archiviste qui œuvre
dans un milieu archivistique multiculturel, a à sa portée un contexte archivistique

différent et peut ainsi étudier et connaître de nouvelles facettes du milieu archivistique.
Ses habiletés se situent, entre autres, au niveau de la connaissance et du respect des
sociétés en présence, de sa capacité de communication avec les membres de chaque
culture et de la possession des expériences, techniques et sociales, appropriées au rôle
et au statut de l’individu dans chacune de ces cultures (Bosner 1981, 5). L’objectivité
joue ici un rôle important. En effet, les valeurs, les convictions personnelles ainsi que
l’éducation et la perception face à une autre culture peuvent facilement mettre de
nombreux obstacles au développement des relations interpersonnelles entre deux mi-
lieux archivistiques.
Il est néanmoins difficile de donner à l’archiviste médiateur un rôle officiel
car il n’a pas encore de «statut déterminé, de fonctions bien précises, d’actions et
d’activités observables, mais il s’agit plutôt d’attitudes, d’ouverture à l’autre, de remise
en question de ses propres valeurs et d’une disponibilité au changement» (Guilbert
1994, 20). En somme, l’archiviste doit s’adapter continuellement et la médiation de-
vient alors «un processus continuel de traduction, d’interprétation et de création. Cette
aptitude à la médiation n’est jamais univoque. Elle prend sa source dans l’infrastruc-
ture des valeurs et des attitudes qui conditionnent les comportements» (Guilbert 1994,
22). Toutefois, l’archiviste médiateur ne doit pas avoir une structure factice ce qui le
figerait dans une position statique, au carrefour des deux cultures. En effet, il est
important de se donner «une nomenclature, sans rien de figé, puisqu’elle conduira à
inscrire dans une dimension historique essentielle les visages différents, contradictoi-
res et successifs des médiateurs culturels» (Vovelle 1981, 11-12). Certains de ces élé-
ments sont mis en évidence par l’application des cinq critères de notion de fonds.
Identification juridique des organismes

Le premier critère consiste à déterminer si chaque entité possède une identité
juridique propre. Ce critère permet d’établir concrètement que la Maison générale et la
Province du Pérou sont producteurs de fonds à partir des paramètres énoncés dans un
acte fondateur. Pour le démontrer, nous étudierons d’abord les circonstances de l’arri-
vée des Ursulines en terre canadienne et celles de leur expansion. Par la suite, nous
expliquerons l’avènement de la Maison générale puis retracerons l’histoire de la fonda-
tion de la Province du Pérou. Ces éléments permettront de situer les différentes com-
posantes dans le temps, de les identifier et de comprendre les divers liens organiques et
archivistiques établis entre elles. Nous verrons également que ces liens organisation-
nels supposent la présence de la médiation culturelle dans les relations intercellulaires.
Les Ursulines ont été fondées en 1535 par sainte Angèle Mérici (Brescia, Italie)
sous le nom de Compagnie de Sainte-Ursule. Cette Compagnie prit de l’expansion et
vint s’établir en France en 1594. Là, se formèrent plusieurs Congrégations. En 1612, les
Ursulines devinrent officiellement un ordre religieux. Parmi les Ursulines de France,
trois vinrent fonder les Ursulines de Québec: Mère Marie Guyart de l’Incarnation
(Tours), Mère Saint-Joseph (Tours) et Mère Sainte-Croix (Dieppe), soutenues par une
laïque, Mme de la Peltrie. Elles arrivèrent en Nouvelle-France le 1er août 1639 (Rio 1989-
1990, 19-54, 316; Souvenir du 350e...).
Au début, les Ursulines logèrent à la Basse-Ville de Québec, dans une maison
située en bordure du fleuve. C’est en 1642, qu’elles prirent possession de leur premier

monastère bâti sur le cap Diamant 2 . Il fallut attendre 1697 pour voir la première rami-
fication de l’œuvre des Ursulines en terre canadienne, aux Trois-Rivières. Et l’apostolat
en pays lointains commença, en 1936, par l’établissement des Ursulines de Québec à
Sendai, au Japon. Un peu plus tard, en 1961, les Ursulines de Trois-Rivières ouvrirent
une première mission au Pérou, à Aucayo (annexe 1).
Les Monastères d’Ursulines en terre canadienne furent d’abord des unités auto-
nomes. En 1938, les Ursulines sentirent le besoin de se regrouper en Union régionale. En
1950, les premières démarches commencèrent pour un plus grand regroupement. Les
religieuses eurent à se prononcer sur trois possibilités: s’intégrer à l’Union romaine,
former une Fédération ou s’unir en Union canadienne. Le choix s’arrêta sur la forma-
tion d’une nouvelle unité: l’Union canadienne des Moniales de Sainte-Ursule. Un décret
de Rome, daté du 7 juin 1953 3, permit aux Ursulines du Canada de mettre à l’essai le
nouveau mode d’administration basé sur les Constitutions de l’Union Romaine adap-
tées à cette nouvelle fusion. Le premier conseil, nommé par le Délégué Apostolique de
Rome, Monseigneur Ildebrando Antonuitti, le 27 août 1953, s’établit au Monastère de
Québec. De cette union, trois provinces4 furent créées: la Province de Québec qui aura
sous sa tutelle le Monastère de Québec, ceux de Mérici, de Stanstead et de Roberval; la
Province de Trois-Rivières qui comprendra les Monastères de Trois-Rivières, Shawini-
gan et Grand-Mère; la Province de Rimouski qui regroupera les Monastères de Ri-
mouski, Gaspé et des environs 5. Les Ursulines de l’Union canadienne continuèrent par
la suite leur expansion en terre canadienne en s’installant dans des paroisses et en
ouvrant des maisons pour vivre en communauté et continuer leurs œuvres d’éducatri-
ces et de propagatrices de la foi (Annales de la Maison généralice I 1953-1955).
Les missions, quant à elles, ont connu une évolution un peu différente. En effet,
l’érection d’une Province requiert un minimum de trois maisons, un personnel suffi-
sant et la capacité de s’administrer de façon autonome 6. C’est pourquoi, le Japon a
d’abord été Vice-province, sous la tutelle de la Province de Québec, tandis que la
mission du Pérou a été une Région, sous la tutelle de la Province de Trois-Rivières. En
1968, lors d’un Chapitre spécial, ces deux missions sont passées sous la responsabilité
de la Maison générale des Ursulines (Rapport du Chapitre général spécial 1968-1970,
85). Lors du Chapitre de 1975, la Vice-province du Japon et la Région du Pérou deve-
naient Provinces à part entière étant donné qu’elles répondaient aux exigences relati-
ves à l’érection d’une Province (Procès-verbaux du Chapitre, 15 juillet 1975, 50).
L’avènement de la Province du Pérou se situe dans les années 1940-50. Un
grand mouvement missionnaire prit naissance au Canada. Dans une lettre aux Congré-
gations religieuses, le Pape Jean XXIII demandait leur collaboration à l’évangélisation
de l’Amérique latine. Monseigneur Damase Laberge, o.f.m., Vicaire Apostolique de Saint-
Joseph de l’Amazone, demanda une première fois en 1952 aux Ursulines de Trois-Riviè-
res de venir donner une éducation aux petites Péruviennes. Toutefois, en prévision des
grands événements qui se préparaient alors pour les Ursulines du Canada français, le
projet fut ajourné. En 1959, Monseigneur Laberge réitéra sa demande et parvint à avoir
un entretien avec la Supérieure du Monastère de Trois-Rivières. En juillet 1960, il fit
une demande officielle lors du Chapitre général et présenta personnellement sa de-
mande au Conseil général. Après un voyage au Pérou, le Conseil provincial de Trois-
Rivières accepta et approuva cette nouvelle mission (Guillemette 1988). Six Ursulines

de Trois-Rivières partirent donc pour la jungle amazonienne, plus précisément pour
Aucayo en 1961. Cette mission pourvut alors à tous les besoins du domaine de l’éduca-
tion et de la santé et ceci en respectant les coutumes des Péruviens et leur identité.
Puis d’autres maisons s’ouvrirent, en 1964 à Yanashi, puis à Lima et à Iquitos en 1967.
La Province du Pérou a été incorporée civilement en 1965 sous le nom juridique de Las
Ursulinas de San José del Perú7. Actuellement, nous retrouvons sept maisons 8 au Pérou,
composées de 19 Ursulines canadiennes, 8 professes temporaires péruviennes et 11 no-
vices et postulantes péruviennes.
Ce bref historique permet de voir que le premier critère de fonds se trouve
respecté, puisque l’on peut distinguer trois identités juridiques légalement constituées
et observer leurs liens organiques dans un large système communautaire producteur.
Tout d’abord, il y a la Province de Trois-Rivières, fondatrice de la mission, puis la
Maison générale qui a juridiction sur l’ensemble des Provinces, et enfin la Province
elle-même.
La situation archivistique reflète ces états de faits juridiques et démontre que le
premier degré du principe de provenance est parfaitement respecté (Couture et Rous-
seau 1994, 65). En effet, chacune de ces entités conserve, dans ses archives respectives,
les documents qui les relient aux activités de la Province du Pérou. Nous retrouvons
l’approbation écrite de Monseigneur Damase qui autorise les Ursulines de Trois-Riviè-
res à œuvrer dans son diocèse et la correspondance de celui-ci dans les archives de la
Province de Trois-Rivières. La Maison générale, pour sa part, détient les documents
reliés à la constitution de la mission puisque ce projet fut approuvé lors d’un Chapitre.
De plus, elle possède tout autre document d’intérêt relié à la Province du Pérou qui
demande approbation puisque celle-ci demeure sous sa juridiction. La Province du
Pérou conserve tous les documents produits et reçus, depuis ses débuts jusqu’à
aujourd’hui, à la Maison provinciale.
La préoccupation de la Province du Pérou de respecter l’identité du peuple
péruvien dans les actions qu’elle entreprend devient le premier signe d’une attention
particulière portée à la médiation culturelle. En effet, le contact avec une entité cultu-
relle différente nécessite une adaptation et une ouverture à l’autre afin que toute
action entreprise soit bénéfique pour les deux cultures (Guilbert 1994, 20). «L’interac-
tion est définie ici comme un processus d’échanges qui, par la communication, permet-
tra aux interlocuteurs de s’influencer réciproquement» (Cohen-Émérique 1993, 71). Cet
intérêt particulier nous permet de croire que la médiation joue un rôle également
important entre la Maison générale et ses Provinces.
En somme, il nous apparaît évident que chacune de ces trois entités possède
son identité juridique propre, autant canoniquement que civilement, et que la notion
de médiation sous-tend l’établissement de la communauté.
Les mandats des différents organismes

Le second critère de fonds aide à mieux définir la place de l’archiviste face à
ces différentes instances organisationnelles de la communauté parce qu’il permet d’éta-
blir que la Maison générale et la Province du Pérou possèdent chacune un mandat
officiel spécifique. En effet, en précisant les mandats de ces deux entités, il est possible

de définir plus clairement celui de l’archiviste. Ce dernier peut orienter ses actions à
l’intérieur de ces mandats, mieux établir ses priorités d’intervention, et mieux détermi-
ner son rôle de médiateur culturel par rapport à la Province du Pérou.
Le mandat de la Maison générale consiste à faire respecter les décisions du
Chapitre général, autorité suprême de l’Institut (A. N., C196), et à voir au bon suivi des
orientations de ce Chapitre. Elle est, par ce fait même, médiatrice entre les différents
niveaux hiérarchiques puisqu’elle assume la responsabilité de l’unité entre les Provin-
ces, en tenant compte de leur diversité. Elle assure également aux Provinces éloignées
un service vivant et continu (A. N., R48). Ainsi, elle anime et coordonne les différents
secteurs de la vie de tout l’organisme, en ce qui a trait à la vie religieuse, aux œuvres
de l’Institut et aux finances.
Pour sa part, la Province du Pérou, après avoir travaillé en Chapitre provincial,
met en application les décisions retenues au Chapitre général. Elle coordonne égale-
ment les activités de la Province et tout ce qui touche l’orientation de l’enseignement
auprès du peuple péruvien. Elle voit en particulier aux finances de la Province. En fait,
chaque Province veille à établir des liens étroits entre l’instance supérieure et les
communautés locales (A. N., C157).
En considérant les mandats de ces deux unités, il apparaît que l’archiviste de la
Maison générale doit jouer un rôle de coordonnateur des activités archivistiques, en
particulier de celles relatives à la gestion et à la conservation des archives et ceci dans
les différentes unités. En effet, l’archiviste de la Maison générale doit considérer le fait
qu’il est le responsable de celle-ci et des Provinces du point de vue archivistique. Pour
cela, il est essentiel qu’il intervienne lorsqu’un problème archivistique lui est référé en
tenant compte de l’importance des liens étroits qui unissent les diverses Provinces.
Le médiateur culturel ne doit, toutefois, pas tomber dans le piège du
missionnariat archivistique. Sa fonction n’est pas de sauver les archives du milieu
culturel défavorisé mais plutôt d’apporter une expertise apte à aider les différentes
problématiques reliées à ce milieu. Pour cela une connaissance approfondie des diffé-
rents milieux culturels et une ouverture d’esprit sont des éléments clé pour une
meilleure réussite. Néanmoins, il ne faut pas se limiter à cette simple connaissance car
elle exclut la prise en compte de la complexité du contact interculturel. C’est pourquoi
il est important de savoir poser des questions qui aillent au-delà des lectures et per-
mettent d’établir une véritable communication, d’être à l’écoute et surtout de prendre
le temps nécessaire pour découvrir ce nouveau contexte archivistique (Cohen-Émérique
1993, 79-81). De plus, l’archiviste est un témoin privilégié du travail de médiation qui se
fait et ce, à travers les documents.
Ainsi donc, ces entités comportent des similitudes quant à leurs mandats. En
effet, étant donné qu’elles sont toutes sous la subordination d’une même entité, elles se
doivent d’observer les mêmes lignes directrices que celle-ci et de les faire respecter,
quoique à des niveaux d’autorité différents. On remarque également que la notion de
médiation entre les différentes parties joue un rôle important d’autant plus qu’elle
touche des contrées éloignées (Japon et Pérou). C’est pourquoi il est nécessaire que
l’archiviste de la Maison générale tienne compte de cet élément et qu’il développe des
aptitudes comme médiateur culturel (Guilbert 1994, 43) en matière d’archivistique.

Les différents niveaux de responsabilité
Le troisième critère de fonds est d’autant plus important qu’il permet de préci-
ser les niveaux de responsabilité des différentes composantes. En appliquant ce critère,
il est possible de spécifier les liens de dépendance entre la Maison générale et la
Province du Pérou et de préciser plus à fond les liens archivistiques entre ces deux
unités. Le niveau de responsabilité de l’archiviste de la Maison générale sera également
plus clairement défini. Il nous sera ainsi possible de préciser les limites et les respon-
sabilités reliées au rôle de médiateur culturel.
D’une manière générale, le service du gouvernement des Ursulines est fondé
sur le principe de subsidiarité et de co-responsabilité, qui s’exerce à trois niveaux
comportant chacun leurs attributions propres: les niveaux local, provincial et général
(A. N., C114).
L’unité de base est la communauté locale. Elle est formée d’Ursulines désignées
par la supérieure provinciale et vivant sous l’autorité d’une supérieure locale dans une
maison canoniquement érigée (A. N., C129). Chacune des communautés a la responsabi-
lité de gérer et de conserver ses biens et par conséquent ses documents.
Formée d’au moins trois maisons locales, la Province constitue, quant à elle,
une division immédiate de l’Institut sous l’autorité de la Supérieure provinciale. La
Province a comme première responsabilité de voir à l’unité au sein de ses divisions et
d’établir des liens étroits avec celles-ci et la Maison générale. La Supérieure provinciale
gouverne la Province avec son conseil selon les normes de l’Église et de l’Institut, en
dépendance et sous la direction de la Maison générale (A .N., C159). Tout comme au
niveau local, chaque Province voit à la bonne gérance de ses avoirs et par le fait même
de ses archives.
Dans l’Institut, le service de l’autorité supérieure est rempli ordinairement par
la Maison générale et extraordinairement par le Chapitre général (A. N., C173). Elle a
donc le pouvoir sur l’ensemble des Provinces, des maisons et des membres de l’Institut
selon les Constitutions (A. N., C174). De plus, sa responsabilité première est de veiller au
développement de la vie spirituelle de ses membres, mais également sur les biens
temporels de l’organisme. Elle est le médiateur ainsi que l’exécuteur des décisions entre
le Chapitre général et les Provinces.
Néanmoins, l’instance suprême est tout de même le Chapitre général qui réunit
des Ursulines représentant tout l’Institut (A. N., C195). Le Chapitre général traite les
questions majeures qui engagent l’Institut (A. N., C200). Il donne les grandes orienta-
tions des cinq années qui suivront. Les Chapitres locaux et provinciaux quant à eux,
étudient, ratifient et votent les desiderata à présenter au Chapitre de niveau supérieur
(A. N., C214).
Chaque niveau hiérarchique doit donc respecter les décisions des autres com-
posantes et ceci en parfait accord avec les Constitutions qui délimitent clairement les
responsabilités de chacun. Cela se reflète également au point de vue archivistique. En
effet, chaque niveau gère et conserve ses archives. De plus, il est clairement défini dans
les Constitutions que si une unité vient à fermer ses portes, elle doit alors obligatoire-
ment remettre tous ses biens, donc ses archives, à l’unité supérieure à laquelle elle est
reliée (Directoire 1985, 101). On peut ainsi remarquer que cette mesure fait en sorte que

le premier degré du principe de provenance puisse être respecté (Couture et Rousseau
1994, 65).
Par ailleurs, l’archiviste qui œuvre à la Maison générale a la responsabilité de
veiller aux archives de celle-ci et par le fait même sur celles de toute l’Institution par
le droit que lui confèrent ses liens directs avec la Maison générale. La notion de média-
tion entre la Maison générale et les Provinces ressort encore plus fortement dans cette
partie du texte. L’archiviste a donc pour rôle de voir à la bonne conservation du
patrimoine archivistique des Ursulines, ceci en tenant compte du respect de la Pro-
vince du Pérou. Tout comme la Maison générale et le Chapitre général il se doit d’être
un agent de circulation. Toutefois, il existe des barrières à ne pas négliger, dont celles
de la langue et de la distance. Et il existe également des dangers, tels le syncrétisme qui
mettrait la médiation culturelle dans une position délicate, où elle serait utilisée pour
faire une bonne action ou encore pour se créer des obligations.
L’autonomie des unités

Néanmoins, il convient de vérifier si les divers niveaux de responsabilité pos-
sèdent une liberté d’action. Pour ce faire, l’application du quatrième critère de fonds
permet de définir l’autonomie de chaque unité. Ce critère permet de considérer le
niveau d’autonomie de la Maison générale et de la Province du Pérou. Il permet d’éva-
luer également le pouvoir de décision de chacune tant du point de vue financier que
de celui de l’autorité. Cette évaluation permet aussi de mettre en évidence le degré
d’autonomie de l’archiviste et son pouvoir d’action en matière de médiation culturelle.
Les Provinces et les maisons ont dans l’Institut l’autonomie financière. Selon l’esprit de
Vatican II, les structures financières doivent être organisées de façon à encourager la
responsabilité et l’initiative à tous les niveaux. Elles doivent tenir compte de la situation
économique, du standard de vie et de la technique des affaires de chaque pays (Rapport
du Chapitre général spécial 1968-1970, 74).
L’Institut, les provinces et les maisons locales ont donc la capacité d’acquérir,
de posséder, d’administrer et d’aliéner chacune leurs biens selon les normes du droit
propre (A. N., C223). Toutefois, l’autorisation de la Maison générale est requise pour
aliéner les biens précieux ou contracter des dettes. De plus, la Maison générale doit
recourir au Saint-Siège lorsque la valeur dépasse le montant fixé par ce dernier (A. N.,
C224). À tous les niveaux, les supérieures, avec le consentement de leur conseil, sou-
mettent à l’approbation de l’autorité de niveau supérieur les prévisions budgétaires, les
états financiers et les projets de construction avec les plans et devis (A. N., R64).
Chaque Province est également tenue responsable des écoles sous sa tutelle et doit
répondre à leurs besoins.
Même si chaque unité doit référer à l’approbation de l’instance supérieure au
point de vue financier et décisionnel, il est évident que chacune gère ses biens et ses
activités de la façon qui lui est adéquate. En effet, chaque unité connaît parfaitement
les besoins, les moyens ainsi que les membres de son organisme; elle est donc à même
de mener à bien ses actions et d’assurer une saine gestion de ses avoirs. Il est même
nécessaire d’avoir ce lien de dépendance envers une instance supérieure afin de vali-
der les opérations demandant une compétence complémentaire, de même que pour
supporter et encourager toute action. Au point de vue archivistique, ce lien de dépen-

dance peut servir à valider les actions de gestion et de conservation des unités lorsque
celles-ci n’ont pas la compétence ni les moyens nécessaires pour gérer leurs archives.
Il nous apparaît ainsi clairement que chacun des niveaux hiérarchiques pos-
sède l’autonomie nécessaire pour assurer le fonctionnement de son unité, tant au point
de vue de l’autorité que des finances. Néanmoins, le lien de dépendance permet à
chacun de référer à une instance supérieure si le besoin surgit. De cette façon, l’archi-
viste de la Maison générale peut plus aisément répondre aux besoins de la Province du
Pérou puisque l’unité qui l’emploie joue un rôle important d’assistance et cela s’accorde
parfaitement avec le dernier critère.
L’organigramme de l’organisme
Le cinquième et dernier critère de fonds exige que l’organisation interne pos-
sède un organigramme connu et fixé. Cet élément indique plus clairement le lien
d’autorité et de dépendance des différents niveaux décisionnels de l’institution. Cela
permet de définir le rôle de chaque entité par rapport aux autres et ainsi de mieux
comprendre les limites de leurs responsabilités et de leur autonomie. Il détermine
également la place exacte qu’occupe l’archiviste dans l’organisation et situe celui-ci
dans son rôle de médiateur culturel.
L’Union canadienne possède un organigramme précis (annexe 2) dont la struc-
ture correspond à celle de l’organisation typique d’une entreprise industrielle
divisionnalisée, c’est-à-dire à un ensemble de divisions autonomes reliées à une struc-
ture administrative centrale. Chacune de ses divisions est créée pour servir les diffé-
rents secteurs et dispose du contrôle de ses actions pour remplir ses missions. Par
conséquent, les divisions sont relativement indépendantes du contrôle de l’unité cen-
trale et même du besoin de coordonner ses activités avec celles des autres divisions. Ce
type de structure se retrouve principalement dans les «... organisations de grandes
tailles et des plus anciennes» (Mintzberg 1990, 231).
Concrètement, les Ursulines correspondent parfaitement à ce type d’organisa-
tion. À la base de leur structure se trouvent les maisons locales autonomes. Elles relè-
vent d’une Maison provinciale qui en assure la supervision. De même, la Maison géné-
rale coordonne les activités des Maisons provinciales. La Maison générale est
subordonnée au Chapitre général, qui lui, occupe le sommet de l’organigramme.
La simplicité de cet organigramme nous permet de voir une organisation
multicellulaire bien structurée et bien définie. En effet, chacune des maisons, qu’elle
soit générale, provinciale ou locale, possède une organisation interne semblable (an-
nexe 3). Chaque maison est dirigée par une supérieure. Celle-ci est appuyée dans sa
tâche par un nombre variable de conseillères dont une économe et une secrétaire.
Viennent ensuite les autres membres de la maison.
Cette même simplicité se retrouve dans l’organisation des archives et permet
de voir la structure archivistique des différentes composantes. La structure organisa-
tionnelle détermine la place de la Maison générale comme l’entité de référence domi-
nante et, par ce fait même, elle positionne l’archiviste au niveau de l’instance de
consultation supérieure. Le niveau occupé par l’archiviste de la Maison générale dans
l’organigramme l’oblige à traiter avec grand respect les autres cultures organisation-

nelles. Cependant, en tant qu’observateur privilégié et médiateur, l’archiviste ne doit
pas donner de directives strictes mais plutôt suggérer des solutions aux problèmes
lorsqu’on lui en soumet, en tenant compte des particularités de chaque Province.
Le principe de provenance est donc respecté au niveau de l’ordre externe des
fonds et ce, dans toutes les entités. Quant au respect de l’ordre interne des fonds
d’archives, nous pouvons affirmer que celui-ci est respecté à la Maison générale puis-
que les documents ont été traités par l’archiviste de celle-ci. Dans le cas de la Province
du Pérou, il nous a été affirmé que celui-ci a été respecté jusqu’à présent, pour ce qui
est des documents traités par les missionnaires jusqu’à aujourd’hui.
L’application des cinq critères de fonds démontre clairement que chacune des
unités répond affirmativement à l’ensemble de ceux-ci. Elle permet, effectivement,
d’établir chacune comme productrice de fonds d’archives qui leurs sont propres même
si elles sont subordonnées à des niveaux plus élevés. En effet, chaque unité possède
une identité juridique propre légalement constituée, un mandat officiel spécifique,
malgré les similitudes, un niveau de responsabilité précis déterminé par les Constitu-
tions, une autonomie suffisante dans ses actions et la gérance de ses avoirs ainsi qu’un
organigramme structuré et bien défini.
On peut alors parler d’une approche minimaliste, puisque chaque cellule gère
ses propres archives et qu’il devrait y avoir une personne responsable de celles-ci. De
plus, si on considère l’ensemble de ces fonds, il est permis de penser que la Maison
générale puisse devenir le dépôt d’archives 9 de l’Union canadienne des Ursulines étant
donné qu’elle se trouve à former l’unité globale et la plus générale au point de vue
archivistique (Cardinal et al. 1984, 16, 106) 10 tout comme l’indique l’organigramme.
L’archiviste comme médiateur culturel

Après avoir établi les assises du principe de provenance et la notion de fonds
d’archives, il est maintenant possible de mieux définir le rôle de l’archiviste de la
Maison générale face à la médiation culturelle. En effet, chacun des critères fait res-
sortir l’importance de cette médiation entre la Maison générale et ses composantes.
Elle dénote, au niveau de la Maison générale, le souci du respect des cultures auxquel-
les elle est reliée. Cette préoccupation doit être également partagée par l’archiviste de
la Maison générale étant donné les liens organiques de sa position.
La médiation devient un élément primordial à développer pour des relations
intercellulaires efficientes. Par sa situation hiérarchique privilégiée à la Maison
générale, l’archiviste a la responsabilité de veiller à la bonne conservation du patri-
moine archivistique des Ursulines et de mettre en valeur la dynamique que peuvent
rapporter les archives et la richesse des échanges culturels entre les deux parties
(Vovelle 1981, 8).
Le rapport d’autorité existant entre la Maison générale et la Province du Pérou
en est un, avant tout, de médiation, sans pour cela enlever la position de pouvoir
nécessaire de chacun pour l’exercice de ses activités. Il est toutefois essentiel que l’ar-
chiviste ne se donne pas le statut de maître et évite ainsi tout assujettissement du
milieu où il est appelé à exercer ses activités, c’est-à-dire qu’il prenne garde de tomber
dans le piège du pouvoir. Ce n’est pas parce que le médiateur possède un savoir qu’il lui

faille pour cela déprécier ceux qui ont le désir d’apprendre et qu’il entreprenne ainsi
de creuser ainsi un fossé entre les érudits et les néophytes. Malheureusement, ce type
de rapport se rencontre fréquemment lorsqu’il s’agit de faire œuvre de médiation cul-
turelle. C’est pourquoi cette médiation doit se fonder sur le respect de la Province, de sa
vision du monde, de son système de valeurs et de ses besoins.
Le comportement à avoir est celui d’une écoute compréhensive, d’un climat
d’acceptation et de confiance. Il est important de laisser intactes les manières de vivre,
de penser et de sentir. Le médiateur ne doit pas imposer sa façon de voir mais plutôt
suppléer aux lacunes, afin que la Province soit apte à définir ses propres problémati-
ques et puisse ainsi trouver les moyens appropriés pour les résoudre (Cohen-Émérique
1993, 71). Cela devient alors une question de compromis. En effet, il est important de
parvenir à dégager un espace commun où puisse s’entendre les deux parties sans que
ni l’une ni l’autre n’en soit lésée.
Il est néanmoins nécessaire d’être un médiateur convaincu et d’avoir une bonne
connaissance du milieu archivistique pour susciter la confiance, afin d’obtenir une
crédibilité dans nos interventions possibles (Fouquet 1981, 623). Les résultats obtenus
pourront alors donner naissance à un produit archivistique adéquat et autonome. En
effet, tout échange culturel doit faire en sorte qu’il y ait complémentarité entre les
deux parties et fécondité pour chacune d’elles.
La notion de dépendance qui lie la Maison générale et la Province du Pérou
permet à l’archiviste de se positionner et de préciser son rôle en regard de cette Pro-
vince comme étant un rôle de médiateur. Toutefois, les champs d’intervention doivent
être clairement établis afin de respecter l’urgence des priorités d’actions.
MISE EN PRATIQUE: LES CHAMPS D’INTERVENTION

La dimension de la mission culturelle de l’archiviste, mise en évidence par
l’application du principe de provenance, établit le rôle de celui-ci en tant que média-
teur. Toutefois, la médiation culturelle, au point de vue archivistique, ne peut être
utilisée aisément dans tous les champs d’intervention sans que ceux-ci aient été au
préalable étudiés. C’est pourquoi cette seconde partie a pour but de préciser les champs
d’intervention de l’archiviste de la Maison générale afin de connaître concrètement
comment la médiation doit se traduire dans la pratique à propos de la Province du
Pérou.
L’archivistique comprend quatre fonctions: la création, le traitement, la conser-
vation et l’exploitation des documents. Chacune touche une partie de la gestion docu-
mentaire et leur ensemble jalonne tout le processus de vie des documents. Il est cepen-
dant nécessaire de considérer que tous ces champs d’intervention ne peuvent être
couverts facilement dans toutes les situations archivistiques. C’est le cas, par exemple,
dans la Province du Pérou, où certaines urgences doivent être traitées en priorité.
La Province du Pérou ne détient pas une quantité assez importante de docu-
ments 11 pour justifier une demande d’aide prioritaire au niveau du traitement et de
l’exploitation alors que les besoins sont criants au niveau de la conservation des docu-
ments. La Province du Pérou remplit ses obligations face à la communauté des Ursuli-

nes mais a également pour mission d’assumer des fonctions officielles supplétives
telles que la tenue des registres de population et l’établissement de bulletins scolaires
pour le peuple péruvien. En ce qui a trait à la fonction création, il existe déjà une
structure commune à l’ensemble des Ursulines. Pour faciliter un fonctionnement uni-
forme, la Maison générale fournit des outils de création tels que des formulaires, des
directives, etc. De plus, des normes de création sont déjà établies.
N’ayant pas de normes préétablies à la Maison générale des Ursulines pour les
autres fonctions archivistiques, l’archiviste doit alors faire appel à ses connaissances,
mais il importe également, pour celui-ci, de trouver des appuis pour justifier ses inter-
ventions. Comme appui professionnel, le Code d’éthique de l’Association des Archivis-
tes du Québec lui donne le devoir envers la société de «favoriser et appuyer toute
mesure susceptible d’améliorer la qualité et l’accessibilité aux services professionnels
de gestion de l’information organique et consignée» (Code d’éthique... 1992, 3). Le Code
de déontologie de l’Association des Archivistes du Québec lui attribue une mission
sociale, celle «de contribuer à la constitution de la mémoire collective» et une mission
professionnelle qui est «de s’impliquer dans la formation et la recherche et [de] favo-
riser les mesures d’éducation et d’information» (La Chronique 1996, 28). De plus, le
Conseil international des Archives insiste sur le fait qu’il est important de tout mettre
en œuvre pour préserver, protéger et défendre le patrimoine archivistique de l’huma-
nité (Conseil international des Archives 1993, 68).
L’archiviste de la Maison générale a dans sa pratique l’appui de la Commission
pontificale pour les Biens culturels de l’Église 12, qui demande à chaque communauté
de préserver adéquatement son patrimoine archivistique. Toutefois, c’est dans son
mandat qu’il puise le plus fort de ses appuis étant donné qu’il a le devoir premier de
préserver la mémoire de tout l’Institut. Tous ces appuis permettent également à la
médiation culturelle d’obtenir le soutien nécessaire quant aux champs d’intervention.
La Province du Pérou est gardienne d’une mémoire essentielle et elle se doit de
sauvegarder celle-ci de façon adéquate. Elle a donc besoin d’un support au niveau de la
protection de ses documents puisque les problèmes qu’elle rencontre sont surtout reliés
à la conservation de ceux-ci. Notre intérêt est donc d’approfondir la notion de docu-
ments essentiels afin de protéger tous les documents officiels contre les sinistres. Nous
étudierons ensuite les conditions de conservation dans les pays tropicaux, étant donné
la précarité des moyens et des lieux de conservation dont ils disposent. Le médiateur
devra concentrer son attention et ses énergies sur ces champs d’intervention bien
précis, afin d’axer ses solutions sur les besoins immédiats. Une bonne connaissance
approfondie de la situation vécue dans la Province du Pérou permettra d’asseoir le
rôle de médiateur culturel de l’archiviste de la Maison générale.
La protection des documents essentiels

L’intervention de l’archiviste de la Maison générale pour la protection des do-
cuments essentiels de la Province du Pérou doit être clairement circonscrite. Pour ce
faire, il est important de dégager les problèmes reliés à la préservation des documents
essentiels. Cela permettra d’élaborer des solutions pragmatiques et de trouver les
moyens de les mettre en œuvre. Les actions archivistiques du médiateur culturel se-
ront alors mieux adaptées.

Les documents essentiels contiennent des informations
... qui permettent la continuité ou le rétablissement des opérations, des droits et des
obligations durant ou après une période de crise et dont la disparition, d’une façon
générale et qu’elle qu’en soit la cause, aurait des conséquences graves et irréparables.
(Couture et Rousseau 1982, 163-164)
Il est facile d’imaginer les sérieux préjudices pouvant être causés si les docu-
ments essentiels d’une Province éloignée comme celle du Pérou étaient détruits. On n’a
qu’à se référer au cas des Archives nationales du San Salvador où un tremblement de
terre, en 1989, a détruit complètement le bâtiment qui abritait les archives de l’État,
pour comprendre tout l’impact des conséquences d’une semblable destruction (Lemmon
1991, 404-408). Aucun plan d’intervention ne se trouvait alors élaboré. Encore plus près
de nous, on peut également se remémorer le cas de Mexico qui a permis de sensibiliser
davantage les archivistes à la préservation des documents essentiels.
Leur sauvegarde n’est toutefois pas simple. Les documents essentiels peuvent
être conservés sur différents supports tels que le papier, les microformes, les supports
magnétiques, etc13. La Province du Pérou n’utilise toutefois, quant à elle, que deux types
de support en ce qui a trait aux documents essentiels: le papier et le support électroni-
que (disquette).
Les fléaux qu’engendrent la perte de ces documents sont très variés et ne sim-
plifient pas non plus leur protection. Il existe deux types de sinistres: ceux causés plus
fréquemment par des facteurs humains tels que les actes de vandalisme, les actes de
sabotage, les grèves, les vols et le feu et ceux causés par une guerre ou un désastre
naturel tels qu’un typhon, un ouragan, un tremblement de terre, une éruption volcani-
que, une inondation, etc. Il est à noter que le Pérou est un pays au contexte politique
encore instable. En effet, les conflits politiques et le terrorisme14 occasionnent énormé-
ment de vandalisme et de vols. De plus, les annales des Ursulines nous racontent que le
feu a déjà rasé le Monastère de Yanashi en 1981 et qu’on ne compte plus les inonda-
tions, fréquentes au printemps, ni les tremblements de terre et les tempêtes tropicales
annuelles (Annales d’Aucayo III 1980-1994).
De plus, tout document n’est pas considéré comme essentiel. Les auteurs s’ac-
cordent à dire qu’il ne peut y avoir qu’un minime pourcentage de la masse documen-
taire qui soit considéré comme documents essentiels15 . Il est également difficile d’iden-
tifier quels sont les documents qui contiennent les informations permettant de
reconstituer l’organisation après un sinistre, puisqu’il n’existe aucune norme ou liste
de documents 16 valable pour tous les genres d’organismes, d’établissements ou d’entre-
prises.
En effet, chaque organisme a ses exigences, ses compétences et ses champs de
responsabilités propres. Il existe toutefois certains éléments de référence qui peuvent
nous guider. L’énoncé de mission, le mandat de chaque communauté, les rôles et les
responsabilités de l’institution sont des éléments clés pour déterminer une bonne par-
tie des documents essentiels. Il faut également se demander quels documents sont
nécessaires pour garantir les droits juridiques, les droits de propriété et les autres
droits fondamentaux de l’organisme et les raisons sociales (Protection civile 1994, 5, 7;
Roberge 1992, 193).

En appliquant les normes de fonds dans la première partie de cette étude, nous
avons alors énoncé les éléments clés permettant de dresser la liste des documents
essentiels de la Province du Pérou (annexe 4). Ceux-ci se divisent en trois groupes
distincts. Tout d’abord, on retrouve les documents qui ont une valeur de preuve tels
que les Chartes et lettres patentes, les procès-verbaux, les états financiers, etc. Ces
documents sont essentiels à la survie de l’organisme et doivent avoir une protection
toute particulière. De plus, dans les postes de mission, on conserve des documents
officiels tels que les baptistères et les registres de confirmation, qui ont une valeur
essentielle de preuve pour les Péruviens. Il y a ensuite les documents qui ont une
valeur de témoignage tels que les annales, les éphémérides et la correspondance. On
retrouve également des documents ayant une valeur d’information tels que des bulle-
tins d’informations, des communiqués, des circulaires, etc. Plusieurs d’entre eux revê-
tent une double valeur, tels les programmes de formation des novices et des postulan-
tes qui ont, à la fois, valeur de preuve et de témoignage du fait qu’ils représentent la
preuve du cheminement des novices et témoignent de leur vécu religieux.
Tous ces documents, peu importe leur valeur, se retrouvent sans protection
particulière dans la Province du Pérou. Il n’existe, en ce moment, aucun programme de
protection des documents essentiels ni de lieux de conservation spécifiques permettant
de préserver ceux-ci de tout sinistre. Il importe donc à l’archiviste de la Maison géné-
rale de recommander l’adoption de mesures de protection des documents.
L’archiviste de la Maison générale devra amorcer sa première action en sensi-
bilisant les intervenants à l’importance d’une protection adéquate pour les documents
essentiels. Ce premier contact, en tant que médiateur culturel, avec la Province du
Pérou doit débuter par un processus de communication bilatérale (Cohen-Émérique
1993, 14) afin de connaître les principales préoccupations de la Maison provinciale en
ce qui a trait aux documents essentiels et de diriger davantage l’action de l’archiviste
vers les besoins de cette unité. De plus, cette étape permettra d’intégrer progressive-
ment le personnel de la Province du Pérou. L’élaboration d’une brochure documen-
taire, mentionnant tout le processus d’un programme de protection des documents
essentiels, est un des outils de sensibilisation qui permettrait d’en comprendre toutes
les implications. Il sera ensuite nécessaire de dresser la liste des documents essentiels
conjointement avec la Province du Pérou. La phase suivante consistera à entreprendre
le programme de protection des documents essentiels.
La littérature est suffisamment abondante sur la question des différents pro-
grammes de protection des documents essentiels (Ballon et Gardner 1986, 26-28;
Deslongchamps 1972, 24-25, 28-29; Kane 1981, 54, 56; Henn 1974, 24-25, 280-29; Weimar
1976, 22-26). Il est toutefois important de noter que la Province du Pérou ne peut
s’engager dans un vaste projet de protection de documents essentiels étant donné le
manque de ressources internes mais également externes. En effet, le Pérou est un pays
en voie de développement et les ressources disponibles pour les organismes y sont
souvent rudimentaires. Il n’existe pas nécessairement, par exemple, de coffret de sécu-
rité pour la conservation de documents dans les missions. C’est pourquoi, il est d’autant
plus important de s’interroger sur les moyens à prendre pour protéger les documents
essentiels.

Après avoir analysé le contenu des documents conservés à la Maison générale,
il apparaît que plusieurs des documents officiels et essentiels de la Province du Pérou
se trouvent aussi à la Maison générale. Toute demande officielle doit être faite sur
deux copies originales dont l’une est conservée à la Maison générale et l’autre est
retournée à la Province (Directoire 1985, 73-73). De plus, cette dernière a le souci de
procurer des copies des documents jugés importants à transmettre à l’instance supé-
rieure. Une partie de la protection des documents essentiels est donc assurée par la
duplication des documents et la conservation à distance de ceux-ci.
La distance qui sépare la Maison générale de la Province peut paraître, dans un
premier temps, un désavantage mais les moyens de communication modernes s’avè-
rent particulièrement efficaces, même dans un pays comme le Pérou. Dans un deuxième
temps, il faut aussi considérer le fait qu’une catastrophe coupant tout moyen de com-
munication peut aussi survenir. De plus, il faut noter que la Maison générale, ne dispo-
sant pas de programme de protection des documents essentiels et, de ce fait, n’en
assure qu’une protection partielle. C’est pourquoi un programme de protection des
documents essentiels profiterait également à la Maison générale puisqu’il est facile-
ment transposable à la situation de celle-ci et que son implantation et son utilisation
sont fort simples.
Il est également prudent d’intervenir au niveau de la circulation des docu-
ments à l’interne. En effet, comme il n’existe aucun moyen de contrôle de la circula-
tion des documents essentiels, il est alors très facile d’égarer ou de perdre l’un d’entre
eux. Il est suggéré de centraliser les documents essentiels dans un même lieu et de
créer un système simple d’inscription pour les documents qui circuleront à l’extérieur.
L’archiviste, dans ce cas, est un témoin privilégié puisqu’il connaît les docu-
ments conservés à la Maison générale et une grande partie de ceux du Pérou. Il est
donc à même de guider les opérations et de diriger un programme axé sur la duplica-
tion des documents ainsi que de suggérer des moyens simples de sauvegarde. La Pro-
vince du Pérou étant la seule province à ne pas posséder d’archiviste attitré en place17 ,
il apparaît d’autant plus important de ne pas s’imposer mais plutôt d’intégrer les per-
sonnes intéressées à cette problématique. L’archiviste est également l’investigateur qui
s’enquiert des besoins réels et qui est apte à identifier les pièces permettant à l’organi-
sation de survivre lors d’un sinistre.
L’étude de la notion de documents essentiels permet à l’archiviste de la Maison
générale d’agir et d’interagir avec le personnel de la Province du Pérou. Ensemble, ils
peuvent déterminer les solutions appropriées et les moyens adaptés à la situation de
cette Province. Les échanges doivent se développer dans le respect des valeurs de
chacun de manière à ce que l’archiviste parvienne à mettre en œuvre une véritable
médiation culturelle.
La préservation des documents en milieu tropical

La mémoire organique et consignée générée par la Province du Pérou a égale-
ment une valeur symbolique et historique très importante pour l’institution formée
par les Ursulines. Malgré les idées préconçues entretenues sur les communautés reli-
gieuses et malgré la consignation systématique de toutes leurs activités, beaucoup

d’événements et de règles ne sont pas écrites. Cette manière d’agir semble faire partie
de la tradition. En effet, il existe beaucoup de lacunes historiques sur la fondation de
la Province du Pérou mais également sur plusieurs autres événements reliés à son
histoire. Le document essentiel, certes, joue un rôle primordial pour la survie de cette
institution mais il ne permet pas nécessairement de perpétuer la mémoire de celle-ci,
d’où l’importance d’une conservation adéquate de tous les documents.
Cette section concerne les champs d’intervention de l’archiviste de la Maison
générale quant à la sauvegarde des documents en milieu tropical. Elle étudie, en pre-
mier lieu, les problèmes reliés à la conservation dans cet environnement, puis en
deuxième lieu les solutions et le peu de moyens disponibles. Elle définit ainsi les pos-
sibilités d’intervention de l’archiviste de la Maison générale eu égard à ce problème
particulier.
Cette partie du travail n’a pas pour but d’énoncer toutes les connaissances
nécessaires pour la construction d’un dépôt et le niveau idéal de conservation des
archives en pays tropicaux (Bell et Faye 1979; Duchein 1985a, 459-478). Il est plus
pertinent d’attirer l’attention sur certains problèmes particuliers en milieu tropical.
Néanmoins, le manque d’information entourant la conservation des archives dans les
petits dépôts est déplorable. La majorité de la littérature met l’emphase sur la conser-
vation dans les dépôts d’archives nationales et préconise des solutions dispendieuses et
peu accessibles dans les pays défavorisés (Duchein 1985b; Kathpalia 1973). La carence
des ressources humaines, matérielles et financières est un facteur propre aux institu-
tions locales de ce milieu et les moyens simples pour remédier à la problématique de la
conservation sont peu développés dans la littérature (Conseil international des archi-
ves 1993, 24).
Aucune institution au monde ne dispose du personnel et des fonds suffisants
pour maintenir ses archives dans un état parfait. Le problème est aggravé dans les
pays tropicaux où les conditions ambiantes échappent à tout contrôle et où certains
facteurs tels que la lumière, la température, l’humidité et la présence accrue d’insectes
dépassent souvent la limite normale de sécurité pour assurer une conservation satis-
faisante.
Il existe, toutefois, une gestion de la préservation des documents d’archives. Il
s’agit d’une approche intégrée, systématique et globale, c’est-à-dire selon laquelle les
fonctions de la préservation doivent être intégrées aux opérations archivistiques quo-
tidiennes et doivent viser l’ensemble documentaire et non un seul document. En quel-
que sorte, il s’agit de prévenir les problèmes avant qu’ils apparaissent et qu’il ne soit
trop tard. Dans le cas de la Province du Pérou, la majorité des documents qui ont
séjourné longtemps dans la Selva, sont déjà en dégradation à cause de la forte humi-
dité de cette forêt tropicale. De plus, étant donné les faibles moyens et le peu d’équipe-
ment disponible, il est nécessaire d’axer nos solutions sur des moyens simples de pré-
vention. Ceux-ci seront regroupés à l’intérieur d’un guide qui sera réalisé en
collaboration avec le personnel de la Province du Pérou.
Le problème le plus caractéristique du milieu tropical est le degré très élevé
d’humidité, de chaleur, de poussière et de pollution qui entraîne une détérioration des
documents et une prolifération de moisissures, d’insectes et de petits animaux (rats,

souris et lézards). Pour prévenir cette forte humidité, il est important d’avoir une
bonne ventilation. Il faut oublier l’utilisation de déshumidificateurs étant donné qu’il
peut s’avérer très difficile d’en acquérir. De plus, les fréquentes pertes d’électricité
peuvent endommager certains équipements dont les ordinateurs et les
déshumidificateurs. Une aération régulière des lieux doit donc être effectuée périodi-
quement.
Étant donné que cette solution naturelle oblige l’ouverture des fenêtres, il faut
voir à ce qu’aucun insecte nuisible ne pénètre dans les lieux (Turner 1989, 153-154). La
lutte contre les insectes est particulièrement délicate en raison de la présence de nom-
breuses variétés dont les termites, qui sont particulièrement voraces (Duchein 1985b,
142-143). Une visite régulière des lieux favorise l’observation de tout signe d’intrus et
permet d’intervenir avant que les dégâts ne soient trop avancés. L’aération naturelle
occasionne également une accumulation plus rapide de poussières. Lors des visites
d’inspection, il est important d’observer le niveau d’accumulation et d’effectuer des
nettoyages fréquents.
La forte humidité fait aussi facilement rouiller tout objet métallique. Une sen-
sibilisation du personnel au sujet de la détérioration des documents causée par l’utili-
sation d’agrafes ou d’attaches-feuilles métalliques est un procédé très simple (Duchein
1985a, 470) qui permettrait d’éliminer ce problème à la base.
Les pays tropicaux sont également soumis à des tempêtes périodiques, sous
forme de cyclones, tornades ou typhons, qui entraînent de forts vents et des pluies
torrentielles, d’où l’importance de vérifier l’étanchéité du bâtiment ou du moins de
choisir une pièce bien isolée pour la conservation des documents (Crespo et Vinas 1986,
34).
La lumière solaire, dans les pays tropicaux, est particulièrement riche en rayons
bleus, violets et ultraviolets nocifs. L’humidité fréquente de l’atmosphère ajoute encore
aux dangers de cette luminosité, en occasionnant une réfraction plus forte des rayons.
Il faut donc veiller à ce que la quantité de lumière acceptable soit respectée, à ce que
les rayons solaires soient systématiquement brisés par des auvents, des pare-soleil ou
des volets et que les fenêtres soient protégées contre les fortes pluies.
L’arrivée des supports non traditionnels (vidéogramme, documents audiovi-
suels et informatiques, etc.) augmente la problématique de conservation. Cela touche
de plus en plus les pays en voie de développement qui doivent suivre l’évolution des
nouveaux supports pour connaître un essor. La Province du Pérou, n’est pas épargnée
et doit également se développer davantage dans ce sens étant donné qu’elle dirige
quatre écoles. Il est d’autant plus important de sensibiliser cette Province qu’elle en est
encore au premier stade de développement des supports non traditionnels et qu’une
intervention est plus facile à ce moment. De plus, le climat de ce pays est très domma-
geable pour ces nouveaux supports.
Quelles que soient les autres mesures prises et quel que soit le nombre de
dispositions préventives mises en œuvre, il est essentiel de disposer de moyens maté-
riels pour le traitement des documents18. Il est également important d’agir rapidement
avec l’implication des membres de la Province du Pérou, mais il faut procéder par
étapes. Il est encore plus pertinent d’axer l’intervention dès le début de la création des

documents en remettant à l’institution des instruments de base de qualité pour cette
création, entre autres du papier et de l’encre qui auraient une meilleure conservation
en milieu tropical (Perti 1989, 72-73). Ce type d’intervention serait d’ailleurs d’un grand
secours pour tous les pays connaissant des problèmes similaires relativement aux do-
cuments destinés à être versés aux archives (Marelli 1991, 4-5; Perti 1989, 149).
Certains pays tropicaux, dont les Indes, se sont dotés de normes quant à l’utili-
sation de matériel adapté spécifiquement aux conditions climatiques de leur pays. Il
serait souhaitable que de telles directives soient formulées et élaborées dans d’autres
pays, et que des échanges d’informations d’intérêt commun aient lieu.
En développant une telle collaboration 19, il serait possible d’obtenir un soutien
et d’avoir accès à des ressources supplémentaires. Un organisme comme le Conseil
international des archives, qui se penche depuis quelques années sur la question de la
conservation en milieu défavorisé, pourrait apporter un soutien financier,
informationnel et même supplétif à la Province du Pérou. Il serait également possible
de s’adjoindre les conseils judicieux de l’Institut canadien de conservation. Par ailleurs,
la Maison provinciale, située à Lima, devrait s’enquérir auprès des Archives nationales
du Pérou (Archivo General de la Nación) de la possibilité d’obtenir de l’aide, de la
formation et du soutien de la part de cette institution.
La prévention est importante. Elle consiste en un examen soigné et critique de
l’entreprise pour essayer de prévenir certains sinistres et de minimiser les dégâts qui
ne peuvent être évités (Marelli 1990, 55). Elle permet de doter la Province du Pérou de
moyens simples qui favorisent la conservation des documents dans les conditions cli-
matiques qu’elle connaît. L’élaboration d’un guide par les Ursulines de la Province du
Pérou dans lequel seront regroupés les recommandations élaborées lors d’échanges
entre les deux parties viendra concrétiser l’intervention du médiateur au niveau de la
sauvegarde documentaire.
Il ne fait aucun doute que l’application rigoureuse de normes d’entreposage des
documents d’archives n’est pas possible dans le cas de la Province du Pérou, faute de
moyens. Il incombe au médiateur de limiter les dommages, en éduquant au besoin les
créateurs des documents sur les mesures à prendre pour favoriser la longévité des
documents. Son intervention en est alors une d’expertise conseil. En intervenant direc-
tement dans la création des documents, l’archiviste n’est cependant plus seulement
médiateur. Il devient également assistant supplétif puisqu’il lui revient d’acheminer les
fournitures nécessaires à la création et à la conservation des documents de la Province
du Pérou. Il est en effet impossible pour celle-ci de se procurer la majorité des fourni-
tures requises pour une prévention adéquate en milieu tropical.
L’archiviste de la Maison générale est responsable, devant la société, du main-
tien du patrimoine archivistique des Ursulines, c’est-à-dire des preuves et témoignages
du rôle joué par son institution dans la société (Ducharme et Rousseau 1980, 21). Il se
doit d’intervenir, en premier lieu, dans la préservation des documents essentiels en
faisant une campagne de sensibilisation auprès des Ursulines du Pérou pour qu’elles
établissent un programme de protection efficace de leurs documents. En deuxième
lieu, il doit aider les intervenants à cheminer vers une préoccupation accrue de la
nécessité de la conservation et de la protection des archives et produire un guide leur
permettant de préserver leur patrimoine archivistique.

Pour ce faire, l’archiviste de la Maison générale, tient compte des particularités
de la Province du Pérou dans chacune de ses interventions et de ses recommandations
lorsqu’il agit en tant que médiateur culturel. Il établit un dialogue constant avec les
agents. Cela lui permet de mettre en relation son expertise archivistique et la connais-
sance du milieu d’intervention que lui procurent ceux-ci. La spécificité du champ et
l’urgence d’intervention obligent l’archiviste à développer ses aptitudes de médiateur
et à s’adapter à une problématique complexe et différente.
CONCLUSION
Pour établir le rôle de l’archiviste comme médiateur culturel, cette étude s’ap-
puie sur les éléments fondamentaux de l’archivistique, c’est-à-dire sur le principe de
provenance et sur la notion de fonds. Par ailleurs, la médiation prend tout son sens
dans la pratique archivistique de l’institution des Ursulines. Les champs d’intervention
sont déterminés par les obligations de conservation des documents essentiels et les
conditions de conservation propres à la Province du Pérou.
Le principe de provenance et la notion de fonds permettent de mettre en évi-
dence les liens archivistiques entre la Maison générale et la Province du Pérou. Toutes
les entités respectent l’ordre interne et externe des fonds. La Maison générale et la
Province du Pérou répondent également affirmativement aux critères de fonds. Elles
possèdent une identité propre établie par un acte juridique, un mandat officiel spécifi-
que, un niveau de responsabilité fixé par les Constitutions des Ursulines, une autono-
mie d’actions et de décisions ainsi qu’un organigramme structuré.
La bonne connaissance des entités en présence est à la base de la médiation
culturelle. Le principe de provenance et l’application de la notion de fonds permettent
de voir l’ensemble documentaire et de comprendre les liens organisationnels. Ces liens
organisationnels permettent de positionner chaque entité dans le système. De ce fait,
la place de l’archiviste de la Maison générale se trouve également définie. Bien qu’elles
soient issues de la même culture organisationnelle, les diverses cellules font appel à la
notion de médiation dans le maintien de leurs interrelations. Pour répondre aux be-
soins archivistiques de la Province du Pérou, l’archiviste de la Maison générale doit
utiliser la médiation culturelle.
Au terme de cette étude, le rôle de médiateur culturel de l’archiviste de la
Maison générale apparaît clairement comme un élément indispensable pour réaliser
ses interventions. Le choix de celles-ci a été guidé par les besoins immédiats et l’ur-
gence de la situation. En effet, la difficulté de préserver les documents en milieu
tropical exige de concentrer nos efforts sur la protection des documents essentiels et
sur la préservation des documents. Les solutions qui se dégagent de l’analyse de cha-
cune des problématiques tiennent compte de l’interaction entre deux cultures. L’impor-
tance d’un dialogue constant et positif qui allie expertise scientifique et respect des
réalités de chacune des cultures oblige forcément à la médiation culturelle.
Chez les Ursulines, la médiation culturelle semble être une tradition acquise
depuis longtemps. En effet, la médiation a joué et joue encore un rôle important dans
les relations internes et externes de l’institution. L’interaction qui se dégage tout au
long de l’étude des champs d’intervention permet à l’archiviste de la Maison générale

de prendre conscience jusqu’à quel point la médiation culturelle est reliée également à
son rôle. Elle lui est transmise par les liens qui le rattachent à son organisme et par son
mandat, qui est de préserver le patrimoine de tout l’Institut.
La réalité d’aujourd’hui oblige les archivistes à dépasser leur rôle traditionnel
de gardien du patrimoine national et d’avoir un rôle beaucoup plus actif dans la
pratique. Ils doivent s’engager davantage dans des activités nouvelles touchant à des
disciplines connexes. Il est important en tant qu’archiviste de promouvoir une prise de
conscience des nécessités de la préservation et de la conservation du patrimoine cultu-
rel à tous les niveaux. C’est pourquoi la médiation culturelle est nécessaire pour relier
les différentes cultures archivistiques et aider à développer une entraide archivistique
mutuelle.
C’est d’abord en sensibilisant les intervenants à l’importance de la protection
des documents essentiels et à une prévention adéquate pour la conservation de sa
mémoire organique et consignée que l’archiviste peut développer davantage ses aptitu-
des à la médiation. Cette médiation culturelle prend une dimension plus grande lors-
qu’elle relie la communauté archivistique locale et internationale à la Province du
Pérou.
L’interaction que développent l’archiviste et les divers intervenants lui permet
de guider plus facilement ceux-ci vers des solutions axées sur leurs propres besoins.
L’archiviste devient par la suite un soutien technique en fournissant les informations
et les outils qui sont nécessaires, dans le cas qui nous occupe, pour produire un pro-
gramme de protection des documents essentiels orienté vers la duplication et en aidant
à rédiger un guide de préservation des documents. L’ouverture qu’offre le rôle de
médiateur permet de développer de nouvelles pratiques en faisant des interventions
concrètes à la mesure des besoins, en développant des techniques simples et ceci sans
jamais intervenir personnellement sur les documents.
Le cas de la Province du Pérou peut permettre d’aider d’autres petits dépôts
d’archives. En effet, il devient de plus en plus important de sensibiliser les grandes
institutions archivistiques aux problèmes des petits réseaux. Avec les compressions
budgétaires que nous connaissons, ici comme ailleurs, nous devons travailler avec
moins de ressources humaines, matérielles et financières. C’est pourquoi il faut déve-
lopper davantage notre potentiel à l’interne pour offrir à la communauté archivistique
des idées et des avenues nouvelles. Ce que nous entreprenons aujourd’hui servira à
aider, demain, les autres communautés religieuses et archivistiques
La médiation culturelle ne se limite pas seulement aux champs d’intervention
que nous avons étudiés et qui touche la protection des archives essentielles et la con-
servation des archives permanentes. Il serait intéressant d’étudier les fonctions de
création, de traitement et d’exploitation du point de vue de la médiation. Il n’en tient
qu’à nous maintenant de développer davantage ce potentiel et d’ouvrir ainsi notre
imaginaire à de nouvelles avenues axées sur une pratique archivistique universelle.
Jeanne D’Arc Boissonneault est archiviste à la Maison générale des Ursulines.

NOTES
1. Ce principe est également appelé principe 8. Pour ne pas créer d’ambiguïté nous al-
de respect des fonds. Il a été formulé lons utiliser le terme maison lorsque
pour la première fois en 1841 par Natalis nous parlerons d’unité. Les Ursulines sont
de Wailly (Duchein 1977, 71-72.). actuellement en train de redéfinir la dé-
signation de chacune des maisons. Le
2. Le Monastère de Québec fut reconnu
problème consiste en ce qu’elles utilisent
canoniquement par Rome le 26 juin 1853.
fréquemment le terme communauté lors-
Directoire canonique pour l’application
qu’elles parlent d’une maison physique.
du règlement no. 9 du Monastère de
Ex. La Communauté Val-d’Espoir est, dans
Québec, art. 1. III-B-1.0-12, Province de
les faits, la maison où habitent les Ursu-
Québec, Documents officiels, 1992.
lines qui œuvrent à Val-d’Espoir.
3. Décret de Rome n. 5972/53-Q.12. I-A-1.0-1, L’ambiguité se joue au niveau du concept
Documents pontificaux de Rome, Secré- du terme communauté qui fait référence
tairerie d’État, 1953. Directoire 1985. p. 6. habituellement à une congrégation reli-
4. L’érection canonique de chacune de ces gieuse en particulier. Ex. La communauté
trois provinces est comprise dans le dé- des Ursulines. III-A-11.10-18, Maison géné-
cret de Rome du 7 juin 1953. rale, Consultations juridiques (Droit ca-
5. En vertu des dispositions des art. 22 et 23 non), 1993.
de la Loi constituant en corporation 9. «... dans la conception québécoise, le
l’Union canadienne des Moniales de fonds est un tout indivisible et irréducti-
l’Ordre de Sainte-Ursule, 4-5 Elizabeth II, ble dont la pièce constitue la plus petite
chap. 150 ainsi que le Bill privé 169. Ce unité élémentaire. Entre les deux, on re-
texte constitue la Maison générale en trouve des unités intermédiaire: la série,
corporation civile, le 10 janvier 1956. III- la sous-série et l’article ou le dossier qui
A-14.0-0, Maison générale, Bills de l’Union constituent des groupes homogènes de
canadienne, 1956. Chacune des trois Pro- pièces. En amont, les unités sont regrou-
vinces fut également décrétée en corpo- pées par espèce dépôt et groupe de
ration civile, dont la Province de Trois- fonds.» (Cardin 1995, 226-227)
Rivières, le 24 mars 1959 cf. lettres 10. Cette notion de dépôt est surtout utilisée
patentes enregistrées le 25 mai 1959. III- chez les Américains. C’est pourquoi peu
A-14.0-15, Maison générale, Bills de d’auteurs francophones en discutent.
l’Union canadienne, 1959.
11. Elle est de 3.10m. de documents inactifs à
6. A. N., C155. À noter que les différents arti- la Maison provinciale du Pérou seule-
cles de l’Alliance Nouvelle (A.N.) sont ment. Il a été impossible de recevoir le
extraits des Constitutions des Ursulines métrage des documents des autres mai-
ou des Règlements. C’est pourquoi, on re- sons locales. Information reçue de la Pro-
trouve soit un C devant les articles province du Pérou en novembre 1996.
venant des Constitutions soit un R de-
12. Crée par la Constitution apostolique
vant ceux provenant des Règlements.
Pastor bonus (art. 99\104). I-A-11.0, Do-
7. Cf. Procès-verbal du Conseil général, no. cuments pontificaux - Rome, Commission
410/65, p. 29, qui en fait l’annonce offi- pontificale sur les Biens culturels de
cielle. III-A- 4.0-4, Maison générale, Pro- l’Église, 1993.
cès-verbaux des assemblées du Conseil
13. Il existe des programmes spécifiques
général. D’abord appelée ainsi étant
pour les documents électroniques (Bal-
donné sa fondation dans le vicariat apos-
lon et Gardner 1988, 20-30; Carlisle 1986,
tolique de St-Joseph-de-l’Amazone, le 1er
42-43; Blanc 1987, 34-36, 38-39)
avril 1996 la corporation civile change
de nom pour Congregacion Ursulinas de 14. En 1989, la tension politique entre le gou-
la Union canadiense de la Orden de vernement et la guérilla péruvienne, le
Santa Ursula. Sentier lumineux, fut si forte que le Con-
seil général a proposé aux religieuses

œuvrant au Pérou de revenir au pays 16. Cette liste doit toutefois faire l’objet
jusqu’à ce que tout se soit calmé. Cf. Pro- d’une mise à jour régulière (Protection
cès-verbal 2053/89. III-A-15, Maison gé- civile 1994, 10).
nérale, Procès-verbaux des assemblées 17. En effet, après avoir parcouru la liste des
du Conseil général, 1985-1990. Aucune obédiences des religieuses en place au
Ursuline ne s’est prévalue de cette per- Pérou, aucune d’entre elles n’a la charge
mission. Toutefois, certains documents officielle d’archiviste.
comme les Annales d’Aucayo furent dé- 18. Le mobilier et l’équipement sont à étu-
posées à la Maison générale. dier en fonction des besoins réels du ser-
15. Les auteurs ne s’entendent pas sur le vice et des moyens financiers disponibles
pourcentage exact. Néanmoins, nous re- (Bitoumbou 1986, 83; Clemens 1989, 41).
marquons qu’il varie de 1% à 6% si l’on 19. Les archivistes québécois recherchent de
compare les différents auteurs entre eux plus en plus une collaboration entre les
(Lowell 1982, 38; Rousseau 1988, 47). diverses associations archivistiques
(Garon 1993, 25).

BIBLIOGRAPHIE
BIBLIOGRAPHIE SPÉCIALISÉE
Sources manuscrites
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I-A Documents pontificaux - Rome
1.0 Secrétairerie d’État
11.0 Commission pontificale sur les Biens culturels de l’Église
II - C Documents épiscopaux
1.0 Vicariat apostolique de l’Amazone
III - A Maison générale

1.0 Documents officiels
3.0 Correspondance de la Supérieure générale
4.0 Procès-verbaux des assemblées du Conseil général
5.0 Chapitre général
11.0 Consultations juridiques (Droit canon)
14.0 Bills de l’Union canadienne
20.0 Documents historiques de l’Ordre
21.1 Annales de la Maison générale
28.0 Constitutions - Règlements
29.0 Cérémoniaux - Coutumiers - Directoires
III - C Province de Trois-Rivières

III - F Province du Pérou

1.5 Correspondance de la Supérieure provinciale
2.0 Couvent d’Aucayo

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TURNER, Eric. 1989. Specific problems in Tropical Countries. Archivum 35: 153-157.
VAGANOV, Feodor M. 1989. La conservation des nouvelles archives. Archivum 35: 135-
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VOVELLE, Michel. 1981. Les intermédiaires culturels: une problématique. Les intermé-
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ZIZHI, Feng. 1989. Technological options for developing Countries. Archivum 35: 159-
161.

Annexe 4
Liste des documents essentiels de la Province du Pérou
Le conseil provincial du Pérou est un organisme intermédiaire qui a pour

manda, d’agir comme conseil d’administration et de coordination des services com-
muns, d’étudier et de décider toutes les questions relatives aux communautés du
Pérou. C’est pourquoi, les documents essentiels reliés à la Province même sont:
Charte Lettres patentes
Règlements et Constitutions Polices d’assurance
Procès-verbaux du conseil provincial et des conseils locaux Liste des Ursulines
Index des procès-verbaux
Baux ou preuve d’achat des maisons
Documents officiels reliés à l’admission à la profession
Papiers officiels reliés à la permission de rester au Pérou (passeport, visa, etc...)
Chaque communauté locale jouit de l’indépendance financière selon les pres-

criptions des Constitutions et Règles. Toutefois, une comptabilité centrale est orga-
nisée pour l’ensemble des communautés.
Finances Rôle d’imposition/rôle de perception du pays
Registre des obligations Grand livre
Journal général États financiers annuels
Journal de paie Journal des revenus
Journal des dépenses Paiement de factures
Comptes à payer Comptes à recevoir
Inventaire du matériel
et de l’équipement
La Province du Pérou a également comme mandat de pourvoir à l’éducation

des péruviens. C’est pourquoi elle a établi trois écoles dans lesquelles on devrait
retrouver:
Dossiers de propriété Bulletins scolaires
Liste du personnel Conventions collectives
Plan et devis Procès-verbaux du Conseil d’administration des écoles
Index des procès verbaux Comptes à payer
Comptes à recevoir Inventaire du matériel et de l’équipement
États financiers
N.B.: Cette liste partielle est un exemple des documents qui doivent être considérés essen-
tiels.

28 3 4 Boissonneault

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NOTE ET BILAN D’EXPÉRIENCE

Jeanne d’Arc Boissonneault

G ardiens de documents anciens, puis gardiens et communicateurs avant de

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98 A RCHIVES , VOLUME 28, NUMÉROS 3 ET 4, 1996-1997

APPROCHE THÉORIQUE: PRINCIPE DE PROVENANCE ET NOTION DE

A RCHIVES , VOLUME 28, NUMÉROS 3 ET 4, 1996-1997 99

Le concept de médiation culturelle

100 A RCHIVES , VOLUME 28, NUMÉROS 3 ET 4, 1996-1997

Identification juridique des organismes

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102 A RCHIVES , VOLUME 28, NUMÉROS 3 ET 4, 1996-1997

Les mandats des différents organismes

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L’autonomie des unités

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L’archiviste comme médiateur culturel

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MISE EN PRATIQUE: LES CHAMPS D’INTERVENTION

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La protection des documents essentiels

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La préservation des documents en milieu tropical

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Jeanne D’Arc Boissonneault est archiviste à la Maison générale des Ursulines.

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Fonds Maison générale des Ursulines

III - A Maison générale

III - C Province de Trois-Rivières

III - F Province du Pérou

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Le conseil provincial du Pérou est un organisme intermédiaire qui a pour

Chaque communauté locale jouit de l’indépendance financière selon les pres-

La Province du Pérou a également comme mandat de pourvoir à l’éducation

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