Original : anglais PGI-86/WS/24

PARIS, mars 1988

L'ACCES AUX ARCHIVES DES ORGANISMES DES NATIONS UNIES

Bodil Ulate-Segura

Programme général d'information et UNISIST

Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture

Notice recommandée :

ULATE-SEGURA, Bodil. - L'accès aux archives des organismes des Nations Unies : une
étude du RAMP, accompagnée de principes directeurs / établie par Bodil
Ulate-Segura [pour le] Programme général d'information et UNISIST. - Paris :
Unesco, 1988 - 86 pages ; 30 cm - (PGI-86/WS/24)

I- Titre

II - Programme général d'information de 1'Unesco et UNISIST

III - Programme de gestion des documents et des archives (RAMP)

0 Unesco, 1988
 PREFACE

Afin d’aider à répondre aux besoins des Etats membres, plus particulièrement
les pays en développement, dans ce domaine spécialisé qui est celui de la gestion
des documents et de l’administration des archives, la Division du Programme géné-
ral d’information de 1’Unesco a mis au point un programme à long terme, le Pro-
gramme de gestion des documents et des archives (Records and Archives Management
Programme - RAMP).

Le RAMP reflète dans ses éléments essentiels les grands thèmes du Programme
général d’informaiton lui-même. Il comprend ainsi des projets, des études et
d’autres activités destinés à :

- élaborer des normes, des règles, des méthodes et d’autres instruments nor-
matifs pour le traitement et le transfert de l’information spécialisée et
la création de systèmes d’information compatibles ;

- mettre les pays en développement en mesure de créer leurs propres bases de

données et d’accéder aux bases existantes à travers le monde, de façon à
accroître l’échange et la circulation de l’information grâce à l’applica-
tion des technologies modernes ;

- promouvoir le développement de réseaux régionaux d’information spécialisée ;

- contribuer au développement harmonieux de services et de systèmes d’infor-

mation internationaux compatibles ;

- créer des systèmes d’information nationaux et améliorer les diverses compo-

santes de ces systèmes ;

- formuler des politiques et des plans de développement dans ce domaine ;

- former les spécialistes et les utilisateurs de l’information, et développer

le potentiel national et régional en matière d’enseignement des sciences de
l’information, de la bibliothéconomie et de l’administration des archives
et de formation à ces disciplines.

La présente étude, établie en vertu d’un contrat conclu avec le Conseil

international des archives (CIA), examine les applications élargies de la
recherche archivistique, le besoin croissant d’information ressenti par le grand
public et les incidences de cet état de choses sur le rôle des archives et des
archivistes, notamment quant à la communicabilité des documents d’archives.
Diverses instances, et notamment les colloques qui se sont tenus sous l’égide du
CIA, ont émis le concept d’accès élargi, et le système des Nations Unies, du fait
de sa nature et de sa fonction internationales en tant que modèle, occupe à cet
égard une place particulièrement importante. La définition que donne l’auteur de
la communicabilité recouvre la notion de disponibilité et de qualité des documents
d’archives. Des documents qui sont aliénés, non classés, perdus au milieu d’une
masse de documents informels de valeur transitoire (ephemera), endommagés ou pour
lesquels il n’y a pas d’instrument de recherche sont aussi incommunicables que
ceux qui font l’objet de restrictions imposées par des règlements.

Les réponses données par plusieurs organisations internationales ont montré

qu’il existait de grandes disparités entre elles quant à la gestion de leurs docu-
ments et de leurs archives , qu’il s’agisse des règles d’accès, des directives con-
cernant le classement, des délais de communication, des tableaux de tri, du pré-
archivage et des instruments de recherche. L’étude recommande que ces organisa-
tions harmonisent et développent ces divers domaines afin de promouvoir une
recherche historique légitime débouchant sur des conclusions réalistes concernant
les réalisations et les échecs des Nations Unies et ce, grâce à une disponibilité
accrue des sources archivistiques. Le renforcement de la fonction de gestion des
documents d’archives, du personnel archivistique de métier et des programmes de
conservation devrait également accentuer cette tendance, de même que la centrali-
sation, plus controversée, de toutes les archives appartenant au système des
Nations Unies dans un ou deux dépôts.

Les appendices, où figurent des spécimens d’instructions administratives sur

les archives d’un certain nombre d’organisations internationales et le texte de
résolutions du CIA, sont d’utiles matériaux de référence.

Toute observation ou suggestion concernant cette étude sera la bienvenue et

doit être adressée à la Division du Programme général d’information, Unesco,
7, place de Fontenoy, 75700 Paris. On pourra se procurer, à la même adresse,
d’autres études réalisées dans le cadre du RAMP.
Remerciements

L'auteur exprime sa gratitude à MM. Alf M.E. Erlandsson, chef des Archives
des Nations Unies, à New York, Frank B. Evans, Archives nationales des Etats-Unis,
à Washington, Markku Jarvinen, chef des Archives de l'Unesco, à Paris, et Alfred
Wagner, directeur de la Bundesarchiv, à Coblence, pour l'aide précieuse qu'ils lui
ont apportée en revoyant le manuscrit, ainsi qu'à Mme Marilla Guptil, archiviste
aux Archives des Nations Unies, à New York, qui l'a beaucoup soutenu et lui a
prodigué ses conseils.
 TABLE DES MATIERES

Paae

1. INTRODUCTION .............................. 1

2. COMMENTLE CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES ABORDE LE PROBLEME

DEL'ACCES ............................... 3

2.1 Accès aux archives en général .................. 3

2.2 Le problème de l'accès aux archives dans les organisations
internationales ......................... 4

3. CONDITIONS ET CRITERES DE L'ACCES ................... 6

3.1 Petite terminologie ....................... 6

3.2 Communication et gestion des documents d'archives ........ 6
3.3 Autres considérations importantes ................ 7

4. ENQUETE SUR LES ARCHIVES DU SYSTEME DES NATIONS UNIES ......... 9

4.1 Méthodologie .......................... 9

4.2 Remarques générales ....................... 10
4.3 Promotion des archives des organismes des Nations Unies ..... 11
4.4 Intérêt nouveau pour les archives au sein du système
des Nations Unies ........................ 12

4.5 Résultats de l'enquête ..................... 12

5. PRESENTATION DES RESULTATS DE L'ENQUETE SOUS FORME DE TABLEAUX ..... 18

6. CONCLUSIONS ET PRINCIPES DIRECTEURS .................. 27

6.1 Historique ............................ 27

6.2 La situation actuelle ...................... 28
6.3 La diversité en matière de communicabilité ........... 29
6.3.1 Les archives de 1'ONU ...................... 29
6.3.2 Les archives de 1'Unesco .................... 30
6.3.3 Les documents d'archives et archives de l'Unicef ........ 30
6.3.4 Les archives de 1'OMS ...................... 31
6.3.5 Les archives du FMI ....................... 31
6.3.6 Résumé ............................. 31
6.4 La notion d'inviolabilité .................... 32
6.5 Vers un changement ....................... 33
6.6 Centralisation des archives du système des Nations Unies .... 35

NOTES.................................... 36

BIBLIOGRAPHIE. , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

APPENDICE A : Instructions administratives concernant les archives . . . . . 42

APPENDICE B : Résolutions, recommandations et voeux des Congrès

internationaux des archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

APPENDICE C : Fonctionnaires des organismes des Nations Unies

ayant répondu aux questionnaires . . . . . . . . . . . . . . . 77

APPENDICE D : Terminologie archivistique . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

ETUDESETDOCUMENTSRAMP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

--- --.-- -- __-.._. -. .- .- .-~

 -l-

1. INTRODUCTION

Il y a archives chaque fois que le pouvoir est affirmé et que des droits sont
définis sous une forme écrite, que ce soit sur de l’argile, du papyrus, du papier
ou tout autre support. Nous savons que des civilisations aussi anciennes et
différentes que celles de l’Egypte pharaonique, de l’Inde, de la Chine et de la
Grèce avaient des archives.

A l’origine, les archives n’avaient une valeur et une importance que sur le
plan juridique et constitutionnel ; elles étaient conservées pour prouver et
protéger les droits de leur propriétaire : l’Etat, la cité, le monastère, parfois
un particulier. L’archiviste était au service du propriétaire et devait veiller à
lui assurer un accès sûr et rapide à la preuve de ses droits. L’importance des
archives tenait à leur valeur de témoignage plutôt qu’à la possibilité de les
utiliser en tant que source de recherche historique.

Cette conception des archives se traduisait par une attitude restrictive

vis-à-vis des autres utilisateurs potentiels. Des chercheurs obtenaient
1”autorisation de consulter les archives mais seulement lorsqu’ils avaient été
officiellement chargés de relater des événements historiques et celui qui avait
passé commande leur disait alors quoi écrire et comment écrire, et veillait à ce
qu’ils respectent ses intentions.

Mais c’est au XVIIIe siècle que se produit la mutation qui va amener

l’ouverture progressive des archives à la recherche. En 1762, Jean-Jacques
Rousseau (Du contrat social) revendiquait pour le peuple le droit de contrôler
l’action de ses dirigeants. Cela conduisit Voltaire à revendiquer le droit à la
critique, donc à la connaissance. A la Révolution française, ces idées nouvelles
se concrétisèrent dans la première loi sur les archives, la loi du 7 messidor
an II (25 juin 1794), qui proclamait le droit des citoyens à la libre consultation
des archives appartenant à la nation. Ce droit démocratique fit long feu en
France, et ailleurs, et il n’est peut-être pleinement exercé dans son esprit qu’en
Suède et dans quelques autres démocraties occidentales (1).

La conception et le rôle des archives connurent une nouvelle évolution au

cours du XIXe siècle, du fait surtout que la légalité des documents avait un
caractère de plus en plus transitoire. Les services d’archives nationales, créés
dans de nombreux pays, commencèrent un peu partout à conserver des documents qui
présentaient un intérêt historique plutôt que ceux qui avaient une valeur purement
juridique ou constitutionnelle, ce qui amena les personnes qui faisaient de la
recherche historique à utiliser les archives.

Toutefois, cet accès était, d’une manière générale, un droit réservé aux
chercheurs qui étudiaient le passé. Il était rare que les autres pussent compulser
les archives pour recueillir. une information relative aux procédures
gouvernementales et administratives récentes ou actuelles.

Dans de nombreux pays, des règles et règlements restreignaient l’utilisation

des archives, mais l’extension progressive des domaines d’intérêt chez les
spécialistes et les autres utilisateurs, s’ajoutant à 1 ‘ébauche à partir des
années 60 du droit à l’information, entraîna une revendication nouvelle quant à
l’accès aux documents. Il ne s’agit plus désormais du droit du spécialiste à
accéder aux archives à des fins de recherche, mais de la revendication nouvelle du
simple citoyen, qui réclame 1 ‘accès à 1’ information, considéré comme un droit
démocratique. Nous sommes donc à la veille de règles et de règlements nouveaux qui
vont libéraliser l’accès. Quelques sociétés ont déjà fait droit à cette
revendication, mais la grande majorité d’entre elles n’ont pas encore franchi ce
pas. Tôt ou tard, cette évolution aura des répercussions au sein du système des
Nations Unies : c’est la principale raison pour laquelle la présente étude a été
entreprise.

_-.-.. -- ---
 -2-

Pour les archivistes aussi, les temps changent. Hier administrateurs, ayant
reçu une formation de juriste, pourvoyeurs et agents de la recherche historique,
aujourd’hui intermédiaires, chargés de recevoir de préserver, de classer, de
décrire et de communiquer une information multiforme. La profession d’archiviste
s’est spécialisée. Elle est néanmoins polyvalente, et intimement liée à
l’extension énorme de l’administration moderne, avec la masse de papiers que cela
crée et qui a rendu nécessaire de procéder à un tri à un stade précoce afin
d’économiser un espace coûteux.

En un sens, l’archiviste s’acquitte aujourd’hui d’une double fonction : il

est au service à la fois de l’administration qui a créé les papiers, et du public,
qui a besoin d’information. A plus longue échéance, l’archiviste de notre temps ne
doit allégeance ni à l’administration ni au chercheur. Il est comptable envers les
archives qu’il a en sa garde pour les générations de demain. Il en est le gardien.

En raison des considérations qui précèdent, et du fait que le système des

Nations Unies a joué, et continue à jouer un rôle influent en contribuant à
façonner le monde où nous vivons tant par son action dans le domaine des relations
internationales que par l’impact des ressources affectées aux secours et au
développement, la question de l’accès aux documents d’archives/archives des
organisations internationales revêt une importance primordiale. Ces sources
d’information sont indispensables à la recherche sur une grande partie de
l’histoire contemporaine et à la description des activités humaines sur la planète.
 -3-

2. COMMENTLE CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES ABORDE LE PROBLEME

DE L’ACCES

Aux termes de l’article 2 des statuts du Conseil international des archives

(CIA), un des objectifs généraux du Conseil est de “faciliter une utilisation plus
fréquente des archives et l’étude efficace et impartiale des documents qu’elles
conservent, en en faisant mieux connaître le contenu et en s’efforçant de rendre
l’accès aux archives plus aisé” (2).

En 1948, l’Assemblée générale des Nations Unies adopta la Déclaration univer-

aelle des droits de l’homme, où était énoncé notamment le droit de chercher, de
recevoir et de répandre les informations et les idées. Ce droit a été à l’ordre du
jour de 1’Unesco depuis le début et continue d’être au centre d’une controverse.
Par ailleurs, le principe de la l.ibre circulation de l’information fut approuvé à
la Conférence des Nations Unies sur la liberté de l’information tenue à Genève du
25 mars au 21 avril 1948. Depuis lors, le problème qui a suscité les débats est
celui de l’accès et de la participation à l’information.

En ce qui concerne 1 ‘accès aux archives, les membres du CIA, ont, au fil des
années et à de nombreuses réunions, travaillé à l’assouplissement des restric-
tions, s’efforçant de concourir ainsi à la réalisation des objectifs de 1’Unesco.
De nombreuses recommandations ont été adoptées et transmises aux gouvernements et
à d’autres organismes compétents, demandant que soient levés les obstacles à la
communication au public, et que soit facilitée l’utilisation des archives aux fins
de la recherche. De toute évidence, le monde des archives a beaucoup changé ces
dernières années, mais ces progrès ne signifient pas que tout ait été accompli. La
voie qui mène à “une plus grande liberté d’accès” est encore semée d’embûches et
il faudra encore de nouvelles résolutions, recommandations et suggestions.

2.1 Accès aux archives en général

Aux congrès et réunions du CIA, la conception philosophique de l’accès aux

archives a évolué et s’est élargie, reflétant le débat public sur le droit à
l’information. Toutefois, la démarche a toujours été la même : promouvoir un
ensemble cohérent et universel de lois, règles et règlements.

Le congrès extraordinaire tenu à Washington en 1966 émit “le voeu que les
autorités responsables des archives s’efforcent d’obtenir un assouplissement sen-
sible des règles de la communicabilité”, et demanda que soient abaissés les délais
imposés à l’accès. Aucun délai précis n’était fixé, bien que les participants au
congrès aient considéré les exigences nouvelles “des sciences historiques, écono-
miques et sociales contemporaines”.

En même temps, le congrès demandait que l’on étudie la possibilité de créer

une carte internationale de lecteur de façon à ce que “les chercheurs, sans dis-
tinction de nationalité, se voient partout accorder des facilités égales et aisées
pour l’accès aux archives” (3).

A Madrid, deux ans plus tard, le VIe congrès international des archives adop-
tait des résolutions découlant du rapport du Groupe de travail sur la libéralisa-
tion, qui avait avancé, en termes plus précis, quelques idées “dans le domaine des
restrictions en matière d’accès aux archives et des délais de consultabilité”. Le
congrès demandait en conséquence que les administrations nationales d’archives
procèdent à une étude approfondie des règlements régissant la consultabilité et
proposent des assouplissements “en vue d’adapter le régime de l’accès aux archives
aux besoins de la recherche scientifique” (4).
 -4-

Le congrès de 1968 formula une série de recommandations. Il recommandait

d’abord que “dans les pays où l’ouverture à la recherche n’intervient qu’après un
délai général, celui-ci n’excède pas 30 ans, cette règle étant assortie des res-
trictions nécessaires”. Un délai plus long était accepté en cas de nécessité évi-
dente, à la condition expresse que “ce délai ne puisse excéder 80 ans”. Les admi-
nistrations nationales d’archives étaient en même temps priées d’ouvrir à la con-
sultation libre avant l’expiration du délai général de consultabilité “certaines
catégories documentaires” et d’accorder des “dérogations individuelles” pour la
consultation des documents normalement réservés (5).

A Washington, en 1976, le VIIIe congrès international des archives évoqua à

nouveau la “libéralisation de l’accès aux archives à des fins scientifiques”, sou-
lignant les progrès accomplis en la matière. On notera avec intérêt que cette
fois-ci le congrès était allé encore plus loin, parlant de “l’harmonisation inter-
nationale des modes d’accès aux archives” et recommandant “aux administrations
nationales d’archives d’harmoniser leurs modes d’accès avec ceux des autres
pays” (6).

Mais, pendant le même temps, une situation nouvelle commençait déjà à retenir
l’attention, compliquant encore le problème de l’accès aux archives : l’augmenta-
tion explosive du nombre de documents, qui s’était accélérée après la seconde
guerre mondiale, et l’utilisation de supports électroniques à des fins administra-
tives. Dans de nombreux pays, un débat public s’instaura à ce sujet au cours de la
décennie 1970-1980. Cosncients des répercussions, les archivistes commencèrent à
agir. Une série de règlements nationaux furent adoptés dans un nombre considérable
de pays, mais les lacunes que comportait cette réglementation et l’impossibilité
de prévoir les conséquences de technologies en évolution rapide rendirent ce
domaine encore plus complexe.

En 1980, le IXe congrès international des archives, tenu à Londres, se pencha

sur ce problème dont il tenta d’analyser la nature. Le congrès adopta la recomman-
dation suivante :

Considérant les orientations nouvelles de la recherche historique et l’appel

croissant fait par cette recherche aux documents détaillés concernant les
individus, conscient de la nécessité d’empêcher l’accès inconsidéré aux
informations relatives aux personnes, le Congrès exprime le voeu que les dis-
positions législatives et réglementaires propres à chaque pays sauvegardent
dans tous les domaines les bases documentaires de la recherche dans les
sciences sociales et particulièrement de la recherche historique.

Le IXe congrès international des archives estima en outre que les institutions
archivistiques nationales devraient adapter les instruments d’investigation et les
processus d’aide à la recherche au “développement accéléré de la thématique histo-
rique contemporaine” et améliorer la formation professionnelle des archivistes (7).

2.2 Le problème de l’accès aux archives dans les orpanisations

internationales

Le CIA a discuté de la question des archives des organisations internatio-

nales à deux reprises. En 1961, à la VIe conférence internationale de la Table
ronde des archives, tenue à Varsovie, une brève séance fut consacrée à ce pro-
blème. Il fut rappelé qu’il y avait quelque 1.200 organisations non gouvernemen-
tales (ONG) dans le monde et des centaines d’autres organisations (8), et qu’il
conviendrait de prendre des mesures pour l’administration de ces archives “selon
les normes en usage dans les archives d’Etat”. Un questionnaire fut adressé aux
organismes des Nations Unies, auquel répondirent notamment l’Organisation interna-
tionale du travail (OIT), la Banque internationale pour la reconstruction
 - 5 -

et le développement (BIRD), 1’Unesco et le Secrétariat de l’organisation des

Nations Unies. Des représentants de ces deux dernières organisations étaient pré-
sents à la réunion.

Au cours des débats, l’archiviste américain, Ernst Posner, rappela “la grande
idée lancée par le Dr. Solon Buck en 1945 : faire des archives de 1’ONLJ le centre
des archives de toutes les organisations internationales”. L’archiviste français,
Robert-Henri Bautier, pensait “qu’une solution concrète serait de déposer les
archives anciennes des Nations Unies et de leurs institutions spécialisées, ainsi
que les archives de toutes les organisations dissoutes et éventuellement celles
d’ONG, dans deux dépôts distincts, l’un auprès de l’ONU, l’autre auprès du siège
de Genève des Nations Unies” (9).

La conférence de Varsovie adopta une recommandation sur les archives des

organisations internationales. Le Comité exécutif du Conseil international des
archives était prié d’étudier les problèmes posés par le fonctionnement des
services d’archives des organisations internationales et par le “sort de leurs
dossiers”. Il était également prié de rechercher les solutions les plus
convenables et de procéder à toutes les démarches nécessaires pour les faire
aboutir “dans le respect des principes de base de l’archivistique et dans
l’intérêt des études historiques, juridiques et sociologiques” (10).

Dix ans plus tard, en 1971, se tenait à Bonn (République fédérale

d’Allemagne) une autre réunion sur le même sujet, la XIIIe conférence
internationale de la Table ronde des archives. L’enquête ne portait à l’origine
que sur les organisations du système des Nations Unies, et 12 de ces organisations
répondirent au questionnaire, notamment l’organisation des Nations Unies pour
l’alimentation et l’agriculture (FAO), l’Accord général sur les tarifs douaniers
et le commerce (GATT), la Banque internationale pour la reconstruction et le
développement (BIRD), l’organisation internationale du travail (OIT), le Fonds
monétaire international (FMI), l’Union internationale des télécommunications
(UIT), le Secrétariat de l’ONU, l’organisation des Nations Unies pour l’éducation,
la science et la culture (Unesco), ainsi que les services des archives de la
Société des Nations à Genève. Certaines constatations relatives à l’accessibilité
de leurs archives sont encore valables aujourd’hui (11). Le questionnaire sur les
caractéristiques globales des archives était également adressé aux organisations
intergouvernementales.
 -6-

3. CONDITIONS ET CRITERES DE L’ACCES

Aux fins de la présente étude, certains concepts et certains termes qui

revêtent une importance particulière doivent être définis au-delà de leur emploi
courant.

3.1 Petite terminolopie

La possibilité de consulter des documents d’archives/archives résultant à la

fois de sa conformité à la réglementation et à l’existence d’instruments de
recherche est appelée communicabilité ou accès (en anglais, “access”) , ou
accessibilité (accessibility).

Le terme “document” (document) est rarement employé parce que, dans la

plupart des organisations internationales, il désigne les papiers et/ou
publications officiels de toutes sortes, tels que les documents reprographiés ou
imprimés et destinés à la vente (12).

Les “documents d ’ archives” (records) sont les documents contenant une

information, quels que soient leur forme et leur support matériel, produits ou
reçus par toute organisation dans l’exécution de ses obligations légales et dans
l’exercice de son activité.

Le terme “archives” (archives) employé seul désigne les documents d’archives

ayant cessé d’avoir une utilité courante et conservés par l’organisation qui les a
créés, ou son successeur en raison de leur valeur durable (valeur administrative,
fiscale , juridique, valeur de témoignage et/ou valeur informative).

La combinaison de l’expression “documents d’archives” et du terme “archives”

“documents d ’ archives/archives” est utilisée dans la présente étude parce que les
services d’archives de nombreuses organisations internationales et institutions
spécialisées des Nations Unies conservent et communiquent toute combinaison de
documents d’archives courants, de documents d’archives non courants et d’archives,
de sorte qu’il n’existe pas de cloisonnement entre la gestion des documents
d’archives et les fonctions archivistiques.

Une liste plus complète des termes utilisés dans cette étude figure à la fin
des appendices.

3.2 Communication et gestion des documents d’archives

Lors de la préparation de l’enquête destinée à l’étude, une attention

particulière a été accordée à l’accès en tant que concept reflétant les
compétences professionnelles qu’exige la gestion des documents d’archives et des
archives, et la mesure dans laquelle la communicabilité est tributaire des règles
et règlements. Sur la base du profil général de la politique en matière d’accès
suivie dans les organisations internationales, qui ressort de l’enquête, certains
principes directeurs et remèdes sont proposés.

La première condition et la condition optimale de l’accès aux archives est un

système de gestion de documents d’archives qui fonctionne bien. Sans un tel
système, les documents d’archives ne seraient ni créés ni contrôlés
rationnellement, et le problème de l’accès ne se poserait même pas.

On admet généralement qu’une bonne gestion des documents d’archives rend pos-
sible la libéralisation de l’accès aux archives. Par ailleurs, un règlement de tri
approprié est nécessaire si l’on veut moduler la durée de vie des documents
d’archives dans les bureaux et les services d’une organisation donnée. L’idéal
serait que les documents d’archives qui ne sont plus d’aucun usage administratif
soient versés à un dépôt de documents d’archives/archives, étant donné qu’ils
 -7-

devraient être triés et éliminés lorsqu’ils sont sous la responsabilité des fonc-
tionnaires du service de documents d’archives/archives plutôt que sous celle du
service d’origine. Durant la période transitoire de la conservation précédant le
tri, des listes de versement indiquant les délais de conservation dans les bureaux
peuvent également servir d’instruments de recherche.

Lorsque les documents d’archives sont conservés trop longtemps dans un ser-
vice ou un département qui est très chargé, ils risquent d’être élagués et
détruits sans plan préconçu par les fonctionnaires du service ou du département du
fait du manque d’espace. C’est pourquoi, les tableaux de tri accompagnés de délais
de conservation dans les bureaux et le versement des documents d’archives au ser-
,vice des documents d’archives/archives empêchent une accumulation sauvage (13).
L’absence de plans de tri et d’élimination conduit à la destruction non autorisée.
Il est donc incontestable que la conservation prolongée des documents d’archives/
archives dans les services administratifs aggrave la difficulté d’accéder aux
archives (14).

La communicabilité n’a pas de sens pour les utilisateurs si les documents

d’archives ne sont pas débarrassés des “ephemera” avant d’être classés et réperto-
riés. Il faut du personnel - à la fois des archivistes de métier et un personnel
d’appui - pour rendre le contenu des archives accessible au public, par la créa-
tion d’instruments de recherche, d’inventaires, d’index et d’autres descripteurs.
Par ailleurs, un service de documents d’archives/archives doit veiller aussi à
l’état de ses fonds et collections, du point de vue de la régulation de la tempé-
rature, de la protection contre les insectes, ou de la qualité du papier, car ces
facteurs entravent l’accès s’ils ne sont pas maîtrisés. Un atelier de réparation
et/ou un appareil à microformes sont nécessaires pour aider à réduire l’effet
négatif de ces facteurs.

3.3 Autres considérations importantes

D’un point de vue juridique, les organismes des Nations Unies sont les pro-
priétaires des documents d’archives/archives qu’ils ont créés et qui sont conser-
vés dans les services d’origine et/ou dans les dépôts d’archives. Le droit de pro-
priété s’applique également aux archives des organisations internationales dispa-
rues dont les fonctions ont été assumées par les organisations qui leur ont suc-
cédé, ou leur ont été transférées.

Les papiers des anciens fonctionnaires des Nations Unies se sont parfois éga-
rés, et ils sont désormais en la possession de particuliers ou conservés dans des
dépôts d’archives nationaux et autres. Ces documents d’archives sont la propriété
des organisations internationales. En de nombreux cas d’aliénation, 1’ONU et les
organisations qui lui sont reliées n’ont pas en règle générale réclamé le recou-
vrement de leurs archives, encore que le service d’archives de l’Organisation des
Nations Unies ait été en mesure de réclamer et de recouvrer les papiers de
l’ancien Secrétaire général U Thant. La question de la propriété étant liée au
droit qu’ont les organisations internationales de décider de l’accès à leurs
archives et des restrictions à leur utilisation, le questionnaire mentionnait
l’inviolabilité ou l’inaliénabilité des documents d’archives/archives.

L’accès aux archives est lié à des considérations juridiques et pratiques.

S’agissant des organisations internationales, les facteurs qui sont à l’origine
des restrictions sont notamment les suivants :

Sécurité :

Nécessité de sauvegarder le caractère secret des négociations sur les con-

flits, le désarmement, les affaires militaires ; relations économiques, mul-
tilatérales et bilatérales et développement ; intérêts et secrets industriels
et commerciaux ; etc.
 -8-

Droits nersonnels :

Droit de l’individu au respect de sa vie privée.

Les problèmes d’accès à ces matériaux peuvent être résolus, bien que cela
prenne du temps de passer au crible tous les documents d’archives/archives, de
déterminer leur nature et d’imposer le cas échéant des restrictions à leur
utilisation (15).

En dernier lieu, certains critères sont invoqués lors de l’examen des

demandes de chercheurs désireux de consulter les documents d’archives/archives.
Comment et dans quelle mesure l’accès devrait-il être autorisé ? La décision est
donc parfois basée sur des considérations telles que l’objet de la recherche, la
compétence du chercheur et la valeur intrinsèque de la recherche (16).

..~ .,-. “-. ._ ..- -.._-

-,___-- I_I-. <. ..,. ..l . . I _.-. I 1-I-x
 -9-

4. ENQUETE SUR LES ARCHIVES DU SYSTEME DES NATIONS UNIES

Dans cette étude sont présentés les principaux résultats d’une recherche
menée sur les règles, réglementations et procédures en vigueur concernant l’accès
aux documents d’archives et archives de 1’ONU et des organisations qui lui sont
reliées. La recherche visait :

- à déterminer s’il existe une instruction administrative ou s’il n’en existe

pas ;

- à déterminer à quel niveau et dans quelle mesure des restrictions sont

imposées à la communication de document d’archives (classement) et dans
quelles conditions elles sont levées (déclassement) ;

-à évaluer les réglementations relatives à l’accès aux documents

d’archives/archives.

4.1 Méthodologie

La recherche a pris la forme d’une enquête menée auprès de 34 organisations

du système des Nations Unies, chacune d’elles ayant reçu un questionnaire de trois
pages portant sur divers sujets. Le questionnaire a été adressé en octobre 1985
aux organisations suivantes, la date limite suggérée pour les réponses étant le
25 janvier 1986 :

- Adis-Abeba : Commission économique pour l’Afrique (CEA-ONU)

- Genève : Accord général sur les tarifs douaniers et le commerce (GATT)

Bureau international d’éducation (BIE)
Institut international d’études sociales (IIES)
Organisation internationale du travail (OIT)
Union internationale des télécommunications (UIT)
Centre du commerce international CNUCED/GATT (CCI)
Bureau du Coordonnateur des Nations Unies pour les secours en
cas de catastrophe (UNDRO)
Haut commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR)
Conférence des Nations Unies sur le commerce et le
développement (CNUCED)
Bibliothèque des Nations Unies à Genève - Archives de la
Société des Nations et Section des collections historiques
Office des Nations Unies à Genève (UNOG)
Institut de recherche des Nations Unies pour le développement
social (UNRISD)
Union postale universelle (UPU)
Organisation mondiale de la santé (OMS)
Organisation mondiale de la propriété industrielle (OMPI)
Organisation météorologique mondiale (OMM)

- La Haye : Cour internationale de justice (CIJ)

- Londres : Organisation intergouvernementale consultative de la

navigation maritime (OMCI) (devenue Organisation
maritime internationale (OMI))

- Lyon : Centre international de recherche sur le cancer (CIRC)

- Montreal : Organisation de l’aviation civile internationale (OACI)

- Nairobi : Programme des Nations Unies pour l’environnement (PNUE)

 - 10 -

- New York : Fonds des Nations Unies pour l'enfance (FISE-Unicef)

Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD)
Institut des Nations Unies pour la formation et la recherche
(UNITAR)
Secrétariat de l'organisation des Nations Unies

- Paris : Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science

et la culture (Unesco)

- Rome : Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et

l'agriculture (FAO)

- Turin : Centre international de perfectionnement professionnel et

technique

- Vienne : Agence internationale de l'énergie atomique (AIEA)

Organisation des Nations Unies pour le développement
industriel (ONUDI)

- Washington : Fonds monétaire international (FMI)

Organisation panaméricaine de la santé (OPS)
Groupe de la Banque mondiale

Le questionnaire comprenait 11 questions principales et 29 questions secondaires.

Les organisations étaient aussi priées de fournir un exemplaire des instructions
administratives et de tous autres textes intéressant l'administration de leurs
documents d'archives/archives et de formuler des commentaires particuliers et
généraux sur divers aspects de l'enquête.

Sur les 34 organisations internationales susmentionnées, 14 seulement ont

répondu au questionnaire, certaines de manière plus complète que d'autres : la
FAO, le GATT, le FMI, l'OPS, le Secrétariat de l'ONU, le PNUD, l'UNDR0, la CEA,
l'unesco, le HCR, l'Unicef, l'ONUD1, 1'JJNOG et 1'OMS. Trois autres organisations
ont bien retourné le questionnaire, mais leurs réponses étaient très sommaires :
le Bureau international d'éducation (BIE), organisme indépendant de 1925 à 1968,
fut rattaché à 1'Unesco en 1969. Ses archives étaient dans un sous-sol, dans un
grand désordre. Cela était dû à l'origine à un changement de locaux, mais depuis
lors, 1'Unesco a été consultée et fournit des conseils. Dans sa réponse la Cour
internationale de justice (CIJ) exprimait brièvement ses vues sur l'enquête et la
question de l'accès : "les archives de la Cour ne sont ouvertes à aucune personne
étrangère à la Cour et au Greffe". Enfin, l'Organisation intergouvernementale
consultative de la navigation maritime (OMCI) a retourné un questionnaire à peine
rempli.

4.2 Remarques générales

Les documents d'archives/archives des organismes des Nations Unies présentent

un intérêt surtout juridique et administratif. Ils ont trait à des négociations,
accords et autres activités diplomatiques mettant en cause des Etats membres
placés sur un pied d'égalité. C'est pourquoi les réglementations relatives à
l'accessibilité des archives doivent tenir compte de davantage de considérations
que ne le ferait un seul Etat pris individuellement dans sa propre législation
régisant l'accès aux archives conservées dans ses dépôts nationaux. Il est donc
possible que les Etats membres de l'organisation des Nations Unies préfèrent qu'un
long délai s'écoule avant que des documents d'archives relatifs à des conflits,
controverses et autres échanges soient analysés par des chercheurs de l'extérieur
ou consultés par d'autres utilisateurs.
 - 11 -

Pour cette raison, il est compréhensible que les organisations internatio-

nales aient tendance à restreindre l’accès à leurs archives. Elles doivent tenir
compte de nombreuses situations délicates et de considérations d’ordre intergou-
vernemental. De plus, dans la plupart de ces organisations il n’y a pas une défi-
nition harmonisée des archives non communicables et des archives faisant l’objet
de restrictions de communicabilité”. De ce fait, les termes restent sans défini-
tion, ce qui laisse place à des interprétations et solutions subjectives (17).

Le Secrétariat de chaque organisation internationale poursuit des buts et

objectifs différents qui se reflètent dans les documents d’archives créés et accu-
nu 1 é s . Mais il existe une base commune pour une harmonisation réaliste, car les
documents d’archives créés sont dans une certaine mesure analogues, du fait que
ces organisations ont un caractère commun sur le plan institutionnel et quant à
leur objet (18). Elles adoptent des résolutions et des recommandations ; elles
entreprennent des études ; elles reçoivent, préparent et examinent des rapports ;
contrôlent et surveillent l’exécution des accords et des programmes ; fournissent
une assistance technique et entretiennent des contacts avec les autres organismes
des Nations Unies, les Etats membres et les organisations non gouvernementales et
privées.

Cependant, il faut reconnaître aussi que les documents d’archives/archives

des organisations internationales sont complexes et difficiles à comprendre par
suite de la diversité des langues et de la diversité d’origine des fonctionnaires
qui les créent. Le personnel des organisations internationales vient de tous les
Etats membres et de tous les systèmes bureaucratiques et représente des formations
et des expériences professionnelles très différentes. En outre, certains fonction-
naires ont tendance à penser que les documents d’archives sur lesquels ils tra-
vaillent sont “les leurs propres” et non pas ceux de l’organisation ; ils peuvent
donc se sentir libres de les emporter avec eux lorsqu’ils prennent leur retraite
ou au moment de leur rapatriement. De ce fait, dans de nombreux pays les dépôts
d’archives détiennent des archives des Nations Unies, c’est-à-dire des documents
d’archives aliénés.

Non seulement l’aliénation de ces archives est regrettable en elle-même, mais

elle constitue aussi une perte réelle, et l’exode des archives comporte des
risques potentiels pour le principe de la communicabilité. Les organisations
n’appartenant pas au système des Nations Unies, quand elles détiennent des
archives du système, peuvent unilatéralement imposer une réglemertation de l’accès
plus stricte ou moins stricte que celle de l’organisation d’où proviennent les
archives. Autrement dit, les organisations du système des Nations Unies qui ont
créé ces documents d’archives n’ont aucun contrôle sur l’accès à des archives qui
légalement leur appartiennent (19).

Il faut aussi noter que les services d’archives des organismes des Nations
Unies ne sont pas normalisés et que leur système diffère d’un organisme à l’autre.
La composition de chaque système d’archives reflète la structure de l’organisme et
l’importance que celui-ci attribue aux archives et à leurs fonctions. Il n’y a
donc pas une conception d’ensemble des archives au sein du système des Nations
Unies. De plus, ces services sont habituellement attachés à des bureaux ou dépar-
tements administratifs. Ainsi, les archives de l’Organisation des Nations Unies
relèvent du Secrétaire général adjoint à l’administration aux finances et à la
gestion ; les documents d’archives et archives de l’Unicef, de la Division de
l’organisation et de l’administration de la gestion ; les archives de 1’Unesco
sont sous l’autorité du Sous-Directeur général pour l’administration générale.

4.3 Promotion des archives des organismes des Nations ~~Unies

Depuis quelques décennies, une série de mesures ont été adoptées pour favori-
ser la sauvegarde des archives des organisations internationales et pour faire
reconnaître leur utilité pour l’étude de l’évolution de la société moderne.
 - 12 -

Le Conseil international des archives et l’llnesco ont préparé et publié en

collaboration un Guide des archives des organisations internationales, dont les
trois parties donnent un aperçu détaillé et utile des archives du système des
Nations Unies et indiquent comment obtenir l’information recherchée (20). Le CIA a
aussi créé, en 1976, une Section d’archivistes des orpanisations internationales
offrant chaque année à ces archivistes l’occasion de discuter ensemble de leurs
problèmes et de présenter des solutions conformes à leurs intérêts communs et à
leurs préoccupations communes. L’Unesco n’est pas restée inactive. En octobre
1979, elle a organisé au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies à New
York une réunion consacrée à des consultations d’experts sur l’élaboration d’un
plan à long terme pour la gestion des documents d’archives et des systèmes et
services d’archives des organisations internationales. Dans le cadre du Programme
de gestion des documents et archives (RAMP), programme à long terme de l’llnesco,
deux études précédentes ont déjà traité des politiques, plans et problèmes
relatifs à la situation des archives des organisations du système des Nations
Unies (21).

4.4 Intérêt nouveau pour les archives au sein du système

des Nations Unies

Une véritable percée s’est produite en 1984, date à laquelle le Comité

administratif de coordination (CAC), qui est l’instance de coordination la plus
élevée au sein du système des Nations Unies, a adopté la décision suivante :

Décision 1984/15. Coooération au sein du système des Nations Unies

dans le domaine des archives

Le Comité administratif de coordination décide :

(a) de prendre acte avec satisfaction de la déclaration formulée par la

Section d’archivistes de organisations internationales du Conseil
international des archives à sa dixième session, ainsi que des
recommandations faites à la neuvième session ;

(b) d’appeler l’attention sur les deux textes de 1’LJnesco distribués aux
organisations membres du CAC, à savoir l’étude RAMP qui a trait à la
mise en place de services de gestion des dossiers et d’archives dans les
organismes des Nations Unies et le premier volume du “Guide to the
Archives of International Organizations” (système des Nations Unies) ;

(c) de promouvoir, notamment dans le contexte du quarantième anniversaire de

l’organisation des Nations Unies, la conservation des archives de
l’organisation et des institutions spécialisées, qui constituent leur
mémoire institutionnelle. Ces archives ne sont pas seulement la
principale source des recherches actuelles et futures sur l’organisation
des Nations Unies et les institutions spécialisées, elles sont en même
temps un élément essentiel de la vie quotidienne des organisations.

Cette décision du CAC est maintenant utilisée comme instrument pour améliorer la
situation en matière d’archives dans tout le système des Nations Unies, et la
Section d’archivistes des organisations internationales du CIA a pris activement
des initiatives pour encourager sa mise en oeuvre.

4.5 Résultats de l’enquête

A titre d’introduction au questionnaire de l’enquête, les services interrogés

étaient priés d’indiquer si l’organisation à laquelle ils appartiennent avait émis
une instruction relative à la gestion des documents d’archives et des archives
dans laquelle étaient définies les responsabilités. Sur les 17 réponses reçues,
 - 13 -

11 indiquaient qu’il y .avait dans leur organisation des règles de classement des
documents d’archives qui relèvent dans une certaine mesure de la gestion de ces
documents.

Pour ce qui est de la communication, sur les 15 organisations qui possèdent

des archives organisées, cinq services seulement disposent de règles écrites. En
même temps trois catégories d’utilisateurs éventuels des documents
d’archives/archives sont prévues : personnel de l’organisation elle-même ;
personnel appartenant à d’autres organisations ; chercheurs ou utilisateurs de
l’extérieur. Les pourcentages donnés dans chacun des tableaux suivants sont
calculés sur la base de toutes les réponses reçues.

Tableau 1 : Accès aux documents d’archives conservés dans les services

d’archives - accès autorisé et accès non autorisé, en pour-
centage (nombre de réponses entre parenthèses)

OUI NON

Services au sein de l’organisation (15) 93,4 696

Autres organisations du système des Nations

Unies (13) 53,8 46,2

Chercheurs ou utilisateurs de l’extérieur (12) 58,4 41,6

Le tableau 1 vise l’accès aux documents d’archives ; le tableau 2, les archives,

puisque les services d’archives des organisations internationales gardent à la
fois les documents d’archives et les archives.

Tableau 2 : Accès aux archives conservées dans les services

d’archives - accès autorisé et accès non autorisé,
en pourcentage (nombre de réponses entre parenthèses)

OUI NON

Services au sein de l’organisation (15) 83,3 16,7

Autres organisations du système des Nations

Unies (13) 60 40

Chercheurs ou utilisateurs de l’extérieur (12) 50 50

La FAO, l’OIT, l’Unesco, l’Unicef, le Secrétariat de 1’ONU et 1’OMS ont

ouvert leurs archives aux chercheurs et au public dans les mêmes conditions qu’un
grand nombre d’institutions d.‘Etat et fournissent toutes les facilités
nécessaires : salle de lecture, instruments de recherche, service de microfilms et
autres services analogues. Les délais imposés varient beaucoup d’une organisation
à une autre. En général, l’accès aux archives et aux documents d’archives qui
avaient été rendus publics au moment de leur établissement est autorisé sans
restriction. En outre, l’accès est autorisé après un délai déterminé si les
documents ne font pas l’objet de restrictions et si le consentement préalable du
bureau d’origine a été obtenu.

Les délais d’accès varient de 10 ans, pour l’OIT, à 60 ans, pour l’OMS, la
longueur du délai dépendant du degré de confidentialité des dossiers. Ainsi, la
plupart des documents d’archives/archives de 1’OMS ne sont communicables qu’après
un délai de 10 ans, bien que sa réglementation n’ouvre théoriquement l’accès aux
documents non confidentiels qu’au bout de 40 ans et aux documents soumis à des
restrictions qu’au bout de 60 ans.
 - 14 -

Le diagramme suivant montre la variété des délais d’accès aux archives de

quelques organisations internationales :

Figure 1 : Délai d’accès, en nombre d’années

Groupe
de la
Banque
mondiale

GATT*

* Le service des archives du GATT n’autorise que la consultation des imprimés.

** A la FAO il n’y a pas de restrictions, mais les archives de moins de 10 ans
ne sont généralement pas accessibles.

Les archives de 1’ONlJ ont un délai général d’accès de 20 ans. Cependant,

certains documents d’archives/archives peuvent être consultés avant l’expiration
de ce délai ; les documents d’archives portant la mention “confidentiel” sont
automatiquement “déclassifiés” au bout de 20 ans ; les documents portant la
ment ion “strictement confidentiel”, au bout de 20 ans, sous réserve d’une
autorisation accordée par le Cabinet du Secrétaire général. La Section des
archives a été créée en 1946, mais sa création était motivée davantage par les
besoins administratifs que par la préoccupation pour la valeur permanente des
documents d’archives et de leur intérêt pour la recherche. La Section des archives
conserve en même temps que les archives de 1’ONU celles de certaines institutions
qui l’ont précédée. Elle conserve et gère aussi les documents d’archives courants
et semi-courants du Secrétariat (22).
 - 15 -

Les documents d’archives et archives de l’Unicef sont soumis aux mêmes délais
et règlements (23), tandis que 1’Unesco applique pour 1’ instant la règle des
30 ans. Cependant, 1’Unesco envisage de réduire ce délai à 20 ans pour s’aligner
sur la règle appliquée par la section des archives de 1’ONU. Il convient aussi de
noter qu’un délai de 50 ans est appliqué à certains types d’archives (24).

Les archives de 1’OIT ne peuvent pas être consultées avant la fin d’un délai
de 10 ans. L’Organisation ne donne pas accès aux documents qui, s’ils étaient
divulgués, risqueraient de nuire à la réputation de 1’OIT ou d’autres
organisations, ou porteraient atteinte à la vie privée de certaines personnes ou
mettraient en danger leur sécurité (25).

En plus des règlements et réglementations évoqués ci-dessus, il convient de

noter qu’à travers les réponses données par les organisations à la question
portant sur l’accès aux documents d’archives/archives on perçoit une nouvelle
prise de conscience. L’UNDRO a fait observer que, si ses documents d’archives
“étaient ouverts à un plus grand nombre de chercheurs, on pourrait faire davantage
dans le domaine de la lutte contre les catastrophes” et que “l’image de 1’ONU et
son utilité pour le monde viendraient en grande partie d’une bonne organisation de
ses ressources d’information. Certains fonds devraient être accessibles le plus
tôt possible - s’il faut attendre 20 ans, aucune institution ne tire profit des
connaissances disponibles, et il faut réinventer la roue à chaque fois” (26).

Pour ce qui est de l’accessibilité aux dépôts d’archives et des délais

d’accès, le tableau qui suit donne la date de fondation de l’organisation et,
lorsqu’elle a un prédécesseur, la date de fondation de ce dernier (entre
parenthèses). L’accès est indiqué par “oui”, “non”, “général”, “bona fide” et “ad
hoc”. “Oui” signifie souvent que les archives sont communicables mais le délai
d’accès est inconnu. Un blanc indique qu’aucune information n’est disponible.

Tableau 3 : Dates de fondation de l’organisation et, le cas échéant,

de son prédécesseur
Délai d’accès, en années, et type d’accès, s’il y a lieu

AM& de fondation Prédécesseur Délai TYDe d’accès

FAO 1945 (1905) 40 général

GATT 1948 imprimés seulement
OMCI (OMI) 1958 le problème ne
s’est pas encore
posé
CIRC 1945 bona fide
AIEA 1957 ad hoc
BIE 1925 ad hoc
Centre inter-
national de
perfectionnement
professionnel et
technique 1963
OACI 1945 (1919)
CIJ 1920 non
IIES 1960 non
OIT 1919 (1890) 10 général
FMI 1945 non
UIT 1865 30 général
CC1 (CNUCED/GATT) 1964
OPS 1902 oui
ONU 1945 (plusieurs) 20 général
CNUCED 1964 oui
PNUD 1965 non
 - 16 -

AM&? de fondation Prédécesseur Délai TYDe d’accès

UNDRO 1971 ad hoc

CEA 1958 oui
PNUE 1972 non
Unesco 1946 30 général
HCR 1951 non
Unicef 1946 20 général
ONUDI 1967 non
UNITAR 1963 non
UNOG 1946 20 général
UNRISD 1964 non
UPU 1874 non
OMS 1945 40 général
OMPI 1883 non
OMM 1951 non
Groupe de la Banque
mondiale 1946 40

Sur les 33 organisations figurant dans le tableau 3, 19 n’ont pas de services

d’archives (57,5 %). En ce qui concerne les instruments élaborés de recherche, la
situation n’est pas la meilleure dans les 14 services d’archives qui existent :
9 seulement (64,3 %) ont des instruments de recherche pour l’exploitation des
fonds qu’ils détiennent.

Dans une certaine mesure, on connaît le volume des documents d’archives que
détiennent plusieurs de ces services. La figure 2 donne le volume total des fonds
en mètres linéaires.

Figure 2 : Mètres linéaires des fonds d’archives

FAO 3.200
GATT . a6
AIEA 1.580
Centre international de
perfectionnement profes-
1.800
sionnel et technique

OACI -300
CIJ - 250
OIT 5.000
FMI 1.110
UIT 2,ooo
PNUD 2.m
Unesco 3.590
PNUE - 2Lo
ONUDI l.ooo
UNOG
2.92
ONU .*+- 8.ooo
OMM L.ooo

Groupe de la banque
mondiale 2,ooo
 - 17 -

Pour ce qui est de l’élimination des documents d’archives, il ressort de

l’enquête que huit organisations ont des plans de tri applicables aux documents
d’archives dans le bureau d’origine, de sorte que les documents d’archives non
courants sont détruits sur place. Onze organisations tiennent aussi des listes
d’élimination aux fins de contrôle. D’après les réponses, la décision relative à
l’élimination est généralement prise conjointement par l’archiviste et le service
d’origine.

Tableau 4 : Décision relative à l’élimination

par %
Archivistes 6 35,3

Bureau d’origine

Archiviste et bureau d’origine ensemble 10 58,8

Bureau d’origine et autre service, par

exemple département juridique 1 589

Enfin, la question de l’inviolabilité des documents d’archives était posée

dans le questionnaire. Sept organisations seulement ont une réglementation rela-
tive à la question. L’aliénation des documents d’archives/archives des organisa-
tions internationales, du fait de l’absence de règles ou de leur violation, a été
la cause de pertes sérieuses. Ce problème est analysé plus loin, dans les prin-
cipes directeurs.

-- --
 - 18 -

5. PRESENTATION DES RESULTATS DE L’ENQUETE SOUS FORME DE TABLEAUX

Pour faciliter l’interprétation des données recueillies, les réponses aux

questions posées dans le questionnaire sont représentées à l’aide des symboles
suivants :

X réponse affirmative

réponse népative

( > aucune réponse n’a été fournie

Il convient de noter que ce système de notation s’applique à tous les éléments du

questionnaire.

Comme on l’a déjà souligné dans la section intitulée “Enquête sur les
archives des orpanismes des Nations Unies”, sur les 34 organisations interrogées,
14 seulement ont répondu au questionnaire de façon relativement complète. Trois
autres organisations n’y ont répondu que partiellement.
 FAU tiATT B1E LlJ ONtil Ml1 Ul'S ONU YNULJ UNUKU WA UNLSLU HtiK UNltiEF UNUIJI UNUti UNS

Ouestion et questions secondaires :

1. Existe-t-il des instrutions admi-

nistratives concernant la gestion des
documents d’archives définissant les
responsabilités ? X - - - X X X X X X x x

(a) gestion des documents d’archives X X X X X X X x x

(b) gestion des archives X X X X X X X x -

(c) versement des documents d’archives

inactifs X X X X X X X x x

(d) conditions d’accès X X X X X X x x

(e) délais de conservation X X X X X X x x

(f) règles concernant l’élimination X X X X X X x x

(g) inviolabilité des documents

d’archives x* x* X x* X X x x

(h) restrictions d’accès aux documents

d’archives (“classification”) X X X X X X x x

i) levée de ces restrictions

(“déclassification”) X X X X x x

Organisation n’ayant pas fourni un exemplaire de la réglementation concernant l’inviolabilité des documents
d’archives.
 FAO GATT BIE CIJ OMCI FMI OPS ONU PNUD UNDRO CEA UNESCO HCR UNICEF ONUDI ONUG OMS

Questions :

2. Existe-t-il des règles concernant

les restrictions d'accès aux documents
d'archives ("classification") ? x x xxx- - X X X X X X X

3. Existe-t-il des règles concernant

la levée de ces restrictions
("déclassification") ? X x-x- - - x - X X x -
 - 21 -

Question :

4. Quelle personne, ou quel service, prend la décision de restreindre la

communication de certains documents ("classification") ou de lever ces
restrictions ("déclassification") ?

FAO Directeur général

GATT Chef du service d'enregistrement

BIE

CIJ

OMI

Service d'origine

ONU Service d'origine

PNUD Service d'origine

UNDRO Service d'origine/Enregistrement

CEA Service d'enregistrement central

Unesco Service d'origine

HCR Service de gestion des documents d'archives

UNICEF Service d'origine/Unité de gestion des documents d'archives

ONUDI

ONUG Directeur général

OMS Service de l'enregistrement

 FAO GATT BIE CIJ OMCI FMI OPS ONU PNUD UNDRO CEA UNESCO HCR UNICEF ONUDI ONUG OMS

Question et questions secondaires :

5. Existe-t-il des règles ou des

réglementations concernant la communi-
cabilité des catégories suivantes :

(a) documents d’archives conservés

dans les services d’archives ? x - - x x x X X x - X X X

(b) documents d’archives gardés par

le service d’origine ? x - - x x x X X x - X X X

(c) documents d’archives conservés

dans les services d’archives ? x - - x x x X X x - X X X
 - 23 -

Question :

6. Quelle personne, ou quel service, a signé la réglementation concernant la

communicabilité des documents d'archives/archives ?

FAO Section des dossiers et archives

GATT

BIE

C,IJ

OMI

FMI

OPS

ONU Secrétaire général adjoint à l'administration et à la gestion

PNUD

UNDRO Le Directeur

CEA (suit la réglementation de 1'ONU)

Unesco Sous-Directeur général pour l'administration générale

HCR

UNICEF Bureau exécutif et directeur du département de la gestion et de

l'administration

ONUDI

ONUG (suit la réglementation de 1'ONU)

OMS Service de gestion des dossiers

 - 24 -

Question :

7. Quelle personne, ou quel service, prend les décisions concernant la

communicabilité lorsqu’il n’y a pas de règles ou de réglementation ?

GATT

BIE

CIJ

OMCI Division administrative

FMI Conseil d’administration sur la recommandation de l’archiviste

PNUD

HCR Directeur de la Division de l’administration et de la gestion

ONUDI Service de gestion des dossiers/archiviste

 FAO GATT BIE CIJ OMCI FMI OPS ONU PNUD UNDROCEA UNESCO HCR UNICEF ONUDI ONUG OMS

Ouestion et questions secondaires :

8. En dehors du service d’origine,

les documents d’archives conservés
dans les services d’archives sont-ils
communicables :

(a) à d’autres services de

l’organisation ? x x X x x x - X X X X X X X X
I
(b) à d’autres organismes des Nations
Unies ? - x x - x - x - X X X
I
(c) à des chercheurs ? x - X X x - X X X N
ul
I

9. Les archives conservées dans

les services d’archives sont-elles
communicables :
I
(a) à d’autres services de
l’Organisation ? x x X x x x - x - X X X

(b) à d’autres organismes des

Nations Unies ? - x x X X X X

(c) à des chercheurs ? -xx- - - X X X

 FAO GATT BIE CIJ OMCI FMI OPS ONU PNUD UNDRO CEA UNESCO HCR UNICEF ONUDI ONUG OMS

Question et questions secondaires :

10. Le plan d’élimination complet des

documents d’archives est-il conservé

(a) dans le service d’origine ? x - x x x - x - X X x -

(b) dans les archives ? x - xxx - X X X X X X X

11. La décision d’éliminer des docu-

ments d’archives est-elle prise par :

(a) l’archiviste ? X X X X X X

(b) le service d’origine ?

(c) conjointement par l’archiviste

et le service d’origine ? X X x x X X X X X

(d) par le service d’origine en

concertation avec un autre
.
service, par exemple Bureau
des affaires juridiques ? X
 - 27 -

6. CONCLUSIONS ET PRINCIPES DIRECTEURS

_a La libéralisation progressive de l'accès aux archives qui est intervenue au
cours de la période récente a eu une incidence sur les organisations inter-
nationales. Les archives ne revêtent plus une importance uniquement pour l'inves-
tigation historique, elles présentent aussi un intérêt pour les sciences sociales
et d'autres disciplines. Ainsi, le rôle et l'utilisation des archives ont été
redéfinis conformément aux tendances de l'administration et de la recherche
modernes et répondent aux courants intellectuels et préoccupations politiques de
notre temps.

L'expérience a montré aussi que la communicabilité des archives avait des

implications transnationales. C'est ainsi que la communauté internationale a
relevé le défi qui consistait à créer des dépôts d'archives dans les anciennes
colonies ou dans les pays qui avaient besoin d'installations d'archivage d'un
caractère particulier en exécutant des programmes de reprographie tels que les
programmes lancés par 1'Unesco ou l'Organisation des Etats américains (OEA).

Sans nul doute le jour viendra où les organisations internationales devront,

elles aussi, faire un pas en avant dans cette direction, étant donné l'importance
que revêtent leurs archives pour la recherche au niveau national ou international.

Ainsi donc, de l'harmonisation de la gestion des documents d'archives/

archives des organisations internationales, ou de l'absence d'harmonisation dépen-
dra la qualité de la réponse apportée aux besoins de la communauté internationale
étant donné que les archives de ces organisations constituent, comme on l'a déjà
dit, la source de documentation relative à de nombreuses questions importantes
appelant une démarche multilatérale. C'est pourquoi, les conclusions et les prin-
cipes directeurs considèrent la communicabilité des archives comme un facteur
important sur lequel la qualité de l'administration des archives a des incidences
considérables.

6.1 Historique

Aux dires de certains chercheurs, la documentation actuellement consacrée aux

organisations internationales est bien trop souvent fondée sur des voeux pieux
plutôt que sur des faits. Il est donc de l'intérêt même de ces organisations
d'ouvrir leurs archives de manière que leur activité puisse être analysée et éva-
luée sur la base de sources primaires, qui reflètent la genèse des décisions
prises et des mesures adoptées. Même si ces sources peuvent consigner des échecs
ou des rêves non réalisés, elles peuvent apporter un nouveau réalisme à l'étude de
l'internationalisme (27). En conséquence, le maintien et la libéralisation de
l'accès à ces archives sont d'une importance primordiale si l'on veut renverser la
tendance actuelle (28).

Dans une plus vaste perspective, l'administration des archives au sein des
organisations internationales ne diffère sous aucun aspect essentiel de celle pra-
tiquée dans les services publics, dans le monde des affaires ou dans les établis-
sements de recherche. Les techniques, les principes et les problèmes sont les
mêmes. Il convient de se préoccuper tout autant du sauvetage des documents
d'archives de valeur que de l'élimination des euhemera. En outre, on se préoccupe
actuellement de la maîtrise des documents archives en formation. Quelle que soit
l'organisation, il est indispensable d'accorder une attention égale à la gestion,
au tri et à l'élimination des documents d'archives si l'on veut avoir une adminis-
tration solide et réaliser des économies, bien que le personnel et l'espace soient
limités.
 - 28 -

6.2 La situation actuelle

Lorsqu’il n’existe pas de normes et de procédures relatives au classement et

au déclassement des documents d’archives/archives, pas de délais de conservation,
pas de politique d’élimination et que les conditions d’accès ne sont pas réa-
listes, cela est frustrant pour les archivistes comme pour les utilisateurs appar-
tenant à l’organisation et ceux de l’extérieur. La présente étude a fait ressor-
tir, dans le cas des organisations internationales, un certain nombre de lacunes.
De l’échantillon composé des 34 organisations internationales choisies, 41,2 %
seulement ont répondu au questionnaire d’une manière complète. Que se passe-t-il
donc, si tant est qu’il s’y passe quelque chose, dans le domaine de l’administra-
tion des archives dans le reste de ces organisations (58,8 %) ? Il manque tant
d’information qu’il apparaît quasiment impossible de se faire une idée précise de
la situation réelle.

Toutefois, des faits récents donnent lieu à quelque optimisme. C’est ainsi
que la plus haute instance des Nations Unies en matière de coordination - le
Comité administratif de coordination (CAC), a décidé qu’il fallait promouvoir “la
conservation des archives de l’organisation et des institutions spécialisées”.
Malheureusement, la grave crise financière que traverse actuellement le système
des Nations Unies a ralenti la mise en oeuvre de cette décision. Mais il y a des
raisons d’espérer pour l’avenir. L’Unicef a mis sur pied un programme relatif aux
archives. Elle a engagé un archiviste chargé d’organiser ses fonds et collections
et a parallèlement adopté des directives en matière de procédures applicables aux
documents d’archives et aux archives (9 novembre 1983). Quant au Secrétariat de
l’ONU, il a renforcé le principe de l’inviolabilité des documents d’archives, tel
qu’il apparaît dans la version révisée de 1 ‘“Instruction administrative : les
archives de l’Organisation des Nations Unies” (28 décembre 1984).

De manière générale, les règles et procédures relatives aux archives sont

plutôt rares dans les organisations internationales, bien que ces instructions
soient indispensables à une gestion efficace des documents d’archives/archives.
Onze organisations ayant répondu au questionnaire ont fait savoir qu’elles dispo-
saient d’instructions de cette nature, mais cinq seulement d’entre elles en ont
fourni le texte comme il leur avait été demandé. Les instructions du Fonds moné-
taire international, celles du Secrétariat de 1’ONU (qui sont suivies aussi par la
Commission économique des Nations Unies pour l’Afrique et l’Office des Nations
Unies à Genève), de 1 ‘Unesco, de l’Unicef et de 1’OMS safisfont aux normes de ce
qui est considéré comme une bonne administration des archives. Dans les autres
cas, ce qui est appelé instructions, à supposer qu’il y en ait, n’est rien d’autre
que l’équivalent d’un manuel de correspondance ou d’enregistrement destiné aux
secrétaires.

Il est à espérer que l’on comprendra mieux l’importance cruciale des archives
en tant que source pour toute administration fonctionnant bien, et en tant que
témoignage de l’oeuvre accomplie par l’organisation, et preuve irréfutable du rôle
qu’elle joue dans la communauté mondiale.

En conséquence, la tâche primordiale de la Section des archivistes des orga-

nisations internationales du CIA est de redoubler d’efforts dans l’action qu’elle
mène pour promouvoir parmi les fonctionnaires responsables une meilleure compré-
hension des fonctions archivistiques pour encourager la mise en oeuvre de la déci-
sion de 1984 du CAC. Le succès de cette entreprise se traduirait par une profes-
sionnalisation des services d’archives.

La seconde tâche prioritaire devrait consister à mettre au point et à créer

un noyau commun de règles et de règlements applicables aux archives des organismes
des Nations Unies. Si l’action menée par le CIA au cours des dernières décennies a
déjà abouti à des résultats puisqu’elle a concouru à l’harmonisation des législa-
tions nationales dans le monde et à l’adoption d’une démarche universelle face à
nombre de problèmes relatifs aux archives, on peut fort bien s’attendre à un même
 - 29 -

résultat d'un groupe d'organisations ayant un objectif commun, à savoir : "être un

centre où s'harmonisent les efforts des nations vers ces fins communes" que sont
la paix et la sécurité, les relations internationales et la coopération "en résol-
vant les problèmes internationaux d'ordre économique, social, intellectuel ou
humanitaire, en développant et en encourageant le respect des droits de l'homme et
des libertés fondamentales pour tous, sans distinction de race, de sexe, de langue
ou de religion" (29). Peut-être la proposition formulée en 1961 par Ernst Posner
a-t-elle toujours cours : réunir les pays désirant régler la question et discuter
du problème dans le cadre d'un comité responsable de 1'ONU ou de toute autre orga-
nisation (30).

6.3 La diversité en matière de communicabilité

Accepter la définition de la communicabilité comme étant la "possibilité de

consulter les documents d'archives résultant à la fois de sa conformité à la
réglementation et de l'existence d'instruments de recherche" c'est accepter des
responsabilités détaillées en matière d'administration des archives (31). La façon
dont les organismes des Nations Unies traitent de la question varie à bien des
égards, et c'est pourquoi il est intéressant d'examiner le contenu des règles et
de,s procédures appliquées.

6.3.1 Les archives de 1'ONU

Une instruction administrative, ST/AI/326, en date du 28 décembre 1984

1,. ..énonce . . . les principes régissant la consultabilité des archives de l'organi-
sation par les fonctionnaires des Nations Unies et par le public" (32). L'accès
est autorisé tant aux archives qu'aux documents d'archives ayant perdu leur uti-
lité administrative courante et conservés par le service. Il est bien précisé que
les fonctionnaires du Secrétariat peuvent consulter les archives et les documents
dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs fonctions officielles, "à l'excep-
tion de ceux qui sont soumis à des restrictions imposées par le Secrétaire géné-
ral". En ce qui concerne l'accès du public aux archives et aux documents
d'archives, le public peut consulter :

(a) les documents qui avaient été rendus publics au moment de leur
établissement ;

(b) les documents qui datent de plus de 20 ans et qui ne font l'objet
d'aucune restriction, et

(c) les documents qui datent de moins de 20 ans et qui ne font l'objet
d'aucune restriction.

En conséquence, le Secrétariat de 1'ONU adopte un délai de 20 ans, mais en

faisant preuve de souplesse dans le cas des documents ne faisant l'objet d'aucune
restriction. Pour ce qui est des documents d'archives faisant l'objet de restric-
tions, le Secrétaire général a imposé deux niveaux de "classification", à savoir :

- la mention "SG - Strictlv Confidential" s'applique aux documents émanant du

Secrétaire général dont il y a lieu de penser que la communication non
autorisée "risquerait de porter gravement atteinte à la confiance dont
jouissent le Cabinet ou les services du Secrétaire général ou l'orgnaisa-
tion des Nations Unies" ;

- la mention "SG - Confidential" s'applique aux documents émanant du Secré-

taire général dont il y a lieu de penser que la communication non autorisée
"risquerait de porter atteinte au bon fonctionnement du Secrétariat de
l'Organisation des Nations Unies".

Les documents d'archives portant la mention "SG-Confidential" sont automati-

quement "déclassifiés" au bout de 20 ans, et les documents portant la mention
 - 30 -

“SG-strictlv Confidential” sont, à l’expiration de ce délai, réexaminés aux fins

de “déclassification” éventuelle. Dans l’un et l’autre cas, la déclassification
peut être approuvée avant l’expiration du délai de 20 ans.

La règle des 20 ans appliquée par l’Organisation des Nations Unies est de
plus en plus acceptée, comme dans le cas de 1’Unesco et de l’Unicef ; elle pour-
rait constituer le point de départ de l’examen de la question de la
communicabilité.

6.3.2 Les archives de 1’Unesco

Les “Règles régissant l’accès des personnes extérieures à l’organisation aux

archives de 1 ‘Unesco” font apparaître que les fonds et collections de l’organisa-
tion sont constitués par des documents, des rapports de mission et des documents
d’archives. Les documents entrant dans les deux premières catégories peuvent être
“librement consultés dans la salle de lecture de la Section des archives”, encore
que des documents peuvent porter la mention “diffusion restreinte” ou “confiden-
tiel” et ne peuvent alors être consultés “qu’avec l’accord préalable de l’unité
compétente du Secrétariat” (33). Souvent, il s’agit de documents reprographiés ou
polycopiés et non de documents d’archives.

La troisième catégorie, à savoir les documents d’archives, constitue un cas à

part. D’après le Chef des archives, un assouplissement des conditions d’accès est
actuellement à l’étude, qui irait dans le sens de la règle des 20 ans appliquée
par le Secrétariat de 1’ONU. Tant qu’aucune modification n’aura pas été apportée,
le délai actuellement en vigueur est de 30 ans, sauf pour “certains types de docu-
ments pour lesquels 1’Unesco peut fixer un délai plus court”. Les documents
d’archives suivants ne peuvent être communiqués qu’à l’expiration d’un délai de
50 ans :

- les dossiers contenant des informations particulièrement délicates sur les

relations entre 1’Unesco et ses Etats membres ainsi qu’entre 1’Unesco et
l’organisation des Nations Unies et les organisations intergouvernementales
ou non gouvernementales ;

- les dossiers contenant des pièces dont la divulgation risquerait de nuire à

la réputation, d’attenter à la vie privée ou de menacer la sécurité des
personnes ;

- les dossiers du personnel concernant les fonctionnaires ou les agents de

1’Unesco ; et

- les dossiers confidentiels des cabinets du Directeur général, du Directeur

général adjoint et des Sous-Directeurs généraux de 1’Unesco.

Il convient de noter qu’à l’expiration des délais susmentionnés l’accès à un

document ou à un dossier peut être refusé lorsqu’il est jugé que ce document ou
dossier “garde toujours, incontestablement, un caractère confidentiel” et
qu ’ “avant l’expiration de ces délais, le Chef des archives peut . . . autoriser
l’accès à un document ou à un dossier”, à certaines conditions. Le Règlement de
1’Unesco en la matière est donc relativement souple.

6.3.3 Les documents d’archives et archives de l’Unicef

L’Unicef a adopté des règles et règlements analogues à ceux qui s’appliquent

aux archives de 1’ONU. Les “Procedural Guidelines for Unicef Records and Archives”
en date du 9 novembre 1983 suivent de près les conditions d’accès et la règle des
20 ans adoptées par le Secrétariat de 1’ONU. En matière de communicabilité et de
restrictions, la règle applicable aux archives et aux documents d’archives qui ont
 - 31 -

perdu leur utilité administrative est la même, sauf que les restrictions peuvent
être imposées, soit par le Secrétaire général de l’ONU, soit par le Directeur
général de l’Unicef, ou leurs représentants autorisés (34).

6.3.4 Les archives de 1’OMS

Ces archives consistent principalement en “documents et en correspondance de

diverses sortes reçus ou émanant de l’organisation . . . dans l’exercice de ses
fonctions et qui sont conservées sous quelque forme que ce soit pour des raisons
de documentation ou pour des besoins d’ordre historique. Du matériel public ou
Trivé extérieur à l’organisation mais relatif à ses activités peut également être
incorporé aux archives ; il est également soumis à cette réglementation” (35).
Cette référence figure dans les “Règles d’accès aux archives de 1’OMS” en date du
15 février 1974.

La consultation est autorisée sur place à l’expiration d’un délai de 40 ans,

mais le matériel archivé de date plus récente ne contenant pas de pièces confiden-
tielles peut aussi être consulté librement. Dans la pratique, un délai pragmatique
de dix ans est également appliqué. Seule l’organisation est compétente pour déci-
der de ce qui est confidentiel et les critères ne sont pas énoncés dans le règle-
ment. Les archives de 1’OMS contiennent par ailleurs des dossiers auxquels l’accès
est interdit pendant 60 ans ; il s’agit par exemple des “dossiers contenant des
informations qui, si elles devaient être divulguées, pourraient porter atteinte à
la réputation, à la sécurité personnelle ou à l’intimité des personnes”.

6.3.5 Les archives du FMI

Le FMI n’applique aucun délai d’accès à ses archives. Aux termes du “General
Administrative Order No 26, Rev.1” du ler novembre 1969 “tous les documents et
autres documents d’archives du Fonds sont considérés comme faisant l’objet de res-
trictions de communicabilité et non destinés à l’usage public, sauf lorsqu’ils
sont conçus pour être transmis au public ou lorsque leur distribution à un desti-
nataire ou à un groupe de destinataires donné fait l’objet d’une autorisation
expresse” (36).

Les documents peuvent aussi porter la mention “confidentiel” ou “secret” :

- “Confidentiel” : documents d’archives contenant une information dont la

divulgation non autorisée risquerait de porter préjudice aux intérêts du
Fonds ou de ses membres. Documents d’archives dont le sujet appelle des
restrictions de communicabilité pour des raisons de confidentialité
administrative.

- Secret : documents d’archives contenant une information dont la divulgation

non autorisée pourrait compromettre l’efficacité d’un programme ou d’une
politique, ou entraver des négociations en cours, ou qui pourrait être uti-
lisée à des fins privées. L’utilisation de ce classement devrait être main-
tenue à un strict minimum.

6.3.6 Résumé

En résumé, il ressort des exemples donnés plus haut que la communicabilité

des documents d’archives/archives des organisations internationales paraît liée à
la détermination du contenu de ces archives, à l’interprétation du droit à
l’information, au respect de la vie privée des personnes et à la protection des
diverses sDh&res d’intérêt de l’organisation. Par ailleurs, pour ouvrir ses
archives au public, il faut que l’organisation remplisse certaines conditions
essentielles : elle doit notamment disposer d’un bon système de gestion des docu-
ments d’archives et offrir des movens de travail aux utilisateurs. Pour l’instant
ces conditions ne sont pas remplies dans maintes organisations internationales.
 - 32 -

6.4 La notion d’inviolabilité

Un énorme exode de fonds d’archives particulièrement importants a été con-

firmé par les recherches menées par Peter Walne sur les archives d’organisations
internationales et de leurs anciens fonctionnaires qui sont en la possession de
dépôts nationaux - et autres - d’archives et de manuscrits. Depuis longtemps on a
besoin d’une définition plus précise et plus forte de l’inviolabilité, ou de
l’inaliénabilité, des archives au sein du système des Nations Unies. Les
recherches de Walne ont établi qu’il y avait eu dispersion d’archives des Nations
Unies sur une base étendue, parmi les pays suivants : Etats-Unis d’Amérique,
Finlande, France, Pays-Bas, Pologne, République fédérale d’Allemagne, Suède et
Suisse (37). Il ne fait aucun doute que beaucoup plus de documents d’archives
créés par les organisations internationales que n’a répertoriés Walne restent
encore en la possession de dépôts nationaux, publics ou privés.

Le volume et la nature des documents d’archives/archives de l’ancien Secré-

taire général des Nations Unies, Dag Hammarskjold, actuellement conservés à la
bibliothèque royale (Kungliga Biblioteket), à Stockholm, ne laissent pas de sur-
prendre. La description de ce qui doit être considéré comme des documents
d’archives/archives appartenant aux Nations Unies s’étend sur 15 pages imprimées
dans l’P_tude de Walne. Et pourtant, celui-ci ne mentionne pas d’autres dépôts sué-
dois qui détiennent des documents d’archives/archives appartenant à des organisa-
tions internationales, tels que les Arbetarrorelsens arkiv (Archives du mouvement
ouvrier), qui ont la garde des documents d’archives/archives d’Alva et de Gunnar
Myrdal, datant de l’époque où ils furent fonctionnaires au Secrétariat de 1’ONU et
à la Commission économique pour l’Europe. Il ne mentionne pas non plus les docu-
ments d’archives conservés aux Rikspolisstyrelsens arkiv (Archives du Conseil de
la Police nationale) relatives au recrutement de soldats appelés à faire partie
des troupes d’observation des Nations Unies (38). Certaines de ces pièces sont
peut-être des doubles qui ont été conservés pour des raisons de convenance per-
sonnelle ou administrative. Cependant, comme on ne sait pas où se trouvent les
originaux, ces pièces ont désormais valeur d’archives.

La présente étude a déjà fait ressortir l’incidence de ce phénomène regret-

table sur la communicabilité ; mais le fait de reconnaître ce grave problème n’est
qu’une bataille gagnée. A l’heure actuelle, la tâche qui attend les services
d’archives de nombre d’organisations internationales est de trouver le moyen de
récupérer ces fonds ou au moins de mettre en place des programmes de reproduction
sur microfilm pour faire des doubles des documents d’archives aliénés afin de com-
pléter les fonds existants.

En raison des considérations qui précèdent, la définition de l’inviolabilité

est très importante. Certaines instructions relatives aux archives traitent la
question d’une manière très superficielle, ce qui montre que les organisations
internationales ne s’en préoccupent pas beaucoup. Aux termes de l’instruction
administrative du FMI, les documents d’archives sont la propriété du Fonds et ne
peuvent être soustraits à sa garde, ou éliminés de quelque manière que ce soit, ou
détruits sans approbation (39). Un exemple de concision vient de 1’OMS : “Les
archives de 1’OMS sont inviolables” (40).

Le Secrétariat de 1’ONU a traité le problème en profondeur, donnant une des-

cription détaillée de la propriété juridique des documents d’archives établis par
l’organisation et déclarant leur inviolabilité d’une manière indiscutable. “Tous
les documents, quelle qu’en soit la forme, établis ou reçus par un fonctionnaire
du Secrétariat dans l’exercice de ses fonctions officielles à l’organisation des
Nations Unies sont la propriété de l’Organisation”, déclare l’instruction adminis-
trative. Selon la même instruction, la Section des archives se met en rapport avec
les hauts fonctionnaires avant que ceux-ci ne quittent l’Organisation, et leurs
documents d’archives sont triés par un archiviste, qui détermine s’il y a lieu ou
non de les verser au service des archives. Ces fonctionnaires ne doivent emporter
“aucun document hors des locaux de l’organisation”. Toutefois, les fonctionnaires
 - 33 -

devant quitter sous peu l’organisation “sont autorisés à conserver en leur posses-
sion un nombre raisonnable de documents d’accès non restreint reproduits à leurs
propres frais ainsi qu’à garder leurs documents privés”. Il existe par ailleurs
des “directives permettant de faire la distinction entre les documents privés du
Secrétaire général et ses documents officiels” (41).

Dans la mesure du possible, chaque organisation devrait avoir à l’esprit les

règlements du Secrétariat afin d’éviter toute perte de documents d’archives/
archives , qui crée tant de problèmes.

6.5 Vers un changement

Comme le montrent les résultats de l’enquête, les divers critères adoptés par
les organisations internationales en matière de communicabilité renforcent l’argu-
ment selon lequel une discussion sérieuse au sujet des instructions et des procé-
dures administratives concernant les documents d’archives/archives s’impose, en
particulier avec les organisations dépourvues de tels instruments.

Si aucune action n’est entreprise pour donner suite aux recommandations de

1984 du Comité administratif de coordination, ce sera le chaos dans les documents
d’archives/archives en formation ; les organisations continueront à ne faire aucun
cas des responsabilités qui leur ont été confiées en tant qu’administrateurs d’un
domaine d’action spécifique de la communauté internationale, et elles ne pourront
pas s’acquitter de leur tâche, qui consiste à préserver ce trésor documentaire
sans pareil de l’humanité et à en prendre soin. Les archives, qui résultent de
leurs activités et en témoignent, présentent un intérêt historique et culturel
unique et sont absolument nécessaires à la compréhension des mutations de notre
temps.

Lorsque l’on veut exécuter un programme relatif aux archives, il faut, pour
commencer, s’efforcer de faire comprendre aux administrateurs ce que la gestion
des documents d’archives/archives signifie réellement pour eux et comment ce pro-
gramme peut avoir des retombées bénéfiques sur le plan budgétaire, tant pour
l’organisation que pour les chercheurs et les autres utilisateurs. Si les petites
organisations ne peuvent s’offrir les services d’archivistes de métier ou se doter
d’un service d’archives, il faut alors envisager d’autres solutions, telles que
celle qui consiste à engager un consultant chargé d’organiser les archives, de les
classer, de les décrire, de les trier et d’établir les règles d’accès. Mieux
encore, plusieurs petites organisations devraient conjuguer leurs efforts et créer
un dépôt d’archives commun (cela fait actuellement l’objet de discussions entre
les organismes des Nations Unies ayant leur Siège à Genève).

D’une manière générale, il faut des conseils de professionnels et de spécia-

listes pour établir les règles et règlements applicables à la partie active de la
durée de vie des documents d’archives en vue de s’assurer que celles-ci se trans-
forment en archives utiles. La marche à suivre est la suivante :

- planification et exécution d’inventaires des documents d’archives, en vue

de recenser tous les documents d’archives à tous les niveaux, qu’ils soient
courants, semi-courants ou non courants ;

- création et exécution de plans de classification et de déclassification, en

vue de déterminer à quels documents d’archives/archives il faut assigner la
mention “diffusion restreinte”/“confidentiel”/“secret”, et pour combien de
temps ;

- fixation et application de délais de conservation déterminés, à l’expira-

tion desquels les documents d’archives devraient être versés à un dépôt de
préarchivage ou à un dépôt d’archives. La plupart des documents d’archives
n’ont pas besoin d’être gardés dans les services d’origine pour des raiosns
d’ordre administratif, juridique ou fiscal, pendant un délai plus long
 - 34 -

qu’un délai de trois à cinq ans ; ces documents d’archives devraient donc
être transférés à l’expiration de ce délai, de façon à libérer l’espace de
bureau et les classeurs, qui sont coûteux ;

- élaboration et application de procédures de versement - établissement d’une

liste de dossiers utilisée comme instrument de recherche jusqu’à ce que les
documents d’archives puissent faire l’objet d’un tri ;

- élaboration et exécution d’un programme de tri, en vue de la destruction

réglementée et autorisée des documents d’archives ne présentant plus aucune
valeur archivistique ;

- établissement de règles relatives aux décisions à prendre en matière de tri

et de destruction des documents d’archives. De préférence, une seule per-
sonne devrait prendre la décision, en collaboration avec le bureau versant
ou le haut fonctionnaire concerné ;

- élaboration d’instruments de recherche de différents types qui non seule-

ment décrivent le contenu des documents d’archives/archives mais expliquent
aussi leur contexte administratif et fonctionnel ;

- élaboration et application de règlements relatifs à l’accès aux fonds,

compte tenu de toutes les incidences juridiques, économiques, administra-
t ives , culturelles et historiques ;

- élaboration d’instructions destinées aux utilisateurs, expliquant comment

obtenir l’autorisation de consulter les archives et, si l’accès est auto-
risé, comment obtenir l’approbation des manuscrits.

Ces mesures pratiques ne se traduisent pas seulement par une réduction des
dépenses d’administration, une meilleure circulation des papiers et des procédures
administratives plus souples, mais aussi par une libéralisation considérable de
l’accès aux documents d’archives/archives. On peut donc résumer comme suit les
principaux obstacles à la communicabilité des archives :

- système de gestion des documents d’archives médiocre ;

- pas d’archivistes de métier et d’employés pour traiter des documents

d’archives versés au dépôt et devant être évalués et éliminés ;

- pas d’installations mises à la disposition des chercheurs et des utilisa-

teurs, telles que les services de référence, les salles de lecture, et pas
de personnel pour guider les utilisateurs et leur apporter les archives aux
fins de consultation ;

- archives fragiles ou endommagées ne pouvant être communiquées aux cher-

cheurs ou aux autres utilisateurs sans risque de destruction.

Ces obstacles étant surmontés, les règles d’accès aux documents d’archives/
archives faciliteront le travail du personnel même de l’organisation, des Etats
membres, des fonctionnaires d’autres organisations internationales et des per-
sonnes de l’extérieur. Le règlement doit tenir compte des raiosns pour lesquelles
des restrictions doivent être imposées, comme par exemple le caractère délicat des
affaires diplomatiques mettant en jeu des Etats membres et des organisations, et
qui exigent que les documents d’archives ne soient pas communicables avant l’expi-
ration d’un délai allant jusqu’à 30 ans ; des négociations et des intérêts écono-
miques, commerciaux et industriels (délai de 10 à 20 ans) ; et du respect de, la
vie privée des personnes (délai allant jusqu’à 50 ans).
 - 35 -

6.6 Centralisation des archives du système des Nations Unies

L’idée d’un dépôt centralisé des archives de 1’ONU et des organisations qui
lui sont reliées a été soulevée de manière épisodique. En 1945, M. Solon Buck a
proposé que les archives du Secrétariat de 1’ONU accueillent toutes les archives
des organisations internationales. En 1961, il a été envisagé de créer deux dépôts
distincts, l’un à New York et l’autre à Genève (42).

Avant la XIIIe Conférence internationale de la Table ronde des archives tenue

en 1971, un questionnaire avait été envoyé à un certain nombre d’organisations. Ce
questionnaire permettait en partie de peser le pour et le contre d’une éventuelle
centralisation “des archives des organisations et des commissions internationales
disparues et des archives mortes des institutions spécialisées de 1’ONU”. Il res-
sortait des réponses que les positions étaient très diverses, allant du point de
vue selon lequel “une certaine centralisation serait souhaitable” au refus total
d’envisager quelque centralisation que ce soit. Pour la France, par exemple, “les
archives des institutions disparues ne peuvent trouver de meilleure place que dans
des dépôts nationaux”. D’après le rapport de la réunion, “la SDN estime naturel
qiie les archives historiques des institutions mondiales soient concentrées à
Grnève, tout en proposant la création d’un centre à Bruxelles, Luxembourg ou
Strasbourg pour les organes purement européens ; New York constituerait de même un
bon centre pour les archives des institutions spécialisées de 1’ONU” (43).

Diverses questions analogues à celles qui se posent aujourd’hui ont alors été
soulevées : qui prendra en charge les coûts du fonctionnement de ce ou de ces
centres et en assumera la responsabilité ? Où implanter le centre ? Comment la
division du monde en deux blocs idéologiques a-t-elle des incidences sur cette
idée ? Quel statut devrait-il être accordé au ou aux centres de façon qu’ils ins-
pirent confiance aux institutions gouvernementales et non gouvernementales ainsi
qu’aux chercheurs et aux utilisateurs ? Ce ou ces dépôts mondiaux devraient-ils
relever de l’Assemblée générale des Nations Unies ou être placés sous l’égide de
1’Unesco ?

Compte tenu de la nécessité d’accéder aux documents d’archives/archives des

organisations internationales, il est évident que la question de la création de
centres d’archives où ces organisations pourraient transférer leurs archives, au
bout d’un délai de 50 à 100 ans, doit faire l’objet d’une investigation.

Il peut certes y avoir des divergences d’opinion, mais une chose est cer-
taine : les avantages sont nombreux. Cela créerait les conditions les plus favo-
rables à la conservation des archives et à l’élaboration d’un système de gestion
des documents d’archives/archives et d’administration des archives spécialement
conçu pour les organisations internationales. Cela faciliterait aussi le travail
des chercheurs et des utilisateurs.

La concentration des archives déchargerait les petites organisations de nom-

breux problèmes et améliorerait l’état des archives en même temps que leur commu-
nicabilité. Enfin, la normalisation de l’élaboration des instruments de recherche
et l’utilisation des techniques automatisées pour exercer sur les archives et leur
contenu un contrôle à la fois administratif et intellectuel seraient beaucoup plus
faciles.
 - 36 -

NOTES

1. Documents constitutionnels de la Suède, Stockholm, 1978, p. 18 (Amendement à

la loi sur la liberté de la presse adopté par le Riksdag à sa session ordi-
naire de 1976/1977).

S’agissant du caractère public des documents officiels, la loi stipule :

“Article premier. Aux fins d’un libre échange d’opinions et de l’information

du public, tout ressortissant suédois a librement accès aux documents
officiels.

Article 2. Le droit à l’accès aux documents officiels ne peut faire l’objet

de restrictions que si celles-ci sont nécessaires, eu égard :

(1) à la sécurité du Royaume et à ses relations avec un Etat étranger ou

avec une organisation internationale,

(2) à la politique financière, à la politique monétaire ou à la politique en

matière de change du Royaume,

(3) aux activités d’une autorité publique aux fins d’inspection, de contrôle
ou de supervision,

(4) à l’intérêt de la prévention ou de la répression du crime,

(5) aux intérêts économiques de 1’Etat ou des communautés,

(6) à la protection de l’intégrité personnelle ou de la situation économique

des individus,

(7) à l’intérêt de la préservation des espèces animales ou végétales.”

La loi suédoise définit également en ces termes l’expression “document offi-

ciel” : “tout document conservé par une autorité de 1’Etat ou une autorité
municipale , qu’il ait été reçu par cette autorité ou établi par elle”.

RHOADS, James B. Le rôle de l’administration des archives et de la gestion

des documents courants dans les svstèmes nationaux d’information : une étude
du RAMP, Unesco, Paris, 1983.

Traitant des “considérations ayant trait à l’accès”, M. Rhoads écrit :

“Dans de nombreux pays, le délai entre le versement et la communication

au public est fixé par voi.e réglementaire (délai de 30 ans dans la plu-
part des cas). Cependant, une clause permet presque toujours d’interdire
l’accès à certains documents (ceux en général qui ont trait à des ques-
tions de sécurité nationale ou dont la communication prématurée risque-
rait de constituer une violation du droit des personnes à la protection
de leur vie privée) pendant une durée plus longue. Souvent aussi, le
règlement permet de rendre publics les documents non confidentiels avant
l’expiration du délai prescrit. Dans quelques pays, aux Etats-Unis
d’Amérique notamment, le problème de l’accès est abordé quelque peu dif-
féremment. La loi sur la liberté de l’information (“Freedom of Informa-
tion Act”) stipule que toutes les administrations fédérales sont tenues
de communiquer rapidement, si demande leur en est faite, les documents
ou les informations qu’elles détiennent dès le moment de leur origine,
sauf en ce qui concerne un petit nombre de types de documents et infor-
mations expressément énumérés dans la loi. Le délai d’ouverture des
archives administratives ainsi protégées n’est généralement pas supé-
rieur à 30 ans.” (page 9)
 - 37 -

2. Archivum XVI, Paris, 1969, p. 233.

3. “Résolutions, recommandations et voeux du Congrès international extraord i-

naire tenu à Washington du 9 au 13 mai 1966”. Archivum XVI, Paris, 1969,
233 p. Le texte est reproduit in extenso à 1’Appendice B, no 1.

4. “Résolutions, recommandations du VIe Congrès international des archives tenu

à Madrid du 3 au 7 septembre 1968” Archivum XVIII, Paris, 1970, 213 p. Le
texte est reproduit in extenso à 1’Appendice B, no 2.

.‘\ . Idem.

6. “Résolutions, recommandations et voeux du VIIIe Congrès international des

archives” Archivum XXIV, Munich, 1979, 204 p. Le texte est reproduit in
extenso à 1’Appendice B, no 3.

7. “Recommandations du IXe Congrès international des archives”. Archivum XXX,

Munich, 1982, 199 p. Le texte est reproduit in extenso à 1’Appendice B, no 4.

8. LAnnuaire des organisations internationales de 1983-1984 contient quelque

20.000 notices. D’après le Bulletin de terminologie de I’ONU no 331
(ST/CS/SER. F/331), de 1985, il existe 792 organisations non gouvernementales
jouissant du statut consultatif auprès du Conseil économique et social.

9. DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE. Actes de la 6e conférence internationale de

la Table ronde des archives. Paris, 1963, p. 143-144.

10. Idem, p. 147.

11. GUT, Christian. Rapport de la 13e Conférence internationale de la Table ronde

des archives (document reprographié) ; 1971, p. 113-114.

12. ROZSA, Gyorgy . “La spécialisation et l’intégration : quelques aspects de la

documentation des organisations internationales” Sources, organisation. uti-
lisation de documentation internationale (SOUIQ), La Haye, 1974, p. 23.

13. GUPTIL, Marilla. Evaluation et tri des documents d’archives dans les organi-
sations internationales : une étude RAMP accompagnée de principes directeurs,
Unesco, Paris, 1985, p. 60.

14. DUCHEIN, Michel. &s obstacles à l’accès. à l’utilisation et au transfert de

l’information contenue dans les archives : une étude RAMP, Unesco, Paris,
1983, p. 14.

15. Il existe un certain nombre d’ouvrages qui traitent du problème du secret et

des restrictions de communicabilité. Administrative Secrecy in Developed
Countries, publié sous la direction de Donald C. Rowat, Columbia University
Press, New York, 1979. Secrecy and Foreign Policy, publié sous la direction
de Thomas M. Franck et Edward Weisband, Oxford University Press, New York,
Londres et Toronto, 1974. K.G. ROBERTSON : Public Secrets : A study in the
development of Government Secrecv, St Martin’s Press, New York, 1982. Sissela
BOK : Secrets on the ethics of concealment and revelations, Pantheon Books,
New York, 1982.

16. ERLANDSSON, Alf. “The United Nations Archives and its availability to scho-
lars” . SOUID, OP. cit., p. 479.

17. PRASSAD, S .N. “The liberalization of access and use”. Archivum XXIV
--> 1979,
p. 141.

18. GUPTIL, OP. ci&., p. 17.

 - 38 -

19. PRASSAD, OP. cit., p. 138.

20. Unesco. Guide des archives des organisations internationales : les institu-
tions des Nations Unies, Première partie, Paris, 1984.

Unesco. Guide to the archives of international organizations and their former

officiais in custodv of national and other archiva1 institutions and manu-
scripts repositories. Une étude RAMP, par Peter Walne, Paris, 1985.

21. GUPTIL, OP. cit. et STARK, Marie C. Développement des services de gestion des
documents et archives dans les organismes des Nations Unies : une étude du
RAMP, Unesco, Paris, 1983.

22. Secrétariat des Nations Unies. Instruction administrative : les archives de

l'organisation des Nations Unies, ST/AI/326, 28 décembre 1984. Le texte de
l'instruction est reproduit in extenso à l'appendice A, no 1.

23. Fonds des Nations Unies pour l'enfance (FISE-Unicef). Administrative Instruc-
tion 359 : Procedural Guidelines for Unicef Records and Archives, 9 novembre
1983. Le texte anglais de cette instruction est reproduit in extenso à
1'Appendice A, no 3.

24. Unesco. Rèplement régissant l'accès des personnes étranpères à l'organisation

aux archives de l'Unesco, août 1977. Le texte du règlement est reproduit in
extenso à 1'Appendice A, no 2.

25. MANNING, Raymond. "Access to the archives of the International Labour

Office". SOUID, op. cit., p. 492.

26. Lettre de M. E.J. Cieniwicz (UNDRO) à l'auteur, en rapport avec la présente

étude.

27. DUBIN, Martin David. "For the preservation and scholarly access to interna-
tional archives" SOUID, OP. cit., p. 477.

28. EVANS, Frank B. Access to archives of the United Nations organizations.

(Document non publié : Deuxième Symposium mondial sur la documentation inter-
nationale), Bruxelles, 1980, p. 7.

29. Charte des Nations Unies - Article premier, paragraphes 3 et 4.

30. DIRECTION DES ARCHIVES DE DRANCE, OP. cit., p. 144.

31. EVANS, Frank B., et al. Dictionary of archiva1 terminology, ICA Handbooks
Series, Vol. 3, Munich 1984, p. 15.

32. SECRETARIAT DE L'ORGANISATION DES NATIONS UNIES, OP. cit., p. 1.

33. Unesco. Rèplement répissant l'accès..., OP. cit.

34. Unicef, OP. cit., p. 1.

35. ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTE. Rèplement répissant l'accès aux archives

de l'OMS, 15 février 1974. Le texte, du règlement est reproduit in extenso à
l'dppendice A, no 6.

36. FONDS MONETAIRE INTERNATIONAL. Statuts, et General Administrative

Order no 26. Rev. 1 on Records, ler novembre 1969. Un extrait en français des
Statuts et le texte anglais intégral du General Administrative Order sont
reproduits à 1'Appendice A, no 4.
 - 39 -

37. Unesco. Guide des archives des organisations internationales, IIe partie, par
Peter Walne, OP. cit.

38. L'auteur a été consultant en gestion des documents d'archives et en adminis-

tration des archives du Conseil national de la police suédoise et a effectué
des recherches sur les archives du mouvement ouvrier.

39. FONDS MONETAIRE INTERNATIONAL, OP. cit.

40. ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTE, OP. cit.

4.L . Secrétariat de l'organisation des Nations Unies, OP. cit.

42. GUT, OP. cit., p. 73.

43. Idem .
 - 40 -

BIBLIOGRAPHIE

ACTES du Congrès international extraordinaire des archives. Washington, 9-13 mai

1.966. “L’ouverture des archives à la recherche”. Archivum XVI.

ACTES du VIe Congrès international des archives. Madrid, 3-7 septembre 1968. “Pre-
mière séance de travail”. Archivum XVIII, p. 25-93.

ACTES du VIIIe Congrès international des archives. Washington 27 septembre -

ler octobre 1976. “The revolution in access and use”. Archivum XXVI,
p. 119-162.

ACTES du IXe Congrès international des archives. Londres 15-19 septembre 1980.
Archivum XXIX.

CLAUS , Robert. “Les organismes internationaux et leurs archives”. Archivum II,

1952, p. 9-15.

Documents constitutionnels de la Suède : amendements à la loi sur la liberté de la

presse, adoptés par le Riksdag à sa session ordinaire de 1976-1977,
Stockholm, 1977.

DIRECTION des Archives de France. “Les archives dans la vie internationale”. Actes
de la 6e Conférence internationale de la Table ronde des archives, Paris,
1963.

DUBIN, D.M. “For the preservation and scholarly access to international organiza-
tions archives”. Sources, organisation, utilisation de documentation interna-
tionale (SOUID) : Actes des .journées d’étude internationales sur la documen-
tation des Nations Unies et d’autres organisations internationales, Genève
21-23 août 1972. Fédération internationale de documentation, La Haye, 1974,
p. 476-478.

DIJBORG, G . “Les organismes internationaux et leurs archives : les archives du

Bureau de travail”. Archivum II, 1952, p. 21-26.

DUCHEIN, Michel. Les obstacles

~- à l’accès, à l’utilisation et au transfert de
l’information contenue dans les archives : une étude RAMP, Unesco, Paris,
1983.

ERLANDSSON, Alf. “The United Nations Archives and its availibility to scholars”.
SOUID, La Haye, 1974, p. 479-490.

EVANS , Frank B. “Access to the Archives of the United Nations Organizations”.

Deuxième Symposium mondial sur la documentation internationale, 20-22 juin
1983, Bruxelles. (Document non publié,)

RAPPORT final de la consultation d’experts sur l’élaboration d’un plan à long

terme relatif à la gestion des documents et aux systèmes et services
d’archives au sein des institutions des Nations Unies (17-19 octobre 1979) au
Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies à New York. (Document de tra-
vail non publié.)

Guide des-archives des organisations internationales, Unesco, Paris, 1974-1986,

Paris, 1974 - 3 parties.

GUPTIL, Marilla. Evaluation et tri des documents d’archives dans les organisations
internationales : une étude RAMP accompagnée de principes directeurs, Unesco,
Paris, 1985.

GUT > Christian. Rapport à la 12e Conférence internationale de la Table ronde des
archives, 1971. (Document reprographié.)
 - 41 -

HARDENBERG, Herman. "Liberalization of restrictions on access to archives". Archi-

vum XVI, Paris, 1969, p. 41-46.

KECSKEMETI, Charles. "La libéralisation en matière d'accès aux archives et de

micro-filmage". Archivum XVIII, Paris, 1970, p. 25-48.

LAMB, W. Kaye. "Liberalization of restrictions on access to archives : general sur-

vey" . Archivum XVI, Paris, 1969, p. 35-40.

MANNING, Raymond. "Access to archives of the Labour Office". SOUID, La Haye, 1974,
p. 491-493.

OPOCENSKY, J. "Les organismes internationaux et leurs archives : les archives de

1'Unesco". Archivum II, Paris, 1952, p. 17-20.

PEROTIN Yves. "Facilitating access to the League of Nations' Archives". American

Archivist, Vol. XV, 1972, p. 23-24.

PRASSAD, S.N. "The liberalisation of access and use". Archivum, Vol. XXVI, 1972,
P* 137-143.

RHOADS, James B. Le rôle de l'administration des archives et de la gestion des

documents courants dans les systèmes nationaux d'information : une étude du
RAMP, Unesco, Paris 1983.

ROZSA, Gyorgi. "Specialisation and integration : some aspects of the documentation

of International Organizations". SOUID, La Haye, 1974, p. 20-27.

STARK, Marie C. Développement des services de pestion des documents et d'archives

des organismes des Nations Unies : une étude du RAMP, Unesco, Paris, 1983.

ORGANISATION DES NATIONS UNIES. United Nations Svstem of Organizations : Members

of the United Nations, the specialized aaencies and the International Atomic
Energy Agency, the contractinp parties to the General Agreement on Tariffs
and Trade, and Directorv of Senior Officiais, New York, 1985.

WAGNER, Alfred. "L'accès aux archives : passage d'une politique restrictive à une
politique libérale". Bulletin de 1'Unesco à l'intention des bibliothèaues,
Volume XXIV, numéro 2, Paris 1970, p. 73-78.

WALNE, Peter. Comp. Guide to the archives of the international ornanizations and
their former officiais in custodv of national and other archiva1 institutions
and manuscripts repositories : a RAMP study, Unesco Paris 1985.

WELANDER, Sven. "Conditions for consulting the League of Nations' Archives".

SOUID, La Haye, 1974, p. 495-497.

WELANDER, Sven. "Les archives des organisations internationales". Deuxième sympo-

sium mondial sur la documentation internationale, 20-22 juin 1980, Bruxelles.

! --
 - 42 -

APPENDICE A

Instructions administratives concernant les archives

1. Secrétariat de l'organisation des Nations Unies, ST/AI/326, 28 décembre 1984.

2. Unesco, "Règlement régissant l'accès des personnes étrangères à l'organisa-

tion aux archives de l'llnesco", août 1977.

3. Unicef, Administrative Instruction 359, 9 novembre 1983.

4. FMI, Statuts et General Administrative Order no 26, Rev. 1, ler novembre 1969.

5. Archives de la Société des Nations, "Règlement régissant la consultation...",

26 décembre 1969.

6. OMS, "Règles d'accès aux archives...", 15 février 1974.

---. ---.-.~ll-“-,.X “. . .._ __r

_._
 ST/AI/326
28 décembre 1984

INSTRUCTION ADMINISTRATIVE

Instruction du Secrétaire général adjoint à l'administration et à la gestion

Destinataires : Les fonctionnaires du Secrétariat

Objet : ARCHIVES DE L'ORGANISATION DES NATIONS UNIES

1. En application du paragraphe 5 de la circulaire ST/SGB/158 du 28 juillet

1977, la présente instruction précise les règles et procédures applicables en
matière d'archivage, d'entretien, de garde et de triage des archives et des docu-
ments non courants de l'Organisation des Nations Unies et énonce également les
principes régissant la consultabilité des archives de l'Organisation par les fonc-
tionnaires des Nations Unies et par le public. Elle remplace l'instruction admi-
nistrative ST/AI/252 du 28 octobre 1977.

1. Fonctions de la Section des archives

Gestion et conservation

2. La Section des archives est chargée d'assurer l'entretien, la conservation et

la restauration des archives et des documents non courants de l'organisation des
Nations Unies, de constituer des fonds d'archives et d'en décrire les éléments et
de rédiger les instruments de recherche permettant d'accéder aux archives.

Archivage des documents non courants

3. La Section des archives se charge, au titre du dépôt réglementaire, de trans-

férer des services du Secrétariat à ses locaux les archives et documents non cou-
rants datant de plus de trois ans. Lorsque, à titre exceptionnel, on juge souhai-
table soit d'archiver des documents plus tôt, soit, au contraire, d'en ajourner
l'archivage, la Section des archives et les services du Secrétariat intéressés
peuvent convenir d'un calendrier approprié.

Conditions régissant la consultabilité des archive2

4. La Section des archives donne communication des archives et des documents non
courants de la façon suivante :

(a) les fonctionnaires du Secrétariat peuvent consulter les archives et les

documents dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs fonctions offi-
cielles, à l'exception de ceux qui sont soumis à des restrictions impo-
sées par le Secrétaire général ;
 - 44 -

ST/AI/326 - page 2

(b) le public peut consulter (i) les archives et les documents qui avaient
été rendus publics au moment de leur établissement, (ii) ceux qui datent
de plus de 20 ans et qui ne font l’objet d’aucune restriction imposée
par le Secrétaire général, et (iii) ceux qui datent de moins de 20 ans
et qui ne font l’objet d’aucune restriction imposée par le Secrétaire
général, à la condition que le service dont émanent les archives ou les
documents ait donné son consentement par écrit ;

cc> les documents faisant l’objet de restrictions imposées par le Secrétaire

général ou par ses représentants autorisés peuvent être déclassés à tout
moment par la même autorité. Les documents dont 1 ‘accès demeure res-
treint lorsqu’ils sont versés aux archives sont automatiquement déclas-
sés ou font l’objet d’un examen aux fins de déclassement au bout de
20 ans. Ceux dont l’accès demeure restreint après 20 ans font de nouveau
l’objet d’un examen aux fins de déclassement tous les cinq ans. Les
directives applicables au classement et au déclassement des documents et
des archives du Secrétaire général sont énoncées plus loin à 1’Annexe 1.

Elimination des archives

5. Avec l’assentiment du service du secrétariat intéressé, la Section des

archives élimine les documents.non courants qui ne présentent plus d’intérêt du
point de vue administratif, juridique ou historique et en général n’ont plus
valeur d’information.

II. Responsabilités des services du Secrétariat

Archivage des documents non courants

6. Avant de verser leurs documents non courants à la Section des archives, les
services du Secrétariat les préparent aux fins de leur conservation en se confor-
mant aux normes de présentation établies par le chef de la Section des archives.

Conditions régissant la rétention temporaire

7. Les services du Secrétariat autorisés à conserver des archives et des docu-

ments non courants au-delà de la période réglementaire de trois ans pour s’acquit-
ter de leurs fonctions officielles doivent assurer la conservation de ces archives
et documents dans des conditions agréées par la Section des archives.

Elimination

8. Les services du Secrétariat n’éliminent aucun des documents en leur posses-

sion sans autorisation écrite du chef de la Section des archives. Celui-ci peut
demander qu’une copie des documents que l’on se propose d’éliminer lui soit commu-
niquée avant de donner son autorisation.

III. Responsabilités des fonctionnaires du Secrétariat

Propriété juridiaue des documents

9. Tous les documents, quelle qu’en soit la forme, établis ou reçus par un fonc-
tionnaire du Secrétariat dans l’exercice de ses fonctions officielles à l’organi-
sation des Nations Unies, sont la propriété de l’organisation.

i
 - 45 -

ST/AI/326 - page 3

Inviolabilité des documents

10. Avant de quitter l’organisation des Nations Unies, les fonctionnaires du

Secrétariat prennent les dispositions nécessaires pour verser à la Section des
archives les documents en leur possession dont leurs successeurs n’auront pas
besoin et n’emportent aucun document hors des locaux de l’organisation. Le chef de
la Section des archives est habilité à inspecter tous les documents d’un fonction-
naire avant sa cessation de service. Les fonctionnaires du Secrétariat qui doivent
quitter sous peu l’organisation sont autorisés à conserver en leur possession un
nombre raisonnable de documents d’accès non restreint reproduits à leurs propres
frais ainsi qu’à garder leurs documents privés. En ce qui concerne les documents
du Secrétaire général, se reporter à 1’Annexe II.

IV. Conseils en matière de constitution d’archives donnés

à d’autres organes des Nations Unies ainsi qu’aux
services du Secrétariat hors du Siège

11. La Section des archives donne des conseils et arrête des règles pour l’entre-
tien, la conservation, la restauration, le classement, la description, l’élimina-
tion et la consultabilité des archives et des documents non courants d’autres
organes des Nations Unies et des services du Secrétariat hors du Siège. En cas de
fermeture d’un bureau, ses archives et ses documents sont versés à la Section des
archives de l’ONU, conformément à des procédures convenues après consultation
entre ledit bureau et la Section des archives.

V. Explication de certains termes

12. Aux fins de la présente instruction, le terme documents désigne toute la

documentation, quelle qu’en soit la forme, émanant de l’organisation des Nations
Unies ou de ses fonctionnaires ou reçue par eux, à l’exception des “archives
imprimées” (publications et documents officiels) de l’organisation des Nations
Unies ; l’expression documents non courants, les documents qui ne sont plus utili-
sés quotidiennement pour l’exécution de tâches officielles mais qui doivent être
conservés temporairement pour des raisons administratives ou juridiques ; le terme
archives, les documents qui doivent être conservés indéfiniment en raison de leur
intérêt administratif, juridique ou historique ou de leur valeur d’information ;
l’expression fonds d’archives, un ensemble de documents organiquement réunis en
fonction de leur origine ; le terme triage, les mesures prises en ce qui concerne
les documents non courants après qu’ils ont été évalués, à savoir les verser dans
un dépôt de préarchivage, les verser aux archives, les reproduire sur microfiches
ou les éliminer ; le terme élimination, l’opération consistant à détruire les
documents inutiles par des méthodes appropriées ; le terme documents privés des
fonctionnaires du Secrétariat, ceux qui n’ont pas trait aux fonctions officielles
de ces derniers à l’organisation des Nations Unies mais qui ont été conservés dans
leur bureau.

_. -- _I_-
 - 46 -

ST/AI/326 - page 4

Annexe 1

DIRECTIVES APPLICABLES AU CLASSEMENT ET AU DECLASSEMENTDES DOCUMENTS

ET DES ARCHIVES DU SECRETAIRE GENERAL

1. La présente annexe a pour objet d'énoncer les directives applicables au clas-

sement et au déclassement des documents émanant du Secrétaire général et confiés à
sa garde ou versés aux archives de l'Organisation des Nations Unies.

Classement.

2. A titre exceptionnel, des documents peuvent être classés. Seuls sont autori-
sés à classer un document le Secrétaire général et les fonctionnaires habilités
par ce dernier :

(a) la mention "SG - Strictly Confidential" s'applique exclusivement aux

documents émanant du Secrétaire général dont il y a lieu de penser que
la communication non autorisée risquerait de porter gravement atteinte à
la confiance dont jouissent le Cabinet ou les services du Secrétaire
général ou l'organisation des Nations Unies ;

(b) la mention "SG - Confidential" s'applique aux documents émanant du

Secrétaire général dont il y a lieu de penser que la communication non
autorisée risquerait de porter atteinte au bon fonctionnement du Secré-
tariat de l'Organisation des Nations Unies.

Déclassement

3. Avant l'expiration des délais indiqués au paragraphe 5 ci-dessous, toutes les

catégories de documents classés peuvent être déclassées par le Secrétaire général
ou par les fonctionnaires habilités par ce dernier.

4. L'examen des documents dont on envisage le déclassement devrait intervenir

avant que les documents ne soient versés à la Section des archives de 1'ONU.

5. Les documents classés qui ont été versés à la Section des archives tout en
conservant leur classement initial devraient être déclassés selon les modalités
suivantes :

(a) les documents portant la mention SG - Strictlv Confidential a/ seront

examinés par la Section des archives aux fins de déclassement éventuel
au bout de 20 ans. A l'expiration de ce délai, les documents portant
cette mention ne seront déclassés qu'avec l'approbation expresse, pour
chacun des documents en question, du Secrétaire général ou des fonction-
naires habilités par le Secrétaire général. Les documents portant la
mention SG - Strictly Confidential a/, dont le déclassement n'aura pas
été approuvé au bout de 20 ans, seront ultérieurement examinés tout les
cinq ans par la Section des archives aux fins de déclassement éventuel,
conformément aux procédures énoncées plus haut ;

(b) les documents portant la mention SG - Confidential b/ seront automati-

quement déclassés par la Section des archives au bout de 20 ans.
 - 47 -

ST/AI/326 - page 5

Mesures visant à protéger les documents classés

6. Les documents classés seront, dans la mesure du possible, conservés dans des
emplacements distincts de ceux utilisés pour les documents non classés ou déclas-
sés, selon des arrangements appropriés visant à en assurer la sécurité.

Notes

a/ Précédemment “Top Secret”.

b/ Précédemment “Secret”.

-1 _._s_.-_-
_..-.- __ .-
 - 48 -

ST/AI/326 - page 6

Annexe II

DIRECTIVES APPLICABLES AUX DOCUMENTSPRIVES DU SECRETAIRE GENERAL

1. La présente annexe a pour objet d’énoncer les directives permettant de faire

la distinction entre les documents privés du Secrétaire général et ses documents
officiels.

2. Les documents établis ou reçus par un fonctionnaire du Secrétariat dans

l’exercice de ses fonctions officielles à l’Organisation des Nations Unies sont la
propriété de l’organisation.

3. Les catégories suivantes de documents sont la propriété privée du Secrétaire

général :

(a> notes personnelles et journal ;

(b) exemplaires excédentaires de documents imprimés de l’organisation des

Nations Unies ;

cc> correspondance personnelle n’ayant pas trait aux fonctions officielles

du Secrétaire général, même si les éléments qui la composent sont
conservés dans son Cabinet, notamment les invitations de caractère
social, les lettres de remerciement, les listes de destinataires de
cartes de voeux et autres documents de caractère purement social.

4. Lors du départ à la retraite du Secrétaire général :

(a> celui-ci peut emporter les documents privés visés au paragraphe 3 ;

(b) les catégories suivantes de documents peuvent être reproduites par

l’organisation des Nations Unies et l’original conservé par le
Secrétaire général :

Ci> certaines pièces de caractère purement social figurant dans les

dossiers “Chefs d’Etat” ;

(ii) les calendriers de travail quotidien et les carnets de rendez-vous

du Secrétaire général ;

(c) l’original de tous les autres documents est versé à la Section des
archives de l’ONU, mais le Secrétaire général pourra en recevoir une
copie pour son usage personnel, à condition que tout document classé
soit préservé de manière appropriée jusqu’à ce qu’il soit restitué à
l’organisation ou détruit.
 - 49 -

UNESCO

août 1977

REGLEMENT REGISSANT L'ACCES DES PERSONNESETRANGERESA L'ORGANISATION

AUX ARCHIVES DE L'UNESCO

Les dispositions ci-après régissent l'accès des personnes autres que les
membres du Secrétariat aux archives de l'llnesco et à celles que d'autres orga-
nismes ont déposées auprès de l'Organisation. Ce règlement est porté à l'attention
des intéressés par le Chef des Archives du Secrétariat de 1'Unesco.

1. Les documents de 1'Unesco et les rapports de mission, les publications de

1'Unesco et les publications autorisies de 1'Unesco peuvent être librement
consultés dans la salle de lecture de la Section des archives. Toutefois, les
documents portant la mention "diffusion restreinte" ou "confidentiel" ne
peuvent être consultés qu'avec l'accord préalable de l'unité compétente du
Secrétariat.

2. Les dossiers de la correspondance et les dossiers administratifs du Secréta-

riat peuvent être consultés après un délai de trente ans, à compter de la
date de l'élément le plus récent du dossier, à l'exception de certains types
de documents pour lesquels 1'Unesco peut fixer un délai plus court, ainsi que
des documents indiqués ci-après qui ne peuvent être consultés, sauf décision
contraire de 1'Unesco , qu'après un délai de cinauante ans :

(a) dossiers contenant des informations particulièrement délicates sur les

relations entre 1'Unesco et ses Etats membres ainsi qu'entre 1'Unesco et
l'Organisation des Nations Unies et des organisations intergouvernemen-
tales ou non gouvernementales ;

(b) dossiers contenant des pièces dont la divulgation risquerait de nuire à

la réputation, d'attenter à la vie privée ou de menacer la sécurité de
certaines personnes ;

(c) dossiers du personnel (concernant les fonctionnaires ou les agents de

1'Unesco) ;

(d) dossiers confidentiels des cabinets du Directeur général, du Directeur

général adjoint et des Sous-Directeurs généraux de 1'Unesco.

3. Passé les délais susmentionnés, le Chef des Archives du Secrétariat de

1'Unesco peut néanmoins refuser l'accès à un document ou à un dossier s'il
estime que ce document ou dossier garde toujours, incontestablement, un
caractère confidentiel.

4. Avant l'expiration des délais en question, le Chef des Archives peut, avec
l'accord du (des) fonctionnaire(s) ou de (des) unité(s) compétents du Secré-
tariat, autoriser l'accès à un document ou à un dossier, sous réserve des
dispositions des paragraphes 5, 6 et 7 ci-dessous et à condition :

(a) qu'il ait la certitude que le demandeur, qui peut être tenu de fournir
une preuve écrite, a une raison légitime de s'intéresser à des documents
de date plus récente et,

(b) que la consultation de ces documents ne puisse en aucun cas nuire aux
intérêts de l'organisation.
 - 50 -

5. Selon le type de document consulté, tout bénéficiaire ayant l’intention d’en

faire usage dans un texte destiné à être publié peut être tenu de soumettre
le manuscrit à 1’Unesco pour obtenir son accord sur les passages intéressant
l’organisation.

6. Pour la copie, la reproduction et/ou la publication de documents d’archives

de 1’Unesco auxquels l’accès est autorisé, l’organisation ne peut dégager les
bénéficiaires des obligations qui peuvent exister au titre de la propriété
littéraire inhérente à ces documents.

7. Dès la parution d’un texte inspiré, intégralement ou partiellement, de docu-

ments provenant des archives de l’LJnesco, l’auteur est tenu d’en déposer un
exemplaire auprès des Archives de l’Organisation.
 - 51 -

UNiiED NATIONS CHILDREN’S FUND

New York Headquarterr

A~ini#trgtiVe Inrtruction 3S9/’ 9 Novemher 1983

TO: Hemberr of the staff

PROX: Erich Butanger, Director

Division of Hanagement Irgani88fio8 and Admifls*-a,ion

SUBJECY: Procedutal Guidelinos for UNICEF.decords 85e Archives

CONTEhTS
Page
1. Introduction

1. Responsibilities of the Records Management Unit 1

2. Hanagement and Preservation 1
3. Iransfer of non-current records 2
4. Condition8 of acces8 2
5. Disposa1 2

IX. Responsibilities of IRIICEF sectionlunits at Headpuarters 3

6. Iransfer of non-current records 3
7. Conditions for temporary retention 3
8. Di sporal 3

III. Responsibility of staff memberr 3

9. Legal title to the records 3
10. Inviolability of record8 3

IV. Archiva1 Guidance to UNICEF offices auoy from Headquarters 3

V. Explanation of tenns 4-s

1. Introduction

Pursuant to paragraph l(a) of EXD-2867 of 9 November 1983, this

instruction detailr the rules and procedures to be folloued in respect of
transfer, maintenance, tostody and disposition of the archives l nd non-current
records of UNICEF rnd a180 erplainr the guidelines concerning interna1 and
public acce88 to UNICEF records stored l t the archives or records tenter.

1. Responsibilities of the Records HanaKement Unit

2. Xanagement l nd Preservation

fhe Records Management Unit rhall ertablirh procedures and monitor

mintenance. preservrtion rnd reprit of the archives and non-current records
of UNICEF in co-operrtion with the Dnited Nations Archives and shall arrange
for the dercription of the archiva1 groups l nd preparation of finding aids to
make thon available for u8e. In order to facilitate retrieval, tbe Records
Management Unit vil1 enrure that only properly described record8 are rent to
~torage areas l nd, uhere appropriate, that listing of a11 files is undertaten
by the office from uhich records originate before tranrfer. ‘The use of Word
Procesring l quipment for this exercise vil1 be encouraged.
1. La version française de cette instruction n’avait pas été reçue à la date à
laquelle a été établi le texte français de la présente étude.
 - 52 -

Admini8tr8tive Instruction 359 9 Novemher 1983

3. fransfer of non-current records

Uhen required, the Record8 Management Unit 8hall l ffect the mandatory
tranrfer from DivisionsLSections and Unit8 to the Records Centre or United
Nation8 Archive8 for 611 non-current record8 uhich are more than three years
old. It ir the responsibility of the originating office concerned to complete .
the necessary forma. In exception61 cases where shorter or longer ten8
retention periodr are deemed derirable, a rchedule mutually agreed upon
between the Record8 !?anagement Unit and office8 concerned may be established.
Agreements covering specific serios vil1 be reflected ii the UNICEF
Retention/Destruction Authorization Log to be updated and issued periodically
as an addendum to thir Administrative Instruction.

4. Conditions Of OCCeS

Ihe Records Management Unit 8hall maie brrbngement8 for 8Cce88 t0

archive8 and non-current records under the following conditions:

(a) Staff memberr of UNICEF may haro access to archives and records
necessary to the conduct of their officiel business ercept to those subject to
restrictions imposed by the Secretary General or Executive Director.

(b) Rembers of the public may bave access to - (i) archive8 and records
that were accessible at the time of their creation; (ii) those uhich are more
than 20 yearr old and uhich are not rubject to restrictions imposed by the
Secretary-General or Erecutive Directot; (iii) those which are les8 than 20
years old and not subject to restrictions impored by the Secretary-General or
Executive Director on condition that the originating office has given uritten
consent for access.

(c) Record8 as to uhich the Secretary-General, the Executive Director or

their authorired representatives bave imposed restrictions may be declassified
l t any time by the rame authority. Record8 that remain rertricted uhen
transferred to the Archive8 vil1 be declassifieti automatically or be rubjeet
to a declassifieation tevieu when 20 yearr old. Those remaining re#triCted
after 20 yearr #hall undergo further declarrification and review at S-year
intervals.

5. Di8R0841

Vith the agreement of the UNICEF uork unit concerned, the Becords
!¶anagement Unit #hall arrange for diSpOSa of non-current record8 that bave no
further administrative, legal, hi8torical oc other informational value. Men
required, security arrangements vil1 be undertrken in eo-operation uith the
United Nations Archiver. Offices avay fron Headqurrterr nay follou the
guidelinos set forth in the Dertruction/Retention Authoritation Log uhich will
be issuod as an addendum to this Administrative Instruction.
 - 53 -

Achinistrrtive Instruction 359 9 November 1983

II. Responsibilities of UUICEF Sections/Units rt Hesdguarterr

6. Iransfer of non-current records

UNICEF Sectionr0lnitr rhall transfer their non-current records, to the

mICEF Records Conter or Ulnited Nation8 Archives in l ccordance uith
predetermined disposition rcheduler, rutually l greed upon betueen the Records
Banagement Unit l nd SectionslUnitr concerned. Prier to ttansfrrring theit
record8, SectionslUnits rhall prepare them for transfer in rccordance uith the
format established by the Record8 Hanrgement Unit (sec information Bulletin
NO. 83/64 of 26 September 1983). Lirting of files Will be completed using the
Word processor. The Documents rnd Reproduction Unit vil1 mate arrangements
for tbe phyrical transfer of records, assign storage location and maintain a
La of Transaction8.

7. Condition8 for temporarv retention

Sections/Units authorized to retain archive8 and non-current records

beyond the normal three-year period for the conduct of their officia1
businels. shall establish suitable conditions for the preservation of these
archives l nd records as approved by tho Records I¶anagement Unit.

8. Disposa1

Sections/Units shall not dispose of records in their possession uithout

the uritten authoritation of the Records Xanagement Unit which Will consult
uith the United Nation8 Archivi8t and other interested parties (i.e. UNICEF
Hirtory Project) in guestionable casea. Ihe Records Xanagenent Unit may
require ramples of the records proposed for disposa1 to be sent to the Unit
for revieu prior to authorizing disporal.

III. Responsibility of staff members

9. Legal title to the records

A11 records regardless of phyrical fom, created or received by UNICEF

staff in connection with or as a rerult of the officia1 uork of UNICEF are the
property of UNICEF.

10. Inviolability of record8

Prier to reparation
from UNICEF or transfer to another post, staff aembers
rhall maie arrangements for the transfer, through the Records Management Unit,
of those records in tbeir possesrion net retained for their 8uccessor l nd
rhall not rcmove any records from the UNICEF premires. fhe Records Hanagement
Unit raay inrpect a11 record8 of a 8taff member prior to reparation from
rervice. Staff memberr to be reparated are entitled to have a reasonable
number of unreatricted re8ource documents copied l t their oun expenre, l nd to
retain their private papers.

IV. Archiva1 Cuidance -to UNICEF offices rway from Headcuarters

11. The Records Management Unit 8hrll provide guidance and set ttandardr for
the maintenance, preservation, repair, arrangement, description and disposa1
of, l nd public acces8 to, the archives l nd non-current record8 of UNICEF
offices l w8y from Headquarterr. In the event of the closure of an office, its
archiver rnd records rhrll be tranrferred to UNICEF Headquarterr in accordance
uith procedures to be laid down l fter l utual consultation between the office
l nd the Records Management Unit.

--_-- m--e--
 - 54 -

AdminiStratiVe Instruction 359 9 November 1983

V. Erplanation of tenus

12. For the purpose of this instruction the follouing explanation of tenaS
VPlY:

(a) record8 are a11 documentrry nateria~s i.e., CorreSpondencer

menoranda, tabler, completed forms, reports, publiCatiOn8, documents, films,
photographs, mapr, sound recordings and machine-readable records regArdle of
phyrical type rocoived or originated by UNICEF and staff, excluding “officia1
United Nations dOCUWnt8’ (for UNICEF, ‘officia1 documents9 generally referr
to printed material covered by the 'ElICEF" and related series)

(b) non-records include library and erhibit material made-or l cquired and
preserved rolely for reference and exhibition purposes; extra copies of
record8 retained rolely for COnVenienCe Or refereQCe; stocks of publication,
documents, reports, etc.

(c) vital records are those for uhich specirl recurity arrangements oust
be provided. In the event that a natural (rire, flood, etc.) or mon-made
disarter (sabotage, theft, accident) should destroy or seriously damage UNICEF
premi ses, the vital records are those necessary to:

(i) insure the essential functions of UNICEF .

- a11 records that would be needed to recreate the financial
position l t the time of the dirASter

- a11 record8 required by laus or agreementr to wbicb UNICEF

may be subject.

(ii) secure the interest of strff merabers;

(iii) fulfil obligations to countries, projectr and other outride

interests; l nd

(iv) regenerate information witbout vhicb the organitation cannot

function.

(d) non-current records are those uhich are no longer needed for daily
use in the trrnsaction of officia1 business but vhich rhould be greserved on a
temporaty basis becaure of admfnirtrative or legal consideration; the t,erm

(0) archives applies to thore records to be permanently preserved for

their administrative. legrl, hi8tOriCal or information61 rrlue;

(f) an archive croup ir a body of organizationally related record8

o8trbli8hed on the brris of their origin;

(g) dirnosition is the action taken with regard to non-eurrent records

follouing their l ppraisal: including transfer to a temporary rtorage 6rea
(Record8 Centre), tranrfer to the Archiver, reproduction on microforma or
other media of rtorrge rnd dirposal;

(b) dirDorr1 ir the act of the destruction of record8 by appropriate

asthodr ;
 - 55 -

AdminiStratiVe InStruCtiOn 359 9 November 1983

(il privrte pavera of UNICEF staff memberr are thore thrt have no
connection vitb their officia1 work for UNICEF, but uhich have been filed in
the office by a aember of the staff. fhey may 6180 include duplicrte copies
of officia1 documents relrted to or reflective of persona1 performance, but
not 8UbjeCt to tOStriCtiOn8.
 - 56 -

Fonds monétaire international

Statuts
Article IX, Sections 3 à 8

IX. Statut, immunités et privilèges

Section 4. Autres immunités

Les biens et les avoirs du Fonds, où qu’ils se trouvent et quels qu’en soient
les détenteurs, ne peuvent faire l’objet de perquisitoins, réquisitions, confisca-
tions, expropriations, ou de toute autre forme de saisie de la part du pouvoir
exécutif ou législatif.

Section 5. Inviolabilité des archives

Les archives du Fonds sont inviolables.

Section 6. Exemption de restrictions

Dans la mesure nécessaire à l’exercice des activités prévues aux présents

Statuts, les biens et avoirs du Fonds sont exempts de restrictions, réglementa-
tions, contrôles et moratoires de toute nature.

Section 7. Privilèpe en matière de communications

Les communications officielles du Fonds sont traitées par chaque Etat membre
de la même manière que les communications officielles des autres Etats membres.

Section 8. Immunités et privilèges des fonctionnaires et employés

Les gouverneurs, les administrateurs, les suppléants, les membres des comi-
tés, les représentants désignés conformément à la section 3, paragraphe (j), de
l’article XII, les conseillers des personnes précitées, les fonctionnaires et
employés du Fonds :

Ci> ne peuvent faire l’objet de poursuites en raison des actes accomplis par
eux dans l’exercice officiel de leurs fonctions, sauf si le Fonds renonce à
cette immunité ;

(ii> quand ils ne sont pas ressortissants de 1’Etat où ils exercent leurs fonc-
tions, ils bénéficient des mêmes immunités à l’égard des restrictions rela-
tives à l’immigration, de l’enregistrement des étrangers et des obligations
militaires, et, en matière de restrictions de change, des mêmes avantages
que ceux accordés par les Etats membres aux représentants, fonctionnaires
et employés des autres Etats membres de rang comparable ; et

(iii) bénéficient, dans leurs déplacements, du même traitement que celui qui est
accordé par les Etats membres aux représentants, fonctionnaires et employés
des autres Etats membres d’un rang comparable.
 - 57 -

Ih7ERKATlONAL Central Administrative Order No. 26, Rev. I/l

MONETARY FUND
Effective Date. PPpC
ADMINISTRATIVE MAWAL Novcmber 1, 1969 1 of5

Subjject: RECORDS

Section 1. RWoSe

.09 The purpox of thés Order is to ut forth thc policies and procedures govermng the
maintenance and ucurity of thc records of the International hlonetary Fund.

Section 2. Definition ami S~O~USof Records

.O; Records of thc International Monetary Fund consist of aIl written or duphcated papcrs,
Ietters, documents, forms, charts, computer tapes, photographs and sound recordings, and 0th~ matcriaI
of record character, in whatcver for-m and whcrever located, that arc produced, receivcd or otheruiu
accumulated by thc staff and rctaincd as ebidence of the organization, functions, policies, operations,
dccisions, procedures OI other activilies of thc Fund or becaux of the informational content of t.hc
&ta contained t herein.

.02 Records SO accumulated are the Fund’s propcrty and cannot be removed from its
custody or be disposed of in a.ny manne: or destroyed uithout the approval of the Secretary,
actinp under thc direction of the Managing Director or the Deputy Managing Director.

Section 3. Resenotion and SqfeAeeping of Records

.Ol The central Files of the Records Division ahaIl bc the repository of the permanent
records of the Fund arranged by subject. Accordingly, originals, initialed crubon copies of outgoing
communications, and other master copies of mrteria! prescrved for the Fund’s use and record ShaK,
exupt as otherwisc irdicated bcloa, bc transferred to thc Records Division as soon as action is
completcd. The Records Division 4.l on requrst, substitute a copy for the working riles of the
transrnitting office. Initiakd urbons of intrma! mcmoranda in which therc is a comrnunity of
intercst or which contain important data, and copies of studres and reports prepared by the staff
that arc not issucd in a formal uries of documentation, ahall bc sent to thc Central Files at the
tinte thcy are created.

.02 Opcrational, statistical, an2 houscleeping records and certain other records prirnarily
of intercst to onc Department may bc designated by thc Secretary for retention, while thcy are in
active use, in the location uhcre thcy are accurr&ulated, subject to thc gencral control of thc Records
Dlnsion.

.03 Such records rf;aIl bt transfcncd to thc Records Division as aoon as it is detcrmirted
that the particular record is not requirrd in its original form or othcrwisc no longer required for
active use in the decentralizcd location. Thtsc arrangements ahall bc revitwed periodically by thc
Records Division, in conjunctior, wth tic Head of thc Departmcnt or bis representativc, to determine
the continued nrcd for the record in thc Deparrmcnt.

04 Officia1 fies of minutes, joumals, documents and sirnihu records of thc EXKU~+C
Board and the Boa.rd of Governors and thcir ccz~~ttees, of staff corrunittees and working FOU~S,
and othcr series of documcntatron shah be preserved in thc Records Division.

1. Cette instruction n’existe qu’en langue anglaise.

--..-..-^ ---
 - 58 -

INTERNATIONAL General Administrative Order No. 26, Rev. 1

MOKETARY FCKD
Effectrve Date: Page
ADMINISTRATIVE MANUAL November 1, 1969 2 of 5

Subject: RECORDS

Section 4. lnformorion and k’orking Files

.Ol Information and working files maintained by tht staff for research and rcferenw,
consisting of duplicate coprcs of Fund documents and correspondence, drafts and worhng papers,
newspaper clippings, publicatronr and documents of other organizations an&of govements, shaJJ
be rctained by the staff in accordance with standards dcveloped by the Records Division. Jnactrve
materia) shah be periodically- screened from these files and sent to the Records Depository for
retirement or dispod if considered to have no further reference value. Pubhshed materrat screened
from the decentralized work.mg files shah bc transmitted to the Joint Library or to the offices
responsible for the maintenance of such materral for disposition.

Secrion 5. Classificarien a72 Secwir)v of Llocun~enrs and Conespondence

.OJ AI: Fund docLments and orbe: records shah be consldered restrictcd and net for
public use except when dcs!gY,edfor transmrssron to the public or specifically authorized for
distribulion to a particula! recipient or group of recrpients.

.02 There kil be two k,lgher security classifications of Fund records as dcscribed &Jow:

.021 Confidénrul Records containing information, the unauthorized

dlsclosure of which might be prejudicial to the
mterests of the Fund or its membcrs.

Records, the subject of which rcquired limitations on

use for reasons of administrative privacy.

.0X Secref Records containing information, the unauthorized

disclosure of which would endanger the effectiveness
of a program or policy, or hamper ncgotiations in
progress, or which could be used to private advantage.
Use of this classification should be held to an absolute
minimum.

.03 The originating office may assign a document or other record the sccurity classification
it deems appropriate, exccp! that thc classification “Secret” shah be wigned only by the Managing
Director, the Dcpury Managing Director, or Heads of Departments.

04 The classlfiiation of a file or group of physically connected documents, shali bc that

of the highest classrfird document therein. Documents separated from the füc or group will bc
handled in accordance wtth their mdividual classrfïcation.

OS Documents. publications, and correspondence of membcr countrics and of othcr

organisations whrch carry a secunty classtfkation, and mformatton of a classified nature supplred
to rhc Fund by a mcmber or non-mcmber Covcrnment, shah bc accorded thc degree of wcurlty
at least equrvalcnt to that rcqurred by thc orrginatmg government OI organization.
 - 59 - -

IKTERNATIONAL General Admrnrstratrve Order NO 26, Rev I

MONETARY FUND
Effective Date Page
ADMINISTRATIVE MANUAL November 1, 1969 3 of 5

I Subject: RECORDS
I
l .06 GcncrJly, matcrirl requiring classification shah bc assignrd the Teast restrictive
1
dassrfrcation consistent with the propcr safepuarding of the information thercin. Overclassifïcatron
should be avoidcd bccause it causes unnccessar) delay in handlrng and tends to dcpreciate the
importance of clarsificd information in tire mrrrds of thc personr handling it.

.07 “Secret” and “Confïdential” matcrial shall be 50 marked. Since all pund records
are considered classifrtd, other material requires no markings Mimeographed Fund documents
prepared for general use b), the staff and by the Executive Directors shall, however, bcar the
scurity macthead: “Document of Inrernatronal hlonetary Fund and Net for Public Use.”

.08 Documents, correspondence and other records shall bc downgraded or declass;fied

in specifïc cases b> the originating office \r,hc=nthc contents have been publrshed or when circum-
stances no longer u’arrant thcir Xrgrnal clissrfication. The record copyf of such material should bc
m2rhed wrth the name of the pcrson auth<:rrzinF declassification or downgrading and the date.

.09 “Secret” material may be made akilable onI!, to lhose staff members specrfically
authorrzed to see it by the Marraring Drrector, Drputy Managrng Director, or Head of the
appropriate Dcparrment on e2ch occ2sion for use. W’hen r-rot in use. it shall be kept in a
}ocked cabinet with combination lock. “Confidenttal” marerra! may be made available to
staff memhers who havc need to sec it t.5 rcasor, of therr offrcral position or who h2ve been
specificall) authorized to see I! by 2 Head of Department or office, the Managing D,rector or
Deputy hlanaging Director. U’her: no1 in use. the material shah be kept in a Iocked file cabinet.

.lO ‘Secret” and “Confidential” motenal sh&! be transmitted within the Fund in sealed
envelofes.

.1i Documents ma! be transmrtttd outside the Fund by authority of the Executrve
Board or by the Managing Director, Deputy Managmg Drrector OI the Secretary, acting in con-
sultation with thc Head of the originating Department or off~cc. The transmitta outside the
Fund of any restricted or conftdential data requires the prior approval of the member or mem-
bers concerned Thc use of such data shall bf governed b), the forma1 arrangements in effect
between the Fund and the recening organizarron.

Section 6. Obligstions of Srah’ Mcmbers

.Ol The responribilrt!, of the staff uith reference r.# offrcial documents and informt;ron
is defrned in Rules-N& and K-1:

.02 Correspondence pertaining to the Fund’s work w.tich is addressed drrectlb to a

staff member bccausc of hrr capaciry as an employee of tht Fund is the Fund’s property. SUC~
correspondencc should be routed immedlatel) afier receipt by a staff member to the COmmJ?l;itlOns
Drnsron for repsrration and appropriate disrrihdtion. The communication wrll be returned to the
apprOpriate staff mcmhcr for action.

.03 Upon tcrminarron of services wrrh the Fund, a s;aff member is no1 perm:tred
t0 retain for future use or reference:

--_ -.- __-.-

 - 60 -
-

INTERNATIONAL General Administrative Ordcr No. 26, Rev. 1

MONETAR)’ FCh’D
Efiectlve Date: Page
PWINISTRATIVE M.\NL’AL November 1, 1969 4 of 5

Subject : RECORDS

a. Minutes and documents of the Executive Board and its commfttees and of staff
cornmittees and working groups and similar documentation not specifically
authortzed fer use ontsrde the Fund.

b. Originals and copies of correspondencc and other materi;d-required7or the Fund’s

record, or which if found outside of context, might cause embarrassment to the
Fund or its members.

c. Documents. records, or other material made available to the staff member, in hn

capacrty as an employee of the Fund. After clearance is received from the Archjvtst
or hrs represenrarrve. a staff member Will be permrtted to retain for persona1 use
copies of unclassified staff research documents. material prepared by the Fund for
publrc infcrrnarton. and other material which in the judgments of the Head hi kus
Departmen: an,A *he, Archivtst IS surtable for releasc.

Secrion 7. Respotlsibiliry for Rtcords

.Ol The Secretap- is the custodian of the records of the Fund and shall be responsible
for carrying out thés Order. In conneztion wit h this responsibibty, he or the Archivist, who shall
act as !-ns designated representa:rve. is authorhed.

a. TO have custod! of and preserve the archives of the Fund and to make available
for consultp:~on any records in his custody within thc limitations of appropriate
security;

b. TO inspect thc records in any Department by arrangement with thc ofkcrs

concerned,

c. To remove to his custody inactive or relatively inactive files of any office or

unit, to determine the periods appropriate for the retention of the various
types of records, and to arrange for their retirement and disposition in con-
sultation wtth a responsible officer of the origrnating Department;

d. TO take a11precautions appropriate for the security of information and records

of the Fund, including the adminrstration of a program for the dispersa1 of
copies of records desipnated as vrtal IO the conduct of the essential functions
or to the dixharge of essentral rerponnbilities of thc Fund in the event of
an emergenq ;

c. TO maintair, a depository for thc economiul storage of inactive material of

continuing value an3 to provrde rcference semce on such material;

f. TO desrgnate those papers and documents, or classesof papers and documents,

whrch shall be regarded as havtng enduring historica!, administrative. and legal
vaiue;

.
 - 61 -

INTERNATIONAL
MONETARY FUND
1 General Adrninistrativc Drder NO. 26, RCV. 1

P8ge

I
Effective Date:
ADMINISTRATIVE MANUAL Nowrnbcr 1, 1969 5 of 5
I

Subject: RECORDS

g. TO prepare such indexes, inventories, Ms. rnd other fading media as will afford
adequate accessrbbty to the information in the rtcords;

h. TO advise the Departments and offices on files organization, procedures, and

equipment; to install such systems as may be desirabk for the efTective cany’&
out of thés Order; and to assign equipment suited to t.he efficient maintenance and
use of the records;

i. TO transmit documents outside the Fund a.nd to txchange documents with other
international organizations, in accordance with established authority.

Section 8. Jnrerml Records Rocedures

.Ol The Secretar-y of the Fund shall issue such procedural directives as he deems ncces-
sry or useful to carry out the pohcies derribed in this Order.

Section 9. Rehtionship 10 Orher Ad.~inistrrtive @dem

.01 This Order supersedes General Administrative Order No. 26, JuJy 19, 1955.

Section 10. Ejrective Lkte

-01 Thr effective date of this Order is November 1.1969.

Frank A. Southard. Jr.

h.pUty Managing Director

-
 - 62 -

REGLEMENT APPLICABLE A LA COMMUNICATION DES ARCHIVES DE LA SOCIETE DES NATIONS

Approuvé par le Secrétaire général de l’organisation des Nations Unies
le 26 décembre 1969 :

Conditions générales 1. Les archives de la Société des Nations, à l’excep-

d’accès tion des catégories de documents définies au para-
graphe 3 ci-après, peuvent être consultées sur
place, à partir du début de l’année civile qui suit
le moment où un délai de quarante ans se sera
écoulé depuis la date de la pièce la plus récente
du dossier devant être consulté.

Dérogations 2. Le Directeur général de l’Office des Nations Unies

à Genève peut autoriser des dérogations à la règle
énoncée au paragraphe 1, en faveur de chercheurs
justifiant d’un intérêt légitime à l’égard de
pièces plus récentes. Le Directeur général peut
toutefois refuser l’accès à des documents qui
revêtent incontestablement un caractère confiden-
tiel ou secret. Les personnes en faveur desquelles
une dérogation aura été autorisée pourront être
tenues de prendre l’engagement de soumettre au
Directeur général le manuscrit de leurs travaux
avant sa publication.

Fermeture prolongée dans 3. Sont maint enus fermés pendant une période de
tous les cas pour : soixante ans :

Documents des adrninis- (a) les dossiers contenant des documents inté-
trations nationales rieurs des administrations nationales qui
auraient, en leur temps, été communiqués off i-
cieusement à des fonctionnaires ou commis-
saires de la Société des Nations par des gou-
vernements dont les archives ne sont pas, pen-
dant la même période, ouvertes aux chercheurs ;

Documents risquant de (b) les dossiers contenant des documents dont la

porter préjudice à divulgation risquerait de porter atteinte à la
des particuliers réputation de particuliers, au secret de leur
vie privée ou à la sûreté de leur personne ;

Dossiers personnels (c) les dossiers personnels des fonctionnaires ou

agents de la Société des Nations.

Reproduction et 4. La transcription, la reproduction et la publication

publication : des documents dont la consultation est autorisée
sont soumises aux principes suivants :

Droits d’auteur (a) les chercheurs seront avertis que l’organisa-

tion des Nations Unies n’est pas en mesure de
les libérer des obligations pouvant leur
incomber au titre de droits d’auteur apparte-
nant à des personnes dont les oeuvres peuvent
se trouver dans les archives ;

Fonds entiers 0) la reproduction ou la publication de suites

importantes de dossiers (fonds entiers ou
grandes subdivisions des fonds) ne sera pas
admise ;
 - 63 -

(c) les services de l’Organisation des Nations

Unies ne seront pas tenus d’assurer la
reproduction des documents, même contre
remboursement.

5. Le Directeur général de l’Office des Nations Unies

à Genève est chargé de l’exécution de la présente
décision, notamment en ce qui concerne la détermi-
nation des dossiers réservés, les modalités pra-
tiques de consultation et autorisation des déroga-
tions prévues au paragraphe 2. Il fera rapport
chaque année au Secrétaire général sur l’applica-
tion des présentes règles. Il fera en outre rapport
chaque fois qu’il aura autorisé une importante
dérogation en vertu du paragraphe 2.
MANUEL SERVICES GENERAUX v.l v.l SERVICES GENERAUX MANUEL
DE L’OMS Communications et documents pafse 1 page 2 Communications et documents de 1’OMS
Annexe E 15 février 1974 15 février 1974 Annexe E

REGLES D’ACCES AUX ARCHIVES DE L’OMS 5. Prolongation du délai

1. Définition L’accès aux dossiers contenant des informations qui, si

elles devaient être divulguées, pourraient porter atteinte à
Les archives de l’organisation mondiale de la santé la réputation, à la sécurité personnelles ou à l’intimité
consistent principalement en documents et en correspondance des personnes est interdit pendant soixante ans.
de diverses sortes dont l’ancienneté dépasse vingt ans,
reçus ou émanant de l’organisation dans l’exercice de ses 6. Autorisation de faire des copies
fonctions et qui sont conservés sous quelque forme que ce
soit pour des raisons de documentation ou pour des besoins La transcription, la copie et la publication des docu-
d’ordre historique. Du matériel public ou privé extérieur à ments auxquels le public a accès sont soumises aux condi-
l’organisation, mais relatif à ses activités, peut également tions suivantes :
être incorporé aux archives ; il est également soumis à
cette réglementation. 6.1 Droits des tiers

2. Délai général Les chercheurs qui utilisent les archives sont I

avertis que 1’OMS ne peut les décharger des obli- Q\
Les archives de 1’OMS sont inviolables. Cependant, en gations découlant du droit d’auteur ou d’autres f
règle générale, sous réserve de mesures d’assouplissement ou droits accordés aux personnes, ou à leurs bénéfi-
de restriction des dispositions des paragraphes 3 et 5 ci- ciaires, dont les travaux pourraient figurer dans
dessous, elles peuvent être consultées sur place par des les archives de 1’OMS.
personnes étrangères à l’organisation après expiration d’un
délai de quarante ans, à compter de la date du document 6.2 Collections complètes
lui-même ou, s’il s’agit d’un dossier, à partir de la date
du document le plus récent. La reproduction ou publication de grandes séries
de dossiers (entiers ou subdivisions majeures de
3. Réduction du délai collections) n’est pas permise.

Le matériel archivé de date plus récente ne contenant 6.3 Matériel de reproduction

pas de pièces confidentielles peut être consulté par le
public. Seule l’organisation est compétente pour décider de Dans le cas où la reproduction est autorisée,
ce qui est confidentiel. l’organisation n’est pas tenue, même contre paie-
ment, de fournir le matériel nécessaire.
4. Dérogations

S’il considère que les circonstances l’exigent, le

Directeur général peut accorder des dérogations aux para-
graphes 2 ou 3 ci-dessus et peut assortir ces dérogations de
certaines conditions.
 - 65 -

APPENDICE B

Résolutions, recommandations et voeux des Congrès

internationaux des archives

1. Congrès extraordinaire, Washington, 1966

2. 6e Congrès, Madrid, 1968

3. 8e Congrès, Washington, 1976

4. 9e Congrès, Londres, 1980

 - 66 -

RÉSOLUTIONS, RECOMMANDATIONS ET VCEUX

DU CONGRÈS INTERNATIONAL EXTRAORDINAIRE
DES ARCHIVES
TENU A WASHINGTON DU g At- 13 MAI 1966

I. Le Congres extraordinaire réaffirme que l’un des objectifs principaux du Conseil

international des Archives est de « faciker une utilisation $US fréquente des archives et
l’étude efficace et impartiale des documents qu’elles conservcnr, en en faisant mieux connaître
le contenu et en s’efforçant de rendre l’accès aux archives plus aisé U, comme il est dit CI
l’article 2 des statuts du CIA.
2. Le Congrès émet le voeu que les chercheurs, sans dictinction de nationalitE, se voient
partout accorder des facilités égales et aisées pour l’accès au.. archives et que tous les moyens
soient mis en œuvre pour rendte effectif ce principe. 11demande que le Comité exécutif du -CIA
étudie la possibilité de créer une carte internationale de lecteur, servant de recommandation
auprès des Archives des pays étrangers et qu’il soumette, à czt effet, un rapport à la prochaine
session de l’assemblée générale qui aura lieu en 1968.
3. Considérant les exigences des sciences historiques, Cconomiques et sociales contem-
poraines, le Congrès émet le vœu que les autorités respwsables des archives s’efforcent
d’obtemr un assouplissement sensible des règles de la communicabilité en abaissant, si possible,
les délais en vigueur, et, en outre, en ouvrant à la recherche certaines catégories de documents
avant les délais réglementaires.
4. Le classemznt et la rédaction d’instruments de recherche étant une des missions
essentielles des archivistes, le Congrès émet le vœu que ce3 travaux soient accélérés et que
des guides, généraux de sources docummtaires soient publiir-. Il souhaite tout particuiièrement
que les depots d’archives se voient accorder un personnel qualifié en nombre suffisant pour
rkliser le plus raDidement possible les opérations pe;merrznt l’accès aux archives contem-
poraines, de plus -en plus volumineuses.
5. Etant donné que les conceprions actuelles en matière de droit d’auteur peuvent avoir
des effets sur la recherche dans les archives, le Congrès souhaite que la Conférence inter-
nationale de la Table ronde merte ce problème à l’ordre du jour de sa prochaine session.
6. Le Congrès souhaite que, pour favoriser dans chaque pays la publication des sources
documentaires, le Comiré exécutif du CIA crée une commission de travail qui aurait pour
mission d’étudier l’adaptation aux publications de sources d’archives des prockdés les plus
konomiqucs et les plus rapides ; il souhaite que cette commission se consacre notamment à
I’Erudc de l’emploi du microfilm comme moyen de publication.
7. Le Congrès émet le vo-u que le Comité des archives de l’Institut panamériczm dc
r?ographie cc d’histoire IIPGH) et le Conseil techniaue interaméricain des arcl:ivei
iCTI:ij soicnr invit& A fa’ire une enquête par voie de questionnaires, sur les conditions
d3nh lc~qu~l!rs la publication des documents historiques est faite dans les pays d’AmGr]que
i.itinc. prxnik ét?pc vers la formulation de programmes nationaux de publication. Lc?
rlU~>f:O:ln.~:~:~S”‘? -,..l:nr soumis aux Archives narionaies de chaque pays d’Amérique I:;:I::~.
1.x Gn*r3 cmct en outre le vœu que le Conseil international des Archives, lc Comirc ci-.
:!rci,,:.:,F&: !’ Il’Jil ct lc C1’1;1 concxtrnt leurs cfiorts pour obtenir l’assistance de I’CXESCO

Source : Archivum XVI, Paris 1969.

 - 67 -

et des fondations intéressées au progrès de la recherche scientifique, en vue du développement

de programmes nationaux de publications documentaires en Amérique latine, dont la priorité
sera fondée sur les situations économiques de chaque pays, sur la valeur d’information des
sources et sur le risque de destruction de celles-ci.
8. Le Congrès, considérant l’intérêt des sciences. historiques, recommande une intensi-
fication des programmes de microfilmage en les étendant, si possible, a des séries ou a des
fonds entiers. Il souhaite qu’une très large part soit faite aux documents se rapportant aux
nations dont l’histoire est tributaire de sources d’archives conservées en d’autres pays, Le
Congrès estime que les accords portant sur des échanges ou sur des envois de microfilms
devraient comporter des clauses réglementant la reproduction ou la cession de ces microfilms.
9. Le Congrès recommande que le Comité exécutif du CI.4 prenne l’initiative de faire
étudier les conditions de conservation des films dans les régions de climat tropical.
10. Le Congrès estime que les credits de fonctionnement dont dispose le CIA sont
nettement insuffisants. Le développement des activités du Conseil, l’exécution des projets
souhaités par le Congrès et l’application des voeux et résolutions qu’il a adoptés, requièrent
des moyens financiers accrus permettant, notamment, la création d’un secrétariat permanent.
Le Congrès estime qu’il importerait d’obtenir, en premier lieu, une augmentation sensible
de la subvention ordinaire accordée au Conseil par I’UNESCO. Il demande, en conséquence,
à toutes les délégations présentes à Washington, d’intervenir auprès des Commissions nationales
de I’UNESCO de leurs pays respectifs pour qu’elles entreprennent une action vigoureuse en
faveur du CIA lors de la prochaine Confircncc gfnérale de I’USESCO.
II. Outre les projets mentionnés aux points 6, g, 10, 13, 14, 17 ct 18 du présent texte,
un accroissement de ses ressources (tant sous forme de subvention que sous forme de contrats
divers) devrait permettre au Conseil international des Archives :
a) de reprendre la publication de la bibliographie archivistique internationale, suspendue
depuis rg6o ;
b) j; mene: en état de fonctionnement le Centre de documentation internationale d’archives
;
c) de rappeler a l’activité le Comité de terminologie pour compléter le vocabulaire publié
en 1964, et pour établir les Equivalences en d’autres langues que celles qui y figurent
(portugais, langues slaves, langues scandinaves et terminologie américaine) ;
d) de créer un Comité de liaison des techniciens de la restauration et de la préservation des
documents, afin de faciliter la diffusion des procédés nouveaux et de rendre permanent
l’échange des espiriences ;
e) de poursuivre l’étude des problèmes du droit international en matière d’archives, confor-
mément au vœu de la Conférence internationale de la Table ronde (Varsovie, x961) ;
f) de créer des branches rcgionsles du CIA pour le Sud-Est asiatique, pour les pays africains
de l~.ngue anglaise et pour les pays africains de langue française.
12. Le Congres émet le vœu qu’un chapitre spécial soit ouvert dans le budget de l’assis-
tance technique de l’UXESC0 pour aider les pays en voie de développement à organiser leurs
archives.
13, Le Congrès approuve chaleureusement l’idée de I’UNESCO de lancer un projet
archivistique pilote en &4frique et l’assure de la collaboration du CIA pour mener à bien ce
projet. 11 esrimc qu’afm dr rendre ce programme d’assistance le plus efiïcace possible, deux
projets suor?glonaus devraient Etre prévus : l’un imnlanté en Afrique orientale de langue
anglaise’ l’autre en Afrique occidentale de langue franCaise.
Il serait égaiernent utile de renforcer l’action des unités mobiles de microfilm de l’UNESC0
et de la combiner, éventuellement, en Afrique, avec les projets subrégionaux.
En attendant la mise en chantier des projets subrégionaux, il conviendrait d’entreprendre
une action immédiate pour former du personnel qualifié pour les Archives africaines, en utilisant
les possibilitës qui existent sur place.
 - 68 -

14. Le Congres a pris acte avec satisfaction de l’avancement des travaux de la série des
Guides des sources de l’histoire des nations. 11 exprime son espoir de voir paraitre bientôt les
fascicules nationaux composant le Guide des sources de l’histoire d’Amérique latine et émet le
vœu que les pays détenteurs de sources qui, jusqu’à présent, sont restes à l’écart de cette
entreprise, apportent leur concours au Guide larim-américain, ainsi qu’au Guide des sources
de l’histoire de Z’Afrique, actuellement en chantier.
D’autre part, le Congrès souhaite que soit entreprise, sous l’égide du Conseil international
des Archives, la réalisation d’une autre série de guides, consacrés aux sources conservées en
Amérique latine, en Afrique et en Asie.
15. Le Congrès approuve l’initiative de I’UNESCO visant à associer le Conseil inter-
national des Archives au vaste projet de la rédaction d’une Hisroire générale de l’Afrique.
16. Le Congrès émet le voeu que les membres nationaus du Conseil international des
Archives (Directions centrales d’Archives ou institutions assimilées et associations nationales
professionnelles) fassent parvenir au secrétariat àu CIA, dans un délai de six mois, la liste
des candidats à des missions d’expert-archiviste de I’UNESCO dont ils garantissent l’aptitude
à remplir de telles missions. La liste internationale devra être transmise au service compétent
de I’UNESCO dès son établissement et complétée au fur et à mesure des nouvelles candidatures.
17. Le Congrès approuve le projet de créer un groupe de travail permanent, composé des
représentants des services intéressés du secrCtari3: de I’UNESCO et des’ représentants du
Comité exécutif du Conseil international des Archive ,’ dont la mission principale serait d’étudier
les moyens d’assistance aux Archives des pays en l.oi : dc développement, de suivre la réalisation
des projets et de coordonner les activités dans ce CI maine.
18. Le Congrès émet le vœu qu’un groul?z a: travail soit créé par le président du CIA,
avec la mission de poursuivre l’œuvre amorccc :t G’ashington. Il souhaite que la Conftkence
internationale de la Table ronde s’occupe spéciaiemmt de l’application en Europe des mesures
recommandées par le Congrès, et que le Comité esccntif présente à l’Assemblée générale de tg6S
un rapport, préparé par le groupe de travail, sur l’évolution enregistrée entre le Congrès de
Washington et celui de Madrid.
rg. Le Congrès constate avec satisfaction qu: sa réunion est venue à point et que les
échanges de vues y auront été particulièrement miles. Il exprime sa gratitude aux collègues
amkicains et aux institutions des Etats-Unis qui ont pris l’initiative de cette réunion pour leur
généreuse hospitalité. Il adresse, en particulier, ses remerciements au Département d’Etat
des Etats-Unis qui a mis sa Salle des conférences i la disposition des congressistes, aux inter-
prètes qui ont assuré brillamment la traduction simultanée des commumcations, et enfin aux
Archives nationales des Etats-Unis qui ont orgzmisé de façon parfaite les séances de travail
et le séjour des congressistes.
20. Le Congrès demande au président du Conseil international des Archives de charger
lc sccrérairc du Conseil àe préparer des messagesdc gratitude aux personnaiités et institutions
suivantes :
a) à Mme Lyndon E. Johnson, qui a bien voulu recevoir les congressistes à la Maison-
Blanche ;
b) à AZ. Vernar Clapp, président du Council on Library Resources, pour la généreuse
subvention qui a permis la convocation du Congrès et la présence a Washington
dc 55 dé!Cgations nationales ;
c,l li la Socicté des archivistes américains, aus archivistes des grandes administrations des
Etzt+Uni: (Records Managers) et à la Bibliothèque du Congrès, qui ont été succe‘-
>l:.crn:nt !c- hotes des congressistes lors de leur séjour à Washington ;
&!I i .!\.!l. Kcnncrh Munden et Morris Rieger, dont l’excellent travail de préparation et
J’organijation a permis au Congrès d’avoir des débats fructueux.
Washington, le 13 mai 1966.
 - 69 -

RÉSOLUTIONS, RECOMMANDATIONS ET VCEUX

DU VI’ CONGRÈS INTERNATIONAL DES ARCHIVES
TENU A MADRID DU 3 AU 7 SEPTEMBRE 1968

1. - SÉANCESUR LA LIBÉRALISATION DE L'ACCÈS AUX ARCHIVES

I. Résolutions découlant du rapport du Groupe de travail sur la libéralisaiion

a) Dans le domaine des restrictions en matière d’accès et des délais de consultabilité.
I. Le Congrès recommande que les administrations d’archives des diffkents pays
procédent à une étude approfondie des règlements régissant la consultabilitc des ciocuments
et proposent aux autorités compétentes la suppression de toute restriction non justifiée en
vue d’adapter le régime de l’accès aux archives aux besoins de la recherche scientifique.
A cette lin, le Congrès recommande les assouplissements suivants aux rkgles de la
consultabilité :
a) que dans les pays où l’ouverture à la recherche n’intervient qu’après un dkai général,
celui-ci n’excède pas 30 ans, cette règle étant assortie des restrictions nécessaires ;
6) qu’un délai plus long ne soit prévu qu’en cas de nécessité évidente et que ce délai ne
puisse excéder 80 ans ;
c) que dans la mesure du possible certaines catégories documentaires, fonds ou séries,
soient ouvertes à la consultation libre avant l’expiration du délai général de consultabilitf ;
d) que des dérogations individuelles puissent être accordées pour la consultation des
documents normalement réservés ;
que, si la décision en la matière n’est pas de leur compétence, la direction des Archives
ou le chef du dépôt concerné soient appelés à formuler leur avis avan: dc rransmcttrc
les requêtes a l’autorité qui statuera ;
cr que soit instituée une procédure de recours contre les refus.
2. En ce qui concerne les papiers d’origine privée conservés dans les Archives Dubliques,
lc Con@ recommande qu’ils soient soumis aux mêmes règles de communicabiliré que les
papiers oublies, des restrictions plus longues ne devant porter que sur des documents JC
caractcre strictement confidentiel ; si le donateur (ou déposant) réserve l’autorisation dc
consultation pour mi-même et pour son heritier direct, ce droit devra être transmis aprks
kur dccks a l’administration dépositaire afin d’éviter (1l’immobiiisation ~1des paprcn.
3. Le Con@s recommande que soit reconnu et appliqué partout le principe tic I’c~nhtc
des droits cntrc lecteurs nationaux et étrangers. Il condamne toute forme dc discrimination
qui ioucrsit contre les lecteurs étrangers et recommande que le principe dc rcciyrrr-rrc
cntr~ pnv~, cn cc qui concerne l’autorisation de l’accès aux archives a leurs rcssorti<\aT;t*
rc’cpccti: ,, soit a’bJnàonnc, étant donnf qu’un c telle pratique entraine des mcsuw &S~I-
minatoircr à I’encontre des chercheurs individuels et ne peut en aucun ca) i’tre obscn-te
rl~:.oxtuszx:c;~ 1 c: s:;ht5matiquemcnt.

Source : Archivum XVIII, Paris, 1970.

 - 70 -

4. Le Congrès émet le voeu que soit instituée une carte nationale de lecteur partout
où il en résulterait un avantage pour les chercheurs. Cette carte remplaçant toute autre
formalité d’identité servirait d’introduction dans tous les dépôts d’archives publics du pays.
Si le sysréme des cartes nationales se généralise, il pourra etre adapte ultérieurement à un
usage international.
b) Dans le domaine de la politique de microfilmage vers l’étranger.
5. Le Congrès recommande que les directions d’Archives qui observent une politique
restrictive en matière de microfilmage vers l’étranger réforment cette politique, en abandon-
nant toute restriction formelle a priori et en appliquant les restrictions qu’elles estiment
devoir maintenir avec su5samment de souplesse pour pouvoir répondre aux besoins de la
recherche scientifique.
A cette fin le Congres recommande :
a) que les administrations d’Archives reconnaissent que, le thème ou l’objet de la recherche
ne devant avoir aucune influence sur la délivrance de microcopies, toute restriction
établie en fonction de telles considérations doit être écartée ;
b) considérant qu’une des missions essentielles des Archives est de servir la science et
qu’il leur incombe par conséquent de satisfaire à toutes les demandes de microfilms
scientifiquement justifiées, quel que soit l’objet de la recherche et même s’il s’agit
d’opérations de grande envergure,
que soit abandonnée l’opposition doctrinale au microfilmage de séries ou fonds entiers
et que les demandes de ce type soient satisfaites si elles sont motivées par des besoins
scientifiques réels.
6. Le Congrès recommande que, dans les cas où cette procédure présenterait des
avantages, les directions d’Archives exécutent les opérations de microfilmage pour les
collections universitaires sur la base de contrats d’association avec les universités concernées
plutôt que sur la base de commandes commerciales ordinaires ; en effet, de tels contrats
pourraient faciliter la coordination des plans de microfilmage, les enquêtes sur les possi-
bilités de recherche et l’établissement d’autres formes de coopération.
7. Le Congrès fait siennes les recommandations du Groupe de travail sur la libéralisation
en ce qui concerne les accords d’échange, les accords d’assistance technique, les prix des
microcopies et l’utilisation des microfilms.

2. Résolutions dkoulant du rapport du Comitè de microfilmage

8. La publication sur microfilm de séries documentaires entières et l’exécution de
copies librement consultables par les chercheurs constituant le moyen le plus c5cacç,
le plus rapide et le plus économique pour promouvoir un accès plus large aus archives‘
ces opérations doivent être regardées comme une acti\.itE archivistique normale. Les
documents filmés doivent être identiiïés et dkrits de manière 3. rendre le film ais;m:nr
utilisable ; Sacs la mesure du possible, les tcst:s e?:plicatifs doivent Ctrc imprimes ct C~I!: I
separémcnt.
g. Tous les naps membres aui ont Ctabli des Estes de leurs microfilms ncgatifs oricm3u?:
librement consukables sont in\:irCs à les publier et à les diliùser largcmcnt dans l’mtcrc:
de la recherche scientifique ; il est recommande aux Archives qui n’en ont pas encore erabl!,
dc preparer et dc publier d,p t:llcs listes. Ccllcs-ci devraient étre tenues à jour au mnycn
dc revisions r+IiGrcs ou dc l’klition de su,p?lcmcnts.
10. Quand ies commandes portent sur aes stries continues de documents, il est rccom-
mande qur, ‘dans la mcsurc CU possible, 1es institutions d’arcmvo conscrvcnt par-dcv:n
cllcs Ics nc+îs ori.ginaus dc~ microfilms de siries documentaires exccutés a la commanniic
ct n’en dcb-.rcnt que des tirages positifs.
 - 71 -

II. Les institutions d’archives qui ont une activité de microfilmage doivent observer les
meilleures normes scientifiques et techniques qu’elles sont à même d’appliquer, afin d’assurer
à leurs microfilms la plus haute qualité archivistique possible et les conditions optimales
de conservation et de préservation.
12. Il est souhaitable .que les institutions archivistiques tiennent compte des change-
ments rapides qui se produisent dans le domaine de la reprographie. Il y aurait lieu de
continuer à expérimenter la possibilite d’user dans certains cas d’aurres formes de micro-
copie que le microfilm (microfiche, par exemple).
13. Un groupe de travail restreint, comprenant au plus cinq archivistes ayant une
connaissance et une expérience pratiques du microfilmage, devrait Etre constitué. Il aurait
pour mission de conseiller et d’aider les Archives qui désirent commencer une activité de
microfilmage, développer leurs opérations ou perfectionner leurs équipements. Il lui appar-
tiendrait aussi de faciliter la diffusion des techniques nouvelles et des innovations techno-
logiques. Xl est proposé que ce groupe se réunisse une fois par an au plus, si des fonds sont
disponibles, qu’il effectue la majeure partie du travail par correspondance, qu’il édite un
bulletin annuel et qu’un pays représenté dans ce groupe se charge du rïnancement, de la
préparation et de l’édition du bulletin’. Conformément à la recommandation no g du
Congrès de Washington, ce groupe de travail devrait inscrire ê son Frogramme l’étude
des conditions de conservation des microfilms dans les régions tropicales’.

II. - SÉANCE SUR LA MÉTHODOLOGIE DE L’HISTOIRE DES AXHIVES

14.Le Congrès émet le vœu que le Conseil international des Archives accorde un intérêt
accru à l’histoire des archives en encourageant et soutenant des études dans ce domaine,
par tous les moyens dont il dispose.

III. - SÉANCE SUR LES ARCHIVES ADMINISTRATIVES,

15. Le Congrès émet le voeu que le Conseil international des Archives crée un groupe
de travail international composé de représentants des sciences historiques et d’archivistes,
afin d’étudier les problèmes qui se posent en matière de classement et de triage de la
documentation contemporaine. Outre sa tâche première qui concerne les papiers publics
des administrations nationales (centrales), le groupe de travail devra cgalement accorder
son attention aux documents des autorités régionales et (si possible) a ceux des organi-
sations internationales.

IV. - SÉANCE DE LA SECTION DES ARCHIVES ÉCONOMIQLXS

16. Le Congrès approuve les recommandations suivantes de la section des Archives
Cconomiques :
u) que, par la publication d’un volume spécial de la revue iirchunz ou par d’armes
moyens, l’attention soit attirée sur les problémes des services d‘archives économique:>,
 - 72 -

ainsi que sur leur fonction et leur place dans la structure de l’entreprise. Devront être
pris en considération les différents types d’archives d’entreprises, à savoir les archives
de firmes industrielles, de banques, de compagnies d’assurance!, etc.;
b) que soit reconnue la nécessité d’assurer la formation professionnelle des archivistes
d’enrreprises, étant donné en particulier qu’il leur incombera dans l’avenir de manipuler
du matériel d’information automatique ;
c) qu’une coopération régulière soit établie entre le Conseil international des Archives
er les associarions d’archivistes d’entreprises en vue d’assurer l’échange de leurs expé-
riences, et pouvant conduire éventuellement à la création d’un comité de travail mixte
pour agir dans ce domaine.

v. - SBANCE DE LA SECTION DE, RESTAURATION

17. Le Congrès approuve le vœu émis par la section de restauration, demandant que
soit organisé par le Conseil international des Archives, dans un proche avenir, un séminaire
auquel participeraient des savants, des techniciens et des archivistes, pour accomplir les
taches suivantes’ :
a) passer en revue les méthodes et les procédés de restauration actuellement en usage,
en étudiant les avantages ainsi que les inconvénients de chacun d’eux ;
b) déterminer les domaines essentiels de la recherche sur lesquels les spécialistes devraient
maintenant concentrer leurs études ;
c) entreprendre une étude spéciale, indépendamment de celle concernant les méthodes
de restauration, sur la désacidification des documents à titre préventif et son appli-
cation systématique aux masses des archives contemporaines ; en outre, le séminaire
devrait se pencher sur la question de l’emploi de papier chimiquement neutre et de
coût peu élevé par les administrations dans leur activité courante.

VI. - SÉANCE DE LA SECTION DE SIGILLOGRAPHIE

.. . 18. Le. . Congrès approuve les recommandations suivantes adoptées par la section de
sigillographie :
a) que le Conseil international des Archives attire l’attention de ses membres sur l’inégalité
excessive de l’état d’avancement des travaux sigillographiques et prenne des dispo-
sitions, éventuellement financières, pour permettre une campagne photographique
portant sur les sceaux les plus anciens et les plus menacés ;
b) que, à défaut de moulage, des fiches soient établies sur le moditle international, niêmc
si les rubriques les plus unportantes sont seules remplies ;
cj que, dans les pays où les sceaux sont prariquement tous connus, on s’attache dfsormais
à relever les cachets de cire plaqués sur les documents du XVI~ au UC sii-clc ;
dl que, dans chaque pays où des problèmes sigillographiques se posent? une diffusion
scientifique et culturelle attire l’attention du monde savant et universitaire sur l’impor-
tance des sceaus ;
c) que, à dCfaut d’une exposition itinkante de sceaux à ritaliser ultfricurcmcnr, un coffrcl
p5dagogiquc de moulages. conçu su.r le plsn international et destin: aus univenircz
du monde cnricr: soit rbiisti e: difiuk ;
f; que ics CO:l:ti~~ rcildus Ce:; t-âvzC:; d:! Corï,itC inrcrnarionrl ~!:l si;illcpyi::: sü:::.!
i.mprim& CI .>itÏuws Ans un oulicrin sous l’&cic riu CI;!,.
 - 73 -

RECOMMANDATIONS DU t? CONGRÈS
INTERNATIONAL DES ARCHIVES

1. Le Congrès se réjouit des suites données aux diverses Gsolutions et recommanda-

tions prises lors des précédents congrès, et principalement lors des congrés de Madrid
( 1968) et de Moscou ( 1972). Pour autant que chacune de ces r&olutions ou recommanda-
tic?ns n’ait pas reçu entière satisfaction, il en renouvelle solcnnellcment l’expression.

2. Le Congrt;s recommande aux autorités nationales responsables de> archives de ii.5

velopper. grâce 5 des organismes appropriés et en relation a\’ it ics uni\ eruittis ct Ics ins-
tituts de formation scientifique et professionnelle. la recherche. l’ens~iycment et les pu-
blications relatifs à la science archivistique et en particulier 5 la gestion scientifique des ar-
chi\,cs.
3, Considérant l’importance des recherches sur la terminolo!ls spkifique de l’archiiis-
tique contemporaine et compte tenu des travaux déjà mené:.; i Iwn en plusieurs langues. k
Congrks recommande la constitution d’un comité international ad hoc. cn vue dc I’klabora-
tion de glossaires.
4. Le Congrès recommande au Comité exécutif du CIA de mettre ti I’Ctude. en relation
avec le Comité d’informatique et en coopération avec le plus grand nombre possible d’ad-
ministrations d’archives, le développement des systèmes de repGrage automatique pour la
documentation scientifique et technique (notamment les rapports JC recherche et de-
veloppement), aussi bien ancienne que récente.
Cette étude devrait aussi s’étendre au problème de I’interconnection et de la compatibi-
lité des systèmes d’archivage automatique avec Ics autres systkmcs opkationncls d’infor-
mation automatique en usage dans les bibliothéques et les cer.rres de documentation. v
compris I’UNISIST.

Formarion des personnels

5. Rappelant que la formation d’archivistes qualifiés constitue la condition fondamen-
tale de tout dCveloppement des services d’archives. tenant compte de l’action menée par et
sous l’égide de I’UNESCO pour la mise en place de centres régionaus de formation profes-
sionnelle. le Congrès recommande au Comité cxkutif de charger les organismes compC-
tents du CL4 de favoriser les publications pfdagogiques adaptées aux besoins des dif-
férentes régions.
6. Considérant la grande importance des centres de démonstration de reprographie. en
particulier pour les régions en voie de développement. le Congrès recommande qu’un ef-
fort accru soit consacré à leur mise en place, en association avec les différents centres ré-
gionaux de formation des archivistes.

Coordinakon des services pour le triage ef l’élimination des archives

7. Considérant qu’il est particulièrement important que les administrations d’archives
soient habilitées à prendre les décisions de principe, ou associées fi ces décisions, quant au

Source : Archivum XXVI, Munich, 1979.

 - 74 -

triage et a l’élimination des documents publics. qwls qu’en soient les types. y compris pour
les iormcs de documents lisibles par machine. considerant les avantages administratifs tlt
financiers de la mise en place d’un systemc d’archivage preliminaire. le Con@s renom-
rn3nf&b_ 2u:: administrations d’archives de prrer specialement leur attention sur les prall-
ques de production ct de gestion des documents au sein des services publics.

S. Le Congres recommande que le CIA intègre dans son programme l’étude des pro-
bl2mes du recensemcn;. de la conscr\‘aIIoIl et de !a musc cn ocu\re des archives pri\,ces.

Y. Le Con@s. afin dz surmonter les obstacles mis au développement ulterieur dc la re-

prographie des archives. recommande l’élaboration par les instances gouvernementales -
compte tenu des analyses et recommandations publiées dans la recente étude menée sur ce
sujet par I’UNESCO et le CIA (dot. COzVl/75/WS/30) - d’un projet d’accord interna-
tional sur la valeur juridique des microreproductions.

10. Le Congres recommande au CIA d‘encourager les institutions d’archives a coli;i-

borer a la collecte et à la preservation des traditions orales.

! 1. Le Congrès confirme les recommandations faites par le 6’ Congrès intemationai

des Archives, tenu à Ivladrid en 1968. au sujet de la libéralisation de l’accès aux archives :I
des fins scientifiques, note avec satisfaction les progrès réalisés au cours des dernières ;)II-
nees. et recommande aux autorités responsables de poursuivre leurs efforts afin de renori’
utilisable pour la recherche le plus grand nombre possible de documents d’archives.
13. Considérant que l’harmonisation internationale des modes d’accès aux archives est
essentielle pour promouvoir la libéralisation de cet accès aux archives à travers le monde. 1~
Congrès recommande aux administrations nationales d’archives d’harmoniser leurs mwes
d’accès avec ceux des autres pays, afin qu’un chercheur ayant libre accès dans un pays :‘us
documents d’archives relatifs a une recherche précise puisse obtenir les memes facil b~i
pour accéder à la documentation complémentaire consenee en d’autres pays.
13. Considérant l’intérêt historique considérable des archives des institutions ecclcs;::s-
tiques et cultuelles, le Congrès recommande instamment à ces institutions de faciliter !.:.c-
cès des chercheurs aux archives qu’elles conservent et de faciliter en outre l’élaboration tics
inventaires et répertoires qui en permettront la mise en oeuvre.

13. Prenant en considération les clauses de l’acte final de la Conférence d’Helsinki sur !a
sécurité et la coopération en Europe. le Congrès recommande une utilisation encore plu\
active des matériaux documentaires des archives, afin de renforcer la paix. la comprchcn-
sion mutuelle entre les peuples et l’enrichissement spirituel de la personnalité humame.
cela dans les limites des règles en vigueur dans chaque pays pour l’utilisation des archives.
15. Le Congrès exprime au peuple et au gouvernement des Etats-Unis d’Amérique. L1
I’Archiviste des Etats-Unis et au personnel des Archives nationales. à la Présidente et aux
membres de la Société des Archivistes Américains. au Directeur du Congrès et au Comite
d’Organisation. sa profonde gratitude pour l’accueil chaleureux et les excellentes condi-
tions de travail dont ils l’ont fait bénéficier.
 - 75 -

RECOMMANDATIONS DU 9e CONGRÈS
INTERNATIONAL DES ARCHIVES

Accès aux Archives

1. Considérant les orientations nouvelles de la recherche historique et l’appel croissant
fait par cette recherche aux documents détaillés concernant les individus, conscient de la
nécessité d’empêcher l’accès inconsidéré aux informations relatives aux personnes, le Con-
grès exprime le voeu que les dispositions législatives et réglementaires propres à chaque
pays sauvegardent dans tous les domaines les bases documentaires de la recherche dans
les sciences sociales et particulièrement de la recherche historique.
2. Considérant le développement accéléré de la thématique historique contemporaine,
génératrice de types de recherche d’un caractère nouveau, conscient de la nécessité d’adap-
ter à ces formules nouvelles les instruments d’investigation et les processus d’aide à la re-
cherche, le Congrès recommande aux institutions archivistiques la prise en considération
de ces exigences et les invite à mettre en oeuvre les moyens propres à y répondre, notam-
ment dans l’ordre de la formation professionnelle des archivistes.
3. Le Congrès recommande que les administrations d’archives prennent les mesures ap-
propriées pour assurer la conservation et la communication des documents de caractère
scientifique et technique et pour les pourvoir d’instruments de recherche.

Les Archives et le grand public

4. Considérant l’intérêt de plus en plus grand porté aux archives par un public non spé-
cialisé, conscient du rôle que les archives doivent jouer dans la société en tant que moyen
d’éducation et de culture, le Congrès recommande aux institutions d’archives de porter
une attention particulière aux aspirations de ce large public et de tout mettre en oeuvre
pour l’informer des possibilités offertes par les archives à la recherche, cette information
pouvant revétir les formes les plus efficaces fournies par les techniques modernes.
5. Conscient de la nécessité d’apporter une information plus large aux utilisateurs des
archives afin de les amener à une meilleure évaluation des services qu’ils peuvent en atten-
dre, le Congrès recommande aux organismes du CIA de tout mettre en oeuvre pour pro-
mouvoir l’éducation des utilisateurs.
6. Le Congrès recommande aux organismes du CIA de tout mettre en oeuvre pour aider
les administrations d’archives de tous les pays à faire connaître la diversité de leur mission
et du rôle qu’elles jouent dans la conservation du patrimoine.

Programmes de recherches archivisfiques

7. Désireux d’améliorer le statut de la profession d’archiviste, le Congrès recommande
au Comité exécutif d’élaborer et de mettre en oeuvre un programme en vue de consolider
la base scientifique des connaissances professionnelles archivistiques et de faire rapport au
prochain Congrès.

Source : Archivum XXIX, Munich, 1982.

 - 76 -

8. Le Congrès prend note avec satisfaction du développement du programme des publi-

cations du CIA, adresse ses remerciements aux institutions et aux personnes qui partici-
pent activement au travail de publications du CIA et recommande que tout soit mis en
oeuvre pour assurer une diffusion plus large des publications du CIA et de la CITRA.
9. Afin d’améliorer l’échange des informations sur les progrès de la théorie et de la pra-
tique archivistiques entre les archivistes du monde entier, le Congrès recommande aux ré-
dacteurs des périodiques archivistiques d’insérer dans chaque livraison les résumés analyti-
ques des articles importants en une ou plusieurs langues (anglais, français, espagnol), et
de faire ainsi un premier pas vers l’établissement d’un système mondial d’information sur
les publications archivistiques. Le Congrès se félicite des initiatives prises en France et en
Espagne dans ce domaine.
10. Le Congrès prend note avec satisfaction des activités du Comité conjoint
CIA/IRMF et recommande que la gestion des documents forme une composante essentiel-
le du programme de recherche du CIA.
Il. Considérant l’importance des traditions orales qui forment une partie essentielle des
patrimoines culturels des nations, le Congrès recommande que le CIA et ses Branches ré-
gionales accordent une attention particuliére dans leurs plans de travail respectifs aux re-
sponsabilités et activités archivistiques dans le domaine de l’histoire orale.
12. Le Congrès tenant compte des délibérations du Comité du Microfilm à Dublin, re-
commande à la Conférence internationale de la Table ronde des Archives d’inclure la
question des prix des copies de documents dans l’étude des problèmes de la reprographie
prévue a son programme.

Motion spéciale
13. Le Congrès exprime ses remerciements les plus chaleureeux au Gouvernement de sa
Majesté, au Comité consultatif national, au Keeper of Public Records, au Directeur du
Congrès et aux autres membres du personnel du Public Record Office pour l’excellente
préparation et organisation de ses travaux à Londres.
 - Il -

APPENDICE C

Fonctionnaires des orpanismes des Nations Unies avant

répondu aux questionnaires

Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture (FAO)

P.H. Coulter, Chef de l'Unité des registres et des archives

Accord général sur les tarifs douaniers et le commerce (GATT)

David Woods, Chef de l'information

Organisation intergouvernementale consultative de la navigation maritime (OMCI)

D.G. Aitken, Directeur

Fonds monétaire international (FMI)

Gertrude Long, Archiviste

Organisation panaméricaine de la santé (OPS)

Cesar A. Portocarrero, Chef du Département des conférences et services généraux

Secrétariat de l'organisation des Nations Unies

Alf Erlandsson, Chef de la Section des archives

Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD)

William E. Dickins, Chef de la Section des communications et des dossiers

Bureau du Coordonnateur des Nations Unies pour les secours en cas de catastrophe
(UNDR~)
E.J. Cieniewicz

Commission économique pour l'Afrique (CEA)

Albert Mensah, Directeur chargé de la Division de l'administration et des services
de conférences

Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (Unesco)

Markku Jarvinen, Chef de la Section des archives

Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR)

E. Pinto de Magalhaes, Chef des communications et des services de gestion des
dossiers

Fonds des Nations Unies pour l'enfance (FISE-Unicef)

Adhirata Keefe

Organisation des Nations Unies pour le développement industriel (ONUDI)

M. Jancic, Chef de la Section des organisations non gouvernementales

Office des Nations Unies à Genève

M. Cortiello, Chef de la Section de l'enregistrement des dossiers et du courrier

Organisation mondiale de la santé (OMS)

N. Mani, Chef des conférences et services extérieurs
 - 78 -

APPENDICE D

Terminolopie archivistiaue

ACCES :

- Voir communicabilité.

ACCESSIBILITE :

- Voir communicabilité.

ACCES PAR DEROGATION :

- Autorisation administrative exceptionnelle de communication d'un document

d'archives par dérogation aux lois ou règlements, qui interdisent normalement
cette communication.

ARCHIVES :

1. Documents d'archives ayant perdu leur utilité administrative courante et

conservés, après avoir fait l'objet ou non d'un tri , par les personnes qui les
ont créés, ou par leurs successeurs , pour leur propre usage, ou par un service
d'archives compétent, en raison de leur valeur archivistique.

2. Institution ou service responsable de la prise en charge de la conservation et

de la communication des archives.

ARCHIVES COURANTES :

- Ensemble de documents d'archives qui sont d'utilisation habituelle pour l'acti-

vité des services, établissements et organismes qui les ont produits et reçus.

ARCHIVES DEPLACEES

- Archives transférées hors du service chargé officiellement de leur conservation

ou du pays où elles se trouvaient originellement.

ARCHIVES INTERMEDIAIRES

- Ensemble de documents d'archives qui, tout en ayant cessé d'être considérés

comme archives courantes, ne peuvent encore, en raison de leur intérêt adminis-
tratif, faire l'objet de tri et d'élimination, et généralement conservés dans un
centre de préarchivage.

ARCHIVES PUBLIQUES :

- Archives définies par la loi comme publiques ; terme parfois utilisé pour dési-
gner les archives consultables par le public.

COMMUNICATION :

- Fonction archivistique fondamentale destinée à rendre accessible et à promouvoir

une utilisation plus large des documents d'archives par la préparation et la
publication d'instruments de recherche, par l'organisation d'un service de ren-
seignements, d'expositions, par la publication de textes, par des conférences et
d'autres activités culturelles et éducatives.
 - 79 -

COMMUNICABILITE - ACCES - ACCESSIBILITE :

- Possibilité de consulter des documents d’archives/archives résultant de sa con-

formité à la réglementation et de l’existence d’instruments de recherche.

DATE DE COMMUNICATION :

- Première année suivant l’expiration d’un délai de communication à partir de

laquelle un document d’archives est consultable.

“DECLASSIFICATION” : (anglais : DECLASSIFICATION)

- Levée de toute restriction à la communication d’un document d’archives ou à la

divulgation de l’information qu’il contient.

DOCUMENT :

1. Ensemble constitué par un support et par l’information qu’il porte utilisable

à des fins de consultation ou comme preuves.

2. Pièce d’archives ou manuscrit.

DOCUMENTSD’ARCHIVES

- Documents contenant une information, quels que soient leur date, leur forme et
leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale
et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur
activité.

DOSSIER CLOS

- Dossier frappé d’une restriction de communication.

EVALUATION :
- Voir TRI

GESTION DES DOCUMENTS

- Terme utilisé au Canada francophone pour désigner l’ensemble des mesures visant
à l’économie et à l’efficacité dans la création, le tri, la conservation et
l’utilisation des archives correspondant au terme “records management”.

RECOUVREMENTD ‘ARCHIVES :

- Récupération d’archives par l’administration, l’institution ou la personne qui

en réclame la propriété.

RESPECT DE LA VIE PRIVEE :

- Droit garantissant les individus contre la divulgation des informations d’ordre

personnel ou privé les concernant contenues dans les documents d’archives/
archives.

RESTRICTION DE COMMUNICABILITE :

- Limitation d’accès aux archives imposée par une réglementation déterminant des
délais de communication spécifiques ou des interdictions générales.

SELECTION :

- Voir TRI
 - 80 -

TRI - EVALUATION - SELECTION

- Fonction archivistique fondamentale consistant à déterminer le sort des docu-

ments d'archives à partir de leur valeur archivistique.

SCREENING (anglais)

- Examen des archives visant à y déceler soit la présence de documents dont

l'accès serait réservé, soit des informations susceptibles d'en restreindre
l'accès.

SECRET :

- Caractère confidentiel attaché à certains documents d'archives dépendant de

l'information qu'ils contiennent et limitant leur communicabilité.

"CLASSIFICATION"
(Anglais : SECURITY CLASSIFICATION)

- Restriction à la communication de documents imposée par un Etat pour raison de

sécurité nationale.

SERVICE DES RENSEIGNEMENTS :

- Dans les archives, service chargé d'informer les chercheurs sur la nature des
documents d*archives/archives conservés dans le service selon le ou les thèmes
choisis sur les conditions de leur communicabilité, sur les instruments de
recherche permettant de les identifier et sur les moyens d'en obtenir communica-
tion et/ou reproduction.

Source :
Evans Frank B. et al. Dictionary of archiva1 terminology (Dictionnaire de termino-
logie archivistique) : English and French, with equivalents in Dutch, German, Ita-
lian, Russian and Spanish. Comp. par Frank B. Evans, François-J. Himly and Peter
Walne. (ICA Handbooks, Vol. 3), Munich, 1984.
 - 81 -

ETUDES ET DOCUMENTSRAMP

1. UNESCO. Programme général d’ information. Consultation d’experts en vue de

l’établissement d’un programme à long terme en matière de pré-archivage et
d’archives @AMP) dans le cadre du Programme général d’information. 1979,
14-16 mai. Paris. - Document de travail. - Paris : Unesco, 1979. - 20 p. -
(PGI-79/WS/l). - &iste également en anglais

2. . - --Rapport final. - Paris : Unesco, 1979. - 35 p. - (PGI-79/WS/ll). -

jY535Te égaLr!mcnt en &-iglais
3. MANNING (Raymond) . - Guide des archives des organisations internationales.
1. Le Système des Nations Unies / version préliminaire par Raymond Manning,
Gilberte Pérotin et Sven Welander. - Paris : Unesco, 1984. - (Documentation,
bibliothèques et archives ; bibliographies et ouvrages de référence ; 8.). -
(PGI-79/WS/7). - Existe également en anglais

4. Réunion d’experts sur l’harmonisation des programmes de formation en matière

d’archives. 1979, 26-30 novembre, Paris. - Formation théorique et pratique
des archivistes : rapport sur la situation actuelle des programmes de formation
en matière d’archives et évaluation des besoins en personnel spécialisé dans
ce domaine / par Michael Cook - Paris : Unesco, 1979. - 62 p. - (PGI-E.T./
HARM 5). - Existe également en anglais

5. . La Formation des archivistes : analyse des programmes d’études des

différents pays et réflexion sur les possibilités d’harmonisation / par Bruno
Delmas. - Paris : Unesco, 1979. - 75 p. - (PCI-E.T./HARM 6). - Existe également
en anglais

6. . - Rapport final. - Paris : Unesco, 1979. - 15 p. - (i’(:II~-E.‘T.irllA!d~l 7:.

Existe également en anglais

7. ROPER (Michael). - Establishment of a technical training centre in archiva1

restorat ion and reprography : Democratic Republ-ic of the Sudan / (mission)
by Michael Roper. - Paris : Unesco, 1980. - 31 p. - (FMR/PGI/80/180)

8. KECSKEMETI (Charles). - Modèles bilatéraux et multilatéraux relatifs aux

transferts d’archives : accords et convention / par Charles Kecskemeti et
Evert Van Laar. - Paris : Unesco, 1981. - 34 p. - (PGI-81/WS/3). - Existe
également en anglais, espagnol, russe et arabe
9. SILVA (G.P.S.H. de). - A Survey of archives and manuscripts relating to Sri
Lanka and located in major London repositories / by G.P.S.H. de SILVA. -
Paris : Unesco, 1981. - 100 p. - (PGI-81/WS/4)

10. BORSA (Ivan) . - Etude sur la possibilité de créer un fonds d’aide en matière
de microfilmage, financé et géré au niveau international, en vue de faciliter
la solution des problèmes relatifs aux transferts internationaux d’archives
et à l’accès aux sources de l’histoire nationale localisée dans les archives
étrangères / par Ivan Borsa. - Paris : Unesco, 1981. - 32 p. - (PGI-81/WS/7). -
Existe également en anglais, arabe, espagnol et russe
 - 82 -

11. WIllTE (Brenda). - Les Revues d’archives : leur présentation dans les sources
primaires et secondaires / par Brenda White. - Paris : Unesco, 1981. - 66
66 p. - (PGI-81/WS/lO). - Existe également en anglais

12. PIEYNS (Jean). - Etude de faisabilité d’une base de données consacrées aux
sources d’histoire nationale conservées dans des pays étrangers / par Jean
Pieyns. - Paris : Unesco, 1981. - 66 p. - (PGI-81/WS/24). - Existe également
en anglais

13. WEILL (Georges). - La Valeur probante des microformes : une etude RAMP / par
Georges Weill. - Paris : Unesco, 1981. - 63 p. - (PGI-81/WS/25). - Existe
également en anglais et espagnol

14. HULL (Félix). - Utilisation des techniques d’échantillonnage dans la conser-

vation des archives : (RAMP) principes directeurs / par Félix Hull. - Paris :
Unesco, 1981. - 77 p. - (PGI-81/WS/26). - Existe également en anglais et
espagnol

15. CORTES ALONSO (Vicenta). - Sistema national de archives y gestion de docu-

mentos : Peru, RAMP proyecto piloto / (mision) por Vicenta Cortes Alonso.-
Paris : Unesco, 1981. - 56 p. - (FMRjPGI/81/110)

16. CRESPO (Carmen). - Development of a regional demonstration and training centre

at the School for Archivists, University of Cordoba : Republic of Argentina /
(mision) por Carmen Crespo. - Paris : Unesco, 1981. - 28 p. - (FMR/PGI/81/116)

17. RICKS (.Artel). - RAMP pilot project for the establishment of a regional
archives and records centre : Republic of the Philippines / (mission) by
Artel Ricks. - Paris : Unesco’, 1981. - 49 p. - (FMR/PGI/81/158)

18. EVANS (Frank B.). - Development of an archiva1 and records management

programme : The Republic of Cyprus / (mission) by Frank B. Evans. -
Paris : Unesco, 1981. - 64 p. - (FMR/PGI/81/166)

19. UNESCO. Programme général d’ information. - Inventaire des systèmes et services

d’administration d’archives et de gestion des documents. - Paris : Unesco,
1982. - 67 p. - (PGI-82/WS/3). - Existe également en anglais. - Remplacé par
le PGI-83/WS/6

20. RHOADS (James). - L’Applicabilité des principes directeurs de 1’UNISIST et

des normes internationales de 1’ ISO à 1 ‘administration des archives et à la
gestion des documents : une étude RAMP / par James Rhoads. - Paris : Unesco,
1982. - 67 p. - (PGI-82/WS/4). - Existe également en anglais et espagnol

21. UNESCO. Programme général d’ information. - Consultation d’ experts sur le RAMP

(RAMP II). 1982, 2-11 juin. Berlin (ouest). - Rapport final. - Paris : Unesco,
1982. - 38 p. - (PGI-82/WS/24). - Existe également en anglais et en espagnol
22. WHITE (Brenda). - Directory of audio-visual materials for use in records
management and archives administration training / by Brenda White. -
Paris : Unesco, 1982. - 71 p. - (PGI-82/WS/8)
 - 83 -

23. TIRMIZI (S.A.I.). - Guide to records relating to sciences and technology in

the National Archives of India / by S.A.I. Tirmizi. - Paris : Unesco,
1982. - 84 p. - (PGI-82/WS/12)

24. COOK (Michael ) . - Principes directeurs pour l’élaboration de programmes

d’enseignement dans le domaine de la gestion des documents et de l’adminis-
tration des archives modernes : une étude RAMP / par Michael Cook. -
Paris : Unesco, 1982. - iv, 73 p. - (PGI-82/WS/16). - Existe également en
anglais et espagnol

25. EVANS (Frank B.). - Development of the archives and records management
programme : Malaysia / (mission) by Frank B. Evans. - Paris : Unesco,
1982. - 54 p. - (FMR-PGI/82/110)

26. RICKS (Artel). - RAMP pilot project for the establishment of a regional
archives and records centre (report N”2) : Republic of the Philippines /
(mission) by Artel Ricks. - Paris : Unesco, 1982. - 24 p. - (FMR/PGI/82/161)

27. EVANS (Frank B.). - Writings on archives published by and with the assistance
of Unesco : a RAMP study / by Frank B. Evans. - Paris : Unesco, 1983. -
33 p. - (PGI-83/WS/5)
28. EVANS (Frank B.). - Guide pour inventorier les systèmes et services
d’administration d’archives et de gestion des documents : une étude du RAMP /
par Frank B. Evans et Eric Ketelaar. - Paris : Unesco, 1983. - 43 p. -
(PGI-83/WS/6). - Existe également en anglais et espagnol

29. HILDESHEIMER (Françoise). - Directives méthodologiques concernant la

préparation des guides généraux d’archives nationales : une étude RAMP / par
Françoise Hildesheimer. - Paris : Unesco, 1983. - 79 p. - (PGI-83/WS/9). -
Existe également en anglais et espagnol

70. KULA (Sam). - L’Evaluation des images en mouvement en archivistique : une

étude du RAMP et principes directeurs / par Sam Kula. - Paris : Unesco, 1983. -
75 p. - (PGI-83/WS/18). - Existe également en anglais et espagnol

31. MOIDEEN (P.S.M.). - A Survey of archives relating to India and located in

major repositories in France and Great Britain / by P.S.M. Moiden. - Paris :
Unesco, 1983. - 72 p. - (PGI-83/WS/19)

32. DUCHEIN (Michel). - Les Obstacles à l’accès, à l’utilisation et au transfert

de l’information contenue dans les archives : une étude RAMP / par Michel
Duchein. - Paris : Unesco, 1983. - 89 p. - (PGI-83/WS/20). - Existe également
en anglais et espagnol
33. RHOADS (James B.). - Le Rôle de l’administration des archives et de la gestion
des documents courants dans les systèmes nationaux d’information : une étude
du RAMP / par James B. Rhoads. - Paris : Unesco, 1983. - 54 p. - (PGI-83/WS/21)
Existe également en anglais et espagnol

34. HENDRIKS (Klaus B.). - La Conservation et la restauration des documents photo-

graphiques dans les institutions d’archives et les bibliothèques : par Klaus
B. Hendriks. - Paris : Unesco, 1984. - (PGI-84/WS/l). - Existe également en
anglais et espagnol
 - 84 -

35. STARK (Marie C.). - Développement des services de gestion des documents et
d’archives dans les organismes des Nations Unies : une étude du RAMP, accom-
pagnee de principes directeurs / par Marie C. Stark. - Paris : Unesco, 1985. -
168 p. - (PGI-83/WS/26). - Existe également en anglais

36. KATHPALIA (Yash Pal). - Programme d’enseignement modèle pour la formation

des spécialistes de la conservation et de la restauration des documents :
une étude RAMP / par Yash Pal Kathpalia. - Paris : Unesco, 1984. - 36 p. -
(PGI-84/WS/2). - Existe également en anglais et espagnol

37. SETON (Rosemary E.) . - La Conservation et la gestion des archives privées :

une étude RAMP / par Rosemary E. Seton. - Paris : Unesco, 1984. - 57 p. -
(PGI-84/WS/6). - Existe également en anglais et espagnol

38. TAYLOR (Hugh A.). - Les Services d’archives et la notion d’utilisateur :

une étude RAMP / par Hugh A. Taylor. - Paris : Unesco, 1984. - iii, 69 p. -
(PGI-84/WS/5). - Existe également en anglais et espagnol

39. CHARMAN (Derek) . - Recensement des archives courantes et tableaux de tri :

une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs / par Derek Charman. -
Paris : Unesco, 1986. - iii, 71 p. - (PGI-84/WS/26). - Existe egalement en
anglais

40. CRESPO (Cannen) et VINAS (Vicente). - La Préservation et la restauration

des documents et ouvrages en papier : une étude RAMP, accompagnée de principes
directeurs / par Carmen Crespo et Vicente Vinas. - Paris : Unesco, 1986. -
VI, 117 p. - (PGI-84/WS/25). - Existe également en anglais et espagnol

41. JUBB (Michael). - Guide to records relating to science and technology in

the British Public Record Office / by Michael Jubb. - Paris : Unesco, 1984. -
313 p. - (PGI-84/WS/9)

42. KEENE (James A.). - Planning, equipping and staffing a document reprographie
service : a RAMP study with guidelines / by James A. Keene and Michael Roper. -
Paris : Unesco, 1984. - 97 p. - (PGI-84/WS/8)

43. NAUGLER (Harold). - Evaluation et tri des documents informatiques en archi-

vist ique : une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs / par Harold
Naugler. - Paris : Unesco, 1986. - 155 p. - (PGI-84/WS/27). - Existe également
en anglais

44. WIMALARATNE (K.D.G.). - Les Informations scientifiques et techniques contenues

dans les dossiers d’affaires des administrations publiques : une étude RAMP /
par K.D.G. Wimalaratne. - Paris : Unesco, 1984. - 67 p. - (PGI-84/WS/7). -
Existe également en anglais et espagnol

45. GUPTIL (Marilla B.). - Evaluation et tri des documents d’archives dans les
organisations internationales : une étude RAMP, accompagnée de principes
directeurs / par Marilla B. Guptil. - Paris : Unesco, 1986. - ii, 66 p. -
(PGI-85/WS/4). - Existe egalement en anglais

46. KBTELAAR (Eric). - Archiva1 and records management legislation and regulations :
a RAMP studf with guidelines / by Eric Ketelaar. - Paris : Unesco, 1985. -
121 p. - (PGI-85/WS/9)
 - 85 -

47. VAN LAAR (Evert). - Situation des systèmes et services d’administration

d’archives et de gestion de documents dans les Etats membres d’Afrique :
une étude RAMP / par Evert Van Laar. - Paris : IJnesco, 1985. - 87 p. -
(PGI-85/WS/3). - Existe également en anglais

48. ORLEANS (Jacques d’). - Le Statut des archivistes par rapport à celui des
autres professionnels de l’information dans les services publics en Afrique :
une étude RAMP / par Jacques d’Orléans. - Paris : Unesco, 1985. - 40 p. -
(PGI-85/WS/2). - Existe également en anglais, version espagnole en préparation
49. LEARY (William H.). - Le Tri des photographies en archivistique : une étude
RAMP accompagnée de principes directeurs / par William H. Leary. - Paris :
Unesco, 1985. - 121 p. - (PGI-85/WS/lO). - Existe également en anglais ;
version espagnole en préparation

50. FISHBEIN (M. H.). - A Mode1 curriculum for the education and training of
archivists in automation : a RAMP study / by M.H. Fishbein. - Paris : Unesco,
1985. - 121 p. - (PGI-85/WS/27)

51. TANODI (Aurel io) . - Le Statut des archivistes par rapport à celui des autres
professionnels de l’information dans les services publics en Amérique latine :
une étude RAMP / par Aurel io Tanodi. - Paris : Unesco, 1986. - 63 p. -
(PGI-85/WS/13). - Existe également en anglais et espagnol

52. WALNE (Peter). - Guide to the archives of international organizations.

Part II. Archives of international organizations and their former officiais
in the custody of national and other archiva1 and manuscript repositories /
compiled by Peter Walne. - Paris : Unesco, 1985. - 131 p. - (PGI-85/WS/18)

53. MABBS (A. W.). - Guide des archives des organisations internationales : III
Autres’ organisations internationales intergouvernementales et non gouvernemen-
tales / Troisième partie, établ.ie par A. W. Mabbs. - Paris : Unesco, 1986. -
iii, 41 p* - (PGI-85/WS/19). - Existe également en anglais

54. MOSS (William W.) et MAZIKANA (Peter C.). - Archives, histoire orale et tradition
orale : une étude RAMP / par William W. Moss et Peter C. Mazikana. - Paris :
Unesco, 1986. - 84 p. - (PGI-86/WS/2)
55. COOK (Michael). - An Introduction to archiva1 automation : a RAMP study with
guidelines / by Michael Cook. - Paris : Unesco, 1.986. - 45 p. - (PGI-86/WS/15
rev.)

56. FRANZ (Eckhart G.) . - Archives and Education : a RAMP study with guidelines /
by Eckhart G. Franz. - Paris : Unesco, 1986. - 59 p. - (PGI-86/WS/18)

57. THOMAS (D. L.). - Study on control of security and storage of holdings :
a RAMP study with guidelines / by D. 1,. Thomas. - Paris : Unesco, 1987. -
103 p. - (PGI-86/WS/23)
58. COOK (Michael). - Guidelines on curriculum development in information technology
for librarians, documentalists and archivists / by Michael Cook. - Paris :
Unesco, 1986. - 123 p. - (PGI-86/WS/26)
 - 86 -

59. HARRISON (Helen P.). - The Archiva1 appraisal of sound recordings and related
materials : a RAMP study with guidelines / prepared by Helen P. Harrison
with a contribution from Rolf L. Schuursma. - Paris : Unesco, 1987. -
86 p. - (PGI-87/WS/l)

60. McCLEARY (John M. ). - Vacuum freeze-drying, a method used to salvage water-

damaged archiva1 and library materials : a RAMP study with guidelines / by
John M. McCleary. - Paris : Unesco, 1987. - vii, 63 p. - (PGI-87/WS/7)

Il est possible d’obtenir les études et rapports, dont la liste est donnée
ci-dessus, dans la mesure où il existe encore des exemplaires disponibles,
en ecrivant à l’adresse suivante :

UNESCO
Division du Programme général d’ information
Centre de documentation
7, Place de Fontenoy
75700 PARIS
France