FICHE PRATIQUE
ARCHIVES DE RENNES
PRENONS LA TÊTE DU CLASSEMENT !
LA BONNE GESTION DE SES DOSSIERS
Bien tenir ses dossiers au quotidien facilite la recherche et
l’accès aux informations, contribue à la gestion optimale des
espaces de stockage et simplifie l’archivage.
Constitution du dossier
- Identifier le dossier sur la page de garde avec un intitulé
clair et intelligible pour tous
- Dater le dossier, à l’ouverture et à la clôture (qui est souvent la
date de démarrage de la durée d’utilité administrative (DUA)
- Classer ses dossiers dans le plan de classement/arbores-
cence commune
Au fil de l’eau
- utiliser autant de sous-chemises que le dossier contient de
sous-dossiers, qui sont aussi à identifier
- ordonner les documents entre eux (ex : un courrier et sa
réponse sont ensemble). Le classement chronologique est
effectué en plaçant sur le dessus le document le plus récent
- extraire les brouillons, doubles, imprimés vierges qui sont
inutiles
- éviter les élastiques, pochettes plastiques, ruban adhésif
qui se dégradent avec le temps et abîment les documents
eux-mêmes (voir la fiche Garantie longue conservation !)
Prenons la tête du classement ! La bonne gestion de ses dossiers
Conditionnement
Le conditionnement à privilégier est la boite archives en car-
ton, qui permet une bonne préservation des documents et
participe à leur confidentialité.
Pour se fournir en boîtes > contacter la DMA/Service
achats
- Format autorisé pour l’archivage : 10 ou 15 cm
- Adapter le format de la boite à la taille des dossiers (ne pas
surcharger, ne pas faire de boite à moitié vide)
- Inscrire sur la tranche de la boite l’objet et les dates ex-
trêmes pour faciliter les recherches et l’archivage (éviter de
rouvrir toutes les boites lors du versement)
- Ranger les boites dans un local dédié : le local de pré-ar-
chivage n’est pas un lieu où s’entasse les dossiers jugés
inutiles. C’est un espace organisé dans lequel on doit pou-
voir retrouver un dossier à tout moment
Quel que soit le support (papier, électronique
natif ou après numérisation), l’organisation
des dossiers doit être réfléchi en fonction de :
- la fréquence de consultation
- les critères de recherche
- le niveau de sécurité requis : local accessible à tous ? Ar-
moire fermée à clé ? Profils et droits d’accès (lecture seule,
droit d’écriture) ?
- la durée de conservation : 6 mois, 20 ans ?
- l’intérêt des documents : valeur probante ? intérêt histo-
rique ?