Qualité et Records Management

au CEA

Odile FROSSARD – Service Archives du

Commissariat à l’énergie atomique

Direction des Systèmes d’Information Novembre 2007

Service archives
Plan de l’intervention

1- LE CONTEXTE : la Politique Qualité de la DSI

- La politique qualité de la DSI
- La démarche qualité
- La démarche qualité et la gestion des archives
- La démarche de Maîtrise des documents

2 - RECORDS MANAGEMENT expérimental : la

démarche de maîtrise des documents et la GED

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Novembre 2007 2
Service archives
1 - La Politique Qualité de la DSI

•1er juillet 2000

– création de la Direction des Technologies de
l’Information puis Direction des Systèmes
d’information

•La Politique Qualité de la DTI/DSI

– Une décision stratégique
• Démarche organisationnelle (lisibilité)
• Démarche client (offres de service)
• Démarche d’amélioration (qualité/réactivité)

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Service archives
1 - La Démarche Qualité de la DSI
1 - État des lieux : identifier les activités et les acteurs
du Système d’Informations dans son ensemble.
→ La gestion des archives

2 - Cartographier les processus : synthétiser les

informations
→ La gestion des archives pour maîtriser les documents
processus support des autres processus
3 – Préciser les processus : décrire les étapes et les
responsabilités.

4 – Déployer les processus : mettre en pratique et

évaluer la politique qualité
→ La mise en place d’une GED
5 – Amélioration continue : évaluation, modifications
des processus.
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1 - Démarche Qualité et la gestion des archives
La gestion des archives
- un PROCESSUS en soi (à traiter en qualité)
Fiche processus archives .doc

- un PROCESSUS SUPPORT des actions

Fichier cartographie.shs
⇒ LE PARTENAIRE ARCHIVES = un FOURNISSEUR
spécialisé qui contribue à la qualité des service aux
unités en veillant à la maîtrise des documents

COMMENT ?
Le Processus maîtrise des documents.ppt
⇒ intégration de l’archivage, de la gestion (élimination,
versement..)
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1 - La démarche de maîtrise des documents
1 - Avoir un document approuvé en
consultation
document validé
document « inviolable »
document unique : référence, version

2 - Avoir une localisation identifiée pour

trouver le document
plan de classement
nomination d’un responsable
point de documentation

3 - Avoir une conservation des traces si

nécessaire
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Service archives
2 - La démarche de maîtrise des documents et la GED
Principes et mise en œuvre 1/3

-un document référencé, unique, validé

et identifié

-une localisation physique, des accès précisés

-une conservation des diffusions

-un plan de classement

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Service archives
2 - La démarche de maîtrise des documents et la GED
Principes et mise en œuvre 2/3
-une gestion des documents après utilisation
Réception, création d’un document

1. RECEVOIR 2. créer / modifier un document

3. valider

4. Identifier

5. enregistrer

6. maitriser la diffusion

7. classer

Tableaux de gestion, bordereaux d’élimination ou

8. VERSER AU SERVICE 9. DETRUIRE
bordereaux de versement
ARCHIVES

ARCHIVAGE / DESTRUCTION DES DOCUMENTS

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Novembre 2007 8
Service archives
2 - La démarche de maîtrise des documents et la GED
Principes et mise en œuvre 3/3
► Programmer l’archivage des documents dès leur
création
06-TG - commun projet.xls

► Adapter l’outil de GED pour qu’il intègre les

règles de gestion : Automatiser le processus
d’archivage
- Calcul automatisé à partir de la date
- du document DD
- de la fin d’un projet DFPAA
- Calcul manuel à partir d’une date à indiquer
- le départ d’un salarié
- la fin d’exploitation

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Novembre 2007 9
Service archives
Conclusions
Un projet pilote pour
- 1 direction de 80 personnes
- 5 structures : 4 services, 1 échelon de direction
- constitution d’un fonds documentaire ≠ d’un
espace collaboratif (document en cours
d’élaboration)
- documents émis et reçus
- outil de diffusion en interne CEA (par mail)
- outil de suivi des suites à donner (pour info,
action…)

A venir
- archivage numérique
Et des difficultés …..
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