CONCEPTION ET GESTION DE PROJET DOCUMENTAIRE 

Sujet : Réalisation de cas de GED ou de SAE 

Votre patron vous demande de lui proposer une GED (gestion électronique de documents) ou une SAE
(Système d’archives électronique) avec des outils de travail collaboratifs pour prendre en charge le
stockage, le partage et la restitution des documents électroniques.  
Les objectifs visés sont : améliorer la sécurité des documents (informations) de l’entreprise, faciliter le
partage des connaissances et enfin, améliorer l’efficacité des collaborateurs et les performances de
l’entreprise. 
1- Justifiez le besoin de l’entreprise, 
2- Faites le cadrage du projet, 
3- Présentez le cycle du projet, 
4- Dressez le tableau du cadre logique du projet. 
  
1- Justifiez le besoin de l’entreprise, 
Justification 
Le service administratif et financier de la Bibliothèque nationale produit une grande quantité de
documents, tant électroniques que papier, ce qui nécessite une attention de la part des employés afin
de maintenir un bon contrôle dans la production et l'utilisation des documents. Compte tenu de la
quantité d'informations générées dans ce département, la direction envisage de créer un service GED
pour réduire l'utilisation de papier, rationaliser la recherche d'informations, permettre un accès rapide
et précis aux documents et éviter la perte de documents. Et ainsi, contribuer à une productivité et une
efficacité maîtrisée dans ce secteur. La GED favorise la maîtrise du cycle de vie des documents, en
fournissant un référentiel commun, qui permet de capturer, stocker et indexer des documents de tout
format, support physique tel que : texte, images, pages html, documents numérisés, formats
multimédias. Il doit également garantir l'intégrité et la réutilisation des documents, leur intégration et
leur évolution. 
Avec un système GED installé, l'institution gagne en gain d'espace physique, en conservation et
permanence les documents essentiels, optimise la productivité et améliore le fonctionnement de ce
département. 
   
2- Faites le cadrage du projet 
Intitulé - Mise en œuvre d'un projet de GED (gestion électronique des document) Au Département
administratif et financière de la Bibliothèque national.  
Objectif global : Améliorer la gestion des informations dans institution 
Objectifs spécifiques  
Sécurisé les documents de valeur probatoire et confidentiel ; 
Faciliter le partage des informations, 
Améliorer l’efficacité des collaborateurs et les performances du département, 
Améliorer les performances et la productivité des employés. 
 Transparence des actes administratifs ; 
 Diminution de la production de documents physiques ; 
Méthodologie 
Réaliser une enquête préalable sur site pour comprendre les fonctions de ce service, analyser les
activités et la production de documents : typologie quantité, modes de classement, stockage, avec les
personnes, les employés du service ; 
Évaluer les systèmes existants. Réaliser une enquête sur les besoins en matériel informatique et logiciels
appropriés. 
Prépare la conception structurelle du GED conformément aux normes 15489, IS0I 9001, ISO 9002, ISO
14000 
Utilisez les recommandations sur les logiciels open source ou payants, les plus adaptés à la mise en
œuvre du projet. 
Choisissez un outil de qualité qui respecte la législation. 
Installation d'équipements modernes adaptés au bon fonctionnement du projet 
La numérisation, des documents quand ceux-ci ne sont pas natifs numériquement, traiter e stocker les
données  
Personnel technique 
Personnel qualifié pour mener à bien toutes leurs fonctions. Un responsable ou coordinateur du projet :
un professionnel en science de l'information documentaire, et un informaticien. 
Groupe cycles et bénéficiaires : Toutes les personnes concernées par les fonctions administratives et
financières. 
Durée du Project : 6 mois 
Résultats : système GED conçu et fonctionnel, tous les documents papier numérisés. 
Indicateur : Documents 100% électroniques disponibles 
Mode d'évaluation et suivi des projets. Élaboration de rapport d'étape mensuel. 
Budget : 30.000.000 FCFA 
 
Cycle du projet, 
Mois   Janvier  Février   Mars  Avril  Mai  Juin  Juillet 
Activités  X             
         
1 - De traitement des        
documentation et numérisation de X       
documents papier         
X     
   
X   
 
 
2 - Conception du modèle              
conceptuel, formulation de la vision      
du projet et       
Identification des composants      
principaux ;       
  X     
3 - Intégration des composants ;  X   
  X 
4 - Exploitation et entretien. 
  
               
 
 
 
 
 
 
Cadre logique  
Description du projet    Indicateur  SOURCES DE HYPOTHÈSES 
VERIFICATION 
       
    Étude de durabilité  
OBJECTIF GLOBAL    du projet 
   
Améliorer la gestion des informations  
dans institution   
 
 
 
 
 
 
 
       
    Rapport mensuel   
OBJECTIFS SPECIFIQUES 
Sécurisé les documents de valeur
probatoire et confidentiel ; 
Faciliter le partage des informations, 
Améliorer l’efficacité des collaborateurs
et les performances du département ; 
Améliorer les performances et la
productivité des employés ; 
Transparence des actes administratifs ; 
 Diminution de la production de
documents physiques ; 
 
 
 
       
  Documents 100%    
RÉSULTATS ATTENDUS  électroniques
Système GED conçu et fonctionnel, tout disponible 
les documents papier numérisés.   
 
ACTIVITÉS  MOYENS  COUTS CONDITIONS
  FINANCIERS  PREABLES 
    Bilan mensuel   
. Réaliser une enquête préalable sur Dans les limites du   Surveillance de
site pour comprendre les fonctions de budget disponible  fonctionnement 
ce service, analyser les activités et la
production de documents ; 
 
Conception du modèle conceptuel,
formulation de la vision du projet et 
Identification des composants
principaux ; 
 
- Stabilisation du système exploitation
et entretien. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Maria José Almeida