Guide Utilisateur Alfresco

Guide utilisateur
ALFRESCO
(GED / Espaces collaboratifs)
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Table des matières

1. Qu’est-ce qu’ALFRESCO ? .................................................................................................................................. 3

2. Accéder à ALFRESCO .......................................................................................................................................... 3
3. Tableau de bord ..................................................................................................................................................... 3
4. Configurer l'affichage du tableau de bord........................................................................................................... 4
5. Espaces collaboratifs / Sites................................................................................................................................. 7
5.1 Le tableau de bord........................................................................................................................................ 7
5.2 L’espace documentaire................................................................................................................................ 7
Zone de Navigation................................................................................................................................................ 8
Zone outils ............................................................................................................................................................... 9
Les options d'affichage........................................................................................................................................12
Prévisualisation de document ............................................................................................................................12
Historique des versions .......................................................................................................................................13
Commentaires.......................................................................................................................................................13
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1. Qu’est-ce qu’ALFRESCO ?

Il s’agit d’un outil de Gestion Electronique de Documents (GED), qui permet le partage d’information entre
les utilisateurs. C’est dans Alfresco que sont notamment intégrés les espaces collaboratifs.

2. Accéder à ALFRESCO

 En interne,
via TILT, dans Mon Espace personnel, puis Mes Espaces Collaboratifs, en cliquant sur la ligne GED /
Espaces Collaboratifs

 En externe,
via TILT par l’adresse https://intranet.lemans.fr
ou directement par l’adresse https://ged.lemans.fr

L’authentification à Alfresco est automatique en interne.

Elle nécessite une identification avec nom d’utilisateur et mot de passe en externe, qui sont les mêmes que
ceux que vous utilisez au bureau (les identifiants du compte Windows).

3. Tableau de bord

Le tableau de bord Alfresco est une page qui présente et organise les informations qui vous sont propres.
C’est votre espace personnel Alfresco, intitulé "Tableau de bord de …" suivi de votre nom, dont il est
possible de personnaliser le contenu et la présentation
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Le Tableau de bord vous permet

d’avoir une vue d’ensemble de
l’activité sur les différents espaces
collaboratifs dont vous êtes
membre.

Mes sites : Alfresco désigne les espaces

collaboratifs par le terme "sites" (exemple :
Marchés Publics)

Vous pouvez à tout moment revenir

sur votre tableau de bord en cliquant
sur "Accueil"

4. Configurer l'affichage du tableau de bord

Vous pouvez personnaliser votre tableau de bord en fonction de vos besoins :

• modifier l’apparence du tableau de bord
• sélectionner des blocs d’informations ( : "dashlets") pour qu’ils apparaissent dans votre tableau de
bord
• choisir l’ordre d’affichage des blocs / dashlets sélectionnés
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Pour personnaliser l’apparence du tableau de bord et de son contenu, cliquez sur le logo pour atteindre
la page de personnalisation.

Vous arrivez à cet écran :

Définition : Dashlet
Le tableau de bord est composé de dashlets. Ce sont des éléments présentés sous forme de cadres,
des blocs, accessibles depuis le tableau de bord, se rapportant chacun à un type d’information ou à une
fonctionnalité (ex : "Mes documents", "Activités de mes sites").

Vous pouvez changer la disposition de l’affichage en modifiant le nombre de colonnes, de façon à répartir
comme vous le souhaitez les dashlets sur votre page de tableau de bord.

La page de configuration du tableau de bord comporte deux parties :

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 Une première agissant sur le nombre de colonnes de l’affichage

Attention, quand on diminue le nombre de colonnes d'affichage, les dashlets des colonnes que l’on
supprime disparaissent. Il faut donc commencer par répartir les dashlets que l’on souhaite garder sur les
colonnes qui resteront affichées.

 Une seconde agissant sur la sélection et l’ordre d’affichage des dashlets

Cliquer sur Ajouter des dashlets pour afficher les dashlets disponibles.
Pour en ajouter une, cliquez sur celle que vous souhaitez et faites la glisser avec votre souris dans la
colonne 1 ou 2, selon votre choix.
Pour supprimer une dashlet, cliquez dessus pour la sélectionner, puis faites la glisser vers la corbeille ou
utilisez la touche Suppr du clavier.

Cliquez sur les dashlets puis

les faire glisser vers
l’intérieur de l’une des
colonnes.
Procédez de la même façon
à l’intérieur des colonnes
pour changer l’ordre.
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Les principales dashlets utiles au démarrage

Mes sites : Permet de lister les espaces collaboratifs dont vous êtes membre. Ils sont listés sans
distinction du rôle que vous avez dans chacun.

Mon Calendrier : Permet d’afficher les évènements de l'ensemble des espaces dont vous êtes membre. Il
n’y a pas de lien entre ce calendrier et celui de votre messagerie (Outlook ou Zimbra).

Mes activités : Permet de recenser les activités les plus récentes sur les sites dont vous êtes membre.
Vous pouvez utiliser les filtres proposés pour sélectionner une période d’activité ou les membres ayant eu
une activité sur les sites. Ces préférences restent enregistrées d’une session à l’autre.

5. Espaces collaboratifs / Sites

Définition : Site
Par "site", Alfresco désigne un espace collaboratif.
Un site permet de partager, produire et/ou co-produire des documents. Il offre également des services de
planification, d’organisation, de communication et d’information.
Plusieurs rôles sont possibles pour les membres d’un site, avec des droits différents sur les actions.

5.1 Le tableau de bord

Quand vous cliquez sur le nom d’un site, vous arrivez sur le tableau de bord de celui-ci.

Attention, ne pas confondre votre tableau de bord personnel Alfresco et le tableau de bord du site.

Le tableau de bord d’un site est reconnaissable au nom du site affiché en haut à gauche, suivi d’une
étiquette privé ou public donnant une indication sur le type du site.

Un site "Privé" n’est accessible qu’à un groupe restreint d’utilisateurs.

Un site "Public" est accessible en lecture à l’ensemble des utilisateurs.

5.2 L’espace documentaire

C’est la partie que vous utiliserez le plus dans un espace collaboratif.

L’espace documentaire correspond à l’emplacement où sont déposés tous les documents.

Il est accessible à partir du tableau de bord du site via l’onglet "Espace documentaire"

La page "Espace documentaire" est découpée en plusieurs zones.

Elle permet à la fois d’atteindre un document et/ou d’agir sur celui-ci.
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NAVIGATION

OUTILS

Zone de Navigation

Ces zones permettent d’accéder de manière standard ou via des raccourcis aux documents du site.

La navigation standard se fait via le panneau situé à gauche de l’écran sous "Fichier" ou par le fil
d’Arianne : voir ci-dessous.

La navigation peut également se faire via les raccourcis, accessibles sous "Documents", avec un
ensemble de groupes permettant la recherche accélérée d’un dossier ou d’un document.

Vous pourrez, par exemple, constituer une liste de fichiers favoris que vous retrouverez sous
"Documents" / "Mes favoris".
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On reconnait les favoris à l’étoile

jaune qui leur est associée (choisir
"Options" / "Vue détaillée" pour cet
affichage).

Pour placer un dossier ou un

fichier en favori, cliquez sur
l’étoile. Celle-ci passera de blanche
à jaune. Cliquez de nouveau sur
l’étoile pour supprimer un favori.

Zones outils

Ces zones permettent d’accéder aux actions disponibles sur les dossiers et les documents, en fonction des
droits qui vous ont été attribués sur le site.

OUTILS

Les principaux outils disponibles

Pour voir apparaître les outils du cadre à droite de l’écran, il suffit de passer la souris sur un dossier ou un
fichier.

► Télécharger : Permet de télécharger un dossier ou un fichier sur votre poste de travail. Une fenêtre
vous invite à ouvrir ou enregistrer le fichier.
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► Voir dans le navigateur : Permet de visualiser certains types de documents (pdf, jpeg…) en pleine
page sans avoir à l’ouvrir.
Pour les documents bureautiques de type Word ou Excel, une fenêtre vous propose d’ouvrir le document
dans le logiciel adapté ou de l’enregistrer à l’emplacement de votre choix.

► Editer les propriétés : Permet d’accéder à un formulaire de saisie des propriétés, ou métadonnées, du
document. Il est alors possible de compléter ou modifier ces informations, qui faciliteront la recherche de ce
document.

Définition : Métadonnées
Les métadonnées sont des informations qui décrivent un contenu (exemples : description, titre,
propriétaire). Il peut également s’agir d’étiquette permettant de retrouver les données.

► Editer hors ligne : Permet, si vos droits sur le site le permettent, de modifier le document en dehors
d’Alfresco. Cette action ouvre une boîte de dialogue pour enregistrer le document sur votre poste de travail.
Une fois enregistré, vous pourrez le modifier. En parallèle, un verrou sera placé sur le document
pour empêcher la modification par une autre personne le temps de votre intervention.
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Après l’enregistrement de vos modifications, vous pourrez "importer une nouvelle version" de votre
document, pour que vos modifications soient enregistrées sur Alfresco. Le verrou sera levé après l’import
de votre version.

Boîte de dialogue "Importer une

nouvelle version".

Allez chercher le document modifié

par "Sélectionner les fichiers à
ajouter", complétez éventuellement
les informations de version, puis
cliquez sur "Importer dans
l’entrepôt".

Si vous n’avez fait aucune modification. Il vous faudra libérer le verrou placé sur le document en
choisissant l’action "annuler l’édition". Seul la personne à l’origine de l’action "Editer hors-ligne" pourra
lever le verrou.

► Create Link : Permet de créer un lien vers un document, pour permettre d’y accéder à partir d’un autre
emplacement du site. L’enveloppe du document est dupliquée, pas son contenu (pas de doublon). Le lien
dirige vers le document d’origine, ce qui garantit de disposer de la dernière version, et pas vers une copie.
Attention : un membre de l’espace ne pourra pas voir le lien s’il n’a pas accès au document source du lien.

► Synchronisation avec le cloud : Ne pas tenir compte de cette action, qui ne pourra pas aboutir car
la plateforme n’est pas synchronisée avec le cloud.

► Partager : permet de copier le lien indiqué, pour avoir un accès direct au document en question. Seules
les personnes ayant les droits d’accès au document pourront utiliser ce lien.
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Les options d'affichage

Chaque utilisateur peut personnaliser l’affichage de l’espace documentaire selon ses préférences.
Pour cela, vous disposez de 3 boutons :

Permet de trier
les documents Permet de Permet de
affichés par tri choisir le type choisir le type
croissant ou de classement d’affichage
décroissant souhaité

Prévisualisation de document

Quand on clique sur le nom d’un document, il est chargé dans une page de prévisualisation.
Il est ainsi possible de visualiser le contenu du document et de naviguer à l’intérieur de celui-ci. Les actions
décrites ci-dessus sont également accessibles via un panneau latéral.

Barre pour
naviguer
dans le
document
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Pour revenir à vos documents, utilisez le fil d’ariane :

Historique des versions

Quand une nouvelle version d’un document est importée dans Alfresco, un historique des versions est
automatiquement mis à jour. Il est disponible en prévisualisation d’un document dans le panneau latéral
droit des actions, en bas de page.

Des boutons d’actions sont disponibles

pour recharger l’ancien élément, le
télécharger ou uniquement visionner ces
propriétés.

Commentaires

L’ajout de commentaires aux documents est une façon pratique de fournir aux utilisateurs du site des
informations ou des notes propres à ce contenu. Tous les membres d’un espace collaboratif peuvent
consulter les commentaires, mais tous n’ont pas les droits pour en ajouter.

Les actions Éditer et

Supprimer sont
disponibles pour le
gestionnaire du site et
l’utilisateur qui a
ajouté le
commentaire.