Prsentation technologique

ALFRESCO
Gestion documentaire libre

Plan

La problmatique La gestion documentaire Le projet Alfresco

Description Interface(s) Les notions Les fonctionnalits

Dmonstration Questions / Rponses

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La problmatique

Un grand nombre de documents

classer manipuler indexer Circuits de validation Plan qualit Utilisateurs locaux et distants

Des procdures appliquer

Des modes d'accs varis

La gestion documentaire

Une Gestion lectronique des Documents, abrg GED, est un systme informatis de gestion, classement, stockage, archivage, recherche de documents. Il s'agit aussi de grer "la vie" et les flux de ces documents. Une solution de GED propose de grer les cycles de vie (version 1, version 2...) et des circuits de diffusion automatiques paramtrables (pour information, pour validation, pour rvision...) entre diffrents acteurs. Ce systme permet un suivi depuis la cration jusqu' la destruction, en vue de faciliter et d'optimiser l'accs l'information du document et celle qui le concerne (mta-donnes).

Prsentation du projet

Alfresco a t cr en Juin 2005 par John Newton, co-fondateur de Documentum et John Powell, ancien cadre de Business Objects, pour une application orient ECM (Gestion de Contenu dEntreprise). Les leaders du projets ont 15 ans d'exprience dans ce domaine. La mission dAlfresco est douvrir le monde de la Gestion Documentaire travers lopen source afin daugmenter les innovations, ceci grce la participation de la communaut et le libre accs au code source.

Description du produit

Alfresco est un projet open-source, utilisant des standards ouverts, et bas sur la technologie J2EE Alfresco a dvelopp une architecture moderne qui utilise les derniers outils open-source pour optimiser les performances, et la Programmation Oriente Aspects (AOP) facilitant ainsi la modularit et ladaptabilit de lapplication. Alfresco permet de grer les documents lectroniques au sein dune entreprise et fournit des services de recherche et de catgorisation du contenu.

Description du produit

L'architecture
Activiti Open Source Content Management Framework - Features
Web Environment Content Management Web Client
Portlet Standalone JSF Components No plug-ins or ActiveX

Other Environments

Embeddable Container (Stand-alone, Application Server, Apache) RDBMS

CIFS JSR-170 WebDav FTP

JSR-223 Services

Content Service APIs (Java / Script / Web Services) Messaging (E-mail, JMS)

Content Type System

Meta Data (repo, search, behaviour) Implementation Invocation Script Integration Aspects & Services

Pluggable Services
File System E-mail Transformation RSS Composition Categorisation Web Navigation

Pluggable Aspects
Version Translate Approve Effective Dublin Core Summary Archive Thumbnail Lockable

Repository
Nodes, Links & Hierarchies Persistence and Storage Security (User, Access Control) Versioning Categories Events XML I18N

Search
Index FTS Query Language Path Category Report External (Virtual) Pluggable Index Engine

Behaviour
Workflow (state, transition) Actions (Java, script) Outgoing / Incoming Events Resource Assignment Access Control Audit Pluggable BPM Engine

BPEL

Quelques composants

Base de donnes standard Abstraction du SGBD Framework orient aspects Moteur d'indexation et de recherche Couche prsentation
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Le client Web
En-tte Barre d'outils

Panneau Dtails

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Notion d'espace

Un espace est un dossier, mais pas seulement Il peut contenir tout type d'lment On peut y associer une description et un icone On peut crer des sous espaces Espace avanc

Rgles de contenu Travail collaboratif

Apparat comme un dossier partag dans le voisinage rseau.

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Notion de contenu

On peut considrer qu'un contenu est un fichier, ou un document. Il est compos de plusieurs lments

Le contenu proprement dit Les informations propos du contenu (meta-donnes) Tout type : documents, video, audio, images, XML, HTML, ... Format, langue, crateur, date, ... Catgoris Liens vers des contenus associs

Types

Proprits

Traductions Formats autres (PDF, HTML, Text) Contenu texte d'un document scann ...

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Travailler sur le contenu

HTML ou texte cre et dit en ligne

Editeur riche dans le navigateur Depuis le navigateur, Partage rseau, FTP, ou WebDAV, pour ajout ou mise jour Fonctionnalit du navigateur (enregistrer sous) Partage rseau, FTP ou WebDAV

Upload d'un contenu

Tlchargement depuis Alfresco vers un poste

Verrou, partage de copie, discussion, ... Edition directe de document

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Recherche

Recherche combine contenu / proprits Recherche plein texte

Chaque mot du contenu, quelque soit le format Pertinence base sur le nombre de mots correspondants Par catgorie Par plage de dates Selon vos rgles

Gestion de proprits

Recherches mmorisables

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Les modles d'espaces

Modles rutilisables d'espaces et de contenu Mise disposition de modles standardiss

Diffrents projets avec diffrentes structures Documents standardiss Gestion standardise

Cration d'espaces bass sur d'autres espaces La cration de modle est aussi simple que celle d'un espace standard

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Un exemple de modle d'espace

+ rgles, catgories, droits, et paramtrages associs.

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Suivi de version

Permet la conservation des versions prcdentes d'un lment Par dfaut, une nouvelle version est cre quand un document est cre ou sauvegard L'lment doit tre versionnable

Individuellement, par espace, par type, globalement C'est un exemple d'aspect

L'historique est consultable, et il est possible de visualiser des versions anciennes ou de revenir une version antrieure.

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Les actions sur un contenu

Permettent d'effectuer une large gamme d'actions sur un contenu Les actions peuvent tre agrges en une squence applicable en un seul passage. Les actions possibles

Ajouter un aspect

Versionnable; Catgorisable, ...

Ajouter un workflow Transformer le contenu Extraire les mta-donnes Spcialiser le type Exporter / importer le contenu
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Rgles de gestion

Les rgles apportent de l'intelligence un espace Workflow simple

tapes de validation ou de rejet Dplacement ou copie dans d'autres espaces Possibilit de chaner les workflows Peuvent tre appliqus sur un lment simple.

Les workflows sont en gnral lis un espace

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Rgles de gestion (2)

Dclenchement sur des vnements

Un contenu apparat dans un espace. Un contenu disparat d'un espace Nom, catgorie, format, proprit, ... Une ou plusieurs conditions remplir Identiques aux actions sur le contenu. Possibilit d'enchaner les actions Toutes seront appliques dans l'ordre spcifi

Les conditions

Les actions associes

Un espace peut contenir plusieurs rgles

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Catgories

Tout contenu peut tre rattach une ou plusieurs catgories. Hirarchie taxinomie ontologie

Une catgorie peut avoir plusieurs catgories parentes.

C'est une aide la recherche Les proprits peuvent tre catgorises

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Dossiers rseau

Offre un accs au contenu directement depuis une machine Windows (ou autre grant les protocoles CIFS, FTP ou WebDAV) Permet la connexion de lecteurs rseau S'ouvre comme tout dossier du voisinage rseau

Possibilit d'ajout de raccourcis Un espace Alfresco = un dossier

Permet le glisser-dposer vers et depuis Alfresco Permet l'dition directe depuis tout logiciel Les dossiers rseau peuvent tre des espaces avancs (avec des rgles) Possibilit de travail hors-ligne (porte document)

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Collaboration et droits

Les espaces sont normalement lisibles par tous, mais modifiables uniquement par le propritaire.

Configurable, ce comportement peut voluer. Il est possible de rendre des espaces privs et empcher la lecture.

Il est possible d'inviter des utilisateurs dans un espace et leur donner un rle. Les utilisateurs peuvent tre associs un groupe. Un systme de notification par mail existe. On peut associer une discussion (de type forum) un lment. Le contrle des droits peut se faire jusqu'au niveau document.

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Les droits et rles

Utilisateur

Visualisation des espaces et des commentaires Utilisateur + mise jour du contenu, dition des proprits Utilisateur + ajout de contenu, dition des proprits Editeur + Contributeur Contrle complet Invitation des autres personnes

Editeur

Contributeur

Collaborateur

Coordinateur

Extensible et modifiable

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Intgrer et tendre

Pilotage

Services web (SOAP), JSR-168 (Portlets) L'interface web standard est un composant que l'on est pas oblig d'utiliser. Messagerie, agenda, Documents numriss (OCR) Gestion de preuves Facturation

Intgration de flux entrants

Applications tierces

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Dmonstration

Espaces et modles, catgories, utilisateurs Proprits de document, discussion, enrichissement Indexation, recherche, audit des actions Workflow

Cycle de validation de document avec cration de PDF Automatisation d'actions Interaction entre l'interface web et un logiciel tiers

Modifications en ligne

Accs par partage rseau et webdav Intgration du coeur avec applications tierces

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Les apports d'Alfresco

Les garanties apportes par la connaissance mtier des fondateurs et dveloppeurs. La rutilisation de composants prouvs Des fonctionnalits avances Facilit de prise en main Nombreuses possibilits de paramtrage et d'extension Une aide prcieuse la formalisation des procdures et processus Une licence ouverte et offrant de nombreuses liberts

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Alfresco et Atol

Atol est partenaire officiel de la socit Alfresco

L'quipe Atol a t forme directement par les dveloppeurs de la solution. Un accs direct aux quipes techniques

Atol est membre fondateur de la communaut francophone http://www.alfresco-fr.org/ Les services Atol

Formation Mise en oeuvre, Paramtrage, Intgration Dveloppements complmentaires

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Un exemple
Facturation Suivis Rapports

Gestion relation client / citoyen

Lier les documents contenus dans Alfresco aux diffrentes actions

Alfresco

Pouvoir rattacher les documents projets contenus aux diffrentes tches

Gestion de projets

Serveur de messagerie

Suivi des documents transmis par les clients ou envoys aux clients Archivage des mails importants du client ou envoys au client

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Pour conclure ...

Questions / Rponses

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Quelques pointeurs

Atol conseils et dveloppements

http://www.atolcd.com/ contact@atolcd.com

Les sites Alfresco

http://www.alfresco.com/ http://www.alfresco.org/

La communaut francophone
http://www.alfresco-fr.org/

ADULLACT
http://www.adullact.org/
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