Les changements entraînés par la numérisation de la

photothèque
Sylviane Chapelle

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Sylviane Chapelle. Les changements entraînés par la numérisation de la photothèque . Sciences de
l’information et de la communication. 2000. �dumas-01737942�

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publics ou privés.
 Sylviane Chapelle

MA|TR|SiwL" ^3Kg
SCIENCES DÉX'INFORMATJON Et DE LA DOCUMENTATION

Rapport de stage

« Les
changements entraînés
par la numérisation de la photothèque »

stage effectué
du 13/06/2000au 11/08/2000
au

ministère de l'économie,
des Finances et de l'Industrie
k Paris

Sous la direction de :

MonsieurDominique Cotte,
responsable universitaire
Monsieur Pierre Cheneval,
responsable professionnel

B.U.C. LILLE 3
 Sylviane CHAPELLE

MAITRISE EN

SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE LA DOCUMENTATION

Rapport de stage :

« Les changements entraînés par la

numérisation de la photothèque »

Stage effectué du 13/06/2000 au 11/08/2000.

au

MINISTERE DE L'ECONOMIE, DES FINANCES et de l'Industrie

Paris

Sous la direction de :

Monsieur Dominique Cotte, responsable universitaire

Monsieur Pierre Cheneval, responsable professionnel

LILLE 3 Jeudi 5 octobre 2000.

UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE

UFR IDIST
 REMERCIEMENTS

Je remercie Monsieur Michel Le Clainche, directeur des Relations avec les Publics et de
la Communication ; Monsieur Jean-Claude Barrois, sous-directeur des Presses et Publications ;

Monsieur Gérard Zaepfel, chef du Bureau de la Communication Interne et l'ensemble du

personnel de la Dircom, de m'avoir chaleureusement accueillie.

Je remercie plus particulièrement Monsieur Pierre Cheneval, responsable du Pôle

Image ; Monsieur Michel Pignaut et Madame Madeleine Granger-Pité, photothéeaires ; ainsi
que tous les agents des secteurs photo et vidéo, de m'avoir intégrée au sein de leur équipe
pendant ces deux mois.

Je remercie Madame Sylvie Toulzac, responsable du Pôle de Communication Interne,

Madame Patricia Popineau, chargée du journal interne « Point Zoom », Madame Elisabeth
Vieille, du Pôle Conception et Réalisations graphiques, Madame Maryse Harlouchet, chargée
de la réalisation des sites Internet et Mademoiselle Gwenaëlle Tesse du Service des Archives

Economiques et Financières de m'avoir consacré quelques moments pour me faire découvrir

leurs métiers respectifs.

Enfin, je tiens à remercier Monsieur Dominique Cotte, professeur à l'Université Charles

De Gaulle Lille 3 de m'avoir conseillée dès mes premières recherches jusqu'à l'aboutissement
de ce mémoire de stage.
SOMMAIRE

»
 SOMMAIRE

SOMMAIRE Pl

INTRODUCTION p5

PRÉSENTATION p8

Il L'Organigramme p 9

2/ Vocation de la photothèque et du service photo p 15

3/ Logique du service photo p 16

4/ Étude détaillée des postes de travail p 19

5/ Diagramme de la circulation des documents dans le service photo p 21

I/ HISTORIQUE : LE PROJET « PHOTOTHÈQUE ». UN LONG CHEMIN

11987-2000) p 24

1/ Naissance et constitution de la photothèque 11987-1994) p 25

a/ L'idée de photothèque p 25
b/ Nature du fonds photographique p 25
Les supports p 25
Les sujets p 26

2/ Un fichier papier et une indexation manuelle 11987-1988) p 28

a/ Anciens modes de classement et d'archivage p 28
b/ Aujourd'hui : un archivage papier amélioré p 29

3/ Apparition de l'outil informatique : nouvelle indexation et premières

bases de données 11988-1999) p 31
a/Dbase 2 (1988-1994) p 31
b/ Access 2 (1994-1999) p 32
Les différents typesd'informations contenues dans la base de données p 32
L'organisation de ces informations sous Access 2 p 35
Les conséquences dans l'utilisation quotidienne de la base p 37

4/ « La photothèque numérique », ou pourquoi basculer dans l'ère

numérique (2000) p 40
a/ Les objectif p 40
b/ Les avantages du numérique p 40

2
II/ LANCEMENT DU PROJET « PHOTOTHÈQUE NUMÉRIQUE »

(Janvier 2000) p 41

1/ Définition des besoins et démarches d'accompagnement p 42

a/ Élaboration du cahier des charges p 42
b/ Recherche du produit adapté : appel aux professionnels p 43

2/ Un nouveau logiciel : Image-Base-Pro (IBP) p 45

a/ Pourquoi avoir choisi IBP ? p 45
Une réponse à des besoins p 45
Une réponse à des objectifs p 46
b/ Fonctionnalités d'IBP : ce que le logiciel permet de faire p 47
Les fonctions qui répondent aux besoins : p 47
L'acquisition : importation / indexation p 47
L'édition - diffusion : modules Player & catalogue, exportation p 48
Les fonctions qui ne sont pas encore exploitées : p 49
La gestion : GED & thèmes de travail, gestion administrative p 49
La communication - diffusion :module de mise enligne p 51

III/ LES CHANGEMENTS ENTRAÎNÉS PAR LA NUMÉRISATION À LA

PHOTOTHÈQUE p 53

1/ De nouvelles manipulations, de nouvelles pratiques p 54

PRESENTA TION DE L 'OUTIL DE TRA VAIL : LA CHAÎNE NUMÉRIQUE DE GED p 54
PROCEDURE DE TRA VAIL P 55
a/ La numérisation p 55
Principe d'archivage numérique des diapos p 55
Principe d'archivage numérique des négatifs p 56
Procédure d'acquisition des images p 57
b/ L'indexation p 59
Principe de l'indexation p 59
Présentation du thésaurus de la photothèque p 59
Détail des deux premiers niveaux du thésaurus p 60
Schéma descriptif récapitulant les opérations p 61

2/ Comment s'effectue l'appropriation de la nouvelle technologie ? p 63

a/ Une formation logiciel
au p 63
b/ Une adaptation au logiciel : la personnalisation p 64
Alliance des pratiques documentaires et des données de la base sous
Access pour une refonte dans IBP p 64
Elaboration d'un thésaurus approprié à la photothèque du MinEFI p 65
Présentation de l'organisation de la base de donnée sous IBP après
personnalisation p 67

3/ Ajustements dans le fonctionnement quotidien p 68

a/ Dynamisme et modification du thésaurus p 68
b/ Création d'accès répondant à un type d'utilisation défini p 70
Mode administrateur p 70
Mode consultant p 70
Amélioration du dossier : « Scan temporaire » p 71
d Cohabitation d'Access et d'IBP pendant son installation p 71
AI Politique d'indexation adoptée durant cette phase de transition p 73
Procédure d'archivage numérique identique pour les nouvelles images et le

3
 fonds photographique repris p 73
Prévisions concernant la reprise totale du fonds sous IBP et organisation du
travail p 74

IV/ PERSPECTIVES D'AVENIR ENGENDRÉES PAR LA NUMÉRISATION DE LA

PHOTOTHÈQUE p78

1/ Le projet : « Labo Photo Numérique » p 79

a/ Situation de la photothèque numérique p 79
L'élément déclencheur d'un projet plus général : la numérisation de
l'ensemble du service
photo p 79
La solution
numérique : une requalification du laboratoire p 79
b/ Pourquoi un labo photo numérique ? Une solution en réponse à
d'autres problèmes p 80
Les problèmes p80
Les alternatives possibles p81
d Mythe de la solution du « tout numérique » p 82
« Zéro papier »
p 82
Suppression de la filière argentique ? p 83

2/ Coexistence du support papier et du support numérique p 85

a/ Les besoins des usagers p 85
Identification des usagers p 85
Des besoins liés aux habitudes de travail p 87
b/ L'adaptation du projet en fonction des consommateurs p 91
d Conséquences pour le labo photo p 92
De nouvelles pratiques pour les photographes, un nouveau métier ? p 92

3/ La photothèque sur le réseau Intranet « Alizé » p 96

a/ La mise en réseau : une décision politique délicate p 96
Problème de l'organisation interne du MinEFI p 96
Problème du droit à l'image p 98
Problème du contrôle de la circulation des images p 99
b/ Quelles solutions : des conditions p 100
Un accès limité p 101
d Conséquences p 103
La numérisation de la photothèque modifiera-t-elle les pratiques des usagers ? p 103
Problème de la maîtrise de l'outil informatique p 104

CONCLUSION p 106

BIBLIOGRAPHIE p 109

ANNEXES p 113

4
INTRODUCTION

5
 INTRODUCTION

Dans le cadre des enseignements de Maîtrise en Sciences de l'Information et de la

Documentation reçus à l'Université Charles De Gaulle Lille 3, j'ai effectué un stage

complémentaire de fin de formation, au sein de la Direction des Relations avec les Publics et de
la Communication du Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie. Celui-ci s'est

déroulé durant la période du 13 juin au 11 août 2000 inclus.

C'est plus précisément le Bureau de la Communication Interne qui m'a accueillie où

j'étais affectée à la photothèque, entité qui prend place dans le Pôle Image. La photothèque
abordait depuis quelques mois une importante phase de mutation. En effet, à la fin de l'année
1999, la décision relative au passage à la gestion électronique de documents a été
officiellement entérinée. Le début de l'année 2000 a par conséquent été marqué par le
lancement du projet de numérisation de la photothèque. Dès cet instant la mise en place a

débuté. Présente lors de la phase d'ajustements suivante, il s'agissait d'identifier les difficultés
rencontrées pour procéder aux améliorations nécessaires. En outre, la numérisation de la
photothèque a conduit le Pôle Image à reconsidérer le projet d'origine à son échelle. C'est
pourquoi, il m'a été demandé d'effectuer un travail de prospective concernant l'adoption de la
technologie numérique et d'en évaluer les conséquences dans un cadre plus large. Dans ce

contexte de profonde mutation, ma mission a consisté à mener une étude relative aux

changements entraînés par la numérisation de la photothèque. Mais il s'agissait aussi de

déterminer les implications engendrées par la réalisation du projet « photothèque numérique »
à plus long terme.

Cependant, afin de mieux comprendre la situation présente, il convient de se remémorer

l'histoire de la photothèque. Les traces de son passé sont autant d'indices qui expliquent son

fonctionnement actuel. Elles indiquent notamment les raisons pour lesquelles ce projet a vu le
jour. Ensuite, nous nous attacherons plus particulièrement à la phase de transition que la
photothèque traverse en ce moment. Nous retracerons d'abord les différentes démarches

6
intervenues depuis le mois de janvier dernier ; puis nous détaillerons les éléments de la nouvelle
technologie choisie. Mais lors de mon stage, une fois le matériel installé, les remarques les plus
passionnantes se concentraient sur les changements observables survenus à la photothèque,
suite à la numérisation. Ceux-ci concernaient les pratiques quotidiennes, l'appropriation d'un
nouveau système ou encore les modifications à apporter. Toutefois, à plus longue échéance, la
numérisation du fonds photographique peut impliquer d'autres changements, allant au-delà de
la photothèque. Il est possible d'envisager des suites pour le service photographique, voire
l'ensemble du ministère.

7
PRESENTATION

8
 1/ L'ORGANIGRAMME

L'organisation interne du ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie,

désigné par le sigle MinEFI, revêt un aspect particulièrement complexe. Le nombre important
de personnes travaillant au sein de cette administration nécessite une hiérarchie très structurée.
Ainsi le MinEFI, dirigé par le Ministre, se divise d'abord en Secrétariats d'Etat qui gèrent un

sous-domaine précis des activités du ministère et ont chacun à leur tête un Secrétaire dEtat
actuellement au nombre de quatre. Ensuite, chaque branche du MinEFI, qu'elle dépende d'un
Secrétaire d'Etat ou soit directement rattaché au Ministre, comprend plusieurs directions,

représentées en la personne de son directeur. Ce dernier est responsable de plusieurs sous-

directions administrées par des sous-directeurs ; qui s'occupent eux-mêmes de plusieurs

bureaux, chacun ayant leur chef. Enfin, les bureaux se subdivisent en secteurs gérés par un

responsable, qui a sous sa coupe des services.

Ainsi, pour pouvoir situer le lieu de stage à savoir la photothèque, il faut partir de la
branche du MinEFI qui dépend directement du Ministre. Sa Direction de rattachement est la
Direction des Relations avec les Publics et de la Communication, couramment nommée

Dircom. Celle-ci est composée de trois sous-directions, dont la sous-direction Presse et

Publications qui nous intéresse. Elle se subdivise en quatre bureaux notamment le Bureau de la
Communication Interne (BCI). Les trois secteurs qui le constituent sont ici appelés « Pôles ».

La photothèque se trouve au sein du Pôle Image, formé des services photo et vidéo (UPRA :

Unité de Productions et de Réalisations Audiovisuelles).

Le Pôle Image comprend à ce jour un effectif de 13 personnes réparties de la façon

suivante : une personne est responsable du Pôle ; trois personnes sont affectées à la partie
vidéo (production/secrétariat ; prise de vues, montage) ; sept personnes s'occupent de la partie
photo (secrétariat, prise de vues, laboratoire) ; et deux personnes gèrent la photothèque. Par la
suite, nous entendrons par « Service photo », l'ensemble constitué par le laboratoire photo et
la photothèque.

9
 Ci-après se trouvent trois organigrammes permettant de mieux visualiser l'organisation
hiérarchique interne du MiriEFI :

1 Organigramme général du MiriEFI1 (Ministère de l'Économie des Finances et de

l'Industrie ; Mai 2000)
2 Organigramme Dircom (Direction des Relations avec les Publics et de la Communication ;
Décembre 1999)
3 Organigramme BCI (Bureau de la Communication Interne ; Décembre 1999).

Au travers de cette répartition, une autre distinction liée à la nature des différentes
unités est également faite. Les services administratifs sont alors différenciés des services
techniques comme le Pôle Image.

1
Organigramme extrait du site du MEFI [28/05/2000] :Disponible sur Internet : <URL
http// :www.finances.gouv.fr/général/orgmefi.htm.

10
 28/05 0

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 Organigramme général
DIRECTEUR
Michel LE CLAINCHE
01 53 18 88 02

CONSEILLER DU DIRECTEUR BUREAU DES AFFAIRES GENERALES

Georges-Louis VIGIER Danièle BARRÉ
01 53 18 38 53 01 53 18 88 07
i

CHARGE DE MISSION
Laurent SAILLARD
01 53 18 35 57
l

SOUS-DIRECTEUR SOUS-DIRECTEUR SOUS-DIRECTRICE

PRESSE ET PUBLICATIONS RELATIONS AVEC LES PUBLICS ÉTUDES ET CAMPAGNES
Jean-Claude BARROIS René FORGUES Françoise MIQUEL
01 53 18 76 43 01 53 18 88 08 01 53 18 88 03

PROSPECTIVE, ÉVALUATION ET
PRESSE (BP) ACTIONS RÉGIONALES (BAR)
FORMATION (BPEF)
Irène MARTIN-HOULGATTE Yves ANGELLA
Nicole SÉLIGMAN
01 53 18 88 10 01 53 18 88 14
01 53 18 88 68

PUBLICATIONS EXTERNES (BPE) RELATIONS PUBLIQUES (BRP)

Jérôme CHEVAILLIER Guy FOULQUIER
01 53 18 89 62 01 53 18 89 79

l
AMÉLIORATION DES RELATIONS
COMMUNICATION INTERNE (BCI) AVEC LES USAGERS (BARU)
Gérard ZAEPFEL
Dominique MARCHAND
01 53 18 77 86
01 53 18 94 72

COMMUNICATION ET NOUVELLES
MAGAZINES INTERNES (BMI) HISTOIRE ET RECHERCHES (BHR)
TECHNOLOGIES (BCNT)
Didier WILLOT
Jean-Michel BRIEZ Marie-Ange SANTARELLI
01 53 18 88 16 01 44 77 52 64
01 53 18 88 73

5
 Bureau de ia communication interi

Pôle produits éditoriaux Pôle

Contact Info-Rapide,
communication
Les Nouvelles de la Corn'
Le trombinoscope Dircom interne
Gérard
ZAEPFEL
Chef de bureau
Jean-Paul Sylvie
VERGNERIE TOULZAC
Adjoint

Secrétariat

Actions
Maquettiste Suivi de fabrication institutionnelles et
événementielles

Nadia
BOUTHORS

Fabienne Jean-Claude Sylvie

HERVÉ FABRE IIOREL

Evelyne
BEYON-BOYER

Hamid
OIXD MOl'SSA
 Pôle
images

Pierre
CHENEVAL

Le journal Audiovisuel Photothèque Photo

POINT ZOOM

I
Secrétariat

Patricia Pierre Michel

POPINEAL PLANAS piGNAtrr Dominique
Lumière, FAI.F.MPIN
prise de vues

Laboratoire

Catherine Michel Madeleine

CAPI ANC) POL'X CHANGER Pin-
Son Gilles Daniel
COIF.DIC LEROUX

Prise de vues, laboratoire

Bernard
SERGUEE1
Chargé de production
Patrick Alain
BAC,FIN SALESSE

Daniel
TO.NO.N
Prise de vues, Patrick Claude
un mutée, vidéothèque VEDRLNE WAI.TF.R
 2/ VOCATION DE LA PHOTOTHÈQUE ET DU SERVICE PHOTO

La photothèque a une vocation de prestataire de services pour des directions du

MinEFI. Des demandes sont transmises au Service photo et celui-ci s'efforce de les satisfaire
soit par une recherche en photothèque, soit par une prise de vues. Si l'on se réfère aux

différents membres du Pôle Image, la mission de l'ensemble du Service photo, et donc de la

photothèque consiste à « donner des photos qui concernent directement Bercy pour les
directions et services du ministère qui n'ont pas de photographes » ; et ce, principalement afin
d'illustrer leurs publications.

Son but est de satisfaire au mieux les demandes des usagers en fonction de son fonds
photographique et du temps qui lui est accordé. Mais il faut tenir compte du fait que la
constitution progressive de cette photothèque s'est souvent effectuée avec peu de moyens. On
y traite les photos à la demande et sans pouvoir anticiper davantage malgré une bonne
connaissance de ses usagers.

La mission du service photographique est essentiellement ciblée sur le reportage. De

plus, les documents gérés par la photothèque contiennent des informations à 80% relatives à
l'événementiel du MinEFI. Elle a donc deux fonctions principales : d'une part, une fonction
immédiate liée à l'actualité de l'organisation dont elle dépend ; et d'autre part, une fonction de
conservation en tant que mémoire visuelle du ministère.

15
 3/ LOGIQUE DU SERVICE PHOTO

Après avoir défini la vocation du service photographique, nous allons nous attacher à son
mode de fonctionnement interne. Pour mettre à jour sa logique, il faut dans un premier temps
identifier les acteurs. L'activité interne du service photo peut ensuite être reconstituée par

recensement des différentes actions et mise en évidence de leur coordination. Ici, il faut distinguer
deux configurations. En effet, le rôle des acteurs varie sensiblement selon la situation.

Dans le premier cas, la demande de l'usager implique la fabrication d'un nouveau

reportage. La secrétaire prend la commande et vérifie l'emploi du temps auprès des photographes
qui devront réaliser la prise de vues. En effet, la disponibilité des photographes dépend d'une part
du carnet de commandes, et d'autre part du lieu des reportages Les déplacements en province sont
fréquents. Le service photo s'organise de manière à satisfaire les demandes, y compris dans les cas
d'urgences souvent liés à l'événementiel du MinEFI. Une fois le reportage réalisé, le film suit la
chaîne photographique pour y subir le traitement classique. Le commanditaire obtient ses photos
et les films qui ont servi à leur réalisation sont transmis aux photothécaires pour être archivés.

Ceci nous amène au deuxième cas qui concerne le retirage d'un reportage existant. Le
processus de commande s'effectue de façon identique. Mais cette fois, la secrétaire s'adresse aux
photothécaires qui vérifient par une recherche dans le fonds photographique que le document
existe bien. Le film déjà développé est alors transmis aux photographes qui en extraient de
nouveaux tirages à livrer au client. Quant au film, il réintègre son lieu d'archivage. On remarque ici
que le rôle des photothécaires s'amplifie. Us interviennent à deux endroits stratégiques du
processus : immédiatement après la commande et après le traitement, soit à des moments qui
habituellement favorisent le contact avec le commanditaire. Il est à noter que les photothécaires

n'ont pourtant que de rares contacts avec leurs usagers dans la mesure où la secrétaire assure ce

rôle. De même, ils sont délestés des responsabilités liées à la difîiision des photos qu'ils
fournissent. Cette décision est assumée par la direction commanditaire, soit avant-même la
commande au service photo, soit après les tirages.

16
 Voici deux schémas récapitulatifs :

Cas 1 : Fabrication d'un reportage.

ACTEURS ACTIONS

LÉGENDE :

Premier chemin : Cas où aucun photographe n'est disponible pour réaliser le reportage.
AT1ENTION : Ce cas est rarement envisageable lorsque le sujet du reportage concerne un

événement. Or, la plupart des commandes concernent l'actualité. Par conséquent, cette

hypothèse est rarissime.

N° 1 - 2.

Second chemin : Cas où le circuit est effectué au complet, de la commande jusqu'à la livraison et l'archivage.
N° 1-2-3 —4-5-6 —7-8.

17
Cas 2 : Utilisation du fonds photographique et retirage

ACTEURS ACTIONS

Usager interne MinEFI

Demande de recherche : fax / téléphone => sujet photo / lieu / date / motif ©
I
Secrétaire

II
Photothécaires
Transmission de la requête ©
Analyse ( le la demande
©
Recher che du film ©
Photographes
Laboratoire Photo :

1. Tirage des photos ©

2. Finition

V Contrôle qualité du produit fini ©

Secrétaire

Livraison Client ©
Photothécaires

Retour du film à l'archivage

©

LÉGENDE :

Premier chemin : Cas de refus quand il est jugé inopportun de diffuser une photo.
N° 1 - 2 -3.

NB : Il peut y avoir des cas de refus lorsque le sujet de la photo concerne directement
les Ministres, les Secrétaires d'Etat, les cabinets ministériels ou les directions.
Dans ce cas, il s'agit de demandes émanant de l'extérieur du ministère, et la

décision concernant la diffusion des photos revient à la direction concernée par

le sujet.

Second chemin : Cas où le circuit est effectué au complet, de la demande au retour à l'archivage.
N° 1-2-3 — 4-5-6-7- 8.

18
 4/ ÉTUDE DÉTAILLÉE DES POSTES DE TRAVAIL

a/ Responsable du Pôle Image

Le Responsable du Pôle Image est un manager en charge d'une équipe de 9 personnes,

pour la partie photo. Il dépend du Chef de Bureau de la Communication Interne (BCI).

Aujourd'hui, son activité principale réside dans la mise en œuvre d'un projet de numérisation au

sein de son secteur. En effet, l'outil de production étant devenu obsolète, une nécessaire
modernisation s'impose. Le passage du service photo à l'ère numérique se pose donc avec acuité,
compte tenu de l'évolution du contexte technologique ambiant.

b/ Secrétaire

La secrétaire a pour mission de réceptionner les diverses demandes adressées au service

photo. Selon les demandes elle transmet les informations à la photothèque dans le cas d'un
retirage ou directement au reporter photo dans le cas d'un reportage. Quel que soit le cas, elle
élabore un bon de commande ainsi que la fiche de travaux de laboratoire correspondante. Son
rôle consiste donc : d'une part, à informer les photographes des missions à accomplir en tenant

compte de l'urgence ; et d'autre part, à consigner les demandes. Une fois le travail effectué, elle
doit également vérifier sa conformité par rapport à la demande initiale et se charge de son

expédition.

c/ Photographe, spécialité : prise de vues

Les prises de vues constituent environ 30% de l'activité du photographe. Cette opération
se déroule soit en studio lorsqu'il s'agit de compositions, soit à l'extérieur du service lorsqu'il
s'agit de reportages. Dans ce dernier cas, deux alternatives se présentent selon les demandes. Si
le reportage a lieu dans l'enceinte même du MinEFI, la prise de vue est relativement rapide. En
revanche la prise de vues peut être plus longue dans le cas d'un reportage qui nécessite un

déplacement d'un à plusieurs jours en province ; ce qui arrive assez fréquemment.

19
d/ Photographe, spécialité laboratoire

Le travail de laboratoire, appelé traitement, représente la partie la plus dense de l'activité

du photographe, soit environ 70%. Elle se décompose en plusieurs tâches. La première est le
développement. Lors de cette phase, un numéro d'ordre est attribué au film. Ensuite, on

développe le film dans une développeuse qui comprend quatre bains de produits chimiques
appelés respectivement révélateur, blanchiment, fixage, stabilisant. On obtient alors le négatif. Le
même principe est parallèlement utilisé avec un agrandisseur pour fabriquer l'outil de travail
qu'est la planche contact. Le négatif est alors coupé et mis sous pochettes plastiques. Quant à la
planche contact, des vues y sont sélectionnées soit par le reporter, soit par le client. Une fois ces

vues sélectionnées, vient la deuxième grande étape du travail de laboratoire : il s'agit du tirage.
Cette opération se fait à l'aide d'une tireuse informatisée. On étalonne d'abord sur le papier
(suppression des dominantes de couleurs) qui se présente sous forme de rouleaux. Les réglages
effectués, on procède aux tirages en série des photos, à partir des négatifs choisis. Enfin, l'ultime
étape est la finition. Lors de cette dernière phase, on utilise la coupeuse pour donner aux photos
leur aspect traditionnel. Puis les photos sont numérotées, étiquetées et transmises pour être
expédiées, soit sous enveloppes, soit par teledoc (service courrier interne).

e/ Photothécaire

Le photothécaire a pour principale tâche de conserver les outils permettant de reproduire

une photo déjà produite par le service. Il archive donc les négatifs et les planches contact
correspondantes. Pour cela l'essentiel de son travail réside dans la sélection, la description,
l'indexation et le classement de ce fonds photographique. Ces tâches sont censées rendre la
recherche plus rapide, et donc procurer un service plus efficace, toujours en vue de satisfaire le
commanditaire. Mais le manque de rigueur passé dans l'accomplissement de ces opérations a
conduit à la numérisation de la photothèque. C'est pourquoi, aujourd'hui l'activité principale
consiste à transférer et à reprendre le fonds photographique sous un format numérique.

20
 5/ DIAGRAMME DE LA CIRCULATION DES DOCUMENTS
DANS LE SERVICE PHOTOGRAPHIQUE

Cas 1 : Fabrication d'un reportage

Prise de vues:
Usager/Client Secrétariat Laboratoire Photothèque
Studio/Extérieurs

Photo

Photo
Cas 2 : Utilisation du fonds photographique et retirage
 LÉGENDE

• « BC » = Bon de Commande2

• « FTL » = Fiche Travaux Labo3 4

• « Pel 24X36 » = Pellicule, Film format 24X36

• « Nég » = Négatif, Film développé

• « P.C » = Planche Contact

• « Photo » = Tirage Papier

• « 1,2,3 » => indique le nombre d'exemplaires des documents

. _L => indique le lieu d'archivage des documents :

fin du circuit

•
~J~ => indique le lieu où est archivé le document :
reprise du circuit

•
/y => indique la création d'un nouveau document

• => indique le trajet suivi par le document

1
NB : Toutes les informations pour réaliser ces schémas ont été recueillies au cours d'un entretien retrancsrit
en annexe n°l
2
Voir un exemplaire du bon de commande : annexe n°2
3
Voir un exemplaire de la fiche travaux labo : annexe n°3
4
NB : Le bon de commande et la fiche travaux labo sont matérialisés sur un document unique recto-verso.

23
 I

HISTORIQUE :

LE PROJET

« PHOTOTHÈQUE »,

UN LONG CHEMIN

(1987-2000)

24
 1/ NAISSANCE ET CONSTITUTION DE LA PHOTOTHÈQUE (1987-1994)

a/ L'idée de photothèque

Si l'on désire comprendre ce qu'est la photothèque aujourd'hui, il faut prendre en

compte l'ensemble du Service photo dans lequel elle prend place. La création du service

photographique remonte à l'année 1947, toutefois, on peut considérer que sa pleine activité a

débuté aux alentours de 1976. A l'époque on travaillait avec des microfilms1 qui représentent
maintenant 5 à 6 ans de photos. C'est à partir de ce moment que la production photographique
a progressivement augmenté, et que la nécessité de ranger les supports photographiques est
apparue. Ainsi, les premières tentatives d'organisation de cette production ont été l'occasion
d'utiliser des pochettes pour ranger les négatifs dans les années 1965-1966, puis des boîtes
d'archives vers 1968. Peu à peu, un fonds photographique s'est donc constitué. Cependant, il a
fallu attendre 1987, soit quarante ans pour que la photothèque, au sens où nous l'entendons
maintenant, prenne forme. Cette évolution est à mettre en rapport avec de nouvelles

préoccupations comme le souci de conservation des supports, ou encore l'amélioration de la

performance dans le travail qui passe par des logiques organisationnelles plus rigoureuses.

b/ Nature du fonds photographique

• Les supports

Le fonds photographique est constitué de négatifs, format 24X36 noir et blanc et

couleur. Ces films sont approximativement au nombre de 10.000 et couvrent la période des

1
Les micofilms étaient des photographies de documents. Les films ainsi produits étaient ensuite archivés.

25
quarante dernières années. Parallèlement, en 1982, avec la construction du ministère sur le site
de Bercy un nouveau support a été introduit : la diapositive. Durant cette période qui s'étend
sur six années, une quantité de 100.000 dias a été produite. Elles ont ainsi une valeur
d'illustration.

On peut donc résumer la chronologie des supports photographiques gérés actuellement par la
photothèque de la façon suivante :

*
1952-1982 : Négatifs mais seul le noir et blanc est utilisé,
les formats sont divers 9X12 et 24X36

*
1982-1989 : Le support diapo renforce les négatifs noir et blanc.
Environ 30.000 diapositives sont susceptibles d'être utilisées.
*
1986-1991 : Les négatifs couleur remplacent partiellement les négatifs noir et
blanc
*
1991-2000 : La quasi totalité des reportages se fait en négatif couleur, format
24X36.
*
1995-2000 : On peut estimer à environ 1.750, le nombre de négatifs pour ces

5 dernières années

• Les sujets

Pour avoir une image plus précise du contenu des photographies qui sont produites par

le service photo, il est possible d'en dresser une rapide typologie.

A titre d'exemple, la typologie des reportages réalisés entre 1978 et 1998 se caractérise
comme suit :

26
1/ Actualité politique du ministère
1/ Les faits
1.1/ Evénements politiques, diplomatiques et économiques
-

Entretiens avec des ministres, personnalités étrangères, représentants de sociétés...

-

Signatures d'accords avec un pays étranger, une société, un groupement professionnel

-

Réunions OCDE, CEE, pays de la zone franc et autres

-

Présentation du projet de loi de finances / Présentation des comptes de la Nation

-

Commissions, comités
-
Passations de pouvoirs
-G7
-
Club de Paris
1.2/ Réceptions
-
Petits déjeuners / Déjeuners / Dîners / Cocktails
-

Vœux des ministres et des directeurs

1.3/ Conférences de presse et actions de communication
-
Conférences de presse
-

Inauguration, visites et participations à des salons

-

Conférences, forums, tables rondes organisés par le ministère ou des organismes

extérieurs divers
-
Visites d'organismes, d'expositions
2/ Les hommes
*
Portraits des ministres, des membres de cabinets, des directeurs, des agents
II/ Manifestations socio-culturelles
-
Journées portes ouvertes / Visites du ministère par des écoles, des groupes divers
-

Départs à la retraite / Dîners ou goûters des retraités

-
Décorations
-
Arbres de Noël
-
Fête de la musique à Bercy
-

Cérémonies commémoratives (8 mai, 11 novembre...) / Dîners des anciens combattants

-
Manifestations sportives (cross, rugby, escrime, boxe...)
-
Manifestations culturelles
-

Activités des associations ATSCAF, Place des Arts... : expositions, soirées, spectacles, concerts
-
Assemblées générales, réunions...
III/ Activités des directions du ministère
-

Activités des agents de la DGDDI, de la DGCCRF, de la CP, des ateliers de la DPMA

-

Points d'information à Bercy, accueils des agents

IV/ Construction et affaires immobilières
1/ Construction
*
Bercy :
-
chantier
-

aménagement des espaces verts

-
1% artistique
-
bâtiments
*
Chevaleret
*
Trésoreries générales, centre des Impôts, centres informatiques...
*
Ecole Nationale du Trésor public à Marne-la-Vallée
2/ Rénovation
*
Malakoff / Ilot Saint-Honoré / Vincent Auriol / Rue du Bac...
*
Chantier du Grand Louvre
3/ Aménagements intérieurs
*
Bureaux (Bercy et Rivoli)
*
Salons d'apparat, bureaux, escaliers monumentaux, entrées (Bercy et Rivoli)
*
Mobilier Rivoli (fauteuil, chaises, lustres, pendules,tableaux...)

27
 2/ UN FICHIER PAPIER ET UNE INDEXATION MANUELLE (1987-1988)

a/ Anciens modes de classement et d'archivage1

A partir de 1987, un système de classement fut instauré afin de retrouver un document

le plus rapidement possible et sans perdre de temps dans des recherches laborieuses. Il faut
préciser qu'avant cette date, le futur fonds documentaire était simplement stocké et entreposé
dans un local. Ici, le document est l'image photographique, c'est-à-dire le négatif, seul support
manipulé à toutes les époques. La première démarche consista à créer un fichier manuel pour

indexer les films. Il consignait ainsi deux types de renseignements : la date, et le sujet de la
photo. Les références du document étaient alors succinctes. Ce système ne permettait donc
qu'une recherche limitée au seul critère de la date. En effet, à cette époque, les négatifs étaient
archivés dans des dossiers spécifiques de couleur rouge dans lesquels chaque bande de films
venaient prendre place. Elles se succédaient ainsi chronologiquement dans leur ordre d'arrivée
jusqu'à ce que le dossier soit rempli. Par conséquent, un dossier pouvait contenir trois mois, ou

bien deux ans de reportages.

Ce premier critère temporel restera fondamental par la suite. La recherche

documentaire sera toujours possible dès l'instant où la date du document est connue, et ce,

quel que soit le système de classement adopté. D'ailleurs l'utilisation du fichier manuel
perdurera jusqu'en 1994, c'est-à-dire jusqu'au moment où la recherche documentaire
deviendra possible et performante sur un support informatique. Mais avant d'aborder cette
étape, une étude fut menée en 1990 pour obtenir de nouveaux classeurs d'archivage ; l'objectif
étant de mieux regrouper tous les films.

Cette fois-ci, il s'agissait de classeurs jaunes contenant des pochettes et dans lesquels
furent rangés non seulement les négatifs, mais aussi les planches contact correspondantes, soit
l'outil de travail des photographes permettant de visualiser et donc de sélectionner les photos.

28
 Cependant, il apparaît que le travail réalisé à partir de cette période ne permet pas aujourd'hui
de réaliser une recherche documentaire en utilisant l'indexation mise en place. En effet,
plusieurs films différents se sont trouvés regroupés dans une pochette destinée à un seul. Le
système n'est donc plus opérationnel concernant cette période C'est pourquoi une recherche
de documents qui porte sur les années1990-1993 est rendue plus difficile mais également plus
longue dans l'hypothèse optimale où le document est retrouvé. On pourrait sans doute
aujourd'hui avec les moyens scientifiques existants tenter de rectifier ces négligences, à
condition bien évidemment de pouvoir identifier de manière certaine les individus
photographiés. Il est ici à noter que parfois aucune indication ne permet de résoudre cette
énigme, et cela est d'autant plus vrai que la photo est ancienne. En outre, la vocation de la
photothèque restant ciblée sur l'événementiel, plus le cliché est ancien moins il devient
important, car beaucoup moins susceptible d'être demandé. Toutefois, on conserve ces films
qui prennent alors une valeur historique et sont autant de témoignages de la vie politique du
ministère. Dans ce contexte, les choix qui détermineront où doivent se concentrer les efforts
s'orienteront plutôt vers l'avenir. On remarque également que ce système de classement que

nous verrons en détail ci-après, s'est poursuivi et existe toujours. A l'heure actuelle, il
fonctionne bien.

Mais pendant toute cette période passée, la photothèque n'avait pas réellement
d'identité propre, du moins physiquement. C'est la raison pour laquelle l'année 1994 lui verra
attribuer un local, afin d'y stocker les films. Seule la personne en charge du fonds

photographique dispose d'un accès, ce qui évite la confusion dans le système de classement et
officialise davantage la naissance de la photothèque, de nouvelles fonctions étant crées.

b/ Aujourd'hui : un archivage papier amélioré

Comme nous venons de le voir, il est parfois difficile de dissocier l'indexation de

l'archivage lorsqu'on aborde l'évolution des modes de classement par lesquels est passée la
photothèque. Ainsi, l'indexation papier que constituait le fichier manuel a aujourd'hui disparu

1
Toutes ces informations ont été recueillies lors d'un entretien avec le photothécaire actuel. Il est consultable
en annexe n°4

29
compte tenu de la lenteur des recherches. En revanche l'archivage papier existe toujours, et
son mode de fonctionnement actuel est fortement influencé par son histoire. Le classement
physique des documents est également lié aux supports.

Ainsi, les diapositives étaient jusqu'alors stockées dans des cartons. Elles se

présentaient sous la forme de planches de 20 vues, rangées dans des classeurs. Ces diapositives
n'avaient jamais été classées ou indexées, que ce soit de manière chronologique ou thématique.

Concernant les négatifs, la situation est différente. L'archivage se divise en deux. La

première partie concerne les planches contact qui sont rangées dans des classeurs noirs
localisés dans trois armoires. L'étiquette située sur la tranche d'un classeur indique le mois et
l'année des planches qui y sont regroupées (un classeur correspond à un mois de reportages).
Dans une des armoires se trouvent huit séparateurs permettant de les disposer à la verticale ce
qui facilite la lecture des étiquettes et augmente la rapidité de la recherche dans la mesure où
les classeurs sont rangés chronologiquement. Ce système évite également la manipulation
incessante de ces classeurs parfois lourds. Les armoires comprennent à ce jour plus de 160
classeurs mais seulement 8 séparateurs, ce qui nuit à l'ergonomie. Une commande de
séparateurs a été transmise au bureau chargé des fournitures depuis plusieurs mois, mais à ce

jour, cette commande n'est toujours pas satisfaite. Il serait donc bon de poursuivre l'effort
entrepris, si l'on désire augmenter l'efficacité des recherches demandées. A l'intérieur de ces
classeurs, les planches contact sont encore classées : d'abord par films, puis par reportages, et

par ordre chronologique. En effet, il peut y avoir jusqu'à une dizaine de reportages réalisés
dans une même journée ; et chaque reportage peut nécessiter l'utilisation de plusieurs
pellicules. Pour ordonner ces planches, une cote leur est attribuée. Celle-ci indique d'abord la
date(jj-mm-aa), ensuite le numéro de reportage(l,2, ou 3...), et enfin le numéro du film indiqué
par une lettre (A, B, ou C...). La cote a donc la forme suivante : « 231298.2C» Cette cote
constitue le lien entre la planche contact et son négatif. Les négatifs portent la même référence
mais ne sont pas archivés au même endroit. Les négatifs sont classés sous forme de planches
protégées par un plastique, et qui sont suspendues à l'intérieur de grands tiroirs spécifiques.

30
 3/ APPARITION DE L'OUTIL INFORMATIQUE :

NOUVELLE INDEXATION ET PREMIÈRES BASES DE DONNÉES (1988-1999)

a/ DBase 2 (1988-1944)

C'est en 1988 que l'informatique a fait son entrée au sein du service photographique
avec l'arrivée du premier ordinateur. Sur ce dernier, on a pu utiliser le logiciel DBase 2 dont le
support était des disquettes. DBase 2 a alors permis de créer la première base de données
textuelle de la photothèque. L'apparition de la micro-informatique a ainsi révolutionné les
pratiques d'alors faisant place à une indexation manuelle, mais désormais effectuée à l'aide de
l'outil informatique. Ce nouveau mode d'accès aux documents a notamment permis d'accélérer
le travail de recherche. Le premier fichier informatique venait d'être créé. Certains critères qui
seront ultérieurement repris, définissaient alors l'indexation des films, tels que :

• La date (jour/mois/année)
• Le numéro d'archives

• L'événement

• Le nom du photographe (l'auteur)

• Le lieu

• Le type (négatif couleur, négatif noir et blanc, diapositive)

• Le mot clé (à définir)
Ces critères répondaient à des préoccupations permettant de définir au mieux le document,
toujours dans une optique de recherche. L'analyse devait ainsi inclure des notions de temps, de
lieu, d'action, de personnages...La définition de ces notions a d'ailleurs été inspirée par le
modèle de la grille de G.Bléry qui avait précisément élaboré les critères de description d'une
image photographique.1 Cette exigence de description nécessitait donc le concours des
photographes, auteurs des documents, alors les plus à même de consigner les informations
utiles à une bonne analyse des images. L'intrusion de l'outil informatique dans les habitudes de

1
Voir Grille d'analyse de l'image de G.Bléry en annexe n°5, extraite de : KATTNIG, Cécile, LÉVEILLH,
Janny. Une photothèque mode d'emploi. Paris : Les Éditions de l'Organisation, 1989. Chapitre VI Annexes
p.236.

31
travail entraîna de nouveaux besoins comme l'étude d'un fichier informatique adapté aux

utilisations du service photo d'une part ; et d'autre part, en terme de formation du personnel.
La mise en place du dit fichier imposait déjà qu'un spécialiste en informatique consacre du
temps à l'archivage, à la fois pour installer le nouvel outil, mais surtout pour mettre son
utilisateur principal en apprentissage.

b/ Access 2 (1994-1999)

Un nouveau changement comparable à celui évoqué précédemment allait intervenir en

1994 avec l'installation du logiciel Access 2 et la création de la deuxième base de données

textuelle informatisée. Cette base, toujours utilisée en ce moment, recense toutes les planches
de négatifs datant de 1986 jusqu'au mois de décembre 1999 inclus.

A l'origine, il s'agit d'une reprise des données de Dbase 2, dont on a transféré les fiches
sous Access 2 . Par conséquent, dans la nouvelle base sont aussi indexés les négatifs produits
entre 1976 et décembre 1999, sachant que l'enregistrement de ceux-ci est devenu exhaustif en

1986. L'investissement dans un nouveau logiciel eut lieu en partie pour rendre la recherche
plus performante. La nouvelle présentation du système d'exploitation « Windows » ainsi que

l'accroissement du nombre de champs descripteurs dans Access ont rendu les recherches plus
précises, permettant ainsi d'en augmenter la rapidité. Par conséquent, la plupart des films de la
photothèque sont associés à des fiches signalétiques contenues dans Access. Ces fiches ont
d'ailleurs été conçues en fonction des différents contenus des photos qui composent le fonds,
afin de répondre facilement aux demandes les plus usuelles.

• Les différents types d'informations contenues dans la base de données

L'observation minutieuse de la base de données créée sous Access 2 permet d'élaborer

une typologie des informations qu'elle contient afin de renseigner les documents. On peut donc
distinguer six grandes catégories d'informations qui permettent de caractériser les films.

32
 -
Les éléments descriptifs (éléments relatifs au contenu de la photo)
*
champ « événement » : titre de l'événement, sujet de la photo (ex : Vœux des ministres)
*
champ «thème » : type d'événement (ex : événements politiques)
*
champ « clé » : mot-clé (ex : Colloque)
-
Les éléments de localisation temporelle
*
champ « année » : année de l'événement (ex. 1992)
*
champ « date » : date complète de l'événement (ex. 30/12/1999)
*
champ « N° » : numéro d'enregistrement chronologique des fiches qui correspond à
la date de saisie (ex : 10336)

-
Les éléments de localisation spatiale
*
champ « lieu » : endroit où a été prise la photo à l'intérieur du MinF.FT (ex. Haii coibert)
*
champ « pays » : région dans le monde (ex : Pologne)
*
champ « département » : en France (ex : Ain)
*
champ « ville » : ville (ex : Versailles)
-
Les éléments de référencement

*
champ « cote » : cote de la photothèque qui correspond à la date, au numéro de
reportage et au numéro de film, soit le numéro de la planche
(ex: 151299.1A)

Remarque : une fois la cote obtenue, il suffit de retrouver physiquement les

documents classés dans les tiroirs suspendus et les armoires.
*
champ « cote » : cote SAEF1 (ex:3Fi73/12)
-
Les éléments techniques
*
champ « film » : indique le type de support, et le format : noir & blanc, couleur (ex : nb)
*
champ « N° vues » : indique le cadrage et les conditions de prise de vues
(ex : identité / portrait)

-
Les éléments administratifs

*
champ « commanditaire » : indique le nom du commanditaire de la photo. (ex : Sautter)
*
champ « Direction» : permet de déterminer à quelle direction du MinEFI le
commanditaire appartient. (ex : Dircom)'

1
La cote SAEF est le numéro d'enregistrement correspondant à l'indexation adoptée par le Service des
Archives Economiques et Financières. Les films jugés trop anciens dont l'usage n'est plus pertinent sont
transmis à ce service qui se charge de les envoyer dans un lieu d'archivage. Ce centre est situé à Savigny et
conserve les archives de l'ensemble du MinEFI. Dans cette perpective, la photothèque maintient un système de

double cotation : le sien et celui du SAEF.

33
 *
champ « personnalités » : mentionne les personnages importants mais situés en
second voire arrière-plan sur la photo. (ex : Jospin)
*
champ « ministre / directeur » : nomme les ministres ou les directeurs présents sur les
photos, soit les personnes susceptibles d'être le plus
photographiées au sein du ministère, de par les
fonctions qu'elles occupent. (ex : Strauss Kafan)
*
champ « direction d'accueil » : mentionne la direction organisatrice de l'événement
(ex : DGI)2
*
champ « photographe » : indique le nom du photographe auteur du film, c'est-à-dire
celui qui a réalisé la prise de vues. (ex : Patrick Védrune).

Cette architecture résulte à la fois d'une analyse précise des pratiques informatiques
afin de pouvoir apporter des améliorations à la base préexistante, mais aussi d'une curiosité
nécessaire pour rechercher le meilleur système à adopter et à adapter. C'est pourquoi, le
recours à certains ouvrages relatant des expériences similaires d'informatisation de
photothèques constitua une aide précieuse3 pour les photothécaires lors de la conception de la
base Access, mais aussi lors de sa reprise. Les exemples cités et la méthode scientifique
détaillant les différentes étapes indispensables à la réussite d'un tel projet furent
particulièrement appréciées4 lors des différentes phases de réflexion qui mèneront à
l'informatisation effective de la photothèque.

Cependant, on relève quelques singularités dans ce Modèle Conceptuel des Données,

qui pourraient remettre sa logique en cause. On remarque par exemple la présence apparente
d'un doublon avec les champs « date » et « année », l'un contenant l'autre. Or, il ne s'agit pas

d'un doublon comme on pourrait le croire. En effet, l'utilisation du champ « année »

correspond aux premières années de vie de la base Access où le simple renseignement par

l'année suffisait. Mais à partir de 1994, la nécessité de préciser ce descripteur fut ressentie. On

1
Cette information est particulièrement importante lorsque le commanditaire n'est pas un usager régulier du
service cas de problèmes ou ne serait-ce que pour l'avertir que ses photos sont prêtes et
photo. En qu'il peut
venir les chercher au secrétariat la collecte de cette information évite des démarches inutiles.
2
DGI Direction Générale des Impôts. Voir Index en annexe n°6
:
3
l'exemple d'autres photothèques dans : KATTNIG, Cécile, LÉVEILLÉ, Janny. Une photothèque mode
Voir

d'emploi. Paris : Les Éditions de l'Organisation, 1989. ISBN 2-7081-1082-9.

4Voir les fiches méthodologiques dans : INTERPHOTOTHÈQUE. Comment informatiser une photothèque ? :
gestion et traitement documentaire. Paris : La Documentation Française, 1984. (coll Guide pratique des
photothèques) .ISBN 2-11-001306-0.

34
introduisit alors un nouveau champ nommé « date » contenant tous les indices : jour, mois,
année qui se substitua à l'ancien lors de l'indexation. La base Access contenant des fiches de
renseignement des deux types, les deux champs ont donc été conservés. De même, la nature du
champ « lieu » ne semble pas correspondre à son intitulé peut-être trop général. Pourtant à la
photothèque le lieu reste la plupart du temps une évidence. L'activité relative au ministère se

déroule principalement en son enceinte. Il reste à préciser davantage en quel endroit de Bercy.
Pour les autres cas de figure, les champs « pays », « département », et « ville » assurent une

fonction identique. Rappelons toutefois que ce Modèle Conceptuel des Données (MCD) est
une reconstitution réalisée d'après le Modèle Logique des Données (MLD) extrait d'Access.
Par conséquent, le MLD a subi des modifications au fur et à mesure des nouveaux besoins. Il
faut donc prendre en compte le facteur historique en soulignant le fait que le MCD étudié
précédemment ne correspond probablement plus au MCD d'origine. En revanche l'étude du
MLD actuel donnera une vision plus juste du fonctionnement de la base Access.

• L 'organisation de ces informations sous Access2

Pour mieux se rendre compte de l'organisation de ces informations qui sont autant
de critères d'indexation, rien de tel que de visualiser la fiche signalétique personnalisée sous

Access 2. Elle se nomme en réalité : « Feuille de données et de recherches »' ; mais il s'agit
bien du formulaire d'Access. A chaque nouveau reportage réalisé, une fiche d'identité est
créée. L'ensemble des fiches signalétique existantes dans la base de données peut être consulté
ou édité sous forme de catalogue2, de listing répertoriant les renseignements les plus
importants. Il s'agit cette fois de la feuille de données d'Access. Mais avant de pouvoir
accéder à ces fiches signalétiques, que ce soit pour la saisie ou bien pour la recherche,
l'utilisateur passe nécessairement par la page de présentation où figure le « Menu principal »3.
Sur cette page, on trouve réunis sous forme de boutons alignés en colonnes les différents
critères à l'aide desquels on pourra effectuer une recherche. Il suffit alors de cliquer sur l'un
d'entre eux et de suivre les instructions de la boîte de dialogue.

1
« Feuille de données et de recherches » / Formulaire Access : voir annexe n°7
2
« Catalogue de la base » / Feuille de données Access : voir annexe n°8
3
« Menu principal » / Page de présentation de la base : voir annexe n°9

35
 Mais plus intéressant encore est de constater comment fonctionne cette base de
données en s'attachant dans un premier temps à décrire sa modélisation. Comme nous venons

de le voir, déterminer les informations utiles à la gestion des photos n'a pas posé de réels
problèmes. Par conséquent la transposition des renseignements en champs descripteurs sous

Access paraît donc correcte lorsque l'on visualise la fiche de données et de recherches.
Cependant, lorsqu'on interroge le logiciel pour obtenir le schéma relationnel de la base, on

s'aperçoit que le passage du Modèle Conceptuel des Données (MCD) au Modèle Logique des
Données (MLD) confronta le concepteur à de grosses difficultés. Le passage de la théorie à la
pratique a alors échoué pour une seule raison : la méconnaissance du logiciel. L'arrivée de
toute nouvelle technologie suppose et devrait en effet impliquer une formation systématique du
personnel. Ce type de réflexion s'annonce d'ailleurs comme une sorte de leitmotiv dans
l'histoire de la constitution de la photothèque telle que nous la connaissons actuellement. La
modélisation de la base sous Access 2 s'est donc déroulée parallèlement à l'apprentissage du
personnel. Ceci explique pourquoi les fonctions principales du logiciel, qui ont été découvertes
après que la base ait été créée, n'ont pas été exploitées correctement. A ce stade, il n'était plus
possible de réinitialiser la base pour y intégrer des fonctions plus simples à gérer, à moins de
tout reprendre et d'en créer un autre exemplaire, ce qui ne fut pas fait.

Le modèle relationnel de cette base est donc peu conventionnel. Il répertorie un total de
12 tables1. Chacune de ces tables correspond à un champ d'indexation de la fiche signalétique
et contient autant d'informations qu'il existe de possibilités. Ces dernières sont listées. La
difficulté intervient lors de la visualisation du schéma relationnel qui non seulement ne fait
apparaître que quatre des douze tables, mais met également à jour le fait que seulement deux
liens unissent ces tables.2.

Pour remédier à cette situation, la solution trouvée consista à contourner la difficulté

grâce à la création de macro-commandes3. Ainsi, à chaque nouvelle table, soit un nouveau

champ d'indexation, correspond une macro-commande qui permet de toutes les associer les
unes aux autres. La solution de remplacement apportée ici est bien évidemment fastidieuse du
point de vue de la conception. En revanche, la phase de recherche n'est pas trop affectée par

1
« Tables » : voir liste des 12 tables contenues dans la base en annexe n°10
2
« Modèle Logique des Données » (MLD) / Schéma relationnel de la base : voir annexe n°l 1
3
« Macro-commandes » : voir liste des macros en annexe n°12

36
cette astuce : les requêtes peuvent s'effectuer normalement, c'est-à-dire dans toutes les tables à
la fois, et non dans une seule. Le principal inconvénient des macros est qu'elles empêchent
l'utilisateur d'effectuer une recherche véritablement synthétique. En fait, une recherche portant
simultanément sur deux tables est impossible. Par suite, on ne peut procéder à une recherche
multicritères lorsque ces derniers appartiennent à deux tables différentes.

• Les conséquences dans l'utilisation quotidienne de la base

Les conséquences d'un tel système se mesurent surtout lors des recherches
documentaires. Celles-ci ne pouvant s'effectuer que sur un seul champ à la fois, la plupart du

temps l'opérateur se voit dans l'obligation de croiser les recherches autant de fois qu'il y a de

champs différents interrogés. Cette technique de recherche manque bien évidemment de

précision puisque la quantité de bruit obtenu dans les résultats des requêtes reste non

négligeable. Cependant, en persistant quelque peu, un résultat non exhaustif mais néanmoins
acceptable, suite aux lacunes décelées dans cette base, peut être obtenu.

Mais une anomalie supplémentaire est venue s'ajouter au défaut de conception

constaté. Cette dernière s'est déroulée lors de la phase d'indexation des documents. Cette
opération est particulièrement sensible dans la mesure où elle détermine la future exploitation
des données. Or, une des premières remarque à émettre réside dans le fait que cette base de
données n'est dotée d'aucun thésaurus. Par conséquent, la formulation utilisée lors de
l'indexation est libre et dépendante de l'opérateur de saisie. Ceci implique par la suite un

détournement systématique des usages pour lesquels est conçu Access. Le manque de rigueur
lors de l'indexation se répercute en effet lors des recherches dont les résultats sont la plupart
du temps erronés. C'est bien évidemment la connaissance humaine du fonds photographique à

disposition qui autorise cette différence de jugement. Une absence de réponses signalée par la
machine ne signifie pas pour autant qu'un document correspondant à la requête n'existe pas.

C'est la raison pour laquelle, une simple requête implique le croisement successif de plusieurs
recherches : soit avec un mot unique qui peut se trouver indexé dans plusieurs types de champs
différents selon les cas, soit avec plusieurs termes associés ou synonymes indexés dans un

champ précis. Aucune régularité n'étant observable, on peut considérer que le temps nécessaire

pour effectuer une recherche est multiplié par trois.

37
 Il m'a par exemple fallu procéder à trois recherches consécutives et complémentaires
pour trouver les derniers tirages papier des bureaux des ministres. Il s'agissait d'évaluer le
besoin d'effectuer de nouvelles prises de vues, sachant que les photos serviraient à l'édition
d'une plaquette de présentation des « Journées du Patrimoine 2000 ». Pour parvenir à
l'information, quelques astuces acquises en pratiquant évitent de ralentir trop le processus.
Habituellement plus une recherche est précise, c'est-à-dire, plus le nombre de critères
identifiables est important, plus la recherche est synthétique et rapide. Dans le cas qui nous

occupe, mieux vaut inverser les réflexes. Si la demande est trop spécifique, nous n'obtiendrons
aucune réponse. Par conséquent, il est vivement conseillé de ne pas restreindre le domaine de
la recherche. Il est donc préférable d'utiliser la recherche booléenne multicritères par filtres
d'Access ; mais paradoxalement, tout en n'interrogeant qu'un seul champ à la fois. On tape
alors plus volontiers le terme « *bureau* » entre astérisques afin d'augmenter encore la
fonction de recherche. Dans ce contexte, on juge plus approprié d'obtenir du bruit dans une

sélection que l'opérateur doit ensuite trier manuellement, plutôt que d'aboutir à un silence
récurrent. Mais j'ai du répéter cette manipulation trois fois : d'abord dans le champ :

« thème », puis dans le champ « clés », et enfin dans le champ « événement ». Dans les trois
cas de figures, il y eut des réponses, mais le manque de rigueur scientifique passé complique
considérablement le travail quotidien actuel.

De plus, les problèmes rencontrés sont liés à la nature du fonds photographique du

ministère dont la particularité est d'être nominatif puisqu'une partie importante des reportages
réalisés met en scène des personnalités. Par conséquent, l'opérateur de saisie est parfois
confronté à une méconnaissance des protagonistes photographiés. Dans ce cas de figure, une

quantité non négligeable de photos ont été référencées sans que les difficultés rencontrées
aujourd'hui n'aient été entrevues. Ainsi, on comptabilise à ce jour 808 fiches descriptives et
211 autres fiches signalétiques sur un total de 9214 contenues dans la base, à avoir été
respectivement caractérisées par le mot-clé « divers » dans le champ « clé » ou le terme
« idem » dans le champ « événement ». Par conséquent, on considère actuellement comme

inexploitables environ 10% des données enregistrées sous Access. Le seul moyen de retrouver
un document caractérisé de cette façon reste d'avoir précisément mémoriser la date du film
recherché. Cet exercice de recoupement des données et de synthèse implique que la personne

qui souhaite retrouver un document se livre à un effort de psychologie et en quelques sortes se

glisse dans la peau de l'opérateur de saisie qui l'a précédé pour extraire le maximum

38
 d'informations de la base. Finalement, malgré toutes les difficultés évoquées, on réussit
toujours à obtenir les informations désirées avec du temps et parfois de l'acharnement, et ce en

empruntant des chemins détournés. Le « système D » qui trouve son origine dans un manque
de connaissance du logiciel, remplace des pratiques plus conventionnelles, mais il constitue une

appropriation particulière de l'outil informatique. Ainsi, c'est « le constat que l'usage effectif
ne respecte pas servilement le mode d'emploi »'.

1
PERRIAULT, Jacques. La logique de l'usage : essai sur les machines à communiquer. Flammarion :
Mayenne, 1989. Chapitre VIII : Les temps longs de l'usage p. 194-202.

39
 4/ « LA PHOTOTHÈQUE NUMÉRIQUE »,
OU POURQUOI BASCULER DANS L'ÈRE NUMÉRIQUE (2000)

a/ Les objectifs

Suite aux problèmes de fonctionnement de la photothèque décrits précédemment, une

réflexion fut engagée à la fin de l'année 1999, quant aux améliorations à apporter. Les
principales préoccupations deviennent alors des exigences complémentaires. Il s'agit désormais
d'atteindre les deux objectifs suivants :

• Rendre la photothèque performante

• Améliorer la réactivité

Pour parvenir à ces résultats, on envisage donc l'acquisition d'un nouvel outil de travail. Le
recours à des technologies plus adaptées à la photothèque mais aussi plus récentes est étudié.

b/ Les avantages du numérique

Dans cette perspective, on vient à mettre en avant l'hypothèse de la technologie

numérique. Cette dernière confère en effet des avantages qui permettront à la photothèque
d'oublier les dysfonctionnements passés et qui correspondent aux objectifs qu'elle s'est fixée :

•
Rapidité et efficacité de la recherche
• Visualisation sur écran qui permet de voir l'image sans faire de tirage photo
• Moindre manipulation, et donc meilleure conservation des films

40
 II

LANCEMENT DU PROJET

« PHOTOTHEQUE

NUMERIQUE »

(Janvier 2000)

41
 1/ DÉFINITION DES BESOINS ET DÉMARCHES D'ACCOMPAGNEMENT

Suite à l'analyse précédente, l'adoption de la technologie numérique à la photothèque

devint évidente. Le mois de janvier 2000 fut donc celui du lancement officiel du projet. Mais
auparavant, la première tâche résida d'une part dans la définition des caractéristiques
souhaitées pour la future photothèque numérique, et d'autre part dans l'évaluation des
méthodes et des moyens à mettre en œuvre pour y parvenir.

a/ Élaboration du cahier des charges

Après mûre réflexion, on décida de formuler précisément les besoins de la

photothèque ; quant à l'acquisition d'un logiciel d'archivage numérique d'images. On confia
alors au photothécaire la responsabilité d'établir le cahier des charges. Ce dernier se déclinait
en plusieurs rubriques dont les plus importantes sont extraites comme suit :

IDENTIFICATION DES BESOINS

Mettre en place un système d'archivage numérique comportant :
-

accès aux images par recherche textuelle

-

visualisation des images

-
à terme, consultation sur Intranet (éventuellement Internet)

SPECIFICATIONS DU LOGICIEL
-
recherche par thèmes et sous-thèmes
-
recherche par mots-clés et recherches croisées
-

présentation des photos choisies avec choix d'options pour la dé finition

-
sortie de feuille à plusieurs images (index, planche contact) ou d'une photo sur imprimante
-

sauvegarde sur CD-ROM ou DVD-RAM

-
diffusion sur réseaux Internet-Intranet

PRESTATIONS DEMANDEES
-

analyse du fonds
-

proposition d'une doctrine pour la constitution d'une photothèque à partir des archives
-

proposition d'une procédure pour l'intégration des photos issues des reportages futurs
-

intégration de la base de données existante

-

conception et mise au point d'un thésaurus

42
 -

mise en place d'un système de commande client à fin de statistiques voire de facturation
-
mise en place du logiciel sur le matériel acquis
-
test de l'application
-
formation des agents à l'utilisation du logiciel
-
assistance technique sur l'application
-

présentation respectant la charte graphique du Ministère

-

préconisations pour la liaison avec le laboratoire existant

DESCRIPTIF BUDGETAIRE
Prestations détaillées fournies par la société : la proposition mettra notamment en évidence le nombre
de jours de travail nécessaires pour chaque étape, le coût de la mise en place du système, ainsi que le
coût total du projet.

Ces différents éléments étaient regroupés dans une note de consultation concernant la
« Création d'une photothèque informatisée au ministère de l'Économie, des Finances et de
l'Industrie ». Cette note fut ensuite la base du lancement d'une consultation auprès des
professionnels lors du dernier trimestre de l'année 1999.

b/ Recherche du produit adapté : appel aux professionnels

La photothèque encore inexpérimentée, eut recours aux services de professionnels, et

ce, avant-même la rédaction du cahier des charges évoqué ci-dessus. Afin de permettre la

comparaison, nous retiendrons deux exemples. Dans un premier temps, l'intérêt se porta vers

les suggestions d'un spécialiste en gestion de fonds documentaire multimédia. Ce spécialiste

envisageait une approche centrée sur « une grande écoute des utilisateurs du futur système ». Il
suggérait également de préciser davantage le cahier des charges afin d'éliminer toutes les
ambiguïtés. L'organisation du travail était prévue sur un total de 29 jours et toujours en

collaboration avec les membre du personnel concernés. La première phase résidait dans
l'« étude des besoins et préconisations méthodologiques ». La seconde phase consistait en la
« rédaction du cahier des charges » et la troisième était « le dépouillement des réponses à
l'issue de l'appel d'offres ». Les travaux de groupe auraient permis à la fin de la session de
choisir l'outil informatique approprié et de le tester. On comprend immédiatement que cette

solution n'a pas été retenue. Toutefois, on s'aperçoit que la procédure méthodologique
prodiguée a été soigneusement appliquée. En outre, cette option fut également abandonnée

43
pour des raisons financières dans la mesure où les tarifs pratiqués dans ce cas étaient plus de
trois fois supérieurs au concurrent présenté ci-après.

Cette légère digression permet de mieux évaluer l'importance des démarches

d'accompagnement, y compris celles qui n'ont pas abouti, à chaque étape de la réflexion,
permettant ainsi sa progression. Une fois le cahier des charges élaboré, une consultation fut
lancée, à la suite de laquelle différentes propositions parvinrent à la photothèque. A partir de

maintenant, nous nous attacherons uniquement à la solution retenue. Après analyse de

l'ensemble des données, le choix définitif se fixa sur un consultant en informatique, spécialisé
dans l'imagerie. Les prestations proposées correspondaient alors mieux à ce que la
photothèque recherchait, à savoir une assistance indispensable sur le plan technologique. Le
document envoyé par le consultant répondait d'emblée aux problèmes posés en présentant un

logiciel. Voici comment était défini le contenu des prestations :

•
Analyse documentaire du fonds photographique et adaptation du système existant an logiciel
(critères d'indexation et de classement, structure thématique, personnalisation des rubriques)
• Définition d'une doctrine de reprise de l'existant
(sélection dans les archives des photos à numériser)
• Définition d'une procédure d'acquisition des images
(numérisation, importation, classement, indexation)
•
Intégration de la base de donnée textuelle existante
(établissement des correspondances et importation d'une BD à l'autre)
•
Conception et mise au point d'un thésaurus
• Mise en place d'un système de gestion des échanges et de statistique
• Installation du logiciel et test de l'application par le futur gestionnaire
• Formation à l'utilisation du logiciel sur place (3 à 4 personnes maximum)
• Assistance technique (contrat annuel)

La durée nécessaire à la réalisation de tous ces travaux était évaluée à 11 jours à répartir sur

l'année.

Les suggestions du consultant étant en adéquation avec les souhaits émis par la
photothèque, ce projet fiit donc sélectionné. Outre la solution technologique avantageuse,
l'accompagnement proposé tout au long de la mise en place du nouveau logiciel fut un

argument supplémentaire en faveur de ce choix.

44
 2/ UN NOUVEAU LOGICIEL : IMAGE-BASE-PRO (IBP)

a/ Pourquoi avoir choisi IBP ?

• Une réponse à des besoins

Aux besoins exprimés par la photothèque dans le cahier des charges, le prestataire de
services a répondu en valorisant les avantages de la solution numérique et de ce fait, ceux du
logiciel Image-Base-Pro, édité par la société Orkis. L'intérêt de ce système se situe aussi bien
dans la conservation, l'exploitation ou la diffusion des photographies :

-
Conservation du fonds photographique
La numérisation entraîne la duplication et donc la sauvegarde du fonds photographique, et permet
sa conservation dans le temps sans altération de la qualité d'origine. En conséquence, les
originaux ne sont plus manipulés que rarement, ce qui évite les risques de dégradation ou de perte.
-

Mise en valeur du fonds photographique

Informatiser le fonds photographique facilite son exploitation grâce à l'édition de catalogues sur
CD-ROM avecPlayer1
-
Utilisation des photos à des fins de publication

Les images peuvent être exportées de la base de données. Ceci peut s'effectuer de différentes
façons : soitsur un support de mémoire de masse tel que : CD-ROM, Jaz, Zip ou disquette ; soit

par réseau informatique ou Intranet.

-
Commandes de travaux

L'outil Intranet permet notamment la sélection d'images et la commande de travaux par e-mail au

gestionnaire de la photothèque.

Dans un premier temps, l'intérêt d'un tel logiciel se situe d'abord dans la prise en

compte de l'archivage existant, mais aussi dans la possibilité qu'on a désormais de pouvoir
visualiser les photos (à l'écran ou imprimées) sans que cela nécessite des retirages parfois
inutiles. Dans le choix opéré, on décèle donc un aspect pratique. A terme, la consultation sur
l'Intranet du ministère nommé « Alizé » sera techniquement possible. C'est cet autre aspect qui

1
Voir l'édition d'un CD Player au § suivant.

45
a influencé la décision finale, à savoir les évolutions à venir. On considéra alors IBP comme le

logiciel le plus complet et le plus évolutif parmi ceux présentés.

• Une réponse à des objectifs

La numérisation représente également une solution séduisante dans la mesure où elle

semble pourvoir remédier aux difficultés rencontrées jusqu'alors. Ce procédé serait donc à
terme en mesure de rendre la photothèque performante en augmentant sa capacité de
réactivité. Cette hypothèse est vérifiable, en particulier lors d'une recherche documentaire. Le
logiciel IBP autorise différents types de recherches selon l'utilisateur et en fonction des
informations dont il dispose. Le mode de consultation simplifié s'adapte à tout utilisateur.
Voici les différents types de recherches possibles, sachant qu'elles s'effectuent toutes en « full
text » :

Recherche globale :

Il s'agit de la recherche la plus simple à utiliser. Elle s'opère sur tous les critères de la
fiche d'indexation. Pour ce faire, il suffit de taper un mot-clé, ou de le sélectionner dans
une liste prédéfinie : le thésaurus.1 (l'insertion d'un thésaurus autorise donc les
recherches par association : « termes voisins de... »)2
Recherche par modèle :

Il s'agit d'une recherche champ par champ. Un masque de saisie à remplir apparaît à
l'écran. Chaque champ se limite à la saisie 40 caractères. La requête est plus précise.3
Recherche multiglobale :

Cette recherche est le plus souvent appelée recherche booléenne. Une autre interface
oriente la saisie des données. Elle est équivalente à la formulation d'une équation de
recherche à l'aides des opérateurs booléens :ET/ OU/ SAUF réalisée en arrière-plan.4
Recherche multicritères :

Cette recherche est sans doute la plus personnalisée puisqu'elle s'effectue par addition
de critères. Elle demande donc une bonne connaissance du fonctionnement du logiciel

1
Voir interface en annexe n°13
2
Voir détails sur le thésaurus § III2/ h/
3
Voir masque de saisie en annexe n°14
4
Voir interface en annexe n°15

46
 et de l'organisation interne des données. L'interface réclame en effet une composition
spécifique.1

Une fois la recherche terminée, le logiciel présente d'abord le nombre de documents et de

thèmes trouvés. Cela permet éventuellement d'affiner la requête initiale. Le résultat s'affiche
ensuite instantanément sous forme d'une planche contact comprenant des imagettes.2 On
dispose alors de trois options d'accès au détail des informations par double-clic sur l'une des
imagettes. Il existe un accès direct à l'image plein écran, à la fenêtre image permettant le zoom,

et à la fiche signalétique décrivant la photo.1 Par la suite, il est possible de procéder à des
sélections ou des sous-sélections de photographies par simple clic et grâce à la commande
« empiler ». Lorsqu'on visualise la pile l'ensemble des photos retenues apparaît à l'écran afin
d'être enregistrée, mise en forme dans un thème, ou éditée.

Après manipulation, la performance et la rapidité d'exécution d'un tel système n'est

donc à démontrer. Dès cet instant, il apparaît très clairement que la photothèque sera

entièrement organisée autour du logiciel, d'où l'importance de son choix. Par conséquent,
Image-Base-Pro devient le cœur de la photothèque.

b/ Fonctionnalités d'IBP : ce que le logiciel permet de faire

• Les fonctions qui répondent aux besoins

L'ACQUISITION : IMPORTATION / INDEXATION :

Pour mieux saisir importance croissante que prendra IBP, il convient d'étudier ses

principales fonctionnalités en commençant par celles qui ont été immédiatement utilisées. Les
fonctions essentielles sont bien évidemment liées à l'acquisition des images. Cette opération se

décline en deux phases. La première réside dans l'importation dont la simplicité est soulignée
par le consultant, grâce à la manœuvre « glisser-déposer » à partir du fichier de la photo

1
Voir interface en annexe n°16
2
Voir présentation du résultat : planche contact d'imagettes en annexe n°17

47
 numérisée au préalable en haute résolution à l'aide du scanner, puis sauvegardée. IBP génère
consécutivement imagette et fiche d'indexation correspondantes. Tout est automatique : il
référence la fiche d'indexation avec le nom du fichier d'origine, devenu fichier associé avec

lequel un lien est conservé. Pour augmenter la rapidité de cette opération, il est conseillé de
numériser les photos par lots. Cette remarque reste d'ailleurs valable lors de la deuxième phase

qu'est l'indexation. Le renseignement des documents se fait soit par listes à cocher, soit à
partir du thésaurus2, soit par saisie du clavier. Le paramétrage des différents champs est
fonction des besoins de l'administrateur.

L'EDITION-DIFFUSION :

Adopter un archivage numérique offre de nouvelles possibilités, et notamment en terme

d'édition et de publication. Certains modules complémentaires d'IBP favorisent l'édition de

catalogues :

Le module Player IBP :

Ce module aide à la création de CD Player. On fabrique là un catalogue sur support

numérique. Le CD-ROM contient en réalité un extrait de la base de données conçue sur

IBP. Mais la particularité de ce module et non des moindres est de pouvoir permettre à
l'utilisateur d'effectuer une recherche par mots-clés, et ce à partir du seul CD-ROM

produit. Le CD Player est donc totalement indépendant.

Le module catalogue :

Ce module facilite la publication de catalogues sur supports papier. Trois types de

catalogues peuvent être créés. Il y a tout d'abord le simple listing, sous forme textuelle
regroupant une série de critères sélectionnés ; et plus pratique pour analyser le contenu
de l'archivage numérique.3 On trouve ensuite deux catalogues dont la présentation est
rendue plus conviviale par la présence des photos. L'un prend la forme d'une planche
contact4 consignant :les références des photos sous les imagettes, un titre et un

1
Voir fiche signalétique en annexe n°18
2
Voir détails sur le thésaurus § III2/ h/
3
Voir catalogue : listing en annexe n°19
4
Voir catalogue : planche contact en annexe n°20

48
 commentaire général choisis. L'autre calqué sur le format des diapositives a été
personnalisé et conçu à l'aide d'une matrice.1

L'exportation
Une image peut être exportée directement d'IBP, soit dans son format d'origine, soit
en le modifiant (TIFF, JPEG...). La destination de ce fichier peut être aussi bien le
disque dur (dans un dossier, ou même insérée dans un fichier Word) qu'un support
mobile (disquette, Zip, CD-ROM...). Par suite, une sélection de documents peut être
exportée vers un logiciel de mise en page ou un logiciel d'édition de catalogues
numériques. Les possibilités d'exportation restent variées. Il existe trois combinaisons :

exportation du texte, exportation des photos, exportation textes et photos.

• Les fonctions qui ne sont pas encore exploitées

D'autres fonctions ou modules ne sont pas encore utilisés, soit du fait de l'installation
actuellement inachevée de la base, soit parce que l'acquisition des modules n'a pas été jugée
nécessaire dans les premiers temps. Ces fonctions touchent principalement à la gestion et à la
communication ; soit aux étapes qui succéderont à la mise en place.

LA GESTION :

La gestion électronique de document (GED) :création de « Thèmes » de travail

IBP permet de procéder un classement dit « thématique ». En fait, il serait plus juste de
dire qu'il s'agit d'un regroupement de documents non pas en fonction de leur « thème »

au sens où on l'entend habituellement, mais en fonction par exemple d'un projet

d'édition. L'intérêt est de pouvoir permettre à un client de stocker sa recherche et
éventuellement de l'enrichir dans les jours qui suivent. Ceci est particulièrement utile
dans le cas des reportages : des photos dont les sujets n'ont a priori aucun lien peuvent
être regroupées pour illustrer voire reconstituer une histoire. Le classement par thème
reste alors plus intuitif. On peut ainsi lier autant d'images que l'on veut à un thème
donné. De la même façon, une image peut se trouver reliée à plusieurs thèmes. Pour
l'instant, cette fonction n'est pas encore usitée. L'installation de la base de données

1
Voir catalogue : diapositives en annexe n°21

49
n'étant pas encore achevée, cette fonction prendra certainement plus d'importance au

fur et à mesure de l'évolution de la base. Dès que celle-ci sera un peu plus fournie, la
constitution de thèmes de reportages s'avérera particulièrement intéressante.

Le module de gestion ou la gestion administrative de la photothèque

Ce module permet la gestion administrative des échanges de documents. Des bons de
livraisons et de prêts, ainsi que des factures et autres relances y sont modélisés. Ainsi à
chaque photo fournie, peuvent être associés :
-

l'enregistrement et la mise en mémoire de renseignements concernant un correspondant

-
l'édition du bon de livraison d'un lot d'images avec saisie automatique des références
du correspondant et des références des images
-
édition de factures
-
éditions de relances

Le module de gestion facilite le contrôle et le suivi de la diffusion des photos à des fins
statistiques :
-
établissement d'une liste d'images communiquées à un correspondant donné
-
établissement d'une liste de l'ensemble des photos communiquées aux différents
correspondants
-
établissement d'une liste récapitulative des utilisations d'une photo donnée.
Pour des raisons similaires à celles évoquées ci-dessus, ce module n'est pas encore

utilisé, d'autant plus que la gestion administrative de l'ensemble du service photo et par
conséquent de la photothèque, est à ce jour entièrement assurée par le secrétariat.
L'obtention de ce module n'était jusqu'alors pas une priorité. Cependant, un

changement pourrait survenir dans une configuration Intranet. En outre, l'utilisation de

ce module, après une personnalisation selon les besoins, rendrait la photothèque
totalement autonome en ce qui concerne la gestion de son fonds. Actuellement, les
documents circulent librement à l'intérieur du service photo, au gré des demandes. Cela
ne pose a priori aucun problème. Toutefois, bien que cette situation soit rare, certaines
recherches ont démontré que quelques films prêtés ne se trouvaient plus à leur
emplacement habituel. Avec le nouveau système, les entrées et sorties des documents
étant consignées, les risques d'égarement sont minimisés. L'application du module de
gestion apparaît comme un confort supplémentaire, dont l'usage interviendra
probablement dès la tâche prioritaire accomplie, c'est-à-dire la fourniture de la base de
données.

50
 LA COMMUNICATION-DIFFUSION :

Le module de mise en ligne : IBP-Web

En ce qui concerne la photothèque, le logiciel IBP repose actuellement sur une

configuration monoposte, dans laquelle les modules de gestion et de catalogues (papier

ou numérique) sont disponibles. Or, pour ce qui est du module de mise en ligne, une

configuration multipostes, avec par exemple deux opérateurs est indispensable. Il s'agit
en fait d'une structure de type client / serveur.1, mais adaptée à la situation de la
photothèque comme l'indique le schéma ci-dessous :

Dans la situation présente, la connexion de la photothèque à un réseau, que ce soit

Intranet ou Internet est impossible. Cependant, il semble intéressant d'étudier le mode
de fonctionnement de ce module, dans la mesure où la mise en ligne pourrait être la
prochaine étape. Une fois la mise en place achevée, moment où la photothèque
informatisée deviendra opérationnelle, cette option sera probablement adoptée,
d'ailleurs l'événement est intégré dans la réflexion en cours.

La configuration multipostes implique au minimum deux accès, et plus si besoin : soit

une machine « IBP serveur » et une ou plusieurs machines « IBP clients » bénéficiant
d'un accès simultané. Cependant, deux accès simultanés permettent la connexion d'un
nombre important de postes clients. En revanche, seulement deux postes clients
peuvent être simultanément connectés au serveur. L'accès est de type Internet et la
connexion n'est effective que durant l'interrogation du serveur. Le poste client
télécharge ensuite le résultat de la recherche. Par conséquent, il est temporairement
déconnecté du serveur et libère ainsi l'accès pour un autre client. Cette architecture

implique deux variantes du logiciel IBP. Les machines fonctionnent ainsi en réseau.

1
Voir figure en annexe n°22 extraite de : LASSOURY, Jacques. La Documentique : gestion électronique de
documents et gestion documentaire : vers le zéro papier ? Maîtriser l'explosion documentaire !. Paris : Dunod,
1994. (coll Tech). Chapitre IV p.89 : Implanter une Gestion Electronique de Documents.

51
 Mais la configuration multipostes peut s'utiliser indépendamment des réseaux Internet
et Intranet, puisqu'elle constitue un réseau à elle seule. En revanche, la connexion à
Internet ou Intranet implique obligatoirement l'utilisation de cette structure. Par suite,
la mise en consultation s'effectue selon le protocole TCP-IP et IBP-Web interface la
base d'images avec l'Intranet local. Dans ces conditions, tout poste autorisé du réseau
équipé d'un navigateur standard peut consulter la base. C'est pourquoi IBP serait
installé sur un serveur Intranet indépendant. Les images que l'on souhaiterait mettre en

consultation sur « Alizé »' seraient alors exportées vers ce serveur depuis la base image
principale. Les critères d'utilisation d'IBP-Web doivent ensuite être définis lors de
l'installation : consultation simple, avec ou sans téléchargement, impression autorisée
ou non... ; et ce pour chaque poste. L'insertion d'indices de confidentialité tels que des
codes d'accès ou des images cachées est possible. Dans notre cas, cela pourrait
constituer un facteur de satisfaction non négligeable. De plus, dans la perspective d'un
changement de configuration, les différences relatées n'entraîneraient pas de réelles
difficultés puisque le logiciel source reste toujours IBP. Ainsi, il suffirait de procéder à
un « export » de données, qui seraient dupliquées d'une base à l'autre. Il existe en effet
un module « Xchange » conçu pour effectuer des mises à jour périodiques et
automatiques afin d'assurer la coordination entre le poste serveur et le poste
administrateur.

Pour achever cet exposé, on peut dire « qu'il existe un grand écart entre le
projet qui se réfère aux potentialités des machines et la réalité des usages constatés »2.

1
« Alizé » est le nom de l'Intranet local du MinEFI.
2
PERRIAULT, Jacques. La logique de l'usage : essai sur les machines à communiquer.
Flammarion :Mayenne, 1989. Chapitre VII : les appareils désenchantés p. 170-194.

52
 III

LES CHANGEMENTS

A X

ENTRAINES PAR LA

NUMERISATION A LA

PHOTOTHEQUE

53
 1/ DE NOUVELLES MANIPULATIONS, DE NOUVELLES PRATIQUES

PRÉSENTATION DE L'OUTIL DE TRAVAIL : LA CHAÎNE NUMÉRIQUE DE GED :

C'est au mois de mars 2000 que le matériel informatique a été livré. Toutefois, un

temps d'adaptation étant nécessaire, la mise en place s'est déroulée en avril, et les opérations
de numérisation ont réellement débuté au mois de mai de cette même année. L'installation du

matériel informatique a donc vu le logiciel Image-Base-Pro, édité par la société Orkis dans sa

seconde version, prendre place au sein de la configuration suivante :

LA CHAINE NUMERIQUE DE GED

ENTREES SORTIES

ED
Imprimante
Catalogues

fiJ IPhcrtoshop 5.5 I

I IBP 2.01
papier

BDMEFI

CD-ROM &
CD Player

t V Cartouche de
sauvegarde

Importation Exportation

Numérisation Acquisition Publication

Production Retouche éventuelle
Indexation
Archivage
Consultation

54
PROCÉDURE DE TRAVAIL :

si! La numérisation

•
Principe d'archivage numérique des diapos

L'arrivée de la technologie numérique est l'occasion pour la photothèque d'étoffer son

fonds. Des diapositives jusqu'alors stockées dans des cartons, sans autre forme de classement,
vont ainsi pouvoir être mises en valeur. Numériser les diapositives signifie les rendre
exploitables en améliorant leur qualité d'origine et notamment en vue de publication1. Mais
avant d'en arriver à la manipulation proprement dite, il faut procéder à une sélection
préliminaire. Celle-ci s'effectue sur des lots de 300 à 400 diapos, à répartir en cinq à six
grandes catégories thématiques. Ensuite, deux types de diapositives sont éliminées : d'un coté,
celles de mauvaise qualité ; de l'autre, celles qui ne sont pas identifiables par manque de
renseignements, et par conséquent inexploitables. Pour parfaire ce premier tri, une deuxième
sélection plus approfondie lui fait suite. Il s'agit cette fois d'évaluer trois critères spécifiques à
la photographie que sont :

• sa qualité technique
• sa signification : le contenu doit être identifiable par un observateur non averti
• son intérêt : présence d'une valeur représentative d'un événement ou d'un thème pour
le ministère.2

Une fois ce travail préparatoire réalisé, on peut procéder à la phase de numérisation.

Pour limiter la durée de cette manipulation, il est d'usage de traiter les diapositives par lots de
20 à 30, puisque cela correspond à des quantités facilement acceptées par le scanner. Ce
système est vivement conseillé d'autant plus qu'il permet la constitution de lots aux contenus

homogènes (parfois thématiques, car issus d'un même reportage). L'intérêt consiste à dégager
un maximum de critères commuais, afin de gagner du temps lors de la phase d'indexation. Ces
diapos n'ayant jusqu'alors aucune référence, on leur assigne une cote du type : D00001,

1
Concernant les usages des photos issues de diapos ou de négatifs, voir § IV/ 2/ a/.
2
Concernant l'évaluation de la durée de cette manipulation, voir § III/ 4/ d/.

55
D00002...1, définie en fonction support (D comme diapo) et du quota de diapos acceptable par
la base de données soit 500.000 (d'où 5 chiffres de numérotation). En fait, elles sont
numérotées dans l'ordre chronologique de leur numérisation. Cette référence sert à la fois pour
les fichiers numériques créés et pour les diapositives. Le but étant de créer une identité entre
les références de l'archivage numérique et celles de l'archivage papier.

La numérisation terminée, il faut procéder au reclassement physique des diapos. Une

matrice a été créée dans IBP afin d'éditer des étiquettes portant la référence de numérisation
des dias. Elles peuvent être imprimées sur des planches d'étiquettes autocollantes calibrées au

format des caches des diapos : il suffit alors de les coller. Mais à ce jour, cette possibilité n'est
pas encore utilisée, faute de papier autocollant. C'est pourquoi les étiquettes des diapos sont
réalisées manuellement. L'étiquetage achevé, on reclasse les diapos par planches suspendues de
20 vues dans l'ordre numérique croissant du référencement dans un tiroir prévu à cet effet.
Quant aux dias éliminées en cours de procédure, elles sont mises de côté sans classement.

•
Principe d'archivage numérique des négatifs

En ce qui concerne les supports négatifs, leur archivage numérique s'appuie sur leur
mode de classement physique actuel, ainsi que sur la cotation existante. Ces deux éléments
sont donc conservés. La cotation utilisée sous Access est reprise intégralement sous IBP, sans

aucune modification. Pour rappel, elle est du type : JJMMAA-NA-nn (Jour,Mois,Année -

N°Reportage,N°Film - n°vue)2. La procédure commence également par une sélection

préliminaire chronologique définie selon une certaine politique de reprise de l'existant3 : le
classement du fonds étant fondé sur la chronologie, la reprise des négatifs se fera année par

année et mois par mois. Au sein de cette sélection chronologique, on travaille reportage par

reportage. Ce premier tri a pour but de séparer les reportages à caractère événementiel de ceux
à caractère thématique. A partir de cette sélection préliminaire, un tri plus approfondi est
effectué. Il est basé sur des critères similaires à ceux évoqués ci-dessus concernant les
diapositives. Mais cette fois-ci, la sélection est facilitée par l'utilisation de la planche contact,
inexistante dans le cas précédent. L'outil de visualisation qu'est la planche contact constitue

1
Voir code de numérotation des diapos en annexe n°23
2
Voir code de numérotation des négatifs en annexe n°23
3
Voir détails au § III/ 3/ d/

56
donc un confort et un gain de temps. De plus, certaines d'entre elles comportaient déjà des
vues préalablement pointées par les photographes ayant choisi des vues pour leurs tirages.
Finalement, on numérise les vues les plus représentatives de chaque reportage.

On procède à la numérisation par lots de vues négatives, sachant qu'une bande contient
6 vues ; puis reportage par reportage, afin de faciliter l'indexation. Les vues sélectionnées
peuvent également être numérisées par lots, la plupart du temps comprenant moins de 20 vues.
Ceci peut en réalité correspondre à une extraction réalisée à partir d'une quinzaine de planches
conservées dans les tiroirs. On en sort la bande négative pour la passer dans le scanner qui
traite la ou les vue(s) retenue(s) une à une. Toutefois, le scanner prévisualise l'ensemble de la
bande, soit les 6 vues du négatif. Ceci explique pourquoi la numérisation des négatifs est plus

longue. Il est à signaler que pendant ce temps, l'opérateur ne peut rien exécuter d'autre, dans
la mesure où l'ensemble informatique est entièrement monopolisé par cette opération. Les
temps d'attente sont parfois pesants et ne permettent pas pour autant d'entamer un travail
autre car la numérisation requiert une surveillance minimale.

Le reclassement physique des négatifs dans leurs tiroirs suspendus relève ensuite de la
routine pour l'opérateur, puisque rien n'a été modifié de ce point de vue. Toutefois, il faut
indiquer sur les planches contacts les vues qui ont été numérisées. Les bandes de film scannées
peuvent ainsi réintégrer leur emplacement d'origine.

• Procédure d'acquisition des images

L'opération numérisation achevée, vient la phase d'acquisition des images. Cette

procédure reste la plus technique. L'enchaînement des manipulations doit être rigoureux et
demande de l'entraînement avant d'être convenablement mémorisé. C'est pourquoi un

document contenant les consignes à suivre a été réalisé par et pour les opérateurs de saisie1. La
méthode d'acquisition est valable quel que soit la nature du support traité.

Il s'agit de constituer un « original numérique » en haute définition car elle permet de

répondre à la quasi totalité des besoins d'exploitation. On obtient ainsi des fichiers d'extension

1
Voir Procédure de travail : numérisation en annexe n°24

57
 TIFF de 12Mo réceptionnés dans un dossier nommé « Scan temporaire » 1 créé à cet effet. On
procède maintenant vue par vue à d'éventuels recadrages des photos, rééquilibrages des
couleurs, redressements des images dans le logiciel de retouches d'images Photoshop. La
référence des images y est saisie selon la numérotation distinctive de chaque support. Ensuite,
le fichier source traité est comprimé à 3Mo et enregistré au format .JPEG. Il a pour but de
répondre à des exigences qualitatives. Mais, un haut degré de qualité implique une taille de
fichier importante, et un inconvénient quant à la capacité de stockage du disque dur. C'est
pourquoi, il faut parallèlement générer des images basse définition à partir du fichier originel.

Pour ce faire, on modifie d'abord la taille du fichier TIFF initial en diminuant sa

résolution à 72dpi, soit une résolution de taille écran. Ensuite, les fichiers subissent un

traitement déclenché par deux touches script. Par conséquent, on réduit la taille des fichiers à
l,2Mo. On en déduit dès à présent tout l'intérêt pour l'archivage : plus la taille du fichier sera

réduite, plus la quantité de fichiers contenus dans la base de données sera grande.

Après traitement, on obtient donc deux fichiers image distincts dans le dossier « Scan
temporaire » : l'un au format JPEG de 3Mo en haute définition ; l'autre de l,2Mo au format
TIFF en basse définition. Pour conserver l'identité entre les deux fichiers, le logiciel enregistre
automatiquement l'adresse de stockage de l'image haute définition consignée en tant que

fichier associé dans la fiche signalétique de l'image basse définition.

La dernière étape concerne l'archivage ou le stockage selon le type de fichier. Les

fichiers image haute définition sont gravés sur trois CD-W réinscriptibles, supports temporaires
avant d'être dupliqués sur des CD-ROM une fois les CD de travail remplis. Le premier est
consacré aux diapos, le deuxième aux négatifs existants, et le troisième aux nouveaux négatifs.
Quant aux fichiers image basse définition, ils sont importés par « glisser-déposer » depuis le
dossier « Scan temporaire » dans IBP. Le logiciel les compresse alors automatiquement au

format JPEG à 80ko. Enfin, toutes les opérations de traitement achevées, on peut vider le
dossier « Scan temporaire » jusqu'aux prochains enregistrements.

1
Voir dossier « Scan temporaire » dans l'explorateur Windows en annexe n°25

58
b/ L'indexation

•
Principe de l'indexation

La phase d'indexation des documents se déroule de façon identique. Que la source ait
été une diapositive ou un négatif, il s'agit d'un fichier image. Le seul moyen de reconnaître le
support d'origine est désormais indiqué par la cotation. D'une manière générale, c'est la phase
décisive de l'indexation qui permettra toutes les différenciations. Après l'importation des
fichiers images dans IBP, leurs fiches d'indexation sont vierges1, à l'exception de la référence,
c'est-à-dire la cote ; et de la date de saisie. Il faut alors renseigner les différents champs à l'aide
des éléments d'information dont on dispose. L'indexation est facilitée par l'emploi d'un
thésaurus préalablement inséré dans le logiciel. Le traitement par lots évoqué précédemment
prend ici toute sa valeur. Si un critère est commun à une sélection d'images, on renseigne
l'ensemble du lot en une seule acquisition à l'aide de la commande « modifier-rubrique ». La
saisie de termes prédéfinis, plus rapide, évite aussi les erreurs telles les fautes de frappe, grâce à
la constitution et à l'utilisation d'un langage normé homogène.

• Présentation du thésaurus de la photothèque2

PRESENTATION
Date de création Mai 2000
Mises à jour —

Langue Français
Origine de création MinF.FT
Domaines Spécialisé
Fonds Evénementiel MinEFI
Type de présentation Liste Alphabétique Structurée (Fliérarchique)
Liste permutée Non
Notice de présentation Non

1
Voir fiche d'indexation
vierge en annexe n°26
2
Cette
présentation est inspirée de : DAUZATS, Michel. Le thésaurus de l'image : étude des langages
documentaires pour l'audiovisuel. Paris : ADBS Éditions, 1994.

59
 CONSULTATION
Edition papier Non
Illustration Non
Consultation en ligne Non
Guide d'utilisation Non

Copyright Non
CONTENU
Nombre de descripteurs 864
Nombre de non descripteurs 58
Structure : 4 niveaux

Hiérarchique Oui
Polyhiérarchie Non
Facettes Non
Equivalences Oui, préférentielles
Association Oui
Notes d'application (NE) Non
Mots outils Non
Listes annexes :

Noms géographiques Liste hiérarchiques incluse

Noms personnes physiques Liste alphabétique incluse
Noms personnes morales Liste alphabétique incluse
Sigles Liste annexe
Dates Oui
Vocabulaire audiovisuel Oui
Mots connotatifs Non
Nature Conceptuelle
Candidats-Descripteurs / Périodicité Evolutive

• Détail des deux premiers niveaux du thésaurus1

Le thésaurus présenté ci-dessus constitue l'outil d'indexation nécessaire à l'opérateur

de saisie. En effet, de son bon usage dépendra la qualité du service offert par la photothèque en

termes de recherches. Cet outil constitue la solution idéale pour éliminer tous les
dysfonctionnements rencontrés dans la base de données créée sous Access. Normaliser
l'information améliore son traitement. Pour avoir un aperçu de la description et de
l'organisation des données de la base Mefi, voici un extrait du thésaurus présentant les deux

premiers niveaux de son architecture :

1
Voir détails de la création du thésaurus de la photothèque au § III/ 2/ b/

60
 PRESENTATION CONDENSEE DU THESAURUS

• Directions dn Ministère
Conseil Général des Mines
Contrôle d'Etat
Contrôle des Dépenses Engagées...
• Données techniques
Cadrage
Prise de vue
Support
• Personnalités
Fonctions
Noms
•
Sujet Photo
Animal
Architecture
Commerce Industrie Artisanat
Document Représenté
Métiers
Objets
Personnages
Sport
Végétal
•
Type d'Evénements
Evénements Politiques
Manifestations Socioculturelles
Réceptions
• Zones géographiques
Afrique
Amérique
Asie
Europe
Océanie

• Schéma descriptif récapitulant les opérations

Citons comme exemple, le processus complet incluant la numérisation, l'acquisition,

l'indexation et enfin l'archivage de 70 vues extraites de bandes de négatifs. Ce traitement
nécessite 16h00 de travail, soit deux jours à temps plein. Pour des raisons de commodité, la
phase de numérisation se déroule la première journée, et le renseignement est réalisé le jour
suivant. Le schéma ci-après reprend les différentes tâches décrites précédemment :

61
 TÂCHES DE LA PROCEDURE DE TRAVAIL

TRAITEMENT DES NEGATIFS TRAITEMENT DES DIAPOSITIVES

✓ Classeur^ RS)
H
Diapos,
de
ralll
Planches 1 1 1
en vracl

ES
™
BB contact III
/ NI
nL
|Tri chronologique
x
|Tri préliminairel Tri préliminaire [
x , x_
Evénement] Thème 1
Tnapprofondi par reportâàël |Tri approforidî]
Diapos à
ISélection de vues sur Planches contact! scanner Diapos
>erBHi **
éliminées

CT CT

Scanner^
OCR
Jg

31
Fichiers bruts .TIFF I
Extraction
bandes de
6 vues Traitement Photoshop]
Association
Négatifs
Haute Définition Basse Définition
Fichiers JPEG Fichiers JPEG

Importation
HJ
Imprimante
&
X
Indexation

^I Stockage Archivage

Reclassement
bandes de
6 vues
Diapos
Négatifs

Planche
Planche Diapos
Négatifs

Tiroirs suspendus

62
 2/ COMMENT S'EFFECTUE L'APPROPRIATION DE LA NOUVELLE

TECHNOLOGIE ?

L'introduction de toute nouvelle technologie implique une phase d'adaptation. Nous

allons maintenant voir par quels moyens les principaux utilisateurs du logiciel IBP ont réussi à
s'approprier l'ensemble du nouveau processus hé à la numérisation. Puis, nous constaterons
qu'aujourd'hui encore, des améliorations sont régulièrement apportées ; ce qui confirme que

l'aisance face à un nouvel outil s'acquiert grâce à la pratique.

a/ Une formation au logiciel

Dans un premier temps, une formation proposée et dispensée par le consultant a permis
de se familiariser avec le futur outil de travail. Il s'agissait d'acquérir de nouveaux usages dans
les procédures de travail, qui constituent autant de changements dans les habitudes, sur le plan
humain. Une fois ces procédures mises en place, le cycle de formation s'est déroulé sur trois
jours comme suit :

14/04/2000 : formation à l'utilisation générale

Le programme concernait les manipulations suivantes :

-

Acquisition des images (utilisation des périphériques, importation et compression d'images, importation de texte
depuis un fichier ASCII ou d'un tableur)
-
Classement des documents (création fiches thèmes et documents, liens entre thèmes et documents, tri des fiches)

-
Indexation des fiches (utilisation des énumérés, énumérés multiples, thésaurus, et indexation des zones de légende)

-
Sélection et recherche de documents (diaporama, planche contact, recherches : thématique, unitaire, globale,

multicritères)
-

Exploitation des documents (fenêtres image, impression planche contact ou image, exportation et reformatage
d'une image, exportation textes et images pour mise en page externe)

63
 18/04/2000 : formation à l'utilisation du module Player

Pour ce module , la formation s'est divisée en deux parties. La première concernait la

mise en œuvre d'Image-Base-Player. Après avoir transmis les règles fondamentales et
les principes de base, il a fallu procéder à l'installation de ce module. Ensuite, on

montra comment organiser des catalogues et un CD-ROM ; puis comment construire

ce catalogue ou exporter des documents à partir du logiciel principal Image-Base-Pro.
Enfin, on détailla la fabrication d'un CD-ROM à partir du CD Player « PC Démo ».La
seconde partie concernait plutôt l'utilisation du module Player, c'est-à-dire ce qui va

être maintenant utile puisque l'installation du module est réalisée. Les différentes
commandes à connaître et spécificités du module ont été abordées comme le lancement
du logiciel, le choix de la base de données à utiliser, les menus « fichier » « sélection »
et « éléments », ainsi que les recherches.

20/04/2000 : formation au module de gestion

Une présentation du module de gestion et d'administration a été faite, ainsi qu'une

analyse de son interface de pilotage. Lors de cette journée, on apprit comment
enregistrer et paramétrer un nouveau « client », ou encore quelles sont les propriétés du
bon de livraison et comment le générer. Le programme comprenait également le
formatage et l'édition de factures, la définition des lettres de relance, le paramétrage
des valeurs de référence, de même que la sélection et la réalisation de statistiques par

photos et par « clients ». Cette session de formation s'acheva par une série de tests.

b/ Une adaptation au logiciel : la personnalisation

• Alliance des pratiques documentaires et des données de la base sous Access pour
une refonte dans IBP

Pour s'approprier définitivement le logiciel, on procéda à sa « personnalisation ». Celle-

ci est notamment visible sur les fiches signalétiques1, dont la définition a été déterminée au

1
Voir interface de « personnalisation » en annexe n°26.

64
préalable. Durant la phase de conception de la base de données, chaque champ a ainsi été
maquetté et paramétré comme le montre la « personnalisation de la rubrique »'. Pour parvenir
à ce résultat, on a procédé à une nouvelle exploitation des données existantes et déjà
enregistrées sous Access2. La reprise d'Access consistait essentiellement en un regroupement
de mots utilitaires. Une hiérarchie des renseignements contenus dans cette base fut établie,
toujours dans la perspective de pouvoir répondre aux demandes habituellement formulées. Ce
travail fut réalisé grâce à l'aide d'une documentaliste du Service des Archives Economiques et
Financières (SAEF) du ministère. Voici donc comment tous ces critères ont été repris,
réorganisés, puis agencés dans IBP :

Nom du champ Fonction du champ Type de champ Saisie Branche du thésaurus

Evénement Descriptive Monovalué Thésaurus Evénement
Personnalités Descriptive Multivalué Thésaurus Nom
Participants Descriptive Multivalué Thésaurus Fonction
Nationalités Descriptive Multivalué Thésaurus Zone géographique
Sujet photo Descriptive Monovalué Thésaurus Sujet photo
Mots clés image Descriptive Multivalué Thésaurus Sujet photo
Titre Descriptive Légende Manuelle -

Commentaire Descriptive Légende Manuelle -

Lieu Localisation Monovalué Manuelle -

Département/Région Localisation Monovalué Thésaurus Zone géographique

Ville Localisation Monovalué Thésaurus Département/Région
Commanditaire Administrative Monovalué Thésaurus Nom
Direction du Administrative Monovalué Thésaurus Direction du Ministère
commanditaire
Direction d'accueil Administrative Monovalué Thésaurus Direction du Ministère
Photographe Administrative Multivalué Enuméré -

multiple
Droits des Administrative Légende Manuelle -

participants
Utilisation Administrative Légende Manuelle -

• Elaboration d'un thésaurus approprié à la photothèque du MinEFI

Comme nous l'avons esquissé dans les paragraphes précédents, le premier thésaurus
de l'histoire de la photothèque a été créé durant cette année 2000. Celui-ci a pour but
d'aider à la saisie lors du renseignement des différents champs. Le principe consiste à

1
Voir interface de « personnalisation de la rubrique » en annexe n°28.
2
Voir détails de la base sous Access au § 1/ 3/ b/

65
 limiter l'indexation manuelle et les erreurs de saisie. Toutefois, il ne concerne pas les

champs de type légende, de datation ou encore le champ « Lieu » d'une nature variable, qui
sont indexés manuellement. Outre la reprise des données existantes, un extrait du thésaurus
général des archives du ministère communiqué par la documentaliste du SAEF, a servi
d'armature pour élaborer la thésaurus de la photothèque. Seuls les termes utiles à la
description d'images ont été retenus. Ces derniers ont ensuite été reclassés selon les
filiations définies et parmi les données reprises évoquées dans le tableau de personnalisation
ci-dessus. Cette première ébauche de thésaurus fut ensuite complétée par d'autres termes
spécifiques à la description des images de la photothèque du MinEFI. On peut les consulter
dans la liste alphabétique structurée1. A cela, s'est ajoutée une liste alphabétique annexe de
termes associés2, afin d'éviter les problèmes rencontrés dans Access. Cependant, la partie la
plus personnalisée de ce thésaurus reste sans doute la rubrique « Personnalités », dans
laquelle les noms des ministres, secrétaires d'Etat, directeurs... figurent.

Une fois le thésaurus conçu dans un fichier Word, on l'importa dans Image-Base-
Pro, lequel contenait une base de données vierge nommée «Mefi». Cette opération

effectuée, on procéda à la vérification des arborescences. Quelques corrections

s'imposèrent. C'est pourquoi on introduisit dans le thésaurus une liste de synonymes, et

notamment les abréviations3 correspondant aux noms des directions du ministère et plus
souvent employées par les agents. Ces modifications ont été apportées directement dans
Image-Base-Pro. Le thésaurus étant de nature évolutive, les agents ont appris à manipuler
les nouvelles procédures de sa mise à jour. Il faut cependant préciser qu'avant cette année,
les agents qui s'occupent actuellement de la photothèque n'avaient pas connaissance de
cette notion de thésaurus ni de ce que cet outil de travail pouvait leur apporter dans leur
travail quotidien. Mais aujourd'hui, ils apprécient son efficacité. Ils reconnaissent volontiers
que les phases de recherche et de saisie sont beaucoup plus rapides grâce à l'utilisation du
thésaurus. Nous verrons par la suite, que l'acquisition progressive de ces manipulations
augmentera la personnalisation de la base de données.

1
Voir « Thésaurus : Liste Alphabétique Structurée » en annexe n°29.
2
Voir « Thésaurus Liste Alphabétique Annexe
: des Termes Associés » en annexe n°30.
3
Voir « Dictionnaire des abréviations internes » en annexe n°6

66
 • Présentation de l'organisation de la base de données sous IBP après
personnalisation

La base de données du ministère installée sous le logiciel IBP, est constituée de trois
couches superposables :

1. Un premier dossier nommé « IBP » contient tous les fichiers programmes et

notamment le fichier d'application IPB 2.EXE. La personnalisation textuelle est

matérialisée par l'un de ces fichiers, qui contient le thésaurus et les fiches
signalétiques : Data Mefi 4DD

2. Un second dossier nommé « Imagette » regroupe les imagettes associées aux fiches
signalétiques, en fichiers image de format : .HSH, et contenues dans un sous-dossier
appelé « Mefi »

3. Un dernier dossier de personnalisation intitulé « Imarfold » contient enfin la base de

données spécifique à la photothèque. L'ensemble de ses photos y sont enregistrées
et compressées au format : .JPEG . La base nommée « Mefi » regroupe plusieurs
dossiers contenant chacun une centaine d'images. En fait, un dossier correspond à
la capacité d'archivage d'un CD-ROM, sur lequel on fait la sauvegarde
correspondante.

67
 3/ AJUSTEMENTS DANS LE FONCTIONNEMENT AU QUOTIDIEN

a/ Dynamisme et modification du thésaurus

Le thésaurus de la photothèque a l'avantage d'être évolutif. Le logiciel permet en effet

des mises à jour instantanées. La modification du thésaurus se fait par de simples clics de souris
sur des boutons apparaissant à l'écran. Pour pouvoir les visualiser deux modes d'intervention
sont possibles. Si l'on sait d'avance qu'un ajout doit par exemple être effectué, on utilise plutôt
les menus « modifier thésaurus », puis « ajout filiation » en insérant le nouveau terme dans une

liste correspondant à un champ précis. Mais si l'on souhaite ajouter ou effacer un mot lors de
la phase d'indexation, il suffit de se positionner sur les boutons d'ajout : +, ou de retrait : -

après avoir saisi ou sélectionné le terme concerné. Cette manipulation donne l'illustration
parfaite de la simplicité d'utilisation du logiciel IBP. Elle confère un aspect dynamique au

thésaurus qui s'adapte aisément aux changements de situation. Lors de mon séjour, nous

l'avons ainsi alimenté en incluant les termes « usager » et « contribuable », qui appartiennent
désormais au champ « Fonction » et dont la filiation est la rubrique « Personnalités ».

Par conséquent, il est à ce jour difficile d'évaluer le nombre exact de termes figurant
dans le thésaurus. Au mois de mai dernier, date de sa création, il en comptait 864. Mais
aujourd'hui, son contenu évolue au rythme de la fourniture quotidienne de la base de données.
L'enrichissement du thésaurus dépend actuellement des besoins ressentis à chaque nouvelle
indexation. C'est la raison pour laquelle on procède à des ajouts de descripteurs manquants et
à des modifications dans l'indexation.

Par exemple concernant les synonymes, on veille notamment à ce que le terme le plus
usité ou le plus explicite soit saisi dans la fiche signalétique comme terme préférentiel. C'est
notamment le cas des appellations officielles des directions du MinEFI. Cependant un usager

interne au MinEFI peut réagir de façon sensiblement différente et formuler sa demande en

utilisant davantage les abréviations. C'est pourquoi celles-ci figureront également sur la fiche

68
signalétique en tant que termes associés. C'est ainsi que selon le document, l'expression
« Direction des Relations avec les Publics et de la Communication » constitue un des

descripteurs potentiels du champ « Direction commanditaire » ou encore du champ

« Direction d'accueil ». De plus, pour mieux répondre à la demande et optimiser la recherche,
son terme équivalent « Dircom » vient enrichir la liste de termes associés pour être saisi dans la
même fiche signalétique sous la rubrique « mot-clé ». Ceci permet de retrouver le document,
quelle que soit l'expression saisie lors de la recherche.

L'indexation devient de ce fait de plus en plus rigoureuse. Mais on assiste parfois à une
demande de conseils. Ainsi, une hésitation relative à une photo précise donna lieu à une

explication concernant la fonction du champ intitulé « Sujet de la photo ». L'ambiguïté portait

sur une photo représentant une cuisine de restaurant administratif. La question était donc de
savoir si le champ « Sujet de la photo » devait être renseigné par le terme « cuisine » ou le
terme « restaurant administratif ». Dans un premier temps, ce champ avait été décrit par

« restaurant administratif » parce que la connaissance personnelle de l'indexeur lui avait permis
d'identifier précisément le lieu de la prise de vues. Le terme « cuisine » avait été saisi en tant

que « mot-clé ». Or d'un point de vue formel, le champ « Sujet de la photo » est conçu pour

décrire uniquement ce que l'on voit sur la photo. En regardant cette photo, on reconnaît bien
une cuisine mais sans pour autant en déduire qu'il s'agit de celle d'un restaurant administratif.
Par conséquent, les deux termes ont été intervertis : « cuisine » renseigne désormais le champ
« Sujet de la photo » et « restaurant administratif » y est associé dans le champ « mot-clé ».

Quoiqu'il en soit, avec la recherche globale, l'usager potentiel aurait pu retrouver le document
en question puisque les deux termes étaient saisi sur la fiche signalétique.

On constate qu'une trop bonne connaissance de son environnement peut parfois être
nuisible à l'indexation des documents parce qu'elle peut entraîner un manque de recul. Pour
pouvoir répondre à ce type de question, il faut constamment se placer du point de vue de
l'usager en situation de recherche. A l'inverse un manque d'informations concernant par

exemple une photo ancienne est autrement plus gênant pour son indexation bien que le système
adopté permette de compléter les fiches signalétiques à tout moment.

69
b/ Création d'accès répondant à un type d'utilisation défini et autres modifications

• Mode Administrateur

Mais pour procéder à toutes ces modifications, il faut pouvoir accéder librement à
toutes les fonctions disponibles dans le logiciel. Or, des accès particuliers ont été créés en

fonction des besoins actuels. Le premier mode d'intervention est le mode administrateur. Il est
réservé aux gestionnaires de la base de données. Il autorise toutes les manipulations, et entre
autres celles que nous venons de mentionner à propos des mises à jour du thésaurus. Dans ce

mode d'administration on effectue importation, exportation, copie de documents et

paramétrage des données. C'est pourquoi cet accès est protégé par un code secret.

• Mode Consultant

Pour accéder sans contraintes à la nouvelle base de données, mieux vaut utiliser le
mode consultant. Ce dernier a été pensé pour d'éventuels utilisateurs. Il autorise la
consultation de toutes les images disponibles dans la base ainsi que l'édition de catalogues
papier. Un usager quelconque peut rechercher lui-même les documents dont il a besoin et
conserver une trace papier des informations qui lui sont nécessaires. L'ensemble des autres
menus n'est pas accessible : ils sont grisés à l'écran. Cependant, ce mode d'accès pourtant
limité, reste très sécurisant pour les novices, car quelles que soient les erreurs de manipulations
commises, le contenu de la base de données ne sera aucunement modifié.

Les deux modes de consultation que nous venons de décrire correspondent pour

l'instant aux besoins de la photothèque. Peut-être devront-ils être redéfinis parallèlement à

l'évolution de celle-ci. Cette tendance s'observe déjà à d'autres niveaux de manipulation, en

particulier s'agissant de la procédure de numérisation. Mais cette fois-ci, on applique un usage

conforme au protocole de conception du logiciel, que les modifications apportées respectent.

70
 • Amélioration du dossier « Scan Temporaire »

La procédure de numérisation constitue l'étape la plus délicate et aussi la plus longue

du travail actuel et en particulier pour les négatifs. C'est la raison pour laquelle une astuce

récemment mise en place a permis de structurer davantage la phase d'acquisition des images.
Notons que « parfois les usages préconisés sont longs à s'établir », mais en ces temps « la
logique de l'usage » devient « une logique de l'adaptation»1. L'objectif poursuivi consiste à
augmenter la vitesse de saisie des négatifs sous IBP. En effet, un dossier nommé « Scan

temporaire » avait été spécialement créé pour recueillir les fichiers images nouvellement
arrivés. A ce jour, ce dossier est subdivisé en 31 sous-dossiers2 nommés par leurs numéros
respectifs. Ces intitulés correspondent en fait aux 31 jours que peut contenir un mois. Le
raisonnement fut le suivant : partant du principe de traiter tous les négatifs d'un même mois, il
est plus aisé de les traiter jour après jour, c'est-à-dire de réduire le domaine d'exploitation pour
être au plus près de chaque reportage et donc du thème d'indexation. Au lieu de regrouper
tous les fichiers images dans un seul dossier, on les classe dans chaque sous-dossier selon leur
date dans le mois. Le bénéfice de cette manoeuvre intervient lors de l'indexation. D'abord

l'indexation de la date qui précède peut désormais s'effectuer par lots car elle est commune à
tous les éléments d'un même sous-dossier. Ensuite le regroupement thématique à l'intérieur de
chaque sous-dossier est facilité par la proximité. L'intérêt d'un tel système se situe d'une part,
dans la réduction du nombre de manipulations ; et d'autre part, dans l'éviction d'erreurs de
mémorisation des dates de chaque négatif entre les différentes phases du traitement.

c/ Cohabitation d'Access et d'IBP pendant son installation

Pendant cette phase de transition où l'on procède à des modifications successives visant
à optimiser le système choisi, on utilise simultanément l'ancienne base de données sous Access
et la nouvelle sous IBP. Cette nécessaire cohabitation subsistera jusqu'au transfert définitif des

1
PERRIAULT, Jacques. La logique de l'usage : essai sur les machines à communique. Flammarion :
Mayenne, 1989. Chapitre IX : La logique de l'usage p. 202-228.
2
Voir les 31 sous-dossiers du dossier « Scan temporaire » en annexe n°27.

71
données dans le nouveau logiciel. Actuellement, on prépare la base sous IBP que l'on fournit
chaque jour, tout en conservant l'ancien fonctionnement : recherche informatique des

références, puis recherche des documents dans le classement physique. Toutefois, lorsque les

sujets des photos demandées sont généraux tels que des vues de bâtiments ou d'extérieurs, on

fait appel à un fonds de secours mémorisé par le photothécaire. Un classeur « fourre-tout »

regroupe en effet de façon thématique, sans autre classement, des exemplaires en surplus de
tirages commandés. Quand une demande urgente parvient au service photo, un exemplaire
stocké dans ce classeur répond parfois à la requête, et évite ainsi un retirage. Bien qu'on ne

puisse connaître les demandes à l'avance, il s'agit là d'une forme d'anticipation.

On continue ainsi à utiliser la base Access qui contient environ 10.000 enregistrements
afin de satisfaire les demandes quotidiennes. En fait ce sont les demandes des usagers qui
orientent le choix de l'outil de recherche. Si la photo recherchée date d'avant janvier 2000, le
photothécaire utilisera Access, sinon il utilisera IBP.

Le photothécaire manipulant à cet instant les deux logiciels compare aisément leurs
modes d'utilisation respectifs. Une remarque pour le moins synthétique est que : « IBP est plus
facile qu'Access ». La première raison concerne la programmation. Avec Access il a fallu
concevoir le programme de la base, ce qui s'est avéré complexe. Avec IBP le programme

d'application était déjà fait. Seule la conception des champs et du thésaurus est indispensable
car il finit l'installation de la base par importation des fichiers de personnalisation. La deuxième
raison s'observe à l'usage : celui d'IBP est plus simple car il dispose d'un système de recherche
qui facilite considérablement le travail. La troisième raison est relative à l'indexation. Alors
qu'Access obligeait à la saisie manuelle de tous les critères de recherche ; la sélection de ces

critères dans le thésaurus sous IBP se présente de manière conviviale. L'indexation est plus
rapide et la recherche plus précise. Par conséquent, le mode d'archivage de la photothèque
s'est affiné.

72
d/ Politique d'indexation adoptée durant cette phase de transition

La politique adoptée quant à la reprise du fonds photographique sous IBP, c'est-à-dire

des négatifs, a été définie comme telle : il s'agit de mener de front le traitement de deux
années. Il avait donc été prévu de commencer par les années 1999 et 2000, puisque les
reportages les plus récents sont les plus demandés. Le principe consiste à mener la progression
dans l'année précédente (ici 1999, puis 1998, 1997... en remontant dans le temps) en parallèle
avec l'acquisition des nouvelles images de l'année en cours (ici 2000). On numérise
simultanément le fonds et l'actualité. A ce jour les mois de janvier 1999 et 2000 sont venus

enrichir la base de données. Ces deux années numérisées, on procédera pareillement pour le
couple 1998/2001. De même que dans le classement physique, on ne conserve aucun doublon.
C'est une des raisons pour lesquelles on ne numérise pas toutes les vues négatives mais
seulement celles qui représentent le mieux chaque reportage.

En ce qui concerne les diapositives, et compte tenu du fait qu'elles n'avaient jamais été
indéxées, on commença par numériser les premières images suite à la formulation d'une
demande concernant le « 1% artistique».1 Ce furent les premières images d'IBP. L'objectif
réel pour l'archivage numérique réside dans l'échantillonnage de chaque partie du fonds, en

veillant à ne pas privilégier une spécialité sur une autre, et ce afin d'être en mesure de répondre
aux demandes. Puisqu'on ne garde jamais de doublons, cas moins fréquent pour les diapos,
elles se trouvent pratiquement toutes numérisées dès qu'elles sont techniquement acceptables.
Ces vues thématiques, souvent artistiques, bien qu'abordant un sujet identique possèdent
rarement des prises de vues similaires. La priorité fut donc donnée au traitement des dias pour

les rendre rapidement exploitables.

• Procédure d'archivage numérique identique pour les nouvelles images et le

fonds photographique repris

Les nouveaux reportages produits sous format négatif subiront une procédure identique
à celle des négatifs existants. Dès la réception des nouveaux films, il faut les numéroter selon le

1
Le« 1% artistique » désigne toutes les oeuvres d'art dont la présence est rendue obligatoire à hauteur de 1%

du budget total de construction de tout bâtiment public.

73
principe en vigueur puis les classer physiquement. L'activité de la photothèque étant centrée
sur l'actualité, un thème de travail portant ce nom pourrait regrouper les fichiers image de
l'année en cours. On les retrouverait instantanément. Un classement thématique pourrait
associer indifféremment vues négatives et diapositives numérisées selon les quatre grandes
dominantes du fonds : artistique, économie, histoire et patrimoine. En outre, l'indexation des
nouvelles images semble plus facile du fait de leur actualité. Pour la photothèque, la collecte
d'informations précieuses auprès des photographes, auteurs des prises de vues, reste difficile.
En effet, le travail du photographe se réalise dans l'instant : il ne peut à la fois prendre la photo
et identifier toutes les personnalités apparaissant sur le cliché, à moins bien sûr de les connaître
auparavant. Cette collecte d'informations fait donc appel avant tout à une connaissance

personnelle, sur laquelle repose l'indexation. Pour faciliter la transmission de ces informations
à la photothèque, on suggère la mise en circulation de fiches de renseignements préimprimées à
remplir par les photographes.

• Prévisions concernant la reprise totale du fonds sous IBP et organisation du

travail

Partant sur la base d'un seul opérateur à plein temps sur un seul poste de travail, le
consultant a suggéré la répartition théorique du temps de travail suivante :
-

Reprise des diapos : 2,5 jours / semaine

-

Reprise des négatifs : 1,5 jours / semaine

-

Acquisition des nouvelles images : 1 jour / semaine

Bien évidemment cette répartition théorique ne peut avoir lieu selon ce strict découpage. Le
choix d'alternance des supports à traiter se déroule plutôt par séquences sur une ou plusieurs
semaines.

Des tests réalisés avec le consultant ont permis d'évaluer les temps de traitement des
diapositives. Il s'agit surtout ici des opérations de tris successifs des diapos qui ne donnent pas

toujours lieu à la numérisation. Ainsi on prévoyait de reprendre :

-120 dias (6 planches) / jour

-
300 dias / semaine (soit 2,5 jours)
-
13.000 dias / an

74
Finalement, on aboutirait à à la reprise totale des dias sur trois ans soit environ 35.000 à
40.000 images.

Ces tests ont également porté sur la reprise des négatifs c'est-à-dire que l'on a

comptabilisé les temps de sélection des vues et le nombre de films. Leur temps de traitement a
été estimé comme suit :

-
8 films / jour

-
12 à 15 films / semaine (soit 1,5 jours)
-
600 films / an

Ce raisonnement mathématique conduit à la reprise des 3 ou 4 dernières années sur 3 ans soit
environ 1.800 films.

Par suite, les sondages opérés sur le fonds photographique ainsi que les tests de
sélection ont montré que la proportion d'images retenues par rapport à la quantité de photos
examinées serait de 20% pour les diapos et de 10% pour les négatifs. Dans ces conditions, et
toujours selon les rythmes de reprise définis précédemment l'enrichissement prévisionnel de la
base d'images se déroulerait de la manière suivante :

Enrichissement hebdomadaire Enrichissement annuel

Images issues des diapos 60 2.600

Images issues des négatifs 25 1.100

Images nouvelles 25 1.100

Nombre total d'images 110 4.800

Mais toutes ces estimations établies lors des séances de fin de formation en avril 2000,

ne tiennent pas compte de tous les aspects, notamment du facteur humain. Par rapport aux

calculs prévisionnels indiqués ci-dessus, la photothèque accuse aujourd'hui un retard

prévisible. En ce moment, on traite les négatifs avec un décalage de six mois.

Ce décalage s'explique d'abord par les temps de formation et de mise en place du

système de numérisation qui n'ont pas été comptabilisés comme tels. Les sessions consacrées à
la formation et à l'installation ne pouvaient être comptées comme réelles périodes
d'enrichissement de la base de données. Il faut remarquer que l'apprentissage de l'informatique

75
représente un effort réel, et plus ou moins grand selon le niveau et la pratique personnelle des
agents. Or ces calculs prennent appui sur la base du mois de janvier 2000 c'est-à-dire bien
avant que le nouvel outil soit apprivoisé. De plus, le retard constaté provient aussi de certains
outils de travail qui engendrent un ralentissement dans le déroulement des opérations. Prenons
par exemple le scanner : pour les dias, il ne pose aucun problème ; en revanche pour les
négatifs, il ne permet pas un traitement suffisamment rapide. Cette observation met à jour une
certaine dépendance face aux capacités techniques d'un outil et aux performances
technologiques qu'il peut accomplir. En outre, la dernière raison qui justifie ce retard est liée
au choix de la configuration monoposte. Celle-ci implique qu'une seule personne puisse
enrichir quotidiennement la base à plein temps. Mais dans la pratique, on s'aperçoit que la
personne qui numérise les films interrompt régulièrement son travail suite à des demandes de
recherche émanant du secrétariat. La photothèque doit être en mesure de subvenir aux besoins
des usagers tout en assurant la transition vers un système de gestion électronique de
documents. Cependant, afin que le transfert de données s'opère dans les plus brefs délais,
d'autres organisations adoptent une pratique courante qui consiste à recruter temporairement
une ou deux personnes supplémentaires avec pour mission exclusive la fourniture de la base de
données. L'apport de cette aide extérieure a pour avantage de rendre la base exploitable et

opérationnelle beaucoup plus rapidement, mais nécessite le passage à une configuration

multipostes.

Les conséquences du retard accumulé touchent surtout le traitement des reportages de

l'année 2000 sous format négatif. A l'origine, il était prévu de numériser et donc d'indexer
directement sous IBP es négatifs datés à partir de janvier 2000. C'est pourquoi on ne les avait
initialement pas indexés sous Access. Pendant les temps de formation et d'installation, les
nouveaux reportages se sont alors accumulés dans des boîtes de rangement, une boîte

correspondant à un mois de l'année. Mais finalement, l'année en cours étant la plus réclamée,
l'idée de créer quelques enregistrements de l'année 2000 sous Access afin de rendre les
reportages utilisables, effleura les esprits. Pour répondre à la demande, on cherche dans les
boîtes de l'année, stockées soit à la photothèque, soit au secrétariat ; en faisant appel à la
mémoire de chacun (photographes et photothécaires) pour retrouver les documents. Ce
fonctionnement provisoire compense les lacunes dues à un tel changement. Il demande
simplement une surveillance accrue des négatifs de l'année 2000 et de leurs planches contact

76
parce que la disparition de l'un de ces documents serait difficilement identifiable dans la mesure
où aucune référence n'est consignée.

Voici maintenant l'état des lieux que l'on peut avancer à la mi-août 2000 :

• La base de données sous IBP comprend environ 800 images dont :

-

plus de 500 diapos au sujet thématique (1% artistique, métiers, bureaux, bâtiments,...)
-

les négatifs des mois de janvier 1999 et 2000 (précisons que le mois dejanvier est
généralement un mois fourni en reportages notamment concernant les voeux de début d'année.)

• On enrichit aujourd'hui cette base à hauteur de :

70 vues issues de négatifs sur deux jours,

-
soit 35 vues négatives / jour,
-

ce qui correspond au traitement de 140 vues négatives

-

soit environ 23 bandes de négatifs

• Suite à ces observations et aux modifications apportées ces derniers temps, on a

redéfini le rythme d'enrichissement de la base selon des critères liés a l'usage. Dans les
semaines à venir pour ce qui est des négatifs, on prévoit :
-

le traitement global d'un mois de reportages / semaine,

-
soit le tri d'une moyenne de 100 vues négatives / semaine,
-
ce qui représente approximativement la numérisation et l'indexation de
50 vues négatives.

Pour résumer brièvement les événements qui se sont succédés à la photothèque, on

pourrait les décliner en trois éléments comme ceci :

-
« Le premier est le projet. [...],
-
Le second est l'appareil, proprement dit, l'instrument.
-
Le troisième est la fonction qu'on lui assigne. »'.

1
PERRIAULT, Jacques. La logique de l'usage : essai sur les machines à communiquer. Flammarion :
Mayenne, 1989. Chapitre IX : La logique de l'usage p. 202-228.

77
 IV

PERSPECTIVES D'AVENIR

ENGENDRÉES PAR LA

NUMÉRISATION DE LA

PHOTOTHÈQUE

78
 Il LE PROJET « LABO PHOTO NUMÉRIQUE »

a/ Situation de la photothèque numérique

• L'élément déclencheur d'un projet plus général : la numérisation de l'ensemble

du service photo

Le projet de numérisation de la photothèque répondait il y a encore quelques temps, à

des besoins précis. Depuis, sa concrétisation a fait évoluer la réflexion engagée à propos de la
technologie numérique. Celle-ci a pénétré à l'intérieur du service photographique à deux
endroits stratégiques. Comme nous venons de le mentionner il y a la photothèque qui se trouve
la plupart du temps à la fin de la chaîne photographique. Mais parallèlement le numérique s'est
introduit quelques temps plus tard au début de cette chaîne de traitement, à savoir au niveau
des prises de vues. En effet, ce fut ici matérialisé par l'achat d'un appareil photo numérique
haut de gamme (Nikon Dl), avec lequel les photographes font de temps à autre un reportage

afin de s'y familiariser. Par conséquent, disposant de l'entrée et de la sortie de la nouvelle

chaîne numérique, rien de plus naturel que de penser à la reconstituer dans sa totalité. Ainsi est
né le projet de numérisation de l'ensemble du service photographique.

• La solution numérique : une requalification du laboratoire

Dans ce cas précis, passer à l'ère numérique signifie réorganiser le service photo. Nous
en expliciterons davantage les modalités ultérieurement1. A ce jour, on peut considérer que la
réorganisation en question a commencé avec celle de la photothèque. Cependant,
l'introduction de la technologie numérique au sein du service photographique représente un

bouleversement plus important encore pour les photographes et en particulier pour ceux dont
la spécialité est le laboratoire. Cette fois il ne s'agit pas seulement d'effectuer un transfert de
technologies mais bien de requalifier le laboratoire. Dans ce nouveau contexte, ses fonctions et
ses missions doivent être redéfinies. De plus, le phénomène reste identique que ce soit à la

1
Voir § IV/1/ a/ Les alternatives possibles : cas n°l et § IV/ 21 cl.

79
photothèque, au laboratoire ou lors de la prise de vues : il faut apprivoiser de nouveaux outils
de travail, sachant qu'en fonction du poste de travail, le changement de technologie sera plus
ou moins contraignant. La numérisation comme nous avons déjà pu l'observer, passe d'abord
par la maîtrise de l'informatique. Or cet outil de travail est relativement récent pour les
photographes du Pôle Image qui suivent la mouvance. «Dans les dix dernières années,
l'informatique a considérablement pénétré le domaine de production d'images, [...]. Toujours
est-il que Ton a vu les gens d'images adopter l'informatique dans de nombreuses activités.
Tout d'abord, les constructeurs d'appareils photo ont embarqué des microprocesseurs dans les

appareils de prise de vue, ... »'. Il semble bien que le service photographique aborde un

tournant important et nécessaire.

b/ Pourquoi un labo photo numérique ? Une solution en réponse à d'autres problèmes

• Les problèmes

Premier constat : l'obsolescence du matériel et sa faible productivité.

Cette situation entraîne un gâchis important et engendre par ailleurs une certaine lassitude chez
les photographes.

Second constat : la gestion des flux est délicate.

D'une part, la détermination des urgences dans le traitement des demandes est difficile à
évaluer ; d'autre part, un manque de réactivité du laboratoire pour les raisons évoquées ci-
dessus peut entraîner des délais de livraison des photos trop longs.

Pour mémoire, un problème similaire s'est présenté pour la prise de vues où il y avait
un décalage d'horaires entre ceux des photographes et ceux des clients (notamment les
cabinets ministériels). Ce problème a été résolu grâce à une négociation ayant pour objet une

répartition différente du temps de travail. Désormais les photographes se relaient pour assurer

une permanence le midi et le soir, heures qu'ils récupèrent sous forme de demi-journées.

1
PERRIAULT, Jacques. La logique de l'usage : essai sur les machines à communiquer. Flammarion :
Mayenne, 1989. Chapitre VII : Les appareils désenchantés p. 170-194.

80
L'instauration de ce système a par conséquent augmenté la réactivité de la prise de vues. On
cherche maintenant une solution pour le laboratoire.

• Les alternatives possibles

Cas n°l :

On pourrait envisager l'externalisation des gros tirages et acheter une petite machine
numérique (Pictrostat de Fuji) pour effectuer sur place les tirages urgents. On se délesterait
ainsi du quantitatif pour conserver le qualitatif.
Conséquences :

-
Un allégement de la chaîne photographique :

il ne resterait que la prise de vue, le développement desfilms jusqu 'à ce que la

prise de vues soit essentiellement numérique, et la photothèque.
-
Des gains en personnel :

le labo occupe actuellement 3 agents. On récupérerait donc deux agents à

temps plein, sachant que le troisième gérerait l'externalisation.
Avantages :

Optimisation de l'efficacité et de la rapidité du service rendu :

les délais de livraison seraient plus réguliers.

-

Coût de l'opération = zéro francs :

le prix de revient annuel des consommables (papier, encre, produits

chimiques...) soit environ 150.000F, correspond à celui d'une éventuelle
externalisation.

Inconvénients :

Coût prohibitif de la machine numérique à l'usage :

ilfaudrait limiter son utilisation : surveillance du nombre de petits tirages

Cas n°2 :

Une autre solution possible réside dans l'acquisition d'un « minilab numérique ».

Conséquences :

-
Un nouveau mode de gestion des flux

81
 Avantages :

Augmentation de la capacité de réaction du laboratoire

-

Un gain de temps :

des manipulations plus rapides

-

Optimisation de l'efficacité et de la rapidité du service rendu :

délais de livraison plus courts.

Inconvénients :

-
Un investissement élevé

c/ Mythe de la solution du « tout numérique »

• « Zéro papier »

D'une manière générale, « la photographie connaît un bouleversement majeur avec

l'arrivée du tout numérique »\ Cette nouvelle technologie remet en cause la gestion des flux
d'information. L'existence d'un support comme le papier semble menacée par l'apparition des
formats d'édition numérique. Au lieu de produire des tirages papier , on fournirait aux usagers

des CD-ROMS, des Zip,... Poussée à l'extrême comme en témoigne parfois le discours
ambiant, la technologie numérique pourrait aboutir à la formule du « zéro papier ». Cependant,
si l'on examine de plus près l'histoire de la technologie, on s'aperçoit qu'une invention ne se

substitue pas nécessairement à une autre. On peut citer l'exemple du Minitel en France, qui
déjà à l'époque avait été conçu dans l'espoir de réduire la consommation de papier. Depuis,
des études ont montré que l'effet inverse s'était produit. Ce discours se répète à l'heure
actuelle avec le numérique. Si l'utilisation du support papier perdure, c'est parce qu'un usage

n'en recouvre jamais totalement un autre.

Cette remarque générale s'applique également dans le cas du service photo. Supposons
un instant que la chaîne photographique devienne entièrement numérique. A la fin du
traitement, le photographe ressentira naturellement le besoin de visualiser la photo autrement

que sur un écran, ne serait-ce que pour vérifier la qualité technique de la photo. Par ailleurs, le

1
LISSALDE, Claire. Comment le numérique modifie-t-il la gestion des images dans une photothèque. IDT-
NET : textes de communication, 23-25 mai 2000, p.47-51.

82
client exige souvent de voir le produit fini. Par conséquent, on procédera à quelques tirages
papier. L'abolition du papier ne semble donc pas concevable.

•
Suppression de la filière argentique ?

Pour le service photo, passer au numérique reviendrait à priori à transformer le mode

de fonctionnement actuel. A la filière argentique, se substituerait la filière numérique : la
seconde désavouant la première. De l'extérieur, ce changement serait à peine perceptible. Il
suffit de comparer deux tirages : l'un issu d'une prise de vue argentique, et l'autre issu d'une
prise de vue numérique pour s'en rendre compte. Seul l'oeil exercé du photographe est capable
de les distinguer. De plus, « l'immédiateté du résultat d'une prise de vue numérique ne pouvait
que séduire [...]. à peine a-t-il réalisé la prise de vue, qu'il visualise son document image sur

son propre écran. »\

A cet instant, nous soulevons la question de la redéfinition des tâches précises de

chacun au sein du système numérique. Voici la situation présente : pendant que la photothèque
prépare son archivage numérique en digitalisant des documents argentiques, les photographes
se familiarisent avec le nouvel appareil en réalisant quelques prises de vues numériques. Par
conséquent, l'unique poste de travail dont se servent les photographes contient des fichiers
image. Transmettre ces images à la photothèque, c'est les rendre exploitables, parce que « la
surabondance de fichiers produits implique un archivage rigoureux »2. D'ailleurs, « l'arrivée de
la prise de vue numérique ne fait qu'accroître ce besoin. »3. Dans ce contexte, le changement
auquel doit faire face la photothèque résidera « davantage dans la réception des photos prises
directement en numérique que dans la numérisation des photos »4, et « pour inciter au dépôt
des documents qui garantit une vision d'ensemble de la production [...] il faut proposer une

nouvelle valeur ajoutée : la constitution de collections »5, ce que nous avons jusqu'ici appelé
thèmes de travail.

1
LISSALDE, Claire. Comment le numérique modifie-t-il la gestion des images dans une photothèque. IDT-
NET : textes de communication. 23-25 mai 2000. P.47-51.
2
Ibid.
3
Ibid.
4
Ibid.
5
Ibid.

83
 Dans tout ce que nous venons de décrire, nous avons surtout vanté les mérites de la
solution numérique en mettant en relief quelques implications qu'elle entraînera dans le service.
Des ajustements seront nécessaires. Mais nous avons peu parlé de la filière argentique, sans

doute parce que beaucoup plus d'arguments semblent aujourd'hui en faveur du numérique.
Cependant, malgré tous les avantages procurés par la solution numérique, elle ne justifie pas la
suppression de la filière argentique. C'est ici l'argument économique qui l'emporte dans la
mesure où l'argentique dispose d'un meilleur rapport qualité / prix que le numérique. Quoiqu'il
en soit la décision finale sera fortement influencée par les réactions des usagers du service
photo.

84
 2/ COEXISTENCE DU SUPPORT PAPIER ET DU SUPPORT NUMÉRIQUE

Le Pôle Image ayant une fonction de prestataire de services, la prise en compte de ses

commanditaires constitue un élément indispensable dans les choix technologiques. L'approche

est donc «orientée-usager»1. C'est pourquoi il paraît maintenant propice de procéder à
« l'identification des usagers, de leurs besoins d'information et de la meilleure façon de les
satisfaire »2.

a/ Les besoins des usagers

•
Identification des usagers

Pour déterminer l'identité des usagers du service photo, le recours aux méthodes
statistiques s'imposa. Un recensement exhaustif sur l'année 1999, a permis d'établir une

répartition quantitative des demandes. Le choix s'est porté sur l'année 1999 parce qu'il
s'agissait de l'année complète la plus récente, et par suite la plus représentative de l'activité
actuelle du service. Cette étude fut menée à partir du registre de commandes du secrétariat où
se trouvent consignés les noms des commanditaires, ainsi que les dates de réception et de
livraison des travaux. Mais l'intérêt s'est exclusivement porté sur les commanditaires. Il faut
toutefois remarquer que lors du recueillement des données, une distinction relative à la nature
des commandes fut prise en compte. Parmi les demandes adressées, il convient de distinguer
les reportages des identités. Dans notre étude, nous nous intéressons essentiellement aux

demandes de reportages : activité principale du Pôle Image. Dans la suite de l'analyse, nous

éluderons donc volontairement le cas des identités.

Les premiers résultats de ce recensement se présentent sous la forme du graphique ci-

après :

1
LE COADIC, Yves. Usage et usagers de l'information. Paris : ADBS, Nathan, 1997. Coll. Nathan
Université. 127p. ISBN 2-09-190366-3.
2
Ibid.

85
 □ DIRCOM
Commandes 1999 □ SE INDUSTRIE
Q DPMA
□ ministre MnEFi
□ SE COMMERCE
□ SE COMMERCE EXT
□ SE PME/ FMI
□ DGCP
HDREE
□ SE BUDGET
□ Dr Trésor
□ ASSOCIATIONS

□ DGCCRF
□ DIVERS / IDENTITES

Ce graphique met en évidence le nombre de commandes que chaque direction ou

secrétariat d'Etat a passé au Pôle Image durant la période annuelle 1999. Il met en relief le fait
que la Direction des Relations avec les Publics et de la Communication Interne (Dircom)1 est le
principal client du service photo avec 345 demandes de travaux cette année-là.

C'est la raison pour laquelle nous avons cherché à savoir plus précisément s'il y avait
au sein de la Dircom des secteurs dont la nature pouvait expliquer ce phénomène. Pour
approfondir la démarche engagée, un deuxième dépouillement des données recueillies, cette
fois concentré sur les différents acteurs de ladite direction, donna une répartition par bureaux.
Comme le montre le graphique ci-dessous, les résultats se sont affinés et ont rendu possible
l'identification des usagers en fonction d'une activité professionnelle spécifique:

Répartition des commandes 1999 □ Drection Drcom

de la Dircom par bureaux
6% 4% □ B Mags Internes

□ B Presse

□ B Euro/Campagnes Euro

El B Hist/Recherches

□ B Relations Publiques

□ B Corn Interne

□ B Publications Externes

1
Voir le « Dictionnaire des abréviations internes » en annexe n°6.

86
 Le constat est flagrant : les commanditaires les plus importants sont respectivement le
Bureau des Magazines Internes (BMt)1 qui représente à lui seul plus de la moitié des travaux
réalisés pour la Dircom ; le Bureau des Relations Publiques (BRP)2 avec l/5e, suivi du Bureau
de la Communication Interne (BCI)3 et Bureau des Publications Externes4 (BPE) qui totalisent
à eux deux 1/10e.

Lorsque l'on s'attarde quelques instants sur l'organigramme de la Dircom, on

s'aperçoit que ces demandes régulières sont liées à la fabrication de produits éditoriaux. Ainsi
le BMI est chargé de la réalisation du journal mensuel interne des finances : « Échanges
contact ». Au sein du BRP, c'est le Pôle Salons, foires, forums qui fait véritablement appel au
service photo. Quant au BCI, c'est en fait au journal télévisé interne « Point Zoom », diflusé
quotidiennement, que les photos sont destinées. Enfin, les commandes du BPE proviennent
plus logiquement du Pôle Conception et réalisation graphiques couramment désigné sous le
nom de : Studio graphique. Mais à cette énumération il manque probablement un usager

indirect du service photo. Les internautes qui naviguent sur le site des finances5 ont sans doute
remarqué la présence de photos illustrant les rubriques consacrées aux oeuvres d'art, à
l'architecture ou au cadre de travail de Bercy. Ces photos sont issues de la production du Pôle

Image. Mais elles ont été transmises au Bureau de la Communication et des Nouvelles
Technologies qui réalise entre autres les sites Internet, par le Studio graphique où elles ont
subies quelques retouches. Les activités propres à chacun des acteurs cités vont bien
évidemment être à l'origine de la nature de leurs demandes.

• Des besoins liés aux habitudes de travail

Pour déterminer la nature exacte des besoins exprimés, la technique d'échantillonnage

qui « permet de déterminer le corpus à observer ou interroger »6 lut mise en oeuvre. Et d'après
les résultats statistiques obtenus, on décida de s'adresser plus particulièrement à ceux qui

1
Voir « Dictionnaire des abréviations internes » en annexe n°6.
2
Ibid.
3
Ibid.
4
Ibid.
5
http// : www.finances.gouv.fr/cadre/art.htm
http// : www.finances.gouv.fr/cadre.travail.htm
http// : www.finances .gouv/cadre.archtecture.htm
6
LE COADIC, Yves. Usage et usagers de l'information. Paris : ADBS, Nathan, 1997. Coll. Nathan
Université. 127p. ISBN 2-09-190366-3.

87
peuvent être qualifiés d'importants consommateurs de photos. Un panel représentatif a été
constitué d'après le premier graphe obtenu comprenant 8 personnes professionnellement
ciblées. Elles ont été sélectionnées en fonction de tendances à confirmer : pro-numérique ou

anti-numérique ; et de façon à rendre la population hétérogène. Un questionnaire1 leur fut

envoyé sur la messagerie interne « Iris »2 auquel 5 d'entre elles ont donné suite. Les réponses
recueillies émanaient de :

-
1 représentant des cabinets ministériels, service de presse
-

1 représentante de la DGCCRF, conseil en tant que responsable de photothèque

-1 représentante de la DGI
-

2 représentants de la Dircom dont :

-
1 du BRP, Pôle Salons, foires, forums
-1 du BMI, « Échanges contact »

Nous attachant seulement à l'opportunité d'adopter la technologie numérique, nous ne

retiendrons que quelques aspects des réponses fournies. Premièrement, un constat sans

surprise : les cinq répondants déclarent à l'unanimité que la visualisation de photos sur leur
écran d'ordinateur limiteraient des tirages papier inutiles. Deuxièmement, quatre répondants
sur cinq disent ne pas pouvoir se satisfaire du seul format numérique. Pour comprendre ces

réactions, il faut étudier d'un peu plus près les habitudes de travail de chacun d'entre eux.

Le journal « Échanges contact » explique son besoin de format papier en invoquant les
personnes concernées par le reportage et à qui des tirages sont adressés. De plus, l'équipe
journalistique ne dispose ni des outils de traitement, ni de la formation adéquats. L'équipe du
journal travaille surtout avec le support papier puisque sa principale tâche réside dans le recueil
et le traitement des informations. La partie technique est assurée en sous-traitance par une

agence extérieure à qui les tirages papier choisis sont envoyés afin d'y être mis en page avec le
texte.

Pour le Pôle Salons, foires et forums, les photos restent un support d'information non

négligeable pour leurs correspondants extérieurs au ministère. Dans certaines situations comme

1
Voir « questionnaire » en annexe n°31.
2
« Iris » est le nom de la messagerie électronique commune à l'ensemble du MinEFI.

88
les foires et salons, l'impact immédiat d'un tirage papier comparé à celui d'un format
numérique nécessitant un matériel pour le lire n'est pas à démontrer.

Les cabinets ministériels demandent exclusivement des tirages papier pour les remettre
au ministre ou aux secrétaires d'État.

L'exemple de la photothèque de la DGCCRF montre que les demandes lui parvenant

émanent de journalistes, ligues..., qui ne sont pas équipés de matériel numérique.

Ces premiers éléments de réponse se prononcent en faveur du support papier. Mais ce

serait oublier le dernier sondé. La DGI indique clairement que le numérique fait partie de ses

habitudes de travail. Le format numérique est requis pour son journal sur l'Intranet local : « Le
journal de l'actualité », et vivement souhaité pour la transmission de photos à destination de
journaux papier comme « la lettre de la DGI ». Certains secteurs du ministère se sont donc
équipés en numérique. Parmi eux, on retrouve des secteurs dont nous avons déjà parlé, mais
qui n'ont pas été ciblés par le questionnaire. Il faut préciser qu'il s'agit de services techniques
avec lesquels le Pôle Image travaille suffisamment en collaboration pour connaître leurs modes
de fonctionnement respectifs.

Citons d'abord le journal TV « Point Zoom ». Il procède actuellement comme la

plupart des usagers du service photo. Il choisit des vues sur planches contact, puis commande
des retirages. Mais la réalisation de ce journal s'effectue à partir d'un logiciel de maquette
vidéo sur monoposte nommé : « TE-DE-SYS » (Télé Diffiision Systems). Ceci signifie qu'on
travaille sous le format numérique. Par conséquent, les tirages argentiques livrés par le service
photo sont scannés par encodage numérique. Une fois les fichiers numériques récupérés, ils
deviennent exploitables pour « Point Zoom ». En outre, les textes gouvernent le choix des
illustrations et font des CD-ROMS de photos thématiques libres de droits, la première source

d'images du JTV, devant le service photographique. Dans ces conditions et dans une

perspective de rationalisation du travail, on comprend aisément que la récupération directe des

photos sous forme de fichiers numériques limiterait le nombre de manipulations et
augmenterait l'adéquation entre ces deux services.

89
 Ce type d'adéquation basé sur le partage d'une technologie identique existe
vraisemblablement entre le Studio graphique et la cellule Internet. D'une manière générale, les
documents réceptionnés par la cellule Internet arrivent sous un format numérique préconisé et
sont directement exploitables, c'est-à-dire prêts à être mis en ligne, que ce soit du texte ou des
images (fichiers word, excel, .giff, .jpeg). Les seules modifications à apporter concernent la
mise en page et la conversion au format .html.à l'aide du logiciel Homesite. Le principal objet
de difiusion sur Internet concerne les communiqués de presse à destination des journalistes qui
remplacent aujourd'hui les dossiers de presse papier pour des raisons évidentes de rapidité de
transmission de l'information. Dans la même optique, on tente de limiter la mise en ligne
d'images pour ne pas allonger le temps de téléchargement.

Le Studio graphique, dont la vocation de prestataire de services s'exerce dans la

réalisation de maquettes (plaquettes, affiches, couvertures...), d'identités visuelles (logos), de
pages types, de présentations assistées par ordinateur (PréAO) sans oublier la fonction de
conseil, dispose d'un parc graphique composé de P.C, postes de travail du MinEFI et de Mac,

marque dominante dans le secteur de la PAO et dans l'imprimerie. Par conséquent, le support
de conception est avant tout numérique. C'est pourquoi on préférerait par exemple recevoir
des photos numériques sur disquettes, Zip ou CD-ROMS en remplacement des tirages papier
actuels. Il sert parfois de moyen d'échange avec les clients car aujourd'hui la demande de
production se tourne aussi vers l'écran. Mais le support papier reste indispensable comme

format de vérification et majoritaire. Des maquettes montées c'est-à-dire des tirages papier
montrant l'aspect du document presque achevé donnent au client une idée plus concrète du
résultat final. Le Pôle Conception et réalisation graphiques constitue ainsi le type même de lieu
où coexistent support papier et support numérique. Le numérique est son format de travail : la
version écran précède une éventuelle impression personnelle ; et le papier est son format de
contrôle : il lui sert de justification. Ce mode de fonctionnement reposant sur l'utilisation
simultanée des deux supports peut être une source d'inspiration pour le service
photographique.

En définitive, on peut dresser une typologie des usagers du service photo en fonction
de leurs usages. Elle se scinde en deux grandes catégories. D'un côté on rencontre « l'usage
prêt - à - consommer » où l'interlocuteur veut pouvoir disposer ou transmettre physiquement
des photos ; de l'autre il y a « l'usage - traitement » où la photo n'est plus considérée comme

90
produit en-soi, mais devient un élément à intégrer dans une nouvelle structure. Le premier
usage correspond à celui du papier, le second appartient à l'ère numérique.

b/ L'adaptation du projet en fonction des consommateurs

Suite au questionnaire détaillé précédemment, une réunion du groupe de travail « photo

numérique » eut lieu le 8 juin 2000 en présence de certaines des personnes interrogées.1 Si
l'on considère l'ensemble des remarques déjà consignées, rien ne semble aider à la décision qui
nous occupe. Mais elles ont clairement établi que le débat ne se pose plus en termes

d'opposition entre argentique et numérique. Le besoin de tirages papier reste évident. Mais la
question de l'adoption définitive du numérique subsiste. Or les besoins en format numérique
existent. C'est pourquoi le service photographique tente de s'adapter aux besoins de ses

usagers. La solution semble se trouver dans la coexistence des deux supports. Il faut
maintenant déterminer sous quelles forme les deux filières : argentique et numérique peuvent
cohabiter. Redéfinir les utilisations selon les possibilités de chaque technologie c'est-à-dire
apprendre à évaluer le meilleur système appartient désormais aux nouvelles préoccupations à
intégrer dans la réflexion en coins.

Dans cet esprit est né le projet « Laboratoire photo - numérique »2. Ce projet tendrait
plutôt vers la première solution évoquée1, soit une externalisation associée à l'achat du
Pictrostat de Fuji. Il combine l'argentique et le numérique dont les points communs restent les
entrées appareils photo comme source de production, et la sortie papier, soit d'importants
tirages argentiques à externaliser, soit en quantité moindre à l'aide du Pictrostat ou par

impression jet d'encre sur une imprimante qualité photo. Par rapport à son mode de
fonctionnement actuel, la filière argentique subirait un changement au niveau du laboratoire car

l'étape du développement des négatifs serait conservée, mais celle du tirage serait confiée à un
organisme extérieur. Parallèlement, les possibilités se décuplent du côté de la filière numérique.
Les sources d'information augmentent en entrées avec le nouveau support de communication.

1
Voir « rendu » de la réunion en annexe n°32.
compte -
2
Voir schéma du
projet « Laboratoire photo-numérique » en annexe n°33 dont les explications
d'accompagnement figurent en annexe n°32..

91
On peut ainsi avoir accès au réseau2, à Internet mais avec précaution (virus, validité des
informations...), ou à tout autre support numérique pour recevoir des images. Les moyens de
diffusion se diversifient tout autant pour les sorties mais on rencontre des difficultés concernant
un éventuel basculement des photos sur Intranet3.

Si l'on veut mettre en évidence les modifications apportées par un tel système, les deux
éléments centraux du nouvel agencement sont le serveur, poste de travail sur lequel le logiciel
de retouches d'images Photoshop serait installé ; et la photothèque. Leur situation privilégiée
les place à la fois dans les deux filières et aussi bien dans le rôle d'entrée que de sortie. Le
serveur centraliserait tous les accès aux données. La gestion du serveur et celle de

l'externalisation viendraient se substituer à la production-même de tirages argentiques en terme

de réorganisation du service photographique. De plus, la transition vers le numérique serait

facilitée du fait de l'existence de la photothèque en cours de numérisation.

c/ Conséquences pour le labo photo

• De nouvelles pratiques pour les photographes, un nouveau métier ?

Adopter la technologie numérique implique de nombreux changements dans le service

photo. Mais les plus profonds bouleversements interviendraient au laboratoire. A ce stade, il
faut préciser que bien qu'on puisse attribuer spécialité à chacun, tous sont polyvalents. La
permutation des postes de travail n'est pas rare. En cas de besoin, chacun d'entre eux est

capable d'occuper les différentes fonctions de la chaîne argentique. En se référant toujours au

projet formulé, nous allons détailler les transformations engendrées à chaque étape de la chaîne
photographique4.

En ce qui concerne la prise de vues, le passage à l'appareil photo numérique, ne devrait

pas poser de problèmes majeurs. Après quelques essais, les photographes apprécient

1
Voir « Les alternatives
possibles : cas n°l » au § IV/ 1/b/.
2
Ici le « réseau
désigne les 3 postes de travail situés au secrétariat qui assurent la gestion administrative de
»

l'ensemble du Pôle Image et qui fonctionnent en réseau.

3
Voir § IV/ 3/.
4
Nous nous intéressons ici à la chaîne photographique excepté la photothèque pour qui la question du

92
particulièrement l'écran de contrôle qui permet la visualisation immédiate du cliché. Cet outil
de contrôle permet de refaire une photo de qualité discutable au moment du reportage c'est-à-
dire dans l'instant. Les reporters ne sont plus obligés d'attendre les tirages pour constater

d'éventuels défauts techniques, d'autant plus que l'événement passé, la photo ne peut être
refaite. La modification la plus visible reste le remplacement de la pellicule film par une carte à
décharger sur le disque dur de l'ordinateur.

Si l'on souhaite poursuivre cette logique comparative des deux chaînes de traitement,
on pourrait dire qu'au développement des films de la filière argentique, intégralement conservé,
correspond le chargement de la carte numérique sur l'ordinateur qui créée les fichiers image.

L'étape des tirages argentiques n'existerait plus sous sa forme actuelle. Cette étape
longue et fastidieuse serait déplacée et sous-traitée. En fait, certaines tâches de laboratoire ont
trouvé une transposition en numérique. Après création des fichiers image, les photos peuvent
être visualisées à l'écran et retouchées grâce au logiciel Photoshop (Adobe). Les retouches
concernent la correction colorimétrique et l'élimination de défauts comme les reflets de lumière
disgracieux. La redistribution de l'effectif verrait sans doute une partie des photographes
passer du laboratoire à l'informatique. Cependant, quelles que soient les fonctions occupées,
tous les photographes percevront la nécessité de s'adapter au système numérique et à ses

outils. C'est pourquoi nous avons tenté de recueillir leurs sentiments sur ce sujet.

Globalement, les avis sont partagés : à la fois attirés par les avantages du numérique,
mais inquiets face au changement. Une appréhension légitime s'exerce surtout par rapport à

l'informatique. Il faut dire que le passage de la manipulation de produits chimiques et autres

savoirs-faire spécialisés aux « clics » de souris n'est pas chose évidente. Le déplacement de
compétences est plutôt brutal. On amorce une petite révolution; d'autant plus que leur
formation à l'informatique date de seulement un an. D'ailleurs le premier ordinateur mis à leur
disposition, équipé de Photoshop et du lecteur de carte de l'appareil photo numérique a fait
son apparition il y a peu. Cet investissement fut suivi d'une formation au logiciel Photoshop,
mais on observe quelques lacunes relatives à des notions générales en informatique.

numérique a déjà été évoquée au début de ce rapport.

93
 Le stage Photoshop d'une semaine avait pour but l'apprentissage des différentes
fonctions du logiciel afin de maîtriser la retouche d'images. Elle viserait ici à corriger les
défauts techniques de certaines vues afin de les rendre exploitables. Mais cela soulève le
problème de l'attribution de cette tâche. La retouche d'images n'appartient-elle pas aux

attributions du maquettiste ? Cette question trouve sans doute sa réponse dans les utilisations
de l'image. Le photographe a pour but de fournir des prises de vues de qualité et sa retouche
n'impliquerait que des critères traditionnels sans jamais déformer l'élément d'origine. Même
s'il tend à devenir iconographe, d'un point de vue éthique, le traitement qu'il applique à l'aide
de Photoshop doit rester le plus fidèle possible au sujet réel de la photo. A partir de ce

moment, on peut faire la distinction avec le maquettiste qui n'est pas toujours soumis à cette
contrainte, et selon les demandes peut s'autoriser plus de fantaisie.

Néanmoins, définir et expliquer ne suffisent pas toujours à ôter toutes les craintes qui
s'expriment le plus souvent en termes de comparaison. On cherche à savoir ce qu'un tel
changement apportera ou enlèvera : « toujours selon les adultes, l'ordinateur fait gagner du
temps et facilite le travail, mais il n'en atténue pas la monotonie et risque d'avoir des

conséquences fâcheuses sur l'emploi. »'. Mais jusqu'ici, l'arrivée du numérique n'a pas suscité
de réelle hostilité. Pour l'instant on teste le boîtier numérique dont les bases sont identiques à
l'appareil photo argentique, pour s'y habituer et apprendre à le manipuler. Le traitement
consécutif semble davantage problématique. Pour certains, l'informatique n'avait pas

forcément d'intérêt au départ, mais la présence de l'image les a motivé. L'évolution doit rester
progressive pour garantir une meilleure adaptation. Le numérique est encore considéré comme

« une autre façon de travailler, bien que demeurant intéressante ». Cette opinion se confirme
dans la rencontre « d'une autre culture » dans laquelle le photographe qui ne la maîtrise pas

suffisamment risque d'être dépendant de l'informaticien.

Mais des critères objectifs témoignent en faveur de l'utilisation du numérique. Parce

que le matériel du labo a douze ans et qu'il est obsolète2, le traitement complet d'une pellicule
de 36 vues sans correction dure environ lh30 à 2h00, alors que le traitement à partir de la

1
PERRIAULT, Jacques. La logique de l'usage : essai sur les machines à communiquer.
Flammarion :Mayenne, 1989. Chapitre VII : Les appareils désenchantés, p. 170-194.
2
produit approximativement 500 photos par jour ; or des machines plus performantes montent jusqu'à
On
1000/1500 photos par jour. Le matériel est donc poussé au maximum de ses possibilités.

94
carte ne demande que 20 à 40mn. Le temps de traitement serait donc divisible par trois, voire
quatre.

Enfin, toutes ces considérations techniques ne doivent pas faire oublier que certains

regardent leur profession comme un métier d'art où le photographe exerce en permanence sa

sensibilité. La coexistence argentique / numérique semble pouvoir satisfaire l'ensemble des

usagers et convenir aux acteurs du service photographique. Quoi que l'on choisisse, « un bon
système sait tout faire ». Alors, « sans renier l'argentique, qui pour de multiples raisons
cohabitera encore avec le numérique, une opportunité s'ouvre aux [photographes] de
s'approprier l'ensemble des nouvelles technologies numériques pour les intégrer à leurs
pratiques professionnelles »'.

1
AUSTIN, Béatrice. Intégration des technologies numériques dans la recherche iconographique : pratiques et
usages. IDT-Net : textes de communications., 23-25 mai 2000. P.52-57.

95
 3/ LA PHOTOTHÈQUE SUR LE RÉSEAU INTRANET « ALIZÉ »

Le projet « Labo photo-numérique » place la photothèque dans une position

stratégique : entre argentique et numérique, mais surtout comme organe de réception et de
diffusion des documents. Sa mission reste bien « d'archiver pour mieux diffuser »'. C'est du
côté de la diffusion dont les modes se diversifient que nous allons nous attarder. Une nouvelle
possibilité de communication des documents a été engendrée par la numérisation : le réseau.
Mais une telle décision mérite qu'on en évalue soigneusement toutes les implications.

a/ La mise en réseau : une décision politique délicate

• Problème de l'organisation interne du MinEFI

Le basculement de la base de données de la photothèque sur le réseau Intranet relève

d'une décision politique difficile. La principale raison est due à l'importance de l'organisation
du ministère. Par suite, cette décision qui finalement concernerait à terme l'ensemble des

agents, devra être validée par plusieurs niveaux hiérarchiques avant de devenir effective. En

fait, cette évolution suivrait la pensée de Manuel Castells selon laquelle « l'essor de la société
en réseau, [...] ne peut se comprendre en dehors de l'intéraction entre ces deux tendances

relativement autonome : le développement de nouvelles technologies de l'information et

l'effort de la société pour se réorganiser en mettant le pouvoir de la technologie au service de
la technologie du pouvoir. »2.

Mais avant d'élargir le débat aux autres sphères du ministère, le service photo se doit
d'envisager les conséquences pour lui-même. Nous pensons ici à la notion de droits d'auteurs
que le service doit impérativement conserver et protéger, y compris dans le cas d'une diffusion

1
LISSALDE, Claires. Comment le numérique modifie la gestion des images dans une photothèque. IDT-Net :
textes de communication. 23-25 mai 2000. P.47-51.
2
CASTELLS, Manuel. La société en réseaux : l'ère de l'information. Paris :Fayard, 1998. Chapitre premier :
La révolution des
technologies de l'information, p.51-91.

96
sur « Alizé ». D'après le Quatrième Rapport au Premier ministre de la Commission de la
Coordination de la Documentation administrative (Novembre 1979 et mis à jour en février
1992), « si les droits d'auteurs ne sont pas transmissibles du fonctionnaire vers son service,
c'est que le service en est investi à titre originaire, car c'est le service lui-même qui est
détenteur du droit de divulgation [...]. Et de ce droit procèdent les droits d'auteur, tant moraux

-sous certaines réserves- que patrimoniaux»1. Un peu plus loin on précise encore que « la
naissance des droits au profit de service doit être admise même lorsque la création est
fortement personnalisée, soit en raison de la nature de l'œuvre (photographies), soit parce que

le fonctionnaire agit en dehors de toute participation hiérarchique. Elle sera également admise
au profit du service producteur d'une œuvre audiovisuelle »2. Dès l'instant où on établit les
droits d'auteur du service photo qui lui garantissent le contrôle de sa production, on établit
également sa responsabilité d'auteur.

Cette notion a été développée par le Comité français du droit d'auteur des
photographes et le Syndicat national de l'Edition en 1991. Ainsi, « dans le cadre de la loi du 17
juillet 1970, relative à la protection de la vie privée, le photographe est responsable du
document qu'il fournit à l'éditeur pour reproduction et représentation, à l'égard des personnes

photographiées. Il s'interdit tout truquage et photomontage comportant les personnes »3.

Toutes ces questions qui semblaient résolues lors de l'élaboration de ces textes de lois se

trouvent subitement réactualisées avec le changement de technologie et surtout la diflusion en

réseau. C'est pourquoi il faut les garder en mémoire. Le rôle du photographe n'est nullement
remis en cause, mais le progressif transfert de technologie sur le point de s'opérer doit lui
garantir des moyens techniques suffisants pour conserver son statut actuel d'auteur

responsable.

1INTERPHOTOTHEQUE. Gérer une photothèque : usage et règlements. Ed. 1992. Paris : La Documentation
française, 1992. Annexe 3 : Droits d'auteur et activités administratives par M.André Kerever, conseiller d'Etat,
Section III : la loi du 11 mars 1957 et le droit public, §2 : Oeuvres créées par des fonctionnaires ou agents de
droit public dans l'exercice de leurs fonctions, p.84-88.
2
Ibid.
3
INTERPHOTOTHEQUE. Gérer une photothèque : usage et règlements. Ed. 1992. Paris : La Documentation
française, 1992. Annexe 7 : Code des usages en matière d'illustration photographique, Chapitre 1 : Principes :
Reproduction et représentation Responsabilités Légendes et références, 12/ Droit des personnes photographiées.

97
 • Problème du droit à l'image

Dans ces conditions la position du photographe n'est pas toujours aisée à tenir. Bien
que témoin privilégié de manifestations au demeurant publiques dont il doit rendre compte, le
photographe détient des documents contenant des informations à caractère personnel : c'est là
le paradoxe. La diffusion peut vite devenir problématique et le basculement de la photothèque
sur Intranet rendrait le photothécaire responsable d'une diffusion dont l'impact serait
vraisemblablement plus « médiatique ». Ceci explique aujourd'hui les réticences d'un public
nombreux. En effet, les photos étant nominatives les individus y figurant sont immédiatement
reconnaissables, en particulier lorsqu'on sait que le public serait constitué d'agents internes à
l'organisation.

Ceci nous amène tout naturellement à aborder le thème de la protection des sujets

photographiés. Des critères de diffusion devront être déterminés afin de respecter la Loi n°78-
17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers, et aux libertés. Le premier article
du chapitre premier intitulé « Principes et définitions » stipule que « [l'informatique] ne doit
porter atteinte ni à l'identité humaine, ni aux droits de l'homme, ni à la vie privée, ni aux
libertés individuelles ou publiques »'. Cette analyse rejoindrait plutôt le code déontologique
des photographes. Mais les règles à l'encontre de certains usages de l'informatique semblent
plus sévères que celles de la photographie. Elles protègent davantage les individus, puisque
l'article 3 donne à « toute personne le droit de connaître et de contester les informations et les
raisonnements utilisés dans les traitements automatisés dont les résultats lui sont opposés »2.
Ajoutées à cela les définitions précises de l'article 4 qui concernent directement la mise en

réseau de photos puisque « sont réputées nominatives [...] les informations qui permettent,
sous quelque forme que ce soit, directement ou non, l'identification des personnes physiques
auxquelles elles s'appliquent, que le traitement soit effectué par une personne physique ou par

une personne morale »3.Ce sur quoi l'article 26 du quatrième chapitre ayant pour thème
« Collecte, enregistrement et conservation des informations nominatives » renchérit en

1
Loi consultable sur le site du ministère de la justice dont l'URL est : http :// www.justice.gouv.fr ou sur celui
de la CNIL dont l'URL est : http :// www.cnil.fr
2
Ibid.
3
Ibid.

98
indiquant que « toute personne physique a le droit de s'opposer, pour des raisons légitimes, à
ce que les informations nominatives la concernant fassent l'objet d'un traitement... »'.

Dans ces conditions on comprend combien la décision de donner libre accès à une

banque d'images essentiellement nominatives via un réseau, y compris si celui-ci se limite à la

seule enceinte du MinEFI, rencontrera d'obstacles.

• Problème du contrôle de la circulation des images

Malgré les efforts que la photothèque peut faire pour répondre aux craintes suscitées,
comme d'appliquer consciencieusement l'article 29 du chapitre quatre des lois « informatique
et liberté... » où « toute personne ordonnant ou effectuant un traitement d'informations
nominatives s'engage de ce fait, vis-à-vis des personnes concernées, à prendre toutes les
précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment d'empêcher
qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés. »2, il
semble qu'un engagement moral ne soit pas suffisant.

En effet, diffuser dans une logique réseau implique une communication plus
impersonnelle des usagers. Par conséquent, leurs besoins en images, c'est-à-dire leurs
utilisations se trouvent moins bien identifiées3. Dans ce contexte, le contrôle de la circulation

des images après diffusion devient problématique, car il n'est plus maîtrisable par l'émetteur.
C'est la raison pour laquelle la notion de contrôle doit intervenir avant cette étape. Il s'agit
pour la photothèque, d'éviter les inconvénients de la logique réseau en prenant en compte de
nouveaux paramètres comme le contrôle de la transmission de fichiers numériques. De plus,
cette constante vérification lui assurera du crédit auprès de ses interlocuteurs. Par ailleurs, le
langage témoin de ce changement, montre que l'on parle ces derniers temps d'images et non

plus de photos. Survient alors le problème de l'accréditation de la source d'informations telle

une base de données d'images.

1
Ibid.
2
Ibid.
3
On peut par exemple penser au cas d'un usager occasionnel non connu du service photo.

99
 Si la confiance des usagers parvient à s'instaurer, la photothèque devra aussi penser à
se protéger. Un des problèmes actuels de la mise en ligne s'exerce à l'encontre du droit de
reproduction. Le libre accès a fait du réseau le lieu duplication numérique par excellence,
comparable au « photocopillage » des livres. En fait, « dans l'environnement numérique, les
reproductions ayant la même qualité que leurs originaux et pouvant se faire à partir de lieux de
diflusion, la transposition de l'exception pour copie privée a des implications économiques

importantes et pourrait disparaître. »'. Ce phénomène est arrivé à un tel point que
l'autorisation de la copie numérique à usage privé semble remise en cause dans l'exemple cité.
De multiples questions comme celle-ci demandent encore à être résolues pour n'oublier aucun

aspect de cette étape ultérieure. Pour cela, la démarche devra s'accompagner d'une solide
définition des modalités de mise en ligne sur l'Intranet local. Des propositions concrètes
s'imposent maintenant.

b/ Quelles solutions ? : des conditions

La première observation que l'on peut émettre dans le contexte de diffusion d'une
image suivant la logique réseau est que « [Le photothécairej peut l'adresser par réseaux à
plusieurs correspondants, simultanément, sans en être dépossédé »2. La mission de
conservation reste donc assurée. Pour ce qui est des autres aspects abordés, plusieurs solutions
sont envisageables et la plupart font appel à la technologie.

Pour mieux comprendre la logique réseau du MinEFI, il convient d'expliquer dans

quelle configuration intervient son Intranet « Alizé ». L'Intranet couramment nommé « Alizé »

correspond en fait à la première version. D'autres ont suivi et nous en sommes à la troisième,
qui joue un rôle d'interface. Enfin, il y a Internet. Ces trois réseaux communiquent selon le
schéma dressé ci-après :

1
ADBS. Dossier : La copie privée numérique. Actualités du droit de l'information, avril 2000, n°2.
2
LISSALDE, Claire. Comment le numérique modifie-t-il la gestion des images dans une photothèque.
IDT-Net : textes de communication.. 23-25 mai 2000. p.47-51.

100
 Firewall « Alizé 3 »

alizé finances .gouv.fr

En fait, « Alizé 3 » est un firewall. « Le firewall, appelé également garde-barrière ou

bouclier, est un ordinateur gardien qui réside entre l'Internet et le réseau privé. Il protège le
réseau privé en filtrant le trafic entrant et sortant selon des critères définis préalablement. Le
bouclier sert à définir qui est autorisé à accéder au réseau et quand. »\ Ce système sécurisant
évite ainsi tout communication directe entre l'Intranet et l'Internet. L'Intranet « Alizé 1 » est

en réalité un espace d'information créé par chaque direction. Ainsi 1' « Alizé 1 » de la Dircom
ne contient pas d'informations identiques à celui d'une autre direction. En revanche, toutes les
directions peuvent communiquer grâce à des diffusions sur le bouclier « Alizé 3 » auquel toutes
les direction ont accès. Pour résumer la situation, l'Intranet « Alizé 1 » est l'espace de difiiision
d'une direction, Internet représente l'espace extérieur, et le boucher « Alizé 3 » est l'espace de
rencontre de l'ensemble du MinEFI d'une part, et du MinEFI et de l'extérieur d'autre part.
C'est donc dans cette configuration que les conditions d'accès à la photothèque prendront
place. Et suite à l'explication donnée, d'un point de vue technique, on déduit qu'elle sera située
sur l'Intranet de la Dircom.

• Un accès limité

A ce stade de la réflexion, on préconise une solution qui limiterait l'accès à la

photothèque numérique. Un premier cas garantirait au photothécaire le monopole de la base de
données qu'il gère. Cette proposition peut même tenir heu de suggestion lors des premiers
temps de l'éventuelle diffusion sur Intranet.

1
OBERVATOIRE DES NTIC-DESS SID DE L'UNIVERSITE DE LILLE-3 : Les enjeux du management de
l'information des les organisations: usages, outils, techniques. Paris: ADBS, 1999. Coll. Sciences de
l'information, série Recherches et développement. Deuxième partie : les nouveaux outils et méthodes de
recherche de l'information : les modes d'accès à l'information, p.73-107.

101
 La solution réside dans la dualité thématique du fonds photographique. Ainsi , on

pourrait ne faire basculer sur le réseau que les photos de type artistique, bâtiment..., soit les
images non nominatives et continuer à archiver tout l'événementiel à la photothèque. On
résoudrait ainsi de manière efficace tous les problèmes éthiques liés au contrôle de la
circulation des images. Mais cette solution tend à procéder de la censure ; c'est la raison pour

laquelle, elle ne peut-être définitive. Elle possède plutôt une valeur de test.

Un second cas consisterait à n'octroyer cet accès qu'en fonction de critères bien
déterminés. Il s'agirait d'abord d'ouvrir cet accès aux clients importants. Le premier critère
d'identification est donc quantitatif. En réalité, il convient de satisfaire en priorité les usagers

dits « professionnels » au sens où leurs activités leur imposent systématiquement l'emploi de

photos. Le second critère de sélection serait ainsi à la nature des activités. On rejoint ici le
dernier motif de sélection lié au but de la commande, c'est-à-dire l'usage futur de la photo. La
caractéristique requise étant d'ordre éditorial : la publication, l'affichage... Pour sécuriser ces

accès privilégiés, on pourrait penser à utiliser des codes d'accès sous autres mots de passe

comme il en existe déjà sur les postes de travail, ou pour accéder à « Iris »'. Cependant, cette
appropriation du réseau relative aux notions de droit et de politique avancées reste assez

restreinte.

Ce phénomène s'explique dans la crainte d'effets consécutifs à une diflùsion trop large.
Mais il ne faudrait pas pour autant confondre visualisation et utilisation. L'accès à la
photothèque numérique pourrait être limité de façon plus démocratique. Un dernier cas

consisterait à délivrer un accès à tous. La visualisation du fonds photographique serait alors

autorisée à tous les agents qui le désirent. La diffusion n'aurait d'autres buts que de montrer.
En revanche toutes formes de duplication seraient proscrites. Copie numérique sur disquette,
CD-ROM, jaz, zip..., téléchargement, et impression papier seraient interdites à l'ensemble des

usagers excepté ceux décrits ci-dessus qui garderaient la possibilité d'extraire et d'exploiter
eux-mêmes les images. Le mode d'accès serait alors temporisé selon le type d'utilisateur et
toujours défini par ses usages.

La réalisation d'une telle configuration passe par des techniques de programmation

informatiques. Pour empêcher la copie numérique , l'impression ou le téléchargement de

102
photos visualisables à l'écran, on peut opter pour le procédé des photos cachées couramment
employé sur Internet. Quant au problème de reconnaissance de l'utilisateur qui se pose ici, on

pourrait le résoudre grâce à la signature numérique, également connue sous le nom de

signature électronique. « Ce mécanisme repose sur deux procédures : la signature d'une unité
de donnée, la vérification de ladite signature. Le message est signé par une clé caractéristique
de l'entité émettrice. La signature doit obligatoirement être produite par un seul signataire et la
vérification ne doit pas permettre de reproduire cette dernière. Des algorithmes de chiffrement
permettent de crypter le message ou la signature des correspondants afin de les authentifier. »2.
Et puisque l'on aborde la notion de cryptologie, on pourrait effectivement penser aux

techniques de cryptographie. A l'origine en France elle a « d'abord été réservée aux activités
militaires, diplomatiques et gouvernementales. »3, mais elle serait sans doute moins adaptée à la
situation de la photothèque. L'aménagement d'une solution adaptée à tous les acteurs et qui
amènerait la photothèque sur Intranet est donc possible.

c/ Conséquences

• La numérisation de la photothèque modijiera-t-elle les pratiques des usagers ?

Actuellement les relations entre le service photographique et ses usagers sont de type
interpersonnel. Lorsque l'usager connaît véritablement le document dont il a besoin ou qu'il
souhaite un nouveau reportage, la commande se passe par téléphone et on utilise le même

moyen pour le prévenir une fois le travail prêt. Ceci signifie que le client se déplace
physiquement jusqu'au secrétariat pour prendre possession de ses tirages, à moins qu'il préfère
les recevoir par télédoc4. Mais se déplacer permet de vérifier sur place les tirages, d'obtenir
quelques conseils des photographes et éventuellement de repasser une commande. Ce qui
paraît dans ce cas facultatif, devient une nécessité quand la commande implique des retirages

1
« Iris » est le nom de la messagerie électronique du Min EFI.
2
OBERVATOIRE DES NTIC-DESS SID DE L'UNIVERSITE DE LILLE-3 du management de : Les enjeux
l'information des les organisations: usages, outils, techniques. Paris: ADBS, 1999. Coll. Sciences de
l'information, série Recherches et développement. Deuxième partie : les nouveaux outils et méthodes de
recherche de l'information : les modes d'accès à l'information, p.73-107.
3
Ibid.
4
Le télédoc est le nom du système de livraison du courrier interne au MlnEFI.

103
ou bien à la suite d'une reportage dont on sait que toutes les vues ne seront pas utilisées. Le
commanditaire se trouve en effet dans l'obligation de se rendre au secrétariat pour choisir les
vues qu'il désire. La sélection opérée, on effectue les tirages, puis on procède comme dans le
cas précédent.

Avec Intranet, la photothèque pourrait diffuser ses photos désormais visibles à l'écran à
tous ses correspondants, système grâce auquel « L'utilisateur peut [...] effectuer ses recherches
par mots clés, visualiser les images choisies en basse résolution pour ne commander que la

photo qui sera réellement utilisée. »'. Au MinEFI, Ils passeraient commande via la messagerie
« Iris » et recevraient leurs fichiers image en empruntant le même chemin. Mais le schéma
décrit ici est loin d'être la seule possibilité. Au contraire, les stratégies de communication et
d'échanges se multiplient. Toutes les combinaisons, sous réserve de remplir les contraintes
techniques, sont autorisées, mais dépendent surtout des usages personnels de chacun.

• Problème de la maîtrise de l'outil informatique

Cette fois encore, on retrouve la question informatique. Adopter la communication

réseau suppose des compétences pré-requises en informatique. Dans ces conditions, on peut

s'attendre à deux types de réactions. Tout d'abord les usagers pour lesquels le numérique est
déjà intégré dans leurs pratiques professionnelles devraient assez rapidement opter pour la
communication réseau. En revanche, les usagers plus occasionnels pour qui l'informatique ne

constitue pas nécessairement un moyen de communication convivial, préféreront sans doute

continuer à entretenir des relations directes avec les agents du Pôle Image. C'est pourquoi le
service photo trouverait avantage à conserver les deux systèmes de communication en vue de
répondre à toutes les demandes. Et ce qui est envisagé pour l'instant de façon restreinte
pourrait par la suite se développer. D'ailleurs, « la diffusion de la technologie amplifie sans

cesse le pouvoir de la technologie, à mesure que les usagers se l'approprient et la redéfinissent.

Les nouvelles technologies ne sont pas simplement des outils à utiliser, mais des procédés à
développer. Utilisateurs et acteurs peuvent désormais se confondre. Les utilisateurs ont ainsi la

1
AUSTIN, Béatrice. Intégration des technologies numériques dans la recherche iconographique : pratiques et
usages. IDT-Net : textes de communication. 23-25 mai 2000. P.52-57.

104
possibilité de devenir maîtres de la technologie... »'. La création d'« Alizé » au sein d'une
organisation importante comme le MinEFI, a été pensé selon la volonté de procurer un service
qui allie l'efficacité dans la recherche d'informations à la rapidité de transmission. D'une
manière générale, on constate « l'omniprésence des effets des nouvelles technologies.
L'information faisant partie intégrante de toute activité humaine, tous les processus de notre
existence individuelle et collective sont directement modelés (et non pas déterminés) par le
nouveau médium technologique »2.

1
CASTELLS, Manuel. La société en réseaux : l'ère de l'information. Paris :Fayard, 1998. Chapitre premier :
La révolution des technologies de l'information, p.51-91.
2
Ibid.

105
CONCLUSION

106
 CONCLUSION

La décision de faire entrer la photothèque du Ministère de l'Économie, des Finances et

de l'Industrie dans l'ère numérique relève d'une raison à la fois pratique et historique. Le
fonctionnement connu jusqu'alors était déjà fondé sur des tentatives successives d'adaptation à
l'évolution technologique en marche. L'arrivée du numérique se conçoit comme une nouvelle
étape de cette évolution. Elle était d'ailleurs souhaitable quant à la revalorisation du fonds
photographique. Mais les changements entraînés par la numérisation de la photothèque
semblent cette fois plus profonds.

Ces changements sont de deux natures différentes, mais interdépendantes. Le plus

visible reste d'ordre technologique avec l'arrivée d'un nouveau matériel à apprivoiser. Et on

souligne ici le deuxième niveau de changement sans doute plus difficile à mesurer car on
touche à un aspect d'ordre sociologique. Il n'est pas moins important de connaître les

possibilités de telle ou telle technologie que d'observer l'usage effectif que l'on en fait.
L'appropriation du numérique à la photothèque demande d'abord apprentissage et
familiarisation avec les nouveaux outils de travail, puis commence par une personnalisation
basée sur la spécificité du fonds photographique. Pour parvenir à cela, il a fallu repenser les
méthodes de référencement et d'indexation. Quant à l'intégration définitive du numérique en

tant que pratique professionnelle, elle est identifiable à partir du moment où certains usages

technologiquement définis se trouvent sociologiquement détournés pour optimiser les

performances du matériel. Adopter la technologie numérique, implique l'acquisition de

nouvelles pratiques car un système que l'on s'approprie est un système que l'on utilise, ce qui
semble être en bonne voie. La reprise totale du fonds photographique demandera encore

quelques temps. Durant la transition, on combinera ancien et nouveau systèmes. Au classement

physique des films se substituera progressivement l'archivage numérique. Leur traitement sera

alors intégralement informatisé.

107
 En fait, ce sont les supports d'information qui se sont considérablement modifiés car la
mission initiale de la photothèque reste immuable : traiter pour conserver, archiver et diffuser.
Mais considérant l'ensemble plus vaste auquel appartient la photothèque, à savoir le service

photographique, on envisage d'y élargir le partage de la technologie numérique. Mais à ce

niveau du projet, la transition à assurer dans le «passage du grain au pixel » reste plus
problématique. C'est pourquoi après analyse des besoins des usagers on préconiserait plutôt
une solution de coexistence entre l'argentique et le numérique. Ainsi les changements entraînés
par la numérisation de la photothèque concernent l'ensemble du service photographique. A
terme, dans le cadre du projet « Laboratoire photo numérique », elle aura un rôle
centralisateur : d'abord par son aspect technique qui lui permet de traiter tous les supports,
puis par sa vocation de diffuseur qui s'amplifie en numérique avec les possibilités offertes par

le réseau Intranet.

108
109
 BIBLIOGRAPHIE

MONOGRAPHIES :

CASTELLS, Manuel. La société en réseaux : l'ère de l'information. Paris :Fayard,

1998. 613p.ISBN 2-213600-41-4

DAUZATS, Michel. Le thésaurus de l'image : étude des langages documentaires pour

le traitement de l'audiovisuel. Paris : ADBS, 1994. Coll. Sciences de l'information,
série Recherche et documents, 90p. ISBN 2-901046-78-9.

INTERPHOTOTHEQUE. Comment informatiser une photothèque ?. Paris : La

Documentation française , 1984. Coll. Guide pratique des photothèques, 72p. ISBN 2-
11-001306-0.

INTERPHOTOTHEQUE. Gérer une photothèque : usage et règlements. Ed. 1992.

Paris : La Documentation française, 1992. Coll. Interphotothèque, 111p. ISBN 2-11-
002764-9.

KATTNIG, Cécile, LEVEILLE, Janny. Une photothèque, mode d'emploi. Paris : Les
Editions de l'Organisation, 1989. 245p. ISBN 2-7081-1082-9.

LASSOURY, Jacques. La Documentique : gestion électronique de documents et

gestion documentaire : Vers le zéro papier ? Maîtriser l'explosion documentaire !.

Paris : Dunod, 1994. Coll. Mais c'est très simple : la micro-informatique sans stress !,
154p. ISBN 2-10-002255-5.

LE COADIC, Yves. Usage et usagers de l'information. Paris : ADBS, Nathan, 1997.

Coll. Nathan Université. 127p. ISBN 2-09-190366-3.

110
 OBERVATOIRE DES NTIC-DESS SID DE L'UNIVERSITE DE LILLE-3 : Les

enjeux du management de l'information des les organisations : usages, outils,

techniques. Paris : ADBS, 1999. Coll. Sciences de l'information, série Recherches et
développement, 174p.ISBN 2-84365-015-1.

PERIODIQUES :

ADBS. Dossier : La copie privée numérique. Actualités du droit de l'information, avril

2000, n°2.

AUSTIN, Béatrice. Intégration des technologies numériques dans la recherche

iconographique : pratiques et usages. IDT-NET : textes de communication. 23-25 mai

2000, p.52-57.

LISSALDE, Claire. Comment le numérique modifie-t-il la gestion des images dans une

photothèque. IDT-NET : textes de communication. 23-25 mai 2000, p.47-51.

RAPPORTS DE STAGE :

COMYN, Hélène. Une documentation papier à l'ère numérique : recensement,

évaluation, complém 'entarité. Rapport de stage de maîtrise SID, Université Charles De

Gaulle Lille 3, 1998.

DES JARDINS, Nadège, PANDI-MAS SIKA, Annie. Du papier vers le numérique :

création d'une base de données pour les rapports de stage. Rapport de stage de
maîtrise SID, Université Charles De Gaulle Lille 3, 1998.

TOURRE, Laetitia. Projet de mise en place d'un utilitaire de gestion électronique de

documents électroniques. Rapport de stage de maîtrise SID, Université Charles De
Gaulle Lille 3, 1999.

111
ADRESSES ELECTRONIQUES :

Site du Ministère de l'Economie, des Finances et de l'Industrie :

http :// www.finances.gouv.fr

Site du Ministère de la Justice :

http :// www.justice.gouv.fr

Site de la Commission Nationale Informatique et Liberté :

http :// www.cnil .fr

Site de l'Association des professionnels de information et de la documentation

http :// www.adbs.fr
ANNEXES

113
 PLAN DES ANNEXES

TITRE DU DOCUMENT ANNEXE N°

Logique métier et diagramme de la circulation des documents (entretien) 1

Bon de commande de prises de vues photo et vidéo 2
Fiche de travaux de laboratoire 3

Historique de la photothèque (entretien) 4

Grille d'analyse de l'image de G.Bléry 5
Dictionnaire des abréviations internes 6
Feuille de données et de recherches Access 7

Catalogue des reportages enregistrés dans la base Access 8

Menu principal de la base Access 9
Tables de la base Access 10
Modèle Logique des données (MLD) ,schéma relationnel de la base Access 11
Macro-commandes crées dans la base Access 12
Interface de Recherche globale de la base IBP 13
Masque de saisie de la Recherche modèle de la base IBP
par 14
Interface de Recherche multi-globale de la base IBP 15
Interface de Recherche multi-critères de la base IBP 16
Présentation du résultat de recherche d'IBP : une planche contact d'imagettes 17
Fiche signalétique de la base IBP 18
Catalogue listing d'IBP 19
Catalogue planche contact d'IBP 20
Catalogue de diapositives d'IBP 21
Figure de l'architecture client / serveur 22
Code de numérotation des négatifs et des diapositives de la photothèque 23
Procédure de travail : numérisation 24
Dossier « Scan_Temporaire » 25
Fiche d'indexation vierge de la base IBP 26
Les 31 sous-dossiers du dossier « Scan Temporaire » 27
Personnalisation de la rubrique dans la base IBP 28
Thésaurus : liste alphabétique structurée 29
Thésaurus : liste
alphabétique annexe des termes associés 30
Questionnaire relatif au service photo 31
Compte-rendu de la réunion du jeudi 8 juin 2000 32
Schéma du projet « Laboratoire photo-numérique » 33

114
 LOGIQUE METIER ET DIAGRAMME DE CIRCULATION DES DOCUMENTS

Retranscription d'un entretien avec Monsieur Pignaut,53 ans Agent principal des services
techniques, aujourd'hui responsable de la photothèque de la Direction des Relations avec les
Publics et de la Communication

But : Situer les missions attribuées à la photothèque dans son environnement

direct : le service photo. Repérer les différents modes de transmission des
informations nécessaires à la réalisation du travail.

MP : Le demandeur
téléphone au service photo, au secrétariat du service, ou il faxe. Il donne le motif du reportage, le
lieu du reportage, la date du reportage et l'heure du reportage ; c'est tout. Ca, c'est : « Allo, bonjour monsieur, je
veux une photo, je veux... je fais ce soir un dîner avec le ministre ; est-ce que vous pouvez envoyer un photographe

chez Le Nôtre à 20h50 ?. ». Terminé. Ca c'est la demande, après nous c'est notre problème de faire déplacer le
photographe. Ca, on n'en parle pas, parce que c'est plus de la logistique. Simple, la demande. Alors, ou elle est
faxée...Elle est faxée, par exemple les PME, ils faxent, eux; ils envoient: «Envoyez-nous un photographe à tel
endroit, à telle heure pour telle chose. » ; et ici, ils téléphonent. Donc il y deux solutions : ou ils téléphonent ou ils
faxent. Ca c'est la demande.

SC : Donc, y'a deux cas après ?

MP : C'est-à-dire ?

SC : Y'a le cas ou vous pouvez le faire et le cas où vous ne pouvez pas, j'imagine.

MP : Si on refuse un reportage ?

SC : Oui

MP : Ah, ça c'est pas euh...oui, on refuse un reportage pour un seul motif: pas de disponibilité dans les

photographes. S'il n'y a pas de photographe, y'a pas de reportage. C'est vraiment, euh... Moi, en quinze ans, j'ai
jamais refusé, jamais refusé. J'ai toujours trouvé une solution, parce que les solutions, on en trouve toujours.

SC : Et ça, c'est le secrétariat qui le dit ?

MP : Le secrétariat ? Ah oui, oui, le secrétariat, il a le...

SC : Il a le planning ?

MP : D'ailleurs, si y'a pas de planning, c'est foutu ! (Aparté : « Je suis obligé d'interpréter parce que là, c'est pas la
même chose ; ça marchait pas comme ça avant.).

SC : Donc, euh... après, admettons..., dans le cas où ça ne marche pas, on recommence. Dans le cas où ça marche,
comment ça se passe ensuite ?

MP : On établit un bon de reportage, on reporte sur ce bon les termes de la demande du..., de la demande : le nom du

demandeur, le thème, le titre du reportage ; le lieu du reportage et l'heure du reportage.

ANNEXE N°1

1
SC : Alors, oui, ça, le bon ; je m'en occuperais plus tard mais... Qui est-ce qui fait ça ? C'est toujours le secrétariat ?

MP : C'est toujours le secrétariat qui s'en occupe.

SC :Donc en fait, on peut dire qu'il y a... Comment vous appelez ça ? Vous appelez ça une fiche de travail ?

MP : Oui, moi dans le temps, j'appelais ça «Bon de Reportage», mais maintenant, je ne sais pas comment ils
l'appellent parce que ça fait longtemps que j'en ai pas vu.

SC : C'est pas grave, je le note pour l'instant. Alors ça après, il y a un accord ?

MP : Il faut qu'il y ait une trace papier.

SC : Voilà, c'est ça. Ca va à qui après ?

MP : Le Bon de Reportage ?

SC : Oui.

MP : Au photographe qui va aller faire la mission

SC : Donc là, c'est au photographe.

MP : Alors, c'est une photocopie qu'il a, parce que...Et puis y'a des choses qui ont changé parce que comme
c'était...comme c'était moi qui l'avait fait, ils ont changé, c'est normal...on va pas prendre...

SC : Ben, je vais peut-être voir ça avec eux alors ?

MP : Dominique Falempin, quand elle rentrera parce que y'a des choses qui ont changé. Le principe, il est le même,
mais...

SC : Ben, je peux peut-être avoir l'armature et modifier les noms après si ça a changé...

MP Dominique quand elle rentrera, elle expliquera ça. Je vais te l'expliquer, mais c'est pas mon job. Avant, c'est
:

moi qui le faisais : j'enregistrais, je faisais le bon, je désignais le photographe, je le planifiais. Et il venait me voir.
...Alors, de toute façon, y'a une trace papier. Y'a une trace papier avec l'original qui est classé. Et le photographe, il
a la photocopie. Et le photographes, ben c'est lui qui choisit aussi s'il y va ou s'il y va pas.

SC : Donc, il faut l'accord du photographe ?

MP Voilà, il n'est plus désigné. C'est-à-dire, c'est en fonction de ses humeurs. Ils se réunissent : « bon, alors ce
:

soir, là, y'a un reportage à20h00. Ah, benj'le fais pas. Moi, je le fais ». Y'a pas de ... pas de...

SC : Pas de désignation...

MP Y'a
plus de... d'encadrement, quoi. Chacun, choisit. C'est pour ça qu'il n'y a plus personne là, aujourd'hui. Hé
:

oui. Faut renvoyer. Faut dire : »Y'a personne, excusez-moi ». Ca c'est un problème d'organisation, mais ça ne nous
regarde pas ! Bon, le principe est là. Y'a une demande qui est faite par téléphone ; 95% des cas. Pour les cabinets par
exemple, les cabinets, ils envoient un fax avec tout le programme de la semaine. Je pense pas que ça ait changé. A
l'époque, c'était le chef du protocole, l'intendant de l'Hôtel des ministres ;tous les vendredis, il me faxait le
programme des réjouissances pour la semaine. Des fois, y'avait du boulot ! Des fois y'avait rien ; et puis lundi telle
heure, tel ministre tel endroit, tant de personnes ; qu'est-ce que c'était ? Des cocktails, des décorations,... Et nous là,
on établissait le bon de reportage ; et le lundi matin : toi tu fais ça, toi tu fais ça, toi tu fais ça...et l'autre, pour toute

la semaine, il avait tous ses bons : lundi, mardi, mercredi...

SC : Oui, le planning, quoi.

2
MP : ...J'avais le
planning accroché au mur, avec les cartons, avec les noms, telle heure, tel jour, vacances,
malades... Et je les enlevais au fur et à mesure qu'ils partaient en reportage. Quand ils revenaient, ils me redonnaient
leurs bons avec le film. Je notais le bon de laboratoire cette fois-ci. J'enregistrais le film avec un numéro, pour savoir
le retrouver : entrée / sortie ; et hop, ça suivait la filière labo, avec l'urgence. Parce qu'il y aune urgence aussi : des
fois le reportage c'est pour le soir, les photos pour lOhOO. Par exemple la photo du groupe de la « zone francs » ; on
fait la photo à lOhOO, on leur donne des photos avant 15h00, pàrce qu'à 15h00, c'est fini le déjeuner ; et ils s'en vont.
Donc ils s'en vont avec leurs photos. Donc après, y'a un bon qui dit l'heure, l'endroit, qu'est-ce que c'est, pour qui
c'est. Et ensuite y'a le bon de travail labo qui est un autre. En fin de compte, y'a deux choses : y'a le bon de
reportage et le bon de labo ; parce que le bon de labo c'est..., on met le format, le nombre d'exemplaires, le type de
film etc. Et tout ça après c'est archivé parce qu'après on fait des statistiques : combien de reportages y'a eu, combien
de films ont été développés, nombre de produits de laboratoire.

SC : Donc ils vont être plus à même de me le dire en détail, en bas, non ?

MP : Oui, bien sûr.

SC : Alors...

MP : Normalement, ça devrait pas changer, le système.

SC : Non. Après, comment ça se passe ? Il faut le reportage...

MP : Après le film, il repasse au bureau et il va au labo.

SC : Donc, après ça va au labo...

MP : Au développement et après au labo. Après y'a toute la chaîne de développement : développement, planches
contact, mise sous pochettes, tirage, calibrage, étiquetage.

SC : Et les bons, qui les garde ?

MP : Un qui va aller au photographe et un qui va dans un classeur. Dans le classeur perpétuel, ils appellent ça.

SC : Et donc y'en a un qui est stationné ici ?

MP : Oui.

SC : Un bon de reportage, et un qui va au photographe. Après...

MP : Quand le photographe a fini sa mission, il ramène les films.

SC : Après lui, il va faire les films... Admettons qu'il n'y en ait qu'un.

MP : Oui, il retourne au labo. Le film, il repasse au secrétariat d'abord.

SC : Donc on e fait un duplicata ? Non, c'est pas ça ?

MP : Non, c'est enregistré une deuxième fois. Parce que y'a une première feuille : c'est la demande de reportage, et
derrière c'est le labo : développement, le nombre d'exemplaires, le format, le tirage.

SC : Attendez. Y'a un bon de reportage et on crée un deuxième document où on a noté ce qu'il y a sur le film. Ca
s'appelle comment ?

MP : Bon de travail ?... à vérifier

3
 SC : En combien d'exemplaires le bon de travail ?

MP : Je sais pas.

SC : Bon alors, le bon de travail, il va où ?

MP : Le bon de travail, il va au labo avec le film. Parce que ce bon, il note le format, le nombre d'exemplaires du
film à tirer. On donne le nombre d'exemplaires parce qu'il n'y a que le secrétariat qui sait combien il faut tirer
d'exemplaires. Par exemple, ce film-là, on va le tirer en trois exemplaires, tirage papier.

, SC : Et y'a le sujet, le titre ; enfin le descriptif, c'est pareil ?

MP : Je ne sais pas s'ils le renotent.

SC : Bon, j'affinerais ça avec eux, l'essentiel c'est que je leur fasse préciser en détail après...

MP : Oui, oui...

SC : Alors, le bon de travail...

MP : Il va au labo ; après c'est étiqueté, c'est...

SC :Oui, mais alors, on produit, on le tire le film ?

MP : Faut le développer le film, bien sûr.

SC : Donc, quand on dit « film », c'est la pellicule en fait ?

MP : C'est la pellicule. Il arrive dans l'appareil photo.

SC : C'est la pellicule, mais après le tirage, on a un nouveau document qui est la photo ?

MP : En fin de
compte, y'a deux choses, y'a la prise de vue et y'a le traitement du film. Alors la prise de vue, c'est :
on met la
pellicule dans l'appareil photo ; on fait des photos. Après cette pellicule, on va l'amener au labo pour
qu'elle subisse un traitement. Le traitement c'est le développement et la mise sur papier des images. C'est le travail
du labo ; après le tirage, et ce travail, on appelle ça le traitement. Donc ce film, il est développé dans le traitement, il
est mis sous pochettes plastiques, en planches, et il va au labo. Le labo, il consulte le bon de commande : quatre

exemplaires 13X18cm et il tire.

SC : Donc là en fait, ce sont des planches contact qu'on a ?

MP : Vous êtes-là ?

SC :Là, ici, quand on est au labo et quand on repasse au secrétariat avant de faire le bon de travail.

MP : Non, non, là le film, il est pas développé encore. Il est dans sa bobine encore.

SC : Il est dans sa bobine.

MP : Le photographe, il arrive, il le met sur le bureau, la secrétaire tape...

SC : D'accord. On a vraiment la pellicule.

MP : C'est le film.

SC :Après, j'arrive au labo et là, on fait des planches contact.

4
MP : Et là le Iabo va le développer, va le couper en bandes, va faire la planche contact et va le donner au tirage.

SC : Donc le produit fini, c'est la photo.

MP : Le produit fini, c'est la photo. Parce que les produits, y'a le révélateur, le fixateur...

SC : Non, non... (rires)

MP :Le produit, c'est ça !

SC : Donc c'est une planche contact ? Non ? Ca s'appelle comment alors ?

MP : C'est un négatif.

SC : On va y arriver !

MP : Donc quand le négatif est développé, vous avez un film et une image. La première chose, c'est le film
développé, c'est ça, c'est ça que vous avez en main.

SC : C'est le film qui vient du reportage, donc en fait c'est la pellicule.

MP : La pellicule, c'est le film. Cette bobine on en fait rien. Elle est enregistrée
, au secrétariat et on lui fait un bon
de labo. Et on lui donne le nombre d'exemplaires, le format et tout.

SC : Et il revient ?

MP : Là, il va au labo. Il est développé dans les machines.

SC : Et ça nous donne quoi ?

MP : On va sortir un film développé. On va sortir ça.

SC : Film développé, et vous appelez ça un négatif?

MP : C'est le négatif. Parce que si c'est le contraire ; c'est un positif.

SC : Donc ça, c'est un nouveau document.

MP : Voilà ! C'est ça, il est là ! En fin de compte l'image est latente. Et pour faire apparaître une image latente, il
faut lui faire subir un processus chimique qui est le développement, c'est ça. Là on a un film exploitable ; c'est ce
que vous avez vu. Ensuite, on va faire une planche contact, c'est ça. Voilà la planche contact.

SC : D'accord. Donc le négatif est développé en X exemplaires selon le bon de travail ?

MP : Le négatif est développé.

SC : Y'en a qu'un ?

MP : Hé oui, parce qu'après, on appelle ça des inter-négatifs.

SC : D'accord, et après, on a une planche contact ?

MP : Après, on fait une planche contact. C'est pour visualiser les vues à choisir parce qu'on va choisir des vues. On
va pas tirer tout. Quand y'a cinquante lamelles... il va choisir, le photographe, ou le tireur, il va choisir les vues avec
son œil exercé (sourires), il va choisir les vues les plus aptes à être tirées, donc après il va les tirer.

5
SC : Attendez, attendez, planches contact, combien d'exemplaires ?

MP : Une seule.

SC : Une seule.

MP : Y'en a pas cinquante, une seule. Ah, on peut en faire plusieurs pour envoyer. Mais ça, faut éviter, parce que la
planche contact, en fin de compte, c'est un document de travail ; pour le photographe.

SC : D'accord.

MP :photographe, il les raye, il raye les vues. Quand il fait une poignée de main, c'est ce qu'il y a de plus serré,
Le
donc faut pas la rater ! Donc s'il y en a quatre, il va en choisir une. Donc après ça, c'est le tirage parce que ces
négatifs, ces vues, faut les mettre sur un papier. C'est le tirage au format désigné, au nombre d'exemplaires désigné.

SC : Donc on a des photos ?

MP : Là, on va avoir des photos. C'est-à-dire, on a les tirages papier.

SC : Photos...

MP : On appelle ça les tirages papier.

SC : Alors, on a ça en XXX ....

MP : Autant qu'ils en demandent.

SC : D'accord. C'est pareil, c'est un nouveau document.

MP : Et au format qu'ils veulent.

SC : Voilà.

MP : Faut les traiter, les développer ; y'a tout un processus, ensuite une fois que ces photos, ces tirages ont été faits,
ça va passer à la finition ; c'est-à-dire qu'elles vont être coupées parce qu'elles sont roulées.

SC : Oui.

MP : Parce que ces

photos, elles arrivent en rouleaux. Puis là-bas, ça s'appelle la finition, y'a une machine en bas qui
est là. Il coupe les photos ; ensuite il les classe, il les numérote, il les étiquette. Puis après, il remet dans sa bannière :
le film, la planche contact et les photos du tirage. Et il remet tout ça au secrétariat.

SC : Donc après ça, il retourne au secrétariat ?

MP : Absolument.

6
 Liberté • Égalité * Fraternité
République Française
Direction des Relations avec les Publics et de la Communication
Bureau de la Communication Interne - Pôle Image BON N° 2000 03 12
Service photo Tél : 01 53 18 72 39 - Télédoc 111
U.P.R.A. Tél : 01 53 18 72 18 - Télédoc 112
Télécopie : 01 53 18 39 89
Bâtiment Colbert - Douve2 - Pièce 0106

BON DE COMMANDE DE PRISE DE VUES PHOTO ET VIDEO

Audiovisuel ; Prises de vues Photo y Travaux labo photo y]

Date de la demande : 02/03/00 Heure de la demande : 14h30

Commande réceptionnée par : Bernard Sergueff Durée du reportage:

INTITULE DU SUJET :

Réunion direction de la prévision avec une délégation chinoise

Lieu du reportage : Centre de conférences

Prêt à tourner : Date : vendredi 3 mars 2000 Heure ■

Contact sur place : De Motichy Tél : Télécopie sur place.

Photographe 1: Patrick VEDRUNE Photographe 2: Photographe 3:

SERVICES COMMANDITAIRE :

Direction DIRCOM

Service : BMI Coordonnées :

Contact MILLET CHAMBEAU Fonction : Rédacteur

Téléphone : 88852 Télécopie : Télédoc : 536

Doit-être confirmé \ j Fax 1 Courrier :

DEPLACEMENT: Train □ Avion :j Voiture! î

Date de la demande : jeudi 2 mars 2000 Heure de la demande : Faxfj Téléphone F]

Sans chauffeur F] Avec chauffeur f] Prise en charge par le commanditaire |_J

Date de départ garage Bercy : Heure de départ garage Bercy :

Date retour garage Bercy : Heure retour garage Bercy :

DA TE DE LIVRAISON PREVUE :

PHOTO VIDEO

Date : Date :

Heure : Heure :

DA TE DE LIVRAISON DES TRA VA UX :

PHOTO VIDEO

Date : Date :

Heure : Heures :

Travaux remis à : Travaux remis à :

*
Récupérer sur le lieu de tournage toutes informations utiles à l'utilisation extérieure du sujet.
 FICHE DE TRAVAUX DE LABORATOIRE

Bon N° : 2000 03 12
COMMANDITAIRE

DIRCOM

Service: BMI

PRISE DE VUES

Films
Quantité: Sensibilité: 800 Formats:

S Négatifs couleur Autre: j

LABORATOIRE

NUMEROS DES FILMS TRAITES

1 5 9

2 6 10

3 7 11

4 8 12

OBSERVATIONS :

REUNION DIRECTION DE LA PREVISION ET DELEGATION CHINOISE

 HISTORIQUE DE LA PHOTOTHEQUE

Retranscription d'un entretien avec Monsieur Pignaut,53 ans Agent principal des services
techniques, aujourd'hui responsable de la photothèque de la Direction des Relations avec
les Publics et de la Communication : fait le 19juin 2000.

But : Retracer l'histoire de la naissance du projet de « photothèque

numérisée ».

MP : de recherche. L'informatique n'existait pas encore, on a touché, je crois un ordinateur en 1988.

SC : - Donc là en 1987, vous aviez un fichier manuel, c'est ça ?

MP : - Oui, enfin c'était...C'est le classeur rouge là, c'était ça, c'est ça. Voilà...

SC : - Donc là c'est des classeurs où sont rangés les négatifs...

MP : Voilà le problème qui s'est passé ; ça normalement pour pas que ça tombe, moi je les ai mis,
-
et dans ...

des papiers, vous savez, pour pas que ça tombe, Et c'est tombé parce qu'on les a enlevé.
... Ca a été donné ...

ça... Alors tout est classé comme ça, voilà. Voilà l'informatique de l'époque ! Y'avait l'identité de Monsieur
Tartempion, et y'avait la date. Y'avait des déjeuners machins, mais y'avait pas de..., aucunes... « Signature
d'accords avec le Ministre», c'est tout, on sait pas qui c'est;... c'est-à-dire que c'était succint, parce qu'à
l'époque on demandait la date. Donc nous, on pouvait faire des photos de telle date à telle date, tac tac, parce que
c'était pas...C'était pas l'usine comme maintenant...Maintenant il ne se passe pas une journée où...Faut qu'on
se retrouve, quoi.

SC : Donc c'est un système qui est manuel ?

MP : Ah il est manuel celui-là...

SC : Et puis en fait, c'est un classeur par euh.. .par moi ?
MP : Alors le classeur par exemple, celui-là c'est le 1982 et c'est le deuxième classeur du 19..., du..., le
deuxième, parce que certains, ils durent trois mois.

SC : Ah oui, donc c'est rangé chronologiquement alors...

MP Voilà. Et maintenant, là aussi c'est rangé chronologiquement. Simplement, il peut y avoir trois mois, il y a
:

un moment, il y a deux ou trois ans dans un classeur (soupir). Y'a du janvier, du février, là c'est janvier - février.
Y'a deux mois, là, y'a deux mois. Alors c'est..., bon ça...Ca marchait puisqu'on retrouvait les... Y'avait pas de
problèmes. Du moment qu'on avait la date...

SC : C'était rangé au fur et à mesure, classé et hop. Et quand quelqu'un vous demandait, vous cherchiez dans les
rayons et on en parle plus quoi...

MP : Quand quelqu'un demandait, oui ça c'est comme latent, les placards là-bas, tous les rayons là-bas, personne
n'y va, c'est juste pour aller au frigo et faire le café, et on reste toujours dans le même tiroir.

SC : Donc en 1988, vous avez l'informatique c'est ça ?

MP : 1988, y'a eu le premier ordinateur qui est arrivé et la première base de données qui a été faite.Dbase2, le

logiciel c'était Dbase2, l'informatique c'était Elan, un Elan 400, 80-86, avec des grandes disquettes.

SC : Dbase2, alors le principe, ça fonctionnait comment là ?

ANNEXE N°4

i
MP : Alors le principe c'était la gestion de base de données ; on a repris..., dans la base de données,
, on a repris
la date, l'année, le mois, la direction demandeur, le demandeur, le thème...

SC : C'était plus fourni là déjà ?

MP : Ah ben oui, c'est-à-dire qu'en fin de compte c'était la même chose...pardon, vu qu'il y avait un ordinateur,
on pouvait rajouter beaucoup plus de champs.

SC : Le demandeur,... euh les thèmes

MP : Et puis après le sujet quoi

SC : Le sujet donc...

MP : Déjà ça permettait d'aller beaucoup plus vite dans nos recherches, mais c'était toujours dans ces classeurs-
là. C'est pour ça qu'on trouve 1982-2-N°20-.Fallait faire une cote. Pourquoi changer ?

SC : Donc, y'avait la cote du classeur..

MP : Voilà, avec le numéro du film. Toute façon on va le voir là...

SC : Oui, et après, c'est quoi, c'est 1994 ?

MP : Et après je suis parti, j'ai été expatrié.

SC : Fin 1994, c'est... ?

MP : Après, je suis arrivé ici en 1990, j'avais prévu un local d'archives, et j'ai demandé d'archiver avec des
systèmes plus...

SC: Et en 1991...

MP : En 1991, j'ai demandé, j'ai fait une étude pour avoir un classeur et je l'ai jamais eu, bon à l'époque, moi
j'étais qu'adjoint, j'étais pas le principal. Ils ont continué à garder leur ordinateur mais ils ont mis dans des
classeurs, les gros classeurs noirs qui sont là, ça a été classé comme ça parce que pour eux c'était pas pratique.
Donc, ils ont changé ces classeurs-là, pour les mettre dans d'autres classeurs c'est-à-dire des pochettes,
carrément ! Et là c'est un archivage qui a été un petit peu (soupir)... pas très orthodoxe, tiens, on va le voir, il est
là. Ca a pas été suivi, pendant quatre ans ça a pas été suivi, c'est resté dans les classeurs, c'est-à-dire, on a ch...,
c'est pas moi qui faisait ça à cette époque-là, ils ont changé...Fallait simplement des idées, on les suivait ou on
les suivait pas, c'est... C'est normal, elles sont jamais suivies...Ca, ça a été supprimé, la preuve, tu vois, c'est
encore dedans. Ils ont pris des gros classeurs, les gros classeurs noirs là-bas avec les pochettes et ils mettaient

tout dedans : planches contact et films avec. C'est-à-dire que s'il y avait six films, c'était classé dans cette

pochette. Et là on n'archivait pas les six films. On savait pas si y'avait six films, quatre films, trois films, un
film, on savait pas. Avec des données assez..., assez simples...

SC : Donc en fait, c'était pas détaillé, on savait pas ce qu'il y avait dedans...

MP : Pour quoi faire, en mettre neuf, faut pas en mettre de trop, c'est suffisant...C'est comme ça...

SC : Oui, donc là si je comprends bien, pendant cette période là, si vous vouliez faire une recherche sur le
document qui date de cette période-là, c'est carrément infaisable, quoi ?

MP : C'est faisable...Faut ressortir le...

SC : Oui, mais c'est faisable qu'en manuel, c'est pas faisable en indexation ?

MP : Ah ben non, parce que, non, tout n'est pas fait, tout n'est pas fait. C'est-à-dire dans cette pochette, y'a pas
six films et les six films sont...On sait pas si y'en a trois ou quatre, c'est-à-dire ça a été fait euh...Pourquoi faire
rajouter ?J'avais dit rajouter ; parce qu'après ça, je suis passé à ..., j'ai remplacé le chef de l'époque. J'ai dit bon,
ben si c'est ça, ben maintenant, on va faire à mon idée, et c'est comme ça que...

2
SC : Donc, ça c'est 1994, après ?

MP : Oui, oui, jusque là. Parce que le temps de...Il faut regarder l'étiquette là, voir à quel moment ça part.

SC : Donc à ce moment-là, vous revenez là et vous remettez tout sous Access ?

MP : Tout sous Access.

SC : Donc en fait, ...tout jusqu'en 1994, vous gardez l'ancienne base, vous vous en servez quand même ?

MP : C'était sur Dbase2. Qui voulez-vous qui fasse une base de données sur Accès ? Même sur Dbase ?

SC : Vous reprenez Dbase2 en fait ?

MP : J'ai repris..., parce que, Dbase c'est moi qui l'avais déjà fait...

SC : Oui...

MP : A la
base, à la base (rires), c'est moi qui l'ai déjà fait, normal on tapait « ministre » on tapait le...une case
c'est case...Donc je me suis
une procuré Access, puis après j'ai travaillé Access. Faut apprendre Access avant de
faire...Puis j'ai récupéré la base de données qui était dans Dbase c'est-à-dire j'ai récupéré toutes les fiches, tout
le listing, que j'ai rebalancé là-dedans, et après bon ben, on est reparti.

SC : Et donc vous avez récupéré euh..., vous avez réindexé tout depuis nl990 ?

MP : Alors oui, et puis depuis un an j'ai repris un peu tout ce qui traînait, parce que (soupir) c'était... « 645
divers et idem ».

SC : Donc je suppose que vous allez en profiter pour améliorer, remettre des choses en plus, non ?

MP C'est-à-dire, j'ouvre des fenêtres avec tous les mots qui apparaissent. Y'a pas besoin de taper, ni de cliquer,
:

vous les sortez. Et si

y'avait quelquechose, rentrer dans le tableau, rajouter, comme on fait là an fin de compte.
Mais quand on met « divers », c'est parce qu'on sait pas le mettre. On peut pas le mettre. Enfin moi, je m'en
occupe que depuis le mois d'août de l'année dernière.

SC : Donc c'est pareil, y'a plus de choses, ça va plus vite, enfin la recherche va plus vite.

MP : Ben bien sûr, parce que plus on met de mots, ben c'est comma ça ;
plus on est sûr de trouver, et puis après
les commandes là-dedans c'est pareil, on retrouve des mots, on a une première sélection, ensuite on fait une
deuxième sélection, c'est un logiciel de base de données, simplement Access c'est (soupir)...

SC : Et à quel moment vous commencez à parler de numérisation ?

MP : La numérisation, la première fois où on a parlé de numérisation... 1993. Le projet c'était sur CD Kodak,
c'est pareil, ça n'a jamais abouti... C'était trop cher !

SC : Concrètement dans les réalisations, on arrive...En quoi on arrive ? Quelle année ? Le moment où ça se
déclenche ?

MP : Tout ça ?

SC .Oui.

MP : Ben, c'est là.

SC : Oui, c'est ça, c'est janvier 2000, quoi.

MP : Qui ne fait que reprendre une idée, d'il y a quelques années, il y a quinze ans... Chacun a repris son idée,
maintenant... pour en être le maître d'oeuvre, je n'en suis que le bourreau des hautes œuvres ! De toute manière,

3
je ne suis qu'un exécutant maintenant. 1987, tous les ans, tous les ans : on va essayer de faire ci, on va essayer de
faire ça. En fin de compte, je me retrouve à rattraper les erreurs des autres... J'aurais jamais dû apprendre
l'informatique ! (rires). Normalement, je devrais mettre des là-dessus, moi. C'est cent par jour qu'il
gars
m'aurait fallu. Il m'aurait fallu trois ordinateurs. On n'avait rien de toutefaçon. A chaque fois, c'était les coûts.
La dernière maison que j'ai contacté pour ça, ça doit être 1997, mais on était DPMA et je ne me souviens
plus... A chaque fois qu'il y avait un nouveau chef de bureau, on parlait d'archivage.

SC : Donc là concrètement, depuis le mois de janvier, ça c'est passé comment ? Vous aviez fait un cahier des
charges, vous déjà ?

MP : Oui.

SC : Vous l'avez envoyé aux consultants ?

MP : Oui.

SC : Celui avec qui vous avez travaillé s'appelle... ?

MP : IES.

SC : IES. Alors après, comment ça se passe ? Ah oui, voilà. Qu'est-ce que j'ai manqué ? Voilà, tout ce que je
n'ai pas vu avant mon arrivée ?... Vous envoyez un cahier des charges ; ils vous renvoient un devis...

MP : J'ai établi le cahier des charges. Le cahier des charges, il est parti. Puis après ben, je me suis mis devant
l'ordinateur avec le monsieur. Qu'est-ce qui c'est passé, c'est ça ?

SC : En gros, vous lui avez expliqué ce que vous vouliez...

MP : J'avais fait un devis qui coûtait... allez, à peu près un million de francs. Oui, dans le cahier des charges, j'ai
demandé ce que je voulais parce qu'on m'a donné le cahier des charges à faire.

SC : Et en fait, vous vouliez quoi ?

MP : Ben, tout ce qu'il a fait...

SC : Enfin, qu'est-ce que vous vouliez pouvoir faire et qu'est-ce que vous aviez besoin au départ ? Comment
êtes-vous arrivé à la conclusion qu'il fallait passer à la numérisation ?

MP : Ah ben, toute façon, c'est simple,...

SC : Les objectifs, c'était quoi ?

MP :...On demande, déjà, parce que numérisation..., on avait l'informatisation, on informatise au lieu d'avoir
les fichespapier pour les chercher, on a une... un logiciel qui dit : « Tartempion, il a été là, paf paf,... Après ce
qui s'est passé c'est que, bon l'informatique a évolué, on voit une image, et on nous demande des fois des
images ; on voit une image, les gens viennent, ils regardent, gna gna gna, gna gna gna... Y'avait rien parce que
pour voir le négatif comme ça, une planche contact ou une diapo...

SC : Donc voilà le but, c'était de pouvoir montrer l'image au « client ».

MP : Oui, de pouvoir voir l'image et dire : « Voilà, y'a ça, ça, ça et ça ». Ben c'était déjà... euh, c'est ça le but.
Donc la personne, elle voyait, elle disait : « Je veux celle-là, celle-là, celle-là. ». On ne parlait pas de réseau
encore à l'époque. Le réseau, c'est pas vieux. En 1991-1992, le Net...je crois qu'à part Monsieur propre, c'est
tout ce qu'il y avait de net. (rires). Avec ces diapos-là, c'est pouvoir les visualiser, c'était ça l'objectif. Mais
c'était toujours pareil (soupir)... C'était toujours cette question d'argent.

SC : En fait, c'était ça, c'était pouvoir visualiser sans faire un tirage ?

MP : Oui, voilà. C'était ça le but.

4
236 Une photothèque mode d'emploi

Grille d'analyse de l'image de G. Blery

a. le support film négatif

film positif
NB
couleur

b. le format rectangulaire
carré
supérieur ou égal à 5 cm
autres dimensions

c. l'image verticale
horizontale
unique
en séquence
à trois dimensions (anaglyphe, stéréo par couple, holo¬
gramme...)
superposition ou montage : sandwich, surimpression à la
prise de vue, au labo, masquage...

d. optique télé
panoramique
fîsh-eye
grand angle
filtrages (polarisation, filtres colorés, etc.)
prisme

e. temps de pose instantané

ph. ultrarapide et strobophofofrraphie
pose
expression du mouvement flou, du bougé ou filet, etc.
etc.

f. lumière jour, nuit

lumière artificielle (flash, spot)
nuit américaine
contre-jour
éclairage latéral (ombre portée)
éclairage frisant
lumière vive
lumière diffuse (filtre de diffusion)
éclairage contrasté,
éclairage non contrasté
photogramme (ph. sans appareil)
surexposition
sous-exposition
radiations : X, Gamma, IR, UV, etc.
électrons (microscopie électronique) ou particules
(ch. à bulles), etc.
 DICTIONNAIRE DES ABREVIATIONS INTERNES

BAG Bureau des Affaires Générales

BAR Bureau des Actions Régionales
BARU Bureau de l'Amélioration des Relations avec

les Usagers
BCICN Bureau de la Communication Institutionnelle
et des Campagnes Nationales
BCNT Bureau de la Communication et des
Nouvelles Technologies
BECE Bureau de l'Euro et des Campagnes
Européennes
BHR Bureau de l'Histoire et des Recherches
BMI Bureau des Magazines Internes
BP Bureau de Presse
BPE Bureau des Publications Externes
BPEF Bureau de la prospective, de l'Evaluation et
de la Formation
BRP Bureau des Relations Publiques
CICOM Centre d'Information et de Communication
CRICOM Centre Régional d'Information et de
Communication
DAJ Direction des Affaires Juridiques
DARPMI Direction de l'Action régionale et de la Petite
Moyenne Industrie
DB Direction du Budget
DECAS Direction des Entreprises Commerciales,
Artisanales et de Services
DGCCRF Direction Générale de la Concurrence, de la
Consommation et de la Répression des
Fraudes
DGCP Direction de la Comptabilité Publique
DGDDI Direction Générale des Douanes et des Droits
Indirects
DGEMP Direction Générale de L'énergie et des
Matières Premières
DGI Direction Générale des Impôts
DGINSEE Direction Générale de l'Institut National de la
Statistique et des Etudes Economiques
DGITIP Direction Générale de l'Industrie, des
Technologies de l'Information et des Postes
DIRCOM (DGRPC) Direction des Relations avec les Publics et de
la Communication
DLF Direction de la Législation Fiscale
DMM Direction des Monnaies et des Médailles

1
DMPH Direction des Matières Premières
Hydrocarbures
DP Direction de la Prévision
DPMA Direction du Personnel, de la Modernisation
et de l'Administration
DREE Direction des Relations Economiques
Extérieures
DSIN Direction de la Sûreté des Installations
Nucléaires
DT Direction du Trésor
IGI Inspection Générale de l'Industrie
MinEFI / MEFI Ministère de l'Economie des Finances et de
l'Industrie
SAEF Service des Archives Economiques et
Financières
SCDE Service du Contrôle des Dépenses Engagées
SCE Service du Contrôle D'état
SDEC Sous-Direction des Etudes et des Campagnes
SDPP Sous-Direction de la Presse et des
Publications
SDRP Sous-Direction des Relations avec les Publics
SEB Secrétariat D'état au Budget
SEC Secrétariat d'Etat au Commerce
SECE Secrétariat D'état au Commerce Extérieur
SEI Secrétariat d'Etat à l'Industrie
SHFD Service du Haut Fonctionnaire de Défense
SIGF Service de l'Inspection Générale des Finances
SP Service des Pensions

ANNEXE N°6

2
=31 Microsoft Access-[Reportages

Rchier Edition Affichage Enregistrements Fenêtre ?

FEUILLE DE DOUEES ET DE RECHERCHES ¥♦
Sortie
Nouveau N Année 1999 Ml 07/12/1999
Cote:
DECEMBRE
|Tj 071299.1

Commanditaire WILLOT Direction d'acceuil

Ministre/Directeur

Personnalité RENETURPIN

Direction ECHANGES a Thèmes EVENEMENTS POLITIQUES

;
Lieu
a
Ville DOUAI Clés COMMISSION
a
Département
Pays
N°vues

Film C
Photographe | BAGEIN Parick
a
COMMISSION DE SURENDETTEMENT A LA BANQUE DE FRANCE DE DOUAI MR RENE TURPIN CHEF DU
Evénement
CENTREDES IMPOTS DE DOUAI ET MR YVES BERNARD RECEVEURDES FINANCES

! • Pour une recherche plus complète *.41 Recherche simple m

FAIRE UN CLIC SUR LE MOT EN ROUGE POUR UNE RECHERCHE

MEnr:9 sur 9214

aa
Mode Formulaire

ANNEXE N°7
CP
Microsoft Access-[Reportages]
« Fichier Edition Affichage Disposition Enregistrements Fenêtre 2 ▼

Date Cote: ComranÊaite Evénement t

►
U| 1IJ6.I DURAFOUR H DESIPG PRESEIJCE DE 1 JEU FIE DIRECTEUR DE LA CPE1 DE IRIHELDURA1R BRI
DELE1I FUIES

011916 021216.2 DDRAFDUR P0R1RAI1 DUS SDIBUREAU DE !R ICHEL DURAFOUR MINISIRE DELEGUEADPRES DD PREMIER ISERE
CRIE DEMIE El DES IIICES

Wm 0212161 DURAFOUR P0RIRAI1 MIS SOI BUREAU DE MR IDEE DURAFOUR MINISIRE DELEGUEAUPRES DD PREMIER III
CRIE DE MIE El DES ElUIICfS

1H11D 131216.6 RORAEOUR INAUGURA1IDN DD CEN1REINEDRIIDDE SORA DES DOUES P1RIR OURAFOUR MINISIRE DELEGUE AU!
FINANCES ACCEUIL DE MR GUTÏIDAL DIRECTEUR GENERAL DES DOUANES

M 1312161 «FOUR INIUIOI Dl CEN1RE INEDRIIDDE SOFIA DES DOUANES ! 1 MM UNIE DELEGUE AUX
FINANCES ACCEUIL DE IR GUÏÏIDAE DIREC1EUR GENERJIl DES DOUANES

OTDÎ6 1312Î6.GG DDRIEDDR INAUGURAI! DD CEN1REINFORIIDDE II DES DOUANES PAR IR DDRAFODR UNIE DELEGUE AUX
FINANCES ACCEUIL DE MR GUÏÏIDAL DIRECTEUR GENERAL DES DOUANES

111916 1312Î6.6C DDRAFODR INAUGURAI! DD CEN1RE INEDRIIDDE SOFIA DES DOUANES MR IR DURAFOUR MINISIRE DELEGUE AU!
FINANCES ACCEUIL DE IR GUÏÏIDAL DIREC1EUR GENERAL DES DOUANES

111916 131216.60 DDRAFDUR INAUGURAI! DU CENIRE INEDRIIDDE SOFIA DES DOUANES M IR DURAFOUR UNIE DELEGUE AUX
FINANCES ACCEUIL DE IR GIT1L DIREC1EUR GENERAL DES DOUANES
—

111916 161216.9 ROSSI HEURE ACCDRO IR ANDRE RDSSI COMMERCE EX1ERIEUR IR ICI 111 ROUMAIN

211916 211216.10 DDRAFDUR EN1RE1IEN IR MICHEL DURAFOUR 111OELEGUEAUI FINANCES El DES MINUS DES FINANCES DE -j
mmm il
iU\
1 ^ Enr:1 sur9157 f 4

Indiquer la date 0/0/00 1 1 1 1 |NUM |

ANNEXE N°8
Recherche Date

Direction

Personnalité

Commanditaire

ANNEXE N°9
 fl Microsoft Access - [Base de données: IMAGES]

Rchier Edition Affichage Sécurité Fenêtre 2

e *
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»

Nouveau Ouvrir Modifier

Table
Tables
I ï Clés
Requête i Département
i Diapos
For».
i Direction
Etat i FONCTIONS
i Mois
Macro
i Pays
i Photographe
Module

i|S
i Table année
i Table client
i Table lieux
i Thèmes

Prêt

ANNEXE N°10
a
Microsoft Access-[Relations] '
t
□
Fichier Edition Affichage Relations Fenêtre ? î
BB Bflt
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| llS
Table client reportages Diapos Thèmes

nom du client Date t n* t

t
—

Cote date
-
Mois cahier
Année no photo
\ Commanditaire —
n'page
Direction i. 1 thèmes J

ANNEXE N°ll
Ç=3
Microsoft Access • [Base de données: IMAGESï
dli
Q Rchier Edition Affichage Sécurité Fenêtre ? »

Q 1m "îpiii î Iblli1 ï|jg i lll SÉ

Nouveau Exécuter Modifier

Table
Macros
Ë autoexec
Requête Ë listing
Ë Macro ajout
Fora.
Ë Macro année
Etat Ë Macro Commanditaire
Ë Macro date
Hacio
Ë Macro direction
4 Ë Macro état Date
Ë Macro état direction
Ë Macro fermer
Ë Macro Ministre/Directeur
Ë Macro MOIS
Ë Macro personnalités
Ë Macro quitter
Ë MACRO THEMES
Ë MacroEVENEMENT

Prêt

ANNEXE N°12
ANNEXE N°13
Fichier Edition import/Export Données Sélections Pie Fenêtres Aide

Démarrer Explorateur- Sylviane $GED1 10:46

ANNEXE N°14
 SCMïl
Fichier Edition Import/Export Données Sélections Pile Fenêtres Aide

ANNEXE N°15
 0H
Fichier Edition Impoit/Export Données Sélections Pile Fenêtres Aide

ANNEXE N°16
Documents contenant \X (97)

i00272.tif i00273.tif i00274.tif iQ0275.tif

iBDQ0278.gf
Tout sélectionner

'U Démanei Explorateur • Sylviane

ANNEXE N°17
Fichiei Edition jmport/Export Données Sélections Pile Fenêtres Aide

Documents contenant \% (97)

D00253.tif—
i D00275.tif

D00275.tif (—<
Général Mots-Clés Légendes Fichiers

y--ff--. ■■ \
Appolon Lycien

Date évènnement 02/07/92 Aînée

Date de saisie 10/05/2000 Mois

Date modification 15/06/2000 Cote service photo

00/00/00 N" de CD
ljJ Commentaire

Sculpture de Praxitèle Commanditaire

Direction commanditaire Dir Du Personnel De La Modernisation

Evénement

Sujet Photo UAtistique

Direction d'acceuil

ueu Hall d acceuil ministre

Département / Région Seine

Ville Fans

Cote SAEF 3 Fi

Cote P anche 7 Fi

<E |T
\m il! Tout sélectionner Configurer | Fermer

$ D émaner E «plorateut ■ Sylviane ^IBP_2

ANNEXE N°18
 -Sx

Fichier Edition Imporf/Export Données Sélections Pile Fenêtres Aide

[§j Ensemble des documents visibles [6 68) 3Ê0

Titre Date éuènnement uènement Sujet Photo Référence M |
Salle de coalle de cours du CFPP 01/12292 Cormation Professionr Salle De Cours D00008.tif 1
Ji
Mie Oriente .Aérienne de l'ensemble des bâtiments 15/09/89 Aohlecture D00007.tif 1

Vre aerienitie aerienne au-dessus de la Tour Bffel 00/00/00 Monuments D00006.tif r

Constmcticonstruction du bâtiment Colbert Û1/D9/58 Chantier D00005.tif i

Drapeaux crapeaux devant le bâtiment colbert 01/D5/89 Drapeau D00033.tif 2

Projet de Itrojet de loi de Finances 1988 17,'D9/87 Pni De Finances 000032.tif 2

Restaurant estaurant de la nie du Bac Û5/D4/88 Restaurant Administratif 000031.tif 2

Restaurant estaurant de la nie du Bac 05/04/88 Restaurant Administratif D00030.tif 2

Constmcticonstruction du bâtiment Colbert 00/00/00 Chantier D00004.tif 1

Constmcticonstruction du bâtiment Colbert 01/09/88 Chantier D00003.tif I

Fondationsondations du Bâtiment necker 28/08/86 Chantier D00002.tif r
Restaurant estaurantde la me du Bac 05/04/88 Restaurant Administratif D00029.tif 2'
Restaurant estaurant de la me Bac Û5/D4/B8 Restaurant Administratif D00028.tif T
Pile en Seie en Seine 23/08/89 Architecture D0ffl30f.tif "T
Marche auitarohe aux Fruits OO/DO/DO torche D00009.tif 1

Rangée de angee de fSoles dans un laboratoire 28/07/87 laboratoire D'Aialyse D00010.tif 1

laboratoiresboratoire d'analyse de la DGCCRF 28/07/87 laboratoire D'Aialyse D00011.tif 1

Teirasse dtanasse du Centre PierreMendes France UI/UU/UU «cnneciure UUUUlitlT

jl
Nettoyagesettoyages des vitres 18/06/89 Matériel De Nettoyage D000l3.tif 1

Paraboles araboles et antennes de télévision 01/08/89 Paraboles 000014.tif 1

h
Salle de spalle de spectacle du CASC 01/08/89 Salle De Spectacle D00015.tif 1

Pylône à hrylone à haute tension 17/09/87 Pylône D00016.tif V

Drapeaux crapeaux devant le centre Pierre Mendes 01/07/90 Drapeau DOD017.tif r
Groupe éleuoupe électrogène 01/08/91 Groupe Bectrogene D00018.tif 1

; Entretien Fntretien Franco Chinois 25/08/88 En D000l9.tif 0

Entretien Fntretien Franco Chinois 25/08/88 & D00020.tif 1

Monsieur Pbnsieur Patrice Mal Directeur de la Pr 00/00/00 Photo De Directeur D00027.tif 2

Monsieur Pbnsieur Patrice Mal Directeur de la Pr 28/11/87 Photo De Directeur D00026.tif 2

biWiôiir Plnnciûiir Patrie Mal flinortai ip Ho h Pr M111/57 Phrttrt flû nifiûrtûiir nniWKtif 1 :

11 1111 lifi J
ni
ilJ
$ Démarrer $IBP_2 #GED1 % 14:45

ANNEXE N°19
 dix]
Fichier Edition jmpoft/Export Données Sélections Pile Fenêtres Aide
§| Visualisation (DR) E

Pile en Seine

D00001.tif

Cote service photo 1

N" CD 1

Hommage à Léon

D00415.TIF

César Aime

Cote service photo 21

N" CD 3

1 •r
^Démarrer ^IBP_2 4GED1 H;55

ANNEXE N°20
« IBP 2
fljxj
Fichier Edition Import/Export Données Sélections Pile Fenêtres Aide
1

PHOTOTHEQUE DIRCOM

D00227.tif D00344.tif 120199 3 1.tif

fMme/rf

Cote service photo : 12 Cote service photo : 17 Cote service photo : 0

N" de CD 2 N' de CD 3 N" de CD 4

Pompiers du ministère Salons du Quai d'Orsay Conférence de presse franco hollandais

ANNEXE N°21
1a m
Postes de travail

12.4 - Architecture client/serveur

 POUR LES NEGATIF LA NUMEROTATION EST

N°ordre

121100 10A 10.TIF/JPG*

la date/le jour 12
le mois 11
l'année 00
le numéro d'ordre 10 suivie de la lettre pour les films suivant du reportage ( 10A)
le numéro de la vue : 36

mettre des « » entre le n°d'ordre le n° de la vue

POUR LES DIAPOS LA NUMEROTATION EST

D00000.TIF/JPG un D pour diapos et suivie de 5 chiffres

Revenir au fichier cliquer dessus

ANNEXE N°23
 j PROCEDURE DE TRAVAIL: j
{ NUMERISATION }

Jlumer les périphériques en premier lieu ensuite allumer l'ordinateur et l'écran ( non en veille ).

Insérer le CD-ROM W portant le numéro De l'ARCHIVES.X en cours dans le graveur.

Ouvrir les programmes suivant :
-

Explorateur Windows, réduire la fenêtre.

-
Ouvrir IBP, réduire la fenêtre.

-
Ouvrir Photoshop, réduire la fenêtre.

LE SCANNAGE FILM :

Insérer le passe film en fonction du type de film à scanner.

Ouvrir le programme hôte « photoshop » ou bien l'interface Nikon .

Ouvrir le fichier importation Twain_32 dans Photoshop ; dans le programme Nikon faire choix du
scanner seulement pour la numérisation sur le disque dur .

Insérer la diapositive ou le film.

Pour les diapositives faire attention à l'orientation, suivre les indications sur la boîte de chargement.
Faire attention d'avoir la bonne configuration , dans paramètres = Diaposl ou négatif, pour le
scannage « 12 MO avec 1700 ppp » de résolution..
Faire un pré-scan, à la première utilisation.
Faire un aperçu de l'image, à la première utilisation.
Faire une mise au point, à la première utilisation.
Lancer le scanne et ainsi de suite.

Enregistrer les images dans le répertoire scan-temporaire au format .TIF sans compression.

TRANSFORMATION DES IMAGES :

Une fois les images numérisées, les enregistrer dans le fichier scan-temporaire, en donnant la

référence de l'image.
Ex 1 : Pour les diapos enregistrement au format DOOOOO.Tif sans compression, ensuite en

gardant le même nom les passer au format D00000JPG , pour un taux de compression maximum de
«10 » en base optimisée .

l
 Ex 2 : Pour les films enregistrement au format OOOOOO_OOO_OO.Tif sans compression, en

gardant le même nom les passer au format D00000.JPG , pour un taux de compression maximum de
«10 » en base optimisée .

Dans le gestionnaire de fichiers de Windows, ouvrir le fichier scan-temporaire sélectionner toutes les

images au format .JPG

Glisser tous les fichiers vers Archives .X du CD-ROM_W dans le graveur.
Supprimer ensuite du répertoire Scan-temporaire les fichiers .JPG une fois la certitude de la réussite du
transfert vers le CD-ROM.

Revenir à Photoshop, dans scan-temporaire sélectionner tous les fichiers .TIFF les ouvrir, ensuite pour

les images en paysage à l'aide des touches shift et Ctrl plus F2 les enregistrer en basse définition
( 800*600 ppp72) la copie se passe automatiquement.

Pour les image en portrait utiliser les mêmes touches shift et Ctrl plus F8. ( 600*800 ppp 72 )
la copie se passe automatiquement, fermer Photoshop.

Retourner dans le gestionnaire de fichiers de Windows, sélectionner tous les fichiers .TIFF par la
fonction sélectionner tout, en ayant pris soin d'ouvrir IBP auparavant et d'avoir réduit la fenêtre pour
pouvoir glisser les fichiers, réduire la fenêtre de Windows et glisser le tout dans la fenêtre de IBP.
Dans IBP renseigner les images en ouvrant le fichier afficher les documents. Sélectionner à l'aide du
double clic droit de la souris les fichiers faisant partie du même thème, un petit carton jaune marque la
sélection, les empiler et visualiser la pile.

Ouvrir Modifier rubrique, renseigner les champs en une seule fois pour toutes les images

Ensuite lorsque toutes les images ont été renseignées aller dans le gestionnaire de fichiers supprimer
les fichiers .TIFF

Dans le fichier temporaire de IBP supprimer tous les fichiers .TMP

Dans le gestionnaire de fichiers de Windows supprimer tous les fichiers en attente dans la corbeille.

ANNEXE N°24

2
iS Explorateur - C:\Scan_Temporaire
Fichier Edition Affichage Outils ?
Tous les dossiers Contenu de 'C:\Scan_Temporaire'

|J3 Disquette (A:) £

0g Michel (C:)
£"23 Acrobat3
t'1 ARCHITECTURE
£ 2] Ati
; S")a| Capture Studio
£ 23 Corel
23 CTPM.2804
% Esrr2
± 23 ibp
t 22 IBPlayer
! £ j23 imagette
± 23 ImArFold
£ C] Kpcms
£ 23 Lotapps
£ 23 Mes documents
É-fj netware_client
E"il Premaster
£ 23 Prograrn Files
£"23 Real
Recycled

23 Services en ligne
23 Terrp
2) toto
± 23 Windows
à-Sm
: t J (G:)
iJ] Panneau de configuration
J] Imprimantes
Jrî Vniïinpnp tpîppii £
0 objet(s) 0 octets (Espace disque disponible : S,51 Go)

$ Démarrer $IBP_2 $GED1 §| Adobe Photosh... Microsoft Word...

[^Explorateur.. 12:56

SCAN TEMPORAIRE

Revenir au fichier cliquer dessus

ANNEXE N°25
4) IBP 2
EM
Fichier Edition |mpoit/Export Administration Aide

-StW»

HhH
Personnalisation

Référence
Titre Inde* titre
Vhlume+Dossier

Date évènnement Aînée

Date de saisie Mois

Date modification Cote service photo

N'deCD

Commentaire Commanditaire

Direction commanditaire

Evénement

Sujet Photo
Direction d'acceuil

Lieu

Inde* Commentaire Département / Région

Vile

Cote SAEF

Cote Planche

Document Document 2] Thème ] Autres rubriques ] OK

^Démarrer ^IBP_2 #GED1 % 15:04

ANNEXE N°26
fa Exploiateui 3 \,m
Fichiei Edition Affichage Outils ?
T ous les dossiers : Contenu de '3'

d ù Scan_Tempotaiie 1
□r m
□ 10 Image27.tif
□h
□ 12
□ 13
□ 14
□ 15
116
□ 17
□ 18
Ù19
□2
□ 20
121
□ 22
□ 23
□ 24
□ 25
□ 26
ù 27
Û 28
□ 23

□ 30
□ 31
□4
Ù5
□6
Ù7
r> s d
1 objetfs) 11,5 Mo (Espace disque disponible : 6,47 Go)

Exptorateur - 31 $IBP_2 £GED1 U Adobe Photos... ij Explorateur, §

ANNEXE N°27
« IBP 2 us X|
Fichier Edition Import/Export Administration Aide

Personnalisation de la rubrique

Nom du fichier: [Document] Nom de la rubrique: Mots Clés Image

E Libellé de la rubrique: Mots Clés Image Type :| Alphanumérique]

E T Saisie obligatoire
—

î Mode de saisie:

Entrée du thésaurus:
Thésaurus

Valeur fixe
Pai

E Mot clé racine: Sujet Photo

Ni

Annuler OK
E
Ph'jiuynpne iiium ueyeiiuei

Document t) Document Thème ) Autres rubriques ] OK j|

Microsoft Word Explorateur • Sylviane

ANNEXE N°28
I
wmmmwA
THESAURUS : LISTE ALPHABETIQUE STRUCTUREE

Architecture Rue Montesquieu

1% Artistique Rue Notre Dame Des

Céramique Victoire
Mosaïque Rue Saint Honore
Peinture Rue Saint Maur

Sculpture Centre D'activité Sportive Et

Tapisserie Culturelle
Archéologie Centre Des Impots
Fouilles Centre Medicosocial
Bâtiment Centre Régional Informatique
Antichambre Du Ministre Cite Administrative
Atelier D'impression Ecole Nationale Des Impots
Atelier Du Livre Ecole Nationale Du Trésor
Atelier Technique Hôtel Des Finances
Balcon Le Cercle
Bibliothèque Le Club
Bureau De Poste Monnaie De Paris
Cabinet Médical Monument Aux Morts
Cabinet Ministériel Palais Du Louvre
Central Téléphonique Cour D'honneur
Centre Aere Cour Du Carousel
Centre De Documentation Cour Napoléon
Coopérative Pyramide Du Louvre
Couloir Trésorerie
Creche Trésorerie Generale
Ecole Chantier
Entrée Construction
Escalier Dégradation
Escalier Monumental Démolition
Etage Malfaçon
Extérieur Rénovation
Façade Equipement
Fondation Ameublement
Foyer Des Fonctionnaires Ascenseur
Hall Bureau
Intérieur Chaise
Laboratoire De Langues Ecran Informatique
Local Informatique Fauteuil
Parois De Béton Imprimante
Poste De Douane Lustre
Restaurant Machine Outil
Restaurant Administratif Matériel Du Service Photo
Salle De Cinéma Matériel De Nettoyage
Salle De Cours Minitel
Salle De Spectacle Mobilier
Salle De Sport Monte Charge
Salle De Theatre Ordinateur
Salle Des Commissions Pendule
Service Photo Standard
Structure Métallique Table
Terrasse Tableau
Bâtiment Ministériel Téléphoné
Annexes Du Ministère Télévision
Boulevard Pereire Espace Vert
Boulevard Vincent Auriol Maintenance
Ilot C Monument
Immeuble Malakoff Arc De Triomphe
Quai Branly Banque De France
Rue Beautreillis Coulee Verte
Rue Croix Des Petits Musee

Champs Musee De La Contrefaçon

Rue De Chateaudun Musee Des Arts Forains
Rue De L'echelle Parc De Bercy
Rue De la Tour Des Dames Place Vendôme
Rue De Montmorency Tour Eiffel
Rue Des Bons Enfants Métro Meteor
Rue Des Mathurins
Rue Des Pyrenees
Rue Du Bac
Rue Du Chemin Vert
Rue Gabriel Vicaire
ANNEXE N°29

t
Organisation dp Ministère Prefet
Conseil General Des Mines Premier Ministre
Conseil General Des Technologies De Président
L ' information Président De La Republique
Contrôle D'état Président Directeur General
Contrôle Des Dépenses Engagées Retraite
Délégation Interministérielle Aux Secrétaire D'état
Professions Libérales Sénateur
Direction De L'action Régionale Et Des Sous Directeur
Emi Sous Prefet
Direction De La Législation Fiscale Syndicaliste
Direction De La Prévision Trésorier Payeur General
Direction De La Surete Des Noms
Installations Nucléaires Auvigne François
Direction Des Affaires Juridiques Basseres Jean
Direction Des Entreprises Commerciales Batail Jacques
Artisanales Et De Services Baufret Jean Pascal
Direction Des Monnaies Et Médaillés Blair Tony
Direction Des Relations Avec Les Blanchard Dignac Christophe
Publics Et De La Communication Champsaur Paul
Journal Echanges Chirac Jacques
Direction Des Relations Economiques Clinton Bill
Extérieures Cotis Jean Philippe
Direction Du Budget Dumont Jean Jacques
Direction Du Personnel De La Gallot Jerome
Modernisation Et De L'administration Houssin Didier
Direction Du Trésor Huwart François
Direction Generale De L'energie Et Des Jospin Lionel
Matières Premières Lacoste André Claude
Direction Generale De L'industrie Des Le Clainche Michel
Technologies De L'information et Des Lebranchu Marylise
Postes Lemierre Jean
Direction Generale De L'insee Maillard Dominique
Direction Generale De La Comptabilité Michelson André Laurent
Publique Parly Florence
Direction Generale De La Concurrence Pierret Christian
De La Consosmation Et De La Pitois Pujade Marie Laurence
Repression Des Fraudes Saliou Françoise
Direction Generale Des Douanes Et Sautter Christian
Droits Indirects Seyvet Jeanne
Direction Generale Des Impots Stoll Jean François
Haut Fonctionnaire De Defense Strauss Kahn Dominique
Inspection Generale De L'industrie Et Vermeulen Patrice
Du Commerce Support

Inspection Generale Des Finances Cadrage

Secrétariat D'état A L'industrie Photo D'identité
Secrétariat D'état Au Budget Plan D'ensemble
Secrétariat D'état Au Commerce Plan Large
Extérieur Vue Aerienne
Secrétariat D'état Au Pme Au Commerce Format
Et A L'artisanat 24x36
Service Des Pensions 4-5 Inch
organisations nationales ET internationales 6x9
Chambre De Commerce Et D'industrie 9x12
Conseil D'état Prise De Vue
Cour Des Comptes Paysage
Fnsea Portrait
Fonds Monétaire International Theme Photo
personnalites Animal
Fonctions Chien
Agent Du Ministère Cochon
Amabassadeur Mouton
Chef De Bureau Vache
Chef De Service Veau
Conseiller General Volaille
Conseiller Régional Document Représente
Contrôleur D'état Affiche

Député Caricature
Directeur Maquette
Douanier Plaquette
Garde National Reproduction
Gouverneur Metier
Gouverneur De La Banque De Agriculteur
France Bûcheron

Inspecteur Des Finances Cameraman

Maire Chauffagiste
Ministre Chauffeur

2
 Ebeniste Evénements Politiques
Electricien Accueil D'une Délégation
Frigoriste Assises
Fromager Attentat
Gendarme Bug An 2000
Harpiste Campagne D'information
Hôtesse Colloque
Imprimeur Comité Technique Paritaire
Infirmière Ministériel
Laitier Commission
Lingere Commission Administrative
Maçon Paritaire
Maitre D'hôtel Commission Des Comptes De La
Maraicher Nation
Mécanicien Commission Mixte
Médecin Gouvernementale
Menuisier Conférence
Motard Conférence De Presse
Peintre Décorateur Congres
Personnel De Ménagé Conseil Des Ministres
Photographe Convention Entre Etats
Pianiste Convention Etat Entreprises
Plombier Déplacement Du Ministre
Pompier Discours
Standardiste Emission De Radio
Tapissier Entretien
Téléphoniste Fete De L'humanité
Ofo jet Fete Internet Intranet
Euro Forum
Médaillé G7 Des Ministres
Monnaie G7 Des Présidents
Stylo Inauguration
Véhiculé Journée D'etudes Des Directions
Automobile Journée Du Patrimoine
Bateau Passation De Pouvoir
Bus Point Presse
Camion Présentation Des Documents
Personnages Fiscaux
Adulte Projet De Loi De Finances
Eleve Remise De Décoration
Enfant Remise De Prix
Equipe Remise De Rapport
Groupe Résultat De Concours
Seance De Travail Architectural
Sport Reunion De La Zone Franc
Basket Bail Reunion Du Club De Paris
Boxe Salon Commercial Et
Course A Pied Professionnel
Cyclisme Séminaire
Escrime Signature
Foot Bail Signature D'accord
Hand Bail Signature De Contrat
Judo Table Ronde
Motocross Visite Des Bâtiments
Natation Voeux Du Ministre

Ping Pong Lancement D'une Manifestation

Voile Manifestations Socio Culturelles
Sujet De Ii'evenement Arbre De Noël
Ecologie Assemblée Generale
Environnement Chorale
Epargne Colonie De Vacances
Livret De Caisse Commémoration Crenon
D'épargné Commémoration Du 11 Novembre
Impôt Commémoration Du 14 Juillet
Nouvelle Taxe Commémoration Du 8 Mai
Politique Concert
Redevance Télévision Cours De Formation
Union Européenne Professionnelle
Végétal Exposition
Arbres Exposition De Peinture
Champignon Exposition De Photo
Bois Exposition De Sculpture
Foret Festival De Musique
Plante Fete De La Musique

Vignoble Fete De La Sainte Catherine

Types D'evbhbmbmts Journée Des Retraites
Clôture D'une Manifestation Manifestation Sportive

3
 Cross De Bercy Niort
Rallye Dordogne
Présentation D'un Ouvrage Péri gueux
Repas Des Rois Doubs
Représentation De Theatre Besancon
Reunion Des Anciens Combattants Drome
Reunion Des Retraites Valence
Seance De Cinéma Essonne
Spectacle Evry
Spectacle De Cirque Eure

Tournage Evreux
Vœux Au Personnel Eure Et Loir
Ouverture D'une Manifestation Chartres
Réception Finistère
Apéritif Quimper
Cocktail Franche Comte
Dejeuner Gard
Diner Niâtes
Petit Dejeûner Gers
Pot De Départ Auch
Zones Gbooraphiques Gironde
France Bordeaux
Ain Guadeloupe
Bourg En Bresse Point A Pitre
Aisne Guyane Française
Laon Cayenne
Allier Haut Rhin
Moulins Colmar
Alpes De Haute Provence Haute Corse

Manosque Bastia
Alpes Maritimes Haute Garonne
Nice Toulouse
Alsace Haute Loire
Aquitaine Le Puy
Ardeche Haute Marne
Privas Reims
Ardennes Haute Normandie
Charleville Mezieres Haute Saône
Ariege Vesoul
Foix Haute Savoie
Aube Annecy
Troyes Haute Vienne
Aude Limoges
Carcassonne Hautes Alpes
Auvergne Gap
Aveyron Hautes Pyrenees
Rodez Hauts De Seine
Bas Rhin Nanterre
Strasbourg Hérault
Basse Normandie Montpellier
Bouches Du Rhône Ile De France
Marseille Ille Et Vilaine
Bourgogne Rennes

Bretagne Indre
Calvados Chateauroux
Caen Indre Et Loire
Cantal Tours
Aurillac Isere

Champagne Ardennes Grenoble

Charente Jura

Angouleme Lons Le Saunier

Charente Maritime La Reunion
La Rochelle Saint Denis De La
Cher Reunion
Bourges Landes
Correze Mont De Marsan
Tulle Languedoc Roussillon
Corse Loir Et Cher
Corse Du Sud Blois
Ajaccio Loire
Cote D'or Saint Etienne
Dijon Loire Atlantique
Cotes D'armor Nantes
Saint Brieuc Loiret
Creuse Orléans
Gueret Lorraine
Deux Sevres Lot
 Cahors Pontoise
Lot Et Garonne Val De Marne
Agen Creteil
Lozere Var
Mende Toulon
Maine Et Loire Vaucluse
Angers Avignon
Manche Vendee
Saint Lo La Roche Sur Ton
Marne Vienne
Chalons Sur Marne Poitiers
Martinique Vosges
Fort De France Epinal
Mayenne Wallis Et Futuna
Laval Mata Vtu

Mayotte Yonne
Meurthe Est Moselle Auxerre
Nancy Yvelines
Meuse Versailles
Bar Le Duc Afrique
Midi Pyrenees Afrique Du Sud
Morbihan Algérie
Vannes Angola
Moselle Bénin
Metz Botswana
Nievre Burkina
Nevers Burundi
Nord Cameroun
Lille Cap Vert
Nord Pas De Calais Centrafrique
Nouvelle Caledonie Comores
Noumea Congo
Oise Cote D'ivoire
Beauvais Djibouti
Orne Egypte
Alencon Erythree
Paris Ethiopie
Pas De Calais Gabon
Calais Gambie
Pays De Loire Ghana
Picardie Guinee
Poitou Charentes Guinee Bissao
Polynésie Française Guinee Equatoriale
Papeete Kenya
Provence Alpes Cote D'azur Lesotho
Puy De Dome Liberia
Clermont Ferrand Libye
Pyrenees Atlantiques Madagascar
Pau Malawi
Pyrenes Orientales Mali
Perpignan Maroc

Région Centre Maurice

Rhône Mauritanie
Lyon Mozambique
Rhône Alpes Namibie
Saint Pierre Et Miquelon Niger
Saône Et Loire Nigeria
Maçon Ouganda
Sarthe Republique Démocratique Du
Le Mans Congo
Savoie Rwanda
Chambery Sahara
Seine Et Marne Sahel
Melun Sao Tome Et Principe
Seine Maritime Sénégal
Rouen Seychelles
Seine Saint Denis Sierra Leone
Bobigny Somalie
Somme Soudan
Amiens Swaziland
Tarn Tanzanie
Albi Tchad
Tarn Et Garonne Togo
Montauban Tunisie
Territoire De Belfort Zambie
Bel fort Zimbabwe
Val D'oise Amérique
 Anguilla Europe
Antigua Et Barbuda Albanie
Argentine Allemagne
Bahamas Andorre
Barbade Arménie
Belize Autriche
Bolivie Azerbaidjan
Brésil Belgique
Canada Biélorussie
Caraibes Bosnie Herzégovine
Chili Bulgarie
Colombie Chypre
Costa Rica Croatie
Cuba Danemark
Dominique Espagne
Equateur Estonie
Etats Unis Finlande
Grenade Géorgie
Groenland Grece
Guatemala Hongrie
Guyana Irlande
Haiti Islande
Honduras Italie
Jamaique Kazakhstan
Mexique Kirghizistan
Nicaragua Lettonie
Panama Liechtenstein
Paraguay Lituanie
Pérou Luxembourg
Porto Rico Macedoine
Republique Dominicaine Malte
Saint Christophe Et Nieves Moldavie
Saint Vincent Et Grenadines Monaco
Saint Lucie Monténégro
Salvador Norvège
Surinam Ouzbékistan
Trinité Et Tobago Pays Bas
Uruguay Pologne
Venezuela Portugal
Asie Republique Démocratique
Afghanistan Allemande
Arabie Saoudite Republique Tchèque
Barhein Republique Federale Allemande
Bangladesh Roumanie
Bhoutan Royaume Uni
Birmanie Russie
Brunei Saint Marin
Cambodge Serbie
Chine Slovaquie
Coree Du Nord Slovénie
Coree Du Sud Suede
Emirats Arabes Unis Suisse
Inde Tadjikistan
Indonésie Tchécoslovaquie
Irak Turkménistan
Iran Turquie
Israël Ukraine
Japon Urss
Jordanie Vatican
Koweit Yougoslavie
Laos Oceanie
Liban Australie
Malaisie Fidji
Maldives Kiribati
Mongolie Micronésie
Népal Nauru
Oman Nouvelle Zélande
Pakistan Papouasie Nouvelle Guinee
Philippines Salomon
Qatar Samoa Occidentales
Singapour Tonga
Sri Lanka Tuvalu

Sirye Vanuatu
Taiwan
Thailande
Viet Nam
Yemen

6
I THESAURUS : LISTE ALPHABETIQUE ANNEXE DES TERMES ASSOCIES 1

EMPLOYE (EM)° EMPLOYE POUR (EP)

Automobile auto
Belize Honduras britannique
Bénin Dahomey
Birmanie myanmar
Burkina Burkina Faso
Burkina haute volta

Cambodge Kampuchea démocratique

Centrafrique republique centrafricaine
Centre d'activité sportive et culturelle casc

Centre régional informatique cri

Chambre de commerce et d'industrie cci
Chine republique populaire de chine
Comité technique paritaire ministériel ctpm
Commission administrative paritaire cap
Contrôle des dépenses engagées cde
Direction de l'action régionale et des pmi darpmi
Direction de la législation fiscale dlf

Direction de la prévision dp
Direction de la sûreté des installations nucléaires dsin
Direction des affaires juridiques daj
Direction des entreprises commerciales artisanales et de services decas
Direction des relations avec les publics et de la communication dircom
Direction des relations économiques extérieures dree
Direction du budget db

Direction du personnel de la modernisation et de l'administration dpma

Direction du trésor dt
Direction générale de l'énergie et des matières premières dgemp

Direction générale de l'industrie des technologies de dgitip

l'information et des postes
Direction générale de l'insee insee

Direction générale de la comptabilité publique dgcp

Direction générale de la concurrence de la consommation et de la dgccrf
répression des fraudes
Direction générale des douanes et droits indirects dgddi

Direction générale des impôts dgi

Etats unis usa

Fonds monétaire international fmi

Guinée bissao Guinee Bissau

Haut fonctionnaire de défense hfd

Inspection générale de l'industrie et du commerce igic

Inspection générale des finances igf

Irak Iraq
Irlande eire
Mali Soudan français
Palais du Louvre Rivoli
Président directeur général pdg
Provence alpes cote d'azur paca

République démocratique allemande rda

République démocratique du Congo zaïre

République fédérale allemande rfa

Royaume uni grande Bretagne

Saint Christophe et nieves saint kitts et nevis
Sao tome et principe saint Thomas et prince

Service des pensions ep sp

Sri Lanka Ceylan
Surinam Surinam
Taiwan Formose
Trésorier payeur général tpg
Urss union des republiques socialistes sovietiques
Vanuatu nouvelles hebrides

ANNEXE N°30
 Questionnaire relatif an Service Photo

En préalable à la réunion du jeudi 8 juin, je vous prie de bien vouloir consacrer quelques
instants à remplir ce questionnaire et me le retourner par télécopie au XXX, si possible avant
le 6 juin. D'avance merci.
Pierre CHENEVAL, responsable du Pôle Image - DIRCOM.

Estimation du nombre de prestations annuelles :

1. Combien de reportages demandez-vous annuellement au Service Photo ?

2. Combien de prises de vues « photo d'identité » (chiffre annuel) ?
3. Combien de prise de vues d'objets en studio (chiffre annuel) ?

Estimation des besoins en photos sur support papier :

4. Lorsque vous recevez actuellement 100 tirages papier,

combien vous sont réellement utiles ?

5. Combien de photos recevez-vous annuellement du Service Photo ?

6. Pensez-vous que ce nombre pourrait décroître de manière significative si
vous pouviez effectuer un choix préalable sur l'écran de votre ordinateur ? OUI NON

Prospective :

7. Est-ce que vos besoins seraient satisfaits si vous receviez des photos
exclusivement sous forme de fichiers numériques ? OUI NON
8. Pouvez-vous expliciter votre réponse à la question ci-dessus ?

Nom du répondant :
Fonction :

Bureau ou service :

Direction :

Téléphone :
Télécopie :
ANNEXE N°31
 MINISTERE DE L'ECONOMIE
DES FINANCES ET DE L'INDUSTRIE

Paris, le 13 juin 2000.

DIRECTION DES RELATIONS AVEC LES PUBLICS

ET DE LA COMMUNICATION

139, RUE DE BERCY

75572 PARIS CEDEX 12.

Affaire suivie par Pierre Cheneval.

Compte-rendu de réunion.

Obiet : Groupe de travail « photo numérique ».

La première réunion du groupe de travail « photo numérique » s'est tenue le 8

juin 2000. Cette réunion était axée sur les besoins des utilisateurs et sur les
mutations du Service Photo vers le numérique.

Les utilisateurs, au nombre de 5 avaient préalablement répondu à un

questionnaire écrit. De leurs réponses, il ressort que :
• Une quantité non négligeable des photos qui leur sont transmises ne

leur sont pas utiles ; la possibilité de passer des commandes après

avoir vu les images -à priori Intranet- ferait notablement baisser la
quantité de photos tirées, de plus, Monsieur X s'est montré
vivement intéressé par la possibilité d'envoyer des images par

Internet aux personnes que reçoit le Secrétaire D'état au Commerce

extérieur.

• La photo sur support papier reste incontournable pour la majeure

partie des utilisateurs, afin de pouvoir la remettre au destinataire
final, soit à fin professionnelle, soit à fin de relations publiques.

ANNEXE N°32

1
 • Tout le monde ne dispose pas du matériel et du savoir-faire
nécessaire pour accéder à une photo sur support numérique.

Le projet pour le futur labo numérique ci-joint a ensuite été présenté en

soulignant la réactivité que cette organisation pouvait engendrer, au demeurant

la possibilité de livrer certaines photos moins d'une heure après la prise de vue.

Explications à propos du schéma ci-joint :

Le schéma est bâti sur le principe d'un tableau à double entrée :

• La partie gauche concerne le Numérique
• La partie droite concerne l'Argentique
• La partie supérieure a trait à tout ce qui entre au Service
Photo

• La partie inférieure a trait à la Production du Service

(sorties).
Les films argentiques (en haut à droite) sont développés en interne, les
négatifs sont ensuite scannés. Peuvent également être scannés tous
documents -transparent ou opaques- jusqu'au format A3.
D'autres « entrées » sont possibles : appareils photo numériques,
Internet, tous supports numériques...

Les fichiers numériques sont stockés sur un serveur auquel sont

connectés des postes clients disposant de logiciels de retouche
d'images, notamment Photoshop.

Après traitement numérique, les fichiers sont envoyés :

• à la photothèque pour mise en ligne sur Intranet puis
archivage,
• éventuellement sur uns support amovible (CD ROM ou

autre) soit pour livraison à l'utilisateur, soit pour tirage sur

papier en grosse quantité (externalisation auprès du labo de

la Gendarmerie Nationale de Rosny sous Bois).

2
 Projet Juin 2000

Laboratoire photo-numérique
Pôle Images D.l.R.C.O.M

APPAREILS
PHOTO
Documents
opaques
(photos)

Négatifs

ITmÉnlIl *!■■»!
raomneque

1=
^=5

PC
Photoshop

Réseau IMPRIMANTS 1! Supports

numériques
Labo
argentique
(minilab numérique)

yf

£> Papier
~ir
secrétariat
INTRANËT

utilisateurs

KHUJDMDIÊffSDOlUJt ARGENTCQUE

ANNEXE N°33