A3 : Gérer le personnel et contribuer à la gestion des ressources humaines

A31 : Gestion administrative du personnel

CHAP 2 : Organiser et suivre les dossiers du personnel

1 Quelle est l’utilité de la création de dossiers pour le personnel ?

La création du dossier du salarié doit contenir toutes les informations concernant :
Ä Le contrat de travail
Ä DPAE
Ä Copie carte identité, carte de séjour (si besoin), RIB, attestation de sécurité sociale,
extrait de casier judiciaire, …
Ä CV (durée limitée … voir RGPD)
Ä Les bulletins de paie
Ä Demande de congés et d’absences
Ä La retraite (régime général)
Ä L’affiliation à la caisse de retraite complémentaire
Ä La protection maladie
Ä La complémentaire santé
Ä Les avis de visite médical du travail
Ä Les preuves de paiement des charges sociales
Ä Les entretiens annuels (tous les ans – suivi des performances du salarié)
Ä Les entretiens professionnels (tous les 2 ans – suivi de l’évolution du salarié au sein
de l’entreprise)
Ä Le chômage
Ä Document de fin de contrat (lette de démission, courriers rupture de contrat,
portabilité de la prévoyance, solde de tout compte, certificat de travail, attestation
pôle emploi)
Ä Mais aussi : Notification de sanctions disciplinaires, diplômes, permis de conduire,
assurance auto, personne à prévenir en cas d’urgence, …
Ä … Non exhaustif !
Ces documents peuvent être sous forme papiers ou dématérialisés lorsqu’ils sont conçus sur
des applications bureautiques (texteur, tableur…) ou scannés et archivés sur des coffres fort
numériques, un PGI ou une autre application dédiée à la gestion des ressources humaines ou
de la paie.
La plupart de ces documents sont essentiels à la vie du salarié et certains peuvent être
réclamés par le salarié ou par les organismes de gestion ou de contrôle du travail (médecine
du travail, inspection du travail, URSSAF, complémentaire, Pôle emploi).
Attention au classement et à la sécurisation de l’archivage de ces documents.
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2 Durée de conservation des documents

Durée de conservation des documents fixée par la loi

Durée Documents

3 ans Documents relatifs aux charges sociales et taxe sur les salaires

Registre unique du personnel à conserver après le départ du salarié de

5 ans
l’entreprise

Documents fiscaux, relatifs au droit social : solde de tout compte, bulletins de

5 ans
paie, primes, retraite, déclaration d’accident du travail

10 ans Documents comptables : livres de paie, journaux et pièces justificatives.

30 ans Fiches de répartition de la participation et de l'intéressement

50 ans Bulletin de paie dématérialisé

Le problème essentiel au mauvais archivage et de ne pas pouvoir présenter ces documents

lors d’un litige avec un salarié (+ la perte de temps à retrouver les documents)

Exercice : Regrouper les documents en fonction des documents d’embauche, documents liés
à l’exécution du contrat, documents disciplinaires et enfin des documents de fin de contrat.

Documents en Documents liés à Document Document de fin de

fonction des l’exécution du disciplinaires contrat
documents contrat
d’embauche
Carte d’identité Le contrat de travail Casier judiciaire Le chômage
CV DPAE Preuve de Lettre de démission /
paiement des courrier rupture
charges sociale contrat/
Diplôme / permis de Bulletin de paies Notions La prévoyance / solde
conduire sanctions de tout compte /
disciplinaire certificat de travail
Personne à prévenir Demande congés et Attestation pôle
en cas d’urgence … absences emploi
La retraite/ affiliation
caisse retraite
complémentaire
Affiliation caisse de
retraite
complémentaire
Entretiens annuels et
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professionnels

3 Comment archiver correctement les dossiers du personnel ?

Pour organiser les dossiers d’un salarié

Impératif :
Ä Trouver rapidement un document (administratif, juridique ou comptable)

Trois types de documents vont être à archiver :

Ä Les documents papiers
Ä Les documents générés par le PGI (ou une autre application RH / Paie)
Ä Les documents informatiques (créés par d’autres applications : word, excel, ..)

Exemple de solution RH (Eurécia) https://www.youtube.com/watch?v=a0ZNcg0TkgU&t=2s

3.1 Création d’un classement des documents

Vous devez élaborer un classement avec règles et des procédures qui devront être suivies
par tous au moment de la création, de la sauvegarde et de l’archivage des documents.

Création : Il est préférable de créer des modèles pour les documents

Sauvegarde : Il faut une règle de nommage des documents (permet une recherche et un
classement plus simple)
Archivage : Il faut prévoir une arborescence qui facilitera la recherche. On peut définir des
droits d’accès, de modification ou de lecture afin de réduire les erreurs ou les suppressions
de certains de documents.

Classement par nom ou par type de d’information (ou un mix des deux)

Francis AZZARELLO Chantal PADERNT

Ä Salaires Ä Salaires
o 2022 o 2019
o 2023 o 2020
Ä Recrutement o 2021
Ä Entretiens annuels o 2022
o 2022 o 2023
o 2023 Ä Recrutement
Ä Formations Ä Entretiens annuels
o Diplôme Ä Formation
o Certificat o Diplôme
o Certificat
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3.2 La gestion électronique des documents (GED)

En vidéo Qu’est-ce que la GED : https://www.youtube.com/watch?v=D2o682Jatx0

La GED, représente un outil numérique permettant aux entreprises de créer, stocker, utiliser
et détruire leurs documents de manière automatisée et collaborative (Dropbox, Icloud,
Google Drive, …). L'objectif de cette solution consiste avant tout à simplifier la gestion de
l'ensemble des documents de l’entreprise.

Avantages :
- Optimisation de la gestion de l’information
- Augmentation de la productivité interne
- Simplification des échanges entre les collaborateurs
- Réduction des coûts
- Sécurisation des données

3.3 La législation

Obligation de :
- Afficher les informations qui concernent les droits des salariés, l'hygiène et la sécurité
au travail.
- Donner un accès au dossier professionnel qui est détenu par l'entreprise qu'il soit sur
papier ou support dématérialisé.
- Donner un accès et un droit de consultation aux IRP (les instances représentatives du
personnel comme le comité d'entreprise les délégués du personnel ou les délégués
syndicaux).

La CNIL (Loi informatique et liberté de janvier 1978) => loi française.

L’entreprise se doit de respecter un cadre réglementaire. Créée en 1978 par la loi

Informatique et libertés, la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) est une
autorité administrative indépendante en charge de la régulation des données personnelles.
Elle ne reçoit d’instruction d’aucune autorité.
Ses missions sont :
- L’information des particuliers et des professionnels sur leurs droits et obligations
- Le contrôle des entreprises traitant des données personnelles et sanctionne ces en-
treprises en cas de besoin
- La prospective : L’analyse des problématiques nouvelles ou futurs
- La représentation de la France auprès des autres « CNIL » européennes (Exemple en
Italie : La Garante per la protezione dei dati personali)
Jusqu’en mai 2018 le cadre réglementaire relatif aux données à caractère personnel
découlait principalement de la loi informatique et libertés (1978). Ses principales
dispositions pour l’entreprise sont les suivantes :
- Obtenir le consentement des personnes fichées (étape de la collecte des données, la
personne fichée doit être informée et doit avoir explicitement acceptée que des
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DCP la concernant soient recueillies. Les données doivent être loyale et transparente,
c’est-à-dire qu’on ne trompe pas la personne sur le type de données recueilli ou leur
utilisation et que l’on doit en toute transparence ce qui va être fait des données.)
- Définir les finalités du fichier. Le responsable du traitement doit préciser à quoi les
DCP collectées vont lui servir. Il ne pourra par la suite utiliser ces données pour un
autre objectif annoncé. Il est interdit de transmettre ces données à des tiers sans le
consentement des personnes concernées.
- De respecter le droit des personnes, il y en a 4 :
o Droit d’accès aux fichiers (la concernant)
o Droit de rectification
o Droit d’opposition (toute personne physique peut s’opposer à ce que les don-
nées la concernant fasse l’objet d’un traitement)
o Déréférencement
- Sécuriser les données (les locaux, la sécurité informatique, les personnes habilités à
collecter les données)
- Limiter la collecte aux données pertinentes et les conserver sur une durée justifiée.

La RGPD (Règlement Général sur la protection des données) => loi

européenne qui renforce les lois au niveau nationale.

Depuis mai 2018, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) s’appliquant
dans tous les pays de l’UE crée de nouveaux droits dont les principaux sont les suivants :
- Le droit à la portabilité de ses données (une personne peut récupérer et transférer
ses données sans subir de problème d’interopérabilité qui pourrait la dissuader de
changer de prestataire.
- Le droit à la notification en cas de piratage de ses données personnelles.
- Le droit d’intenter une action de groupe (agir collectivement en justice en cas d’in-
fraction concernant leurs DCP via une association)
- Le droit à réparation du dommage (matériel ou moral) pour les conséquences liées à
un mauvais usage de leurs DCP.
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3.4 La médecine du travail

Le médecin du travail joue un rôle préventif

- Il conseille les salariés et l'employeur.
- Il surveille la santé des salariés et évite qu'elle ne se détériore du fait du travail.
- Il porte attention aux conditions d'hygiène.
- Il conseille l'employeur en matière d'hygiène, de conditions de travail, de prévention.

A chaque embauche d'un salarié il doit être obligatoirement déclaré auprès de la médecine
du travail via l'intermédiaire de la DPAE déclaration préalable à l'embauche.

Le salarié rencontre la médecine du travail lors de la visite d'embauche, lors d'une visite de
reprise après un arrêt de travail pour maladie ou accident de travail et lors des visites
régulières qui doivent avoir lieu tous les 5 ans. (sauf travailleurs de nuits, handicapés, ou
titulaires d’une pension invalidité => tous les 3 ans)

3.5 Le compte professionnel de prévention (C2P)

Le compte professionnel de prévention (C2P) permet de déterminer et de référencer les

facteurs de risques professionnels d'exposition d'un travailleur au-delà de certains seuils.

On peut utiliser les points présents sur le C2P pour :

- Trouver un travail moins pénible via la formation professionnelle
- Exercer son métier à temps partiel sans perte de salaire
- Partir à la retraite de manière anticipée.

Les facteurs de pénibilités :

- le travail de nuit (entre 00h00 et 5h00 au min 100 nuits / an)
- le travail en équipe successives alternantes (3x8 qui impose du travail de nuit)
- le travail répétitif
- le travail exercé en milieu hyperbare (hautes pressions)
- Le travail en températures extrêmes (<5°C ou >30°C)
- Le bruit (81 dB)

Lorsqu’un salarié est exposé à certains facteurs de risques au-delà de seuils fixés par décret,
- L’employeur doit reporter ces informations dans la déclaration sociale nominative
(DSN).
- Sur la base de cette dernière, les salariés acquièrent automatiquement des points sur
leur Compte professionnel de prévention.

Il obtient 4pts par an et par facteur de risque