Le contenu des dossiers du personnel :

Documents avant l’embauche :

- Dossier de candidature, CV, lettre de motivation
- Fiche de renseignement
- Pièce d’identité
- Copies des diplômes obtenues
- Certificat de travail antérieurs
- Attestation sécurité sociale
- Copie bulletin affiliation mutuelle/ prévoyance
- Attestation de travailleurs handicapés
- Permis de conduire

Après de départ :
- Document actant la fin de contrat (lettre de démission, licenciement, retraite, rupture conventionnelle)
- Certificat de travail
- Choix du salarié concernant la portabilité de la prévoyance
- Reçu pour solde de tout compte
- Attestation pôle emploi
- Copie du dernier bulletin de salaire

Ce qui ne doit pas apparaitre :

- Informations à caractère discriminatoire : religion, orientation sexuelle…

- Données d’apparentant à un fichage personnel condamnations judiciaires…

Données personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou

identifiable.

Une personne peut être identifiée :

- Directement : nom, prénom…

- Indirectement : numéro de téléphone, donnée biométrique, identité physique…

L’identification d’une personne physique peut être réalisée :

- A partir d’une seule donnée :

- ?

Le RGPD : règlement général sur la protection des données

Le RGPD en RH a permis d’accroître la sécurité des données qui transitent au sein de l’entreprise
notamment avec le dossier du personnel.

Le CNIL :
La conservation des documents RH :

(Tableau)

Les règles de nommage :

Une gestion administrative du personnel efficace passe par l’élaboration de règles de nommage,
indexation et de cotation.

(tableau)

Les règles de bases à respecter :

- Les caractères spéciaux interdit : accents, cédilles etc

- Pas d’espaces : tiret du 8 (_) pour remplacer
- Ne pas utiliser d’articles ou mots de liaison (par ex : le, la, du, de, en, pour, donc, sur etc)
- Utiliser des noms uniques, au besoin utiliser la date ou le versioning
- Utiliseer le format de date AAAA-MM-JJ ou AAAAMMJJ
- Utiliser des noms courts (max 30 caractères)
- Choisir des mots clés significatifs pour faciliter une future recherche

Rester homogène, utiliser toujours le même système.

Les techniques de cotations et d’indexation :

- Cotation : permet d’identifier et de retrouver plus facilement un document dans la base

documentaire de l’entreprise en déterminant une cote individuelle correspondant à son
repère de classement. Il s’agit d’une combinaison alphanumérique, c’est-à-dire un code
composé de lettres et de chiffres : généralement le début du nom de fichier, le type de
document (abrégé), son numéro d’ordre chronologique et sa date.

- Indexation : donne quant à elle une indication sur le contenu des documents, par l’attribution
de mots clés ou descripteurs. Elle comprend également les propriétés du document (type,
auteur, date, objet)

La GED : gestion électronique des documents

Est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques – typiquement des logiciels et/ou
matériels – pour prendre en charge la gestion des documents, à savoir les opérations et actions
destinées à traiter et à exploiter les documents, par exemple la capture, l’acquisition, la numérisation,
la validation, la diffusion, le classement …

L’ordre de classement : le plan de classement permet d’ordonner les documents (dossiers, sous-
dossiers) afin d’en faciliter l’accès et le partage tout au long de leur cycle de vie, de leur création à
leur archivage ou destruction.
Les supports de classement :

(tableau)

La dématérialisation des docs rh : processus qui consiste à transf les docs papier en doc

SIRH (système d’information des ressources humaines) : système d’information de gestion des
ressources humaines. Les RH ont pour objectif la gestion administrative du personnel de l’entreprise,
son pilotage ainsi que son évolution professionnelle. Les enjeux des rh sont multiples et
fondamentaux pour le bon fonctionnement global d’une entreprise.

Afin d’optimiser le traitement des rh, il est essentiel de mettre en place un SIRH, une suite de logiciels
permettant d’assurer le traitement des différentes opérations de gestion adaptées à chaque domaine
des ressources humaines, tout en facilitant le contrôle …

Le SIRH offres de nombreuses fonctionnalités, il permet :

- D’optimiser le suivi des activités (planning, alertes, courriels automatisés)

- De respecter en permanence la règlementation
- De faciliter les démarches avec les organismes sociaux
- De rendre les données accessibles aux personnes intéressées
- De gagner en productivité et de faire des économies
Instruction d’un accident de travail :

Un accident de trajet est un évènement soudain et imprévu qui vous a causé un dommage corporel
et qui s’est produit entre les points suivants :

- Votre résidence et votre lieu de travail

- Votre lieu de travail et le lieu de restauration où vous vous rendez pendant la pause repas

Instruction dun accident de travail AT :

Le salarié :

- Informer votre employeur :

 Le lieu
 Les circonstances
 Si une autre personne est responsable de l’accident, précisez son identité ainsi que
celles des éventuels témoins

- Consulter un médecin rapidement qui constatera :

L’employeur :

- Démarches à faire :
 Déclaration de l’accident du travail auprès de la CPAM dans les 48h.
 Etablir la feuille d’accident du travail ou de maladie profesionnelle au salarié dès qu’il
a connaissance de l’accident
 En cas d’arrêt de travail établir l’attestation de salaire

La CPAM :

- Contrôle du caractère professionnel :

 Les critères d’un AT
 Le respect de la procédure
 L’absence de faute (intentionnelle ou non) de la victime

Si validation du caractère professionnel :

- Indemnisation :
 Versement des IJSS (indemnités journalières de la sécurité sociale) en cas d’arrêt de
travail pour compenser la perte de revenu
 Prise en charge à 100% du remboursement de l’ensemble des soins liés à l’AT

Instruction d’une maladie professionnelle :

Una maladie professionnelle résulte de l’exposition d’un travailleur à un risque ou des conditions
dans lesquelles il exerce son activité professionnelle. Pour être reconnue comme maladie
professionnelle, celle-ci doit figurer dans l’un des tableaux des maladies professionnelles du Code de
la Sécurité sociale.
L’employeur doit se référer à ces tableaux pour déclarer à la CPAM et à l’inspection du travail les
situations de travail susceptibles d’entraîner la survenue de maladies professionnelles. Il doit
également mettre en œuvre les mesures de prévention appropriées. La démarche de déclaration de
maladie professionnelle est quant à elle à l’initiative du salarié.