Dossiers du personnel

Définition :
Le dossier du personnel est un outil central de la gestion des ressources humaines et permet
plus particulièrement de faire un bon suivi personnalisé de chaque membre du personnel. Son
objectif est de conserver en un unique endroit les données de chacune de ces personnes.
Le dossier du personnel doit être mis à jour régulièrement et archivé de préférence dans un
endroit clos. L’accès des dossiers doit être limité.

Règles à respecter :
Les dossiers du personnel ne doivent comporter que des données nécessaires à la gestion
administrative des salariés dans le cadre de leur contrat de travail. L’employeur se doit de veiller
aux règles relatives au respect :
- De la vie privée et de la non-discrimination : interdiction des données sur la santé,
origine ethnique, orientation sexuelle, les activités politiques, religieuses, syndicales, etc.
- De la protection des données personnelles : interdiction des données en lien indirect
avec les capacités du candidat ou du salarié, avec l’emploi occupé…

Données collectées par l’employeur :

Pièce d’identité, dossier de candidature (CV, lettre de motivation,

Avant l’embauche du
copie des diplô mes obtenus, certificats de travail antérieurs), RIB,
salarié
attestation d’affiliation à la Sécurité Sociale

DPAE, contrat de travail et avenants, fiche d’aptitude médicale

(d’embauche, de reprise, périodique), bulletins de paie, adhésion à la
Pendant la période
mutuelle d’entreprise, demandes de congés et d’absences, suivi de
du contrat
formation, bilan des entretiens, déclaration d’accident du travail ou
de maladie professionnelle, sanctions, correspondances

Après le départ du Certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation Pô le
salarie emploi, courriers et avis de réception relatifs à la rupture du contrat

Classement du dossier du personnel (constitué de sous-dossiers) :

- Embauche (lettre de candidature, CV, diplô mes, récépissé de la DPAE, avis d’aptitude à
l’emploi délivré par la médecine du travail, casier judiciaire selon l’emploi)
- Identité du salarié (nom, prénoms, adresse complète, date et lieu de naissance,
nationalité, copie de la CNI, n° SS et copie de l’attestation de la carte vitale, copie du titre
de séjour, RIB si paiement par virement, attestation pour les travailleurs à temps-partiel
et multi-employeurs afin de ne pas dépasser la limite légale d’heures de travail)
- Protection sociale (bulletins d’adhésion individuels prévoyance/mutuelle, infos
nécessaires pour ces régimes-là – situation familiale, nb d’enfants…)
- Absences et congés (tous les documents liés aux congés et arrêts – maladie, accident…)
- Paye (bulletins par ordre chronologique, variables pour le calcul de la paye)
- Formation professionnelle (tout document relatif à la formation du salarié pendant sa
présence dans la société)
- Contrat de travail (contrat, avenants, courriers, certificats)
 La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Tous les employeurs doivent adresser une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) pour
chaque salarié embauché, et ce, quelles que soient la durée et la nature du contrat envisagé :

Elle doit être transmise avant la prise de fonction effective et au plus tôt 8 jours avant la
date présumée d’embauche.

 Elle est adressée soit à l’URSSAF et au service de santé au travail, soit à la MSA pour les
salariés agricoles.
 Cet organisme communique les renseignements portés sur la DPAE à chaque administration,
service, organisme ou institution concerné selon le type de déclaration/demande (voir plus bas)

Cette déclaration permet d’ouvrir tous les droits sociaux des salariés embauchés, de déclencher
leur suivi médical, de couvrir l’employeur en cas d’accident du travail, de satisfaire au contrô le
des administrations et d’éviter tout sanction liée au travail dissimulé.

A défaut de déclaration, l’employeur encourt diverses sanctions, notamment pénales et

administratives pour dissimulation d’emploi salarié.

Les employeurs peuvent recourir au titre emploi-service (TESE) ou dispositif CESU afin de
faciliter les formalités liées à l’embauche et à l’emploi de leur salarié.

La DPAE comporte les éléments suivants :

- Dénomination sociale ou nom/prénom de l’employeur, code APE, adresse, numéro

SIREN/SIRET, le service de santé au travail dont l’employeur dépend
- Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, numéro national d’identification sécu
- Date, heure d’embauche
- Nature, durée du contrat, période d’essai éventuelle (annotations pour l’examen),
- Pour un salarié agricole : les données nécessaires au calcul par les caisses de MSA des
cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles

La DPAE permet à l’employeur d’accomplir les déclarations et demandes suivantes :

- L’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécu (sauf salarié agricole)

- L’immatriculation du salarié à la CPAM (ou MSA pour salarié agricole)
- L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chô mage
- La demande d’adhésion à un service de santé au travail (sauf salarié agricole)
- La déclaration destinée à l’affiliation des salariés agricoles aux institutions prévues

Modalités de la DPAE :

La DPAE est généralement effectuée par voie électronique, et cela devient une obligation pour
les employeurs ayant accompli plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente.

Le non-respect de cette obligation entraîne l’application d’une pénalité fixée à 0,5% du PMSS par
salarié. Les pénalités dues au titre d’une année civile sont versées au plus tard à la première date
d’exigibilité des cotisations de sécurité sociale de l’année suivante.

La DPAE peut être effectuée au moyen d’un formulaire Cerfa qui peut être obtenu auprès de
l’URSSAF ou du site du Ministère. Il est transmis par télécopie ou lettre recommandée.
L’organisme destinataire adresse à l’employeur un document accusant réception de la
déclaration
 dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration
 l’employeur a un délai de 2 jours ouvrés pour modifier les informations, autrement cet avis
constitue une preuve de la déclaration
 l’employeur conserve cet avis de réception jusqu’à accomplissement de la déclaration

Obligation d’information de l’employeur vis-à-vis du salarié :

Lors de l’embauche, l’employeur doit remettre au salarié une copie de la DPAE ou de l’accusé de
réception reçu de l’Urssaf et mentionnant les informations contenues dans la déclaration.
Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un
contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.

Obligations de l’employeur vis-à-vis des inspecteurs du travail :

L’employeur doit présenter à toute réquisition des agents de contrô le :
 soit l’accusé de réception de la déclaration que lui adresse l’Urssaf qui doit être conservé
jusqu’à l’établissement de la DADS ;
 soit, tant qu’il ne l’a pas reçu, les éléments permettant de vérifier qu'il a bien procédé à la
déclaration (tels qu'avis de bonne réception de la télécopie, ou double de la lettre d'envoi
et récépissé postal).
A défaut, l’employeur encourt des sanctions pénales.

Un salarié peut demander à l’URSSAF si son employeur a accompli la DPAE, et une réponse doit
intervenir dans les 30 jours.

Les autres formalités obligatoires :

- Visite d’information et de prévention réalisée par le médecin du travail :

-
- dans un délai de 3 mois à compter de la prise effectif du poste de travail.

Dans un délai de 3 mois à Préalable à l’affectation pour Pour les travailleurs affectés
compter de la prise effectif du un travailleur de nuit ou à des risques pour leur santé
poste de travail. mineur ou leur sécurité

Suivi individuel renforcé

(SIR) en lieu et place de la
visite, pour

- Vérification de l’autorisation de travail en cours de validité pour le salarié étranger

- Affiliation des salariés au régime de retraite complémentaire et à la complémentaire
collective santé et/ou prévoyance de l’entreprise
Obligation de tenue du registre unique du personnel (RUP) pour chaque embauche :

Sont recensées toutes les arrivées dans l’entreprise, dans l’ordre chronologique et de manière
indélébile. Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés,
les dates d’embauche et de départ, les types de contrats de travail. Les informations inscrites
doivent être conservées pendant 5 ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire.

 Elle peut être réalisée sur papier ou via informatique.

 En cas d’omission ou de mentions erronées, l’employeur devra s’acquitter d’une
contravention de 4e classe.
 Les stagiaires sont inscrits, dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du RUP.
 La Déclaration Sociale Nominative (DSN)

Tous les employeurs du secteur privé qui paient des salariés doivent remplir une DSN. C'est une
déclaration en ligne produite tous les mois à partir de la fiche de paie, à laquelle y sont inscrites
les informations concernant chacun des salariés :
 Données concernant la paie du salarié
 É vénements concernant les périodes d'activité du salarié : arrêt de travail, maladie,
maternité, paternité, fin de contrat, etc.

Les fonctions de la DSN :

 Calculer et payer toutes les cotisations sociales

 Informer automatiquement tous les organismes sociaux des données concernant les
salariés (leurs rémunérations, leurs activités, etc.) : Pô le emploi, Assurance maladie
(CPAM), URSSAF, Agirc-Arrco, organismes complémentaires de santé : mutuelle,
assurance ou institution de prévoyance.

Toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés doivent remplir une DSN.

Elle remplace dans la plupart des cas la DADS-U, la DOETH, la DMMO et la DTS.
 Sauf pour les employeurs qui emploient des populations hors périmètre DSN, comme les marins-
pêcheurs, dockers, fonctionnaires en détachement auprès d'un établissement privé ou ceux qui ne
peuvent pas transmettre les données des organismes complémentaires (OC) dans la DSN.
Ceux-ci doivent encore remplir la DADS-U.

La DSN se fait par numéro de Siret (établissement) et non par numéro de Siren
(entreprise). Chaque établissement au sein d’une entreprise requiert une DSN, qui fournit
chacune les informations pour tous les salariés d'un établissement.

L’envoi de la DSN :

DSN périodique DSN signalement d’évènement

Pour les entreprises de
– de 50 salariés : au plus
tard le 15 du mois suivant
1 fois par
mois
Pour les entreprises de
+ de 50 salariés : au plus
tard le 5 du mois suivant
Arrêt de travail : en cas
de maladie, maternité,
paternité, etc.
Reprise anticipée :
lorsque le salarié
Dans les 5 jours reprend son travail
suivant avant la date de fin
l’évènement d'arrêt de travail
Fin de contrat de travail
: lors du départ d'un
salarié de l'entreprise
quel que soit le motif
Sanctions en cas de non-transmission ou fausse déclaration de la DSN  :

Motif de sanction Pénalité Limites et recours

Non tranmission
17,14€/salarié
de la DSN
Si le retard est <= 5 jours, la
Retard de
51€/salarié et par mois de retard pénalité ne peut pas
transmission
(ou fraction de mois de retard) dépasser 5 142 € par
de la DSN
entreprise et par an.
30 jours suivant la
Oubli de déclaration 51€/salarié et par mois de retard transmission de la
d’un salarié (ou fraction de mois de retard) déclaration pour
régulariser
30 jours suivant la
Inexactitude dans les transmission de la
34,28€/salarié
déclarations déclaration pour
régulariser

Obligations d’affichage dans l’entreprise :