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Checklist : formalités
d’embauche

Pour mener à bien votre embauche, vous devez respecter certaines formalités. Avec
cette checklist, vous n’oublierez aucune des étapes à suivre.

Sommaire

1. Démarches administratives

2. Santé & Prévoyance

3. Communication & affichages obligatoires

4. Gestion de la paie

📑 Démarches administratives
Étape n°1 : envoyer la proposition d’embauche
2 options s’offrent à vous :

l’offre de contrat de travail : elle peut être librement refusée par le

candidat ;

la proposition unilatérale d’embauche : elle peut être refusée mais dans

un délai prévu. Elle est plus contraignante pour l’employeur : son non-
respect est assimilé à un licenciement injustifié.

Dans les 2 cas, pensez à mentionner les éléments suivants :

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 la définition du poste

la date d'arrivée

la rémunération

le lieu de travail

le délai de réponse

Étape n°2 : rédiger le contrat de travail

Il formalise l’ensemble des obligations et des droits de l’employeur et du salarié.
Les informations suivantes* doivent être mentionnées dans le contrat de travail.

Informations sur le poste Informations pratiques

Nature du contrat Nom et coordonnées du salarié

Désignation du poste Lieu de travail

Rémunération et son détail (primes, fixe, variable) Date de prise de poste

Horaires de travail Convention collective de l’entreprise

Missions du poste Durée des congés payés

Nom et qualification de la personne remplacée (pour Durée de la période d’essai et du

les CDD de remplacement) préavis
Nom et adresse de la caisse de
Motif de recours pour les CDD
retraite complémentaire

*La loi ne prévoit pas de contenu obligatoire pour les CDI à temps complet, mais il
est préférable de mentionner les informations du tableau.

Dans le cadre d’un CDD, il faut également ajouter :

le motif de recours au CDD (remplacement, accroissement temporaire

d’activité) ;

le nom et la qualification de la personne remplacée pour un CDD de

remplacement.

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 💡 Bon à savoir : vous pouvez modifier les contrats CDD et CDI à condition
de conclure un avenant au contrat.

Étape n°3 : recueillir les documents d’embauche du futur salarié*

*La loi n’impose pas de recueillir ces documents.

RIB

Carte vitale

Carte d’identité

Étape n°4 : établir la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Vous pouvez réaliser la DPAE en remplissant directement le formulaire en ligne

via votre espace employeur URSSAF (ou sur le site www.net-entreprise.fr).

De quelles informations aurez-vous besoin ?

Informations relatives à l’entreprise : dénomination sociale, code APE,

numéro SIRET, etc.

Informations relatives au salarié : identité et numéro de sécurité sociale,

durée et nature du contrat, date et heure d’embauche.

⚠ La DPAE doit être envoyée à l’URSSAF dans un délai de 8 jours avant

l’embauche du salarié. Avant son arrivée, pensez à lui fournir une copie ou
l’accusé de réception.

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 💡 Bon à savoir : l’organisme destinataire de la déclaration doit être
mentionné sur le contrat de travail pour que cette étape soit validée.

⛑ Santé & prévoyance

Étape n°5 : affilier le salarié à la caisse de retraite

Caisse de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO : pour affilier votre

salarié, vous devez transmettre la déclaration sociale nominative (DSN) à
l’ensemble des organismes de protection sociale.

Mutuelle : pour être affilié à la mutuelle, demandez à votre salarié de

remplir et signer le bulletin d’adhésion individuelle. Il faut ensuite envoyer
ce document avec le RIB et la carte vitale à la mutuelle.

Étape n°6 : organiser la visite d’information et de prévention (VIP)

L’objectif de la visite médicale d’embauche est de :

vérifier l’état de santé du salarié ;

le sensibiliser sur les risques éventuels liés à son travail ;

l’informer sur son droit de bénéficier à des visites médicales pendant toute
la durée de son contrat.

💡 Bon à savoir : la visite médicale d’embauche doit être réalisée maximum

3 mois après la prise de fonction du salarié.

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 🗣 Communication & affichages obligatoires
Étape n°7 : informer le futur salarié
Vous devez former votre salarié sur :

Les risques éventuels sur sa santé et sa sécurité liés à son poste

Le droit de bénéficier d’un entretien annuel tous les 2 ans avec son
employeur pour discuter des perspectives d’évolution

L’affiliation à la mutuelle de votre entreprise

Étape n°8 : respecter les affiches et les registres obligatoires

Mettre à jour le registre unique du personnel, de manière chronologique

et indélébile à chaque nouvelle embauche.

Afficher le règlement intérieur.

💡 Bon à savoir : les mentions inscrites sur le registre du personnel doivent

être conservées pendant 5 ans à partir du départ d’un employé ou d’un
stagiaire.

💳 Gestion de la paie
Étape n°9 : établir les fiches de paie et gérer la paie

Éditer les bulletins de paie des salariés.

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 Cette étape peut s’avérer compliqué. Notre produit PayFit est une solution pour
vous accompagner dans la gestion de la paie.

📚 Bibliothèque : 3 ressources pour bien démarrer

Rédiger un contrat de travail - Fiche pratique

Construire le registre unique du personnel - Modèle gratuit de registre unique du

personnel

Réussir la première embauche en 10 étapes - Checklist pour entrepreneurs

Checklist : formalités d’embauche 6