Formalités d’embauche

Les formalités d’embauche

L’embauche d’une personne entraîne un certain nombre de formalités obligatoires
pour l’employeur.

Ces formalités visent à :

➢ Ouvrir tous les droits sociaux au salarié ;

➢ Être couvert an cas d’accident du travail du salarié ;
➢ Bénéficier de tous les droits à exonération (Entreprise) ;
➢ Satisfaire aux demandes des différentes administrations en cas de contrôle ;
➢ Eviter toute sanction (travail dissimulé…)

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 Deux formalités avant l’embauche

Signature du contrat
• Pour rendre officiel la relation de travail avant la prise de
fonction, ou au plus tard deux jours ouvrables* après.

Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

• Simplification des formalité par un document unique
* Jours pouvant être légalement travaillés et qui correspondent aux jours de la semaine du lundi au samedi, hors
dimanche et jours fériés. Les jours ouvrables sont au nombre de 6
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La DPAE document unique auprès des administrations
La Déclaration préalable à l’embauche permet d’effectuer en une seule procédure les formalités
incombant à l’employeur pour les nouveaux salariés.

➢ L’immatriculation en qualité d’employeur au régime de la Sécurité Sociale pour le 1er salarié ;

➢ L’immatriculation du salarié auprès de la CPAM ;

➢ L’affiliation en qualité d’employeur auprès du régime d’assurance chômage ;

➢ La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;

➢ La demande d’examen médical d’embauche ;

➢ Le pré-établissement de la liste des salariés embauchés pour la déclaration sociale nominative

(DSN)
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 La DPAE, obligation de l’employeur
• LA DPAE doit obligatoirement être effectuée, au plus tôt 8 jours avant
l’embauche et au plus tard avant la mise au travail effective du salarié
Délai • Le nom respect constitue une infraction de travail dissimulé

• L’URSSAF adresse un récépissé accusant réception de la déclaration

mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours suivant la
AR réception de la DPAE

• Une copie de la DPAE doit être remise au salarié

(Obligation satisfaite si le contrat mentionne l’organisme destinataire de la déclaration –
Salarié Pas de DPAE pour le stagiaire qui n’est pas considéré comme un salarié)

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 Le formulaire DPAE

Cerfa N° 14738*1
https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/cerfa_14738_01.pdf

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 Modèle DPAE complétée et adressée à l’URSSAF

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Le registre du personnel

Tout employeur doit obligatoirement détenir un Registre Unique du Personnel.

Y sont inscrits, dans l’ordre des embauches, les informations de chaque salarié.
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La visite d’information et de prévention (VIP)
L’embauche du salarié, quel que soit son contrat (CDI/CDD) est déclarée à l’URSSAF par le biais de la DPAE
qui déclenche une première visite organisée par l’employeur afin de :
➢ vérifier l’état de santé général du salarié ;
➢ l’informer sur les risques liés à son poste.

La visite
➢ doit intervenir dans les 3 mois qui suivent la prise de poste ;
➢ est renouvelée tous les 5 ans ;
➢ est réalisée par le médecin du travail ou un professionnel de santé au travail.

Une attestation de suivi est délivrée au salarié et à l’employeur à l’issue de chaque visite médicale.

Un suivi individuel renforcé s’adresse aux personnes exerçant un poste de travail considéré comme
risqué, aux personnes reconnues handicapées ou titulaires d’une pension d’invalidité.

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Modèle de convocation VIP

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Affiliation du salarié : Retraite et Prévoyance

Affiliation du salarié auprès d’une caisse de retraite complémentaire

Cette formalité est accomplie par l’employeur auprès de l’ AGIRC/ARRCO

Affiliation du salarié auprès d’un organisme de prévoyance couvrant 2 grands domaines de risques :

➢ les risques liés au décès, à l’incapacité, à l’invalidité et à la dépendance, interrompant ou suspendant

totalement l’activité professionnelle, et de fait les revenus de l’assuré ;

➢ les frais médicaux (Mutuelle) générés lors d’une hospitalisation, de consultations, d’analyses (maladie,
maternité…)

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Saisie des éléments dans le logiciel paie

Le contrat de travail est un

acte juridique par lequel le
salarié s’engage à travailler, en
contrepartie d’une
rémunération versée par
l’employeur. Et portée sur une
fiche de paie.

La première étape est

d’enregistrer les données dans
le logiciel de paie :
➢ informations personnelles
➢ les éléments contractuels

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