FORMALITES ADM

1. A l’embauche d’un salarié

Pour rédiger un contrat de travail, et créer un pro l du salarié sur de

multiples supports et portails informatiques, il est nécessaire que le futur
salarié fournisse à l’entreprise, un ensemble de documents a n que le
service RH dispose de toutes les informations le concernant (identité,
domicile, coordonnées etc…)

Pour cela le salarié fournit d’une manière générale :

INFOS DU SALARIES
• Une copie ou scan de sa carte nationale d’identité

• Un RIB

• Une copie ou scan de sa carte vitale

• Un justi catif de domicile

Selon le poste, des documents supplémentaires sont requis, comme des

attestations de formation ou diplômes ( CACES, BNSSA, BPJEPS etc…)

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une mesure de

simpli cation des obligations déclaratives de l’employeur.

C’est une procédure de déclaration systématique et nominative pour

chaque salarié embauché.

Elle est à e ectuer dans les 8 jours qui précèdent toute embauche d’un
salarié.

DPAE
La DPAE sert à :

• Ouvrir au salarié tous ses droits sociaux

• Être couvert en cas d’AT du salarié

• Béné cier de droits d’exonération éventuels

• Satisfaire aux éventuels contrôles de l’admin.

• Eviter le travail dissimulé

Le salarié est également a lié auprès des caisses de complémentaires

MUTUELLE / PREVOYANCE
santé et de prévoyance.

Chaque nouveau salarié doit être a lié à une caisse de retraite

complémentaire. Cette formalité est accomplie par l’employeur auprès
RETRAITE
de l’ARRCO pour tous les salariés et l’AGIRC pour les salariés au statut-
cadre.

Le registre unique du personnel, est un document obligatoire sur lequel

toute entreprise fait gurer tous les salariés présents dans l’entreprise.

Il est mis à jour à chaque entrée et sortie d’un salarié (embauche, entrée
REGISTRE UNIQUE DU
en stage, licenciement, n de CDD, n de stage, départ en retraite)

PERSONNEL
Il est important d’enregistrer les documents propres au salarié, comme la
carte nationale d’identité (CNI), la carte d’assurance maladie (Carte
Vitale), RIB, Assurance.
L’employeur est tenu d’organiser une première visite médicale à
destination de son nouveau collaborateur. Ce rendez-vous sert à véri er
VIP
l’état de santé général du salarié, mais aussi à l’informer sur les risques
liés à son poste.

Le contrat de travail permet de formaliser l’engagement du salarié et de

l’employeur. Dans tous les cas, il reste préférable de fournir au salarié un
CONTRAT DE TRAVAIL contrat écrit pour sécuriser l’embauche. Certaines conventions
collectives rendent le contrat écrit obligatoire. Le contrat écrit est
également obligatoire pour toute embauche en CDD ou à temps partiel.
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 2. A la sortie d’un salarié

Etablir le certi cat de travail du salarié qui mentionne généralement :

• la date d’entrée du salarié ainsi que la date de sortie

• la nature des emplois occupés et les périodes correspondantes

• l’identité de l’employeur et celle du salarié

• Maintien gratuit de la couverture santé pendant toute la période de

CERTIFICAT DE TRAVAIL chômage, si le salarié en béné ciait

• Maintien gratuit des garanties de prévoyance (en cas de décès,

incapacité de travail ou invalidité) pendant toute la période de
chômage, si le salarié en béné ciait

• la date et lieu de remise du certi cat et ensuite

• la signature des parties.

ATTESTATION L’attestation employeur Pole Emploi, obligatoire pour toute n de
EMPLOYEUR contrat de travail : elle permettra au salarié licencié de percevoir les
POLE EMPLOI allocations d’aide au retour à l’emploi (ARE) versées par Pole Emploi.

Le reçu pour solde de tout compte (STC) : il répertorie les sommes

versées au salarié à la n de son contrat et est dû pour tout type de
contrat de travail.

Peuvent y être mentionnés :

• l’indemnité de rupture

SOLDE DE TOUT COMPTE

• le dernier salaire perçu,

STC
• l’ICP (congés payés)

• Prime de précarité (si CDD)

• l’ILL (indemnité légale de licenciement)

• Mention selon laquelle le reçu pour solde de tout compte est établi en
double exemplaire (dont l'un est remis au salarié)

Le registre unique du personnel, est un document obligatoire sur lequel

toute entreprise fait gurer tous les salariés présents dans l’entreprise.

Il est mis à jour à chaque entrée et sortie d’un salarié (embauche, entrée
REGISTRE UNIQUE DU
en stage, licenciement, n de CDD, n de stage, départ en retraite)

PERSONNEL
Il est important d’enregistrer les documents propres au salarié, comme la
carte nationale d’identité (CNI), la carte d’assurance maladie (Carte
Vitale), RIB, Assurance.

SOLDE DE TOUT COMPTE / Contestation des sommes versées

SI LE SALARIE A SIGNE LE RECU

> Si le salarié a signé le reçu pour solde de tout compte, il dispose de 6 mois suivant la date de signature
pour le contester.

Si le recours porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées dans le reçu pour solde, le salarié dispose
d'un délai de 3 ans pour contester le reçu.

La contestation doit être adressée à l'employeur par lettre recommandée.

Le courrier précise alors les motifs de la contestation et les sommes concernées (arriéré de salaire ou
indemnités de congés payés, par exemple).

L'employeur n'est pas obligé de mentionner le délai de contestation de 6 mois sur le solde de tout compte.

SI LE SALARIE N’A PAS SIGNE LE RECU

> Lorsque le reçu pour solde de tout compte n'est pas signé, il peut être contesté devant le conseil des
prud'hommes selon les délais suivants, en fonction des sommes mentionnées sur le reçu :

• 1 an si le montant concerne la rupture du contrat (exemple : indemnité de licenciement),

• 2 ans si cela concerne l'exécution du contrat de travail (frais professionnels par exemple),

• 3 ans pour tout ce qui relève des salaires.

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