Cycle de Paie – Consolidation des données et traitement

Dans le cadre de sa politique de réduction des couts, la société BATIPLUS étudie

l’externalisation de ses processus transactionnels (administratif, RH, paie, avantages &
rémunérations) pour se recentrer sur son cœur de métier.

La société BATIPLUS veut confier le traitement de sa paie à un prestataire de service

CVG dans le cadre d’une externalisation de service.

Vous réaliserez les diagrammes des flux pour présentation à BATIPLUS.

1 – Diagramme de flux existant
2 – Diagramme de flux cible – externalisation avec CVG

1 - Compte rendu d’interview avec la personne en charge du recrutement chez

Batiplus

Question = « Pouvez vous me décrire votre processus de recrutement jusqu’à

l’embauche ? »

« La première étape est l’évaluation du poste (définition de poste et définition du profil

du titulaire) puis nous passons à l’identification des sources de recrutement (presse,
websites, agences). Après la mise en place des moyens, la campagne de recrutement est
lancée. Nous sélectionnons les candidatures (lecture CV, entretiens, tests, sélection des 3
meilleurs candidats et présentation a la hiérarchie) – Ce n’est qu’a l’issue de ce processus
que nous obtenons la décision finale d’embauche ».

Le recrutement est actuellement géré dans le Système d’Information (SI) Peoplesoft via
un portail. Les candidats saisissent les informations via le portail de recrutement de
Batiplus (website). Ceci ne changera pas dans la future solution. Le processus
d’embauche est standard et peut-être lié au module recrutement. : Les candidats
recrutés sont transférés automatiquement dans la base des salariés (via Interface).

2 - Processus d’embauche actuel

Qui Description des activités A Qui

DRH BATIPLUS Remet au salarié à son entrée une fiche Salarié

signalétique d’embauche à renseigner (personne
à contacter en cas d’urgence), ainsi que les
demandes d’affiliation aux divers organismes
(prévoyance et mutuelle)
Salarié Renseigne son dossier papier et doit fournir les DRH BATIPLUS
pièces demandées : photocopie de la carte
Sécurité Sociale, RIB, extrait du casier
judiciaire.
Si personne étrangère – carte de séjour
Transmet les documents complétés.
DRH BATIPLUS Vérifie si l’ensemble des informations
nécessaires aux différents acteurs pour la
gestion future du dossier sont présentes.
Condition oui – non si non retour au salarié
DRH BATIPLUS Une fois l’embauche réalisée, le salarié est
rattaché dans l’organisation à des niveaux
différents : juridique (exemple : Société), lieu
géographique (lieu de travail), hiérarchique
(service, manager), fonctionnel (Emploi, poste).

Cas crée par Olivier AUDAIRE

DRH BATIPLUS Le contrat de travail du salarié est renseigné
avec précision (type, clauses particulières, dates
de fin de période d’essai).
DRH BATIPLUS Enregistre le salarié auprès de l’Administration URSSAF
(DPAE) via Internet
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
remplace la déclaration unique d’embauche
(DUE).

Attention - notion de temps à respecter pour le

dépôt de la DPAE, à voir si remplacement
possible par la DSN.

Très simple, cette formalité obligatoire avant

toute embauche s’effectue en une seule fois
auprès d’un seul interlocuteur, l’Urssaf. Elle
rassemble 6 formalités liées à l’embauche :
la déclaration d'une première embauche dans un
établissement,
la demande d'immatriculation d'un salarié au
régime général de la Sécurité sociale,
la demande d'affiliation au régime d'assurance
chômage,
la demande d'adhésion à un service de santé au
travail,
la déclaration d'embauche du salarié auprès du
service de santé au travail en vue de la visite
médicale obligatoire,
la liste des salariés embauchés pour le pré-
établissement de la déclaration annuelle des
données sociales (DADS).
URSSAF Renvoie l’accusé de réception pour classement DRH BATIPLUS
dans dossier du salarié
DRH BATIPLUS Envoie les diverses demandes d’affiliations aux Retraite-prévoyance
différents organismes - (retraite-prévoyance et et mutuelle
mutuelle) – A décrire
Retraite- Renvoient le bordereau d’affiliation pour DRH BATIPLUS
prévoyance et classement dans dossier du salarié
mutuelle
DRH BATIPLUS Réceptionne les informations – Consolidation et
enregistrement dans le système informatique
DRH BATIPLUS Reporting - En fin de mois, production pour les Caisses retraite-
caisses de retraite-prévoyance et mutuelle d’un prévoyance
état mensuel des entrées/sorties du mois.
DRH BATIPLUS Production des états mensuels pour contrôle – DRH et FINANCE
Etats - Reporting pour DRH et Finance Batiplus BATIPLUS

Un Système d’information propose en standard des possibilités quasi illimitées en matière

de gestion des organisations :
• organisations juridiques, hiérarchiques, fonctionnelles,
• organisations passées, présentes, simulées, cibles,
• organisations simples, matricielles….

Cette gestion des organisations est faite à travers un Gestionnaire d’arborescence (TREE
MANAGER) et à partir du paramétrage de référentiels tels que : Service, Lieu de travail,
Entité, Société, Établissement…

Cas crée par Olivier AUDAIRE

3 – Consolidation des données pour traitement de la paie

- Contrat

- Affiliation aux différents organismes - (retraite-prévoyance et mutuelle)

- Extraction des SI de gestion des temps (feuilles de temps validées par le management)
et intégration dans la paie - Consolidation des données de temps (congés payés,
maladie et heures supplémentaires).

- Une Interface devra être mise en place dans la future solution – (Nombre d’heures par
type, période, nom de l’employé et matricule).

- Consolidation des données en cas de saisie arrêt sur salaire – calcul de la quotité saisie
sur le salaire en cas de saisie sur rémunération ou de procédure de paiement direct de
pension alimentaire – Processus à décrire.

Cas crée par Olivier AUDAIRE