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Créer et mettre à jour les dossiers du personnel

Définition du dossier du personnel
Le dossier du personnel revêt une importance cruciale dans la gestion efficace des ressources humaines
au sein d'une entreprise. Il englobe l'ensemble des données personnelles et professionnelles de chaque
employé, qu'elles soient enregistrées sous format papier ou numérique. Ce dossier joue un rôle central
en regroupant tous les documents relatifs aux aspects des ressources humaines et de la paie.

Le dossier du personnel sert de support à la surveillance et à l'analyse de l'évolution d'un collaborateur,

de son recrutement jusqu'à sa cessation d'activité. Bien que sa constitution ne soit pas une exigence
légale, il offre une simplification appréciable de la gestion administrative du personnel, en fournissant un
accès complet à toutes les informations essentielles concernant le salarié.

Il convient de noter que la constitution du dossier du personnel n'est pas soumise à une période
spécifique ; elle peut être réalisée à tout moment. Toutefois, établir ce dossier dès l'arrivée d'un salarié
permet d'optimiser l'efficacité des processus administratifs.

3.1 Quel est le contenu du dossier du personnel ?

3.1.1.Données personnelles
Selon ses besoins, l’entreprise a besoin d’avoir un minimum d’informations au sujet de ses salariés :
 Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance
 Coordonnées (adresse, téléphone)
 Numéro de CNSS, CIMR du salarié
 Permis de conduire (optionnel)
 Personne à prévenir en cas d’urgence (optionnel)
 Photos d’identité
 Fiche anthropométrique
 Une copie de sa carte d'identité comme justificatif d'identité (son permis de travail s'il est étranger) ;
 Un justificatif de domicile ou des quittances de loyer

3.1.2. Données professionnelles

 Copie des diplômes
 CV
 Résultats des tests d’évaluation lors de la phase de recrutement
 Contrat de travail actuel
 Analyses des entretiens de performance ou entretiens annuels
 Certificats de formation
 Dossier disciplinaire (si nécessaire)
 Examen médical d'aptitude lors de l'embauchage (Chapitre III Des services médicaux du travail, article
318)
 3.1.3. Durant de la vie du collaborateur dans l’entreprise, le dossier du
personnel va s’enrichir avec de nouveaux éléments tels que :
 Les avenants du contrat de travail
 Les AT
 Les demandes de congés
 Les absences
 Les certificats médicaux
 Les arrêts de travail
 Les blâmes
 Les avertissements
 Les lettres de reconnaissances...

3.1.4. Lors du départ du salarié, son dossier comprendra également

 La lettre de démission ou dossier de licenciement

 Le solde de tout compte signer
 Certificat de travail.
 Dossier juridique.
 L’entretien de sortie.

3.2 Que ne doit pas contenir le dossier du personnel ?

Le dossier du personnel contient des données importantes, dont des informations personnelles. Le
service RH doit cependant faire attention à ne pas faire figurer certaines informations non autorisées
par la loi. Toutes les informations qui pourraient faire l’objet de discrimination au sein de l’entreprise ne
doivent surtout pas être mentionnées dans le dossier du salarié. Par exemple : l’appartenance
syndicale, les origines ethniques ou raciales, la religion, les opinions politiques, le type de logement...

3.3 La confidentialité des données personnelles : Mention légale

LIVRE IV : DE L'INTERMÉDIATION EN MATIERE DE RECRUTEMENT ET D’EMBAUCHAGE
Chapitre premier : De l'intermédiation en matière de recrutement
Section I - Dispositions générales
Article 478
Est interdite aux agences de recrutement privées toute discrimination basée sur la race, la couleur, le
sexe, la religion, l'opinion politique, l'ascendance nationale ou l'origine sociale, de nature à porter
atteinte au principe de l'égalité des chances et de traitement en matière d'emploi. Il est également
interdit aux agences de recrutement privées de pratiquer toute discrimination se basant sur la sélection
privative de la liberté syndicale ou de la négociation collective. N'est pas considérée comme mesure
discriminatoire, toute offre de service spéciale ou la réalisation de programmes destinés spécialement à
aider les demandeurs d'emploi les plus défavorisés dans leur recherche d'un emploi.
Article 479
Les renseignements personnels relatifs aux demandeurs d'emploi doivent être traités par les agences
de recrutement privées dans le respect de la vie privée des intéressés, et en se limitant aux seules
indications relatives à leurs aptitudes et à leur expérience professionnelle.
Article 480
Il est interdit aux agences de recrutement privées de percevoir, directement ou indirectement, des
demandeurs d'emploi des émoluments ou frais, en partie ou en totalité.
 3.4 Les avantages de la dématérialisation du dossier du personnel

Avec le dossier du personnel classique, En raison de la confidentialité des données les responsables
RH doivent s’assurer d’avoir toujours les documents sous clé et protégés de la vue des autres
employés.
Sans aucun doute, la digitalisation du dossier du personnel, en remplacement du format
papier, améliore la gestion des ressources humaines.

Voici les principaux avantages :

 Accès instantané aux dossiers des collaborateurs
 Mise à jour des informations centralisée et simplifiée
 Téléchargement de documents (dossier de candidature, contrat de travail, suivi des entretiens annuels,
arrêts maladie...)
 Suivi clair du parcours des salariés
 Réduction des documents papiers
 Accès aux informations limité et sécurisé via des autorisations d’accès
 Protection des données