Gérer les aspects

administratifs du
personnel de l’entreprise
Par : Mohamed Said EL Hadri
 3.1 Quel est le
contenu du dossier
du personnel ?
3.1.1 Données personnelles

Selon ses besoins, l’entreprise a besoin d’avoir un minimum d’informations au sujet de ses salariés :
 Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance
 Coordonnées (adresse, téléphone)
 Numéro de CNSS, CIMR du salarié
 Permis de conduire (optionnel)
 Personne à prévenir en cas d’urgence (optionnel)
 Photos d’identité
 Fiche anthropométrique (optionnel)
 Une copie de sa carte d'identité comme justificatif d'identité (son permis de travail s'il est étranger) ;
 Un justificatif de domicile ou des quittances de loyer, d’eau, téléphone, électricité…
3.1 Quel est le
contenu du dossier
du personnel ?
3.1.2 Données professionnelles
 Copie des diplômes
 CV
 Résultats des tests d’évaluation lors de la phase de
recrutement
 Contrat de travail actuel
 Analyses des entretiens de performance ou entretiens
annuels
 Diplômes et Certificats de formation
 Dossier disciplinaire (si nécessaire)
 Examen médical d'aptitude lors de l'embauchage
(Chapitre III Des services médicaux du travail, article
318)
 3.1.3. Durant de la vie du collaborateur
dans l’entreprise, le dossier du personnel va
s’enrichir avec de nouveaux éléments tels que :

3.1 Quel est  Les avenants du contrat de travail

le contenu  Les AT

du dossier 


Les demandes de congés…

Les absences
du  Les certificats médicaux

personnel ? 


Les arrêts de travail
Les blâmes, les avertissements
 Les lettres de reconnaissances...
 3.1.4. Lors du départ du salarié, son
dossier comprendra également
3.1 Quel est
le contenu  La lettre de démission ou dossier de
licenciement
du dossier  Le solde de tout compte signé

du  Certificat de travail.

personnel ?  Dossier juridique.

 L’entretien de sortie…
3.2 Que ne doit pas contenir
le dossier du personnel ?

Le dossier du personnel contient des

données importantes, dont des informations
personnelles. Le service RH doit cependant
faire attention à ne pas faire figurer
certaines informations non autorisées par la
loi. Toutes les informations qui pourraient
faire l’objet de discrimination au sein de
l’entreprise ne doivent surtout pas être
mentionnées dans le dossier du salarié. Par
exemple : l’appartenance syndicale, les
origines ethniques ou raciales, la religion,
les opinions politiques, le type de
logement...
3.3. La confidentialité des données personnelles : Mention légale

LIVRE IV : DE L'INTERMÉDIATION EN MATIERE DE RECRUTEMENT ET D’EMBAUCHAGE

Chapitre premier : De l'intermédiation en matière de recrutement

Section I - Dispositions générales

Article 478 Est interdite aux agences de recrutement privées toute discrimination basée
sur la race, la couleur, le sexe, la religion, l'opinion politique, l'ascendance nationale ou
l'origine sociale, de nature à porter atteinte au principe de l'égalité des chances et de
traitement en matière d'emploi. Il est également interdit aux agences de recrutement
privées de pratiquer toute discrimination se basant sur la sélection privative de la liberté
syndicale ou de la négociation collective. N'est pas considérée comme mesure
discriminatoire, toute offre de service spéciale ou la réalisation de programmes destinés
spécialement à aider les demandeurs d'emploi les plus défavorisés dans leur recherche
d'un emploi.

Article 479 Les renseignements personnels relatifs aux demandeurs d'emploi doivent être
traités par les agences de recrutement privées dans le respect de la vie privée des
intéressés, et en se limitant aux seules indications relatives à leurs aptitudes et à leur
expérience professionnelle.

Article 480 Il est interdit aux agences de recrutement privées de percevoir, directement ou
indirectement, des demandeurs d'emploi des émoluments ou frais, en partie ou
en totalité.
3.4. Les avantages de la dématérialisation du dossier du personnel

Avec le dossier du personnel classique, En raison de la confidentialité des données les

responsables RH doivent s’assurer d’avoir toujours les documents sous clé et protégés de
la vue des autres employés.

Sans aucun doute, la digitalisation du dossier du personnel, en remplacement du format

papier, améliore la gestion des ressources humaines.

les principaux avantages :

 Accès instantané aux dossiers des collaborateurs

 Mise à jour des informations centralisée et simplifiée

 Téléchargement de documents (dossier de candidature, contrat de travail, suivi des

entretiens annuels, arrêts maladie...)

 Suivi clair du parcours des salariés

 Réduction des documents papiers

 Accès aux informations limité et sécurisé via des autorisations d’accès

 Protection des données