MODULE

ORGANISATION ET
ADMINISTRATION
DU PERSONNEL
ENSUP THIES 2023
M. DIOUF
 INTRODUCTION

Importance
et place de
la gestion du Méthodes Difficultés et
personnel et outils Perspectives
dans la GRH
 SOMMAIRE

CHAPITRE 1 : Concept, enjeux et

Objectifs de la fonction personnel

CHAPITRE 2 : Organisation et
Fonctionnement

Chapitre 3 : L’Administration du
personnel
 D’abord, les enjeux par rapport à la fonction
personnel
CHAPITRE 1:
ENJEUX,
ORGANISATION ET Ensuite, il s’agira dans cette partie de faire état de
FONCTIONNEMENT la structuration du personnel au niveau de la
DE LA FONCTION direction ou du département des RH afin
PERSONNEL d’identifier les différentes activités y afférent.

En outre, il sera question des normes ou règles de

fonctionnement du personnel
1.1 DEFINITION
La fonction Personnel regroupe l’ensemble des activités
concernant les salariés de l’entreprise depuis leur recrutement
jusqu’à leur départ de l’entreprise

1.2 ENJEUX

• Enjeu légal : le coût de la non-conformité juridique et

fiscale: il faut une bonne réalisation des différentes obligations
administratives, juridiques, fiscales pour éviter des sanctions
financières, voire pénales, souvent lourdes, en cas de contrôle et
préjudiciables pour l’image de l’entreprise.
• Enjeu social : fonctionnement de l’entreprise et satisfaction
des salariés: une bonne AP permet le respect des procédures et
des droits, l’efficacité et la réactivité de la gestion du personnel
• Enjeu stratégique : L’administration du personnel gère,
fournit et maintient les données indispensables aux décisions
stratégiques. Elle fournit les données fiables pour le pilotage
social (le bilan social, les tableaux de bord RH, rapports)
nécessaires à l’analyse de la situation sociale de l’entreprise
 2.1 LES ACTIVITES
 LE CONTRAT DE TRAVAIL
• La base de toute administration du personnel est
l’existence d’une relation entre un employeur et
un employé. Cette base est matérialisée par un
contrat appelé Contrat de travail. Celui-ci est géré
CHAPITRE 2 :
et réglementé par une loi portant sur le code du
ORGANISATION ET travail. Au Sénégal, il s’agit la loi n°97-17du 1
FONCTIONNEMENT décembre 1997 portant code du travail.
• Le contrat de travail, se définit comme une
convention écrite ou verbale par laquelle une
personne qualifiée de travailleur s'engage à mettre
son activité professionnelle à la disposition d’une
autre partie l’employeur sous la subordination de
laquelle elle se place moyennant rémunération.
LES DECLARATIONS OBLIGATOIRES
Des documents et formalités sont nécessaires à l’embauche, la
paie et la protection sociale du salarié par l’employeur, l’impôt
sur salaire
-l’inscription au registre de l’employeur (fichier actuel du
personnel)
-la déclaration du mouvement du travailleur (DMT)
-la déclaration à l’Inspection du travail : contrat, DMT
-la déclaration à l’Institution de Sécurité Sociale
-la déclaration à l’Institution de Retraite
-la déclaration à la Prévoyance Maladie
-Impôt sur le revenu et la contribution forfaitaire ) la charge de
l’employeur (CFCE)
- Toute information relative au salarié
LA GESTION INDIVIDUELLE ET COLLECTIVE
Il s’agit :
• des décisions matérialisées par des actes
administratifs : embauche, mouvements, santé,
Formation, sanctions, absentéisme etc.
• des données concernant le personnel : fichier, dossier
individuel des travailleurs,
• des relations de travail : représentation du personnel,
rencontres, négociations, accords
• Pilotage social : Tableaux de bord, Bilan social
2.2 STRUCTURATION
• Il n’existe pas de méthode type pour structurer le personnel mais de
formule adaptée pour chaque entreprise sur la base des activités.
Quelques propositions :
 Gestion Relations Affaires sociales,
administrative Institutions sociales Médical
• Actes • Cotisations et • Assistance sociale,
administratifs : paiements CSS : • Activités
décisions, contrats prestations récréatives :
et formalités familiales, congés cérémonies et
embauche maternité, évènementiels
• Temps de travail accidents de • IPM et assurance
• Relations travail maladie
professionnelles : • Cotisations IPRES :
dialogue social, retraite, formalités
syndicats pension
 2.3 FONCTIONNEMENT
Les textes juridiques : code du travail, conventions, accord d’établissent ou accord
d’entreprise
Les normes et procédures : des règles de fonctionnement édictées par l’entreprise pour
déterminer le processus de fonctionnement des activités : recrutement, formation,
promotion, reconversion, paie, mission, activités sociales,
Règlement intérieur : Selon l’Article L. 100 du Code du travail, le règlement intérieur est
établi par le chef d’établissement sous réserve de la communication dont il est fait
mention au troisième alinéa du présent article. Son contenu est limité exclusivement aux
règles relatives à l’organisation technique du travail à la discipline et aux prescriptions
concernant l’hygiène et la sécurité, nécessaires à la bonne marche de l’établissement.
• Un règlement intérieur est obligatoire dans tous les établissements industriels,
commerciaux et agricoles employant habituellement plus de dix travailleurs au moins
(Arrêté 11 décembre 2009)
• Avant de le mettre en vigueur, le chef d’établissement doit communiquer le règlement
intérieur aux délégués du personnel, s’il en existe, et à l’Inspecteur du Travail et de la
Sécurité sociale qui exige le retrait des dispositions étrangères à celles énumérées ci-
dessus et la modification des dispositions contraires aux lois et règlements en vigueur.
• La Médecine du Travail : Les services de Médecine du Travail sont
assurés par un ou plusieurs médecins qui prennent le nom de « médecin
du travail » et dont le rôle, essentiellement préventif, consiste à éviter
toute altération de la santé des travailleurs du fait de leur travail,
notamment en surveillant les conditions d’hygiène du travail, des risques
de contagion et l’état de santé des travailleurs.
• Les médecins du travail seront recrutés à plein temps, à raison de :
- 1 médecin pour un effectif de 400 à 750 salariés ;
- 2 médecins pour un effectif de 1.500 à 2.500 salariés ;
- 3 médecins à compter d’un effectif de 2.500 salariés.
Au-delà de 2.500 salariés, un médecin du travail sera recruté par tranche
de 1.000 salariés.
• Adhésion à une IPM ou Assurance Maladie
La salarié doit obligatoirement être affilié à l’IPM de l’entreprise si son
effectif est de 100 salaires, Si cet effectif n’est pas atteint, l’obligation est
faite d’adhérer à une IPM déjà existante ou à une IPM interentreprises
 CHAPITRE 3 : L’ADMINISTRATION DU PERSONNEL

3.1 DEFINITION
• L’administration du personnel peut se définir
comme l’ensemble des opérations obligatoires
qu'effectue une entreprise dans le cadre de la
gestion de ses travailleurs, depuis leur entrée
jusqu’à leur sortie.

•
 3.2 OBJECTIFS
Il s’agit, entre autres, de :
s’occuper de toutes les données relatives au personnel et
notamment de les mettre à jour afin de faciliter la prise
décision, la production d’actes administratifs.
organiser et de simplifier tous les processus qui s’articulent
autour des employés de l’entreprise.
créer un bon cadre de travail et satisfaire les besoins des
employés. Un bon niveau de satisfaction des employés et un
système de gestion du personnel : si les employés sont
heureux, ils travaillent de manière plus productive et créative,
ils sont moins souvent malades et véhiculent une meilleure
image de leur employeur en externe.
 3.3 MISSIONS DE L’AP
Elles sont multiples :
1) Enregistrer et suivre toutes les informations relatives aux travailleurs,
individuellement et collectivement : contrat de travail, PV recrutement, la
fiche d’embauche, les fiches annuelles d’évaluation, les salaires, promotions,
le suivi des congés payés et des absences, ainsi que les différents
mouvements du travailleur ;
2)Tenir les registres ou fichiers légaux et obligatoires relatifs à la gestion du
personnel ;
3)Procéder aux différentes déclarations légales et réglementaires obligatoires.
4) Procéder au suivi des conditions de travail, veiller à la l’application des
dispositions réglementaires et conventionnelles en matière d’aménagement
des horaires, des postes de travail, etc.).
(5)Gérer les relations sociales avec les employés via les délégués du
personnel,
 3.4 CONDITIONS DE REUSSITE D’UNE AP
• une rigueur extrême : respect des délais stricts, précision dans les calculs parfois
complexes impactant des éléments sensibles comme la fiche de paie de chaque
salarié ou la conformité fiscale et juridique de l’entreprise en évitant les erreurs
ou omissions.
• une éthique et un sens aigu de la confidentialité : indispensables quand on
manie et conserve des données sensibles pour chaque salarié et pour l’entreprise.
• des compétences techniques pointues : l’administration du personnel est un
domaine complexe aux règles nombreuses et mouvantes qui exigent des analyses
et recherches fines face aux fréquentes évolutions législatives et réglementaires
• une capacité à être force de proposition et d’anticipation : faire face aux
changements prévisibles, minimiser les coûts, alerter sur des dérives… Un bon
gestionnaire du personnel doit avoir une connaissance très fine de l’entreprise et
son secteur, son environnement légal, sa stratégie, ses problématiques RH et
financières, ses perspectives et contraintes.
3.5 LES ACTIVITES DE L’AP
CONTRAT DE TRAVAIL ET FORMALITES D’EMBAUCHE
 TYPES DE CONTRAT DE TRAVAIL
• Le CDD: celui dont la durée est précisée à l'avance ou assortie d'un terme, c'est-à-dire d'un
événement futur et certain dont l'achèvement met fin au contrat.
• Au Sénégal, il est interdit de renouveler plus d'une fois ce contrat dont la durée maximum est de 2
ans, s'il s'agit d'un travailleur sénégalais ou d'un travailleur ayant sa résidence habituelle au Sénégal.

• NB : un contrat à durée déterminée, prolongée au delà de la durée prévue, se transforme en CDI,

• Le CDI : Le contrat durée indéterminée est celui le terme n'est pas précisé par les parties, en
conséquence, celui pour lequel il y a une présomption de permanence du contrat.
• Le contrat à durée indéterminé obéît à un préalable qui est un essai : 1 mois agents de maîtrise et
assimilés, 2 mois pour les cadres
• Le contrat journalier :Le journalier est un travailleur engagé à l'heure ou à la journée, pour une
occupation de courte durée n'excédant pas une journée et payé chaque jour, avant la fin du travail.
• Le contrat saisonnier :Les saisonniers sont les travailleurs qui engagent leurs services pour la durée
d'une campagne agricole, commerciale, industrielle, artisanale dont le terme est indépendant de la
volonté des parties
FORMALITES D’EMBAUCHE
• Des formalités doivent être respectées au moment de l’embauche
aussi bien par le salarié que par l’employeur
• POUR L’EMPLOYEUR
-l’inscription au registre de l’employeur (fichier actuel du personnel)
-la déclaration du mouvement du travailleur (DMT)
-la déclaration à l’Inspection du travail
-la déclaration à l’Institution de Sécurité Sociale
-la déclaration à l’Institution de Retraite
-la déclaration à la Prévoyance Maladie
-information salarié
• – Inscription au registre de l’employeur
Toute personne embauchée est inscrite au registre de l’employeur qui est un document tenu à jour à la
disposition de l’inspecteur du travail qui peut toujours en requérir la production. Il contient les
renseignements sur les salariés. Actuellement le RE est remplacé par un fichier informatisé (fichier du
personnel).
• La déclaration du mouvement du travailleur (DMT)
• La DMT est une fiche verte que l’employeur doit remplir pour tout travailleur embauché et adresser à
l’inspection du travail et de la sécurité sociale. Elle contient le nom et l’adresse de l’employeur, la nature
de l’entreprise et de l’établissement, tous les renseignements utiles sur l’état civil, l’identité et la
nationalité du travailleur, sa profession, les emplois qu’il a précédemment occupés, éventuellement le
lieu de sa résidence d’origine et la date d’entrée au Sénégal, la date d’embauche et le nom du précédent
employeur, la nature du contrat, la classification professionnelle et l’emploi tenu.
• La Déclaration à l’Inspection du Travail
L’employeur est tenu de déposer à l’Inspection du Travail :
• le contrat de travail en 4 exemplaires originaux
• La déclaration du mouvement du travailleur en 5 exemplaires
• La convention à laquelle elle est affiliée
L’inspection du travail après vérification de la conformité attribue un numéro qui sera utilisé par la Sécurité
Sociale
• La déclaration à la Sécurité sociale
Tout employeur a l'obligation d'affilier son personnel auprès de la CSS. Les
prélèvements au titre des cotisations de la CSS sont effectués uniquement
sur l’employeur.
• Pour ce faire, une DMT signée par l’Inspection du travail doit être déposée
à la CSS
• La déclaration à l’IPRES
Tout employeur a l'obligation d'affilier son personnel auprès de l’IPRES. Les
prélèvements au titre des cotisations IPRES sont effectués à la fois sur le
travailleur et sur l’employeur.
• Adhésion à une IPM ou Assurance Maladie
La salarié doit obligatoirement être affilié à l’IPM de l’entreprise si son
effectif est de 100 salaires, Si cet effectif n’est pas atteint, l’obligation est
faite d’adhérer à une IPM déjà existante ou à une IPM interentreprises
• Des formalités doivent être respectées au moment de l’embauche
aussi bien par le salarié que par l’employeur
POUR LE SALARIE
-complément du dossier individuel
-Visite médicale
DECLARATIONS ET COTISATIONS SOCIALES
IMMATRICULATION ET COTISATION A LA CSS
Tout employeur de personnel salarié doit se faire immatriculer à la Caisse de Sécurité
Sociale dans les deux mois qui suivent l'embauche du premier salarié.
Les cotisations à la Caisse de Sécurité Sociale sont assises sur les rémunérations
versées par l'employeur dans la limite d'un plafond mensuel fixé actuellement à 63
000 F CFA; l'assiette minimum est constitué du SMIG, le plafond annuel est fixé à 756
000 F CFA.
Les taux sont :
7 % pour la branche des Allocations Familiales,
1%, 3% et 5 % pour la branche des Accidents du Travail ou Maladies Professionnelles,
suivant l'activité principale de l'établissement concerné.
CALCUL ET VERSEMENT DES COTISATIONS
La Caisse de Sécurité Sociale envoie chaque mois, pour les employeurs ayant 10
salariés et plus, un "appel de cotisations" et chaque trimestre une DTC (Déclaration
Trimestrielle des Cotisations) pour tous les employeurs (ayant moins de 10 salariés).
• 1er cas : Mamadou NDIAYE est salarié d’une entreprise de bâtiment et perçoit un salaire de
70 000 F CFA/mois.
• La cotisation à verser pour Mamadou NDIAYE est calculée ainsi qu’il suit :
• Salaire = 70 000 f cfa
• Taux prestations familiales :7%
• Taux accidents du travail = 5%
• Cotisation PF plafond = 63 000 x 7 : 100 = 4 410 f cfa
• Cotisation AT = 63 000 x 5 : 100 = 3 150 f cfa
• Total cotisations dues = 4 410 + 3 150 = 7 560 f cfa
• 2ème cas : Ibrahima DIALLO est pompiste dans une station-service et perçoit mensuellement
un salaire de 52 000 F CFA.
• La cotisation à verser pour Ibrahima DIALLO est calculée ainsi qu’il suit :
• Salaire = 52 000 f cfa
• Taux prestations familiales = 7%
• Taux accidents du travail = 3%
• Cotisation PF SMIG = 58 900 x 7% = 4 123 F CFA
• Cotisation AT = 58 900 x 3% = 1 767 F CFA
• Total cotisation dues = 4 123 + 1 767 = 5 890 F CFA /mois.
IMMATRICULATION ET COTISATION IPRES
• Les établissements, au sens de l’article 2 du Code du Travail, doivent obligatoirement
adhérer à l’institution de gestion du régime de retraite et y affilier leur personnel. (Réf :
Article 3 du Décret n° 75-455 du 24 Avril 1975). En d’autres termes, dès que votre
entreprise est constituée et que votre premier salarié est embauché, vous devez vous
présenter à l’IPRES pour remplir les formalités d'adhésion :
• Une demande écrite
• Une photocopie d’inscription au registre de commerce et s’il y a lieu un acte notarié et
une photocopie des statuts.
• La déclaration d’établissement visée par l’inspecteur du travail et de sécurité sociale
• Un contrat de travail et la déclaration du mouvement du travailleur visée par l’inspecteur
du travail
• Le registre de paie paraphé par le greffier du Tribunal
• Le registre d’employeur pour les entreprises utilisant plus de dix (10) salariés
• La photocopie de l’Avis d’Immatriculation délivré par la Direction de la Statistique et
portant attribution du NINEA
• Photocopie légalisée de la carte d’identification nationale
IMMATRICULATION ET COTISATION IPRES
Les taux de cotisation :
Au Régime Général 14% réparti comme suit: * Employeur 8,4% * Salarié 5,6%
Au Régime Cadre 6% réparti comme suit: * Employeur 3,6% * Salarié 2,4%
L’assiette des cotisations A l’exception des frais professionnels (indemnité de transport
plafonné à 150000), toutes sommes versées ou dues au travailleur ou à l’occasion d’un
travail : salaires ou gains, allocations de congés payés, indemnités, primes gratifications et
tous autres avantages en espèces et en nature (cf. article 136 du Code de la Sécurité
sociale).
Plafonds : Au Régime Général : 432 000 FCFA/
Régime cadre : 1 296 000/mois
• Pour moins de vingt (20) salariés, vous versez les cotisations, tous les trimestres (vous
pouvez cependant choisir le versement mensuel) ; •
• Plus de vingt (20) salariés, le versement des cotisations sociales s’effectue
mensuellement.
• La majoration est de 5 % par mois ou fraction de mois de retard, jusqu’à concurrence
d’un plafond annuel de 50 % des sommes dues
• – La Déclaration Annuelle de la Situation de la Main d’Œuvre
• La Déclaration Annuelle de la Situation de la Main d’œuvre
(DASMO) est un document récapitulant les principales données
sur le personnel que tout chef d’entreprise employant moins
de 50 travailleurs doit produire annuellement.
– Le Bilan Social
• Le Bilan Social est un document récapitulant les principales
données sur le personnel (emploi, formation, rémunération,
hygiène et sécurité, conditions de travail, relations
professionnelles et œuvres sociales) que tout chef d’entreprise
employant plus de 50 travailleurs doit produire annuellement.
 LA GESTION INDIVIDUELLE ET COLLECTIVE
• GESTION INDIVIDUELLE : LE DOSSIER INDIVIDUEL
• La tenue de dossier individuel consiste à enregistrer toute la vie professionnelle
du travailleur dans l’entreprise, depuis son entrée jusqu’à sa sortie.
• Il est composé de plusieurs " sous dossiers classés dans des chemises dans
lesquelles sont recueillies toutes les informations et toutes les pièces et
documents justificatifs,
• le sous dossier « Renseignements, situation administrative de l’agent »;
• le sous-dossier « Mutations, Promotion et Avancement de grades et
d’échelons »;
• le sous-dossier « Formation, stages, Evaluations et notation »;
• - le sous-dossier « Récompenses et sanctions disciplinaires » ;
• le sous-dossier « Congés, permissions et absences »;
• le sous-dossier « Santé »;
 DEPART DU SALARIE

• CAUSES
• La démission : correspond à une décision personnelle du salarié de quitter l’entreprise. Il n’est
pas obligé de justifier ses raisons : un document écrit n’est pas obligatoire, mais fortement
conseillé. Le salarié est tenu de respecter un préavis (ou délai-congé). Il s’agit d’un délai
pendant lequel le contrat de travail continue d’être exécuté aux mêmes conditions et
moyennant la même rémunération
• Le départ à la retraite : Il correspond à la fin de la vie active. Lorsqu’il atteint l’âge de 60 ans,
• Le licenciement : Il peut être individuel ou collectif et relève de la décision de l’employeur de
se séparer du ou des salariés. On distingue 2 catégories : le licenciement pour motif personnel
(pour cause réelle et sérieuse : insuffisance de résultats, abstention volontaire du salarié
d’apprendre une nouvelle méthode de travail, insubordination, pour faute grave (falsification)
ou lourde (détournement), pour inaptitude physique et le licenciement pour motif
économique (suppression d'emplois, délocalisation, fermeture d'un établissement,).
• Non renouvellement de contrat : CDD
• Départ négocié : accord conclu entre les parties. assorti d'une indemnité spécifique : retraite
anticipée, départ volontaire
• Décès
 SOLDE DE TOUT COMPTE
• Le solde de tout compte répertorie les sommes versées au salarié lors
de la rupture du contrat de travail. Le solde de tout compte est établi
par l'employeur et remis contre reçu au salarié qui quitte son emploi.
Il est dû au salarié pour tout type de contrat de travail (CDI, CDD,
contrat temporaire), quel que soit le motif de la rupture (retraite,
démission, licenciement...).
Il s’agit de :
• Le salaire au prorata jusqu’au dernier jour de contrat ;
• Les autres avantages, primes
• L’indemnité des congés payés non pris ;
• Les heures supplémentaires non récupérées ;
• La prime de précarité (7% des rémunérations globales brutes) et
l’indemnité compensatrice de congé en cas de CDD ;
 LA GESTION COLLECTIVE DU
PERSONNEL
LE TEMPS DE TRAVAIL
• DUREE DU TRAVAIL
Elle est de 40 H par semaine et de 8H par jour soit 173,33 H par mois (
(52 semaines x 40h)/12).
• Cependant les horaires de travail (Ex : 8H à 13 h30, Pause de 1 H : 13H
30 -14H 30 Reprise : 14H30-17h00) sont spécifiées dans le règlement
intérieur,
• L’entreprise peut s’organiser par rotation brigades (3 x 8H dan la
journée).
• Si non elle a recours aux heures supplémentaires
  HEURES SUPPLEMENTAIRES
Ce sont les heures accomplies au-delà de la durée légale du travail (40h) et
qui donnent lieu à une majoration du salaire réel. Elles sont fixées comme
suit :
• 15% de majoration pour les heures effectuées de la 41ème à la 48ème heure
• 40% de majoration pour les heures effectuées à partir de la 49ème heure
• 60% de majoration pour les heures effectuées de nuit (entre 22 heures et
05 heures du matin) et les heures effectuées le jour pendant un jour de
repos hebdomadaire et pendant les jours fériés.
• 100% pour les heures effectuées pendant la nuit d’un jour non ouvrable.
AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL
• La Réduction de la durée de travail : pour des problèmes d’ordre sanitaire COVID) , de
sécurité, de mobilité etc, Cependant le salaire ne sera pas réduit
• Le Roulement : L’entreprise peut s’organiser par rotation brigades (3 x 8H dans la
journée).
• L’Astreinte : « Au sens de l'article 42 de la Ccni (Convention collective nationale
interprofessionnelle), la période d'astreinte s'entend comme une période pendant
laquelle le travailleur, sans être à la disposition permanente de l'employeur, a l'obligation
de demeurer à son domicile ou à proximité pour pouvoir effectuer toute intervention
demandée par l'employeur »,*
• Le Temps partiel : chômage partiel, travail partiel pour des raisons de baisse d’activité,
de maladie(COVID 19), situation familiale
• Le Télétravail : récemment apparu, il permet le travail à distance pour réduire les pertes
de temps et gagner en efficacité surtout en cas de force majeure (Ex : COVID 19)
• La prime de panier : travail ininterrompu pendant 10H, une prime est donnée au
travailleur
• Dans tous les cas, l’aménagement du temps de travail doit faire l’objet d’un accord
d’établissement ou décidé en consultation avec les représentants du personnel inscrit
dans le règlement intérieur
• GESTION DES ABSENCES
• Le congé administratif :
• Absence légale après 12 mois de présence effectifs et donnant droit à 2 jours par mois
au salarié,
• Des jours supplémentaires sont prévus selon l’ancienneté, la médaille de travail, les
enfants mineurs en charge pour les femmes salariées,
• Le départ en congé doit être planifié par l’employeur en fonction de l’activité. Il peut
aussi laisser au salarié la liberté de demander
• Ainsi, au mois de décembre, le planning de congé pour l’année prochaine doit être
disponible,
• Des actes administratifs (acte de congé) doivent être produits,
• Une indemnité correspondante doit être payée : la règle du 1/12 ou le maintien du
salaire,
• Un salarié en position peut rappelé et le nombre de jours qu’il aura travaillé seront
payés en contrepartie de surseoir au Congé. Il est possible de rappeler un salarié et de
différé le congé à un moment plus opportun pour lui en lui fournissant une une
attestation de droit au repos ou reliquat de congé
• GESTION DES ABSENCES
Le congé de maternité:
• 6 semaines avant et 8 semaines après accouchement et 21 jours de
plus en cas de complication
• La salariée doit être suivie avant le congé de maternité car les retards
et les absences, les crises de nervosité, de fatigue, de stress sont
fréquentes. En conséquence, il faut aménager le temps de travail,
• Le dossier de la salariée doit être déposée à la CSS (attestation de
congé de maternité, attestation de travail, formulaire d’indemnité
journalière, certificat d’accouchement probable, dernier bulletin de
salaire, extrait de naissance),
• Une attestation de non reprise en cas de prolongation (21 jours)
• Une attestation de reprise en cas de reprise,
 EXEMPLE DECISION CONGE
• SOCIETE X N°__DG/DRH/SP/AS

• CONGE ADMNISTRATIF
• Un congé administratif de vingt six (26) jours plus un (1) jour soit vingt
sept (27) jours ouvrables est accordé à Mlle Nafi DIOP, Chef Service
Personnel pour la période du 1er au 30 avril 2022.

• LE DG
 EXEMPLE DECISION CONGE DE
MATERNITE
• SOCIETE X N°__DG/DRH/SP/AS

• CONGE DE MATERNITE
• Un congé de maternité de 14 semaines (6 avant accouchement et 8
après accouchement) est accordé à Mlle Nafi DIOP, Chef Service
Personnel pour compter du 1er avril du 1er avril 2022.

• LE DG
 GESTION DE LA PAIE
• « A conditions égales de travail, de qualification professionnelle et
de rendement, le salaire est égal pour tous les travailleurs, quels
que soient leur origine, leur âge, leur sexe et leur statut dans les
conditions prévues par les conventions collectives. » (article 36 du
code du travail).
• Se conformer aux conventions, accords d’entreprise et au code du
travail : respect du SMIG (333,808 F/h soit 333,808 x 173,33 = 58 000
FCFA/mois) , de la convention collective nationale, de la grille salariale
en vigueur dans l’entreprise
• Toute rémunération due doit être payée et toute rémunération indue
doit être remboursée (Trop perçu , moins perçu)
• Le délai de prescription est de 5 ans
 LES INSTANCES DE REPRÉSENTATION DU PERSONNEL (IRP)

• Les IRP (Instances ou Institutions Représentatives du Personnel) sont l’ensemble des

fonctions représentatives du personnel qu’elles soient élues ou désignées. Ces IRP peuvent
être au sein de l’entreprise comme à l’extérieur de celle-ci.
• Les délégués syndicaux Un délégué syndical est un salarié représentant son syndicat auprès
du Chef d’entreprise, désigné par les membres du syndicat. La désignation d’un délégué
syndical est obligatoire à partir d’un effectif de 50 agents.
• Les délégués du personnel (DP) : Les délégués du personnel sont élus pour 03 ans comme les
membres du comité d’entreprise.
• Le Comité d’Entreprise (CE) Le comité d’entreprise est un organisme tripartite qui comprend
les membres élus par le personnel (délégués du personnel), le chef d’entreprise (président)
ou son représentant et un représentant de chaque organisation syndicale reconnue dans
l’entreprise (délégué syndical). Le comité d’entreprise statue sur les questions liées aux
conditions de vie et de travail des salariés et à la gestion technique, commerciale, financière
de l’entreprise. Sa mise en place est obligatoire à partir d’un effectif de 50 salariés.
• Le comité d’Hygiène et de Sécurité, Conditions de travail(CHST) : Le Comité d’Hygiène et de
Sécurité (CHS) ou Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT), est un
organisme dans les entreprises de 50 salariés et plus. Ses missions essentielles sont de veiller
à la sécurité des travailleurs dans l’entreprise, à la mise en place des règles de sécurité
légales, d’émettre des propositions pour l’amélioration des conditions de travail.
DELEGUES SYNDICAUX

Effectif Délégués

50 à 999 travailleurs 01

1000 à 1999 travailleurs 02

2000 à 3999 travailleurs 03

4000 à 9999 travailleurs 04

10000 et plus 05
 DELEGUES DU PERSONNEL
• Effectif Titulaire Suppléant
• 11 à 25 travailleurs01 01
• 26 à 50 travailleurs 02 02
• 51 à 100 travailleurs 03 03
• 101 à 250 travailleurs 05 05
• 251 à 500 travailleurs 07 07
• 501 à 1000 travailleurs 09 09
• Au-delà de 1000 travailleurs 1 délégué titulaire et 1 délégué
suppléant par tranche supplémentaire de 500 travailleurs
 3.6 LES OUTILS DE L’AP
• La plupart des outils relèvent de la communication interne écrite :
• Les notes de service ou d’information
• Les décisions
• Les rapports
• Les tableaux de bord
• Le bilan social
 LES NOTES ET DECISIONS
Les notes sont des instructions ou ordres de service venant des
supérieurs hiérarchiques pour orienter (note de service) ou informer
(note d’information)

Les décisions, généralement prises par le DG, matérialisent le pouvoir,

l’autorité dans tous les domaines : recrutement, formation, promotion,
affectation, intérim, sanction….
 EXEMPLE NOTE DE SERVICE
• Entreprise X N° X/DG/DRH
• Date

De : Directeur Général
Au: Personnel
Objet : Interdiction usage de tabac

Il m’a été donné de constater l’usage nocif du tabac dans l’entreprise par certains agents. Ainsi, il est désormais
strictement interdit de fumer dans l’enceinte de l’Etablissement.
Tout contrevenant sera exposé à des sanctions pouvant aller jusqu’au licenciement.

J’attache du prix à cette directive et espère compter sur votre compréhension.

Le DG
Copies
Toutes directions
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Intranet
 EXEMPLE NOTE DE SERVICE
• Entreprise X N° X/DG/DRH
Date

De : DRH
Au: Personnel
Objet : Visite médicale

La visite médicale annuelle démarrera le 21 mars 2022 selon le calendrier suivant :

• 21 mars de 09H A 11H : DRH, DAF

• 22 mars de 11 A 13H : DC, DT

Il est rappelé aux agents que la visite médicale est obligatoire sous peine de sanction

Ampliations
DG pour info
Toutes directions
Affichage
Intranet
 EXEMPLE DECISION
• SOCIETE X N°___DG/DRH/SP PORTANT NOMINATION D’UN CHEF DE SERVICE
•

LE DG
Vu la Constitution
Vu le décret de nomination du DG
Vu……….
Sur proposition du DRH
DECIDE
Mlle Nafi DIOP, Mle 100, Cadre RH est nommée Chef Service Personnel à la DRH.
La présente décision prendra effet à partir de la date signature
Ampliations
DG
DAF
IPM
DRH
CDG
AUDIT
 DEMANDE D’EXPLICATION
• Le Chef de Service Trésorerie

• A M. Samba NDIAYE, agent de recouvrement

• Objet : Demande d’explications

• Vous voudriez bien dans les 48h me donner des explications suite à
votre absence de 2 jours du lundi 14 au mardi 15 mars 2022
 LES RAPPORTS, COMPTES RENDUS
et PROCES VERBAL (PV)
Le rapport d’activités fait part des actions sur une période
notamment : les objectifs, les activités réalisées, les résultats obtenus,
les difficultés rencontrées, les perspectives

Le Compte rendu est généralement le résumé d’une réunion,

rencontre, présentation,
Le PV est un compte rendu plus officiel où on transcrit exactement
les propos et requiert la signature de tous les participants
 LES INDICATEURS
Un indicateur est une information chiffrée visant à donner la mesure
d’une situation. Il se présente souvent sous forme de ratio (rapport
entre deux grandeurs caractéristiques d’une situation), de tableaux et
graphiques. Il est nécessaire à toute démarche d’analyse et de prise
de décision. Il doit donc être précis, fiable et pertinent.

Le Tableau de Bord Social (TBS) peut donc être définie

comme un outil de gestion construit sur la base d’indicateurs
permettant de visualiser, constater, d’analyser les activités
RH en vue de prendre des actions futures.
 TABLEAUX D’EMPLOIS ET D’EFFECTIFS

Catégorie Effectif

Cadres

AM

Exécutants
 TABLEAU D’ABSENTEISME
DRH
TABLEAU DE SUIVI DES ABSENCES
Service :
Semaine du ………………..au ………………..2016

Absences CA AM EMPLOYES TOTAL

Pour congé
administratif
Pour congé maternité
Pour congé maladie
Absence justifiée
(formation,
permission,
autorisation
Non justifiée
Les RATIOS
Indicateurs économiques et financiers

Indicateurs structurels

Indicateurs de la fonction recrutement

Indicateurs de la formation

Indicateurs de la rémunération

Indicateurs de climat
• Indicateurs économiques et financiers
Productivité :
 (C.A. / Effectif)x100
Equilibre financier
(Masse salariale /CA)x100 de préférence inférieur ou
égal à 30%
Indicateurs de structure
• Taux d’encadrement
(Effectif cadre et assimilés / Effectif total) *100
Mobilité
Taux de rotation
(Nbre de départs + Nb arrivées)/ Effectif moyen)*100
 LES GRAPHIQUES
• Ils peuvent être toutes sortes :
histogrammes,
 courbes,
 pyramides,
circulaire
et permettent de suivre l’évolution, de faire des
répartitions
 LE BILAN SOCIAL
Le bilan social est un document qui regroupe l'ensemble des données
chiffrées permettant d'avoir une vision globale de la situation sociale
d'une entreprise sur une période de 2 ou 3 ans.
Le bilan social comporte les grandes rubriques suivantes:
• Les emplois
• Les rémunérations et charges sociales
• Santé et sécurité
• La formation
• Les relations professionnelles
• Autres conditions de vie de l’entreprise