PLAN

INTRODUCTION

I-

GENERALITES SUR LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

A- Historique B- Dfinition et Importance

II-

CONTENU DE LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

A- Les lois et rglements applicables B- La dfinition et la maintenance des diffrents fichiers alimentant les bases de donnes ressources humaines

III-

CAS PRATIQUE

CONCLUSION

INTRODUCTION La Gestion des Ressources Humaines (GRH) dans son volution a connu quatre(4) diffrentes tapes. La premire tape est celle de ladministration du personnel. Cette fonction a t mise en place, suite aux nouvelles lois et dispositions visant la protection des employs, afin de permettre aux entreprises datteindre efficacement leurs objectifs tout en respectant lesdites dispositions. Ainsi, la fonction sest vue attribue comme mission lapplication formelle du dispositif statutaire relatif tout salari de lentreprise, laquelle est assure par la gestion administrative du personnel. Il sagit dune mission essentielle de la fonction supposant des comptences prcises dans le domaine lgislatif. Dans le cadre de notre tude nous essayerons dabord de faire une gnralit sur la gestion administrative du personnel, ensuite nous parlerons de son contenu, pour enfin nous appesantir sur un cas pratique.

I-

GENERALITES

A- HISTORIQUE Historiquement, la gestion des hommes au cours du 19me sicle se rationalise. Dune force de travail dissmine et pluriactive, le passage se ralise vers une main duvre qui se sdentarise dans les villes et nexerce plus quune seule activit. A ceci sajoute le dveloppement des premires grandes entreprises, illustr par les compagnies de chemin de fer (138000 employs en 1869). La masse de travailleurs grer rend ncessaire une rationalisation des pratiques de gestion du personnel. La Fin du 19me sicle jusquen 1945 connat une vritable mergence de la fonction, l encore les grands groupes, notamment automobile (Renault), jouent un rle significatif. Deffectifs importants, la rationalisation de la production (avant les travaux de Taylor cette poque) est sous linfluence des ingnieurs et voit lapparition des premiers lments qui structurent la vie salariale. Le 27 dcembre 1890 nat le contrat de travail. Le 24 mai 1864 voit poindre le droit de grve. En 1910 apparat le code du travail. En 1919 le rgime des conventions collectives voit le jour.
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A cette poque, les patrons dveloppent une politique sociale sous forme de paternalisme (ex : Schneider au Creusot). Les premires activits du service du personnel sont : le recrutement ; laffectation des personnes dans les ateliers.

Ensuite, interviennent la centralisation de la fonction et la recherche dharmonisation : centralisation du recrutement ; harmonisation des procdures de notations, de systmes de paie ; prise en compte des syndicats et des facteurs humains (moins de brutalit dans la gestion des hommes).

Pendant les trente glorieuses : Le contexte est propice la prennisation des pratiques de gestion du personnel sous limpulsion du fordisme, de la standardisation et de luniformisation des emplois ainsi que du prestige de lorganisation bureaucratique. A cette poque, se dveloppe aussi le courant des relations humaines qui met laccent sur le facteur humain. Prise de conscience que la motivation et la performance sont lies aux conditions de travail et la qualit des relations humaines dans lentreprise. Selon Weiss et Al (1999), la fonction personnel se caractrise notamment par : - une centralisation : homognisation des statuts, structuration de leur mode de gestion, ngociation avec les syndicats, une rationalisation quasi-taylorisation de la fonction avec des techniques bien dfinies et ordonnes,

une professionnalisation de la fonction et recherche de cohrence avec la stratgie de lentreprise.

Depuis les annes 1970 : De faon schmatique, lvolution de la fonction R.H. se traduit par le glissement de la fonction personnel qui sapparente une approche administrative des RH, vers la G.R.H. et le management des R.H. B- Dfinition et importance La gestion administrative du personnel peut tre dfinie comme lapplication des textes et des normes rgissant la vie professionnelle des employs aux diffrentes tapes de leur carrire. Dans le quotidien, elle se matrialise par le respect de procdures juridiques applicables aux travailleurs et par des actes de gestion courante consigns dans des fiches de gestion. Limportance de la gestion administrative du personnel est manifeste tant pour le travailleur que pour lemployeur : elle vise permettre lemployeur datteindre ses objectifs par le respect des textes de droit rgissant les relations de travail et cre pour le travailleur les conditions de productivit et de satisfaction au travail. Elle donne vie au contrat qui existe entre lemployeur et le travailleur. Cependant, la gestion administrative du personnel, tel que nous lavons prsent dans lhistorique, est une approche dpasse qui sest fait surclasse par la Gestion des Ressources Humaines. Ainsi, nous pouvons numrer les diffrences suivantes : Gestion de la main duvre Conception de la main duvre Mode daction Statut de la main duvre Statut du responsable de la Administration du GRH personnel Personnel substituable Raction Variable dajustement Chef du personnel Actif spcifique Anticipation Variable stratgique DRH ou membre de la direction
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fonction IICONTENU DE LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

La gestion administrative du personnel (GAP) se caractrise essentiellement par lapplication des dispositions lgales et rglementaires la gestion des salaris de lorganisation. Autrement dit, Le contenu de la gestion administrative comprend la connaissance des textes rgissant la relation employeur/employ et se traduit par lobservation de procdures juridiques et dactes de gestion courante appels aussi fiches de gestion. La question qui se pose alors, est de dterminer quels sont les lois et rglements observer. Aussi, la GAP implique la tenue rgulire de certains documents indispensables au fonctionnement normal de lorganisation. A- Les lois et rglements applicables Il sagit essentiellement de ceux applicables au contrat de travail et aux conventions collectives. Quant aux rglements, ils portent sur le rglement intrieur de lorganisation. Le contrat de travail est un accord de volont entre une personne physique (employ) qui sengage mettre son activit professionnelle sous la direction et lautorit dune autre personne physique ou morale (employeur) moyennant rmunration. Cette dfinition fait ressortir les trois lments constitutifs du contrat de travail : - La prestation dun travail - La rmunration et - Le lien de subordination juridique On distingue le contrat de travail dure dtermine (CDD) et le contrat de travail dure indtermine (CDI). En excution du contrat de travail pass avec chaque salari, le responsable de la gestion administrative du personnel au sein de lorganisation doit assurer certaines fonctions. Il sagit notamment de : - La gestion des oprations de paie Composition du salaire : SALAIRE DE BASE + accessoires (primes, indemnits, etc.) ; Montant : respect du SMIG = 31625 FCFA ; Lieu : lieu du travail ;
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 Priodicit : quinzaine ou mensuelle ; DELAI : au plus tard 2 jours aprs semaine / 4 jours aprs quinzaine / 8 jours aprs mois ; PREUVE DU PAIEMENT : bulletin et registre des paiements ; Le contenu du bulletin de paie est le suivant : Identit des parties (Employeur : nom, adresse ou timbre / Travailleur : nom, prnom, n dordre) Emploi et classification Salaires en espces Primes et indemnits Heures supplmentaires Retenues Total rmunration nette Primes et indemnits reprsentant des frais Montant des cotisations patronales - La gestion des conditions demploi Les employs du secteur priv sont soumis aux dispositions du code de travail alors que ceux du secteur public sont rgis par le statut gnral des agents permanents de lEtat. Cette gestion doit permettre de dissocier les diffrentes catgories de personnel au sein de lorganisation ainsi que les diffrents postes occups par les salaris. - Lexercice des droits et des obligations lgales, conventionnelles et contractuelles Cette fonction porte sur : Le respect de la dure du travail : Principe : 40h/semaine, 8h/jour ; DEROGATIONS : domaine agricole, travail de nuit, post, enfant, femme, etc. ; DEPASSEMENT: heures supplmentaires ; Repos hebdomadaire : 24 h. Le respect des rgles dhygine et de scurit : Obligation de prsenter les travailleurs aux visites mdicales priodiques ; Obligations dinformer linspecteur du travail de tout accident ou maladie, et de tout matriel, substances risque ;
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 Service de scurit au sein dune entreprise industrielle si le nombre des travailleurs = 50 ou > 50 ; Service social si le nombre des travailleurs > 200 ; Obligations dlaborer des programmes et rapports : cahier de scurit, programme damlioration des conditions de vie. - Le fonctionnement des instances de reprsentation du personnel Le dlgu du personnel a un mandat de deux (2) ans et sa mission est de : Prsenter aux employeurs toutes les rclamations individuelles ou collectives ; Saisir linspecteur de travail pour lapplication des prescriptions lgales ; Veiller lapplication des rgles dhygine, de scurit des travailleurs et de la scurit sociale ; Communiquer lemployeur toutes suggestions. Le dlgu syndical a un mandat de deux ans et sa mission est de dfendre les intrts des membres. La fonction de dlgu syndical ne doit pas reprsenter une entrave lamlioration de sa rmunration et son avancement ; il ne peut tre mut contre son gr sauf apprciation de linspecteur de travail. Les horaires de travail des reprsentants des travailleurs, correspondent aux horaires normaux de ltablissement. Leur licenciement est soumis la dcision de linspecteur du travail qui a 3 mois pour rpondre ; sil ne rpond pas, lautorisation est rpute accorde ; sil refuse, le dlgu est rintgr avec paiement des salaires affrents la priode de suspension.

B- La dfinition et la maintenance des diffrents fichiers alimentant les bases de donnes ressources humaines

Ladministration du personnel ncessite lutilisation courante de certains documents que la GAP doit laborer, archiver et conserver. On peut citer : Les documents la source du contrat Ce sont tous les actes qui fondent la relation de travail entre le salari et lemployeur : Le contrat de travail, Fiches descriptives du poste ; les documents conus lors de lembauche : immatriculations auprs des diffrents organismes sociaux CNSS, bourse du travail, Prvoyance, etc. les documents fournis pour lembauche : CV, lettre de motivation, certificat de travail, Eventuellement et selon les besoins du poste : extrait de casier judiciaire, photocopie du permis de conduire, des brevets, certificats attestant ou validant des comptences, etc. Les documents issus de lexcution du contrat Les documents qui dcoulent de lexcution du travail : Relev des heures et des absences, feuilles de prsence, Etat des congs, Fiches de travail, Suivi mdecine du travail, Fiches dvaluation, Bulletins de salaire et tous les documents annexes, Les documents ayant trait aux arrts maladie et accidents du travail, Documents concernant la participation et lintressement, Etc. Les documents ventuels disciplinaire Sanctions, Convocation des entretiens, Courrier de licenciement, Etc. ayant trait au dossier

Les documents issus de la fin du contrat

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Certificat de travail, Attestation ple emploi, Reu pour solde de tout compte, Dossier de retraite, Etc. IIICAS PRATIQUE

Ce cas porte sur une entreprise burkinab de fourniture de services informatiques qui a rencontr en 2005 certaines difficults lies sa gestion du personnel. Les diffrentes tapes de la dmarche utilise et les rsultats obtenus sont prsents ci-dessous. objectif : Grer la multiplicit des statuts administratifs (salaris, contractuels et vacataires) Brve description du problme rsoudre Insuffisance des moyens financiers ; Insuffisance de personnel permanent ; Recherche de personnel contractuel et vacataire dans le but de renforcer/ mener les activits sur le terrain. Solutions envisages Elaborer des contrats de travail pour les salaris et contractuels ; Elaborer un document dcrivant les diffrents postes au sein de lassociation. Mthodologie Mise en place dun comit de rflexion ; Elaboration dun document dcrivant les postes ; Elaboration de fiche individuelle de planification ; Elaboration des outils de collecte de donnes ; Rencontres mensuelles de suivi des activits. Rsultats obtenus Documents disponibles ; Description des postes labore ; Contrats de travail des salaris finaliss ; Contrat de collaboration des vacataires disponibles ; Contrat dengagement des volontaires disponibles ; Cahier de prsence larrive et au dpart disponible ; Fichier du personnel disponible. Leons tires de lexprience
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 Meilleure organisation ; Meilleur suivi ; Crdibilit de la structure CONCLUSION Au vu de ce qui prcde, nous pouvons retenir que la gestion administrative du personnel concerne essentiellement lapplication formelle des lois et rglements relatifs la gestion et au suivi du personnel dune organisation. Elle est dune importance capitale non seulement dans le fonctionnement quotidien de lentreprise car elle contribue latteinte des objectifs mais aussi pour les travailleurs parce quelle favorise la mise en place des conditions de productivit et de satisfaction au travail. Aussi, la GAP ncessite la tenue rgulire de certains documents indispensables ladministration de lorganisation et du personnel en particulier. Cependant, malgr lvolution permanente de la gestion des ressources humaines, la gestion administrative du personnel reste un processus dactualit qui garde toute son importance et sa place dans le management oprationnel des entreprises.

BIBLIOGRAPHIE : - Paie et administration du personnel Jean-Pierre Taeb Collection: Fonctions de l'entreprise, Dunod 2009 - 3me dition - wikibooks