Chapitre III

L'analyse de poste
(Le référentiel d'activité)

Nous l'avons déjà mentionné dans le chapitre introductif, l'analyse de

poste est l'un des outils principaux de la gestion prévisionnelle des emplois et
des compétences. C'est d'ailleurs la maille principale dans la démarche
d'analyse de la situation existante d'une organisation. Elle constitue l'étape qui
suit l'élaboration du référentiel métier et un préalable à l'élaboration des
référentiels des compétences réelles (grille d'évaluation). Ces derniers
constituent l'aboutissement du processus d'évaluation des compétences des
collaborateurs.

Nous pouvons l'affirmer, l'analyse de poste comporte l'information la

plus détaillée fournie par le processus de gestion prévisionnelle des emplois et
des compétences. En effet elle se propose de décrire et d'analyser l'unité la
plus petite dans l'organisation de travail qui est le poste.

A travers l'analyse de situations de travail individuelles et en utilisant

différentes méthodes, l'analyse de poste fournis un ensemble d'informations
détaillées concernant différents aspects des postes de travail dans l'entreprise.

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Ses informations sont structurées dans un document qui s'appelle fiche de
poste ou référentiel d'activités.

Les référentiels d'activités sont élaborés dans une approche par

activités, lesquelles sont analysées pour déduire les compétences exigées
pour un poste de travail. L'ensemble des informations relatives aux
compétences peuvent ensuite être structurées dans un référentiel de
compétences. En plus de leur utilisation dans la gestion des emplois et des
compétences, les fiches de poste et référentiels de compétences sont utilisés
par d'autres fonctions de la GRH telles que recrutement, rémunération ou
évaluation.

I. Définition et contenu de l'analyse de poste

1. Définition de l'analyse de poste

L'analyse de poste consiste en une description détaillée et analyse du

contenu et de l'environnement relatifs à un poste de travail. Il consiste à
détecter les missions, les activités, les compétences, les responsabilités, les
réseaux relationnels, les qualifications et conditions de travail relatifs à un
poste de travail. C’est un processus utilisant une ou des méthode(s)
appropriée(s) pour dégager et analyser les faits précis concernant un poste,
permettant ainsi de tracer le profil requis pour son occupation.

Par ailleurs, la définition de poste est le fait de donner à un poste son

contenu a priori lors d’une remise en cause d’un contenu d’un poste ou lors de
sa création pour la première fois.

L'information recueillie à l'occasion de l'analyse ou la définition de poste

est organisée dans une fiche qui s'appelle fiche de poste.

2. Le contenu de l'analyse de poste

L'analyse de poste vise d'analyser le contenu et l'environnement d'un

poste de travail donné. Cette analyse doit porter sur différents aspects du
poste à savoir:

 L'intitulé du poste.
 La finalité du poste.
 La place du poste dans la structure: département, service, superviseurs,
collaborateurs.
 Les formations et diplômes nécessaires au poste.
 Les missions et activités à accomplir dans le cadre du poste.
 Les processus sur lesquels il intervient.

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  Les qualités requises au poste.
 Les résultats attendus.
 Le matériel, techniques, mode opératoire et procédures utilisés.
 Les relations internes et externes à l'entreprise.
 Lieu de travail
 Horaire, fréquence et durée du travail et des activités.
 L'environnement du poste et conditions de travail.
 Les limites, difficultés, dysfonctionnements, erreurs, incidents et
accidents relatifs à l'exercice du poste.
 Les normes d'évaluation.
 Les niveaux pré requis.
 Les évolutions professionnelles possibles.

Concernant le recueil des informations relatives à un poste (citées ci

dessus), il se fait principalement à travers l'analyse des situations de travail
individuelles des titulaires de poste en utilisant différentes méthodes de
collecte d'informations.

II. Les méthodes de collecte des informations

Plusieurs méthodes de collecte des informations relatives aux postes
existent. Si on exclut l'analyse documentaire qui n'est pas une méthode valide
à elle seule, le reste des méthodes se basent sur l'analyse de ce que fait le
titulaire de poste.

Avant d'analyser le poste concerné, l'élaboration des fiches de poste

part tout d'abord d'une réflexion globale sur les activités de l'entreprise,
ensuite sur l'unité à laquelle appartient le poste. Le référentiel des métiers
constitue ainsi le cadre principal de cette réflexion. En effet il visualise les
groupements de postes similaires au regard d'activités, compétences et
culture professionnelle communes.

L'analyste du poste1 peut est un membre de l'équipe projet GPEC,

toutefois dans les autres occasions l'analyste peut être un manager en
ressource humaine, un expert ou le titulaire de poste lui même. Or quelque
soit le choix qui va être fait, on doit veiller à combler les insuffisances en
compétences2. Au cas où l'analyste est le titulaire de poste, ce dernier devrait
acquérir les compétences nécessaires à l'analyse de poste. De ce fait on peut
prévoir dans le cadre de la GPEC ou de l'analyse de poste une formation à

1
C'est à dire la ou les personne(s) qui va se charger d'analyser un poste de travail.
2
Les compétences relatives à la maitrise du processus d'analyse de poste: maitrise des méthodes de recueil des
informations, capacité de rédaction des différents document, ...

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leur profit. En outre si l'analyste est un spécialiste expert ou manager
ressources humaines, il doit avoir une connaissance sur l'entreprise en
général, le métier et activités relatifs au poste.

Les techniques de collecte des informations en analyse de poste

dépendent en réalité de l'information fournie (ou observé) par le titulaire du
poste, ce qui constitue une limite. En effet ce dernier peut volontairement ou
involontairement changer le contenu du poste. Il peut ajouter des faits comme
il peut oublier d'autres. Pour pallier à cet inconvénient on recourt souvent à la
diversification des méthodes et des personnes consultées à l'occasion de
l'analyse d'un poste donné.

Les méthodes de recueil des informations relatives à un poste de travail

sont principalement: (voir la ressource les méthodes d'analyse de poste)

1. L'entretien

C'est un entretien oral entre l'analyste de poste et le titulaire de poste.

L'analyste se sert d'un guide d'entretien contenant les éléments pertinents
relatifs à l'analyse de poste. (voir la ressource guide d'entretien)

2. Le questionnaire

Un questionnaire est un ensemble de questions écrites, élaborées à

partir des éléments pertinents relatifs au poste. Le questionnaire est adressé
aux titulaires de poste en vue d'être répondu. (voir la ressource questionnaire)

3. L'observation directe

L'information relative au poste est collectée par l'analyste à travers

l'observation du ou des titulaire(s) en train d'exercer les activités relatives au
poste.

4. L'auto description

L’analyste occupe le poste à analyser et ainsi il peut utiliser son

expertise, l’appliquer au poste pour en tirer des informations objectives et
complètes. Toutefois il faut que l’analyste ait les aptitudes et les
connaissances requises par le poste.

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 5. L'analyse documentaire

L'analyste exploite les informations relatives aux postes contenues dans

les documents de l'entreprise telle que les notes de services, les manuels de
procédures, les entretiens de départ ou d'évaluation, les organigrammes, ...

6. Les incidents critiques

Cette méthode a été introduite par JC Flanagan, elle consiste à

énumérer les problèmes (erreurs, défaillances,..) qui peuvent survenir lors de
l’exécution des activités relatives à un poste de travail et de les classer par
importance de leurs influences. Ces problèmes une fois classifiés dans un
tableau d’incidents permettent de détecter les compétences convenables et
notamment les comportements efficaces pour les intégrer dans le descriptif de
poste.

III. L'organisation de l'information dans la fiche de poste

Il n'existe pas de modèle prototype d'un référentiel d'activités ou fiche de

poste. Les informations pertinentes collectées lors de l'analyse sont
organisées de façon synthétique et compréhensible dans une fiche. Une fiche
de poste renseigne donc sur les objectifs et caractéristiques du poste
notamment les activités.

Ci dessous deux exemples de fiche de poste :

- Exemple 1. Fiche de poste d'un vendeur dans un point de vente de

chaussures.

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- Exemple 2. Fiche de poste d'un assistant en ressources humaines.

Société "X"

Service Service gestion des ressources humaines

d'attachement:
Intitulé du poste: Assistant gestion des ressources humaines

Pré-requis: Niveau BAC+3 (option ressources humaines)

Finalité du poste: Assure gestion administrative des salarié et assiste le

directeur des RH dans la gestion opérationnelle.

Missions Activités
Gestion administrative - suit les dossiers maladie, accidents de travail et prévoyance

des salariés - établit et suit les contrats de recrutement

- gère les absences, les embauches et les départs...

- prépare les variables de paie relatives aux absences et indemnités

journalières
- élabore les dossiers administratifs destinés à des organismes externes.

Gestion opérationnelle - renseigne les tableaux de bord relatifs à la fonction RH (suivi des effectifs,
masse salariale, données sociales...)

- assiste le DRH au processus de recrutement (description des postes,

diffusion des annonces, réception et tri des CV, présélection des candidats,
participation à la prise de décision)
- participe à la gestion prévisionnelle des compétences
- accompagne la mobilité et la gestion des carrières

- participe au suivi du plan de formation (conseil sur le choix des stages et

de l'organisme de formation, inscriptions, bilans...).

Les activités éventuelles - Participe à l'organisation du travail.

- Prend en charge l'intégration des candidats recrutés.

- Collabore à la mise en place d'une politique de prévention des risques et

d'amélioration des conditions de travail.
- Aide à la mise en place des procédures qualité.

- Participe à des actions de communication interne (journal d'entreprise,

mémos juridiques...).
- Mène des études et enquêtes ponctuelles en RH.

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 Les qualités - Rigueur et organisation
- Capacité d'adaptation
- Pragmatisme et réactivité
- Ouverture d'esprit
- Aisance relationnelle et sens du service
- Discrétion et sens des responsabilités

Autres formations - Les connaissances bureautiques et informatiques: word, excel et logiciel

...

Relations internes - Personnel de tous les services

- Responsables hiérarchiques

Evolutions Directeur des ressources humaines

professionnelles

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IV. Du référentiel d'activités au référentiel de compétences

En comparaison avec les activités, les compétences ne sont pas

observables. De ce fait le recensement des compétences requises pour
accomplir les différentes activités relatives à un poste de travail ne passe pas
par la méthode de l'observation. Les compétences sont en principe déduites à
partir des activités.

En utilisant la méthode de l'entretien ou du questionnaire, le recueil des

compétences se fait à travers les interrogations qui font émerger les
compétences à partir des activités.

Par ailleurs, les compétences comportent l'ensemble des savoirs faire,

des savoirs et des savoirs être ou qualités personnelles.

- Les savoirs faire: c'est ce qu'on appelle savoir faire opérationnel. Il est
composé du savoir faire technique et du savoir faire relationnel. Le savoir faire
relie la connaissance et l’action, il concerne la capacité qui permet de
pratiquer une ou des activités dans une situation donnée.

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