GAP

L’administration du personnel est un ensemble des tâches de nature

administrative occasionnées par l ’ e m p l o i e t l a r é m u n é r a t i o n d e
personnel salarié. Elle concourt efficacement à des politiques
d e développement de l’emploi et des compétences de base et la commission
consultative de
l’entreprise).L ’ a d m i n i s t r a t i o n d u p e r s o n n e l d o i t f a i r e f a c e à u
n g r a n d n o m b r e d ’ o b l i g a t i o n s v i s - à - v i s d e l’administration du
travail. Les principaux acteurs de l’administration du travail sont les inspecteurs
etles contrôleurs du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle
continue.
Section1 : L’administration du personnel : définition, objectifs et
missions1.1.

Historique
Au début, avant la Révolution Industrielle, la fonction " personnel " n'existait
pas. C'est le superviseur qui se chargeait lui-même de recruter les
employés dont il en avait besoin. A travers l’histoire larelation homme-
travail a beaucoup évolué, à l'issue de la Révolution Industrielle, les entreprises
sontconfrontées à de nombreux problèmes sociaux et humains. C'est à ce
moment qu'apparaît la fonction
" personnel " dans l'entreprise. Pendant longtemps, la fonction administration du
personnel a étérattachée à la direction comptabilité finances. Mais de
plus en plus la fonction administration du personnel relève de la direction
des ressources humaines.

Industrielle, les entreprises sontconfrontées à de nombreux problèmes sociaux et

humains. C'est à ce moment qu'apparaît la fonction
" personnel " dans l'entreprise. Pendant longtemps, la fonction administration du
personnel a étérattachée à la direction comptabilité finances. Mais de
plus en plus la fonction administration du personnel relève de la direction
des ressources humaines.
1.2. Qu’est-ce que l’administration du personnel ?
Au sein des entreprises, les intitulés des responsables des services spécialisés ont
beaucoup fluctué aucours des dernières décennies. Ces intitulés portent sur :

•Administration du
personnel ;•Relations humaines ;•Relations social
es ;•Gestion du personnel ;•Développement
s o c i a l e Le terme administration est généralement associé à celui du
personnel qui repose sur une vision juridique de la main d’œuvre. Le
salarié fait l’objet d’un sujet de droit du travail ou des conventions,donc il est
soumis à des obligations.L’administration du personnel est une référence
organisationnelle, sous-jacente de la bureaucratie, elleest formalisée,
hiérarchisée, centralisée et impersonnelle. La fonction publique représente
l’archétypede ce modèle de gestion, mais on en trouve des versions atténuées
dans le secteur privé.

Comparaison de la gestion des ressources humaines et administration du

personnelGRH ADMINISTRATION DU PERSONNEL
Actif spécifique Personnel substituableAnticipation
RéactionVariable stratégique Variable d’ajustementDRH membre du comité dir
ecteur Chef du personnelL’administration du personnel concerne les services de
direction des ressources humaines. C’est unegestion de la situation
administrative des employés, elle peut être définie comme l’application
destextes et des normes régissant la vie professionnelle des employés
aux différentes étapes de leur carrière. Autrement dit, c’est l’ensemble des
activités qu’impose à l’entreprise l’emploi de salariés.Elle vise à décrire des
règles claires et non discutables, choisir les procédures les plus fiables,
décider pour les individus et surtout éviter tous ce qui peut aller contre
l’objectivité.Les personnes en charge de cette fonction veillent au respect des
obligations légales concernant le codedu travail, les horaires et règlements
internes, le respect des conventions collectives, les contrats detravail, le
traitement des salaires, les cotisations sociales, les congés payés et répartition du
temps detravail, les formations et l’impact financier de ces éléments sur
l’entreprise. Cette fonction prend encharge également les relations
avec l’inspection du travail. La gestion administrative du
personnelassure également la collecte, la mémorisation, le traitement et la
diffusion des informations relativesaux salariés, dans tous les processus de leur
gestion, de leur recrutement jusqu’à leur départLes métiers de
l’administration du personnel ont pour objectif de gérer le salarié
autant de façonindividuelle que collective dans l’entreprise, sur tous
les aspects administratifs.Administration du
personnelGestion des entrées Suivi des salariés Gestion des départs
1.2.
Quelles sont les missions de l’administration du personnel ?
La fonction administration ressources humaines a pour missions :
•
D’assurer la gestion sociale : veiller
à l’évolution de la législation sociale en matière de droitdu travail, de paie et
d’obligations légales. Cette activité inclut également le conseil auprès
desopérationnels en ce qui concerne la préparation et le traitement des dossiers
sociaux.
•
De coordonner la gestion administrative du personnel : ce volet
c o m p r e n d l e s a s p e c t s règlementaires (cotisations sociales, rédaction
des contrats de travail, respect du règlementintérieur…).
•
Le suivi des procédures de déclaration d’embauche : contrats,
attestations…


la Gestion detemps : temps de présence, retard, congés

1.3.

Les missions traditionnelles de l’administration du personnel.

La mission de l’administration du personnel est liée aux obligations de
l’entreprise suite au contratqu’elle conclut avec son personnel. Ce lien
juridique entre employés et l’employeur est le cadre d’unerelation d’échange
(travail contre salaire) équilibrée (réciprocité des obligations et des
droits).Administrer le personnel consiste à :
•
Veiller à la bonne application de la législation sociale ;
•
Tenir les documents comptables (les fiches de paie et le livre de paie) et
juridiques (le contratde travail) imposées par la législation ;
•
Entretenir les relations avec les services administratifs du travail (les bureaux de
l’emploi et del’inspection du travail) ;
•
Faire fonctionner le dialogue et la négociation avec les instances représentatives
du personnel(le syndicat du personnel)
•
Section 2 : Les déclarations de l’administration du personnel
Données individuelles et collectivesRelations avec les services
administratifsextérieursDispositions légales et réglementairesAdministration des
rémunérationsAdministration du personnelCalcul des charges socialesCalcul et
répartitions des avantagessociauxDocuments administratifs
1.1. Le dossier administratif
Lors de l’embauche d’un salarié, il est nécessaire de réaliser une déclaration
préalable d’embauche. Lesformalités liées à l’embauche se traduit par la
création et la gestion physique des dossiers administratifsdu personnel.Un
dossier administratif type comporte les rubriques suivantes :
1.1.1Identification de l’employé
•
matricule :
•
nom et prénom:
•
nom du père:
•
nom de jeune fille:
•
date et lieu de naissance:
•
situation familiale: ( célibataire, marié , veuf , divorcé)
•
nombre d’enfants à charge:
•
situation militaire:(service accompli, affectation individuelle, exempté,
sursitaire)
•
CIN N°:……………. Délivré le : …….à:……………..
•
Matricule de la sécurité sociale:…fin de validité:…………
•
niveau d’instruction:( analphabète, primaire, secondaire, supérieur)
•
Diplômes obtenus : (scolaire, professionnel, universitaire)
•
Expérience professionnelle:( stage effectué, activités réalisées, projets en cours,
vie associative)
•
N° d’immatriculation à la sécurité sociale (CNPS)
•
N° d’immatriculation à l’assurance groupe : ……………………….
•
Relevé de l’identité bancaire ou postale : ………………………………….
•
Les coordonnées : (adresse permanente, adresse des vacances, téléphone,
email) :
1.1.2. Affectation de l’employé
•
date d’embauche:
•
type et durée du contrat de travail:(CDI,CDD)
•
type et durée du contrat d’apprentissage: (contrat formation em
p l o i ) , ( i n i t i a t i o n à l a v i e professionnelle)
•
Période d’essai et de préavis:
•
nom et qualité du parrain:
•
poste d’affectation:
•
unité d’affectation:
•
date de titularisation:( référence du rapport ou PV de titularisation)
•
Situation administrative de l’employé à la date de son intégrati
o n : g r a d e , q u a l i f i c a t i o n , catégorie, échelle, échelon et éventuellement
la fonction.
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1.1.3. La gestion de l’assiduité et de la ponctualité du personnel:



Lerégime hebdomadaire du travail: (40h/s, autre régime)



Le régimehoraire journalier:
•
Le nombre de jour d’absence par motif:( légales/payées , illégales/non payées)
•
La comptabilisation des retards:( fréquence et durée)
1.1.4. La gestion des congés
•
Le droit au congé annuel payé:( nombre de jour/an)
•
Le nombre de jour de congés consommés de l’année en cours:
•
Le reliquat sur les deux années précédentes: (N-1, N-2)
•
Les congés exceptionnels: (par type et durée en jour)
•
Titre du congé: indiquant la durée, la période et type du congé, congé au titre de
l’année x.
1.1.5. La gestion des sanctions:
•
Type de sanction ( premier degré , second degré)


date de signification de la sanction du premier degré:

•
date d’effet de la sanction du second degré:
•
Les conséquences de la sanction:(inscription sur le dossier , abattement sur
salaire)
1.1.6. La gestion des récompenses
•
type de la récompense (matérielle ,professionnelle , psychologique)
•
Date de signification et date d’octroi
•
Les conséquences de la récompense:( promotion exceptionnelle, accroissement
des accessoiresdu salaire).
1.1.7. La gestion de la formation
•
identification de l’apprenant : nom et prénom ,matricule ,N°CIN, qualification ,
fonction ,unitéd’affectation.
•
identification de l’action de formation : code action, thème
d e l ’ a c t i o n , o b j e c t i f d e l a formation(initiation ,
perfectionnement, recyclage, reconversion ) , mode de formation
(inter,intra ,étranger , cours du soir, cours par correspondance, apprentissage ,
formation en alternance, formation interne).
•
Prestataire de formation : désignation et coordonnées du bureau de formation,
nom, prénom etgrade du formateur.
•
Date et période du déroulement de l’action de formation : en nombre de jour
et d’heures.
•
Le lieu de déroulement de l’action de formation : hôtel, centre intégré
de formation, salle deformation de l’entreprise.
•
Les couts de l’action de formation : frais d’inscription, frais de transport, frais de
séjour, couttotal (en HT et en TTC).
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•
édition de la convocation et de la fiche de formation.
•
suivi de l’évaluation de la formation : l’évaluation à chaud , l’évaluation à froid.
•
classement des attestations de formation: attestation
d e p a r t i c i p a t i o n ( f o r m a t i o n qualifiante),diplôme professionnel
et/ou universitaire( formation diplômante ).
1.1.8. L’évaluation et la notation des employés
•
l’évaluation du rendement: la périodicité, la note, le montant correspondant de la
prime
•
l’évaluation de l’aptitude professionnelle (personnel administratif):la
périodicité, la note, lesconséquences de l’évaluation sur la carrière de
l’employé)
•
L’évaluation de la performance de l’employé (personnel technique) : la
périodicité, la note, lesconséquences matérielles et professionnelles
•
Le bilan des compétences : la périodicité, les principales conclusions
du bilan (points forts, points faibles de l’agent), les mesures
d’accompagnement et de consolidation.
1.1.9. La gestion de la carrière
•
La position de la carrière de l’employé : grade, fonction (éventuellement),
catégorie, échelle,échelon
•
L’avancement à l’ancienneté : date et état du dernier avancement, nouveau
échelon(référence de la décision d’avancement) , le salaire de base
correspondant
•
les promotions au mérite: de grade , de catégorie , de fonction
•
la promotion de grade: ancien grade, nouveau grade , référence de la
décision d’octroi dunouveau grade - le nouveau salaire de base – direct.
•
la promotion de catégorie: catégorie actuelle, nouvelle catégorie ,
référence d’octroi de lanouvelle catégorie , le nouveau salaire de base et
éventuellement les indemnités spécifiques auchangement de catégorie
•
la promotion de fonction: fonction actuelle , nouvelle fonction ,
r é f é r e n c e d e l a d é c i s i o n d’octroi de la nouvelle fonction, les avantages en
espèces ( prime de fonction ) et en nature( voiture de fonction , bon de
carburant,…) liés à la nouvelle fonction.


lesmutations professionnelles et géographiques :

•
les mutations professionnelles : ancien poste , nouveau poste , référence et motif
de la décisionde mutation,
•
les mutations géographiques : ancienne affectation , nouvelle affectation ,
référence et motif del a d é c i s i o n d e m u t a t i o n , l e s a v a n t a g e s e n
e s p è c e s ( i n d e m n i t é d e d é p l a c e m e n t e t / o u d e logement ) et en
nature ( voiture de service et/ou de logement de service ) liés à la
nouvelleaffectation.
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1.1.0.La gestion de la rémunération

•
le salaire de base : au moment du recrutement , évolution
d u s a l a i r e d e b a s e à l a s u i t e d’avancement ,de promotion , de la
révision de la grille des salaires , référence des décisionscorrespondantes
•
les accessoires du salaire : les primes réglementaires , les primes spécifiques et
leur évolution ,les avantages en nature , référence des décisions correspondantes
•
les documents de la paie : les décisions d’accroissement du salaire et des
accessoires du salaire ,les bulletins de paie , les attestations
de salaire , les décisions d’opposition sur le salaire ( lessaisies arrêts ) ,
les décisions d’octroi des prêts , les états de remboursement des prêts , le
soldetout compte.
1.2. La mise à jour informatisée des dossiers administratifs du personnel
La création et la gestion physique des dossiers administratifs du personnel ne
peut se passer d’une miseà jour informatisée.La mise à jour nécessite :
•
l’acquisition d’un matériel informatique adapté aux besoins de l’entreprise.
•
la création d’un système d’exploitation en réseau permettant aux différents
acteurs d’échanger des données et de générer des informations sur la même
application.
•
l’acquisition ou le développement de logiciels adaptés aux
b e s o i n s e t a u x s p é c i f i c i t é s d e l’entreprise .Ce logiciel doit présenter
les caractéristiques suivantes:
•
Paramétrable: le logiciel doit permettre d’intégrer, d’éliminer o
u d e m o d i f i e r c e r t a i n s paramètres .
•
Sécurisant: le logiciel ne fonctionne qu’avec des mots de passe et
intègre des restrictionsd’utilisation et d’ accès à certaines informations pour
certaines personnes.
•
Adaptable : favorisant la configuration des inputs et des outputs : le logiciel doit
permettre laconfection des différents états de sorties selon les besoins des
utilisateurs en intégrant en tempsréel , les données d’entrées relatives
notamment aux décisions d’embauche , titre de congé ,fiches de
formation , bulletins de paie, attestations de salaire, solde de tout compte.
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