MANUEL DE PROCEDURES

ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES
RCA

Manuel de Procédures administratives et financières

Version 201_/001 du 06-02-2018 1
 SIGLES ET ABREVIATIONS

CNSS Caisse Nationale de Sécurité Sociale

ACFPE Agence Centrafricaine pour l’Emploi et la Formation professionnelle
OP Ordre de paiement
TDR Terme de références
QB Quicks Books

Manuel de Procédures administratives et financières

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 INTRODUCTION
Le présent manuel de l’organisation présente les procédures de gestion administrative,
comptable et financière d’Internews pour le bon fonctionnement des différents services au sein
de l’Organisation.

La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs ci-après :

 fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif et financier
conforme :
 aux principes d’organisation et de gestion généralement admis ;
 aux dispositions des conventions de financement ;
 à la législation en vigueur en République centrafricaine (décrets, loi, arrêtés etc.).

 responsabiliser davantage le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives

 rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par l’optimisation des
circuits d’information (circulation des documents).

Le respect et l’application effective de ces procédures conditionnent l’efficacité du système de

gestion qui doit se traduire pour l’organisation non gouvernementale Internews par des
contrôles systématiques hiérarchiques d’une part, et d’autre part par des contrôles réguliers du
du directeur Administratif et regulier et des audits externes pour minimiser les différents risques
qui peuvent résulter d’irrégularités ou de malversations, mais surtout de négligences, d’erreurs
d’exécution, de jugement ou de compréhension.

Le présent manuel consacre la séparation des fonctions d’ordonnateurs et de comptables et

s’articule comme suit :
- organigramme ;
- procédures opérationnelles ou administratives,
- procédures comptables et financières.

Le présent document sera progressivement révisé ou complété dans le cadre de l’évolution de

la structure.

De façon générale, la comptabilité d’Internews et ses programmes sont saisies sous le logiciel
Quick Books

Ce manuel de procédures administratives, comptables et financières n’exclut pas l’utilisation

des manuels de gestion exigés par les partenaires techniques et financiers.
En cas de contradiction entre les procédures, celles décrites dans le document de projet
s’appliquent prioritairement.

Le document contient deux principales parties :

I- Les procédures de gestion administrative

II- Les procédures de gestion financière et comptable

L’organigramme d’INTERNEWS

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 I. Les procédures de gestion
administrative
POLITIQUE GENERALE

Les principes énoncés ci-dessous s’appliquent à l’ensemble des salariés nationaux et

internationaux d’INTERNEWS et sont soumis aux normes et codes internationaux du travail.
Ces principes devront être appliqués et respectés dans tous les bureaux d’INTERNEWS.

Ces dispositions s’appliqueront sans préjudice de dispositions spécifiques issues des droits
nationaux des pays d’intervention d’INTERNEWS qui comporteraient des règles différentes.
Ces principes généraux concernent les points suivants :
1) Conformité et éthique
2) Professionnalisme
3) Transparence et confidentialité
4) Sécurité et comportement
5) Force majeure (clause de sécurité)

Conformité au droit du travail national

Les administrateurs et les directeurs pays d’INTERNEWS se doivent de connaître et de

respecter la législation nationale du travail.
Si la loi nationale diffère de manière significative des principes recommandés par INTERNEWS,
le directeur pays devra consulter le département des ressources humaines du siège avant de
formaliser les accords avec les salariés ou leurs contrats de travail. Dans ce cas de figure, il
devra proposer des règles RH spécifiques applicables au pays concerné qui pourront être
validées par le département Ressources
Humaine siège après vérification des textes et des lois en vigueur dans le pays concerné.

Egalité professionnelle

Les salariés d’INTERNEWS sont recrutés en fonction de leur mérite et de leurs qualifications,
sans distinction d’origine, de couleur, de religion, d’orientation sexuelle, de nationalité,
d’ethnicité, d’opinion politique, de genre ou de handicap

GESTION DU PERSONNEL

Le personnel est recruté pour les besoins du ou des projets et programmes sous sa
supervision. Le besoin en personnel est identifié soit dans le document du projet, soit par la
charge réelle du travail. Tout recrutement doit faire l’objet d’une planification.

Le recrutement se déroule normalement en deux (02) phases : la sélection du personnel et

l’embauche

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La sélection du personnel

Le besoin en personnel est lié à une insuffisance quantitative ou qualitative du personnel

existant. Il s’exprime en termes de vacances de postes.
Toute demande de personnel doit être motivée et exprimée dans les plans d’action et
programmes d’activités.

La définition du profil

Une fois que la demande est planifiée, les qualifications et les compétences du poste sont
définies dans des termes de référence.

L’avis de recrutement

Il est formulé sur la base des TDR et signé par la personne habilitée. Il décrit le profil recherché
et fait l’objet d’une publicité.

Le recrutement peut se faire assister par un organisme public (ACFPE), par Affiches des offres
ou communiqués dans les stations
L‘avis doit préciser :
- la structure qui recrute ;
- l’emploi offert ;
- le lieu d’affectation ;
- le profil du candidat ;
- les tâches à exécuter ;
- la composition du dossier à fournir ;
- la durée du contrat ;
- les modalités de recrutement ;
- le lieu et délai de dépôt des candidatures.

Il doit être signé par la hiérarchie habilitée.

La sélection proprement dite

Une commission est mise en place pour la sélection des candidats. Le choix du postulant sur la
base des dossiers réceptionnés dans les délais, suit la chronologie suivante :
 examen des demandes reçues et élimination des demandes irrecevables par rapport
aux conditions requises ;
 organisation de test écrit et /ou oral ;
 classement des candidats et choix provisoire ;
 enquête de moralité éventuellement ;
 choix définitif.
Les résultats définitifs doivent être constatés par un procès-verbal établi par la commission.

Le candidat retenu est convoqué pour les procédures d’embauche.

L’EMBAUCHE

Elle comporte :
- la négociation et la signature du contrat ;
- l’accueil du travailleur ;
- la création du dossier du travailleur.

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La Négociation et la signature du contrat

Des entretiens entre les parties au contrat sur son contenu. Lorsque les entretiens aboutissent
à un accord, les parties procèdent à la signature du contrat.
Les contrats sont signés à durée déterminée.
La signature du contrat intervient après que le travailleur ait pris connaissance de son contenu.
Le contrat doit être signé en au moins quatre (03) exemplaires ventilés comme suit :
- un exemplaire est remis au travailleur ;
- un exemplaire est classés dans le dossier du personnel ;
- un exemplaire est transmis à l’inspection de travail.

Pour le personnel recruté par l’ONG INTERNEWS, le contrat comporte une période
d’observation appelée « période d’essai » dont la durée maximale règlementaire est la
législation en vigueur.

La période d’essai peut être renouvelée une seule fois.

La fin de la période d’essai doit être sanctionnée soit par :

- un essai satisfaisant : engagement ;
- une prolongation d’essai : renouvèlement ;
- un essai non satisfaisant : rupture de contrat et règlement des droits.

L’accueil du travailleur

Il s’agit :
- de faire un exposé général sur INTERNEWS : son organisation, ses activités et son
fonctionnement ;
- de mettre à la disposition du nouveau travailleur de la documentation pour compléter
l’exposé : manuels de procédures, documents techniques se rapportant à ses tâches ;
- faire les présentations au reste du personnel, en particulier, ses collaborateurs immédiats et
l’installer dans son poste de travail.

La création du dossier travailleur

La création du dossier du travailleur comporte :

- la collecte des documents du travailleur ;

- l’ouverture de fiche individuelle ;
- la mise à jour du registre de l’employeur

Collecte des documents

Les pièces suivantes sont concernées :

- La demande d’emploi manuscrite ;

- Le procès-verbal de sélection au test de recrutement;
- un exemplaire du contrat de travail ;
- un curriculum vitae ;

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- les pièces d’état civil à savoir : extrait de naissance ou jugement supplétif d’acte de naissance,
certificat de nationalité, certificat de mariage, la situation de famille,
- le certificat médical,
- les copies des diplômes obtenus ;
-la copie du permis de conduire éventuellement ;
- les certificats délivrés par les employeurs précédents éventuellement ;
- les attestations de stage éventuellement;
- la copie de la carte d’identité,
- les photos d’identité,
- la déclaration du travailleur à la CNSS.

Pour la mise à jour de son dossier, l’employeur y ajoutera les documents ci-dessous :

- les décisions de congé ;

- les motivations (lettre de félicitation, décoration, etc.),
- les documents relatifs à la modification des termes du contrat,
- les sanctions infligées (avertissement, mise à pied, etc.).

Le responsable de l’administration doit être à mesure de fournir les renseignements suivants à

partir du registre :
- l’effectif total ;
- le répertoire par catégorie professionnelle ;
- le répertoire par service ;
- le personnel absent avec motifs d’absence ;

LA GESTION COURANTE DU PERSONNEL

Le Personnel de l’Etat

Tout travailleur à droit à une rémunération. La paie est faite conformément aux dispositions
légales ou celui qui est établi dans le règlement Intérieur.

Personnel recruté

Les conditions de rémunération sont précisées dans le contrat de travail.

Tout travailleur rémunéré au mois bénéficie d’une rémunération composée :

- d’un salaire de base appelé salaire catégoriel ;

- d’un certain nombre d’indemnités dont le contenu est précisé dans le contrat (logement,
fonction et transport) ;
- de la prime d’ancienneté précisée dans le contrat.

Les types de contrat de travail et la mise à disposition du personnel

La plupart des organisations ont pour activité principale le montage et la gestion des projets et
sont par conséquent constituées pour une durée de vie indéterminée. Seulement,
Le gestionnaire se heurte à une difficulté majeure lorsqu’il faut établir le contrat de travail qui va
lier le personnel et l’organisation.
Compte tenu des effets différents du contrat, il faut choisir pour son personnel un contrat de
travail soit en fonction de la vie de l’organisation (un contrat à durée indéterminée), soit fonction
de la vie du projet (contrat à durée déterminée).

Quelques documents officiels pour la protection et valorisation du travail du personnel

Les textes officiels

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En plus de l’exigence contractuelle qu’ont les organisations envers les bailleurs de fonds, elles
doivent se conformer à la législation en matière de gestion du personnel en vigueur dans le
pays de mise en œuvre du projet.

L’établissement de la paie du personnel recruté comprend les étapes suivantes :

- l’établissement des bulletins de salaire ;

- le paiement des salaires calculés ;
- la déclaration et le paiement de la retenue et de la part patronale au titre de la cotisation à la
CNSS et à l’ACFPE ;
- la déclaration et le paiement de la retenue à l’impôt ;
- le reversement de toute autre retenue effectuée pour le compte de tiers ;
- la déclaration annuelle des revenus salariaux.

Etablissement du bulletin de paie

Le service chargé des ressources humaines établit chaque mois les bulletins de paie, à l’aide
des renseignements permanents et variables.
Cette fiche de paie est remise à l’intéressé le dernier jour ouvrable du mois.
L’agent du service chargé des ressources humaines doit aussi consulter le registre du
personnel pour le suivi des congés, des absences non justifiées et le suivi des salaires et noter
les éléments nécessaires à l’établissement de la paie.

Tenue du livre de paie

Dès que les paies sont établies, elles sont enregistrées sur le livre de paie qui peut être manuel
ou informatique.

Le bulletin de paie

Le bulletin de paie est un document sur lequel l’on détermine mensuellement le montant
du salaire brut, les retenues opérées et le net à payer au personnel. Sur ce bulletin
de paie, l’employeur et l’employé conformément au contrat émargent pour s’accorder
sur l’effectivité du paiement.

Le time-sheet

Le time-sheet est un tableau qui permet de répartir et récapituler à un moment donné,

le temps de travail que met un employé sur un ou les projets en cours. Il est utile pour
les organisations qui conduisent plusieurs projets et particulièrement pour le personnel
qui y sont affectés.

Le time-sheet :

• Justifie, organise et évalue (salaire) le temps de travail mis sur les projets.
• Permet d’éviter de faire supporter par un projet donné le temps d’ensemble de
Travail du personnel.
• Permet d’éviter les abus de l’employeur (travail non valorisé).

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Le responsable du service chargé des ressources humaines remet l’original du bulletin de paie
à chaque salarié bénéficiaire.

Gestion des comptes retraites-impôts

Les retenues effectuées sur les paies des salariés sont reversées ensuite aux organismes
concernés, accompagnés de leur déclaration

Congés

Les congés du personnel de l’Etat sont régis par les dispositions prévues dans le Code du
Travail en République Centrafricaine.

Des congés de circonstance seront accordés dans les cas suivants :

Evénement Familiaux Nombre de jours Octroyés

 Mariage du Travailleur : 3 jours ouvrables ;

 Accouchement de l’Epouse : 2 jours ouvrables ;
 Décès d’un conjoint ou d’un parent allié au 1er degré : 5 jours ouvrables ;
 Mariage d’un enfant, frère ou sœur : 1 jour ouvrable ;
 Décès d’un parent ou allié au second degré 2 jours ouvrables ;
 Déménagement de l’agent : 1 jour.

Les employés bénéficieront de deux (02) jours ouvrables de congés par mois, en plus des jours
fériés.

La Formations

La formation auquel peuvent prétendre les travailleurs est la formation de perfectionnement lié
au calendrier de l’emploi établi par l’ACFPE

Motivations

Il peut être adressé au personnel d’INTERNEWS les récompenses suivantes :

- une lettre de félicitations et d’encouragement ;
- une décoration pour faits de service.

Sanctions

En cas de manquement à ses obligations ou à la discipline sur le lieu de travail, le travailleur est
passible de l’une des sanctions suivantes :

1. l’avertissement oral;
2. L’avertissement écrit ;
3. le blâme;
4. la mise à pied;
5. la résiliation du contrat.

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 1. L’avertissement oral est un reproche motivé au salarié pour manquement à ses
obligations (fautes mineures) telles que :

 arrivées tardives au travail;

 sorties anticipées;
 port de l’équipement de protection individuel de façon incorrecte s’il y’en a;
 manque d’entretien de son matériel et équipement;
 attitude paresseuse.

2. L’avertissement oral

La validité d’un avertissement oral est de 6 mois. Le cumul de 2 avertissements oraux équivaut
à 1 avertissement écrit. La validité d’un avertissement écrit est de1 an. Le cumul de 3
avertissements écrits au cours de l’exécution d’un contrat entraîne une résiliation immédiate du
contrat.

Dans le cas où un chef d’équipe ou un chef de groupe est à sanctionner, la décision est à la
discrétion du Directeur Pays.

Le blâme est une sanction disciplinaire consistant à reprocher par écrit les agissements
ou l’attitude d’un employé (fautes majeures), telles que:

 toutes fautes mineures répétées ;

 refus d’obéissance à un ordre ne mettant pas la sécurité en jeu ;
 manque de professionnalisme ;
 absence non justifiée,
 manquement grave aux Procédures Opérationnelles Standards ;
 manquement à la sécurité n’entraînant pas de menaces directes sur le personnel.

3. La mise à pied est une suspension immédiate d’activité d’un employé salarié pendant
une certaine période de temps. La mise à pied sera suivie d’un renvoi en cas de non-respect
des règles de sécurité et de discipline pouvant engendrer des dommages corporels à soi-même
ou à autrui. Les exemples suivants ne sont pas exhaustifs :

 Violation volontaire des règles de sécurité ;

 Dégradation volontaire de biens appartenant à INTERNEWS ;
 Action volontaire ayant pour effet une perte de rentabilité ou de temps ;
 Vol ;
 Agression, rixe
 Etre sous l’influence de l’alcool durant le travail ;
 Etre sous l’influence de drogues durant le travail ;
 Avoir une attitude pouvant entacher le nom ou l’image d’INTERNEWS ou de ses
représentants.

Le Directeur prendra la décision définitive de suspension. Celle-ci prendra effet immédiatement,

avec suspension du salaire.

4. La résiliation du contrat est l’annulation pure et simple du contrat.

L’Employeur applique les sanctions ci-dessus énumérées dans l’ordre établi compte tenu de la
faute commise, de sa répétition et de ses répercussions sur la marche générale de l’ONG après
que le travailleur en cause aura fourni ses explications écrites ou verbales Autrement la
résiliation intervient pour des fautes qualifiés de graves.

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La Démission

La procédure suivante doit être respectée en cas de démission :

- le travailleur exprime son désir dans une lettre adressée au Directeur
dans laquelle il précise la date de départ du préavis. Cette lettre vaut préavis ;
- la direction de l’ONG INTERNEWS doit accuser réception de la lettre de démission.
La durée du préavis est fonction de la catégorie du travailleur partant :
- un (01) mois pour les employés et les ouvriers ;
- trois (03) mois pour les cadres.
Un certificat de travail doit être délivré à l’intéressé. Le fichier doit être mis à jour de même que
le registre de l’employeur

Le licenciement

Le licenciement pour faute lourde ne dispense pas l’employeur de convoquer le travailleur à un

entretien préalable, auquel sont associés les délégués du personnel, avant la notification du
licenciement par lettre recommandée ou cahier de transmission dans un délai de huit(08) jours.

La faute lourde entraine le départ immédiat du travailleur sans indemnité compensatrice du

préavis.
Par contre, le licenciement ordinaire ou abusif entraine le paiement :
- de l’indemnité compensatrice du préavis ;
- de l’indemnité de congés payés.
Que ce soit dans le cas d’une démission ou d’un licenciement, les autres procédures ci-
dessous doivent être respectées :
- la délivrance d’un reçu pour solde de tout compte ;
- le règlement des droits acquis ;
- la délivrance d’un certificat de travail ;
- information de l’inspection de travail ;
- la mise à jour du dossier du personnel

Le décès du travailleur

Les conséquences inhérentes au décès du travailleur seront traitées en conformité avec les
dispositions du code du travail en République Centrafricaine.

PROCEDURES DE GESTION COURRIER

La gestion du courrier est assurée par l’assistant Administrateur. Elle est caractérisée par la
gestion à l’interne et à l’externe du :
- Courrier « arrivé »
- Courrier « départ »

APPOSITION DE CACHET OU SONT INDIQUES :

- La date d’arrivée ;
- Un numéro chronologique d’enregistrement.

ENREGISTREMENT AU REGISTRE D’ARRIVEE

Le courrier est enregistré quotidiennement dans un registre.

TRANSMISSION :

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A chaque courrier, un cahier de transmission devra suivre et est introduit chez l’assistant
Administratif qui annote sur la fiche le service destinateur et les instructions y afférentes.

Le courrier est ensuite ventilé dans les services qui émargent sur le registre

Tout courrier arrivée ou départ doit faire l’objet d’un traitement diligent avec toute l’attention
nécessaire à cet effet.
Entrent dans cette catégorie, les éléments suivants :
- tous les messages fax, mails ;
- toutes les correspondances ou documents dont le caractère urgent peut être établi
directement ou indirectement.

EXPEDITION

Le courrier est préparé par l’administrateur ou son assistant et expédié par :

- l’assistant administratif vers les structures Centrales et partenaires de mise en œuvre;
- le courrier postal ou par courrier express selon l’urgence.

SYSTEME D’ARCHIVAGE

L’assistant administrateur assure l’archivage du courrier dans les chronos existants pour
chacun des registres ci-dessus cités et selon les numéros chronologiques affectés au registre.

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II- Les procédures de gestion financière et
comptable

ORGANISATIONS DES TRAITEMENTS COMPTABLES

Manuel de Procédures administratives et financières

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A la réception d’une pièce justificative, l’assistant Administratif vérifie notamment :
 l’existence des cachets et signatures autorisées ;
 l’exactitude des calculs ;
 la concordance entre factures, marchés, bons de commande, lettre de
commande, décomptes et bordereaux de livraisons s’il y a lieu ;
 la certification du service fait s’il y a lieu.

Lorsqu’il décèle des anomalies sur les pièces justificatives, il fait procéder à leur
régularisation par les services ou les tiers émetteurs de ces pièces avant leur
enregistrement dans la comptabilité à travers les opérations suivantes :
 l’imputation des pièces justificatives en F/CFA ;
 l’enregistrement chronologique des opérations dans les journaux auxiliaires
appropriés en F/CFA ;
 le classement des pièces

PROCEDURES DE GESTION DES BIENS

Manuel de Procédures administratives et financières

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Cette partie décrit l’ensemble des modes opératoires nécessaires à la mise en œuvre
des opérations d’acquisitions, de suivi/utilisation et de sortie des biens de l’ONG
INTERNEWS

GESTION ADMINISTRATIVE DES BIENS

Les biens sont acquis conformément aux procédures d’achats de biens et services (cf.
Modules consacré aux procédures des achats).

Création du dossier d’immobilisation

Un dossier d’immobilisation est ouvert pour recenser toutes les pièces justificatives se
rapportant au bien :
- le bon ou la lettre de commande, le marché et pièces rattachées ;
- le bordereau de livraison du fournisseur, procès-verbal de réception ;
- la facture du fournisseur ;
- les factures pro forma ou devis estimatif ;
- la fiche de coût de revient ;
L’intérêt de la fiche de coût de revient est de réunir dans un seul document toutes les
composantes du coût du bien.

Chaque bien reçoit un numéro d’identification préalablement codifié.

Fiche d’immobilisation

Les renseignements suivants sont fournis par la fiche d’immobilisation :

- le numéro d’identification du bien ;
- la date d’entrée du bien dans le patrimoine,
- la désignation du bien ;
- les références de la fiche de coût de revient ;
- la marque ;
- le type du fournisseur ;
- le service utilisateur ;
- la source de financement ;
- la date de sortie du patrimoine ;
- le prix de cession.

Manuel de Procédures administratives et financières

Version 201_/001 du 06-02-2018 15
GESTION DU PARC AUTOMOBILE

Les déplacements hors du lieu de travail

Tout utilisateur de véhicule d’INTERNEWS doit être en possession des pièces

suivantes lors des contrôles :
- le permis de conduire ;
- le carnet de bord et de contrôle qui comprend deux parties dont l’une est réservée au
passager et l’autre au contrôle pour le chauffeur ;
- la fiche de sortie ;
- l’ordre de mission pour des déplacements dans les provinces.

L’ordre de mission doit être signé par le Directeur pays.

Il est établi en trois (02) exemplaires :

- l’original est destiné au chauffeur pour les besoins de la mission et il devra être visé
par les autorités compétentes de la localité qui accueille la mission. Il servira de preuve
pour la justification de la mission ;
- l’autre est transmise au service administratif et financier avec la demande de fonds
pour le décaissement des frais de mission et classement.

Le chauffeur habilité à conduire le véhicule est celui dont le nom figure sur l’ordre de
mission.

Le Carnet journalier de bord doit être régulièrement mis à jour.

Au retour de la mission, l’original de l’ordre de mission visé est remis au service
administratif et financier ou à la comptabilité du programme pour vérification et
retraitement éventuel s’il y a lieu d’être classé parmi les pièces justificatives.

Responsabilité de la gestion du matériel de transport

L’utilisation du matériel de transport pour les déplacements dans la ville de BANGUI et

sa localité immédiatement environnante, est soumise à la possession des documents
justificatifs suivant :
- la lettre d’invitation ;
- la fiche de sortie ;

Chaque chauffeur tient quotidiennement son carnet de bord qu’il remplit correctement.

UTILISATION DU MATERIEL ET MOBILIER DE BUREAU

Tout achat de matériel ou mobilier est enregistré selon la procédure décrite au ci-
dessus avant son utilisation.

L’affectation des différents matériels devra être autorisée par la Direction de l’ONG
INTERNEWS.

Toute affectation de matériels ou mobiliers doit faire l’objet d’un accusé de réception
daté et signé par les personnes compétentes de la structure bénéficiaire ; cet accusé de

Manuel de Procédures administratives et financières

Version 201_/001 du 06-02-2018 16
réception est tenu en deux (02) exemplaires dont l’un doit revenir au service
administratif et financier et l’autre au bénéficiaire

UTILISATION DU MATERIEL INFORMATIQUE

L’utilisation de ce matériel mérite une attention particulière en raison de son coût élevé
d’une part, et de sa fragilité d’autre part.

Equipement collectif

L’accès aux matériels informatiques à usage collectif est réservé aux seuls agents du
Secrétariat Permanent ou du programme qui ont reçu une formation suffisante pour leur
utilisation.
Les utilisateurs du matériel informatique observent les dispositions suivantes :
- s’assurer que les machines sont éteintes en quittant la salle où elles sont installées ;
- protéger les appareils de la poussière en les recouvrant de housses ;
- veiller à la propreté des salles – machines;
- éviter le gaspillage de papier à l’impression ;
- ranger tous les supports externes de sauvegarde

Equipement individuel

Chaque utilisateur est responsable de la garde et de l’entretien de cet équipement qui

pourra être utilisé par d’autres agents du service en cas de besoin.

UTILISATION DES EQUIPEMENTS COMMUNS

Les équipements communs sont constitués de matériels à usages généraux comme :

- les photocopieurs ;
- les appareils photos ;…

ENTRETIEN DU PATRIMOINE

Pendant, la durée de vie ou de fonctionnement d’un bien d’actif immobilisé, trois(03)

types d’entretien sont à envisager :
- l’entretien préventif ou quotidien ;
- l’entretien périodique ;
- les réparations ;

Le matériel de transport

L’entretien périodique des véhicules est assuré par le propriétaire des véhicules
assistés du chauffeur de l’organisation ou du logisticien.

Cet entretien porte essentiellement sur les opérations suivantes :

- la vidange ;
- le graissage ;
- le gonflage des pneus ;
- la vérification des niveaux d’eau et d’huile ;
- l’allumage ;

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Version 201_/001 du 06-02-2018 17
- le freinage

GESTION TECHNIQUE DES BIENS

La codification des immobilisations

Le code

Le code d’une immobilisation représente un ensemble d’informations structurées

répondant aux besoins de gestion de l’utilisateur. Il contribue au même titre que
l’inventaire physique à la sauvegarde de l’ensemble du patrimoine.
Le code est structuré comme suit :
CODE FAMILLE

LOG Logiciels
MAI Matériel Informatique
MOI Mobilier Informatique
MAT Matériel de transport (véhicule, automobiles, motos, ,
motocyclettes, bicyclettes,)
MAB Matériel de Bureau
MOB Mobilier de Bureau

INVENTAIRE DES BIENS

L’inventaire physique est une opération permettant de rapprocher les immobilisations,

aux stocks et aux valeurs monétaires.

GESTION DU STOCKS ET MAGASINS

Tout achat est fait selon les besoins et conformément au budget approuvé. Les
procédures d'achat définies sous la Section (Approvisionnement en biens et services)
de ce manuel sont applicables sans exception.

a) Des fiches de stock sont tenues pour enregistrer les mouvements des biens.
Elles sont mises à jour régulièrement par le responsable de l’administration et
contiennent les informations suivantes:
b)
1) Date d’acquisition
2) Description des biens
3) Numéro du bon de réception ;
4) Numéro du bon de commande
5) Nom du fournisseur
6) Quantité entrée et sortie
7) Solde du stock
8) Les services utilisateurs des biens
9) Valeur des articles en stock

Le responsable de l’administration reçoit tous les articles achetés par l’ONG

INTERNEWS :

Manuel de Procédures administratives et financières

Version 201_/001 du 06-02-2018 18
  les examine pour s’assurer qu'ils correspondent à la description établie sur
le bon de commande ;
 effectue un comptage pour vérifier les quantités ;
 compare le prix sur la facture ou le bon de livraison avec celui indiqué sur le
bon de commande ;
 signe le bon de livraison pour la quantité reçue, avec une note des réserves
pour toute anomalie éventuelle au niveau de la qualité

A la fin de chaque mois, un rapport de stock est préparé par le responsable de la

logistique et soumis au l’Administrateur pour contrôle.
a) A la fin de chaque trimestre et à la fin de l'année, l’Assistant /Administrateur procède
à l’inventaire du stock. Tout écart doit être justifié.
b) Tout stock endommagé, obsolète et inutilisable est répertorié trimestriellement et la
liste est transmise au Comité Exécutif pour approbation de la cession. Le mode de
cession est déterminé.

LA PERIODICITE DES INVENTAIRES

L’Administrateur financier ou son assistant est chargé de la gestion des stocks tient une
fiche de stocks par article. La tenue correcte et régulière des fiches de stock permet de
disposer à tout moment d’une situation théorique des stocks en magasin.

En règle générale, l’inventaire d’un article doit être effectué au moins une fois par an
pour chaque article ; mais rien n’interdit d’en effectuer plus.

Procédures d’approvisionnement de biens et services

 Les procédures décrites ci-dessous concernent les biens et services achetés sur
le budget courant.
 Les biens et services ayant une valeur inférieure ou égale à 30.000 FCFA sont
payés par caisse suivant les procédures.
 Les achats de biens et services ayant une valeur supérieure à 5000 Dollars ett
soumis aux procédures .
 Les achats de biens et services pour des montants supérieurs à 1 500.000
FCFA sont soumis aux procédures dans la politique d’internews pour
approbation.

Manuel de Procédures administratives et financières

Version 201_/001 du 06-02-2018 19
 Engagement des dépenses

 Un bon d’achats pour biens et services est établi par le demandeur, et

transmis au Directeur. Ce bon de réquisition contient des informations
précises sur les biens et/ou services réquisitionnés ainsi que sur les termes
de référence.

 Le responsable de l’administration vérifie la disponibilité des fonds pour

l'article budgétaire concerné. En cas d'insuffisance, il examine la possibilité
de virement des fonds d’un article budgétaire où il y a un surplus pour
financer l’article budgétaire déficitaire. Il soumet ensuite la proposition au
Directeur pour vérification et autorisation.

 Pour les biens et services dont la valeur est supérieure à 1 500 000 F, Le
Directeur /l’administrateur réunit les offres de fournisseurs potentiels.
Ensuite, il procède à leur analyse en profondeur et propose dans la
transparence, au Comité Exécutif les fournisseurs les mieux offrants. Le
nombre minimum d'offres à réunir est de trois (3).

 Le choix des offres se fait sur base du prix le plus bas, mais tient aussi en
considération la qualité des biens et services.

 Le choix du fournisseur est décidé à la majorité des membres présents. Le

quorum doit être composé d’au moins 2/3 des membres de la Commission.

Le responsable de l’administration est notifié du choix du fournisseur pour qu’il

puisse établir le bon de commande.
Ce bon de commande est ensuite transmis pour autorisation au Directeur qui
s’assure de la régularité de l’opération et de la conformité aux normes et procédures en
vigueur.

 Dès que le bon de commande est approuvé, il est envoyé au(x) fournisseur(s).
 Le bon de commande pré numéroté est établi en trois copies :
 L’originale et une copie sont envoyées au fournisseur
 La copie de la souche est retenue par l’administration pour classement.
 Une commande qui n’a pas été honorée correctement doit être annulée.
 Les dépenses en eau, électricité et frais de téléphone qui résultent
d’engagements dont l’incidence financière ne peut être évaluée qu’après service
rendu, sont engagées au moment où elles sont constatées et les paiements faits
sur base de pièces justificatives.

Liquidation des dépenses

 La liquidation des dépenses se fait quand les biens et/ou services commandés
sont livrés et/ou rendus dans un delai maximan de 3 jours.

Manuel de Procédures administratives et financières

Version 201_/001 du 06-02-2018 20
  Les livraisons des biens sont accompagnées de bons de livraison, de factures
définitives et l’originale du bon de commande.

 La réception des biens et/ou services suit la procédure indiquée à la section «

Approvisionnement en biens et services »

 La qualité des biens et services est vérifiée par le service utilisateur/demandeur,

signée et certifiée par l’Assistant Administratif et Financier.

Le montant à payer est arrêté conformément aux résultats de la liquidation et prend en

considération les avances versées et les remises obtenues.

Ordonnancement de la dépense

Les factures des fournisseurs sont réceptionnées par le responsable de l’administration

de l’ONG qui leur appose sa signature pour accuser réception.
Les consignes ensuite dans le registre des factures qui contiennent les détails suivants
:
 La nature et le nombre de documents reçus
 Les numéros de référence des documents (facture)
 La date de la facture
 Le nom du fournisseur
 Le libellé de la facture
 Le montant de la facture.

Le responsable de l’administration annexe la facture au bon de livraison, au bon d’achat

et à l’originale du bon de commande et à tout autre document justifiant l’achat.

 Le responsable de l’administration vérifie les documents pour s’assurer de leur

exactitude, leur concordance et leur exhaustivité. Il appose ensuite sur la facture
le tampon « Bon à payer » et y indique l’imputation comptable y relative.

 Après vérification des pièces justificatives de l'engagement et de la liquidation, il

est procédé à la préparation de l'ordre de paiement ou du chèque.

 Ces documents sont transmis Directeur pour la signature. Le chèque ou l’OP est
établi au nom du fournisseur. La souche doit porter les informations du chèque et
une photocopie doit être faite pour le classement.

Paiement de la dépense

Le paiement de la dépense comprend deux opérations :

a. La vérification des ordonnances de paiement avant l’admission en paiement de la

dépense.
b. Le paiement proprement dit à travers la Banque.
 Lorsqu’on paie par Ordre de Paiement, la Banque signe pour réception.
 Les ordonnances de paiement dûment signées pour réception seront utilisées
pour l’enregistrement du paiement dans les livres de banques et pour le
classement.

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Version 201_/001 du 06-02-2018 21
  La Comptabilité attribue un numéro de référence à l’ordre de paiement et aux
pièces justificatives qui sont ensuite classés.

 Les paiements par chèque se sont chaque Mercredi au sein de l’organisation

 Les paiements en espèces se font en nature de l’urgence de l’activité mais
honore a un chaque mardi à partir de de Mardi.

PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE

Opérations liées aux comptes bancaires

Ces procédures visent à décrire le système utilisé dans la gestion et le contrôle de

comptes bancaires et les procédures à suivre par l’ONG en matière de retraits et
d'encaissements de fonds.

Ouverture et fermeture de comptes bancaires

a. Les comptes bancaires sont ouverts sur demande du service de Finance au

niveau du Siege de l’ONG INTERNEWS.

Après l'obtention de l'autorisation, une demande écrite est adressée par le Directeur
à la banque pour ouvrir les comptes au nom d’INTERNEWS.

Signataires de comptes bancaires

a. Toute opération bancaire est effectuée par l’autorisation d’au moins deux
signatures : celle du Directeur/Intérimaire, ou de l’Administrateur Finance du.
b. Les chèques/Ordres de paiement, bon de paiement et autres pièces justificatives
sont présentés aux signataires pour vérification avant la signature ;
c. Il est strictement interdit de signer et/ou contresigner des chèques et des ordres
de paiement en blanc.

FONCTIONNEMENT DES COMPTES

Les comptes sont alimentés par les fonds provenant du siège sous couvert de la
Banque où l’organisation a ouvert son compte

Procédures de retraits des comptes

Les retraits de fonds doivent suivre les procédures suivantes :

- Pour le paiement des factures et autres charges de fonctionnement
Le Service Administratif et Financier du programme établit les chèques sur la base
des états ou des factures auxquelles sont jointes les bons de commande et les
bordereaux de livraison, le procès-verbal de réception, les marchés, les lettres de
commande.

NB : Les requêtes doivent parvenir au moins trois(03) jours ouvrables avant le

début Service Administratif et Financier pour traitement.

Manuel de Procédures administratives et financières

Version 201_/001 du 06-02-2018 22
 Réconciliations bancaires
A la fin de l’année, un état de réconciliation bancaire pour chaque compte bancaire
est préparé par le responsable de l’administration et revu par le Directeur. La
réconciliation est signée et datée par son auteur et le réviseur comme preuve de cette
vérification

GESTION DE LA PETITE CAISSE

Fonctionnement de la petite caisse

L’ONG INTERNEWS gère une petite caisse en Francs CFA pour faciliter le paiement
de dépenses mineures. Le plafond est fixé à 600.000. La petite caisse est utilisée pour
des paiements inférieurs ou égal à 30.000 FCFA.

Pour éviter les incompatibilités de tâches et respecter les niveaux de contrôle requis en
matière de gestion financière, la gestion de la caisse est confiée à une personne autre
que l’Assistant Administratif et financier au cas où il assume les rôles de comptables et
par conséquent ne peut cumuler cette fonction avec celle de gestion de la caisse. La
garde de la caisse est confiée par Directeur/l’Administrateur.

Les fonds sont gardés dans un petit coffre fermé à clef, gardé dans un endroit protégé.
 Le Responsable de la gestion de la petite caisse est personnellement
responsable des espèces reçues. Tout abus constitue une faute grave.
 Le Responsable de la gestion de la caisse tient un livre de caisse dans lequel
les mouvements de la caisse sont enregistrés.

Approvisionnement de la petite caisse

 Pour approvisionner la petite caisse, le Responsable de la gestion de la petite

caisse établit une réquisition qui doit être accompagnée des justificatifs de
l’utilisation de l’approvisionnement.
 Après avoir encaissé les fonds, le Responsable désigné pour la gestion de la
caisse enregistre l’opération dans son livre de caisse.
 Un solde de 100 000 FCFA devra déclencher le mécanisme
d’approvisionnement de la petite caisse.
 Le Directeur/ l’Administrateur effectue des contrôles de la caisse à la fin de
chaque semaine. Ces contrôles sont indiqués sur le Formulaire d'Arrêt de la
Caisse.
 A la fin de chaque mois, le Responsable de la gestion de la caisse clôture les
opérations de la caisse et en transmet les extraits au responsable de
l’administration pour vérification.

Décaissements

 Toute réquisition de fonds est adressée au Directeur au moyen d’un bon de

décaissement qui définit clairement le motif et le coût de la dépense ;

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Version 201_/001 du 06-02-2018 23
  Le bon de réquisition approuvé par le Directeur/l’Administrateur est transmis au
Responsable de la gestion de la petite caisse pour paiement. Le bénéficiaire
signe pour réception des espèces ;
 Les espèces payées par caisse en avance doivent être justifiées dans un délai
de 48 heures à partir du jour de paiement.

Avances de salaire

 Les avances de salaire ne doivent se faire qu’à titre exceptionnel et à condition

d'avoir été justifiées au préalable. Leur montant maximum est deux mois de
salaire et elles doivent être déduites du salaire à la fin du mois.

 Pour les avances de salaire concernant le staff national, le suivi est fait par le
Département Finances et celles-ci sont déduites directement.

 Pour le staff international, la déduction se fait au niveau du siège : chaque mois

lorsque la dépense sera enregistrée.

Avances : programmes et frais courants

Il existe d’autres types d’avances en plus des avances de salaire :

 - Avances de frais courants : achats du bureau et factures, frais de voyage d’un

employé, etc.

 - Avances pour les programmes : achats liés à un projet spécifique

Ces avances doivent être soldées au cours du mois et seront retirées du salaire de
l’employé s’il tarde trop à rembourser l’avance.

Prêt / Remboursement

 Les prêts peuvent utilisés quand INTERNEWS paie un acompte à un tiers.

A la fin du processus, le prêt est totalement remboursé et peut donc être lettré.

Après la dépense, le réquisitionnaire soumet au Responsable de la gestion de la

petite caisse les documents originaux justifiant la dépense ainsi que le solde éventuel.
Le Responsable de la gestion de la petite caisse établi le rapport de décaissement en
indiquant les détails du montant. Le reliquat doit être indiqué sur le Bon de réquisition.

PAIEMENT DES FACTURES

Paiement de factures normales

Les procédures pour le paiement des factures sont détaillées dans les articles ci-
dessus.
 L’ONG INTERNEWS règle les factures dès réception selon la disponibilité des
fonds ;

Manuel de Procédures administratives et financières

Version 201_/001 du 06-02-2018 24
  Si un chèque ou un ordre de paiement vient à être annulé, le responsable de
l’administration appose «ANNULE" et signe au recto du chèque. Tous les
chèques annulés sont classés par ordre chronologique derrière le chéquier.

Paiement des salaires des agents

 La liste de paie de l’ONG INTERNEWS est conforme au budget. Elle est

préparée en Francs CFA.

 Les salaires, les avantages et indemnités payés sont en accord avec le

Règlement Intérieur et en conformité avec la loi fiscale et toute autre
réglementation en vigueur.

Avant le 22ème jour de chaque mois, le responsable de l’administration prépare la liste

de paie mensuelle. Elle est transmise pour revue au Directeur Général. Les éléments
suivants sont à tenir en compte :

 Engagement ;
 Nomination ;
 Fin d'emploi ;
 Augmentations de salaire et promotions ;
 Indemnités (ad intérim, responsabilité) ;
 Avis de retenues sur salaire

Tous ces éléments doivent être sanctionnés par une note officielle signée par le
Directeur du projet.

 La liste de paie est, par la suite, transmise au Directeur pour autorisation et est
ensuite renvoyée au responsable de l’administration pour la préparation du
paiement.

 Le responsable de l’administration s'assure de la disponibilité des fonds.

 Il est établi pour chaque employé un bulletin de paie mensuel présentant le

salaire de base et toutes les indemnités octroyées, les retenues et le net à payer.
Les retenues réglementaires sont effectuées au moment du paiement des
salaires.

 Le personnel quittant l’ONG INTERNEWS est retiré de la liste de paie

immédiatement. On procède aussitôt au calcul et au paiement du décompte final.

LES PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS

CADRE DES MISSIONS

Les frais de mission à l’intérieur ou à l’extérieur du pays d’internews et ses projets et

programmes sont régis par la règlementation générale des projets et programmes de
développement en République Centrafricaine portant fixation des indemnités de mission
à l’intérieur du territoire national. (cf. décret en vigueur).

Manuel de Procédures administratives et financières

Version 201_/001 du 06-02-2018 25
1-Deplacement de Bangui-Provinces

Nature de depense Montant

Hebergement 10 000 XAF

Repas* 10 000 XAF

2-Deplacement de Provinces-Bangui

Nature de depense Montant

Hebergement et Transport
10 000 XAF 5000 XAF
Pause café et Pause
dejeuner Pris en compte
Pris en compte

MENTIONS DE L’ORDRE DE MISSION

Le document principal de la gestion des missions est l’ordre de mission.

L’ordre de mission comporte obligatoirement les mentions suivantes :
- la destination ;
- le motif de la mission ;
- la date (ou la durée) de départ et de retour prévue de la mission ;
- les noms des personnes concernées ;
- le nom du chauffeur ;
- le moyen de transport ;
- la signature de l’autorité habilitée.

SIGNATURE DE L’ORDRE DE MISSION

Les ordres de missions sont signés par le Directeur ou par délégation du pouvoir.

INDEMNITES DE MISSIONS

Les indemnités servies ne couvrent pas les frais d’hébergement, de déplacement et

repas.

PAIEMENT DES FRAIS DE MISSIONS

Chaque responsable de Direction, de Programme ou de Projet établit sur une demande

de fonds un budget de frais de mission qu’il signe et soumet à l’approbation de la
hiérarchie.
Manuel de Procédures administratives et financières
Version 201_/001 du 06-02-2018 26
JUSTIFICATION DES AVANCES DE FRAIS DE MISSION

La justification concerne aussi les indemnités de mission que l’avance forfaitaire versée
aux personnels nationaux et internationaux pour les frais non couverts par les
indemnités.

Dans le délai de trois (03) jours après la fin de la mission, le personnel présente à la
comptabilité du programme les pièces justificatives. Ces pièces justificatives sont
constituées de l’ordre de mission dûment visé à l’arrivée et au retour par le responsable
de la structure ayant accueilli la mission, les états de paiement des indemnités émargés
par tous les participants à la mission, les reçus et factures des autres frais (carburant,
péage….)

NB : Lorsque le nombre de jours effectifs de mission est inférieur au nombre de

jours de mission prévu, le reliquat des indemnités de mission doit être reversé et
les états de paiement repris en conséquence. Il en est de même lorsque la
mission n’a pas eu lieu.

L'AUDIT

Pour son audit, l’ONG INTERNEWS se confie aux exigences et au choix de cabinet
comptable désignés par les bailleurs ou le partenaire.

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Version 201_/001 du 06-02-2018 27
DISPOSITIONS FINALES

MISE A JOUR ET AMENDEMENTS

Révision du manuel

La procédure à suivre pour effectuer une mise à jour de ce manuel lorsqu’un

changement permanent survient dans une politique, pratique ou procédure, est mise en
œuvre par Direction.
Toute mise à jour sera mentionnée sur le numéro de bas de page du manuel. Le
numéro et la date d’une version du manuel doit être mentionné sur la page du manuel
et en contrebas de chaque page.

En matière de gestion du personnel, ce qui n’est pas précisé dans ce manuel est régi
par le code du travail au République Centrafricaine.

Le présent Manuel des Procédures de gestion Administrative et Financière entre en

vigueur à la date de sa signature.

Fait à Bangui le ……../………../ 2018.

Manuel de Procédures administratives et financières

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Manuel de Procédures administratives et financières
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