LES POINTS DU CONTRÔLE INTERNE

Note 1 : Insuffisance dans la constitution du dossier du personnel

PRINCIPE :
Le dossier individuel du personnel sert de support à l’évaluation des honoraires et des charges
sociales et fiscales subséquentes. Il doit être mis à jour lors de la survenance des événements
majeurs concernant le salarié.
Le dossier du personnel comprend généralement les pièces suivantes :

 Une fiche d’identification de l’employé ;

 Copie d’extrait d’acte de naissance ;
 Copie du diplôme et des attestations de travail ;
 Une description des tâches ;
 Copie du contrat ;
 Copie d’acte de mariage ;
 Copies des actes de naissance des enfants

CONSTAT
Notre contrôle sur les dossiers individuels de tout le personnel a relevé les anomalies
suivantes :
 Une fiche d'identification de l’employé ;
 Copie d'extrait d'acte de naissance ;
 Copie du diplôme et des attestations de travail ;
 Fiche de description des tâches ;
 Copie du contrat ;
 Copie d'acte de mariage ;
 Copies des actes de naissance des enfants.

RISQUE
Ces insuffisances pourraient mettre en cause la bonne gestion du personnel et des ressources
financières de l’entité.
RECOMMANDATION
Nous suggérons à l’entité de veiller à la constitution de tous les éléments essentiels du dossier
du personnel et à veiller au respect du dispositif du manuel de procédure.

OBSERVATION DE L’AUDITE
Nous prendrons les mesures nécessaires pour la constitution des dossiers du personnel.

POSITION FINALE DE L’AUDIT

Nous maintenons notre remarque.

NOTE 2 : INCOHERENCE ENTRE LES NUMEROS DE PIECES NUMERIQUES ET

PHYSIQUES

PRINCIPE
Pour faciliter la traçabilité des opérations et les rapprochements comptables, la référenciassion
des pièces comptables physiques doit être en cohérence avec celle dans le système
d’information numérique.

CONSTAT
Sur l’ensemble des opérations de la rubrique Fonctionnement, les numéros de pièce dans le
livre journal Excel sont différents de ceux présents dans le chrono classeur physique du même
mois pour les mêmes opérations.

RISQUE

L’incohérence entre les numéros de pièce numérique et physique pour les mêmes opérations
peut amener des difficultés dans le tri, l’archivage et la recherche ultérieure des pièces
comptables.

RECOMMANDATION

L’entité doit veiller sur la bonne présentation des documents comptables pour permettre la
conciliation des numérotations des pièces du chrono classeur avec ceux du système
numérique.

OBSERVATION DE L’AUDITE
Nous prendrons les mesures nécessaires pour la correction et la bonne pratique.

POSITION FINALE DE L’AUDIT

Nous maintenons notre point de vue.

NOTE 3 : INSUFFISANCE DANS LA CODIFICATION BUDGETAIRE

PRINCIPE
Conformément au budget annexé au contrat de subvention, toutes les dépenses du projet
doivent porter un code budgétaire en fonction de sa nature selon le canevas validé par le
Bailleur.

CONSTAT

Nous avons relevé plusieurs opérations comptabilisées dans le journal des dépenses du projet
ne comportant pas de code budgétaire.

RISQUE

L’absence de code budgétaire n’est pas de nature à faciliter la compilation ou centralisation

des opérations de la période par nature ou par catégorie. Cette pratique peut biaiser la qualité
de l’information financière.

RECOMMANDATION

Il convient de veiller sur l’affectation systématique des codes budgétaires à toutes les
dépenses enregistrées sur le projet conformément à la codification budgétaire prévue dans le
canevas du Bailleur.

OBSEVATION DE L’AUDITE

Nous prendrons les mesures nécessaires pour la correction et la bonne pratique.

POSITION FINALE DE L’AUDIT

Nous maintenons notre point de vue.

NOTE 4 : ABSENCE DE SIGNATURE DE CERTAINES FICHES D'EXPRESSION

DE BESOIN
PRINCIPE

La fiche d’expression de besoin, pour sa crédibilité, doit être signée par la personne habilitée
avant toute sortie de fonds.

Par ailleurs, le manuel de procédure prévoit que le formulaire doit être clairement renseigné et
signé par le demandeur ensuite il le fait approuver par le Coordinateur et visé par le Président
pour autorisation des dépenses. Le formulaire dûment rempli et approuvé est transmis au
Comptable.

CONSTAT

Pour plusieurs opérations de la période, les fiches expressions de besoin ne sont pas signées
par le coordinateur et ni la directrice en contradiction avec les dispositions du Manuel de
procédure de l’entité.

RISQUE

La non validation des fiches d’expression de besoin par les premiers responsables
hiérarchiques de l’organisation peut être source de dépassement budgétaire par inattention ou
d’imputation budgétaire inappropriée ou des dépenses inappropriée

RECOMMANDATION

L’entité doit veiller à la validation de toutes les fiches d’expression de besoin conformément
aux dispositions de son Manuel de procédures.

OBSEVATION DE L’AUDITE
Nous prendrons les mesures nécessaires pour la correction et la bonne pratique.

POSITION FINALE DE L’AUDIT

Nous maintenons notre point de vue.

NOTE 5 : INSUFFISANCE DANS LA JUSTIFICATION DES RENUMERATIONS DU

PERSONNEL A TEMPS PARTIEL.

PRINCIPE
Les interventions du Personnel à temps partiel sur le projet doivent être soutenues par une
fiche de temps de travail, une note d’affectation ou un contrat de prestation.

CONSTAT

Concernant le personnel mobilisé à temps partiel sur le projet, nous n’avons pas pu disposer
des éléments justificatifs nécessaires notamment la note d’affection sur le projet, la fiche de
temps et les preuves de paiement des quoteparts de salaire versées à ce dernier.

Le montant total de ces dépenses s’élève à F CFA XXX XXX XXX sur la période revue.

RISQUE 

Cette pratique constitue une imputation forfaitaire des dépenses sur le projet. Elle n’est pas
conforme au Manuel de procédure de l’entité et non plus à l’esprit du contrat de subvention.

RECOMMANDATION

L’entité doit veiller à l'élaboration d'une note d'affectation, fiche de temps, une clé de
répartition pouvant justifier le montant perçu par le personnel à temps partiel dans le cadre du
projet. Elle doit garder dans la liasse comptable les preuves de paiement des salaires
concernés.

OBSEVATION DE L’AUDITE

Nous prendrons les mesures nécessaires pour la correction et la bonne pratique.

POSITION FINALE DE L’AUDIT

Nous maintenons notre point de vue.

NOTE 6 : CHEQUES ETABLIS AU NOM D’UNE TIERCE PERSONNE

PRINCIPE 
Pour une gestion plus transparente dans la gestion financière du projet, les chèques émis au
nom des prestataires, personnes morales, doivent être libellés en leur raison ou dénomination
sociale.
Le manuel de procédure prévoit que tous les chèques établis par l’entité doivent être faits au
nom de la société.
En outre, les chèques faits au nom des particuliers doivent être accompagnés obligatoirement
d’une procuration signée et cachetée, fournit par l’entité à la personne mandatée pour le retrait
du chèque.

CONSTAT 
Nous avons constaté l’émission de chèques bancaires par l’entité à des particuliers au nom des
sociétés sans que ces dernières ne soient mandatées d’une quelconque procuration venant de
la société.

RISQUE
Cela peut favoriser le détournement d’argent et mettre en cause la fidélisation des
informations financières de l’entité.

RECOMMANDATION 
Nous recommandons à l’entité de procéder aux respects stricts des mesures prévues par le
manuel de procédures concernant l’émission de chèques bancaires.

OBSEVATION DE L’AUDITE
Nous prendrons les mesures nécessaires pour la correction et la bonne pratique.

POISITIONN FINALE DE L’AUDIT

Nous maintenons notre point de vue.
NOTE 7 : ABSENCE DE MISE EN COCURRENCE DES FOURNISSEURS DANS LE
CADRE DES ACHATS

PRINCIPE 
Lorsque la mise en œuvre d'une action nécessite que le bénéficiaire passe un marché, celui-ci
doit être attribué à l'offre économiquement la plus avantageuse (c'est-à-dire celle qui présente
le meilleur rapport qualité-prix) ou, le cas échéant, à l’offre la moins-disante.
CONSTAT 
La revue du processus de consultation et de choix des fournisseurs pour les achats fait
ressortir quelques insuffisances. En effet, l’entité n’a pas procédé à l’appel d’offres ouvert
pour achat, en violation du manuel de procédures qui exige un appel d’offres ouvert pour tout
achat.

Dans le cas de l’espèce, aucune preuve de mise en concurrence auprès de trois fournisseurs
n’a été fournie pour justifier le choix du fournisseur retenu.
RISQUE
Cet état de fait enfreint au principe de l’économie de la procédure d’acquisition. Elle n’est pas
conforme aux exigences de l’entité en matière d’achats de fournitures.
RECOMMANDATION 
L’entité devrait se conformer aux procédures d’achat et celles figurant dans le contrat de
subvention, qui stipulent que tout achat doit respecter le processus en question, et qu’il doit
être justifié par les documents et validations nécessaires : Expression de besoin, devis, mise
en concurrence des fournisseurs, validation du devis, bon de commande, facture, bon de
réception, etc.

OBSEVATION DE L’AUDITE
Nous prendrons les mesures nécessaires pour la correction et la bonne pratique.

POSITION FINALE DE L’AUDIT

Nous maintenons notre point de vue.

Note 8 : NON TENU DES ETATS DE RAPPROCHEMENTS BANCAIRES

PRINCIPES
Les opérations de la banque du manuel des procédures précise :
« Qu’il convient, pour chaque mois, de rapprocher les opérations mentionnées sur les extraits
bancaires avec les opérations du journal de banque en remplissant le formulaire de
rapprochement bancaire.
Le rapprochement bancaire permet de constater si les écarts existants entre le solde final
inscrit sur le livre journal de banque et le solde final inscrit sur l’extrait bancaire est normal ».

CONSTATS
Au cours de la période sous revue, l’entité n’a pas effectué certains états de rapprochements
bancaires mensuels du mois de mars avril.
RISQUES
Cette situation ne permet pas de connaitre l’état réel de la trésorerie, et le risque des erreurs.
RECOMMANDATIONS
Nous recommandons à l’entité de se conformer à la disposition du manuel de procédure en
effectuant des états de rapprochement bancaire.

OBSEVATION DE L’AUDITE
Nous prendrons les mesures nécessaires pour la correction et la bonne pratique.

POSITION FINALE DE L’AUDIT

Nous maintenons notre point de vue.
Note 9 : ABSENCE DE RAPPORT FINANCIER

PRINCIPES
Le rapport financier reflète l’image fidèle des informations financières d’une entité.
Elle doit être établi chaque année par l’entité, pour la traçabilité efficace et efficiente des
informations financières.

CONSTATS
Nous avons remarqué que l’entité ne disposait pas d’état financier pendant la période sous
revue.

RISQUES
Transmission de mauvaises informations financières qui ne reflètent pas la réalité de l’entité.

RECOMMANDATIONS
L’entité devrait procéder aux respect des mesures prévues par le manuel de procédure et
élaborer les états financiers annuels.

OBSEVATION DE L’AUDITE
Nous prendrons les mesures nécessaires pour la correction et la bonne pratique.

POSITION FINALE DE L’AUDIT

Nous maintenons notre point de vue.
NOTE 10 : ABSENCE DE COMPTE SPECIFIQUE DEDIE A CHAQUE PROJET

PRINCIPE 

Le coordonnateur doit veiller à ce qu’un rapprochement adéquat puisse être aisément effectué
entre tout rapport financier et son système comptable ainsi que les comptes et relevés
correspondants. À cet effet, le bénéficiaire prépare et conserve, à des fins d’inspection et de
vérification, les rapprochements de comptes appropriés, ainsi que les tableaux
complémentaires, analyses et autres comptes détaillés.

CONSTAT 

L’entité ne dispose pas d’un compte bancaire désigné principalement à la gestion des fonds
attribués par le bailleur pour le projet.

RISQUE

Cette pratique pourrait entraîner une confusion entre les fonds reçus pour financer d’autres
projets et ceux du projet en question. Cette situation ne permet pas de faire un rapprochement
bancaire approprié sur la gestion du fonds. Elle ne favorise pas la gestion les liquidités du
projet d’une manière transparente et plus efficace permettant ainsi non seulement d’avoir un
suivi détaillé de la liquidité et éviter une éventuelle confusion entre les différents concours
reçus des bailleurs de fonds.

RECOMMANDATION 

L’entité devrait avoir recours à des comptes bancaires spécifiques pour chaque projet financé
même si cela n'est pas exigé expressément dans les conditions générales du contrat de
subvention.

OBSEVATION DE L’AUDITE
Nous prendrons les mesures nécessaires pour la correction et la bonne pratique.
POSITION FINALE DE L’AUDIT
Nous maintenons notre point de vue.
NOTE 11 : ABSENCE D’ARRETE DE CAISSE

PRINCIPE :
Chaque entité doit procéder à la mise en place d’un arrêté mensuel de caisse, pour faciliter la
traçabilité des informations financières et donner une image fidèle aux opérations de
trésorerie.
CONSTAT :
Au terme de contrôle, nous avons constaté que les arrêtés mensuels de caisse ne sont pas
réalisés.
RECOMMANDATION :
Le non-respect des procédures de gestion de la trésorerie peut entrainer des déperditions
financières.
Nous demandons à l’entité de :
- Procéder aux arrêtés de caisse conformément aux dispositions du manuel de
procédures ;
- Respecter le plafond de caisse fixé dans le cadre des paiements.

OBSEVATION DE L’AUDITE
Nous prendrons les mesures nécessaires pour la correction et la bonne pratique.

POSITION FINALE DE L’AUDIT

Nous maintenons notre point de vue.
NOTE 12 : ABSENCE DE RAPPORT D’INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS DU
PROJET

PRINCIPE :
Lorsque l’on effectue un inventaire de ses immobilisations, il convient de respecter une
certaine organisation et de maintenir une rigueur méthodologique. Que l’inventaire soit réalisé
en interne ou qu’il soit confié à un cabinet extérieur, le respect de quelques règles de base est
une des clés de la réussite du projet d’inventaire des immobilisations.

CONSTAT :
L’entité ne procède pas à un inventaire de ses immobilisations, par ailleurs, nous pouvons
conclure qu’elle ne procède pas à l’élaboration de rapport d’inventaire, établi par un expert ou
par un auditeur.

RECOMMANDATION :
L’entité devra inventorier ses immobilisations chaque année, pour la traçabilité des
immobilisations.

OBSEVATION DE L’AUDITE
Nous prendrons les mesures nécessaires pour la correction et la bonne pratique.

POSITION FINALE DE L’AUDIT

Nous maintenons notre point de vue.
NOTE 13 : NON RESPECT DU CANEVAS BUDGETAIRE DU BAILLEUR

PRINCIPE :
Chaque bailleur, pour un exercice ou un projet donné, fixe un canevas budgétaire à ne pas
dépasser. Il permet de cerner les dépenses du projet sur le long terme, pour pouvoir mieux
faire face aux imprévus.

CONSTAT :
L’entité ne respecte pas le canevas budgétaire du bailleur. Nous avons constaté des rubriques
où le canevas a été largement dépassé.

RECOMMANDATION :
L’entité devra veiller au respect des dispositions avec le bailleur dans le contrat de
subvention.

OBSEVATION DE L’AUDITE
Nous prendrons les mesures nécessaires pour la correction et la bonne pratique.

POSITION FINALE DE L’AUDIT

Nous maintenons notre point de vue.
NOTE 14 : ABSENCE DE DOUBLE SIGNATURE DES CHEQUES ET ORDRE DE
VIREMENT

PRINCIPE :

Le développement d’une entreprise doit être accompagné de l’établissement de règles et

procédures qui vont faciliter et sécuriser son fonctionnement. Il faut garantir la sécurité
financière des opérations réalisées par l'entreprise, et en particulier les dépenses, qui
représentent une zone de risque opérationnelle importante.

D’où la double signature des chèques par deux personnes différentes.

CONSTAT :
Les chèques émis à des personnes physiques ou morales par l’entité ne respectent pas le
principe de double signature.

RECOMMANDATION :
L’entité devra prendre les dispositions nécessaires pour la régularisation de cette situation.

OBSEVATION DE L’AUDITE
Nous prendrons les mesures nécessaires pour la correction et la bonne pratique.

POISITIONN FINALE DE L’AUDIT

Nous maintenons notre point de vue.
NOTE 15 : INSUFFISANCE DANS L’ARCHIVAGE DES PIECES COMPTABLES

PRINCIPE :
Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité
pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations
légales. Pendant ce délai, l'administration peut mener des contrôles.

CONSTAT :
Certaines pièces comptables de l’entité sont perdues, difficultés à retrouver les pièces pour
fautes de non archivage et de classement.

RECOMMANDATION :
L’entité devra prendre les mesures et dispositions nécessaires pour l’archivage de ses pièces
comptables.

COMMENTAIRE DE L’entité
Nous prendrons les mesures nécessaires pour la correction et la bonne pratique.

POISITIONN FINALE DE L’AUDIT

Nous maintenons notre point de vue.