Documents de vérification interne et de

l'évaluation
Internal Audit and Evaluation Documents
 SOMMAIRE
 CONTEXTE
 OBJECTIFS ET PORTÉE
 MÉTHODOLOGIE
 ÉNONCÉ D'ASSURANCE
 CONCLUSIONS
 OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS – BUREAU DE WINNIPEG
o Recettes
o Passation de marchés
o Utilisation des cartes d'achat
o Dépenses effectuées pour les voyages
o Paiements aux fournisseurs
 RÉPONSE DE LA DIRECTION – BUREAU DE WINNIPEG
o Recettes – Réponse de la direction
o Passation de marchés – Réponse de la direction
o Utilisation des cartes d'achat - Réponse de la direction
o Dépenses effectuées pour les voyages – Réponse de la direction
o Paiements aux fournisseurs – Réponse de la direction
 OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS – BUREAU DE CALGARY
o Recettes
o Passation de marchés
o Utilisation des cartes d'achat
o Dépenses effectuées pour les voyages
o Paiements aux fournisseurs
 RÉPONSE DE LA DIRECTION – BUREAU DE CALGARY
o Recettes – Réponse de la direction
o Passation de marchés – Réponse de la direction
o Utilisation des cartes d'achat – Réponse de la direction
o Dépenses effectuées pour les voyages – Réponse de la direction
o Paiements aux fournisseurs – Réponse de la direction
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OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS – BUREAU DE WINNIPEG

Recettes

Observations
Les recettes du CSOC comptabilisées au bureau de Winnipeg proviennent des sources
suivantes :

 Recouvrement de salaires d'employés qui travaillent directement pour d'autres

organismes gouvernementaux et non gouvernementaux.
 Financement provenant d'initiatives financées conjointement comme l'étude sur les
profils d'activité humaine.
 Diverses recettes tirées du travail effectué par le personnel de Parcs Canada.

Nous avons constaté que les recettes constituent un élément moins important que les autres
processus financiers pour le bureau de Winnipeg : les recettes totales pour la période visée par
la vérification se sont élevées à environ 130 000 $.

Nous avons mené des entrevues avec l'agent des finances et avec l'un des commis des
finances et de l'administration. Ces entrevues nous ont permis d'obtenir une description
détaillée des processus de traitement des recettes et des procédures de vérification. De plus,
nous avons mis à l'essai deux inscriptions de recettes afin de vérifier si les recettes inscrites
correspondaient aux montants prévus aux marchés et si les fonds correspondants ont été
déposés à la banque.

En général, nous avons constaté que les processus et les contrôles liés aux recettes ne sont pas
officiels, mais que le personnel fait preuve d'une grande diligence dans l'exécution de ses
tâches. Nous avons noté certains aspects en particulier qui gagneraient à être améliorés :

 Il n'existe aucune ligne directrice ni procédure propre à chaque type de recettes reçues
par le bureau de Winnipeg du CSOC, ce qui entraîne d'importantes pertes de temps
étant donné que les commis des finances et de l'administration doivent souvent
demander de l'aide lorsqu'ils doivent effectuer des opérations de recettes.
 La fonction de facturation était assumée par le ministère chargé des programmes ou
par le groupe des finances. Par conséquent, les pratiques de facturation n'étaient pas
uniformes, et les factures n'étaient pas toujours transmises aux organismes dans les
délais prévus.
 Les recettes réelles reçues n'étaient pas comparées avec les recettes prévues de façon
régulière, étant donné que l'agent des finances, dans bien des cas, n'était pas au courant
des dernières prévisions des recettes.
 Les procédures actuelles ne permettent pas une séparation des tâches et des contrôles
qui permettrait d'atténuer les risques de détournement de fonds, entre autres. En
particulier, nous avons noté ce qui suit :
o La mention « À déposer dans le compte du receveur général seulement » n'est
pas apposée sur les chèques avant leur réception au service des finances. Entre-
temps, les chèques sont parfois laissés sans surveillance pendant un certain
temps dans la boîte à courrier du service des finances, située dans la salle du
courrier.
o Actuellement, le commis qui récupère les chèques dans la salle du courrier est
souvent le même qui saisit les opérations dans le SAP et qui effectue les dépôts
bancaires.
o Le rapprochement des dépôts et de la liste des chèques reçus n'est pas effectué
de façon régulière.

Recommandations
Le directeur du Centre de services, en collaboration avec le personnel concerné, devrait
effectuer ce qui suit :

 L'agent des finances de Winnipeg, en collaboration avec le gestionnaire et le personnel

des finances et de l'administration, devrait élaborer des lignes directrices et des
procédures normalisées en ce qui concerne le recouvrement des coûts et le
financement provenant d'initiatives conjointes. Ces lignes directrices et procédures
devraient être consignées, examinées et publiées dans le site intranet du CSOC.
 Le groupe des finances et de l'administration devrait être chargé de l'ensemble de la
facturation des recettes. En cas de modification des accords de financement des
initiatives conjointes, les modifications devraient être portées à l'attention du groupe
des finances et de l'administration, qui pourra modifier la date et le montant des
factures en fonction de ces modifications.
 L'agent des finances du bureau de Winnipeg devrait comparer les recettes réelles
perçues avec les montants prévus chaque trimestre et effectuer un suivi en cas de
divergence.
 Le responsable de la salle du courrier, dès qu'il reçoit un chèque, devrait estampiller le
chèque de la mention « À déposer dans le compte du receveur général seulement ».
 Le groupe des finances et de l'administration devrait désigner un commis des finances
qui serait chargé de récupérer le courrier dans la salle du courrier. Ce commis
dresserait une liste des chèques reçus et remettrait les chèques à un autre commis des
finances, qui se chargerait de les saisir dans le SAP. Enfin, un troisième employé
effectuerait les dépôts bancaires. Les employés qui récupèrent le courrier et qui
effectuent les dépôts bancaires ne devraient pas effectuer d'inscriptions dans les
comptes de recettes du SAP, et, dans la mesure du possible, ils ne devraient pas avoir
accès à ces comptes.

Passation de marchés

Observations

Le bureau de Winnipeg du CSOC conclut des marchés de biens, de services ou de services qui
se rapportent aux biens immobiliers et à des travaux de construction au moyen des méthodes
suivantes :

 Marchés à fournisseur unique

 Appels d'offres concurrentiels (sur invitation)
 Commandes subséquentes à une offre à commandes
 Autorisations d'achats locaux (AAL) ou bons de commande
 Cartes d'achat

Deux sections sont consacrées aux deux dernières méthodes.

Le bureau de Winnipeg s'occupe principalement de marchés de petite valeur. Les marchés

importants sont tous traités par le bureau de Calgary, dont l'agent des marchés est expérimenté
dans la gestion de marchés importants. Dans 90 % des cas, les marchés conclus par le bureau
de Winnipeg sont attribués à un fournisseur unique étant donné qu'ils correspondent à des
montants peu élevés. Dans le cas des marchés de moins de 5 000 $, un dossier n'est pas
conservé pour chaque marché, mais l'agent des marchés conserve une copie du marché. Dans
le cas des marchés de plus de 5 000 $, un dossier contractuel officiel doit être tenu.

Pendant la période visée par la vérification, le bureau de Winnipeg a passé environ 95

marchés d'une valeur totale approximative de 233 000 $. Six de ces marchés étaient d'une
valeur de plus de 5 000 $. Nous avons examiné deux marchés de plus de 5 000 $ ainsi que
quatre marchés de moins de 5 000 $. Notre vérification a donc porté sur des marchés d'une
valeur totale de 67 170 $. De plus, nous avons mené une entrevue avec l'agent des marchés.

Notre vérification nous a permis de constater qu'en général, les règles de passation des
marchés sont observées. Dans la plupart des cas, les marchés sont attribués à un fournisseur
unique étant donné qu'ils correspondent à des montants peu élevés. Toutefois, les marchés
plus importants font habituellement l'objet d'un appel d'offres concurrentiel, conformément
aux lignes directrices du Conseil du Trésor. Sur les six marchés qui ont été examinés, un seul
ne comportait pas suffisamment de documentation pour nous permettre de vérifier si un
processus concurrentiel adéquat a été suivi.

Dans ce cas, l'employé responsable avait enclenché le processus de passation de marchés sans
avoir consulté l'agent des marchés; par conséquent, les modalités et la demande de
propositions ont dû être émises de nouveau lorsque l'agent des marchés est intervenu; le
dossier du marché ne contenait pas les modalités ni la demande de propositions originales.
Nous avons fait part de cette situation à l'agent des marchés, qui a indiqué qu'il s'agit d'un
problème courant au CSOC et que l'agent des marchés est parfois appelé à intervenir dans le
processus de passation des marchés importants seulement une fois que le processus est
enclenché.

Recommandation

Le directeur du Centre de services, en collaboration avec les membres du personnel

concernés, devrait voir à ce que la mesure suivante soit prise :

Le CSOC devrait voir à ce que tous les employés soient pleinement conscients de tous les
aspects possibles de la passation de marchés de biens et services. Dans le cas des marchés
importants (marchés de plus de 5 000 $), aucune mesure ne devrait être prise avant que l'agent
des marchés du bureau de Winnipeg soit intervenu dans le processus de passation des
marchés.

Utilisation des cartes d'achat

Observations

Les cartes d'achat sont très utilisées au bureau de Winnipeg, qui compte 44 cartes MasterCard
et 12 cartes VISA. La plupart des secteurs de programmes du CSOC comptent au moins deux
cartes d'achat. Les cartes MasterCard sont couramment utilisées, mais plusieurs employés
utilisent également une carte d'achat VISA.

Nous avons effectué un examen détaillé de six achats réalisés au moyen d'une carte d'achat
pendant une période d'un mois. Nous avons examiné les relevés correspondants afin de
vérifier s'ils avaient été autorisés en vertu des articles 33 et 34, s'ils contenaient seulement des
dépenses valides à l'intérieur des limites approuvées, si chaque achat était justifié par un reçu
et si les paiements ont été effectués dans les délais. Nous avons également interrogé le
gestionnaire, Finances et administration (qui fait office de coordonnateur intérimaire des
cartes d'achat), l'agent des marchés et plusieurs membres du personnel des programmes.

Selon nos discussions avec le gestionnaire, Finances et administration, les cartes d'achat sont
habituellement utilisées conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor. Toutefois,
le gestionnaire a également indiqué que le CSOC n'a appris qu'à la fin de 2003 que les
employés ne sont pas autorisés à accorder eux-mêmes l'autorisation en vertu de l'article 34
dont ils ont besoin. À ce moment, un courriel a été envoyé à tout le personnel afin de lui
expliquer que cette pratique est contraire à la politique du Conseil du Trésor. Nous avons
effectué un examen de l'ensemble des achats effectués avec une carte d'achat grâce aux
relevés en ligne MasterCard. Toutefois, il n'a pas été aussi facile d'effectuer cet examen dans
le cas des cartes VISA. Nous avons également constaté, après d'autres discussions avec des
membres du personnel du CSOC, que les membres du personnel ne sont pas tous au courant
de la restriction que nous venons de décrire. Si ces employés continuent d'accorder eux-
mêmes les autorisations en vertu de l'article 34 dont ils ont besoin, il faudra considérer qu'il
s'agit d'une dérogation à la politique du Conseil du Trésor qui présente des risques d'achats
non autorisés et de détournements de fonds.

Notre examen des achats effectués avec une carte d'achat nous a permis de relever trois
exceptions. Dans le premier cas, le paiement a été effectué un jour en retard; ce retard ne
semble toutefois pas avoir entraîné l'imposition de frais d'intérêts supplémentaires. Dans le
deuxième cas, un relevé n'était pas accompagné du reçu, et aucune explication n'a été fournie
sur l'absence du reçu. Dans le troisième cas, une autorisation en vertu de l'article 34 a été
accordée par la même personne qui l'a demandée; mentionnons que cette situation s'est
produite avant l'envoi du courriel du gestionnaire, Finances et administration, qui portait sur
cette question.

Recommandations

Le directeur du Centre de services, en collaboration avec les membres du personnel

concernés, devrait voir à ce que les mesures suivantes soient prises :

 Le gestionnaire, Finances et administration, devrait mettre en œuvre une politique

selon laquelle les cartes MasterCard devraient être les seules cartes d'achat utilisées au
CSOC jusqu'à ce que VISA offre une fonction équivalente de consultation des relevés
en ligne. Toutes les cartes d'achat VISA en vigueur devraient être annulées et
remplacées par des cartes MasterCard.
 Envoyer de nouveau aux employés du bureau de Winnipeg du CSOC un courriel
officiel sur l'utilisation adéquate des cartes d'achat et sur l'obligation d'obtenir une
autorisation indépendante en vertu de l'article 34 pour chaque relevé. Le groupe des
finances devrait vérifier tous les relevés de cartes d'achat qui seront reçus au cours des
prochains mois afin de voir à ce que l'autorisation en vertu de l'article 34 ait été
accordée par une personne habilitée à le faire. Toute exception à cette règle devra être
abordée avec l'employé concerné.
Dépenses effectuées pour les voyages

Observations

Les cartes de voyage sont utilisées par la plupart des employés du bureau de Winnipeg qui
effectuent des déplacements. Dans la majorité des cas, les employés se déplacent pour assister
à des réunions, transmettre leur savoir-faire sur place ou assister à des séances de formation
ou à des conférences. La plupart des déplacements sont effectués à l'intérieur de la région,
bien que certaines réunions soient d'envergure nationale et que des membres du personnel
doivent parfois se rendre à l'étranger afin d'assister à des conférences ou à des symposiums en
Europe. Ces voyages durent habituellement une ou deux semaines et ne durent que très
rarement plus d'un mois.

Nous avons effectué un examen détaillé de sept demandes de remboursement de frais de

voyage. Nous avons vérifié si les autorisations requises avaient été obtenues, si les demandes
de remboursement de frais de voyage ont été établies au moyen des taux quotidiens et des
taux de kilométrage du Conseil du Trésor, si elles étaient accompagnées des reçus le cas
échéant et si les reçus et les renseignements figurant dans la demande de remboursement
étaient conformes aux autorisations de voyage. De plus, nous avons interrogé l'agent des
finances (coordonnateur des cartes de voyage), un commis des finances et divers membres du
personnel des programmes.

En général, nous avons constaté que les processus de préparation et d'examen des dépenses de
voyage sont compris et respectés.

Sur les sept demandes de remboursement de frais de voyage que nous avons examinées, nous
avons relevé deux exceptions. Dans le premier cas, un employé qui a été en déplacement
pendant 45 jours a demandé le taux quotidien complet pour toute la durée de son
déplacement, alors que la politique du Conseil du Trésor prévoit que le taux quotidien doit
être réduit à 70 % du taux complet après 30 jours de déplacement continus. Cette situation
n'indique pas une faiblesse des processus financiers étant donné que le problème a été relevé
par le commis des finances, qui a fait part de la situation à l'agent des finances, qui a décidé, à
des fins d'équité, d'accorder le taux quotidien complet à l'employé.

Dans le second cas, un employé a obtenu du bureau du directeur général une autorisation pour
assister à une conférence en Europe. Cette autorisation a été transmise par courrier
électronique dans un tableau préparé dans un document Word; toutefois, aucune preuve ne
permet de déterminer que ce document provenait réellement du bureau du directeur général.

Recommandation

Le directeur du Centre de services, en collaboration avec les membres du personnel

concernés, devrait voir à ce que les mesures suivantes soient prises :

Lorsqu'une autorisation officielle ou d'autres documents explicatifs sont reçus par courrier
électronique, une copie du courriel devrait être jointe aux pièces justificatives de l'opération
afin de prouver la source du document ou de fournir une explication.
Paiements aux fournisseurs

Observations

L'achat de biens et services est effectué au moyen de marchés ou de cartes d'achat (que nous
abordons en détail ailleurs dans le présent rapport) ou au moyen de bons de commande ou
d'autorisations d'achats locaux. Au bureau de Winnipeg, la plupart des achats sont effectués
au moyen d'une carte d'achat, bien que certains achats soient effectués au moyen d'un bon de
commande. Dans ce dernier cas, la facture est réglée par chèque. Dans la plupart de ces cas,
on utilise davantage le bon de commande que l'autorisation d'achats locaux, qui est surtout
utilisée à l'unité de gestion. Selon une politique non officielle du CSOC, tout achat de plus de
500 $ doit être effectué au moyen d'une carte d'achat, d'un marché, d'un bon de commande ou
d'une autorisation d'achats locaux.

Nous avons mené des entrevues avec l'agent des finances, l'agent des marchés (qui effectue
également la saisie de données au bureau de Winnipeg) et avec deux agents de soutien aux
programmes en ce qui concerne les paiements aux fournisseurs. De plus, nous avons vérifié
cinq paiements de façon détaillée. Nous avons vérifié si les autorisations requises ont été
obtenues, si les fonds ont été engagés dans le SAP, si la facture a été datée au moyen d'un
timbre et si la facture correspondait au marché ou au bon de commande (le cas échéant).

Nos discussions avec divers membres du personnel du CSOC nous ont permis de constater
que les politiques et procédures globales sont bien comprises par toutes les parties. Toutefois,
nous avons constaté que dans le cas de certains achats effectués par un autre moyen que la
carte d'achat, les factures ont été transmises au groupe des finances sans avoir été précédées
des écritures requises (il s'agit de « factures orphelines »). Nos discussions avec le personnel
des programmes nous ont permis de constater qu'à l'occasion, on ne produit pas de bon de
commande si le fournisseur ne l'exige pas, ce qui contrevient à la politique de PC. Sans bon
de commande, il est impossible de vérifier si le prix et la nature des biens reçus qui figurent
sur la facture correspondent aux renseignements qui figurent sur le bon de commande; il s'agit
pourtant d'un contrôle financier important. De plus, cette façon de faire limite l'efficacité de
certains rapports financiers, qui sont créés à partir des engagements financiers effectués dans
le SAP (qui sont automatiquement établis lorsqu'un bon de commande est créé).

De plus, nos discussions avec l'agent des finances nous ont permis de constater que les
factures ne sont pas toujours payées dans les délais. Cette situation s'explique par un problème
concernant le codage dans le SAP; lorsqu'une facture est créée, elle s'affiche dans l'écran « À
payer » sans égard à sa date d'échéance. Il est très difficile et fastidieux de préparer des
autorisations en vertu de l'article 33 sans autoriser toutes ces factures simultanément. Parfois,
les factures sont autorisées avant leur date de paiement, et l'on oublie de les payer à la date de
paiement.

Sur les cinq vérifications détaillées effectuées, nous avons relevé trois exceptions. Dans le
premier cas, une facture n'a pas été datée au moyen d'un timbre à sa réception. La facture a
tout de même été payée à temps, si bien que nous n'avons pas considéré qu'il s'agissait d'une
omission justifiant une recommandation.

Les deux autres exceptions portent sur un test de sélection pour lequel des crayons ont été
achetés au coût de 2 102,66 $. Cet achat n'a pas été effectué au moyen d'une carte d'achat, et
aucun bon de commande ni AAL n'a été créé. De plus, aucun engagement financier n'avait été
fait dans le SAP pour cet achat.

Recommandations

Le directeur du Centre de services, en collaboration avec les membres du personnel

concernés, devrait voir à ce que les mesures suivantes soient prises :

 Le bureau de Winnipeg devrait accroître la formation offerte sur les acquisitions et les
avantages des procédures normalisées de passation des marchés comme les bons de
commande et les autorisations d'achats locaux. Au cours de cette formation, on devrait
insister sur le fait que le respect des procédures a une incidence positive sur le contrôle
au sein du CSOC et accroît la capacité de production de rapports financiers de Parcs
Canada. De plus, cette question devrait être abordée avec les employés en cas de
factures « orphelines ».
 Le CSOC devrait tenter de savoir si le SAP contient une fonction qui permettrait aux
commis des finances de saisir les factures à leur réception, mais de les faire apparaître
à l'écran « À payer » en fonction de leur date d'échéance. Les commis pourraient
ensuite classer les factures au moment de leur réception, mais les transmettre à l'agent
des finances pour que celui-ci effectue son examen en vertu de l'article 33 en fonction
de la date d'échéance des factures, et non en fonction de leur date de réception.

Date de modification : 2009-06-11

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