Mission de préparation, passation, suivi de

l'exécution de marché public d'informatique

Une mission allant de la définition des besoins à la réception des prestations
pouvant être complétée par le suivi

Elle comprend généralement les phases suivantes en appel d'offres (pour d'autres procédures
seules certaines phases peuvent exister)

Phase 1  - Définition des besoins, détermination des principales caractéristiques du

marché, estimation des montants. 

Phase 2  - Rédaction de l'avis d'appel public à la concurrence (AAPC)

Phase 3  - Rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

Phase 4  - Réponses aux questions des candidats

Phase 5  - Analyse des offres et rédaction du rapport d'analyse pour la Commission d'Appel
d'Offres

Phase 6  - Préparation des questions posées par la Commission d'Appel d'Offres (la PRM,
marchés d'état) aux candidats

Phase 7  - Participation à une ou plusieurs Commissions d'Appel d'Offres

Phase 8 -  Assistance à la rédaction du rapport du maître d'ouvrage

Phase 9  - Assistance aux opérations de vérification (Vérification d'aptitude, vérification de

service régulier, admission ou réception des prestations)

Phase 10- Suivi et assistance post réception des prestations.

Marchés publics d'informatique :
préparation, passation, suivi de l'exécution
Phase 1  - Définition des besoins, détermination des
principales caractéristiques du marché, estimation des
montants. 
Définition des besoins

La définition préalable des besoins est une obligation précisée par le code des marchés
publics 2006.

La nature et l’étendue des besoins à satisfaire doivent être déterminées avec précision avant
tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d’un appel à la concurrence.

Si l'autorité adjudicatrice ne dispose pas des compétences nécessaires pour les définir elle a
intérêt à faire appel à un prestataire externe pour accomplir cette mission, en utilisant
éventuellement un marché de définition. 

Pendant longtemps, le pouvoir adjudicateur définissait souvent ses besoins par la rédaction
d’un cahier des charges décrivant la solution souhaitée ne laissant au candidat qu’une
obligation de moyens. Cependant le besoin peut se définir également sous forme d’un cahier
des charges fonctionnel décrivant des résultats à atteindre, le candidat s'engageant à une
obligation de résultats. 

Dans la procédure d''appel d’offres ce dernier peut se conduire sous une forme classique ou
sous la forme d'une procédure de dialogue compétitif. Quelle que soit la forme adoptée, et
sous réserve du respect des dispositions réglementaires, l'obligation de résultats est
recommandée. Pour la procédure de dialogue compétitif elle est implicite, pour l'appel d'offre
classique l'obligation de résultats a intérêt à être précisée au CCAP ; auquel cas il faut
évidemment définir les résultats attendus.

Détermination des principales caractéristiques du marché

A ce stade, il est également nécessaire de déterminer les principales caractéristiques du

marché qui peuvent être :

1. les délais d'exécution  

2. allotissement, 

3. fractionnement, 

4. critères de sélection des candidats et d'attribution des offres, types de délais relatifs à la
maintenance, délai de réception des candidatures et des offres, temps de réponse, sécurités
à prévoir, ...), 
 5. obligations du titulaire (de moyens, de résultats, d'information, de conseil, de mise en
garde, ...), 

6. la forme des prix, 

7. pénalités (pour la livraison, pour la maintenance), ...

Estimation des montants

Les montants des marchés doivent être estimés, les sommes doivent être disponibles au
budget. 

L'estimation doit être sincère. Il ne s'agit pas de sous-estimer un appel d'offres de manière à le
rendre infructueux pour passer ensuite à un marché négocié, cette pratique étant sanctionnée
par le juge administratif.

Phase 2  - Rédaction de l'avis d'appel public à la

concurrence (AAPC)
La rédaction de l'AAPC est contraignante pour les procédures formalisées, comme notamment
l'appel d'offres car elle doit se conformer, lorsque tel est le cas, au modèle européen dont le
formulaire n'est pas particulièrement simple à compléter  La jurisprudence en la matière est
très abondante.

Les avis nationaux doivent être similaires à leurs homologues européens. C'est le pouvoir
adjudicateur qui est responsable de son contenu. En dehors des exceptions prévues au
quatrième alinéa de l’article 28 ainsi qu’au II de l’article 35, tout marché ou accord-cadre
d’un montant égal ou supérieur à 4 000 EUR HT est précédé d’une publicité, dans les
conditions définies à l'article 40 du code des marchés publics 2006.

Phase 3  - Rédaction du dossier de consultation des

entreprises (DCE)
Le DCE comporte notamment : 

1. le règlement de la consultation (RC), 

2. l'acte d'engagement*, 

3. le CCAP,

4. le CCTP, 

5. le contrat de maintenance rédigé pour la personne publique, (Recommandation B1-96,

à l’attention des acheteurs publics, du guide de l’achat public sur la qualité
informatique, établie par le GPEM/IC, adoptée le 20 mars 1996 par la Section
Technique de la Commission Centrale des Marchés). 

6. le questionnaire technique et fonctionnel éventuel, 

 7. la DPGF, le BPU, le DQE, ... éventuels,  

8. les autres documents susceptibles de faire partie du DCE tels que des plans, ... 

** la personne publique doit être vigilante aux annexes à l'acte d'engagement qu'elle souhaite
intégrer au marché et particulièrement à leur contenu ainsi qu'à leur hiérarchie contractuelle. 

Phase 4  - Réponses aux questions des candidats

Avant d'établir leurs offres les candidats ont la possibilité de poser des questions pour préciser
les dispositions du DCE. Ces questions peuvent se poser à deux stades de la procédure :

1. Suite à l'étude du DCE par les candidats,

2. Suite aux visites des sites du pouvoir adjudicateur par les candidats si le marché les prévoit. 

Plutôt que de fournir les coordonnées téléphoniques d'un correspondant qui ne sera pas
susceptible de fournir forcément toutes les mêmes réponses à chacun des candidats il est
préférable de recenser les questions écrites de tous les candidats puis de procéder à une
diffusion égalitaire de toutes les questions et réponses. 

Il faut être vigilant sur les réponses qui doivent être formulées avec précision (et qui ne
doivent pas contredire les dispositions du DCE, auquel cas il faut aménager la hiérarchie
contractuelle des questions/réponses en conséquence) car elles sont destinées à devenir des
annexes de l'acte d'engagement. 

Phase 5  - Analyse des offres et rédaction du rapport

d'analyse pour la Commission d'Appel d'Offres
L'analyse des offres consiste à étudier et comparer les offres au regard des critères de choix
des offres prévus en amont.

Le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse

Dans notamment son article 53, le code des marchés publics pose le principe du choix de
l’offre économiquement la plus avantageuse. 

Pour attribuer le marché au candidat qui a présenté l’offre économiquement la plus

avantageuse, le pouvoir adjudicateur se fonde :

1° Soit sur une pluralité de critères non discriminatoires et liés à l’objet du marché,
notamment la qualité, le prix, la valeur technique, le caractère esthétique et fonctionnel, les
performances en matière de protection de l’environnement, les performances en matière
d’insertion professionnelle des publics en difficulté, le coût global d’utilisation, la rentabilité,
le caractère innovant, le service après-vente et l’assistance technique, la date de livraison, le
délai de livraison ou d’exécution. D’autres critères peuvent être pris en compte s’ils sont
justifiés par l’objet du marché ;

2° Soit, compte tenu de l’objet du marché, sur un seul critère, qui est celui du prix.
Les critères de choix des offres

Les critères de choix des offres doivent être définis au préalable de manière hiérarchique ou
pondérée dans l'AAPC ou dans le RDC (Conseil d'Etat, Marseille 7 octobre 2005, n° 276867,
Communauté Urbaine Marseille Provence Métropole (pondération))

L'analyse des offres doit 

 proposer l'élimination justifiée des offres non conformes (La notion d'offre non
conforme a disparu du code des marché publics 2006. Elle est remplacée par les
notions d'offre inacceptable, d'offre irrégulière et d'offre inappropriée), 
 respecter strictement les critères annoncés dans l'AAPC ou dans le RDC,

 être justifiable. 

Pour le choix des offres il ne faut pas utiliser de critères 

 tels que ceux utilisés pour la sélection des candidatures (1ere enveloppe),
 prohibés (implantation géographique locale, ...),

 relatifs à la conformité des offres (les offres doivent être conformes).  

Phase 6  - Préparation des questions posées par la CAO

pour les collectivités territoriales aux candidats
conformément aux dispositions du CMP
La complexité des marchés d'informatique (surtout lorsqu'ils comportent une part importante
de services) nécessite généralement d'interroger les candidats afin de leur faire préciser ou
compléter la teneur de leur offre. 

Cette tâche incombe, notamment pour les appels d'offres, à la Commission d'Appel d'Offres
pour les collectivités. Les questions peuvent être préparées par soit le service en charge de
l'analyse des offres soit par un consultant externe. 

Il est à noter qu'il faut être très précis dans les questions (engendrant une réponse de type OUI
ou NON de préférence) et générer des réponses sans ambiguïté car les questions et les
réponses sont destinées à être annexées à l'acte d'engagement. Il arrive très fréquemment que
les réponses soient interprétables et donc sujettes à discussion lors de l'exécution des
prestations.

Il faut être vigilant sur les réponses qui doivent être formulées avec précision (et qui ne
doivent pas contredire les dispositions du DCE. Il est conseillé de gérer et aménager la
hiérarchie contractuelle des questions/réponses en conséquence car elles sont destinées à
devenir des annexes de l'acte d'engagement. 

Phase 7  - Participation à une ou plusieurs Commissions

d'Appel d'Offres
Participation à une ou plusieurs Commissions d'Appel d'Offres dont à celle dévolue au choix
du titulaire.

Il est à noter que dans les marchés de services informatiques, qui sont plus complexes que
ceux de fournitures simples, il peut y avoir plus de deux réunions de la Commission d'Appel
d'Offres pour un même marché. Ceci représente une contrainte importante pour ceux des
pouvoir adjudicateur qui éprouvent des difficultés à réunir leur Commission d'Appel d'Offres. 

Phase 8 - Assistance à la rédaction du rapport du maître

d'ouvrage
La rédaction du rapport du maître d'ouvrage, lorsqu'il est prévu par la procédure, est dévolue à
la PRM, elle peut se faire assister dans cette tâche par un consultant. Les administrations
disposant d'un service marché rédigent généralement ce rapport elles mêmes. 

Il faut prêter attention à la rédaction de ce document car il est notamment vérifié par le
contrôle de légalité pour les pouvoirs adjudicateurs qui y sont soumis. 

Phase 9  - Assistance aux opérations de vérification (VA,

VSR, admission) des FCS ou de réception des PI
 (Voir également : Contenu des Opérations de vérification, Opérations de vérification)

Cette étape est particulièrement importante et parfois négligée par les administrations. Il faut
absolument respecter les dispositions du CCAG concerné et celles du CCAP s'il y déroge.

En effet, les notions de procédures et de délais y sont fondamentales. Leur non-respect met

l'administration en faute. 

La procédure doit absolument être respectée (cas ici du CCAGFCS 1977) :

1. notification de la mise en ordre de marche par le titulaire,

2. procès verbal de vérification d'aptitude par la PRM (VA),

3. procès verbal de vérification de service régulier par la PRM (VSR),

4. procès verbal d'admission par la personne publique. 

Attention l'expérience montre que les administrations ne respectent pas toujours les
dispositions ci-dessous (parfois quand il n'y a pas de service marché habitué à ces types de
procédures) : 

1. La notification de la mise en ordre de marche doit être effectuée par le titulaire.

C'est la la date de réception de cette notification qui compte pour définir les délais relatifs à la
vérification d'aptitude. 
2. Les procès verbaux doivent être rédigés par la personne publique et surtout pas par le titulaire
comme on le constate encore très fréquemment. 

3. Les imprimés de procès verbaux seront fournis par la personne publique sans surcharge ni
ajout par le titulaire.