DOSSIER DE CONTOLE INTERNE.

Catherine Maillet
Source : dossiers de PW traduits et mis en forme avec leur autorisation
DOSSIER DE CONTROLE INTERNE

Nom de la société

Adresse du Siège social

Numéro de téléphone

Adresse des établissements de l'entreprise et numéros de téléphone

Personnes à contacter.

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 INDEX

Page

MISSION 1

ÉTATS FINANCIERS 2

BUDGET 7

BANQUES ET CAISSES 8

CLIENTS ET VENTES 17

STOCKS, CONSOMMATION 33

IMMOBILISATIONS 49

FOURNISSEURS ET ACHATS 56

FRAIS DE PERSONNEL 68

INFORMATIQUE 73

3
 DOSSIER DE CONTROLE INTERNE

Mission

Nature de la mission

Date de nomination

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ÉTATS FINANCIERS

INDICATEURS

Le récapitulatif qui suit regroupe des conditions importantes pour assurer la fiabilité des états
financiers. Certaines de ces conditions non appliquées mais nécessaires pour la société
constituent une opportunité de service à apporter à notre client.

1. Faiblesses notées sur les contrôles internes.

2. Manque de surveillance ou de responsabilités clairement définies sur les états

financiers.

3. Manque de rapports financiers par centre de responsabilité.

4. Rapports irréguliers ou inexploitables.

5. Inefficacité des décisions prises pour l'organisation comptable.

6. Rapports de contrôle interne inefficaces en raison de leur présentation (détails inutiles

ou manque d'explication).

7. Résultats budgétés non comparés aux résultats actuels, ou variations non expliquées.

8. Explications des anomalies et des variations par rapport au budget, à l'année

précédente ou à la période précédente, superficielles ou non réalistes.

9. Manque de rapports standardisés pour les établissements ou filiales.

10. Manque de procédure pour réaliser la clôture des comptes pour chaque période
déterminée.

11. Manque de compréhension du plan comptable.

12. Manque d'équipement informatique.

13. Difficultés dans la préparation des états consolidés

5
ÉTATS FINANCIERS

QUESTIONNAIRE D'INFORMATION

1. Existe-t-il un plan comptable ?

2. Les principes comptables sont-ils clairement établis ?

3. Les comptes sont-ils établis pour des périodes intérimaires ?

3.1 Sont-ils préparés à partir du grand livre ?

3.2 Quelles sont les dates d'arrêtés intérimaires ?

4. Y a-t- il un système d'information adéquat pour la direction ?

4.1 Quels sont les rapports utiles préparés

4.2 Combien de fois dans l'année ?

4.3 Qui utilisent ces rapports ?

5. Qui est le Commissaire aux Comptes ?

6. Les rapports financiers légaux sont-ils différents des rapports financiers utilisés par la
direction ?

6.1 Si oui quelles sont les conséquences sur les sources comptables ?

6.2 La société maintient-elle un grand livre et une balance respectant la présentation

française ?

6
ÉTATS FINANCIERS

OBJECTIF 1
POUR S'ASSURER QUE LES ETATS FINANCIERS DANS LEUR ENSEMBLE REFLETENT
L'ACTIVITE DE L'ENTREPRISE ET QU'ILS SONT PRESENTES SUR DES BASES
CONSISTANTES AVEC CELLES DE L'ANNEE PRECEDENTE

CONTROLES
1. Il existe une indépendance stricte des fonctions assurant l'autorisation, la justification et
l'exhaustivité des transactions enregistrées.

2. Les principes comptables sont clairement définis et sont changés uniquement après
autorisation de la direction.

3. Les rapports pour la direction sont préparés systématiquement tout au long de l'année.
Les anomalies et les écarts par rapport au budget sont systématiquement suivis,
analysés et des actions correctives sont entreprises

Ces rapports incluent :

- Des ratios de gestion

- Une prévision du résultat

- Un budget révisé

- Un budget de trésorerie

- Un état des investissements

- Un état des ventes réalisées

- Un rapport sur les comptes présentant des situations anormales

- Un rapport sur les achats et les fournisseurs

- Un état des coûts de la main d'œuvre

- Un rapport sur les écarts par rapport au budget

- Un rapport sur les commandes d'achats budgétées

- Un rapport par centre de coût

7
ÉTATS FINANCIERS

OBJECTIF 2
AFIN DE S'ASSURER QUE LES ETATS FINANCIERS SONT EN ACCORD AVEC LES
COMPTES DU GRAND LIVRE ET QUE CES ETATS FINANCIERS SONT EXHAUSTIFS

CONTROLES
1. Chaque mois une personne indépendante du service chargé des écritures comptables
prépare les états financiers et les compare au grand livre et aux journaux auxiliaires, ou
utilise l'état des anomalies.

2. Toute différence ou anomalie est systématiquement analysée.

8
ÉTATS FINANCIERS

OBJECTIF 3

AFIN DE S'ASSURER QUE LES COMPTES DU GRAND LIVRE SONT JUSTIFIES ET INCLUS
DANS LA BALANCE

CONTROLES
1. Les entrées comptables sont expliquées, correctement documentées et approuvées par les
personnes habilitées.

2. L'accès aux comptes est limité aux personnes chargées de leur mise à jour.

3. Il y a une sécurité adéquate sur les fichiers informatiques.

9
BUDGET

INDICATEURS.

Durant la mission, des faits peuvent attirer l’attention et engendrer des idées susceptibles
d'améliorer des tâches de direction, de contrôle ou d'exécution.
Nous pouvons très bien identifier un problème naissant non encore perçu.
La mission implique que nous portions à l'attention des responsables client les problèmes
existants, mais aussi que nous les informions que nous pouvons les assister pour parvenir à
l'amélioration de l'organisation ou pour résoudre un problème déterminé.
Le récapitulatif suivant regroupe les conditions dans le domaine du budget et du planning qui
peuvent constituer la base des conseils, pour des services susceptibles d'améliorer
l'organisation.

1. Manque de stratégie.

2. Manque de plan à long terme et à moyen terme.

3. Les plans à long terme ne sont pas modifiés malgré le changement des conditions.

2. Les investissements ne sont pas correctement évalués.

5. Plan de trésorerie inexistant ou inapplicable.

4. Pas de planning de production.

7. Pas de budget des ventes, ou budget inapplicable.

8. Pas de planning pour les coûts de la main d'œuvre.

9. Pas de planning pour les besoins financiers à long terme.

10. Budget préparé dans le service comptable sans avis des responsables de production.

11. Pas de procédure pour analyser les variances du budget avec les réalisations.

12. Difficultés pour mettre à jour le budget.

10
BANQUES ET CAISSES

INDICATEURS AU SERVICE DU CLIENT

1. Faiblesses de contrôle interne notées durant notre révision.

2. Absence de procédure clairement définie.

3. Inexistence ou inefficacité du budget de trésorerie.

2. Délais trop longs entre la réception des chèques et leur remise en banque.

5. Intérêts financiers sur emprunts excessifs.

3. Emprunts à court terme pour des financements à long terme.

7. Absence d'analyse sur les moyens de financement des investissements.

8. Absence de réflexion sur l'utilisation des excédents de trésorerie.

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BANQUES ET CAISSES

QUESTIONNAIRE D'INFORMATION

1. Le client a-t-il une procédure écrite ?

2. Liste des banques.

3. Certains comptes en banque sont-ils destinés à un usage particulier (paye, titres...) ?

4. Quelles sont les personnes habilitées à signer les chèques ?

5. La société utilise-t-elle un pool de banques ?

6. Combien y a-t-il de caisses ?

Quel est leur usage ?

Qui les tient ?

Quel est approximativement le nombre moyen de transactions par mois et un montant

fixe est-il maintenu en caisse ?

7. Quelles sont les mesures prises pour investir les excédents de trésorerie ?

8. Quelles sont les principales ventes faites en espèces. Qui collecte l'argent ?

9. Des comptes sont-ils tenus en devise ?

12
BANQUES ET CAISSES

OBJECTIF 1

AFIN DE S'ASSURER QUE LA CAISSE, LES COMPTES EN BANQUE, LES DEPOTS A

COURT TERME ET LES EMPRUNTS SONT CONSISTANTS AVEC L'ACTIVITE DE LA
SOCIETE

CONTROLES

Il est nécessaire d'avoir une forte indépendance du service trésorerie avec le service
comptable. Le budget de trésorerie doit être intégré au budget global.
Des rapports sur la situation de la trésorerie devraient être établis régulièrement
(mensuellement de préférence) et devraient contenir :

1. Une prévision de trésorerie.

2. Les besoins d'emprunts à court terme.

3. Une prévision d'utilisation des excès de trésorerie.

4. Une comparaison des positions de trésorerie avec les prévisions mensuelle, trimestrielle et
annuelle.

2. Une position des comptes tenus en devise.

3. Une analyse des charges et des gains de change

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BANQUES ET CAISSES

OBJECTIF 2

S'ASSURER QUE LE GRAND LIVRE EST EN ACCORD AVEC LE TOTAL DES COMPTES
INDIVIDUELS DE BANQUES ET DE CAISSES
Une personne indépendante du service trésorerie compare les comptes du grand livre aux
comptes individuels et revoit les réconciliations bancaires.

OBJECTIF 3

S'ASSURER QUE LES COMPTES INDIVIDUELS SONT CORRECTEMENT ETABLIS ET QUE

TOUS LES EVENEMENTS INTERVENANT SUR.LES COMPTES BANCAIRES SONT EN
ACCORD AVEC LES LIVRES

CONTROLES
Le comptable (qui n'est pas responsable des opérations de trésorerie) doit recevoir des copies
de toutes les correspondances concernant les ouvertures ou fermetures de comptes, les
signatures autorisées, les accords pour l'octroi d'un emprunt, les demandes de garantie.

Le service comptable doit conserver :

1. Les comptes par banque.

2. Les contrats.

3. Les lignes de crédit autorisées.

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BANQUES ET CAISSES

OBJECTIF 4

S'ASSURER QUE LES COMPTES INDIVIDUELS REFLETENT L'ACTIVITE REELLE DE LA

SOCIETE

CONTROLES

La réconciliation bancaire est une tâche routinière souvent réalisée par une personne peu
qualifiée. Mais elle doit être supervisée par un responsable qui doit bien comprendre les
conséquences comptables des éléments en réconciliation et qui doit être en mesure de prendre
des actions correctives.

1. Les réconciliations doivent être établies sur des états standardisés.

2. Les états de réconciliation sont reçus par le responsable qui les compare avec les comptes
de banque.

3. Le responsable est indépendant du service chargé des écritures de trésorerie.

4. Les réconciliations sont faites systématiquement et rapidement chaque mois.

5. Les éléments en rapprochement sont précédés de la date d'origine de l'écriture ou de

mouvement bancaire.

4. Les dépenses n'excèdent pas les montants autorisés.

7. Les dépenses et recettes de caisse ont été correctement comptabilisées.

15
BANQUES ET CAISSES

OBJECTIF 5

S'ASSURER QUE L'ARGENT, LES CHEQUES ET LES TRAITES RECUS PAR LE

TRESORIER OU UNE AUTRE PERSONNE, SONT CORRECTEMENT COMPTABILISES DES
LEUR RECEPTION

CONTROLES
1. Une personne indépendante de celle réceptionnant les espèces ou chèques, doit
comparer les livres comptables avec le livre des chèques reçus établi par la réception, ou
par une autre personne non responsable de l'encaissement.

2. Les personnes responsables de la trésorerie n'ont pas accès aux comptes de grand livre
et aux programmes informatiques.

16
BANQUES ET CAISSES

OBJECTIF 6

S'ASSURER QUE LES ENCAISSEMENTS SONT RAPIDEMENT DEPOSES EN BANQUE

CONTROLES

Un responsable doit vérifier qu'il n'existe pas de délai anormal, en vérifiant pour certains
encaissements le cahier des chèques reçus, la date de comptabilisation sur le journal auxiliaire
et la date de remise en banque.

OBJECTIF 7

S'ASSURER QUE LES DECAISSEMENTS SONT :

COMPTABILISES SUR LES BONS COMPTES DE TIERS,

REELS ET RAISONNABLES,
CORRECTEMENT ENREGISTRES SUR LA BONNE PERIODE
CORRECTEMENT AUTORISES.

CONTROLES

1. Une personne indépendante du service trésorerie conserve les journaux auxiliaires avec
les pièces justificatives.

2. Les chèques et les transferts sont toujours signés par des personnes habilitées n'ayant
pas de responsabilité directe dans le service comptabilité et devant savoir si les achats
sont dans l’intérêt de la société.

3. La signataire doit vérifier les documents justificatifs lors de la signature.

4. Les chéquiers doivent être conservés dans un endroit sûr.

5. Le signataire doit être indépendant de la trésorerie.

6. Dès la signature du chèque ou du transfert, les documents justificatifs doivent être annulés
par une signature ou autre initialisation, afin qu'il ne puisse pas y avoir de double paiement.
7. Les chèques ne doivent pas être retournés aux personnes ayant préparé les chèques, mais
doivent être expédiés directement aux fournisseurs ou à la banque suivant le cas.
BANQUES ET CAISSES

17
8. Les charges d'intérêts, les produits financiers ou les différences de change sont
systématiquement revus par une personne indépendante de la fonction trésorerie.

2. Les paiements par caisse sont vérifiés par une personne indépendante du service
trésorerie.

10. Les banques sont systématiquement avisées sur les personnes habilitées à faire
fonctionner les comptes avec les limites de pouvoir.

18
BANQUES ET CAISSES

OBJECTIF 8

S'ASSURER QUE LES TRANSFERTS INTER-BANCAIRES OU DE BANQUE A CAISSE

SONT CORRECTEMENT COMPTABILISES

CONTROLES

1. La procédure comptable utilisée permet de nous assurer que les transferts sont
immédiatement comptabilisés.

2. Les transferts interbancaires sont régulièrement revus.

3. Les transferts automatiques sont autorisés par une personne indépendante des services
trésorerie et comptabilité.

OBJECTIF 9

S'ASSURER QUE TOUTES LES ENTREES DANS LE GRAND LIVRE SONT JUSTIFIEES

CONTROLES

1. Le personnel comptable est indépendant du service trésorerie.

2. Les opérations de routine relevant de l'activité même de la société sont correctement

codifiées dans le fichier informatique.

3. Les opérations exceptionnelles sont spécialement autorisées par un responsable.

4. Le total sur le grand livre est en accord avec le total des journaux auxiliaires.

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CLIENTS ET VENTES

INDICATEURS AU SERVICE DU CLIENT

1. Faiblesses de contrôle interne notées lors de notre révision.

2. Inexistence ou trop faible prévision des ventes.

3 Les fixations des prix, les politiques de ventes sont décidées sans que les services
financiers en soient avertis.

4. Remises accordées avant l'accord du responsable.

5. Limites de crédit souvent dépassées.

6. Suivi insuffisant des retards de paiements.

7. Augmentation des pertes sur créances douteuses.

8. Augmentation inexpliquée des délais entre les commandes et les livraisons.

9. Délais entre la livraison et la facturation.

10. Augmentation des erreurs de facturation ou de livraison.

11. Augmentation des livraisons partielles.

12. Augmentation des réclamations des clients notée lors du suivi de circularisation.

13. Augmentation des avoirs émis par la société ou des avoirs déduits d'office par les clients.

14. Facturation mentionnant des délais ou des remises non autorisées par la direction.

15. Les différences entre les prix facturés, les prix tarifs et les prix budgétés ne sont pas
correctement analysés.

16. Nombre important des différences entre le grand livre clients et les comptes individuels.

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CLIENTS ET VENTES

QUESTIONNAIRE D'INFORMATION

1. Quels sont les principaux produits ou services vendus ?

Indiquer leur part dans le chiffre d'affaires.

2. Pour ces principaux produits ou services quel est le nombre moyen de factures par mois ?

3. Quels sont les critères pour la reconnaissance d'une vente et de la marge ?

4. Y at-il des contrats à long terme ?

5. Les ventes sont-elles saisonnières, quels sont les effets sur les états financiers ?

6. Quelles sont les conditions générales de ventes ?

7. Qui sont les principaux clients, quelle est leur part dans le chiffre d'affaires ?

8. Quel est le délai de paiement habituel ? Est-il le même pour tous les clients ?

9. En quelle monnaie sont établies les factures

10 Combien de comptes clients vivants ? Quel document montre les soldes par client ?

11 Y A-t-il des avances reçues des clients ? Pourquoi, Comment sont-elles facturées et
comptabilisées ?

12. Des intérêts sont-ils facturés aux clients Comment sont-ils comptabilisés ?

13. Comment sont déterminés les prix de ventes

14. Comment les remises sont-elles accordées ? Comment sont-elles comptabilisées ?

Un document en fait-il la synthèse ?

15. Y A-t-il des remises de f in d'année ou des remises sur le volume ou sur le chiffre d'affaires
réalisé ?
A quelle période sont-elles payées ?

16. Quelle est la proportion des impayés ?

Y A T’Il une balance des comptes clients par solde d'antériorité ?

17. Comment les clients douteux sont-ils identifiés ?

Sur quelles bases est calculée la provision pour clients douteux ? Est-elle souvent mise à
jour ?

21
CLIENTS ET VENTES

18. Y a-t-il des provisions forfaitaires ?

Y a t'il des provisions pour risque de retours ou pour garantie Devrait-il y en avoir ?

19. Comment le coût de garantie est-il identifié ?

Comment est calculée la provision pour garantie ?

20. Comment sont comptabilisés les retours de marchandise ?

22
CLIENTS ET VENTES

OBJECTIF 1

S’ASSURER QUE LES MOUVEMENTS DEBITEURS SUR LES COMPTES CLIENTS

REPRESENTENT LES VENTES DE LA PERIODE

CONTROLES

Un rapport sur la situation des comptes clients devrait être émis mensuellement et revu par la
direction.
Ce rapport devrait mentionner par division ou type d'activité:

1. Le taux de rotation des clients.

2. Les soldes restant à recouvrir par client.

3. Les ventes de la période.

4. Le budget pour les 12 prochains mois ou la prochaine période.

5. L'analyse de la balance par solde d'ancienneté.

6. La liste des comptes clients litigieux.

7. La liste des clients ayant émis une réclamation.

8. L'analyse de la provision pour clients douteux.

9. Les provisions ou pertes estimées.

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CLIENTS ET VENTES

OBJECTIF 2

S'ASSURER QUE LES VENTES COMPTABILISEES SONT COHERENTES AVEC LES

VENTES ESPEREES ET L'ACTIVITE REELLE DE LA SOCIETE

CONTROLES

L'analyse des ventes doit être effectuée régulièrement et revue par la direction. Un tel rapport
doit mentionner par type de vente:

1. Les ventes du mois et celles de la période.

2. Les ventes budgétées du mois et celles de la période.

3. Les ventes réalisées pour la même période que celle de l'année précédente.

4. Les variations de prix unitaires.

5. L'analyse de la marge brute.

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CLIENTS ET VENTES

OBJECTIF 3

S'ASSURER QUE LA BALANCE CLIENTS EST EN ACCORD AVEC LE TOTAL DES

COMPTES INDIVIDUELS ET AINSI S'ASSURER QUE TOUS LES COMPTES CLIENTS SONT
INCLUS DANS LA BALANCE

CONTROLES

Les transactions doivent être comptabilisées par une personne n’ayant aucun accès au service
trésorerie.
Des procédures appropriées doivent permettre un accès réservé aux fichiers maîtres et aux
fichiers de mise à jour.
Les contrôles suivants devraient être effectués sur le système informatique.

- tests de compréhension sur les fichiers,

- utilisation d'un logiciel d'interrogation de fichier pour vérifier, refaire des calculs et tester la
fiabilité des programmes informatiques.

25
CLIENTS ET VENTES

OBJECTIF 4
S'ASSURER QUE LES COMPTES INDIVIDUELS PERMETTENT :

- UNE CLASSIFICATION CORRECTE SUR LES ETATS FINANCIERS.

- DE PORTER UN BON JUGEMENT SUR LA RECOUVRABILITE.
- UNE INTERVENTION APPROPRIEE SUR LES MONTANTS AYANT DEPASSE LE
DELAI DE PAIEMENT.

CONTROLES

Le détail des comptes individuels doit apporter les informations suivantes :

1. Nom et adresse du client.

2. Référence, numéro de code du client.

3. Classification selon les conditions de ventes.

4. Nature du client (société apparentée, salarié, etc).

5. Date, montant et nature de chaque transaction.

6. Chiffre d'affaires réalisé depuis le début de l'exercice.

Les débits et les crédits doivent être lettrés pour que les montants litigieux soient rapidement
identifiés.

Les mouvements débiteurs ou créditeurs doivent être systématiquement revus afin de déceler
des montants mal comptabilisés ou des risques potentiels de fraude.

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CLIENTS ET VENTES

OBJECTIF 5

S'ASSURER QUE LES COMPTES INDIVIDUELS UTILISES POUR LA PREPARATION DES

ETATS FINANCIERS REPRESENTENT DES MONTANTS RECOUVRABLES ET QUE
TOUTES LES RECLAMATIONS DES CLIENTS, LES REMISES A ACCORDER, LES AVOIRS
A EMETTRE ONT ETE PROVISIONNES, QUE TOUS LES LEMENTS DES CLIENTS ONT
ETE COMPTABILISES SUR LA BONNE PERIODE

CONTROLES

- Les journaux auxiliaires devraient être tenus par une personne ne pouvant pas avoir accès à
la trésorerie.

- Dans la mesure du possible, les réclamations des clients devraient être analysées par un
responsable indépendant du service comptable.

- Les montants restant à recouvrir devraient être rapprochés des factures.

- Les comptes d'attente regroupant des crédits non affectés devraient être systématiquement
revus et régularisés.

27
CLIENTS ET VENTES

OBJECTIF 6

S'ASSURER QUE LES EFFETS A RECEVOIR RECOUVRABLES SONT COMPTABILISES,

QUE LES TRAITES COMPTABILISEES NE REPRESENTENT PAS DES TRAITES
REVENUES IMPAYEES ET QUE LES CREANCES AYANT EU DES EFFETS IMPAYES SONT
CORRECTEMENT REPORTEES SUR LA BALANCE AGEE

CONTROLES

1. Les traites sont contrôlées par une personne n'ayant pas accès à la comptabilité clients.

2. Un comptage périodique des effets en portefeuille est effectué.

3. Si les effets sont escomptés, les enregistrements comptables doivent mettre en évidence
le total escompté et les mois d'échéance, afin de pouvoir les réconcilier avec les relevés
bancaires.

28
CLIENTS ET VENTES

OBJECTIF 7

S'ASSURER QUE LES CREANCES DOUTEUSES SONT CORRECTEMENT

COMPTABILISEES, QUE LA PROVISION POUR CLIENTS DOUTEUX EST EN ACCORD
AVEC LES PREVISIONS DE LA SOCIETE, QUE LA CHARGE COMPTABILISEE EST EN
ACCORD AVEC LE MOUVEMENT CREDITEUR DE LA PROVISION, ET QUE L'UTILISATION
D'UNE PROVISION OU LE PASSAGE EN PERTE A ETE CORRECTEMENT COMPTABILISE

CONTROLES

Un rapport doit être préparé régulièrement conformément aux recommandations notées pour
atteindre l'objectif 1. L'analyse de la provision pour clients douteux doit être préparée au moins
une fois par an. Celle-ci doit indiquer :

1. La balance d'ouverture.

2. La provision supplémentaire représentant la charge de l'année.

3. Moins : les créances passées en pertes.

4. Plus: les provisions annulées en raison du recouvrement complet ou partiel de la

créance.

La balance de clôture doit être comparée à la balance âgée détaillée par client.

De plus, il est nécessaire de considérer l'historique et l'activité de la société afin de déterminer

s'il n'y a pas lieu de constituer une provision forfaitaire.

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CLIENTS ET VENTES

OBJECTIF 8

S'ASSURER QUE LES FACTURATIONS SONT PREPAREES AU FUR ET A MESURE DES

TRANSACTIONS COMMERCIALES, ET CONFORMEMENT A LA POLITIQUE
COMMERCIALE DE LA SOCIETE

CONTROLES

En plus des notes devant être inclues dans le rapport décrit pour l'objectif 1, les contrôles
suivants sont nécessaires :

1. Les ventes dépassant les limites du risque autorisé par la direction doivent être
auparavant expressément acceptées par un responsable habilité.

2. Les factures sont préparées ou vérifiées par un personnel n'ayant pas de responsabilité
dans le service ventes, le service trésorerie et le service livraison.

3. Les factures sont systématiquement établies et comparées aux bons de livraison et aux
conditions de ventes en vigueur.

4. Les fichiers maîtres sont inaccessibles au personnel non autorisé.

5. Les modifications de fichiers non autorisées sont facilement délectables.

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CLIENTS ET VENTES

OBJECTIF 9

S'ASSURER QUE LES MOUVEMENTS CREDITEURS SUR LES COMPTES CLIENTS

ENREGISTRES COMME DES REGLEMENTS RECUS SONT EN ACCORD AVEC LES
RECETTES EN BANQUE

CONTROLES

Le personnel comptabilisant les mouvements sur les comptes clients n'a pas accès aux
comptes de trésorerie.

Le total des mouvements débiteurs et créditeurs des comptes clients doit être en accord avec
les comptes détaillés.

OBJECTIF 10

S'ASSURER QUE LES MOUVEMENTS CREDITEURS SUR LES COMPTES CLIENTS NE

CORRESPONDANT PAS A DES ENCAISSEMENTS, SONT JUSTIFIES ET AUTORISES
(AVOIRS, REMISES, RECTIFICATION D'ERREURS...

CONTROLES
1. Les remises ou avoirs sont approuvés par un responsable. Les avoirs pour retour
doivent être supportés par un bon de retour établi par le magasinier.

2. Les rectifications d'écritures doivent être approuvées par la direction, ou un responsable

habilité.

3. Un programme informatique pourrait regrouper tous les mouvements créditeurs ne

représentant pas un règlement des clients. Cette liste d'anomalies devrait être analysée
par la direction.

31
CLIENTS ET VENTES

OBJECTIF 11

S'ASSURER QUE TOUTES LES ENTREES SUR LE GRAND LIVRE DES VENTES SONT
JUSTIFIEES PAR DES TRANSACTIONS REELLES

CONTROLES

1. Les personnes ayant accès au grand livre des ventes n'ont pas accès aux autres activités
en relation avec les ventes. Cela exige le respect de l'objectif 3 sur la sécurité des salles
informatiques, du fichier maître etc...

2. Les entrées comptables habituelles en raison de l'activité doivent être correctement

identifiées par des codes informatiques.

3. Les écritures exceptionnelles doivent être identifiées sur les documents informatiques et
spécialement autorisées par une personne habilitée.

4. Le total du grand livre est réconcilié avec le total des journaux auxiliaires.

32
CLIENTS ET VENTES

OBJECTIF 12

S’ASSURER QUE LES VENTES SONT ENREGISTREES SUR LA BONNE PERIODE

CONTROLES

Une procédure doit être établie pour déterminer le moment où le revenu est reconnu.

Cette procédure peut inclure :

1. Un programme informatique permettant de s'assurer que les dates de facturation sont

en accord avec les dates de livraison.

2. Un contrôle manuel des factures avec le cahier des livraisons.

3. Une revue à posteriori pour s'assurer que la césure des exercices a été respectée.

4. Un programme informatique ou un contrôle manuel pour s'assurer que la mise à jour des
stocks (sur informatique ou fiche) se fait dans le même temps que la sortie réelle des
marchandises.

33
CLIENTS ET VENTES

OBJECTIF 13

S'ASSURER QUE LES REMISES OU AVOIRS ACCORDES APRES LA CLÔTURE DE

L'EXERCICE MAIS DEVANT AFFECTER CET EXERCICE, ONT ETE CORRECTEMENT
COMPTABILISES

1. Quand les montants sont significatifs, les avoirs ou remises doivent être comptabilisés
en identifiant l'exercice comptable concerné.

2. Les provisions forfaitaires doivent être constituées sur une base historique.

3. Une revue des contrats et des réclamations des clients doit être faite afin de déceler des
provisions éventuelles significatives, pour des retours ou des remises.

4. Il existe parfois des cahiers de retours de marchandises pour lesquels les avoirs doivent
être approuvés après inspection. La revue de ces cahiers permettra d'établir une
provision pour avoirs à émettre.

OBJECTIF 14

S'ASSURER QUE LES REMISES ANNUELLES A ACCORDER APRES LA CLÔTURE DE

L'EXERCICE SONT CORRECTEMENT PROVISIONNEES

CONTROLES

Des livres spécifiques doivent être tenus par client, pour suivre les volumes vendus et les
chiffres d'affaires par client. Ces informations peuvent être intégrées dans un programme
informatique.
Un responsable comptable doit revoir cet état des provisions et approuver le montant de la
provision à constituer.

34
STOCKS, CONSOMMATION

INDICATEURS AU SERVICE DU CLIENT

1. Faiblesses de contrôle interne notées lors de la révision.

2. Taux de rotation des stocks plus faible que celui de la moyenne de cette branche
d'activité.

3. Sur Stockage de certains produits.

2. Ruptures de stocks dûes aux délais d'approvisionnement ou aux délais de production.

5. Inexistence d'un inventaire permanent.

6. Fichiers stocks inutilisables.

7. Manque d'information pour déterminer "quand acheter" et "quelle quantité".

8. Les rapports émis après les inventaires restent inutilisés ou incompris.

9. Les variations de stocks sont inexpliquées.

10. Inexistence des prévisions d'achats et/ou de production.

11. Inexistence de prévisions des dates de livraisons.

12. Réclamations fréquentes des clients pour les retards de livraison ou la mauvaise qualité
des services.

13. Inexistence d'une liste des fournisseurs par type d'achat pour les mettre en concurrence
ou faire des appels d'offre.

14. Incapacité de déterminer les capacités de production.

35
STOCKS ET CONSOMMATION

15. Des produits ont un très faible taux de rotation ou sont invendables.

16. Livraisons partielles excessives.

17. Symptômes d'un système de valorisation obsolète

- Coûts standards mal établis ou non mis à jour.

- Incapacité d'expliquer les ajustements permettant de revenir du coût standard au coût

réel.

- Incapacité de prévoir un coût de production.

- Mauvaise incorporation de facteurs dans le coût de production.

36
STOCKS, CONSOMMATION

QUESTIONNAIRE D'INFORMATION

Le client a-t-il des procédures écrites

A. Produits finis.

1. Combien de références y a t’il en stock ?

2. Quelles sont leurs natures ?

3. Quels sont les livres ou listings utilisés pour suivre les stocks ?

4. Quelles sont les différentes localisations ?

5. Quelle est la méthode de valorisation utilisée ?

6. Comment est déterminée l'obsolescence ?

7. Comment la provision pour dépréciation est-elle utilisée ?

8. La société considère-t-elle le prix le plus bas entre le prix de revient et le prix de marché
?

9. Comment sont suivis les stocks en consignation ?

2. Comment les emballages récupérables sont-ils gérés dans les faits et comptablement ?

3. Comment sont valorisés les prototypes

12. Comment est effectué l'inventaire physique ? Combien de fois dans l'année ?

B. Stocks en cours (hormis les contrats à long terme)

1. Combien y a-t-il de types de produits en cours ?

2. Quelle est la durée de production ?

3. Comment sont suivis ces en-cours ?

2. Comment est déterminée une phase de production ?

37
STOCKS, CONSOMMATION

5. Comment sont valorisés les en-cours ?

- Comment sont prises en compte les matières nécessaires ?

- Comment sont prises en compte les heures passées ?

- Comment sont pris en compte les frais généraux ?

6. Quelles sont les différentes localisations des en-cours ?

7. Comment la provision pour dépréciation est-elle calculée

8. Comment et quand sont comptés les en-cours

C Contrats à long terme

1. Combien y a-t-il de contrats à long terme ?

2. Quelle est leur nature ?

3. Quels sont les documents de suivi ?

4. Comment sont-ils valorisés ?

- prise en compte des matériels

- prise en compte de la main d'œuvre directe

- prise en compte des frais généraux

5. Quelle est la durée maximale d'un contrat ?

6. Quelles sont les différentes localisations ?

6. Comment l'avancement des travaux est-il facturé ?

8. Comment les coûts sont-ils déterminés ?

9. Comment la perte éventuelle en fin de contrat peut-elle être estimée ?

Est-elle alors provisionnée ?

10. Comment et combien de fois dans l'année ces contrats sont-ils physiquement vérifiés ?

11. Comment les profits sont-ils comptabilisés

38
STOCKS, CONSOMMATION

D .Pièces détachées

1. Combien y a t’il de références ?

2. Quelles sont leur nature et leur valeur moyenne ?

3. Quels sont les documents de suivi ?

4. Quelle est la méthode de valorisation

5. Quelles sont les différentes localisations

6. Comment sont calculées les provisions pour dépréciation ?

7. Comment et quand sont comptées les pièces détachées ?

E. Matières premières

1. Combien y a t’il de références ?

2. Quelle est leur valeur moyenne ?

3. Quels sont les documents de suivi ?

4. Quelle est la méthode de valorisation ?

2. Combien sont enregistrés les frais de livraison, de transport ?

6. Comment sont calculées les provisions ?

7. Comment et quand sont-elles comptées ?

39
STOCKS, CONSOMMATION

OBJECTIF 1

S'ASSURER QUE LES STOCKS SUR LA BALANCE REPRESENTENT LA VALEUR DES

STOCKS POUVANT RAISONNABLEMENT ETRE VENDUS DANS UN CYCLE NORMAL
D'ACTIVITE

CONTROLES

Un rapport d'activité doit être établi régulièrement (de préférence mensuellement) et revu par la
direction.
Ce rapport doit montrer par type de produit et par localisation:

1. Le montant des stocks.

2. La provision estimée pour la réalisation de certains articles.

3. Les prévisions pour la période à venir, et pour les douze prochains mois.

3. Le budget pour la consommation et les ventes de la période à venir et les douze

prochains mois.

5. Des ratios tels que:

- le nombre de jours de ventes que représente le stock de produits finis,

- le nombre de jours de consommation que représente le stock de matières

premières.

Les anomalies notées pendant la période doivent être analysées et correctement

expliquées dans le rapport.
Ces types de rapport sont mieux préparés et mieux compris sous forme de
graphiques, à partir desquels les tendances sont rapidement observées et les
résultats des actions correctives sont mieux mis en évidence. Cependant, il ne doit
pas y avoir une surabondance de tableaux, et il faut garder à l'esprit que parfois une
petite phrase est plus claire qu'un grand tableau.
Un logiciel standard peut permettre la réalisation de ces graphiques sans aucun
travail supplémentaire.

40
STOCKS ET CONSOMMATION

OBJECTIF 2

S'ASSURER QUE LA CONSOMMATION ET LA MARGE BRUTE SONT EN ACCORD AVEC

LES COUTS REELS ET LES VENTES COMPTABILISEES

CONTROLES

L'analyse de la consommation et de la marge brute font l'objet d'un rapport mensuel indiquant
par type de production et de localisation si cela est nécessaire:

* Consommation
- Coût de la main d'œuvre directe
- Coût des matières
- Dépenses directes
- Frais généraux

* Différences de stocks
- Physique
- Stocks évalués au coût standard moins stockent évalués au coût réel

* Variations des coûts standards

- Variation des prix d'achat
- Variation du taux de la main d'œuvre
- Variation du taux de productivité
- Variation des prix des matériels
- Variation du taux des frais généraux

* Analyse de la marge brute

Voir OBJECTIF 2 pour les CLIENTS ET VENTES.

41
STOCKS ET CONSOMMATION

OBJECTIF 3

S 'ASSURER QUE LA BALANCE ET LE GRAND LIVRE SONT EN ACCORD AVEC LES

ETATS DETAILLES, MONTRANT LES QUANTITES ET LES VALEURS DES STOCKS
APPARTENANT REELLEMENT A LA SOCIETE.

CONTROLES

1. Les personnes chargées de la comptabilisation des stocks n'ont pas accès au processus
de production et de livraison.

2. Des procédures appropriées limitent l'accès aux fichiers maîtres, aux fichiers de mise à
jour, aux programmes, à la comptabilisation.

3. Le total du grand livre est comparé au total des états détaillés.

4. Un logiciel d'interrogation des fichiers est utilisé pour tester les programmes, vérifier les
calculs effectués par l'ordinateur, classer les références de stocks par ordre décroissant
de valeur.

42
STOCKS ET CONSOMMATION-

OBJECTIF 4

S'ASSURER QUE LES COMPTES DETAILLES SONT CORRECTEMENT DECRITS AFIN DE

POUVOIR JUGER CORRECTEMENT DE LA VALEUR DES STOCKS ET DE LEUR
REALISATION

CONTROLES

Les comptes détaillés devraient regrouper les informations suivantes:

- Référence du produit

- Nom du produit

- Classification (produit fini, matières premières, produit semi-ouvré, emballage etc...

- Localisation

- Analyse des quantités en stock par date d'entrée dans les stocks

- Code Source (fournisseur extérieur, société apparentée retour client)

- Prix unitaire

- Quantités consommées ou vendues dans l'année

- Achats non encore reçus

- Produits commandés non encore sortis des stocks

43
STOCKS ET CONSOMMATION

OBJECTIF 5

S'ASSURER QUE LES STOCKS COMPTABILISES SONT REELLEMENT LA PROPRIETE DE

LA SOCIETE ET QUE TOUS LES STOCKS SONT COMPTABILISES

CONTROLES

Les stocks peuvent être divisés en trois catégories:

A. Les stocks devant être comptés à la clôture de l'exercice.

B. Les stocks pouvant être comptés par inventaire tournant.

C. Les produits pouvant être estimés par une méthode statistique.

A. Inventaire physique à la clôture de l'exercice

1. Cet inventaire physique doit obligatoirement être effectué pour les produits de
forte valeur, les en-cours et les produits, pour lesquels il y a souvent des
différences entre les stocks comptés et les stocks comptabilisés.

1. Le comptage est supervisé par une personne indépendante du personnel de

l'entrepôt contrôleur interne, directeur financier... ).

3. Des instructions écrites sont préparées bien avant l'inventaire.

4. Des feuilles de comptages pré numérotées sont préparées.

5. Les lieux de stockage sont bien rangés afin de faciliter le comptage.

6. Des mesures sont prises pour que la césure des exercices soit correcte. Les
marchandises reçues après la date de clôture sont isolées et identifiées, les
marchandises livrées après la date de clôture sont comptées dans les stocks. La
production est arrêtée pendant l'inventaire physique et il n'existe aucun
mouvement de stocks pendant les comptages.

7. Les stocks appartenant à des tiers sont isolés et identifiés.

8. A chaque comptage les marchandises inventoriées sont identifiées par une

marque afin de s'assurer rapidement que tous les stocks appartenant à la société
sont comptés.

9. Les stocks sont comptés deux fois par deux équipes différentes. Les comptages
sont comparés par un responsable coordonnant les équipes et centralisant les
résultats.

44
STOCKS, CONSOMMATION

10. Les personnes ayant compté signent leurs feuilles de comptage et toutes les
feuilles (même celles non utilisées ou raturées) sont regroupées par ordre
numérique.

11. Les quantités comptées sont comparées aux quantités apparaissant sur
l'inventaire permanent (listing, fiches manuelles). Les différences sont
analysées. Un troisième comptage est effectué si cela est nécessaire.

12. Le rapport final donne les résultats de l'inventaire physique, les différences de
stocks avec les principales raisons et la valorisation de ces différences de stocks.

B. Inventaire tournant

L'inventaire tournant est possible ai le suivi des stocks tout au long de l'année est fiable et si
aucune différence de stock significative n'est apparue jusqu'alors. Mais il est préférable de
compter les références ayant une valeur importante à une date proche de la cl8ture de
l'exercice.

Les procédures de comptage sont similaires à celles utilisées pour le comptage physique
complet.

C. Produits pouvant être estimés par une méthode statistique

Lorsqu'il y a un grand nombre de références de faible valeur, pouvant être facilement stratifiées,
ces stocks peuvent être évalués par une méthode statistique. Mais il parait raisonnable de
pratiquer un inventaire physique sur quelques références à une date proche de la clôture de
l'exercice et de comparer le résultat avec celui donné par la méthode statistique.

45
STOCKS ET CONSOMMATION

OBJECTIF 6

S’ASSURER QUE LES STOCKS COMPTES SONT VALORISES SELON UNE METHODE
ACCEPTABLE ET CONSISTANTE AVEC CELLE DU DERNIER EXERCICE

CONTROLES

1. Les coûts relatifs aux achats sont inclus dans la valorisation des stocks (transport, taxes
de douane...).

2. La valorisation de stocks de produits semi ouvrés et produits finis inclut :

(a) Les matières premières consommées et non celles perdues pour cause
d'inefficacité.

(b) Tous les coûts de la main d'œuvre directe à l'exclusion des coûts subis lors de la
sous-activité.

(c) Les frais généraux imputables à la production.

3. Les profits intra-groupe sont exclus.

Les contrôles sur les stocks varient considérablement suivant la complexité de la valorisation.

Les contrôles recommandés sont :

1. La revue régulière des standards utilisés, afin de s'assurer qu'ils sont toujours cohérents
avec la réalité.

2. Analyse des variations entre le standard et le réel.

3. Réconciliation des coûts imputés avec les charges comptabilisées (achats, main
d'œuvre, frais généraux).

46
STOCKS ET CONSOMMATION

OBJECTIF 7

S'ASSURER QUE LA PROVISION EST CORRECTEMENT CONSTITUEE EN RAISON :

- DU FAIBLE TAUX DE ROTATION

- DE L'OBSOLESCENCE DU PRODUIT
- DE LA DATE DE PEREMPTION
- DE LA NON RENTABILITE DU PRODUIT
- DU RETRAIT DU PRODUIT SUR LE MARCHE

CONTROLES

La principale difficulté pour atteindre cet objectif est d'identifier et comprendre les problèmes de
production. Des critères établis par la direction, et la revue des rapports mensuels devraient
faciliter l'estimation de la provision.

Les critères suivants peuvent être établis:

1. Stocks supérieurs aux prévisions de ventes ou aux besoins de la production.

2. Stocks de produits obsolètes.

3. Stocks ayant presque atteint la date de péremption.

4. Produits prochainement supprimés du catalogue des services ventes et marketing.

5. Volume des encours et produite finis trop important par rapport au portefeuille des
commandes.

6. Valeur des produite supérieure au prix de vente espéré.

7. Les contrats à long terme doivent être revus par une personne compétente qui
déterminera si une perte future doit être provisionnée.

8. Les magasiniers doivent revoir régulièrement les stocks pour déterminer les stocks
endommagés.

47
STOCKS ET CONSOMMATION

OBJECTIF 8

S'ASSURER QUE LES PRODUITS VENDUS, CONSOMMES, DETRTUITS OU TRANSFERES

SONT CORRECTEMENT COMPTABILISES

CONTROLES

Les types des contrôles sur les stocks varient beaucoup suivant la nature des produits et
l'activité de la société.

Le rapport sur la consommation (objectif 2) et une personne indépendante pour la tenue

comptable (objectif 3) peuvent généralement atteindre cet objectif 8.

Les contrôles supplémentaires suivants peuvent être instaurés:

1. Les stocks sont sous la responsabilité d'un magasinier.

2. Les stocks sont conservés dans des lieux sûrs, fermés à clef et ne peuvent sortir du lieu
de stockage sans que le magasinier en soit averti.

3. Le magasinier tient à jour un cahier des produits sortis.

4. Les stocks sont détruits après autorisation de la direction.

5. Un programme informatique intégré est utilisé et permet que les ventes soient
simultanément comptabilisées avec la mise à jour des stocks.

48
IMMOBILISATIONS

INDICATEURS AU SERVICE DU CLIENT

1. Faiblesses de contrôle interne notées durant notre mission.

2. Inexistence ou inefficacité d'un plan d'investissement à long terme et à moyen terme.

3. Evaluation insuffisante des projets d'investissements.

4. Absence ou tenue irrégulière des registres d'immobilisations.

5. Mauvais suivi des mouvements des immobilisations.

6. Mauvaise détermination des taux d'amortissement.

7. Inventaires physiques non affectées.

49
IMMOBILISATIONS

QUESTIONNAIRE D'INFORMATION

1. Les immobilisations représentent-elles des montante significatifs ?

2. Où sont-elles localisées ?

3. La société a-t-elle des immobilisations dont elle n'est pas propriétaire ?

4. Quelle est l'ancienneté des immobilisations et quelles sont les méthodes

d'amortissement ?

5. Certaines d'entre elles sont-elles hypothéquées 7

6. A partir de quel seuil les achats sont-ils passés en charge ?

7. Quelles sont les immobilisations réévaluées

8. Quels sont les méthodes de dépréciation ?

9. Les taux de dépréciation sont-ils raisonnables 7

10. Des immobilisations sont-elles construites par le personnel de la société ?

11. Des immobilisations sont-elles louées à d'autres entreprises ?

12. Des immobilisations ont-elles été acquises auprès des sociétés apparentées ?

13. La société fait-elle des inventaires physiques d'immobilisations ?

50
IMMOBILISATIONS

OBJECTIF 1

S'ASSURER QUE LES IMMOBILISATIONS BRUTES ET LES VARIATIONS DURANT LA

PERIODE APPARAISSENT RAISONNABLES PAR RAPPORT A L'ACTIVITE DE
L'ENTREPRISE

CONTROLES

La direction doit recevoir et revoir un rapport sur

- Les investissements réalisés.

- Les prévisions d'investissement à long terme liées au budget de production ou de

ventes.

- Les prévisions d'investissement pour l'année à venir.

- Les investissements réalisés par rapport aux investissements qui avaient été budgétés.

- Un résumé sommaire des variations des immobilisations brutes.

- Une comparaison des différentes méthodes d'investissement envisagées pour un projet

déterminé.

- Une détermination de la valorisation des immobilisations brutes acquises ou réalisées

par l'entreprise pour elle-même.

51
IMMOBILISATIONS

OBJECTIF 2

S'ASSURER QUE LA PROVISION POUR DEPRECIATION APPARAIT RAISONNABLE

CONTROLES

1. Les méthodes de dépréciation sont clairement définies dans un livre des procédures
comptables.
La direction revoit les valeurs nettes en fonction de ses connaissances sur
l'obsolescence technique.

2. Les immobilisations sont résumées par année d'acquisition avec les provisions pour
amortissement correspondantes.

3. Au moins une fois par an, les variations sur le poste amortissement sont réconciliées
avec les mouvements sur les comptes de charge.

OBJECTIF 3

S'ASSURER QUE LE GRAND LIVRE EST EN ACCORD AVEC LE REGISTRE DES

IMMOBILISATIONS

CONTROLES

1. Le registre des immobilisations est reconcilié régulièrement avec le grand livre.

2. Un logiciel d'interrogation de fichiers peut tester le programme utilisé par la société et

recalculer les provisions pour un échantillon.

52
IMKOBILISATIONS

OBJECTIF 4
S'ASSURER QUE LES IMMOBILISATIONS INSCRITES SUR LE REGISTRE DES
IMMOBILISATIONS EXISTENT REELLEMENT ET SONT LA PROPRIETE DE LA SOCIETE

CONTROLES
1. Un inventaire physique des immobilisations est réalisé régulièrement (une fois par an) et
les résultats sont rapprochés des détails inscrits sur le registre des immobilisations.

2. Pour les immobilisations de la société détenues par des tiers, une procédure de
circularisation est adoptée pour que ces tiers continuent à reconnaître leurs obligations.

OBJECTIF 5

S'ASSURER QUE LES IMMOBILISATIONS SONT EVALUEES AU COÜT D’ACQUISITION,

EN RESPECT DES PRINCIPES COMPTABLES GENERALEMENT ADMIS

Cet objectif est atteint par la satisfaction de l'objectif 1.

OBJECTIF 6

S'ASSURER QUE LES ACQUISITIONS, LES CESSIONS OU LES MISES AU REBUT

COMPTABILISEES SONT REELLES, AUTORISEES PAR LES PERSONNES COMPETENTES
ET CORRECTEMENT COMPTABILISEES.

CONTROLES

Les contrôles listés pour atteindre les objectifs 1 et 3 permettent d'atteindre cet objectif 6. De
plus les personnes chargées de donner leur autorisations pour les acquisitions ou les cessions
doivent être clairement désignées et leur limitation de pouvoir doit être nettement définie.

53
IMMOBILISATIONS

OBJECTIF 7

S'ASSURER QUE LES REVENUS TIRES DES IMMOBILISATIONS LOUEES SONT

CORRECTEMENT COMPTABILISES

CONTROLES

1. Les immobilisations louées sont clairement identifiées.

2. Un programme informatique génère régulièrement la facturation.

3. La personne chargée du suivi des immobilisations est indépendante des services

trésorerie, ventes et comptabilité générale.

4. Les contrats de location sont soumis à l'agrément de la direction.

54
FOURNISSEURS ET ACHATS

INDICATEURS AU SERVICE DU CLIENT

1. Faiblesses de contrôle interne notées lors de notre révision.

2. Absence de procédure sur la politique des achats.

3. Les achats sont tous réalisés auprès du même fournisseur.

4. Les procédures d'appel d'offre ne sont pas utilisées.

5. Mauvaise coordination entre les services production et les services achats entraînant
des ruptures de stocks.

6. Nombreux retours aux fournisseurs en raison de la mauvaise qualité des marchandises

ou des erreurs de livraisons.

7. Mauvais contrôle des marchandises reçues.

8. Paiements fréquents aux fournisseurs avant la date d'échéance déterminée.

9. Double paiements fréquents.

10. Remises avantageuses dont pourrait bénéficier la société.

11. Différences inexpliquées entre les commandes, les factures et les montants payés.

12. Absence de procédure permettant de choisir les types de transport.

13. 'Frais de transports non vérifiés par la société.

14. Absence de procédure permettant une correcte césure des exercices.

55
FOURNISSEURS ET ACHATS

QUESTIONNAIRE D'INFORMATION

1. Le client a-t-il des procédures écrites ? Sont-elles mises à jour ?

2. Combien y a t'il de comptes fournisseurs ?

3. La société connaît-elle le volume des achats par fournisseur ?

4. Quels sont les principaux fournisseurs pour les achats de marchandises pour les
services ?

5. Certaines sociétés apparentées sont-elles fournisseurs ?

6. Comment sont choisis les fournisseurs ?

7. Quelles sont les conditions habituelles d'achats ?

8. Des avances sont-elles données aux fournisseurs ? Sont-elles comptabilisées ?

9. Les factures sont-elles payées par chèques, effets, transferts Comment les paiements
sont-ils comptabilisés ?

10. Comment sont comptabilisées les charges de transports et taxes ?

11. Des achats sont-ils payés en devises ?

Comment les différences de change sont-elles comptabilisées ?

56
FOURNISSEURS ET ACHATS

OBJECTIF 1

S'ASSURER QUE LES MONTANTS A PAYER AUX FOURNISSEURS REPRESEMTENT DES

MONTANTS RAISONNABLES PAR RAPPORT A L'ACTIVITE PASSEE DE LA SOCIETE

CONTROLES
Des rapports sont préparés régulièrement et revus par la direction De tels rapports résument les
soldes à payer par type de fournisseurs et montrent:

- les comptes à la fin de la période,

- le budget pour la période,
- le budget pour les douze prochaine mois ou la prochaine période,
- la liste des principaux fournisseurs,
- les achats significatifs de la période.

Des programmes informatiques standards peuvent produire ces informations.

Les anomalies sont soigneusement analysées et correctement expliquées.

OBJECTIF 2

S'ASSURER QUE LE GRAND LIVRE EST EN ACCORD AVEC LE TOTAL DES JOURNAUX
AUXILIAIRES

CONTROLES

1. Les personnes comptabilisant les transactions sur les comptes fournisseurs et achats
sont indépendantes du service trésorerie.

2. Des procédures appropriées permettent un accès strictement réservé au fichier maître,

aux programmes, aux fichiers de mise à jour.

3. Le total du grand livre est comparé au total des journaux auxiliaires.

4. Un logiciel d'interrogation de fichiers, teste les programmes principaux, revérifie les

calculs et liste les comptes dans un ordre décroissant afin de faciliter des sélections.

57
FOURNISSEURS ET ACRATS

OBJECTIF 3

S'ASSURER QUE LES COMPTES FOURNISSEURS SUR LES JOURNAUX AUXILIAIRES

DONNENT DES INFORMATIONS SUFFISANTES AFIN QUE LA SOCIETE PUISSE
PRENDRE DES MESURES APPROPRIEES EN TEMPS VOULU

CONTROLES

Les journaux auxiliaires doivent fournir les informations suivantes :

1. Nom et adresse du fournisseur.

2. Référence du fournisseur.

3. Classification suivant les conditions d'achat.

4. Nature du fournisseur (tiers ou société apparentée).

5. Nature de chaque transaction.

6. Total des achats par fournisseur.

Les débits et les crédits sont correctement lettrés afin de s’assurer que des mauvaises
imputations sont identifiées.

Les montants non lettrés sont systématiquement revus et les anomalies sont
investiguées.

58
FOURNISSEURS ET ACHATS

OBJECTIF 4

S'ASSURER QUE LES JOURNAUX AUXILIAIRES SONT CORRECTEMENT ETABLIS QU'ILS

REFLETENT L’ACTIVITE REELLE DE LA SOCIETE ET QUE LES PRODUITS D'AVANCE OU
LES CHARGES CONSTATEES D'AVANCE SONT IDENTIFIES PAR FOURNISSEUR

CONTROLES

1. La tenue des journaux auxiliaires est assurée par une personne n’ayant pas accès à la
trésorerie.

2. Les réclamations des fournisseurs sont analysées par un responsable.

3. Les comptes en suspens, tels que marchandises reçues sans facture ou factures reçues
sans réception de marchandises, doivent être revus et éclaircis.

OBJECTIF 5

STASSURER QUE TOUS LES PASSIFS POTENTIELS ET LES RECLAMATIONS

JUSTIFIEES DES FOURNISSEURS SONT CORRECTEMENT COMPTABILISES

CONTROLES

1. Les factures fournisseurs sont directement reçues du fournisseur, par une personne
indépendante du service réception des marchandises (les personnes par contre peuvent
être responsables de la vérification des factures par rapport aux bons de commandes et
aux biens ou services reçus).

2. Les personnes responsables des comptes fournisseurs réconcilient les factures et les
bons de réceptions qui mentionnent l'accord du magasinier sur les quantités reçues.

59
FOURNISSEURS ET ACHATS

OBJECTIF 6

S'ASSURER QUE LES ACHATS SONT ENREGISTRES SUR LA BONNE PERIODE AFIN
QUE LA CESURE DES EXERCICES SOIT RESPECTEE

CONTROLES

Pour les achats ne représentant pas des livraisons de marchandises ou de fournitures :

1. les provisions pour publicité à recevoir ou à payer sont évalués par une personne
indépendante du service marketing.

2. des documents tiennent à jour les charges payables par abonnement (loyer, téléphone)

3. les charges à payer sont revues par un responsable indépendant qui s’assure que
toutes les charges normales sont enregistrées sur la bonne période.

OBJECTIF 7

S'ASSURER QUE LES ACHATS SONT:

1. COMPTABILISES DANS LES COMPTES APPROPRIES

2. JUSTIFIES
3. CORRECTEMENT AUTORISES

CONTROLES
En plus des contrôles mentionnés pour atteindre les objectifs 4 et 5, les procédures suivantes
peuvent être adoptées:

1. les achats sont décidés par des personnes autorisées.

2. des formulaires de demande d'achats sont établis.

3. les demandes d'achats sont autorisées par des personnes habilitées selon l'importance
de l'achat.

4. les prix d'achat sont régulièrement revus par un responsable.

5. les comptes fournisseurs sont ouverts après les autorisations nécessaires.

FOURNISSEURS ET ACHATS

60
6. des appels d'offre sont lancés auprès des fournisseurs.

7. les factures sont vérifiées.

8. les factures sont comparées aux bons de réception approuvés par le service réception et
le service qualité.

9. les factures de publicité sont approuvées par le responsable du service marketing.

10. les factures sont codées dé s leur réception.

11. l'accès au fichier maître est réservé aux personnes autorisées

12. un programme informatique met à jour simultanément les comptes achats et entrées en
stocks.

13. une procédure permet de s'assurer que les frais de transport sont correctement
comptabilisée.

OBJECTIF 8

S'ASSURER QUE LES ECRITURES AU DEBIT DES COMPTES FOURNISSEURS

ENREGISTREES COMME DES PAIEMENTS CORRESPONDENT A DES DECAISSEMENTS
AUTORISES

CONTROLES

1. Les décaissements (chèques, traites, etc) sont sous la responsabilité de personnes n'ayant
pas de fonctions dans les passations des écritures et dans le service trésorerie.

2. Les personnes habilitées doivent signer les chèques ou ordres de transfert après avoir revu
les documents justificatifs.

3. Après paiement, les factures justificatives correspondantes doivent être annulées par une
signature ou autre marque afin d'éviter un double paiement.

4. Les chèques sont expédiés directement aux fournisseurs concernés.

61
FOURNISSEURS ET ACHATS

OBJECTIF 9

S’ASSURER QUE DES AVOIRS ONT ETE OBTENUS POUR TOUS LES RETOURS AUX
FOURNISSEURS.

CONTROLES

1. Toutes les marchandises reçues sont vérifiées par un réceptionnaire ou un service

qualité qui note les produits endommagés ou autre remarque qui pourrait être signalée
au fournisseur.

2. Les marchandises ne doivent pas être rangées avant le contrôle.

3. Lorsque les produits sont retournés au fournisseur, des bons doivent être établis par le
magasinier afin qu'ils soient suivis par le service Achat.

OBJECTIF 10

S'ASSURER QUE LES REMISES DE FIN D'ANNEE OU LES RMISES POUR LE VOLUME OU
LE CHIFFRE D'AFFAIRES REALISE AVEC UN FOURNISSEUR SONT OBTENUES.

CONTROLES

1. Le fichier maître doit inclure la remise ou les rabais à obtenir conformément aux
contrats.

2. Un responsable connaissant bien les conditions d'achats doit revoir régulièrement les
remises ou rabais obtenus.

62
OBJECTIF 11

S'ASSURER QUE LES ACHATS COMPTABILISES SUR LE GRAND LIVRE SONT JUSTIFIES

CONTROLES

Les personnes autorisées à comptabiliser les achats sont indépendantes des autres activités
concernant les achats.

De plus

1. Les comptabilisations habituelles sont identifiées par des codes source sur les fichiers
informatiques.

2. Les comptabilisations non habituelles sont autorisées par un responsable habilité.

3. Les totaux sur le grand livre sont réconciliés avec les totaux sur les journaux auxiliaires.

63
FRAIS DE PERSONNEL

INDICATEURS AU SERVICE DU CLIENT

1. Faiblesses de contrôle interne notées lors de notre révision des procédures.

2. Absence d'une politique de personnel bien définie.

3. Augmentation des coûts de personnel par rapport au niveau de production ou par rapport
au chiffre d'affaires réalisé.

4. Taux de rotation du personnel élevé.

5. Taux d'absentéisme important.

6. Différences non expliquées entre le budget et les coûts réels de frais de personnel.

7. Système inexistant ou inefficace pour la prise en compte des heures réellement travaillées
par centre de coût.

FRAIS DE PERSONNEL

QUESTIONNAIRE D'INFORMTION

1. Quel est approximativement le nombre de personnes par catégorie:

-Direction
-Administration
-Production
-Autres

2. Quelle est leur répartition géographique ?

3. Quelle est la méthode de paiement des salaires (espèces, chèques, virements) ?

4. Un compte en banque spécifique est-il utilisé ?

5. Le personnel est-il syndiqué ?

6. Comment sont comptabilisés les congés payés ?

7. Des primes sont-elles accordées régulièrement ?

8. Sur quelles bases sont-elles comptabilisées ?

7. Sur quelle base les frais de personnel sont-ils imputés à un centre de coût ?

64
FRAIS DE PERSONNEL

OBJECTIF 1

S'ASSURER QUE LE LIVRE DE PAIE REFLETE L'ACTIVITE REELLE DES SALARIES

TRAVAILLANT POUR L'ENTREPRISE.

CONTROLES

La direction reçoit et revoit régulièrement des rapports concernant chaque centre de coût.
Ces rapports incluent

- le nombre d'employés,
- l'absentéisme ou les heures non travaillées
-les coûts des heures supplémentaires

OBJECTIF 2

S'ASSURER QUE LES PROVISIONS CORRECTES SONT COMPTABILISEES POUR LES

SALAIRES A PAYER, LES CONGES PAYES ET LES CHARGES SOCIALES
CORRESPONDANTES, LES COMMISSIONS, LES PRIMES, LES CHARGES SOCIALES, LA
PARTICIPATION DES SALARIES AUX FRUITS DE L'EXPANSION.

CONTROLE

Le service paie est indépendant du service comptabilité et une procédure claire doit être écrite
afin que les responsabilités soient bien définies.

Les provisions importantes ou spécifiques doivent figurer sur le rapport présenté à la direction.

65
FRAIS DE PERSONNEL

OBJECTIF 3

S'ASSURER QUE LE LIVRE DE PAIE EST EN ACCORD AVEC LES FICHES DE PAIE
INDIVIDUELLES

CONTROLES

1. Les fiches de paie sont préparées par des personnes n'ayant pas accès à la trésorerie.

2. Les réconciliations sont effectuées entre le livre de paie et les fiches de paie
individuelles.

3. Dans un système informatisé, des programmes d'interrogation de fichier testent la

fiabilité du traitement informatique, ou recalculent des fiches de paie.

4. Le fichier maître et les fichiers opérationnels sont inaccessibles aux personnes non
autorisées à opérer des changements ou à introduire des données.

5. Le livre de paie est revu et approuvé.

6. Les heures travaillées sont comparées aux heures payées.

66
FRAIS DE PERSONNEL

OBJECTIF 4

S'ASSURER QUE LES PAIEMENTS SONT CORRECTEMENT EFFECTUES ET ATTRIBUES

AUX PERSONNES AYANT EFFECTIVEMENT UN CONTRAT DE TRAVAIL.

CONTROLES

1. Une procédure claire et écrite précisant les responsabilités est établie.

2. Les coûts sont analysés par centre de coût, mensuellement.

3. Les paiements aux employés sont effectués par virements bancaires, après approbation
du responsable du personnel.

4. Les paiements en espèces sont effectués par des personnes n'ayant pas de
responsabilité pour l'embauche, l'approbation des heures travaillées, la préparation des
fiches de paie.

5. Les salaires versés sont comparés avec le total comptabilisé salaire net à payer".

6. Tout changement (emploi, départ, salaire, taux de charges sociales) est autorisé,
approuvé, justifié et enregistré sur le fichier maître.

7. Les heures travaillées, les heures supplémentaires ou les primes spécifiques sont
approuvées par le chef de service de l'employé.

67
INFORMATIQUE

INDICATEURS AU SERVICE DU CLIENT

1. Le directeur informatique dirige-t-il le service informatique en assurant une utilisation

efficace de l'ordinateur

2. Existe-t-il un plan de développement à court terme et à moye terme (3 ans), approuvé

par la direction générale ?

3. Les systèmes sont-ils installés en accord avec le plan ?

4. Existe-t-il un manuel décrivant les systèmes de développement, le modifications, et

l'utilisation des terminaux ?

5. Des mesures sont-elles prises pour la conservation des derniers fichiers de mise à jour,
afin de faciliter les reprises des opérations en cas d'interruption accidentelle de
l'ordinateur

6. Les utilisateurs sont-ils satisfaits du service informatique ?

7. Y a-t-il des taches habituelles qui pourraient être traitées par l'informatique (exemple
balance clients par antériorité de soldes).

8. Des mesures de sécurités sont-elles appliquées afin de prévenir des risques de feu ou
d'inondation ?

9. Un accord avec une société extérieure a-t-il été pris pour traiter les informations sur son
système en cas de défaillance de l'ordinateur ?

9.1 Si oui, y a-t-il eu des jeux d'essais testant le système informatique de cette
société, afin de s'assurer de sa fiabilité ?

68
INFORMATIQUE

QUESTIONNAIRE D'INFORMATION

1. Ordinateur

Décrire le système utilisé par le client. A-t-il sa propre installation ou fait-il appel à un
sous-traitant ?

2. Logiciel

- Capacité du logiciel
- Le client est-il d'accord pour que nous utilisions son
- installation pour les besoins de notre révision ?
- Personnel à contacter au sein du service informatique.
- Contrôles généraux

(a) Y a-t-il une ségrégation des tâches raisonnable entre les fonctions au sein du service
informatique

(b) Quels sont les contr8les assurant un accès strictement réservé aux personnes
habilitées :

à entrer dans la salle ordinateur ?

à modifier un fichier ?
à utiliser un terminal
à enregistrer une écriture ?

(c) Quelles sont les procédures permettant la poursuite des opérations informatiques et la
conservation des fichiers malgré l'intervention d'un désastre (eau, feu) ?

(d) Quelles sont les procédures permettant une poursuite normale des traitements
informatiques malgré un départ rapide du responsable informatique ?

(e) L'accès à la librairie est-il réservé aux personnes habilitées ?

(f) Des programmes permettant des tris informatiques pour des contrôles existent-ils déjà ?

69
INFORMATIQUE

OBJECTIF 1
S'ASSURER QUE LA SEGREGATION DES TACHES EST ASSUREE AU SEIN DU SERVICE
INFORKATIQUE

CONTROLES

1. Le personnel informatique n'a aucune possibilité de faire des transactions ou de les

approuver.

2. Une ségrégation stricte des tâches doit être respectée entre:

- le développement
- la programmation
-l'utilisation des terminaux et l'accès sur les fichiers "vivants"

3. L'organisation doit être mise au point afin que la ségrégation des taches soit respectée
pendant les vacances annuelles.

4. Un responsable de la sécurité des données doit être désigné. Sa responsabilité s'étend

à la protection d'ensemble des informations de la société.

OBJECTIF 2

PREVENIR OU DETECTER LES ACCES NON AUTORISES

- AUX FICHIERS VIVANTS

-A LA BIBLIOTREQUE DES PROGRAMMES
-A LA BIBLIOTHEQUE DES FICHIERS
-AUX TERMINAUX
-A LA DOCUMENTATION DES SYSTEMES ET DES PROGRES

70
CONTROLES

1. Un responsable doit s'assurer régulièrement du respect des mesures de protection et de

détection. (Selon la taille de l'entreprise, il s’agira du directeur général ou du responsable
informatique pour la société).

2. Utilisation de mots de passe pour accéder à un fichier et à un menu particulier.

3. Identification de la personne ayant accédé à un fichier, enregistré sur informatique et éditée

lors de la vérification de l'utilisation des fichiers. (La mise en œuvre du "LOG" existant
constitue une seconde ligne de défense d'un système complet de sécurité des données. Le
LOG doit énumérer toutes les demandes faites par chaque utilisateur et doit comprendre la
date et l'heure de chaque demande. Il doit noter l'identification du terminal et l'ensemble
des données ou segments d'enregistrement utilisés). La direction doit s'assurer que ces
documents retraçant l'utilisation du système sont régulièrement examinés.

4. Utilisation de mots de passe ou de cartes magnétiques pour accéder:

- à la salle informatique
- à la bibliothèque des programmes
- à la bibliothèque des fichiers vivants

5. Suivi des mesures de sécurité incluant:

- les changements fréquents des mots de passe

- la non-validité des mots de passe pour les personnes quittant la société ou la fonction
- le suivi des anomalies éditées telles que: essais répétés et infructueux pour accéder à
un fichier (mauvais mot de passe)

Cette tâche doit être réalisée par un responsable habilité décrit en 1.

6. Fermeture de l'écran après une non-utilisation prolongée (10 minutes par exemple).

7. Comparaison du plan de charge de la journée avec l'utilisation réelle des fichiers.

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INFORMATIQUE

OBJECTIF 3

S'ASSURER QUE LES NOUVEAUX SYSTEMES OU LES MODIFICATIONS DE SYSTEMES

EXISTANTS SONT TESTES DE FACON SATISFAISANTE AVANT LEUR UTILISATION

CONTROLES

1. Approbation de l'utilisateur pour l'installation de nouveaux systèmes ou la modification

des systèmes existants.

2. Participation de l'utilisateur dans la définition des taches et le déroulement des tests.

3. Formation appropriée des utilisateurs.

4. Accès des programmeurs limité à la bibliothèque des copies de fichiers pour les tests (et
non à la bibliothèque des fichiers vivants).

5. Extension des tests sur l'ensemble du système lorsqu'il y a une modification, même
partielle, du programme.

6. Utilisation parallèle de l'ancien et du nouveau système pendant la période des tests.

7. Mise à jour de la documentation.

8. Conservation des doubles des programmes dans un lieu sûr hors de la société.

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INFORMATIQUE

OBJECTIF 4

S'ASSURER DE LA CONTINUITE DES OPERATIONS AFIN QUE LES FICHIERS SOIENT

RECREES RAPIDEMENT APRES L'IRRUPTION D'UN DESASTRE, OU QUE L'ACTIVITE NE
SOIT PAS PERTURBEE APRES LE DEPART D'UN EMPLOYE AYANT DE GRANDES
RESPONSABILITES

CONTROLES

1. Revue régulière des mesures de sécurité contre:

- le feu
- les coupures d'électricité
- l'inondation
- la malveillance

2. Maintien des contacts avec une organisation extérieure ayant un système informatique
compatible et pouvant traiter les informations en cas de nécessité.

3. Conservation des trois derniers fichiers de mise à jour.

4. Conservation à l'extérieur de la société, mais dans un endroit sûr des copies à jour:

- maître des fichiers

- de mise à jour les fichiers
- de la documentation

5. Fixation des priorités pour les opérations à traiter par l'organisme extérieur après un
désastre.
Ce plan de secours doit être mis au point et révisé périodiquement, afin qu'un traitement
normal puisse être repris sur un site différent en cas d'urgence.

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