ATELIER REGIONAL DE

FORMATION EN GESTION
FINANCIERE

PROBLEMES RECURRENTS DE GESTION FINANCIERE

DE LA MISE EN VIGUEUR A LA CLOTURE DES PROJETS

Alain Hinkati– Sr FMS

Maimouna Fam – Sr FMS
CONTENU DE LA PRESENTATION
I. Rappel des éléments constitutifs du
système de gestion financière des projets
II. Problèmes rencontrés au démarrage des
projets
III- Quelques difficultés dans les phases de
mise en œuvre et de clôture
IV. Le cas particulier des fonds de
contrepartie et de l’utilisation des systèmes
nationaux
 RAPPEL DES ÉLÉMENTS CONSTITUTIFS DU SYSTÈME DE
GESTION FINANCIÈRE DES PROJETS

 Pourquoi la mise en place d’un système de gestion

financière adéquat pour les projets financés par la
Banque mondiale?

Quelques principes des directives de la Banque mondiale:

1.La Banque doit veiller à ce que les emprunteurs utilisent
les fonds prêtés i) uniquement aux fins prévues ii)avec
une attention particulière aux aspects d’économie,
d’efficacité et de transparence.
2. La responsabilité d’assurer correctement la gestion
fiduciaire et le suivi des opérations du projet incombe
au bénéficiaire du financement
3. La Banque s’assure que les arrangements fiduciaires
sont en place et fonctionnent et que les termes de
l’accord de crédit ou de don sont respectés.

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 RAPPEL DES ÉLÉMENTS CONSTITUTIFS DU SYSTÈME DE
GESTION FINANCIÈRE DES PROJETS

 Quels sont les principaux éléments constitutifs du

système de gestion financière?

- La gestion budgétaire,
- Le système de décaissement,
- Le système comptable,
- Le système de contrôle interne,
- Le système de reporting,
- Le contrôle externe

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 PROBLÈMES RENCONTRÉS AU DÉMARRAGE DES
PROJETS

 Partagez avec nous les problèmes souvent

rencontrés et dire comment les anticiper et les
éviter ?

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 PROBLÈMES RENCONTRÉS AU DÉMARRAGE DES
PROJETS

 Quelques éléments de discussions:

- L’ouverture des comptes désignés,

- Retard dans le recrutement du personnel comptable (comment
recruiter et éviter des changements intempestifs de personnel
comptable),
- Méconnaissance des arrangements de gestion financière,
- Besoin d’assistance en gestion financière au démarrage,
- Gestion des Fonds de preparation,
- Plannification et suivi du plan de travail annuel,
- Tableau des coûts du projet,
- Premier RIF et Premier audit externe.

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 PROBLÈMES RENCONTRÉS AU DÉMARRAGE DES
PROJETS

Cas pratique No 1 sur la préparation des RIF

Le Projet « Santé pour tous » d’un montant de 20 millions de dollars a été approuvé par le Conseil
d’Administration de la Banque mondiale le 10 Avril 2014 et mis en vigueur le 20 Août 2014. Nous
sommes le 25 octobre 2014 et le comptable intérimaire du projet souhaiterait répondre aux
obligations de préparation des rapports financiers trimestriels prévus dans l’accord de financement
du projet.
Les opérations réalisées sont :
- 07 octobre 2014 : Paiement par la Banque mondiale de l’avance initiale sur le compte désigné
du projet : FCFA 20 000 0000,
- 24 Mai 2014 : Atelier de sensibilisation sur les activités du projet FCFA 550 000 de frais de
restauration des participants financés sur le budget national,
- 27 Mars 2014 : Avance payée au Cabinet chargé du recrutement du personnel du projet : FCFA
5 000 000,
- 15 octobre 2014 : Note de frais engagés par le coordonnateur intérimaire : Tickets-valeurs de
carburant FCFA 500 000 ; Aménagement des bureaux affectés au projet FCFA 2 500 000 ;
Fourniture de Bureau FCFA 1400 000.
Vous êtes invités à répondre aux questions ci-après que se pose le comptable :
1. Parmi les opérations financières réalisées, lesquelles sont éligibles au financement du projet et
pourquoi?
2. Au 25 octobre 2014, combien de rapports financiers sont dus par le projet ? Justifier votre
réponse et indiquer ce que devrait contenir ce ou ces rapports.

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 QUELQUES DIFFICULTÉS DANS LES PHASES DE MISE EN
ŒUVRE ET DE CLÔTURE

1. Planification et suivi budgétaire

 Faiblesse des taux d’exécution budgétaire et de décaissement,
 Exécution de budgets non suivie et analysée ( responsabilité des FMS et autres
membres de l’équipe),
 Préparation et validation des plans de travail annuel,
 Révision budgétaire en cours d’année,
 Exécution de dépenses non budgétisées,
 Dépassements catégoriels et gestion des besoins de réallocation.

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 QUELQUES DIFFICULTÉS DANS LES PHASES DE MISE EN
ŒUVRE ET DE CLÔTURE

2. Gestion de la trésorerie et des paiements

 Irrégularité ou retard de soumission des DRF et Comptes désignés
inactifs,
 Retards dans le paiement des prestataires,
 Gestion des paiements sur contrats ( doubles-emplois ou dépassement
de l’engagement global),
 Irrégularité des contrôles de Caisse et des comptes de Banques.
 Insuffisance dans la justification d’avances ou de fonds mis à la
disposition de structures partenaires.
 Crédits ou avances au staff du projet,
 Avances à d’autres projets ou structures de l’Etat,
 Gestion des situations de dépenses inéligibles

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 QUELQUES DIFFICULTÉS DANS LES PHASES DE MISE EN
ŒUVRE ET DE CLÔTURE

3. Contrôle interne
 Paiements de perdiems ( missions fictives, non autorisée ou inéligible,
taux de perdiems non réglementaires dépassant les limites fixées,
retard dans le reversement des reliquats et absence de rapport de
mission),
 Paiement des ateliers ( surfacturation des tarifs d’hébergement et des
coûts de restauration, gonflement des effectifs, absence d’ordre de
mission, facturation sur base bon de commande et non effectif réél),
 Gestion des obligations fiscales et sociales des projets ( impôts et
charges sociales sur les salaires/ acomptes d’impôts sur les sociétés
pour les prestataires/ TVA et droits de douane)
 Gestion des immobilisations ( sécurité, assurance, recensement,
identification, règle de gestion)
 Gestion des stocks de valeurs (fournitures/ tickets-valeurs…)

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 QUELQUES DIFFICULTÉS DANS LES PHASES DE MISE EN
ŒUVRE ET DE CLÔTURE

4. Système comptable et de reporting

 Livres comptables obligatoires à tenir manuellement ou à l’aide du logiciel
comptable,
 Organisation comptable : comptabilité de caisse ou d’engagement?
 Absence de procédures d’ arrêté périodique des comptes,
 Contenu des Rapports financiers intérimaires,
 Qualité des rapports financiers (risques d’erreurs et d’incohérences)
 Importance de la description des règles et méthodes comptables utilisées , en
particulier s’il s’agit d’une comptabilité de caisse – clarifier les difficultés comptables
rencontrées ( traitement des amortissements, des charges constatées d’avance,
informations sur les factures à payer, traitements des intérêts reçus, des
subventions accordées : fait générateur de la constatation de la charge)

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 QUELQUES DIFFICULTÉS DANS LES PHASES DE MISE EN
ŒUVRE ET DE CLÔTURE

5. Audit final
 Gestion des cas de cautions et des retenues de garanties dans le cadre
de la clôture des projets,
 Réalisation et financement de l’audit final,
 Date d’achèvement, date de clôture et date limite des paiements
(assurer la régularité et l’éligibilité des derniers paiements)
 Financement de certaines dépenses de fonctionnement durant la phase
de clôture des projets,
 Règles de dévolution des biens à la clôture des projets

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 QUELQUES DIFFICULTÉS DANS LES PHASES DE MISE EN
ŒUVRE ET DE CLÔTURE

Cas Pratique 2: Discussions autour des obligations

fiscales des projets
1. Quels sont les régimes fiscaux (et de sécurité sociale)
applicables aux rémunérations du personnel des projets
Banque mondiale dans votre pays ?
2. La TVA est-elle exigible sur les factures des dépenses
effectuées par les projets BM ?
3. Quels sont dans vos pays les obligations légales des
projets BM en ce qui concerne : i) la collecte de la TVA, ii)
les retenues à la source d’impôts sur les Bénéfices et des
taxes sur loyers, iii) le paiement des droits de douane et
autres impôts et taxes ?

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 FONDS DE CONTREPARTIE ET UTILISATION DES
SYSTÈMES NATIONAUX

 Echanges sur les difficultés rencontrées en ce qui concerne la

budgétisation, la libération et l’utilisation des fonds de contrepartie?

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 FONDS DE CONTREPARTIE ET UTILISATION DES
SYSTÈMES NATIONAUX

 Echanges sur les difficultés rencontrées en ce qui concerne la

budgétisation, la libération et l’utilisation des fonds de contrepartie:

- Connaissance du calendrier budgétaire de l’Etat et plaidoyer au niveau

du ministère sectoriel pendant la phase de préparation du BGE
- Connaissance des règles de mobilisation à partir du BGE ( mobilisation
sur un compte de disponibilité affecté de l’Etat ou utilisation directe du
système pays)
- Renforcer le contrôle sur les Fonds de contrepartie en raison des
risques de détournement et d’utilisation non conforme aux objectifs du
projet BM,
- Cas de dépenses inéligibles sur les fonds de contrepartie?
- Besoin de fonds de contrepartie à l’étape de clôture des projets
- Besoin de fonds de contrepartie ou de préfinancement au démarrage
des projets ( approbation par le conseil d’administration de la BM)

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 FONDS DE CONTREPARTIE ET UTILISATION DES
SYSTÈMES NATIONAUX

 Echanges sur les difficultés rencontrées dans l’utilisation des systèmes

nationaux de gestion des finances publiques

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 FONDS DE CONTREPARTIE ET UTILISATION DES
SYSTÈMES NATIONAUX

 Echanges sur les difficultés rencontrées dans l’utilisation des systèmes

nationaux de gestion des finances publiques

- Rôles & responsabilités des RAF Projets dans les arrangements ad’hoc
versus Rôles & responsabilités des RAF dans le cas de l’utilisation des
systèmes nationaux,
- Allocations budgétaires insuffisantes pour les projets et long délais pour
faire aboutir les demandes d’augmentation de crédits budgétaires en
cours d’exercice,
- Délai de retraitement et nature de la collaboration avec les acteurs de
la chaîne des dépenses,
- Outils de suivi budgétaire et mise en place du système de reporting du
projet,
- Particularités des traitements comptables et des annexes aux états
financiers
- Impact de l’intervention des structures nationales d’audit interne et
externe dans la gestion des projets.

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Je vous remercie!