DILIGENCES DE CLÔTURE DES

PROJETS

DOUALA, MARS 2019

 SOMMAIRE
I. Objectifs de la session
II. Cycle de projet & Responsabilités
III. Date de clôture?
IV. Date butoir de décaissement?
V. Dispositions à prendre à l’approche de date de clôture
VI. Cas spécifique des frais de fonctionnement pendant la
période de grâce
VII. Cas spécifique de l’audit de clôture du projet
VIII. Difficultés particulières
IX. Synthèse
 OBJECTIFS DE LA SESSION
➔ ORGANISER UNE CLÔTURE EFFICIENTE DE PROJET AFIN
D’ÉVITER DES DIFFICULTÉS DE PAIEMENT DES DERNIÈRES
FACTURES, LES SUR-ENGAGEMENTS ET DÉPENSES NON
ÉLIGIBLES AU FINANCEMENT IDA:
• LE RECOUVREMENT DU COMPTE DÉSIGNÉ;
• LE PAIEMENT DES DERNIÈRES FACTURES;
• LE TRAITEMENT DES FRAIS DE FONCTIONNEMENT PENDANT LA
PÉRIODE DE GRÂCE;
• LA GESTION DE L’AUDIT FINAL; ET
• LA GESTION DES RETENUES DE GARANTIE/ CAUTIONS.
8. ÉVALUATION. Le département d’évaluation. Le
département d’évaluation des opérations de la Banque
procède à un audit pour comparer les résultats du projet
avec ses objectifs de départ.
7. CLÔTURE. Le rapport de fin
d’exécution est préparé pour évaluer
la performance du projets, de la
Banque mondiale et de l’emprunteur,
les problèmes rencontrés et les leçons à
tirer. Le rapport est soumis au Conseil
7 2
d’administration.
6. EXÉCUTION ET
SUPERVISION.
6 3
L’emprunteur
exécute le projet. La Banque
mondiale s’assure que les fonds du
prêt sont bien utilisés aux fins prévues
par le prêt et que les critères
économiques, d’efficacité et de
compétence sont respectés.
5. APPROBATION. Le projet est soumis au Conseil
d’Administration pour approbation. La Banque et
l’emprunteur signent l’accord de financement.
1. CADRE DE PARTENARIAT PAYS. Définition des priorités
et de la stratégie d’intervention de la Banque. Les prêts sont
accordés dans le cadre d’un programme global de financement
décrit dans le CPF.
2. IDENTIFICATION.
8 1 L’Emprunteur et la Banque
identifient les projets à même de
réaliser les stratégies définies. Ils
doivent être solides sur les plans
financier, économique, social et
environnemental.
Cycle du
projet
3. PRÉPARATION. Transformer
les stratégies en projets concrets
prenant en compte les aspects
technique, économique, financier et
institutionnel. L’Emprunteur est
responsable de la préparation du
5 4 projet. La Banque apporte l’aide
technique et financière.
4. EVALUATION. La Banque évalue les aspects économique,
technique, institutionnel, financier, environnemental et social du projet
proposé. Le document d’évaluation du projet et les avant-projet des
documents juridiques sont préparées. (PAD, avant-projets des documents
juridiques par la Banque.)
SCHÉMA DU CYCLE DE PROJET &
RESPONSABILITÉS
Banque Mondiale
EMPRUNTEUR
JOINT

Identification

Preparation

Evaluation

Négociations

Approbation du CA

Signature et Entrée en vigueur

Exécution Supervision

Evaluation finale du
projet
 DATE DE CLÔTURE ?
• Fixée au moment de l’évaluation du projet et avant
mise en vigueur (spécifiée dans AF et LD)
▪ Principe général: Toutes les dépenses éligibles au
projet devraient être engagées, exécutées,
réceptionnées et payées à la date de clôture
▪ Mais possibilité d’extension de cette date par la
Banque en consultation avec ou à la demande du
gouvernement

NB: Faire cette demande d’extension (motivée) plusieurs mois

(au moins 12 à 18 mois) avant la date de clôture initiale
indiquée dans la convention de financement.
 DATE BUTOIR DES DECAISSEMENTS
1. Délai de grâce (voir lettre de décaissement): Délai de 4 mois accordé
pour permettre les facturations et paiements des derniers marchés /
commandes passés et réceptionnés au plus tard à la date de clôture
2. Possibilité de l’étendre sur 2 mois supplémentaires dans des
circonstances exceptionnelles (informer la Banque dès qu’un retard est
prévisible durant la période de grâce et en motivant les raisons de
cette demande supplémentaire de délai - la Banque apprécie le
bien-fondé de la requête)
3. Période de grâce utilisée par l’IDA pour paiements des DRF et DPD
acceptées mais aussi pour le recouvrement de l’avance initiale dans le
compte désigné
DISPOSITIONS A PRENDRE A L’APPROCHE DE
LA DATE DE CLÔTURE
• Comparer le solde réel du disponible dans le système
Client Connection avec le solde comptable (6 à 12 mois
avant date clôture)

• Anticiper sur tout dépassement budgétaire: comparer le

montant des marchés en cours d’exécution non encore
payés + les marchés à passer y compris les frais de
fonctionnement avec le reliquat du financement non
décaissé (ou dans le compte banque) avant la signature
de tout nouveau marché (6 à 12 mois avant clôture)

• Prendre les dispositions auprès du Gouvernement pour

le financement des frais de fonctionnement de l’UGP
 CAS SPECIFIQUE
FRAIS DE FONCTIONNEMENT PENDANT
LA PERIODE DE GRÂCE
Frais généraux / de fonctionnement: Salaires /
honoraires des contractuels, carburant, téléphone,
électricité, entretiens véhicules, fournitures bureau,
loyers …
➔ Non éligibles sur les ressources du financement
BM
➔ Pris en charge sur budget / financement par Etat
(ressources nationales)
 L’AUDIT DE CLÔTURE DU PROJET
1. Principe de base:
i. Signature du contrat avant la date de clôture
ii. Montant forfaitaire ou fixe et payable dans les
six mois suivant la fin de l’exercice comptable
dans lequel le dernier décaissement a eu lieu sur
le compte du projet

2. Si l’audit est terminé et facturé avant la date butoir

des décaissements ➔ 2 options :
• Paiement direct
• Paiement sur compte du projet/ désigné et le mettre
dans une DRF ou un remboursement si paiement fait
avec les ressources internes du gouvernement
 L’AUDIT DE CLÔTURE DU PROJET
2. Si l’audit ne peut être achevé ou réalisé avant la date
buttoir des décaissements : ➔ ouvrir un « compte
séquestre » avant la date de clôture mais au plutard
avant fin date buttoir des décaissements

3. Dès l’ouverture du compte séquestre, virer la provision

(cout du dernier audit) dans ce compte et transmettre à
l’IDA (Sce décaissement) une DRF comprenant (i) toutes
pièces justificatives (la copie du contrat, les TdRs de
l’audit et la lettre d’acceptation). Si les états financés
audités ne sont reçus dans le délais indiqué
(généralement dans les 6 mois qui suivent la fin periode
de grâce), l’IDA peut demander le remboursement de
cette somme.
 DIFFICULTES PARTICULIERES:
GESTION DES CONTRATS A LA
CLÔTURE DU PROJET
Trois difficultés majeures à la date de clôture des
projets:
(i) Retenues sur contrats achevés avant ou à la date de
clôture du projet mais pour lesquels la période de la
garantie va au-delà de la date de clôture
(ii) Contrats non payés en totalité: reliquat ?
(iii) Traitement des cautions et garanties
 DIFFICULTES PARTICULIERES:
RETENUES SUR CONTRATS
Si la période de garantie va au-delà de la date de clôture, les
retenues sont éligibles dans les conditions suivantes:
(i) Les travaux sont achevés et ont fait l’objet d’une réception
provisoire avant la date de clôture du projet
(ii) Les retenues faites peuvent faire l’objet de cautionnement
auprès d’une banque ou tout autre forme de garantie

Dans ce cas, établir une DRF accompagnée des pièces justificatives (PV
réception provisoire, copie de la caution bancaire, …)

La date de clôture du projet peut être étendue par l’IDA si le

gouvernement estime qu’il faut accorder plus de temps pour permettre
à l’entrepreneur d’obtenir la garantie bancaire
 DIFFICULTES PARTICULIERES:
CONTRATS NON SOLDES A LA CLOTURE
DES PROJETS
La gestion et le suivi des contrats sont la responsabilité du gouvernement; notamment
s’assurer que
(i) tous les paiements dus sur les contrats exécutés et réceptionnés avant la
date de clôture sont faits;
(ii) tous les problèmes sont résolus avant la date butoir des décaissements.

L’IDA s’assure de la situation des contrats au cours de l’exécution du projet et à

l’approche date de clôture.

FLEXIBILITE: IDA peut décider, en consultation avec le client de ne pas clôturer le

compte du projet dans ses livres si IDA est informée à l’avance de
(i) l’existence de problèmes de paiements sur solde de contrats ou
(ii) de litiges sur un contrat non résolus après la date butoir de
décaissement.
 SYNTHESE
• Solde Comptabilité = Solde Client Connection
• Total des paiements déjà effectués + Engagements en cours ou à
prendre (non encore payés) ≤ Budget global du projet (tenir compte
du taux de change fluctuant)
• Aucun nouveau contrat signé après la date de clôture
• Tous les contrats en cours exécutés, réceptionnés et approuvés
(validation) à la date de clôture : Les seuls à être payés pendant la
période de grâce
• « Compte séquestre » à ouvrir avant date de clôture pour le paiement
des honoraires du dernier audit; le dernier audit couvrant une période
incluant le dernier exercice comptable et la période de grâce (maxi
18 mois)
• Frais de fonctionnement de la période de grâce financés sur budget
national (contrepartie)
• Inventaire physique des biens acquis dans le cadre du projet et
formalisation du transfert de propriété à l’Etat
 THANK YOU !

QUESTIONS ?

… REPONSES
JE VOUS REMERCIE!