GESTION DE SUBVENTION

DR DEMBA TRAORE
Senior Technical Advisor ,RH/FP and Gender
 OBJECTIFS
• Examiner les principes énoncés par le gouvernement US pour les
ONG non-US
• Cycle de vie de la subvention

• Fonctionnement de la subvention

• Rôles et responsabilités

• Dialogue relatif au plan de croissance

• Application des connaissances dans le cadre d’un travail d’équipe 2

 PRINCIPES DE LA SUBVENTION
Quelle est la relation entre le bailleur de fonds, le récipiendaire principal et le(s)
sous-récipiendaire(s) ?

Organisme JSI
Organisation Sous-
donateur Récipiendaire Récipiendaire
accordant le projet principal

Trois concepts clés:

• Le récipiendaire principal est responsable auprès des donateurs du suivi contractuel, financier et
programmatique de tous les fonds octroyés.
• Les donateurs demandent au récipiendaire principal de gérer et de soutenir les sous-récipiendaires
et de veiller à ce qu’ils respectent les conditions de l’accord.
• JSI joue un rôle de transmission et fait en sorte que les modalités de l’accord soient suivies par les
sous-récipiendaires. 3
 PRINCIPES DE LA SUBVENTION
Définition du sous-récipiendaire

C’est le cas
Ce n’est pas le cas
•Fournit des biens et des services dans
• La performance est mesurée selon le fait que les le cadre d’opérations commerciales
normales.
objectifs du donateur ont été atteints.
•Offre des biens/services similaires à
• Possède une forme de responsabilité dans la prise de d’autres clients en dehors du
décisions programmatiques. programme.
•Opère dans un environnement
• Doit adhérer aux réglementations et aux conditions compétitif.
imposées par le gouvernement US et le donateur. •N’est pas sujet aux conditions
• Utilise des fonds afin d’avancer un programme de
imposées par le donateur.
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l’organisation.
CYCLE DE VIE DE LA SUBVENTION

Sollicitation
Clôture

Mise en œuvre, suivi,

Pré-octroi
modifications et rapport

Subvention

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 SOLLICITATION ET PRÉ-OCTROI
Sollicitation
• Le SR peut-il respecter les
conditions du donateur?
• Remise des documents
requis par le gouvernement
US
• Budget et cahier de charges
préliminaires
Évaluation précédant l’octroi
de la subvention
• Examen approfondi des
politiques et des procédures à
travers une évaluation
• Examen des outils de contrôle
financiers et organisationnels
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 SUBVENTION, EXÉCUTION ET CLÔTURE

Subvention Mise en œuvre Clôture

• En fonction du budget et du • Fin de la sous-
• L’accord transmet les
cahier de charges approuvés subvention
conditions imposées
• Présentations des rapports • Publication des
par JSI et le donateur dernières
• Suivi par JSI
• Dispositions dépenses
• Participation à la planification
standards et annuelle du budget et des • Présentation du
formulaires de rapport activités rapport final
inclus en annexes • Modifications (le cas
échéant)
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 RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Trois façons dont les rôles et les responsabilités facilitent le respect des modalités de l’accord:

• Respect des responsabilités contractuelles figurant dans la subvention

Contractuel • Maintient à jour des documents relatifs à la subvention en vue d’audits

• Travail technique accompli selon le cahier de charges

Programmatique • Autogestion de la performance: remise à temps des produits livrables et des
rapports et garantie que les coûts engagés s’accordent au budget approuvé

• Garantie que les coûts sont raisonnables, admissibles et attribuables et

accompagnés des justificatifs énoncés dans les modalités de l’accord
Financier • Conduite du suivi financier sur la durée de vie du projet et vérification des
risques et incohérences, (détournements de fonds, analyse fiscale)
• Présentation des factures à IH dans les délais impartis.

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 FONCTIONNEMENT
La subvention décrit les responsabilités contractuelles, financières et
programmatiques de JSI et de l’organisme donateur vis-à-vis du
sous-récipiendaire.

Parties de la subvention
Rapport
• Fiche d’octroi du projet
• Avance de liquidités
• Annexes du contrat
• Rapports financiers
• Pièces-jointes
• Rapports programmatiques
supplémentaires
• Inventaire
• Signature – prochaines étapes
• Signature – modifications

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 COMMENT MESURER NOTRE RÉUSSITE

1. Signature de la subvention et des modalités dans les délais impartis

2. Participation à la préparation annuelle du budget et du cahier de

charges

3. Établissement des systèmes de contrôle internes solides pour veiller à

la qualité technique et à la performance des activités selon le budget
établi
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 Comment mesurer notre réussite

1. Répertorier tous les documents ayant trait à la subvention!

2. Présentez les rapports aux dates prévues et selon le format prédéfini

3. Dépensez les fonds selon les modalités de l’accord de subvention

4. Préparez-vous aux audits et/ou aux vérifications menées par JSI

5. Favorisez la communication et l’échange de connaissances (dans les deux

sens)
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 CE QU’IL FAUT RETENIR

1) Travailler en partenariat pour assurer la réussite de l’accord en vous appuyant sur vos forces
techniques collectives.

2) Laissez-vous guider par l’accord de subvention.

3) Apprenez les uns des autres – l’équipe de JSI se tient à votre disposition pour répondre à vos
questions sur la durée de vie de la subvention.

4) Identifiez les fonctions et les domaines où les modes de contrôle internes, financiers et
organisationnels peuvent être renforcés pour favoriser la croissance de votre organisation.

5) Sachez où trouver des ressources et comment bénéficier d’une assistance technique.

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 MERCI DE VOTRE ATTENTION

MOMENTUM Résilience Sanitaire Intégrée est financée par l'USAID (United States Agency for International
Development) et mis en oeuvre par IMA World Health (IMA) avec les partenaires JSI Research & Training
Institute, Inc. (JSI), Pathfinder International, GOAL USA Fund, CARE et Africa Christian Health Associations
Platform (ACHAP), ainsi que Premise Data, Harvard TH Chan School of Public Health Department of Global
Health and Population, Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health Department of International
Health et Brigham Young University en tant que partenaires de ressources, dans le cadre de l'accord de
coopération USAID #7200AA20CA00005. Le contenu de cette fiche d'information relève de la seule
responsabilité d'IMA et ne reflète pas nécessairement les vues de l'USAID ou du gouvernement des États-
Unis.

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