Formation - Elaboration Analyse Budgétaire - Mars 2019 Irsan

ELABORATION ET SUIVI
BUDGETAIRE – RAPPEL DES

PRINCIPES
PASSATION DES MARCHES DANS
L’ELABORATION BUDGETAIRE ET LE SUIVI
DES DECAISSEMENTS
DOUALA, MARS 2019
Douala, Mars 2019 1
LE SAVIEZ VOUS ?
La tendance générale observée entre vos prévisions budgétaires et vos
réalisations traduit plus un divorce qu’un mariage réussi
PREVISIONS BUDGETAIRES REALISATIONS BUDGETAIRES
40,000,000,000
35,000,000,000
30,000,000,000
25,000,000,000
20,000,000,000
15,000,000,000
10,000,000,000
5,000,000,000
Douala, Mars 2019 2
-
2012 2013 2014 2015
LE SAVIEZ VOUS ?
Dans certains cas 20% d’efforts peuvent avoir un impact de 80% sur les
résultats.
20% des
activités du
projet
Impact de 80% sur

les objectifs de
développement du
projet
Douala, Mars 2019 3
LE SAVIEZ VOUS ?
Les projets performants sont ceux qui disposent d’une bonne équipe
de coordination et d’un système de gestion participatif effectif :
Votre attitude détermine vos résultats
Douala, Mars 2019 4

Quelles sont les pratiques couramment
observées dans
- l’élaboration du budget?
- l’analyse budgétaire?
Douala, Mars 2019 5

PRATIQUES COURAMMENT OBSERVEES
1. Le budget est un cumulé des prévisions antérieures non réalisées et celles
prévues pour la période considérée
2. Le budget n’est validé ni par le COPIL ni par le bailleur
3. Le budget est élaboré par le coordonnateur et l’équipe de gestion

financière uniquement
4. Le budget est simplement communiqué à l’équipe de gestion financière

pour imputation dans TOMPRO et exécution (paiement)
5. L’équipe financière ne procède pas à une analyse de l’exécution du
budget
Douala, Mars 2019 6
PRATIQUES COURAMMENT OBSERVEES
6. La passation de marchés est l’affaire du seul SPM
7. Les différents services sont cloisonnés
8. Le processus décisionnel est concentré au niveau du Coordonnateur
9. La communication reste dans un seul sens ou est inexistante : le

système de management est directif
10. La coordination pilote à vue
Douala, Mars 2019 7

SOMMAIRE INDICATIF
1. Qu’est ce qu’un Budget ? Pour quoi faire ?
2. Eléments clés et principes d’élaboration d’un Budget
réaliste et réalisable : Mesure de la performance
3. Principales étapes de préparation du Budget
4. Principes d’élaboration du Budget
5. Passation de marchés : Elaborer un PPM réaliste
6. Processus d’analyse et de pilotage
7. Bilan-Evaluation
8. Passation de marchés dans le suivi budgétaire
Douala, Mars 2019 8
1. QU’EST CE QU’UN BUDGET ?
LE BUDGET TRADUIT EN CHIFFRES LES PRÉVISIONS ANNUELLES
D’ACTIVITÉS EN TERMES DE RECETTES ET DE DÉPENSES.
Visibilité sur Outil de Outil de

les objectifs confrontation mesure, de
ainsi que les et d’enrichis- pilotage et de
priorités sement contrôle
Douala, Mars 2019 9

1. UN BUDGET, POUR QUOI FAIRE ?
ON NE PEUT AMÉLIORER QUE CE QUE L’ON MESURE
 Si on ne mesure pas, on ne sait pas où on en est

et si on ne connaît pas sa position et sa
destination, on ne peut pas définir les moyens
adéquats pour redresser la situation de
s’améliorer
Anne-Laure Delpech, conseil en gestion d’entreprises
Douala, Mars 2019 10

2. ELÉMENTS CLÉS
• Table des coûts (Cost Table)
• Cadre de résultats
• Plan de travail annuel (PTA)
• Plan de Passation de marchés (PPM)
• Plan d’exécution financière (ou plan de décaissement selon le
cas)
3. PRINCIPALES ÉTAPES DE PRÉPARATION
1- Fixer les objectifs à atteindre, les orientations
générales
2- Déterminer les axes prioritaires sur la base des
recommandations des missions de supervision, des
résultats déjà atteints et des leçons apprises
3- Adopter le cadre et les normes et fixer le

calendrier du PTA et du Budget
4- Communiquer le calendrier ainsi que le

cadre et les normes à tous les intervenants : au
besoin les former
3. PRINCIPALES ÉTAPES DE PRÉPARATION
• Sept - Oct
• Plan d’actions
annuel Préparation • Nov - Déc
• Utilisation du • Adoption par le
CostTable - PPM • Oct - Nov Comité de Pilotage &
• Consultations • Consolidation des approbation IDA
avec les acteurs requêtes des acteurs du • Intégration dans le PIP
du projet projet national et dans le
• Arbitrage budgétaire budget de l’Etat
Adoption
Formulation

4. PRINCIPES D’ÉLABORATION
PRINCIPES GÉNÉRAUX
• 1ère année : L’Optimisme est permis
• Années suivantes : le Réalisme est nécessaire

et incontournable
PRINCIPES SPÉCIFIQUES
• Processus participatif : Elément clé
• Existence d’un cadre et de normes d’élaboration

• Responsabilisation Budgétaire
• Harmonisation entre PTA, PPM, Plan
d’Exécution Financière (PEF) et Budget
• Priorité aux activités non prévues dans le PPM
CAPACITE
GAP DE PERFORMANCE
POTENTIEL
PRINCIPES SPÉCIFIQUES
• Niveau de détail analytique harmonisé
• composante, sous-composante, activité
• Même nature de dépenses par activité dans PTA, PEF et
Budget
• Niveau de détail élémentaire des lignes budgétaires (détail
Quantités et CU disponible)
• Le budget n’est pas un reflet conforme du PPM mais plutot du
PEF
• Douala,
Prise en compte de la performance sur l’exercice en cours
Mars 2019 17
5. PASSATION DE MARCHÉS
COMMENT ÉLABORER UN PPM RÉALISTE ?

DESCRIPTION DU PPM
• Tableau décrivant comment les activités de passation des
marchés convenues entre le projet et l’IDA vont être mises
en œuvre au cours d’une période donnée (en général annuelle)
• Le PPM décline les types de marchés (Consultants,
Fournitures, Travaux) en tenant compte des phasages et des
chemins critiques
• Un PPM peut s’étaler sur plus d’une année selon la nature et la
complexité des activités du projet. Le PPM est révisable en tant
que de besoin
IMPORTANCE DU PPM DANS LA MISE EN OEUVRE
DES PROJETS
Un plan de passation réaliste est essentiel à la bonne

programmation, supervision et exécution d’un projet :
• Réalisme des coûts

• Réalisme des calendriers
Le PPM peut être aussi utilisé comme outil de suivi

PERSONNES IMPLIQUÉES DANS
L’ÉLABORATION DU PPM: TRAVAIL D’ÉQUIPE
1. Le Coordonnateur du projet ;
2. Les techniciens du projet ;
3. Toutes personnes impliquées dans la gestion du projet
4. Le Spécialiste en Passation de Marchés
5. Les bénéficiaires
ETAPES DE L’ÉLABORATION DU PPM
1. Programme d’exécution du projet
2. Détermination du Plan de Travail annuel ;
3. Recencement des activités sujettes à Passation de
marchés
4. Détermination des délais d’exécution, de livraison ou
de production par les techniciens en la matière. Au
besoin se faire assister par un expert du domaine
5. Remplir le tableau type proposé par l’IDA
PRÉCAUTIONS À OBSERVER
1. S’assurer que toutes les activités prévues pour l’année ont

été prises en compte dans le PPM pour éviter les révisions
constantes et à intervalles réguliers
2. Eviter les dates fantaisistes et irréalistes : lorsqu’une activité

dépend d’une autre, s’assurer de la concordance des dates.
Ex : Les résultats d’une étude sont nécessaires pour un appel
d’offres de travaux ou de fournitures ou même d’une autre
étude.
6. SUIVI DE L’EXÉCUTION : PROCESSUS
D’ANALYSE ET DE PILOTAGE
• Le responsable Budgétaire : Personnage central
• Analyse budgétaire au plus trimestrielle par les

responsables budgétaires, consolidée et validée de façon
participative
• Elaboration d’un plan d’action sur la base des mesures

correctives identifiées et validées p.e. en cas d’écarts
significatifs
• Suivi de la mise en œuvre du plan d’action par responsable
budgétaire
• Douala,
Documentation
Mars 2019
dans un rapport (Ex: Le RSF) 24

Combinaison possible de plusieurs approches:
OIR
L’ENTONN
COMPOSANTES
SOUS-COMPOSANTES
ACTIVITES
NATURE DE DEPENSES

• Approche 20/80
20 % des
Activités
du projet Ont un impact
de 80 % sur les
objectifs de
développement
du projet
• Le chemin critique
• Début Projet
• Activités
critiques : délais
de réalisation
incompressibles
• Fin projet
6. SUIVI DE L’EXÉCUTION : RÉVISION
Pourquoi ? Quand ?
• Réorienter les activités  Mi-parcours
• Adapter les crédits ouverts  A tout moment
aux activités à mener
(réallocation)  Au plus deux
• Tenir compte des réalités du fois/an
marchés (variation de prix
et/ou de quantité)  Mi-parcours
• Revoir ses prétentions
Avis préalable de l’IDA ?
Oui, dans les mêmes conditions que le Budget initial
7. LA PASSATION DE MARCHES DANS
LE SUIVI BUDGETAIRE/DECAISSEMENT
• Contrats: Part importante des dépenses des projets (Jusqu’à 90% dans certains
projets
• Suivi des décaissements intimement lié au suivi des contrats
• Approche 20/80: Institution d’un suivi régulier des contrats majeurs au niveau de
la passation des marchés
• Réunions régulières des équipes de passation des marchés Banque – Projets:
Examen de l’état de suivi des marchés (en cours de passation, en cours
d’exécution); Examen des goulots d’étranglement; Proposition de solutions -
recommandations
• Nécessité d’une bonne gestion de contrat (plan de gestion de contrat)
• Nécessité impérieuse pour les RAF & Comptables de travailler en étroite
collaboration avec les SPM pour un plan de décaissement réaliste
8. BILAN - ÉVALUATION DES
RÉALISATIONS
Dans la période suivant immédiatement la

clôture d'un exercice budgétaire, un bilan -
évaluation complet doit être effectué pour
dégager et capitaliser toutes les leçons utiles
pour les exercices ultérieurs

SI PREVOIR EST HASARDEUX; NE
RIEN PREVOIR L’EST ENCORE
PLUS…
MERCI DE VOTRE ATTENTION !!!


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ELABORATION ET SUIVI

BUDGETAIRE – RAPPEL DES

Impact de 80% sur

Douala, Mars 2019 4

Douala, Mars 2019 5

2. Le budget n’est validé ni par le COPIL ni par le bailleur

3. Le budget est élaboré par le coordonnateur et l’équipe de gestion

4. Le budget est simplement communiqué à l’équipe de gestion financière

6. La passation de marchés est l’affaire du seul SPM

7. Les différents services sont cloisonnés

8. Le processus décisionnel est concentré au niveau du Coordonnateur

9. La communication reste dans un seul sens ou est inexistante : le

10. La coordination pilote à vue

Douala, Mars 2019 7

Visibilité sur Outil de Outil de

Douala, Mars 2019 9

ON NE PEUT AMÉLIORER QUE CE QUE L’ON MESURE

 Si on ne mesure pas, on ne sait pas où on en est

Douala, Mars 2019 10

• Table des coûts (Cost Table)

• Plan de travail annuel (PTA)

• Plan de Passation de marchés (PPM)

• Plan d’exécution financière (ou plan de décaissement selon le

3- Adopter le cadre et les normes et fixer le

4- Communiquer le calendrier ainsi que le

Douala, Mars 2019 13

• Années suivantes : le Réalisme est nécessaire

• Existence d’un cadre et de normes d’élaboration

COMMENT ÉLABORER UN PPM RÉALISTE ?

Douala, Mars 2019 18

Un plan de passation réaliste est essentiel à la bonne

• Réalisme des coûts

Le PPM peut être aussi utilisé comme outil de suivi

1. S’assurer que toutes les activités prévues pour l’année ont

2. Eviter les dates fantaisistes et irréalistes : lorsqu’une activité

• Analyse budgétaire au plus trimestrielle par les

• Elaboration d’un plan d’action sur la base des mesures

Douala, Mars 2019 25

Douala, Mars 2019 26

Dans la période suivant immédiatement la

Douala, Mars 2019 31

MERCI DE VOTRE ATTENTION !!!

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