CONSTATATION

Note 1 : Insuffisance dans la constitution du dossier du personnel

 Principe :

Le manuel de procédure précise les éléments constitutifs du dossier du personnel qui sont
cités ci-dessous :
- CV ;
- Acte de naissance ;
- Acte de mariage ;
- Acte de naissance de l’époux ou de l’épouse ;
- Acte de naissance des enfants ;
- Certificat de décès d’enfants, conjoint ou conjointe ;
- Photocopie de la carte d’identité, de permis de conduire ;
- Copie de diplôme et certificats ou attestations ;
- Note de diffusion de résultat de recrutement ou de nomination ;
- Contrat de travail ;
- Notes de services et décisions relatives à la personne ;
- Autorisations d’absence : congés spéciaux, disponibilité ;
- Fiche d’évaluation ;
- Fiches médicales ;
- Gratifications ;
- Sanctions ;
- Courrier divers relatif à la personne.

 Constat :

Nous avons constaté l’absence des éléments suivants sur le dossier du personnel :
 Certains dossiers ne contenaient pas de l’acte de mariage ;
 Trois dossiers ne contenaient pas de copie de diplôme ;
 Un dossier ne contenait pas la photocopie de la carte d’identité.

 Risque :

Cette absence de ces différents dossiers est une insuffisance parce que ce sont les éléments
constitutifs du dossier du personnel.

 Recommandation :

Nous recommandons la constitution de l'ensemble des dossiers du personnel.

 Observation de l’audité

Nous prendrons les mesures nécessaires pour a constitution des dossiers du personnel

 Position finale de l’audit

Note 2 : Incohérence entre les numéros de pièces numériques et physiques

 Principe :

Les numéros de pièces numériques doivent être conforme aux numéros physiques afin de
permettre une cohérence entre ces pièces.

 Constat :

Nous remarquons l’incohérence entre les numéros de pièces numériques et physiques

 Risque :

Cette incohérence entre les numéros de pièces numériques et physiques peut entraîner une
difficulté dans le tri des pièces et l’archivage

 Recommandation :

Nous recommandons de revoir les numéros de pièces numériques avant d’écrire les numéros
physiques dessus

 Observation de l’audité

 Position finale de l’audit

Note 3 : Insuffisance dans la codification budgétaire

 Principe :

Selon le manuel de procédures, toutes les dépenses doivent obligatoires porter un code
budgétaire quel que soit dans le rapport financier et celle de la liste détaillée des dépenses.

 Constat :

On constate des insuffisances de codes budgétaires dans la liste détaillée des dépenses
 Risque :

Cette insuffisance de codes budgétaires peut avoir une incidence sur la cohérence de
codification budgétaires dans la liste détaillée des dépenses et celles figurant dans le rapport
financier

 Recommandation :
Nous recommandons de revoir les codes budgétaires avant l’imputation des écritures dans la
liste détaillée des dépenses
 Observation de l’audité

 Position finale de l’audit

Note 4 : Absence de signature de certaines fiches d’expression de besoin

 Principe :

Toutes dépenses doivent faire l’objet d’une fiche d’expression de besoin et signer par les
signataires avant la sortie du fonds

 Constat :

Nous avons constaté que certaines fiches d’expression de besoin ne sont pas signées

 Risque :

Cette absence de signature peut constituer à des dépenses fictives et à dépassement

budgétaires

 Recommandation :

Il convient à la signature des fiches d’expression de besoin

 Observation de l’audité

 Position finale de l’audit

Note 5 : Insuffisance dans la justification des rémunérations du personnel à temps

partiel

 Principe :

Les personnels à temps partiel doivent être évaluer par une fiche de temps ou un contrat de
prestation et les preuves de paiements (facture de prestation)

 Constat :

Nous avons constaté qu’il y a certains personnels à temps partiel qui ne sont pas justifiés par
une fiche de temps
  Risque :

Cette insuffisance peut entrainer la traçabilité des horaires effectuées par les personnels à
temps partiels

 Recommandation :

Nous recommandons d’élaborer une fiche de temps pouvant justifier la rémunération des
personnels à temps partiel

 Observation de l’audité

 Position finale de l’audit

Note 6 : Chèque établi au nom de tierce personne

 Principe :

Les chèques doivent être établir au nom de la société ou structure prestataire

 Constat :

Nous remarquons que tous les chèques sont établis au nom de tierce personne au lieu de la
société prestataire

 Risque :

 Recommandation :

Nous recommandons à l’établissement des chèques au nom de la société prestataire

 Observation de l’audité

 Position finale de l’audit

Note 7 : Absence de mise en concurrence des fournisseurs dans le cadre des achats

 Principe :
Toutes les dépenses d’achats de 50 000 F à 1500 000 F, le manuel de procédure demande trois
factures pro forma à trois fournisseurs différents et de choisir le meilleur rapport qualité/prix.

 Constat :

Absence de mise en concurrence des fournisseurs

 Risque :

Cette absence de mise en concurrence des fournisseurs peut constituer un achat fictif

 Recommandation :

Nous recommandons de respecter la procédure de mise en concurrence des fournisseurs

 Observation de l’audité

 Position finale de l’audit

Note 8 : Non tenu des états de rapprochements bancaires

 Principe :

La tenue de l'état de rapprochement bancaire permet de rapprocher, à une même date, le solde
du relevé bancaire avec le solde du compte banque

 Constat :

Absence de certains états de rapprochements bancaires

 Risque :

En cas de non tenu des états de rapprochements cela peut nous conduire à un risque d’erreur

 Recommandation :

Nous suggérons à l’établissement des états de rapprochement bancaire

 Observation de l’audité

 Position finale de l’audit

Note 9 : Absence de rapport financier

 Principe :
L’établissement du rapport financier est obligatoire car les rapports financiers seront
transmis au bailleur à la fin du trimestre
Les rapports financiers visent à confronter les réalisations budgétaires des périodes
concernées avec les prévisions budgétaires faites pour les mêmes périodes, à donner les
justifications des écarts, de même que la moralité des dépenses

 Constat :

Nous constatons l’absence de rapport financier

 Risque :

Cette absence de rapport financier est un

 Recommandation :

Nous recommandons à l’établissement du rapport financier qui permet de confronter les

réalisations budgétaires des périodes concernées avec les prévisions budgétaires faites
pour mêmes période

 Observation de l’audité

 Position finale de l’audit

Note 10 : Absence de compte spécifique dédié à chaque projet

 Principe :

Un compte bancaire pour chaque projet est ouvert auprès des agences bancaires pour la
réalisation des activités. Les cosignataires de ce compte sont (préciser les noms des
signataires). Ces comptes sont alimentés par des virements des partenaires et les reliquats des
frais de mission/dépenses.

 Constat :

Nous avons constaté l’absence de compte spécifique dédie à chaque projet

 Risque :
  Recommandation :

Nous recommandons à l’ouverture des comptes spécifiques dédie à chaque projet

 Observation de l’audité

 Position finale de l’audit

Note 11 : Absence d’arrêté de caisse

 Principe :

Toutes opérations de trésorerie doivent être justifiées par un reçu de caisse

 Constat :

 Risque :

 Recommandation

 Observation de l’audité

 Position finale de l’audit

Note 12 : Absence de rapport d’inventaire des immobilisations du projet

 Principe :

Toute immobilisation est inventoriée, l’inventaire est fait une fois par an avec un
rapport d’inventaire des immobilisations

 Constat :

Nous avons constaté l’absence de rapport d’inventaire des immobilisations du projet

 Risque :

 Recommandation :

Il convient de veiller à chaque fin d’inventaire des immobilisations du projet de faire un

rapport d’inventaire
  Observation de l’audité

 Position finale de l’audit

Note 13 : Non-respect du canevas budgétaire du bailleur

 Principe :

 Constat :

 Risque :

 Recommandation

 Observation de l’audité

 Position finale de l’audit

Note 14 : Absence de double signature des chèques et ordre de virement

 Principe :

 Constat :

 Risque :

 Recommandation

 Observation de l’audité

 Position finale de l’audit

Note 15 : Insuffisance dans l’archivage des pièces comptables

 Principe :
 Constat :

 Risque :

 Recommandation

 Observation de l’audité

 Position finale de l’audit