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SOMMAIRE

I. Étude d’opportunité

A. Introduction

3

B. Éléments déclencheurs

4

C. État des lieux de l’existant

5

D. Besoins observés

5

E. Solution envisageable

5

II. Annexes

A. Lettre de mission

6

B. Organigramme

7

III. Notes

A. Destinataire de l'étude d'opportunité

8

B. Méthode de travail

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I. Étude d’opportunité

I.A ) Introduction

Saint-Paul-Trois-Châteaux est une commune, située dans le département de la Drôme et la région Rhône-Alpes.

La ville a une superficie de 22km² et compte près de 8300 habitants.

La ville comprend historiquement de nombreux agriculteurs (vigne, lavande, truffe, oliviers, etc.) ainsi que divers artisans. (boulangers, bouchers, menuisiers, carreleurs, patrons de bar, fromagers, etc.).

Actuellement, une grande majorité des habitants travaillent pour la centrale nucléaire le Tricastin, et dans les nombreuses entreprises de la zone industrielle et notamment GERFLOR.

La ville possède plusieurs sites touristiques, notamment une cathédrale de XIIe classée monument historique, plusieurs hôtels particuliers des murailles romaines ainsi qu’une enceinte médiévale.

La commune a été antérieurement une ville antique et subsiste encore de nombreux vestiges qui sont présentés dans la salle de l’Archidiacre.

Les touristes peuvent également profiter de marché de la truffe et Tricastin ainsi que de nombreuses randonnées.

Les touristes peuvent également profiter de marché de la truffe et Tricastin ainsi que de nombreuses
Les touristes peuvent également profiter de marché de la truffe et Tricastin ainsi que de nombreuses

À ce jour, la mairie de Saint-Paul-Trois-Châteaux partage ses documents électroniques par deux moyens :

- Avec un module Joomla du portail intranet, appelé Phocadownload qui permet d'ajouter et de lister l'ensemble des documents dans un cadre sur la page d'accueil. Ce module est accompagné de GMAccess qui permet de gérer les droits d'accès.

- Un serveur de données, avec une arborescence spécifique qui contient un dossier commun et un autre dossier avec des droits d'accès pour chaque service de la mairie.

D'ici quelques jours, la commune installe un nouveau serveur plus performant et en profite pour réorganiser l'arborescence du serveur de données.

I.B) Éléments déclencheurs

Depuis quelques mois, un nouvel informaticien a été embauché par la mairie. Il souhaite tout remettre en place afin d'avoir un réseau plus structuré et accessible.

L'acquisition du nouveau serveur servira à mutualiser une grande partie des applications métiers, et il contiendra le portail intranet ainsi que les documents du serveur de données.

Actuellement, l'information est parfois difficilement accessible, la faute au manque d'espace de stockage et à un temps d'accès parfois trop long du serveur de données actuel.

L'autre inconvénient qui est plus ou moins lié au serveur est la perte de temps, en effet étant donné que les documents sont déposés par l'interface de Windows, il n'y a pas d'historique de modification.

Les employés qui travaillent coopérativement doivent parfois demander par mail à leurs collègues pour savoir si le travail à bien était réalisé.

Enfin, la direction générale des services à la volonté d'uniformiser en une seule et même base de données l'ensemble des documents électronique de la mairie.

1.C) État des lieux de l'existant

La mairie emploie 250 employés et 7 serveurs permettent de satisfaire les

besoins applicatifs (AutoCAD, CIRIL (Firewall).

)

et d'assurer la protection des données

1.D) Besoins observés

Au fur et à mesure de mes rencontres dans les services, j'ai questionné et observé le personnel sur leur mode de travail.

Les salariés accèdent au serveur de données par des raccourcis sur le bureau et travaillent la plupart du temps directement sur le serveur.

C'est le cas du service reprographie dont le travail quotidien est de scanner les lettres de commandes et les factures.

Son mode de fonctionnement est le suivant :

Dans un premier temps, l'agent scanne puis renomme le fichier manuellement, Il doit ensuite trouver le nom du service dans le répertoire du serveur et chercher le nom du dossier de l'entreprise concerné par la commande.

Ceci met en évidence que les procédures peuvent être optimisées, voire automatisées à plusieurs niveaux.

1.E) Solution envisagée

La gestion électronique de documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électronique au sein d’une organisation.

Depuis de nombreuses années, la gestion électronique de documents (GED) devient indispensable pour les organisations. Aujourd'hui la mairie utilise un logiciel de GED mais uniquement pour ces courriers, cette solution appelée LetterBox a efficacement facilité le travail du service courrier. À terme, il est nécessaire et utile que la mairie utilise une solution qui centralise l'ensemble de ses documents dans un et même seul logiciel.

Compte tenu de la volonté de la mairie d'avoir une gestion électronique de ses documents fiable et efficace, on peut songer que cet outil présente :

La centralisation des données

Un accès à tous les services

Des droits d'accès

Une compatibilité Linux

Une fonction recherche

Un historique de modification

Un module de travail collaboratif

2) Projet défini dans la lettre de mission

Dans le cadre des activités de la collectivité, vous serez affecté au service de l'administration générale pour réaliser vos travaux, votre mission se limitera uniquement à la production de livrables avant projet d'une solution de gestion électronique de documents.

L’échéance de votre stage sera le 22 juin 2012.

La durée de votre présence au sein de la collectivité sera de 12 semaines

Vos horaires seront de 8h à 12h et de 12h30 a 17h30 pour un rythme hebdomadaire de 35 heures par semaine

Il sera nécessaire de fournir tout au long de votre stage des rapports d’avancements ainsi que les livrables liés à la réalisation de votre étude.

Vous vous engagez à produire des documents, à réaliser vos tâches avec une contrainte de résultat.

3) Organigramme

3) Organigramme

4) Destinataire de l’étude d’opportunité

Cette étude d’opportunité s’adresse à Madame Cantone, Directrice Générale des Services. Elle valide ou non les projets qui sont mis en place.

5) Méthode de travail

Pour effectuer cette étude, j’ai consulté les différents documents qui m’ont été fournis.

J’ai également observé le fonctionnement de la mairie en assistant à des réunions et recueilli des informations en questionnant les membres du personnel.

Finalement, mon site « Wordpress » est régulièrement alimenté, et suit l'évolution de mon stage au sein de la collectivité.