SOMMAIRE

I. tude dopportunit A. Introduction....................................................... 3 B. lments dclencheurs ....................................... 4 C. tat des lieux de lexistant................................... 5 D. Besoins observs ............................................... 5 E. Solution envisageable ......................................... 5

II. Annexes A. Lettre de mission................................................ 6 B. Organigramme................................................... 7 III. Notes A. Destinataire de l'tude d'opportunit..................... 8 B. Mthode de travail.............................................. 8

I. tude dopportunit I.A ) Introduction

Saint-Paul-Trois-Chteaux est une commune, situe dans le dpartement de la Drme et la rgion Rhne-Alpes. La ville a une superficie de 22km et compte prs de 8300 habitants. La ville comprend historiquement de nombreux agriculteurs (vigne, lavande, truffe, oliviers, etc.) ainsi que divers artisans. (boulangers, bouchers, menuisiers, carreleurs, patrons de bar, fromagers, etc.). Actuellement, une grande majorit des habitants travaillent pour la centrale nuclaire le Tricastin, et dans les nombreuses entreprises de la zone industrielle et notamment GERFLOR. La ville possde plusieurs sites touristiques, notamment une cathdrale de XIIe classe monument historique, plusieurs htels particuliers des murailles romaines ainsi quune enceinte mdivale. La commune a t antrieurement une ville antique et subsiste encore de nombreux vestiges qui sont prsents dans la salle de lArchidiacre. Les touristes peuvent galement profiter de march de la truffe et Tricastin ainsi que de nombreuses randonnes.

 ce jour, la mairie de Saint-Paul-Trois-Chteaux partage ses documents lectroniques par deux moyens : - Avec un module Joomla du portail intranet, appel Phocadownload qui permet d'ajouter et de lister l'ensemble des documents dans un cadre sur la page d'accueil. Ce module est accompagn de GMAccess qui permet de grer les droits d'accs. - Un serveur de donnes, avec une arborescence spcifique qui contient un dossier commun et un autre dossier avec des droits d'accs pour chaque service de la mairie. D'ici quelques jours, la commune installe un nouveau serveur plus performant et en profite pour rorganiser l'arborescence du serveur de donnes.

I.B) lments dclencheurs

Depuis quelques mois, un nouvel informaticien a t embauch par la mairie. Il souhaite tout remettre en place afin d'avoir un rseau plus structur et accessible. L'acquisition du nouveau serveur servira mutualiser une grande partie des applications mtiers, et il contiendra le portail intranet ainsi que les documents du serveur de donnes. Actuellement, l'information est parfois difficilement accessible, la faute au manque d'espace de stockage et un temps d'accs parfois trop long du serveur de donnes actuel. L'autre inconvnient qui est plus ou moins li au serveur est la perte de temps, en effet tant donn que les documents sont dposs par l'interface de Windows, il n'y a pas d'historique de modification. Les employs qui travaillent cooprativement doivent parfois demander par mail leurs collgues pour savoir si le travail bien tait ralis. Enfin, la direction gnrale des services la volont d'uniformiser en une seule et mme base de donnes l'ensemble des documents lectronique de la mairie.

1.C) tat des lieux de l'existant

La mairie emploie 250 employs et 7 serveurs permettent de satisfaire les besoins applicatifs (AutoCAD, CIRIL...) et d'assurer la protection des donnes (Firewall).

1.D) Besoins observs

Au fur et mesure de mes rencontres dans les services, j'ai questionn et observ le personnel sur leur mode de travail. Les salaris accdent au serveur de donnes par des raccourcis sur le bureau et travaillent la plupart du temps directement sur le serveur. C'est le cas du service reprographie dont le travail quotidien est de scanner les lettres de commandes et les factures. Son mode de fonctionnement est le suivant : Dans un premier temps, l'agent scanne puis renomme le fichier manuellement, Il doit ensuite trouver le nom du service dans le rpertoire du serveur et chercher le nom du dossier de l'entreprise concern par la commande. Ceci met en vidence que les procdures peuvent tre optimises, voire automatises plusieurs niveaux.

1.E) Solution envisage

La gestion lectronique de documents (GED) dsigne un procd informatis visant organiser et grer des informations et des documents lectronique au sein dune organisation. Depuis de nombreuses annes, la gestion lectronique de documents (GED) devient indispensable pour les organisations. Aujourd'hui la mairie utilise un logiciel de GED mais uniquement pour ces courriers, cette solution appele LetterBox a efficacement facilit le travail du service courrier. terme, il est ncessaire et utile que la mairie utilise une solution qui centralise l'ensemble de ses documents dans un et mme seul logiciel. Compte tenu de la volont de la mairie d'avoir une gestion lectronique de ses documents fiable et efficace, on peut songer que cet outil prsente : La centralisation des donnes Un accs tous les services Des droits d'accs Une compatibilit Linux Une fonction recherche Un historique de modification Un module de travail collaboratif

2) Projet dfini dans la lettre de mission

Dans le cadre des activits de la collectivit, vous serez affect au service de l'administration gnrale pour raliser vos travaux, votre mission se limitera uniquement la production de livrables avant projet d'une solution de gestion lectronique de documents. Lchance de votre stage sera le 22 juin 2012. La dure de votre prsence au sein de la collectivit sera de 12 semaines Vos horaires seront de 8h 12h et de 12h30 a 17h30 pour un rythme hebdomadaire de 35 heures par semaine Il sera ncessaire de fournir tout au long de votre stage des rapports davancements ainsi que les livrables lis la ralisation de votre tude. Vous vous engagez produire des documents, raliser vos tches avec une contrainte de rsultat.

3) Organigramme

4) Destinataire de ltude dopportunit

Cette tude dopportunit sadresse Madame Cantone, Directrice Gnrale des Services. Elle valide ou non les projets qui sont mis en place.

5) Mthode de travail
Pour effectuer cette tude, jai consult les diffrents documents qui mont t fournis. Jai galement observ le fonctionnement de la mairie en assistant des runions et recueilli des informations en questionnant les membres du personnel. Finalement, mon site Wordpress est rgulirement aliment, et suit l'volution de mon stage au sein de la collectivit.