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2012
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mars 2012
1 Introduction
Ce systme est fondamental puisqu'il sera la base de toute automatisation des transferts
vers les systmes de GED et de SAE en aval.
Chaque profil ainsi dfini, devra pouvoir tre associ un systme de mtadonnes
renseigner, pralablement dfini dans la sphre d'administration de l'application.
Une notion de groupe d'utilisateurs doit exister, afin de permettre la dfinition de droits
d'accs commun dfinis sur le groupe d'utilisateurs; chaque nouvel utilisateur hrite par
dfaut des droits de son regroupement.
L'utilisateur disposera donc aprs connexion d'un accs ses espaces et ses fonctions :
Navigation dans son espace (donnes accessibles, mtadonnes associes)
Oprations autorises
Ces niveaux peuvent tre mis en place par individus ou par groupe d'individus, selon les
fonctions disponibles (consultation, modification, suppression, ...), les thmes et les zones
confidentielles, avec un paramtrage ais.
2.4.1.1 Services
Chaque collectivit possde une liste de services hirarchise. Chaque service enfant
est li son service parent et va, sa cration, hriter des droits de son parent.
L'administrateur peut crer autant de service qu'il le souhaite.
2.4.1.2 Profils
Une liste de profils (rles jous par un agent au sein de la collectivit) est galement
fournie par l'application :
aiguilleur agent charg de la rpartition des diffrents documents dans chacun
des services concerns (ex : le service courrier)
initiateur agent qui va retrouver dans sa bannette les documents (de son service)
envoys par l'aiguilleur
valideur agent charg de la validation du flux
valideur-diteur agent charg de la validation et qui possde galement les
droits de modification sur le flux
documentaliste agent charg d'archiver les flux en fin de traitement
Chaque profil possde des droits la fois sur les donnes (mtadonnes, types/sous-
types, ...) et sur les fonctionnalits de l'application (actions possibles : ajout, dition,
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suppression, ).
Il sera possible de crer un profil personnalis afin que chaque administrateur puisse
dfinir un profil particulier qui ne serait pas couvert par ceux proposs par l'outil.
2.4.1.3 Utilisateurs
L'administrateur peut galement crer autant d'utilisateurs qu'il le souhaite.
Un utilisateur est li un ou plusieurs services et peut jouer un ou plusieurs rles.
Pour cela, lors de la cration de l'utilisateur, l'administrateur devra associer l'utilisateur
un rle principal, et pourra dfinir des rles particuliers (et/ou temporaires). Ceci afin de
permettre la fois de pouvoir dlguer les flux qu'il traite en cas d'absence et galement
afin de pouvoir grer diffrents types de flux.
Par exemple, un agent peut tre uniquement valideur pour le type de flux demande de
subvention, mais valideur-diteur pour le type de flux demande de candidature.
Chaque circuit de traitement sera li un ou plusieurs sous-types (cf Gestion des types et
sous-types).
En plus de ces diffrents types de traitement, tout comme dans web-delib, il sera possible
de raliser des rebonds.
En effet, Dans web-delib, plusieurs fonctions de drivation existent. Ces fonctions seront
reprises afin de permettre la modification d'un circuit en cours de traitement.
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2.4.2.1 tapes
Lors de la cration du schma du circuit, plusieurs tapes peuvent tre ajoutes. Lors de
l'ajout d'une tape, deux donnes obligatoires sont renseigner :
l'intitul de l'tape
le type d'tape (simple, concurrente ou collaborative).
Les tapes peuvent tre rordonnes par le biais d'un simple bouton.
2.4.2.2 Utilisateurs
A chaque tape d'un circuit, on a la possibilit d'ajouter ou de supprimer un ou plusieurs
utilisateurs (selon le type d'tape : un seul en tape simple, un ou plusieurs pour les cas
concurrents et collaboratifs)
Les utilisateurs associables une tape de circuit sont des utilisateurs dont le rle n'est ni
initiateur, ni aiguilleur et qui ne sont pas dj lis cette mme tape.
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Ces sous-types ont un rle prpondrant dans l'application. Ils vont tre utiliss afin de :
Grer des dlais de traitements associs aux typologies de flux
Assurer une gestion dynamique et distribue des mtadonnes (dfinies pour
chaque typologie de flux avec association aux agents chargs de leur
renseignement)
Produire des rponses types sur la base de modles associs chaque type de
flux
Grer des modles de rponses types
Prendre en compte les diffrents types de flux traits aujourd'hui par les
collectivits (courrier papier, mail, fax, ) en prenant en compte les flux mergents
(messages vocaux, SMS, )
Joindre un fichier en fonction du type (par exemple un pdf pour une candidature),
un mode texte (pour les appels tlphoniques), un fichier son,
Tout flux cr dans web-GFC doit tre typ. En effet, afin de pouvoir insrer ce flux dans
un (le bon) circuit, il faut dterminer quel type/sous-type il correspond. De ce fait, le flux
sera insr dans le circuit dfini en amont et il sera plus simple de pouvoir le suivre.
Cette fonctionnalit permet de lier des flux les uns aux autres. Comme dcrit
prcdemment, un flux est li un type/sous-type, lui-mme li un circuit. Dans le cas
o plusieurs flux (typs diffremment donc appartenant des circuits diffrents)
concernent la mme personne, ou la mme affaire , il sera possible de les lier les uns
aux autres en les associant la mme affaire. Du coup, si on effectue une recherche sur
une affaire particulire, l'ensemble des flux lis cette dernire ressortiront.
Dans la mme ide, les dossiers vont regrouper un ensemble d'affaires
Il sera donc possible de classer un ensemble d'informations communes par le biais de ces
2 fonctionnalits.
L'outil exploitera l'API SLOW mails scuriss pour assurer l'envoi dmatrialise et trac
avec AR, autoriss par le systme.
De mme, il autorisera le dpt de rponse sur la plate-forme PASTELL.
Le rsultat de toute recherche peut tre imprim (pdf) ou export vers un tableur (csv).
Il sera galement possible d'enregistrer des recherches personnalises pour permettre
l'utilisateur de stocker les critres qu'il utilise frquemment et de pouvoir les rutiliser
ultrieurement.
L'utilisateur identifi aura accs aux flux le concernant via une interface qui lui permettra
de visualiser l'tat d'avancement des flux dans les diffrents circuit de validation.
Lorsqu'un flux lui arrivera pour qu'il le traite, il aura accs l'interface de traitement du flux
qui rcapitulera les diffrents champs pralablement saisis par l'initiateur, en donnant
galement accs aux pices jointes.
Les diffrents tats possibles pour un flux seront :
A traiter : le flux est en possession de la personne identifie, elle peut accder
l'interface de traitement du flux afin de continuer le circuit de validation
Trait : le flux est en aval de la personne identifie dans le circuit de validation
(la personne identifie trait le flux) mais n'a pas encore termin le circuit de
validation
Valid : le flux a termin le circuit de validation, il a t valid par le service
centralisateur (service des courriers)
Refus : le flux a t refus
L'utilisateur identifi pourra valider le flux afin que ce dernier continue le chemin de
validation, ou bien le refuser. Dans ce dernier cas, le flux reculera dans le circuit de
validation.
En cas de refus, il sera possible de notifier par mail toute ou partie des personnes
prsentes dans le circuit de validation.
Il sera galement possible de slectionner la personne laquelle on dsire renvoyer le
flux. Par dfaut, il s'agira de l'initiateur.
Si le flux est valid par la personne identifie, son tat passera Trait . S'il est refus,
son tat passera Refus
L'utilisateur, au moment du traitement du flux, aura la possibilit de rajouter un
commentaire avant de valider ou de refuser le dossier.
Les notifications par mail et dans l'application seront galement mises en place pour
avertir une personne de l'arrive d'un nouveau flux traiter le concernant.
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4 Alotissement
Le libriciel se prsente sous diffrents lots.
4.1 Lot 1
Les diffrentes fonctionnalits prsentent dans le lot 1 sont les suivantes :
Confidentialit et administration
Typage / sous-typage des flux
Workflow de traitement (CakeFlow)
Gestion des mtadonnes et intgration de thsaurus
Fusions documentaires
Typage des destinataires
Recherches multi-critres
Fonction de numrisation en entre
Couplage avec PASTELL
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4.2 Lot 2
Les diffrentes fonctionnalits prsentent dans le lot 2 sont les suivantes :
Fonctions d'export CMIS
Export as@lae
Couplage unitaire et par lots avec le i-parapheur
4.3 Lot 3
Les diffrentes fonctionnalits prsentent dans le lot 3 sont les suivantes :
Imports de masse et fonction OCR
Exports mails scuriss (SLOW)
Exports autres serveurs de flux