DEFINIR LE PERIMETRE D'UN PROJET D'ARCHIVAGE

Définir le périmètre d'un projet d'archivage est une étape essentielle pour sa réussite. Il s'agit
de déterminer les documents à archiver, les durées de conservation, les méthodes d'archivage
et les acteurs impliqués.

Le périmètre d'un projet d'archivage doit être défini en fonction des besoins de l'entreprise.
Ces besoins peuvent être d'ordre juridique, réglementaire, opérationnel ou stratégique.

Les besoins juridiques et réglementaires

L'entreprise doit se conformer à un certain nombre d'obligations légales et réglementaires en

matière d'archivage. Ces obligations peuvent concerner la durée de conservation des
documents, les conditions de conservation ou encore les modalités de destruction.

Les besoins opérationnels

L'entreprise doit disposer des documents nécessaires à son activité. Ces documents peuvent
être des contrats, des factures, des pièces comptables, des documents techniques ou encore
des documents commerciaux.

Les besoins stratégiques

L'entreprise peut avoir des besoins d'archivage à des fins stratégiques. Ces besoins peuvent
concerner la conservation de l'histoire de l'entreprise, la valorisation des données ou encore la
recherche et développement.

Les étapes de la définition du périmètre

La définition du périmètre d'un projet d'archivage se déroule en plusieurs étapes :

1. Analyse des besoins

L'étape d'analyse des besoins permet de collecter les informations nécessaires à la définition
du périmètre. Ces informations peuvent être recueillies auprès des différents acteurs de
l'entreprise, notamment les responsables juridiques, les responsables opérationnels et les
responsables stratégiques.

2. Évaluation des documents

L'étape d'évaluation des documents permet de déterminer les documents à archiver. Cette
évaluation doit prendre en compte les besoins juridiques et réglementaires, les besoins
opérationnels et les besoins stratégiques de l'entreprise.

3. Définition des durées de conservation

L'étape de définition des durées de conservation permet de déterminer la durée pendant

laquelle les documents doivent être conservés. Cette durée est définie en fonction des besoins
de l'entreprise et des obligations légales et réglementaires.
 4. Choix des méthodes d'archivage

L'étape de choix des méthodes d'archivage permet de déterminer comment les documents
seront archivés. Les méthodes d'archivage peuvent être de nature physique ou numérique.

5. Identification des acteurs impliqués

L'étape d'identification des acteurs impliqués permet de déterminer les personnes ou les
services qui seront responsables de la mise en œuvre du projet d'archivage.

Les outils de la définition du périmètre

La définition du périmètre d'un projet d'archivage peut s'appuyer sur différents outils,
notamment :

 L'inventaire des documents

 L'analyse documentaire
 L'étude des besoins

La documentation du périmètre

Le périmètre du projet d'archivage doit être documenté. Cette documentation permettra de

garantir la cohérence du projet et de faciliter sa mise en œuvre.

La documentation du périmètre peut comprendre les éléments suivants :

 La liste des documents à archiver

 Les durées de conservation des documents
 Les méthodes d'archivage
 Les acteurs impliqués

Conclusion

La définition du périmètre d'un projet d'archivage est une étape essentielle pour sa réussite.
Elle permet de garantir que le projet répond aux besoins de l'entreprise et qu'il est réalisable.