CHAPITRE

1

ARCHIVE = documents quels que soient leurs date, forme ou support materiel. Produits ou recus Par personnes
phisiques ou morales ,Par organisme public ou privé, Dans le cadre l'exercice de leurs activités

DUC: la durée active elaboration ou d'utilisation des documents (validé / non validé ).

DUA : duree pendant laquelle un document validé est suceptible d'etre utulisé et ne peut pas etre detruit .


Les documents :

Traditionnel : Information fixé sur un support (papier)
Numerique : ensemble de supports d 'information et de données (contenus) enregistré sur une forme lisible par l
homme ou la machine.
Analogique : information fixé sur un support d'enregistrement dnas un conrexte de production ou de consultation
(casuette video/audio, disque vinyle)

Les 3 ages d'une archive :

Archive courantes ou actives :
documents en cours d'utilisation dans le cadre de l'exercice de l'organisme. La conservation des archives courantes est
assurée par l'organisme de production ou de reception. (DUC+DUA )

Archive intermidiaire ou semi actives :
les documents qui ont cessés d'etre considéres comme archives courantes et ils peuvent etre utulisés ocasionnelement.
Leurs conservation s'effectue dans les loceaux amenagés (DUA)

Archives definitives ou inactives :
à l'expiration de la DUA, les archives intermédiaires font l'objet d'un tri pour déterminer les documents destinés à être
conservés de manière définitive et ceux dépourvus de tout intérêt scientifique, historique ou juridique destinés à être
détruits.

Les types d'archives

Archives pubiques :
Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités locales, des établissements et des entreprises
publics, dans l'exercice de leurs activités.
✓Les documents qui procèdent de l'activité des organismes privés chargés de la gestion d'un service public.
✓Les répertoires des notaires et adouls, etc.

Archives privées :
Sont l’ensemble des documents produits ou reçus par des personnes physiques ou morales relevant d'un statut privé

ARCHIVAGE

Ensemble d'actions visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation
ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des
besoins d’information.

Archivage physique : archivage de documents physiques.
Archivage numérique : archivage de documents nativement numériques.
Archivage hybride (Physique/Numérique) archivage de documents physiques et numériques.

L’archivage interne : l’organisme gère lui même les archives qu’il produit ou reçoit.
L’archivage externe : l’organisme fait appel à l’intervention d’un tiers dans la
gestion et la conservation des archives (tiers-archivage, tiers-achiveur).


POURQUOI ARCHIVER
• Parce que la loi l’exige
• Parce que des règlementations l’exigent ❖Pour avoir des justificatifs
• Pour des besoins patrimoniaux et scientifiques
• Besoin de pérenniser l’information à long terme
• La préservation/pérennisation est le fait de maintenir
• matériellement les objets archivés en état dans le temps.

en cas de perte de l'information, des sanctions et des amendes seront imposés par a loi


Notion d’hébergeur : se charge de la mise à disposition de ses clients une infrastructure informatique de stockage
sécurisée (serveurs, baies de stockage, moyens de climatisation, etc) pour l’archivage numérique ou de dépôts
d’archivage sécurisé pour l’archivage physique

Autorité d’archivage (AA) : entité responsable de la gestion des archives (responsabilité de l'archivage : gestion,
traitement, conservation et communication des données, etc.).
Contrôleurs : les personnes habilitées par les textes législatifs et règlementaires en vigueur à contrôler les archives
publiques.
Service Versant : l’entité qui verse les archives à une AA via le SAE. (Une AA peut être un service versant).
Service Producteur : l’entité qui a initialement reçu ou produit l’archive et qui en est propriétaires.

Operateur d’archivage (AA) : l’entité qui exploite tout ou partie du système d’archivage dans sa mise en place et dans
sa mise en œuvre conformément aux exigences édictées par l’AA. Il opère dans un cadre hiérarchique, réglementaire
ou conventionnel.
▪Usager (Service Demandeur): personne physique ou morale autorisée à consulter les archives conservées par l’AA
dans le respect de la législation applicable en matière de communication des archives.

Les lois

▪Loi 69-99 relatives aux archives marocains.
▪Loi 53-05 relative à l’échange électronique de données juridiques et reconnaissance de la preuve sous forme
électronique; signature électronique sécurisée.
▪Loi 09-08 sur la protection des personnes physiques concernant le traitement des données à caractère personnel.
▪Loi n°07- 03 complétant le code pénal en ce qui concerne la répression des infractions relatives aux systèmes
informatiques;

CHAPITRE 2 :

Document numérique : information support
Types : papier, magnétique, optique, numérique
Constituants :

• Fond : contenu+ métadonnées
• Forme : apparence: style, mise en page, charte graphique ..
• Format : ouvert, fermé, d'édition, de diffusion
• Licence : propriétaire, libre de droit

Les proprieties du document numerique
• Modifiable
• Transmissible
• Interactive
• Copies identiques a cout nul
• Separation du contenu et de la forme


Les couches del' information numerique :

• Couche semantique : langue: codes Exemple : NSECSEX: numero de securité sociale, sexe
 • Couche logique : encodage : ASCII / ISO88591 / UTF-8
• Couche binaire :
• Couche physique :
La perennité depend de toutes ses couches

Obsolescence technologique : comprend :
Materielle : lié aux systemes materiels ex: peripherique, supports de stockage.
Logicielle : liés aux logiciels ainsi qu'au format

Le format du fichier : la maniere don’t les données sont representés dans le fichier
Ouvert : les données specifiées, publiques et sans restruction d'accés
Fermé : specifications privé ou publiques avec des restructions d'accés

Valeur probante : document qui peut servir comme preuve en cas de litige. Conditions générales:
Authenticité du doc: savoir la(s) personnes(s) responsable(s) du doc en question.
intégrité: doc qui n'a pas été modifié. (on attribue un code à un doc numérique pour garantir son intégrité)
Intelligibilité: garantir la lecture dans le temps.



L'ecrit documentaire : c'est l'equivalence de force probante entre les ecrits sous format papier et numerique
Il repose sur deux conditions
• L'identification de l'auteur
• La garantie de son integrité


L'objectif de l'archivage numerique :

Identifier : ce qu'il faut archiver
Collecter : les documents a archiver
Classifier : par typologie/axe
Conserver : la sauvgarde sur des supports de stockage
Perreniser : conserver en etat dans le temps
Consulter : assurer l'accessibilité et la restitution en cas de besoin

Les outils de l'archivage numerique

• Calendrier de conservation : identifier DUA el le sort final de chaque document

• Plan de classement : moyen d'indexation, permet la classification des archives ( exemple : doption de la
structure de l'organigramme, annee/ sujet)

• Bordereaux de versement : description de l'archive ( lot ou paquet d'archive )

• Plan de gestion des risques : identifier les risques et plans de secours .


Les materiels de l'archivage numerique

• Les supports de stockage : disques durs, serveurs, CD, DVD, ont une durée de vie conditionnée par la frequence
d'utulisation, le climat , Les serveurs d'applications et les serveurs de donnees.

• Les scanners pour la numerisation
• Les postes clients/ utilisateurs : ordinateurs, tablettes…

Les logiciels de l'archivage

• Logiciel de gestion des archives (numérique/physique/hybride),
• Antivirus,
 • Logiciels de numérisation,
• Logiciels de détection de formats
• Logiciels de reconnaissances de caractères,
• Logiciels de lecture automatique de documents; etc.
• Programme de Hashage

GED : La GED ou Gestion Électronique des Documents est un système informatique de gestion des documents. permet
la numérisation de documents papier, numériques.

SAE

Systeme d'archivage electronique : permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les
préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.

sae et perrenité :
• Choisir des supports perennes
• Controler regulierement l'etat des supports (il existe des materiels capables d analyser l'etat des supports :
veritape, linear tape open )

Les critères de choix de format de perrenité source NF Z 42-013

• Ouverture : la mesure dans laquelle les spécifications complètes et les outils de validation de l'intégrité
technique du format existent et sont accessibles
• Indépendance : réfère à la mesure dans laquelle un format particulier dépend notamment d’autres formats, du
matériel, du système d'exploitation ou de logiciels spécifiques et à la complexité de traiter ces dépendances
dans le futur.
• Diffusion : consiste à voir si le format est utilisé par les principaux créateurs, diffuseurs et les utilisateurs de
l'information.
• Volume : Certains formats engendrent des fichiers volumineux.
• Complexité : la complexité d’un format est un frein à sa maîtrise et donc complexifie les opérations de
préservation qui devront être menées. Par exemple, la norme OOXML fait 6.000 pages tandis que la norme ODF
n’en fait que 800 !
• Transparence : réfère à la mesure dans laquelle la représentation numérique est ouverte à l'analyse directe
avec les outils de base, y compris la lisibilité de l'homme en utilisant un éditeur de texte seulement (pas de
cryptage).
• Normalisée : la description du format est adoptée par un organisme de normalisation

Les organismes de normalisation:
- AFNOR: Association Française de Normalisation
- ISO: Organisation Internationale de normalisation
- W3C: World Wide Web Consortium

Méthodologie de mise en place d'un système d'archivage Designing and Implemeting RecordKeeping Systems DIRKS:
A- Enquête préliminaire
B- Analyse des activités
C- Identifier les exigences archivistiques
D- Évaluer les systèmes existants
E- Identifier les stratégies pour remplir ces exigences (politique, norme, mise en œuvre, conception…)
F- Concevoir le système d'archivage
G- Mettre en œuvre le SA
H- Contrôle après mise en œuvre du SA

OAIS : systeme ouvert d'archivage - OPEN ARCHIVE INFORMATION SYSTEM
C est un model conceptuel destiné a la gestion et l archivage et a la preservation a long terme des documents
numeriques

Ces conceptes concernent :
1 les acteurs et les roles : createurs et utulisateurs
2 Un modele de données: L'ensemble des fichiers et metadonnées a preserver. Il repose sur l idée que l'information
constituent des paquets et ces paquets ne sont pas les memes.
3 Un modele fonctionnel : definit 6 entites + 30 fonctions

SIP paquet d'information a verser
AIP paquet d information a archivé
DIP paquet d information diffusé

La notion de paquet/package: un package qui contient la description du contenu de l'info + sa pérennisation à remettre
au service d'archivage.

3 types de paquets:
- Paquet d'infos à verser
- Paquet d'infos archivé: contenu de l'info + l'info pour la pérennisation conservés par l'archive
- Paquet d'infos diffusé: transformés par l'Archive dans une forme plus facile à communiquer.

Les entités:

- Les entrées (ingest): reçoit les objets à archiver qui sont transmis au service de stockage et leurs métadonnées
sont transmises au service de gestion de données.
- Le stockage: conservation physique des objets archivés
- La gestion des données (data management): fournit aux autres entités du système les infos descriptives des
objets archivés.

Le fonctionnement des entités:

- L'administration: pilote le système et assure sa coordination générale.
- La planification de la pérennisation: assure une veille technologique et prévient l'obsolescence des objets
archivés.
- L'accès: il s'agit de permettre aux utilisateurs de rechercher dans le "catalogue" des objets archivés et de les leur
fournir une fois commandés.
- Assurance Qualité: valide le transfert réussi du SIP vers la zone de stockage provisoire.

Contenu de l'info: ensemble d’informations constituant l’objet principal de la pérennisation. elle contient
principalement: Objet contenu de données + information de représentation

Info de pérennisation:
- Info de provenance: la source du contenu
- Info de contexte: le lien entre un contenu d'info et son environnement
- Info d'identification
- Info d'intégrité

SEDA : un modèle conceptuel d'archivage normalisé par l'AFNOR, par NF et par l'ISO

SEDA: Les échanges:
- Service versant
- Service d'archives
- Service producteur
- Demandeur d'archives
- Service de contrôle

Ces intervenants interviennent dans chaque phase en cas de besoin:
- Transférer
- Restituer
- Modifier (au niveau du format)
- Eliminer
- Communiquer