Gestion Des Archives

GESTION DES ARCHIVES
présenté par :
NGORAN CLAUDEL ANDY
DOCUMENTALISTE EN CHEF
Chef de Service à la DGTCP
Consultant Formateur en Gestion des Archives et Documentation
PLAN DU COURS
INTRODUCTION
OBJECTIF GENERAL
OBJECTIFS SPECIFIQUES
RESULTATS ATTENDUS
I- GENERALITES SUR L’ARCHIVISTIQUE
I-1- DEFINITION DES ARCHIVES
I-2- DISTINCTION EN ARCHIVES ET DOCUMENTATION
I-3- DISTINCTION ENTRE ARCHIVES PUBLIQUES ET
ARCHIVES PRIVEES
I-4- POURQUOI GERER ET CONSERVER LES DOCUMENTS
D’ARCHIVES ?
I-5- CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS D’ARCHIVES OU LES
TROIS AGES DES ARCHIVES
PLAN DU COURS
II- TECHNIQUE D’ARCHIVAGE DES DOSSIERS

II-1- CREATION DU DOSSIER
II-2- CLASSIFICATION DU DOSSIER
II-3- ENRICHISSEMENT DU DOSSIER
II-4- CLOTURE DU DOSSIER
II-5- TRI ET ELIMINATION DES DOSSIERS
II-6- TRAITEMENT ET CONDITIONNEMENT DES DOSSIERS
III- OUTILS CLES DE GESTION ARCHIVISTIQUE
III-1- LE REFERENTIEL DE CLASSEMENT
III-2- LE REFERENTIEL D’ARCHIVAGE
III-2- LE BORDEREAU DE VERSEMENT
III-2- LE BORDEREAU D’ELIMINATION
CONCLUSION
INTRODUCTION
La problématique de la gestion des archives revêt un intérêt particulier
pour toute administration dans la conduite de l’action administrative.
 un agent dans l’administration publique ou privée produit en moyenne

un (01) mètre linéaire de documents par an.
 Ces documents sont conservés pour répondre à des besoins

fonctionnels, juridiques et pour les besoins de recherches rétrospectives.
En tant que tel, l’archivage des dossiers correspond à une procédure qui
peut s’avérer vite complexe si les règles et les bonnes pratiques ne sont pas
respectées, tant sur le plan du classement que du stockage. Elle ne
4
s’entreprend donc pas à la légère, bien qu’elle repose sur des actions a
priori simples.
OBJECTIF GENERAL
Il s’agit d’initier les apprenants à l’archivage des dossiers
OBJECTIFS SPECIFIQUES
 Définir correctement la notion d’archives
 Distinguer clairement les archives publiques des archives privées
 Identifier les trois (03) âges des archives ;
 Constituer efficacement des dossiers;
 Décrire correctement les cinq (05) outils de gestion et de recherche
archivistique ; 5
 Conserver efficacement les dossiers.
RESULTATS ATTENDUS
A l’issue de ce cours, :
 La notion d’archives est définie correctement;
 Les archives publiques des archives privées sont clairement distinguées
 Les trois (03) âges des archives sont identifiés;
 Les dossiers sont efficacement constitués ;
 Les cinq (05) outils de gestion et de recherche archivistique sont
correctement décrits;
 Les dossiers sont conservés efficacement.
6
I
GENERALITES SUR
L’ARCHIVISTIQUE
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I-1. DEFINITION DES ARCHIVES
Le mot « archives » vient du bas latin archivum, signifiant « local
d'archives, collection d'actes », qui lui-même vient du latin classique
archīum « lieu où l'on conserve les archives » (IIe siècle) et du grec ancien
ἀρχεῖον archeíon signifiant « bâtiment administratif, magistrature » en
relation avec les archontes (l'autorité, le gouvernement). Les archives ne
sont donc pas, étymologiquement, des « choses très anciennes » comme
expliqué dans le Trésor de la langue française.
En archivistique actuelle francophone, le terme « archives » a (03) trois

8
acceptions :
I-1-1. Archives comme document
Tous les documents produits
(créés et reçus) par un
organisme dans le cadre d'une
activité, quel que soit leur âge,
leur type ou leur support,
9
I-1-2. Archives comme institution
Les services et institutions qui se chargent de leur gestion (plus
particulièrement des archives définitives).
10
I-1-3. Archives comme bâtiment
Les espaces de conservation de ces documents (locaux d'archives, espaces
informatiques dédiés).
11
Selon le Conseil International des Archives (ICA) : « Les archives sont
l’ensemble des documents de toute nature, produits ou reçus par une
personne physique ou morale, par un organisme public ou privé,
résultant de son activité, organisé en conséquence de celle-ci et
conservés en vue d’une utilisation éventuelle. »
Comme tel, la définition des archives n’est pas à mettre en relation avec
la date la forme et le support.

12
 Date du document d’archives
La notion d’archives est indépendante de la date : un document prend la
qualité d’archives dès sa production ou sa réception, et non pas seulement
lorsqu’il a perdu son utilité courante immédiate. La date du document
n’entre pas en ligne de compte. Le mot archives n’est donc pas synonyme
de vieux papiers comme on le pense ordinairement.
Forme du document d’archives
La notion d’archives est indépendante de la forme (sont archives au même

13
titre un texte qu’il soit manuscrit dactylographié, une affiche, une photo,...).
 Support du document d’archives
Pendant des siècles, la quasi-totalité des archives étaient sur du
parchemin et du papier. Aujourd’hui les archives sont sur tout support
(sonores, audiovisuels , informatiques,…).
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I-2. DISTINCTION ENTRE ARCHIVES ET
DOCUMENTATION
Définition Caractéristiques
Ensemble des documents produits
ou reçus dans l’exercice d’une  acquisition involontaire
activité pour garder trace de  communication restreinte
Archives certaines actions. et sous contrôle
Les archives sont donc un outil de  élimination sous contrôle
fonctionnement de
l’administration
Ensemble des documents ou des  acquisition libre à titre

informations réunis onéreux ou gracieux
Documentation volontairement en vue de  libre diffusion
15
répondre à des besoins de  élimination libre
l’administration
I-3- DISTINCTION ENTRE ARCHIVES PUBLIQUES
ET ARCHIVES PRIVEES
Ensemble des documents qui procèdent de l’activité de l’Etat,
des collectivités locales, des établissements publics, des
sociétés d’Etat, des sociétés à participation financière
publique soumises au contrôle de l’Etat, des organismes
privés chargés de la gestion d’un service public ou investis
Archives d’une mission de service public et des officiers publics et
publiques ministériels ;
Archives acquises sous forme de dons, legs, achats, ou
reproduction d’originaux prêtés à cet effet par les organismes
ci-dessus énumérés.
16
I-3- DISTINCTION ENTRE ARCHIVES PUBLIQUES
ET ARCHIVES PRIVEES
Documents d'archives, produits ou reçus par des
individus, des familles, des associations, des
Archives privées entreprises, des partis politiques, des syndicats etc., et
par tout autre institution privée ou organisme non
public.
17
I-4. POURQUOI GERER ET CONSERVER LES
DOCUMENTS D’ARCHIVES ?
EXERCICE I
1) DONNER LES
RAISONS QUI FONDENT
LA CONSERVATION DES
ARCHIVES
2) LES AVANTAGES DE
L’ARCHIVAGE
18
I-4-1 Intérêts de la conservation des archives
La conservation des archives répond à trois intérêts principaux :
 les obligations légales
 l’utilité pratique
 La sauvegarde de la Mémoire
 Obligations légales
Tout fonctionnaire ou agent de l’Etat doit conserver ses archives pour
prouver des droits et des obligations dans le cadre de ses fonctions dans
l’administration publique (cf. Décret n°76-314 du 04 juin 1976)
Les textes législatifs et règlementaires font obligation de conserver de
19
nombreux documents pendant une certaine durée, déterminées par les
délais de prescription légale.
I-4-1 Intérêts de la conservation des archives
 Utilité pratique
La conservation des archives permet :
de disposer d’informations vivantes qui sont utiles au quotidien, de
prendre des décisions idoines et bien orienter les actions administraves;
d’élucider des contentieux, de justifier des droits et obligations des
personnes physiques et morales.
 Sauvegarde de la mémoire
Par la constitution des matériaux pour l’histoire.
20
I-4-1 Valeurs de la conservation des archives
- Justification des droits et obligations

Valeur probante - Elucidation des contentieux
-Transparence de l’action administrative

Valeur de gestion - Continuité de l’action administrative
- Efficacité administrative
Valeur historique - Restitution de l’histoire de l’organisme,

d’une de ses activités ou fonctions
21
I-4-1 Avantages de la conservation des archives
L'organisation et le conservation des archives permet de :

 retrouver facilement des informations en vue d’une bonne prise de
décision;
 gagner du temps dans la recherche des documents;
 gagner de l’espace;
 réaliser des gains financiers;
 assurer la traçabilité de l’information interne;
 obtenir une satisfaction morale;
 sécuriser l’information;
22
 assurer la fiabilité de l’information.
.
L'organisation et le conservation des archives ou documents
d’activités permet notamment :
 Une amélioration de la transparence et de la capacité à
rendre compte;
 la création d’une politique efficace;
 Un processus décisionnel argumenté;
 la gestion des risques opérationnels;
 La continuité des activités en cas de sinistre;
23
L'organisation et le conservation des archives ou documents
.
d’activités permet notamment :
 La continuité des activités en cas de sinistre;
 La protection des droits et obligations des organismes et des
personnes;
 Une protection et un soutien en cas de litige;
 La conformité à la législation et à la règlementation;
 Une meilleure capacité à démontrer la responsabilité de
l’administration, notamment l’atteinte des objectifs de
durabilité; 24
Une réduction des couts grâce à une plus grande
.
efficacité opérationnelle;
La protection de la propriétés intellectuelle;
Des activités de recherche et de développement
basées sur des preuves;
La création d’une identité professionnelle,
personnelle et culturelles;
La protection de la mémoire de l’organisme, des
personnes et de la collectivité.
25
I-5. CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS D’ARCHIVES
OU LES TROIS AGES DES ARCHIVES
EXERCICE II:
SUIVANT L’UTILISATION DES DOCUMENTS EN

COMBIEN DE GROUPES PEUT-ON CLASSER LES
ARCHIVES
26
 Les archives courantes ou actives sont les documents utilisés de
manière fréquente à des fins administratives ou légales par les services
ou les organismes qui les ont produits ou reçus dans l’exercice de leur
fonction.
 Les archives intermédiaires ou semi-actives sont les documents utilisés

de manière épisodique et qui sont à conserver pour des besoins
administratifs et juridiques par les services ou les organismes qui les
ont produits ou reçus dans l’exercice de leur fonction.
 Les archives historiques, définitives ou inactives sont les documents

qui ne sont plus utilisés de manière fréquente ou épisodique et qui
sont à conserver sans limitation de durée pour les besoins de la
recherche historique et scientifique.
27
A ces différentes valeurs correspondent les trois âges des archives.
28
II-
TECHNIQUE D’ARCHIVAGE ET
DE CONSERVATION DU DOSSIER
29
Le dossier est l’ensemble des documents réunis pour la conduite ou le

traitement d’une même affaire par une personne physique ou morale dans
l’exercice de leurs activités. Les dossiers sont nourris en permanence par de
nouveaux documents.
Pour mieux réaliser un dossier, il faut connaitre:

 l’organisation du service;
 les attributions (fonctions, activités et tâches);
 les documents d’activités de l’entité à laquelle appartient l’agent.
NB: Au commencement d’une affaire, il est nécessaire d’ouvrir un dossier,

matérialisé par une pochette ou une chemise. 30
Pour bien identifier un dossier, apposez sur la pochette ou la chemise :
 un titre ou un intitulé (Évitez les titres trop généraux comme

« divers », « A classer », « correspondance » ou « affaires générales ».)
 le numéro du dossier s’il comporte un système de référencement :

numéro de marché, de contentieux, de mandat, de traité ou de
convention par exemple.
 les dates extrêmes ( date du plus ancien document et la date du

document récent)
NB: Si un dossier est trop complexe, il peut être subdivisé en plusieurs sous- 31
dossiers (mais on n’oubliera pas de donner un titre à chaque sous dossier)(
Le classement est l’opération qui vise à ranger les documents

conformément à l’ordre de classification établi. L’intérêt de classement
est d’accéder rapidement au document. Pour ce faire, il est
indispensable d’identifier celui-ci. L’identification se fait à l’aide d’une
étiquette. Elle indique les informations suivantes : code de classification,
suite de code, titre du document etc.
Un document mal classé est un document perdu. Il faut donc bien

réfléchir avant de choisir la méthode de classement de ses dossiers.
Il existe plusieurs modes de classement : les documents de votre
structure peuvent être organisés (géographique, numérique, 32
chronologique) ou par fonctions, activités et tâches.

Mais quelque soit le mode de classement que vous choisissez, il faut

respecter les principes suivants :
 Elaborer un système simple de recherche dans les dossiers

(système d’étiquettes de couleur, tableau, rassembler dans un
même espace les dossiers ayant trait au même objet)
 Se tenir au système de classement choisi. Les changements

incessants sont source de confusion. Si le système de classement
ne vous parait pas adapté c’est qu’une réflexion commune est à
initier pour le modifier. 33
1. Classer les documents produits ou reçus en dossiers (les dossiers

étant les documents relatifs à une même affaire) ;
2. Identifier chaque dossier par :

 un intitulé ou titre;
 la date de création (date de la pièce la plus récente et la plus
ancienne);
 un numéro d'ordre si le dossier est scindé en plusieurs.
34
3. Organiser le dossier à l'intérieur (N'hésitez pas non plus à

fractionner ou subdiviser les dossiers trop volumineux qui
compliquent la recherche. ordre chronologique, subdivision en
sous dossier si nécessaire) ;
4. Ranger vos dossiers à portée de mains (ranger à portée de main

les dossiers en cours ou ceux dont vous aurez fréquemment
besoin).
NB: Votre classement ne doit pas se contenter d'être efficace à court

terme, il doit aussi être évolutif et prévoir l'intégration de nouveaux 35
documents.
En résumé, il est nécessaire et impératif :

 de connaître les différentes méthodes de classement,
 de comprendre la logique et l'intérêt de chacune
 d’analyser les besoins de son service
 de refondre ou améliorer rapidement le système existant
 d’assurer une transition efficace entre deux classements
 les différentes méthodes de classement
 Chronologique
 Alphabétique
 Numérique
 Alphanumérique 36
 Thématique ou idéologique
 Topographique
II-3- ENRICHISEMENT DU DOSSIER
Pour avoir des dossiers bien tenus (ne pas empiler les documents sans
méthode).
Adoptez les bons réflexes :
 Suivre un ordre interne (souvent chronologique) : le document le
plus ancien se trouve en dessous, les documents suivants
s’accumulant au fur et à mesure de leur arrivée).
 Replacer les documents dans l’ordre après chaque utilisation (les
ranger dans le bon sous-dossier et dans l’ordre chronologique).
 Eliminer les documents inutiles : doubles, brouillons n’apportant
rien, formulaires vierges, documents reçus pour information.
37
 Laisser ensemble une lettre et sa réponse, un bordereau et sa
pièce jointe.
II-3- ENRICHISEMENT DU DOSSIER
Important : Ne pas extraire de documents pour constituer une
documentation annexe. Laissez les originaux dans le dossier et faites
des photocopies pour constituer cette documentation.
38
II-4- CLOTURE DU DOSSIER
Lorsqu’une affaire est terminée le dossier peut être clos.

Effectuez alors les opérations suivantes :
 Extraire du dossier tous les documents inutiles, si cela n’a pas
déjà été fait,
 Reporter sur la pochette ou la chemise la date de clôture du
dossier.
Une fois clos, le dossier peut être conservé à proximité pendant une
durée définie en fonction des besoins du Service et de l’espace disponible.
Ou il peut faire l’objet d’un transfert au Service archives en vue de subir
une seconde étape de traitement. 39
II-5-TRI ET ELIMINATION DES DOSSIERS
L'une des causes majeures de mauvais classement est l'accumulation de
documents inutiles. Par précaution, on a souvent tendance à garder plutôt
qu'à jeter. Il est donc nécessaire de se demander quel document garder, et
pendant combien de temps. Il est conseille d’éliminer systématiquement
les documents sans valeurs suivants:
 les multiples copies inutiles;
 les documents reçus pour informations;
 la documentation non travaillée;
 les brouillons; 40
 les états successifs de rapport et études.

II-6- TRAITEMENT ET CONDITIONNEMENT DES
DOSSIERS
Le mode de conditionnement doit faire l’objet d’une réflexion à part
entière lors de la mise en place d’un système de classement quel qu’il
soit. Il est essentiel au bon classement et à la bonne conservation des
documents.
Le dossier suspendu : celui-ci est idéal pour le
classement de petits dossiers alimentés très rarement
dans l’année, et pour le rangement de certains dossiers
en cours. Il est approprié au classement alphabétique ou 41
thématique.
DOSSIERS
Le classeur : ce mode de conditionnement est
parfaitement adapté au classement en cours volumineux
et au sériel (courrier, factures, délibération. etc.)
le classeur facilite la manipulation et les recherches
récurrentes
Le porte revue : sorte de boîte en plastique ouverte, il
convient bien aux thèmes impliquant différents sous-
thèmes à distinguer (ex : ETAT CIVIL = Naissance, 42
Mariages, Décès, Avis de Mention…).

DOSSIERS
La boîte d’archives : parfaite pour des dossiers
volumineux et ponctuels (travaux, élections) et pour
l’archivage. Les dossiers ne doivent être archivés
qu’en boîte.
Le conteneur : peu manipulable une fois plein de par
le poids qu’il représente, celui-ci est idéal pour le
classement et le rangement de documents dont le

43
format ne permet pas le classement en boîte et
l’isolement de fonds d’archives clos.

DOSSIERS
44
ARCHIVES NON ORGANISEES ARCHIVES TRAITEES ET CLASSEES

DANS LES BUREAUX DANS LES BUREAUX
NB:
Les archives collectées, classées sont analysées sur des fiches manuelles et
ensuite informatisées en vue de permettre une communication aisée des
informations conservées. Ci-dessous une fiche d’analyse des archives.
DUA SORT OBSERVA

N° DESCRIPTION DU CONTENU MOTS DATES FINAL TIONS
ARTICLES CLES EXTREMES
(liasse, (Titre, Objet, analyse ou résumé des dossiers,
registre, …) liasse, registre …), etc.
45
III.
LES OUTILS CLES DE
GESTION ARCHIVISTIQUE
46
La gestion des documents (archives courantes, intermédiaires et
historiques) nécessite la mise en place d’outils de gestion et de recherche
dont les principaux sont:
 Le Référentiel de Classement ou Plan de Classification
 Le Référentiel d’Archivage ou Tableau de Gestion
 Le Bordereau de Versement
 Le Bordereau d’Elimination
 Le Répertoire
47
III-1 LE REFERENTIEL DE CLASSEMENT
Le Référentiel de classement ou Plan de classification est une description

méthodique et structurée de manière hiérarchique de la production
documentaire.
 Le premier niveau du Référentiel de classement reflète les

principales fonctions de l’institution.
 Le deuxième niveau décrit les activités qui découlent de chaque

fonction.
 Enfin, les niveaux suivants détaillent les tâches composant chaque

activité et les documents générés par elle. 48
III-2 LE REFERENTIEL D’ARCHIVAGE
Le Référentiel d’archivage est un état des dossiers et documents produits

par un service. Il permet de savoir:
Que garder?
Que détruire?
Au bout de combien de temps détruire?
Et pourquoi?
Il est élaboré en étroite collaboration avec les Services producteurs et
l’Administration des archives.
Il impose la conservation mais propose la destruction qui reste
facultative.
49
III-2 LE REFERENTIEL D’ARCHIVAGE
MODELE DE REFERENTIEL D’ARCHIVAGE
Sort final
Durée
C:
d’Utilité Durée d’utilité
Types de documents Conservation Observations
Légale administrative
D : Destruction
(D.U.L)
T : tri
Documents Secrétariat
Chronos de courriers
au départ et à 5 ans D
l’arrivée
Enregistrement du
courrier au départ et 5 ans C Qu’il soit sur support électronique ou non
à l’arrivée
Documents bancaires
Relevé Directive n°07/2009/CM/UEMOA portant

D
de compte 10 ans 12 ans règlement général sur la comptabilité publique
sous réserve
au sein de l’UEMOA Art 66 alinéa 3
Directive n°07/2009/CM/UEMOA
Situation 10 ans 10 ans D
portant règlement général sur la comptabilité 50
des dépôts
publique au sein de l’UEMOA Art 66 alinéa 3
III-3 LE REPERTOIRE
 Terme abusivement employé comme synonyme d’instrument de
recherche.
 Instrument de recherche ayant pour niveau de description le dossier
ou l’article, et donnant pour chacun, sa cote, ses dates extrêmes et une
analyse aussi courte que possible.
51
III-3 LE BORDEREAU DE VERSEMENT
Le versement est la procédure qui transfère les archives du service qui les a
produits vers le service chargé de leur conservation définitive.
Le Bordereau de versement est un relevé détaillé répertoriant les
dossiers remis à un service d’archives historiques.
Le Bordereau de Versement est donc une pièce réglementaire qui tient lieu
de procès-verbal de prise en charge des documents.

52
PROCEDURE DE VERSEMENT
Bordereau de
versement
documents
53
III-4 LE BORDEREAU D’ELIMINATION
L’Elimination est la procédure qui permet de séparer les documents à
conserver de ceux dépourvus d’intérêt administratif et historique.
L’Elimination est accompagné d’un bordereau qui est un relevé détaillé
des documents et dossiers d’un fonds ou d’un fragment de fonds destinés
à être détruits.
54
PROCEDURE D’ELIMINATION DES DOCUMENTS
Bordereau
d’élimination
55
CONCLUSION
Les documents d’archives tiennent une place importante dans la vie de
toute institution moderne. Ils sont la condition d’une gestion
harmonieuse. Leur organisation se doit d’être l’émanation d’une
politique mise en amont et en aval de toutes les activités au quotidien.
La gestion des archives ne doit donc pas être un événement mais une
habitude.
56
57

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GESTION DES ARCHIVES

II- TECHNIQUE D’ARCHIVAGE DES DOSSIERS

 un agent dans l’administration publique ou privée produit en moyenne

 Ces documents sont conservés pour répondre à des besoins

Le mot « archives » vient du bas latin archivum, signifiant « local

d'archives, collection d'actes », qui lui-même vient du latin classique

ἀρχεῖον archeíon signifiant « bâtiment administratif, magistrature » en

relation avec les archontes (l'autorité, le gouvernement). Les archives ne

sont donc pas, étymologiquement, des « choses très anciennes » comme

expliqué dans le Trésor de la langue française.

En archivistique actuelle francophone, le terme « archives » a (03) trois

I-1-1. Archives comme document

Tous les documents produits

(créés et reçus) par un

organisme dans le cadre d'une

activité, quel que soit leur âge,

leur type ou leur support,

Les services et institutions qui se chargent de leur gestion (plus

particulièrement des archives définitives).

Les espaces de conservation de ces documents (locaux d'archives, espaces

Selon le Conseil International des Archives (ICA) : « Les archives sont

l’ensemble des documents de toute nature, produits ou reçus par une

personne physique ou morale, par un organisme public ou privé,

résultant de son activité, organisé en conséquence de celle-ci et

conservés en vue d’une utilisation éventuelle. »

la date la forme et le support.

 Date du document d’archives

La notion d’archives est indépendante de la date : un document prend la

qualité d’archives dès sa production ou sa réception, et non pas seulement

lorsqu’il a perdu son utilité courante immédiate. La date du document

de vieux papiers comme on le pense ordinairement.

Forme du document d’archives

La notion d’archives est indépendante de la forme (sont archives au même

 Support du document d’archives

Pendant des siècles, la quasi-totalité des archives étaient sur du

parchemin et du papier. Aujourd’hui les archives sont sur tout support

(sonores, audiovisuels , informatiques,…).

Ensemble des documents ou des  acquisition libre à titre

Documents d'archives, produits ou reçus par des

individus, des familles, des associations, des

Archives privées entreprises, des partis politiques, des syndicats etc., et

par tout autre institution privée ou organisme non

- Justification des droits et obligations

-Transparence de l’action administrative

Valeur historique - Restitution de l’histoire de l’organisme,

L'organisation et le conservation des archives permet de :

SUIVANT L’UTILISATION DES DOCUMENTS EN

 Les archives intermédiaires ou semi-actives sont les documents utilisés

 Les archives historiques, définitives ou inactives sont les documents

A ces différentes valeurs correspondent les trois âges des archives.

Le dossier est l’ensemble des documents réunis pour la conduite ou le

Pour mieux réaliser un dossier, il faut connaitre:

NB: Au commencement d’une affaire, il est nécessaire d’ouvrir un dossier,

Pour bien identifier un dossier, apposez sur la pochette ou la chemise :

 un titre ou un intitulé (Évitez les titres trop généraux comme

 le numéro du dossier s’il comporte un système de référencement :

 les dates extrêmes ( date du plus ancien document et la date du

Le classement est l’opération qui vise à ranger les documents

Un document mal classé est un document perdu. Il faut donc bien

chronologique) ou par fonctions, activités et tâches.

Mais quelque soit le mode de classement que vous choisissez, il faut

 Elaborer un système simple de recherche dans les dossiers

 Se tenir au système de classement choisi. Les changements

1. Classer les documents produits ou reçus en dossiers (les dossiers