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: METHODE DE CALCUL D’UNE VOLUMETRIE

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LE METRE LINEAIRE

Le mètre linéaire, unité de mesure des archives

Publié le 26 mai 2013 par Marie-Anne CHABIN
Publié par Marie-Anne Chabin, 26 mai 2013

Je m’étonne toujours que « mètre linéaire » soit le mot-clé le plus utilisé par les
internautes qui consultent mon blog www.marieannechabin.fr, même si j’ai
évoqué le sujet plusieurs fois. Ce constat m’a inspiré le billet Rigolo mais
j’avais gardé l’idée de creuser le sujet dans un cadre plus archivistique. Ce que
je fais aujourd’hui.
J’aborderai successivement la définition du mètre linéaire d’archives et son
usage, sa valeur archivistique limitée, les métrages de référence, l’équivalence
avec les archives numériques et les autres indicateurs de mesure.

Une unité de mesure logistique

Les dirigeants qui se sont penchés sur la question de l’archivage aiment à dire
qu’ils savent que les archives se comptent en mètres et en kilomètres. C’est la
preuve qu’ils ont fait l’effort d’utiliser le vocabulaire des archivistes et qu’ils ont
pris conscience du volet logistique de l’archivage, car un kilomètre d’archives
nécessite pour le stocker une surface non négligeable, c’est-à-dire, en standard,
une salle de 170 m² ; dix kilomètres nécessiteront une surface de stockage
d’environ 1700 m². Les Archives nationales conservent plusieurs centaines de
kilomètres. Certaines administrations déployées sur l’ensemble du territoire
français ont aujourd’hui à gérer plusieurs milliers de kilomètres d’archives…
On trouve ici et là plusieurs définitions du mètre linéaire appliqué aux archives,
certaines plus rigoureuses que d’autres. Je retiens celle du Dictionnaire de
terminologie archivistique des Archives de France de 2001 : « Unité de mesure
des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette
d’un mètre de longueur ». Une armoire de bureau permet de ranger 5 à 6 mètres
linéaires de documents.
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Le mètre linéaire est utilisé pour l’organisation du stockage en prenant en
compte la hauteur des archives (par exemple, boîtes en carton de 32 à 33 cm de
haut ou registres reliés de 60 cm), le sens dans lequel les objets sont posés sur le
rayonnage (à la française quand les boîtes sont « debout », à l’italienne quand
elles sont « couchées ») et de leur poids afin de respecter la résistance des
planchers. Un mètre linéaire d’archives pèse en moyenne 50 kg.

Pour du stockage plus massif, on peut estimer les volumes en mètres cubes, avec
une équivalence de 10 à 12 mètres linéaires par mètre cube.

Le mètre linéaire est l’unité de base pour calculer les coûts de stockage des
archives par les prestataires spécialisés, avec des variations de tarifs dues à la
localisation géographique (coût du m²), à la nature et la qualité des équipements
(solidité, sécurité, fonctionnalités), à la granularité du conditionnement des
documents et aux modalités de gestion. Le stockage d’un mètre linéaire coûte de
3 à 15 € en fonction des options retenues.

Unité de mesure des volumes, le mètre linéaire est également utilisé pour décrire
les opérations de traitement des archives, rapporté à l’unité de temps qu’est la
journée. Le ratio pour un relevé sommaire du contenu de boîtes d’archives est
ainsi de 20 mètres linéaires par jour ou de 10, l’inventaire plus détaillé allant de
5 ml par jour à moins d’un mètre, la différence venant de la nature des
documents, de leur état de classement, du détail de la description ou du
traitement matériel, et de l’habileté de l’archiviste. Les coûts de traitement étant
liés au nombre de jours, on obtient ainsi des ratios allant de 20 à 150 € HT le
mètre linéaire inventorié.

Le mètre linéaire est encore la façon de mesurer la taille d’un gros dossier,
indépendamment de son rangement. Ainsi, Cour européenne des droits de
l’homme mentionne-t-elle que son dossier judiciaire le plus volumineux est
l’affaire Irlande c. Royaume-Uni (1978) avec 791 mètres linéaires. De quoi
poser sa candidature au livre des records (au sens français du terme of course).
2
Élasticité du mètre linéaire d’archives

Le mètre linéaire désigne la quantité

d’archives stockées sur un mètre de rayonnage, sans distinguer le contenant et le
volume « utile » d’archives, c’est-à-dire les documents eux-mêmes. C’est dans
ce sens que l’on peut parler d’élasticité (voir le billet sur le sujet).  En effet, les
mêmes documents archivés peuvent occuper un volume final qui va facilement
du simple au quadruple selon les conditionnements utilisés (pochettes, sous-
chemises, chemises, classeurs, boîtes) et le coefficient de tassement des
documents à l’intérieur.
Il existe d’autres facteurs, liés à la production des documents, qui ont un impact
sur le volume final déposés dans les rayonnages, notamment :

 le grammage du papier : 6 grammes environ pour une feuille de

papier 21 x 29,7 de qualité 80 gr, moitié moins pour du papier
pelure, plus pour les chemises,
 la pratique du recto-verso qui produit un écart du simple au
double,
 la taille de l’écriture (pour les manuscrits mais pas seulement) et
la mise en page, avec les débordements imprimantes mal réglées
qui impriment la dernière ligne d’un formulaire sur une 2e page.
Le même contenu peut donc s’incarner dans des métrages largement extensibles.
La place occupée par les supports d’un même nombre de mots peut aisément
aller du simple au décuple, de sorte que le contenu « utile » est assez difficile à
évaluer.

L’équivalence la plus courante entre le nombre de feuilles et le mètre linéaire est

de 7000 feuillets dans un mètre, avec un nombre de pages qui peut aller jusqu’à
doubler (5000 à 10000), et un nombre de « documents » ou de « pièces » qui,
lui, peut varier de quelques dizaines à plusieurs milliers.

Le mètre linéaire n’est donc pas très parlant pour décrire les archives, a
fortiori pour le grand public qui n’est pas coutumier de ces évaluations. C’est
pourquoi les journalistes utilisent plus volontiers d’autres termes. Lors du procès
AZF en 2008-2009, plusieurs journaux on évoqué l’épaisseur du dossier
d’instruction : « 105 tomes de documents dont 7 mille procès verbaux et 9 mille
pièces » (Mediapart) , « un dossier d’instruction qui compte pas moins de
53.820 pages »( Les Echos)
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ce qu’on peut traduire par 16000 documents de 3 ou 4 pages de moyenne, soit
environ 8 mètres linéaires (à vérifier) mais l’expression journalistique signifie
surtout « volumineux » pour un public profane en la matière, un peu comme au
Moyen âge, on parlait d’une armée ennemie de 666 guerriers…

Métrage et valeur : des petits pois et des archives

On mesure le linéaire d’archives comme on mesure le linéaire de produits
manufacturés, par exemple des petits pois. C’est bien ce qu’il faut faire d’un
point de vue logistique de pur stockage et d’occupation de l’espace. Cependant,
les archives présentent une différence majeure d’avec les produits
manufacturés : tandis que ceux-ci sont produits et gérés en nombre, par
centaines ou par milliers, dans les linéaires d’entrepôts ou de gondoles, celles-là
sont uniques. Le contenu de chaque dossier, de chaque boîte, de chaque carton
est unique. S’il peut arriver qu’il y ait des « clones documentaires », c’est une
erreur de gestion.

Or, si on conserve les archives, c’est bien pour cette valeur unique et non pour
leur volume. De sorte que parler de mètres linéaires d’archives sans les qualifier
n’a pas grand intérêt.

Ce point est d’autant plus important à souligner que a) les volumes d’archives
(ou supposées telles) sont aujourd’hui faramineux et que cela est coûteux ; b)
l’échelle de valeurs et des risques associés est assez large.

Si un mètre linéaire d’archives pèse environ 50 kilogrammes, un mètre linéaire

de pièces justificatives de remboursement de prestations sociales n’a pas le
même « poids archivistique » qu’un mètre linéaire du fonds d’un président de la
République après traitement par les conservateur des Archives nationales.

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L’information sur la valeur est partielle si on ne connaît pas les dates
correspondant à la production de ces archives, intéressantes ou banales, afin de
comparer les volumes produits pendant telle période à la production de la
période précédente ou suivante, comparaison particulièrement  instructive pour
quiconque veut véritablement gérer les fonds d’archives dont il a la charge. Par
exemple, un service d’archives écrit dans son rapport annuel 2010 qu’il a reçu
en 2009 50 ml de boîtes d’archives de la direction de l’Agriculture. Fort bien
mais :

 s’agit-il de la série des comptes rendus de réunion des comités

agricoles depuis vingt-cinq ans ou des formulaires de l’enquête
sur la mécanisation des exploitations réalisée il y a trois ans ?
S’il s’agit des comptes rendus de réunion, sont-ils exhaustifs ?
Concernent-ils tous les comités agricoles ayant siégé au cours de
la période dans la circonscription en cause ? Y a-t-il des lacunes
dans la série ?
 s’agit-il des dossiers dont la direction ne veut plus ou, au
contraire de ceux qu’elle veut voir conservés en toute sécurité ?
 quel métrage cette direction a-t-elle versé aux archives l’année
précédente ? Et l’année d’avant ? Les contenus sont-ils
comparables ?
Il est vrai que si les versements aux archives se font à l’occasion des
déménagements, englobant tout ce qui reste dans les bureaux après que les
gestionnaires aient transportés les dossiers en cours dans les nouveaux locaux, la
comparaison est difficile…

Y a-t-il des métrages de référence ?

Pour être autre chose qu’une donnée logistique, le métrage linéaire « absolu »
doit donc être qualifié en relation avec le processus producteur des archives
(décisions officielles, contrats avec leurs pièces justificatives, correspondance,
études, copies d’élèves, dossiers patients, etc.) et comparé ou comparable au
métrage d’une période de production équivalente ou d’un producteur similaire.

N’existerait-il pas des métrages de référence, des standards, pour guider les
archivistes dans l’évaluation des opérations de versement et dans les prévisions
de collecte?

Jean Favier, directeur général des Archives de France (du temps révolu où les
Archives de France étaient une direction de ministère) avait coutume de dire,
lors de ses brillants discours d’inauguration de bâtiments d’archives
départementales – et ils furent nombreux dans les années 1980 – Jean Favier
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avait coutume de dire qu’un agent de l’administration produisait en moyenne un
mètre linéaire d’archives par an.

Un mètre linéaire par an et par agent. La formule est simple et efficace. Il est
évident qu’il s’agit plus d’un slogan inspiré que d’un constat de terrain mais il y
avait besoin d’énoncer cette équivalence, ce repère, tant pour les archivistes que
pour les décideurs. Sur ce point, Jean Favier n’a pas été officiellement démenti.
À noter que cette équivalence est aujourd’hui introuvable sur Internet et on
serait tenté de croire qu’elle n’a  jamais existé mais j’en ai été à plusieurs
reprises le témoin oculaire et je peux donc la rapporter.

Je dois avouer que j’ai souvent repensé à cette formule au cours des missions de
conseil de mon cabinet Archive 17 [lien], quinze à vingt ans plus tard, quand j’ai
été amenée à calculer ce type de ratio. Le chiffre moyen calculé récemment pour
une administration regroupant plus de 100 000 agents est de 3,5 mètres linéaires
par an et par agent, ce qui est beaucoup mais cette moyenne n’est pas pertinente
car elle fusionne deux chiffres distincts : 4,2 mètres linéaires par agent et par an
pour les services qui gèrent de nombreuses pièces justificatives ; 1,8 mètre
linéaire par agent pour les autres services. Au regard de la moyenne Favier, il y
aurait donc inflation (de 1 à 1,8 ml), ce qui n’est pas surprenant, les dernières
décennies ayant connu une inflation notable de la paperasse et la fameuse
« dématérialisation », axée sur le support, n’ayant pas ou pas encore produit des
résultats significatifs sur les volumes papier.

Les chiffres ci-dessus concernent le volume de  documents archivés par une
administration pour assurer ses besoins de mémoire et la gestion des risques
contentieux. Peut-on en déduire un ratio de production pour les archives
historiques ? À partir du moment où les archives historiques représentent un
pourcentage des documents archivés dans un premier temps pour les intérêts du
producteur (1% ? 5% ?), on peut en déduire mathématiquement un ratio mètre
linéaire / agent administratif. Mais l’opération de sélection de ce qui présente un
intérêt pour la mémoire collective ou la recherche éloigne les archives des
acteurs individuels et il est plus logique d’évoquer un ratio institution/mètre
linéaire, a posteriori forcément.

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Il n’existe pas de référence officielle là-dessus mais on peut en extraire de la
publication des inventaires, notamment des archives nationales ou
départementales.

En comparant le métrage linéaire des fonds de la présidence  de la République

française sous Georges Pompidou, Valéry Giscard d’Estaing et de François
Mitterrand, traitées avec la même rigueur par les conservateurs des archives
nationales, et en rapportant ces métrages au nombre d’années de leurs mandats
respectifs, on obtient une moyenne annuelle de 29 ml pour G. Pompidou et de
86 ml pour chacun de ses deux successeurs.

Dans mon billet « Linéarité »,  je me suis interrogée des métrages de cabinets

ministériels figurant dans le rapport du conseiller d’État Maurice Quénet intitulé
« Quel avenir des Archives de France ? » (2011). 20,8 mètres linéaires
d’archives ont été collectés pour le cabinet d’Alain Richard et 70 ml pour celui
de Michèle Alliot-Marie, pour une même période (cinq ans). La moyenne
annuelle, à savoir 18,16 mètres linéaires d’archives de cabinet par ministre de la
Défense a-t-elle du sens ? Comment expliquer que le cabinet d’un ministre
produit trois fois plus d’archives que son prédécesseur ? Cela existe la curiosité :
équipe plus paperassière que l’autre ? Documents de natures différentes ? Autre
raison ?
On constate toutefois, de Pompidou à Alliot-Marie, une inflation
continue. Quousque tamdem ?

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Cette disparité entre des fonds d’archives a priori comparable n’est pas récente.
Dans mon livre Je pense, donc j’archive (L’Harmattan, 1999, chapitre 3), je
revenais sur les volumes de la série X des Archives départementales qui
regroupe, pour chaque département, les archives relatives à prévoyance sociale
et d’administration hospitalière pour la période 1800-1940. Les métrages de
série X, cités dans une très intéressante enquête réalisée par Isabelle
Delabruyère-Neuschwander et présentée lors d’une journée d’étude organisée en
1994 par l’Association des archivistes français sur les archives de la santé, sont
étonnamment hétérogènes : 13 mètres linéaires pour les Pyrénées-Orientales,
350 mètres pour la Côte-d’Or, 725 mètres pour l’Eure. Les chiffres ne sont
proportionnés ni au nombre de communes ni à la population et leur explication,
à étudier de plus près, relève sans doute de critères multiples. Quoi qu’il en soit,
il est bien difficile d’établir un lien fiable entre les volumes d’archives et leurs
producteurs.

Métrage linéaire et archivage numérique

Il est sans doute toujours possible d’approfondir cette notion de métrage linéaire
de référence selon les types d’archives ou les types de producteurs. Mais la
question perd de sa pertinence avec la dématérialisation progressive même si
nous en avons pour encore une bonne dizaine d’années à voir des boîtes
d’archives remplies de dossiers papiers dans les bureaux, tant les mentalités
évoluent lentement et sont perturbées par des idées reçues diverses et variées :
l’archivage numérique est cher, l’archivage numérique est bon marché, il n’y a
que le papier qui fait foi (il y a des gens qui sont très en retard dans leur lecture
de la réglementation et qui n’ont pas encore lu le journal officiel de mars
2000…), etc.

La production numérique native s’impose toutefois progressivement. Et les

unités de mesure ont changé : le Gigaoctet a remplacé le mètre linéaire. Avec
une difficulté nouvelle due à l’élasticité de la chose mesurée, bien pire qu’avec
le papier. Le grammage du papier, l’impression recto-verso ou l’insertion de
nombreuses sous-chemises a un effet sur le volume des archives papier. Mais le
procédé de numérisation ou de création numérique, l’utilisation croissante
d’images numérique ou d’objets animés, l’impact de la facilité numérique sur le
nombre de fichiers produits et archivables, le développement des capacités de
stockage, font que la courbe du poids numérique des archives grimpe bien plus
vite que la courbe du nombre de documents.

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Les équivalences proposées entre papier et numérique au début des années 2000
sont largement périmées par l’évolution des technologies et les options de
format et de définition :

 un cédérom de 650 Mo (20 grammes) permet de stocker  250

000 pages de texte, ou 2 à 100000 photos couleurs, ou 20 000
pages scannées, ou 2 heures de vidéo ;
 un document de 100 pages (1 cm) occupe 1 mégaoctet ; par
conséquent, 1 Go = 10 ml.
 etc.
Le poids des fichiers numériques a bien sûr un impact sur le volume stocké mais
on peut observer que les volumes archivés et conservés sciemment et à bon
escient ne constituent qu’une petite partie du grand magma stocké sur les
kyrielles de serveurs (à proximité ou dans le nuage), de sorte que le problème du
poids des « vraies archives » n’est pas le principal problème des coûts de
stockage. En revanche, cette instabilité des poids des fichiers numériques ne
permet pas de définir un poids numérique de référence pour la production des
documents et pour l’archivage.

Or, comme le dit, fort bien, la loi du 3 janvier 1979, le support n’est pas
discriminant dans la définition des archives. On devrait donc logiquement
pouvoir disposer pour l’archivage et la gestion des archives d’unités de mesure
proprement archivistiques, c’est-à-dire qui transcendent le support. Dans un
deuxième temps, pour tels ou tels documents, on pourra s’interroger sur leur
support d’archivage ou leur volume et sur les possibilités d’amélioration en
termes de pertinence et de coûts de gestion de l’ensemble.

Développer des indicateurs de mesure archivistiques

Il serait donc utile de développer d’autres indicateurs de mesure des archives,
des indicateurs de la valeur archivistique des documents archivés.

Il me semble que les deux principaux indicateurs pourraient être :

1. le nombre et la nature des actes : j’emploie délibérément le

mot « acte » au lieu de document, bien que les archives soient
loin de ne comporter que des actes au sens fort du terme (loi,
9
 contrat) car je veux insister sur les archives en tant que traces
d’une action engageante vis-à-vis d’autrui ou jugées importantes
pour la gestion ou la mémoire; et aussi pour souligner
l’importance de la structure de ces traces, organisées soit en
collections chronologiques d’actes (registre, base de données,
chrono), soit en série de dossiers répondant aux objets gérés
(clients, immeubles, projets…); ce qui mérite d’être archivé se
caractérise par un statut (décision, contrat, compte rendu …)
avec un document majeur (document maître) qui agrège autour
de lui un certain nombre de documents périphériques et
solidaires; cette réflexion est à relier avec les « six types of
records » du projet InterPARES sur lesquels je reviendrai un
autre jour;
2. le degré d’exhaustivité de la série : l’évaluation de
l’exhaustivité des archives par rapport à l’activité qu’elles tracent
ou sont censées tracer apparaît une donnée particulièrement
instructive pour caractériser les archives; le fait de savoir que des
documents ont été perdus ou détruits, ou qu’il s’agit d’un
échantillon, ou encore qu’on a affaire à des dossiers
intégralement conservés mais nativement lacunaires est plus
qu’utile pour appréhender un fonds.
Il est plus important de savoir que l’on a archivé tous les registres du conseil
d’administration de telle entreprise ainsi que l’exhaustivité des études
techniques pendant telle décennie, que de savoir que l’on dispose de 75 mètres
linéaires d’archives de cette entreprise sans savoir ce qu’elles tracent ni s’il
s’agit de séries complètes. Il est bien évidemment utile d’avoir les deux mais, le
volume n’intervient qu’en second, en comparaison des volumes que représentent
les lots d’archives comparables dans le temps ou dans l’espace.

Jusqu’à preuve du contraire.

Ce contenu a été publié dans Indicateurs par Marie-Anne CHABIN, et marqué

avec archives, dossier, élasticité, gigaoctet, indicateur, mètre linéaire, ratio.
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2 RÉFLEXIONS SUR « LE MÈTRE LINÉAIRE, UNITÉ DE MESURE DES

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