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Le service de multigraphie
Jenny Delsaux
C'est en mai 1953 que la Direction des bibliothèques a créé le Service de multigraphie 1.
D'abord abrité dans un local provisoire offert par la Bibliothèque de la Sorbonne, puis
transféré, toujours provisoirement, 2, rue Cujas, dans un cadre plus neuf, mais presque
aussi exigu que le premier, le Service a enfin trouvé depuis peu dans les bâtiments de la
nouvelle Faculté de droit de l'Université de Paris des locaux confortables et modernes.
La Direction des bibliothèques de France envisageait en premier lieu d'aider les
bibliothèques universitaires à opérer la refonte de leurs catalogues sur fiches de format
international. On sait que l'adoption de ce format, rendu obligatoire à dater de 1952,
entraînait en principe la recopie des fiches établies sur format « dissident ». Or, les
catalogues des bibliothèques universitaires étaient d'une ampleur telle que la tâche
dépassait les possibilités des effectifs normaux de personnel. Le catalogage à l'échelon
central des documents constituant le « fonds commun » des bibliothèques universitaires
paraissait un moyen rationnel d'aider à la refonte.
En étendant aux bibliothèques d'études (Bibliothèque nationale, grandes bibliothèques
municipales et bibliothèques des instituts français à l'étranger) la diffusion des fiches ainsi
établies, on leur permettait de bénéficier d'une documentation utile aux bibliothécaires et
aux chercheurs.
Enfin les services d'intérêt commun (Catalogue collectif des ouvrages étrangers, Service
central de prêt d'imprimés et de manuscrits) devaient également tirer profit de l'opération.

Afin de réaliser une première tranche de travail les notices de tous les ouvrages en cours et
des suites recensés dans les registres de la Bibliothèque de la Sorbonne (2.439 notices)
ont été d'abord dactylographiées et ensuite multigraphiées, formant ainsi onze fascicules
de 213 pages. Chaque bibliothèque bénéficiaire a reçu l'ensemble de ces fascicules en
deux exemplaires, l'un destiné à sa documentation, l'autre devant être retourné au Service
de multigraphie avec le sigle de la bibliothèque, souligné autant de fois que la bibliothèque
désirait de jeux de fiches multigraphiées.

L'établissement d'un dossier au nom de chaque bibliothèque, le pointage et le report des

sigles, le calcul exact du nombre de fiches à tirer ont représenté un travail minutieux de
longue haleine d'autant plus que le nombre des bibliothèques changeait pour chaque suite
et qu'il s'est écoulé un temps très long entre l'envoi des onze fascicules et leur retour au
service central.
Pour 2.650 ouvrages traités, 14.961 jeux de fiches représentant un total de 63.630 fiches
ont été expédiés aux bibliothèques bénéficiaires. Des listes de vedettes-matiéres
accompagnaient les fiches. En mai 1955, c'est-à-dire deux ans après sa création, le Service
avait terminé cette première tâche.
La deuxiènte tranche de notre programme, la multigraphie des collections françaises
possédées par la Bibliothèque de la Sorbonne, déjà amorcée pendant l'achèvement de la
première tranche, en 1955, est établie selon les mêmes principes. Les titres des collections
ont été choisis et pointés par le conservateur et le bibliothécaire sur les registres de la
Sorbonne; les titres retenus (849) ont été dactylographiés en 6 listes de 98 pages; ces
listes multigraphiées ont été envoyées à toutes les bibliothèques ayant demandé d'y
participer. Ajoutons que le nombre de bibliothèques a augmenté considérablement au
cours du travail de la première tranche, les bibliothèques municipales s'étant rendu compte
des avantages que présentait pour elles ce service.
Nous traitons et nous expédions aux bibliothèques en priorité les collections françaises
demandées par le plus grand nombre d'établissements. Des calculs minutieux ont dû être
établis et jusqu'à nouvel ordre nous nous proposons de multigraphier les collections
françaises demandées par vingt bibliothèques au moins. A l'avenir ce chiffre pourra être
reconsidéré avant la mise en chantier de la troisième tranche de notre programme, à savoir
la multigraphie des collections étrangères possédées par la Bibliothèque de la Sorbonne.
Voici quelques chiffres se rapportant au traitement des collections françaises :

34 collections ont été multigraphiées;

20 collections sont prêtes à être multigraphiées dans les prochains mois, et autant sont en
instance de traitement;

313.326 fiches de collections ont été expédiées ou gardées en réserve dans le service;

18.192 feuilles de registres ont été établies avec les listes de vedettes-matières
correspondantes.
Nous avons eu à faire face au cours de ces cinq premières années à un certain nombre de
difficultés :

- deux déménagements du service, ce qui entraîne toujours une grande perte de temps;

- l'exiguïté des locaux, qui a rendu d'autant plus difficiles les tâches de manutention
(emballage et expédition, et le stockage des fiches destinées à des demandes
complémentaires ou à des demandes émanant des nouveaux adhérents);

- le personnel, très restreint, au départ un conservateur, un bibliothécaire et un employé de

bureau; il y a lieu de souligner les difficultés de recrutement du personnel chargé de faire
fonctionner la machine offset (Multilith 1250) mise à la disposition du service;

- les retards [inévitables dans le retour des listes-qui ont entraîné par voie de conséquence,
des délais supplémentaires dans l'envoi de fiches, aucun tirage n'ayant pu être effectué
avant le retour de toutes les listes;

- la nécessité de procéder sur place dans certaines bibliothèques à certaines vérifications

et parfois même d'avoir recours aux libraires et aux éditeurs pour l'établissement des
notices.
Malgré toutes ces difficultés, des améliorations ont pu être apportées :

I. Pour la multigraphie des collections françaises, nous établissons en deux exemplaires les
feuilles contenant le dépouillement détaillé des collections. Sur ces feuilles, disposées de
manière à pouvoir être perforées ou réunies au moyen de pinces, on a réservé une marge
pour l'inscription des cotes des ouvrages dispersés sur les rayons d'une bibliothèque. Elles
peuvent donc, telles quelles, servir aux bibliothèques de registres d'inventaire des
collections. Le deuxième exemplaire sert, dans certaines bibliothèques (à Versailles, par
exemple), à faire connaître aux lecteurs l'état des collections françaises importantes sous
une forme simple et facilement consultable.

2. Un deuxième dépouillement, cette fois sur fiches, et de texte abrégé est établi. Ces fiches
intercalées dans les catalogues des salles de lecture ou de bibliographie, renseignent sur
l'état des collections.

3. Les listes de vedettes-matières contiennent en plus des vedettes des indications servant
à l'établissement des différentes fiches de renvois. Ainsi nous espérons faire profiter nos
collègues des recherches parfois assez délicates que le bibliothécaire a entreprises en vue
d'établir une vedette-matière claire. Désirant faire profiter nos collègues de notre
expérience, nous avons, Mme Drevet et moi-même, rassemblé dans un fascicule de 54
pages multigraphié par le service, les principales difficultés rencontrées au cours de trente
ans d'élaboration du catalogue alphabétique de matières de la Bibliothèque de la Sorbonne.
Ces Suggestions pratiques sont diffusées largement parmi nos «clients » et souvent
demandées en plusieurs exemplaires. De nombreuses bibliothèques publiques et privées
étrangères nous font des demandes d'envois de ces conseils pratiques, non seulement
celles qui se trouvent dans des pays de langue française comme la Belgique, la Suisse, etc.,
mais aussi des institutions allemandes, sud-américaines et autres.

Les échos qui nous parviennent de nos usagers nous persuadent que notre travail apporte
une aide efficace au service d'achat, au regroupement des collections et surtout à la
pratique de la normalisation en ce qui concerne les vedettes-matières.
Nous avons également évité au Catalogue collectif des ouvrages étrangers en cours et au
Service central de prêt d'imprimés et de manuscrits d'assez nombreuses recherches.

Le Service de multigraphie a été chargé en 1958 par la Direction des bibliothèques d'un
autre travail à effectuer régulièrement chaque année : la multigraphie des fiches des thèses
étrangères reçues par les bibliothèques universitaires françaises. Ce nouveau service s'est
 heurté dès l'origine à maintes difficultés notamment en matière de personnel. Pourtant de
gros paquets de fiches (214.946 fiches classées minutieusement par facultés, par villes et
par années) ont pu être joints à la date fixée (octobre 1958) aux envois de thèses destinées
aux 17 bibliothèques universitaires et à la Bibliothèque nationale sans pour autant
interrompre la multigraphie des fiches de collections françaises.

Nous avons de plus multigraphié à titre documentaire et bibliographique, pour chaque

catégorie de thèses, quelques exemplaires supplémentaires mis à la disposition de
bibliothèques d'étude comme la Bibliothèque Sainte-Geneviève, les bibliothèques du
C.N.R.S., de l'École normale supérieure, de la Fondation nationale des sciences politiques,
de l'Observatoire de Paris, de l'Institut Poincaré, de l'École des mines, du Muséum d'histoire
naturelle, de l'Institut Pasteur, du Service central de la santé, etc. Quelques instituts de
l'Université de Strasbourg qui en ont fait la demande bénéficient également de ces fiches.

Une augmentation de personnel doit nous permettre en dehors de la multigraphie de fiches

de thèses, l'envoi de listes vedettes-matières, comme celles qui accompagnent les
collections françaises, on évitera ainsi le gaspillage d'efforts que nécessite, en particulier
pour les bibliothécaires de province, l'analyse de textes rédigés en finnois, suédois,
norvégien, allemand ou anglais, etc. 2.
Statistique totale de notre activité depuis cinq années :
Ouvrages en cours et suites (1re tranche) 1953-1955 ..... 63.630 fiches

Collections françaises (2e tranche) 1955-1958 ............... 313.326 fiches

Thèses étrangères (1958) ................................. 215.946 fiches

Total 1955-1958 ..... 592.902 fiches

De plus, 18.192 feuilles de registres et de nombreuses feuilles de vedettes-matières.
Dans le domaine des ouvrages en cours, des suites, des collections françaises et des
thèses étrangères, le Service de multigraphie a contribué à l'unification et à la
normalisation des catalogues. Il s'attache maintenant à augmenter le rythme de son travail
et la perfection matérielle de la fiche multigraphiée. L'expérience de la multigraphie,
entreprise sur l'initiative de la Direction des bibliothèques et de la Bibliothèque de
l'Université de Paris, a donc été concluante. L'extension de la multigraphie à un grand
nombre d'ouvrages reçus dans les bibliothèques pourrait désormais être envisagée,
libérant ainsi le personnel pour d'autres travaux.

1. ↑  Voir : Bulletin d'information de la Direction des bibliothèques. 2e année, 1953, n° II.

2. ↑  Rappelons que les vedettes-matières sont établies, de même que les notices des fiches
de thèses étrangères, par le personnel scientifique des diverses bibliothèques de
l'Université de Paris (Sorbonne, Médecine, Droit). Le Service de multigraphie est
uniquement responsable du travail matériel de reproduction, classement et emballage de
fiches.

Référence bibliographique
Jenny DELSAUX,
« Le service de multigraphie », Bulletin des bibliothèques de France (BBF),
1959, n° 10, p. 461-465.

En ligne : https://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1959-10-0461-003
ISSN 1292-8399.

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