GESTION DES ARCHIVES ADMINISTRATIVES

1. Les archives : définition, conservation, organisation et communication.

« Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur
date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support matériel,
produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout
service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité »
Code du patrimoine (livre II, archives art. L211-4) modifié par la loi n°
2008-696 du 15 juillet 2008.
La loi (Code du patrimoine) oblige les administrations à conserver ou à verser leurs archives, pour
différentes raisons; la bonne gestion de leurs archives courantes et intermédiaires, la justification
des droits des personnes et la conservation des archives définitives nécessaires à la recherche
historique et scientifique. Les archives des services et établissements d'enseignement sont des
archives publiques. Elles font partie des documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des
collectivités locales, des établissements et entreprises publics.

Il existe trois sortes d'archives, d'après leur chronologie; les archives courantes, les archives
intermédiaires et les archives historiques ou définitives.

Les archives courantes produites ou reçues sont des documents d'utilisation habituelle et
fréquente pour l'activité du service, conservés pour le traitement des affaires courantes dans le
service d'origine. La conservation des archives courantes incombe au service producteur dans le
cadre de son activité.

Les archives intermédiaires sont des documents qui ne sont plus d'usage courant et doivent être
conservés temporairement pour des besoins administratifs ou juridiques; pour la justification des
droits des personnes physiques ou morales.

Les archives définitives (ou archives historiques) sont des documents qui, après le tri, ne sont
plus susceptibles d'élimination; elles sont conservées indéfiniment, en raison de leur intérêt
historique ou comme base documentaire pour la recherche .

Intérêt de la conservation des archives :

La conservation des archives publiques est une obligation légale. La durée de conservation des
documents , selon leur nature est fixée réglementairement (délais de communication) ou en
fonction de leur durée d'utilité administrative.

Les archives sont toujours conçues dans un but utilitaire (traces de droit, engagements, études,
décisions). Elles sont un facteur indispensable de la continuité de l'action administrative.

Les archives constituent la matière première de la recherche historique. Elles ont un intérêt
historique lorsqu'elles ont dépassé leur durée utilitaire administrative; elles sont la mémoire de
l'administration ou de l'établissement qui les a produites.
Au terme de leur DUA: Durée Utilitaire Administrative, les documents présentant un intérêt pour
l'histoire sont triés et versés auprès d'un service d'archives public (Archives Départementales) qui
garantit leur conservation, leur mise en valeur et leur communication; en Guyane cette instance
sera bientôt réactivée.

Quelles formes ont les archives ?

Un document prend sa qualité d'archives dès sa création. En effet, contrairement à l'idée trop
souvent répandue, les archives ne sont pas de vieux papiers poussiéreux
Elles sont souvent constituées de pièces et de documents indivisibles ( ex: échange de courriers)
et sont toujours insérées dans un dossier d'archives formé par des documents administratifs reliés
par une série de causes à effets.
Les archives ne sont pas exclusivement des documents papier, leur support peut revêtir différentes
formes : parchemin, papier, film, photographie, fiches perforées, bandes et disques magnétiques,
CD-R, etc.
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 Les documents peuvent être manuscrits, dactylographiés, imprimés. Il peut également s'agir de
documents figurés: plans, dessins, cartes, photographies, les panneaux Rossignol (2), etc.
Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables. Elles peuvent être revendiquées
sans limitation de temps. Elles sont publiques dès leur création. Nul n'a le droit de les détruire, de
les échanger ou de les vendre, sous peine de poursuites pénales.

Une mission importante:

La circulaire du Premier ministre en date du 2 novembre 2001 - relative à la gestion des archives
dans les services et établissements de l'Etat - rappelle l'importance des fonctions d'archivage : le
bon fonctionnement du service public, le droit d'accès à l'information, la recherche en sciences
humaines, la valeur patrimoniale.
Elle définit la mission qui doit être confiée dans chaque établissement à un service ou à des
agents clairement identifiés, qui seront préparés à leur mission et qui disposeront de moyens
appropriés : traiter toutes les archives de l'établissement, rassembler les documents, sensibiliser
les personnes au classement et veiller au respect des instructions.

Au-delà de cette organisation, les archives concernent l'ensemble des personnels des services.
Chacun doit prendre la mesure de la question en amont, c'est à dire au moment de la production
de tout document. Compte tenu du mouvement des personnels, il est souhaitable que chaque
établissement organise régulièrement une information afin de les sensibiliser aux enjeux et à la
nécessité de l'archivage.

Communication et communicabilité des archives :

La communicabilité des documents administratifs et des archives, fait l'objet d'une réglementation
précise dont le but est de garantir les intérêts des organismes et des personnes publics et privés.
On dit que les archives ont une valeur probatoire.

A l'exception des documents librement communicables, dès leur création en vertu de la loi n° 78 -
753 du 17 juillet 1978, des délais de communicabilité sont prévus (Code du patrimoine article
L.213-2 et décret n° 79-1038 ) relatif à la communicabilité des archives publiques.

Documents papier et documents électroniques.

Les règles concernant les archives papier valent aussi pour les archives électroniques qui ont
presque la même valeur que le papier mais nécessitent davantage de précautions pour une bonne
et constante conservation.
« Les agents chargés de cette gestion doivent s'assurer dans le respect de la loi n°78-17 du 06
janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, que la conception des traitements
informatiques permettra de conserver durablement les données dans les délais fixés par les
instructions relatives à la durée d'utilité administrative et au sort final des documents. Ils s'assurent
que les documents numériques à verser présentent toutes les garanties d'authenticité et sont
accompagnés de l'ensemble des métadonnées indispensables (1) à l'exploitation ultérieure des
données ».

Pourquoi organiser les archives ?

Elles constituent une « stratification », en général chronologique. Le problème majeur dans tout
service est l'accroissement de la production de papiers. Comment s'y retrouver, surtout quand
l'espace manque et lorsqu'on entasse ?
Il faut intervenir à la source pour ne pas être submergé. L'organisation commence donc à
l'ouverture du dossier et non à sa fermeture.
Organiser les archives consiste donc à conserver en ordre, des dossiers accessibles rapidement,
à gagner de la place et à libérer des locaux. C'est faciliter la recherche; les renseignements
pourront ainsi être obtenus dans les délais brefs et sans perte de temps.
C'est aussi savoir ce que l'on possède pour s'en servir.

(1)métadonnées: des données sur les données (2) Dans les années 50, les Editions Rossignol étaient spécialisées dans la production
de supports pédagogiques et d' images en couleur grand format.

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Quelques conseils pratiques :

- Ne pas traiter les archives comme des papiers sans valeur.

- Ne pas considérer les archives comme des objets de propriété personnelle.
- Classer dès le départ tout document dans un dossier.
- Constituer des sous dossiers.
- Ne pas sortir des pièces du dossier; préférer la photocopie.
- Ne pas classer des pièces isolées; préférer l'agrafe au trombone.
- Eviter les dossiers marqués « divers » ou « archives », ou « à classer » totalement inexploitables.
- Soigner la présentation matérielle des dossiers avec titres et dates extrêmes.
- Dans un dossier de même nature, si les pièces identiques sont abondantes, procéder à un
échantillonnage.
- Ne conserver que les originaux; éliminer les doubles et tirages multiples; les brouillons.
- Trier et classer, c'est éliminer à bon escient les documents inutiles, connaître ses dossiers et
savoir les retrouver.

2. Gestion des archives produites et reçues par les services et les établissements
concourant à l'Education Nationale.

L' Instruction n° 2005-003 du 22 février 2005 (BO n° 24 du 16 juin 2005 ), met à jour les règles de
tri et de conservation des documents dans tous les services et établissements sous la tutelle du
Ministère de l'Education Nationale.

La typologie des documents concerne les documents produits par les « services et établissements
concourant à l'Education nationale », mais en fait essentiellement les ministères, les rectorats, les
inspections académiques et les établissements d'enseignement et de formation.

La DUA (Durée Utilitaire Administrative) des archives courantes et intermédiaires est nécessaire à
la bonne marche de l'établissement. Elle donne des repères intéressants pour la conservation par
les services et les bureaux.
Il y a lieu de contacter éventuellement la Cellule Archives du Rectorat afin de connaître la
destination future des documents.
Les documents seront soit conservés avec ou sans tri sélectif, soit éliminés.

Avant de procéder à toute destruction, il est obligatoire de rédiger un inventaire détaillé des
documents administratifs susceptibles de faire l'objet d'une élimination.
Ce bordereau d'élimination doit porter le visa de la Direction des Archives de France.

Nous attendons la nomination en Guyane du Conservateur du Patrimoine chargé du contrôle

scientifique et technique qui permettra de raccourcir les délais d'étude et de transmission.

Le tableau d'archivage : un outil précieux

Le BO n° 24 du 16 juin 2005 présente, en trente-sept pages, le tableau d'archivage pour les

services du ministère de l' Education Nationale, avec une typologie des documents, la DUA et le
sort final:

D: la destruction, après reprise dans un Bordereau d'élimination à faire viser par la Direction des
Archives de France .
C: conservation en vue du versement aux Archives Départementales...
T: tri ou échantillonnage avant versement

Ils répartissent les archives en six thèmes:

Politique générale et administration (1); Vie scolaire (2); Examens et concours (3); Santé et aide
sociale (4); Finances et comptabilité (5); Bâtiments (6).

Les établissements scolaires sont concernés essentiellement par 2, 5, et 6.

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