Mes Services

Cabinet d’Expertise
en Bibliothéconomie
CEB
Offre de services :
Audit, Consulting
Archivage sur site Formation
Expertise judiciaire
CEB est un cabinet d’audit, de conseils, de traitement des archives papiers et/ou électroniques et
d'expertise judiciaire en bibliothéconomie, créé au printemps 2010, par Abdelkrim BENCHERIF,
diplômé de l'Institut de bibliothéconomie.
Curriculum vitae
Cabinet d’expertise en bibliothéconomie, Cité des 55 logements LSP Wilaya, UV 1, Bt. 4, n°34, Ali Mendjeli El Khroub 25100 - Constantine
213667472591, I. fiscal : 196425010638924 - bencherifabdelkrim@gmail.com / www.expertise-bibliotheconomie.com
Fondateur de CEB (Cabinet d’Expertise en Bibliothéconomie).
Directeur des Archives de la Wilaya de Constantine en 2005, chef de service de la conservation de

1993 à 2004, documentaliste archiviste depuis 1989. Expert en archivistique auprès des Archive
nationales de 1994 à 2005. Membre de la commission Archives audiovisuelles du Conseil
international des archives (CIA) de 2001 à 2005.
Missions d’expertise pour le compte des Archives nationales (17 wilayas de l’Est) de 1994 à 2002,
membre de la Commission nationale pour l’élaboration des nomenclatures des documents produits
par les administrations locales.
Formateur, intervenant et consultant pour le compte des Archives nationales de 1995 à 2005.
Responsable du Centre de ressources sur la France contemporaine au Centre culturel français de

Constantine de juillet 2005 à mars 2011.
Expert judiciaire en Bibliothéconomie, agrée près la Cour de Constantine depuis janvier 2010.
Auteur de plusieurs articles sur les archives d’entreprises, les archives des institutions publiques, les
archives hospitalières…
PRESENTATION DE L'ACTIVITE ARCHIVISTIQUE
PREAMBULE
L’archivage correspond à l’organisation raisonnée d’une conservation sécurisée de l’information créée

aujourd’hui afin de pouvoir la réutiliser demain ou après-demain.
De nécessité, l’archivage est devenu une obligation pour les entreprises. Avant de mettre en place une
politique d’archivage, l’entreprise doit au préalable analyser ses besoins.
POURQUOI ARCHIVER ?
L’archivage répond à trois besoins distincts :
• Le premier, le plus important, est le besoin pour l’entreprise de prouver ce qu’elle a fait ou ce qu’elle
n’a pas fait ; elle doit justifier de son activité vis-à-vis des autorités de tutelle, vis-à-vis de l’Etat, vis-à-vis d’un
audit interne ; elle doit en outre, lors d’un contentieux, produire les pièces nécessaires à la défense de ses
droits et de ses intérêts.
• Le deuxième correspond à la réutilisation des données dans la conduite des affaires comme des études
déjà réalisées et réutilisables dans le cadre d’un nouveau projet, au lieu de recréer l’information, opération qui
peut coûter cher et faire perdre un temps précieux.
• Le troisième besoin est pour l’entreprise l’intérêt de préserver sa mémoire, tant pour constituer une
culture d’entreprise, que pour communiquer envers ses clients, ses partenaires, ses salariés, voire la société.
QUELS ENJEUX POUR L'ENTREPRISE ?
Les enjeux de l’archivage ou de l’absence d’un archivage raisonné et efficace correspondent à la nécessité de
maîtriser les risques suivants :
JURIDIQUE
Le principal risque est de ne pas pouvoir produire les données nécessaires pour un audit ou un juge dans la
forme requise.
LOGISTIQUE
Les données ont été bien archivées techniquement, mais il est pratiquement impossible d’y accéder car elles
n’ont pas été caractérisées pour pouvoir effectuer des recherches.
FINANCIER
L’enjeu financier est double également : coût d’une amende, d’un redressement fiscal ou d’une condamnation
judiciaire et, dans une moindre mesure, mais à ne pas négliger tout de même, temps perdu à la recherche
d’informations ou investissement perdu dans des outils non maintenus dans le temps.
Nos services
Conseil en archivage
Avant toute intervention, il est essentiel de définir clairement vos besoins afin de pouvoir établir une
politique de gestion de vos dossiers en adéquation avec vos attentes. Ainsi, suite à divers entretiens
avec vous et la visite préalable de vos locaux de stockage, nous définirons ensemble la meilleure
méthode d’optimisation de vos archives.
Gestion des archives courantes et intermédiaires

Il s’agit de gérer le plus efficacement possible les dossiers stockées dans les divers services et de
définir ce qui peut-être archiver définitivement, ce qui est éliminable et ce qui doit rester à
disposition immédiate des utilisateurs. C’est donc en complète concertation avec eux que cette
phase de gestion est mise en place et validée.
L’objectif est de :
 Pouvoir identifier rapidement le dossier nécessaire à la tâche de chacun ;

 D’en maximiser la rapidité de consultation ;
 De définir un langage commun au sein de l’entreprise afin de permettre à tous de partager
l’information.
Leurs caractéristiques communes sont la simplicité, la logique, la pérennité et l’évolutivité.
NB : La collaboration des personnes travaillant au sein des services concernés est précieuse et indispensable. La qualité du plan de
classement et/ou du tableau de gestion produit dépend directement de leur implication et de leur participation active durant la mission.
Gestion des archives intermédiaires et définitives
Un inventaire rigoureux des archives intermédiaires et définitives permet de définir ce que la

législation impose de conserver et de valoriser les dossiers qui ont une valeur historique pour
l’entreprise. On peut évaluer entre 30 et 40% le volume d'archives éliminable, gain de place
conséquent pour les futurs dossiers à stocker.
Les dossiers conservés deviennent archives définitives ou restent stockés durant leur durée de
conservation réglementaire en tant qu'archives intermédiaires.
La gestion de l'inventaire, et notamment les recherches, s'effectuent au travers d'une base de

données informatisée de même que la gestion des emprunts et des retours de documents.
Elimination
Pour pouvoir procéder à l'élimination des archives arrivées au terme de leur durée légale de
conservation, une demande écrite à la Direction générale des archives nationales est indispensable.
NB : Faîtes valider votre ordre d’élimination, auprès des archives nationales. Les archives concernées sont alors transférées sur un site
spécialisé, pour y être détruites. Cette opération est réalisée dans des conditions qui protègent jusqu'au bout la confidentialité des dossiers
et qui assurent la disparition totale des données et des informations qu'ils contenaient.
Formation du personnel
Cette information a pour objectif d'impliquer et de faire adhérer le personnel au processus

d'archivage au travers d'une communication et d'une valorisation du travail effectué. La présentation
des outils créés et la mise en place d'une gestion autonome des futurs versements et emprunts doit
permettre d'assurer la pérennité du travail effectué.
6
Méthode de travail
Les archives témoignent de l'identité d'une collectivité ou d'une entreprise. Encore faut-il qu'elles
soient exploitables, organisées, classées afin que ce patrimoine puisse être aisément utilisable. De
plus, elles doivent être traitées et stockées conformément à une législation en vigueur.
Un traitement par étapes
Diagnostic
 Situation actuelle
 Attribution des divers services
 Volume et types d'archives traitées
 Objectifs et cahier des charges
Traitement intellectuel des documents
 Analyse du fonds
 Identification et rassemblement
 Tri et élimination
 Récolement
 Plan de classement réglementaire
Traitement et conservation matériel des documents
 Reconditionnement des boîtes et / ou des liasses d’archives

 Transfert des documents
 Etiquetage des boîtes
 Gestion du stockage dans les locaux
 Archivage des disques durs et des dossiers numérisés.
Formation des utilisateurs
 Connaissance de la législation en vigueur

 Délais de conservation
 Gestion de l'inventaire informatisé
 Communication interne et externe des documents
Inventaire informatisé
J'effectue la saisie de l'inventaire de vos archives. Cette opération est nécessaire pour une gestion
informatisée. Votre inventaire est consultable sur logiciel.
Eliminations
La destruction d'archives constitue un acte de bonne gestion économique, qui engage l'ensemble de
la collectivité.
NB : Aucune élimination n’est autorisée sans le visa de la Direction générale des archives nationales.
Maintenance
« Inventorier ses archives est bien, en assurer la mise à jour et le suivi est mieux. »
La périodicité et le contenu de cette prestation sont définis en fonction de vos besoins spécifiques. La
périodicité peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
L'objectif est :
 Eviter l'obsolescence d'un inventaire figé à travers une mise à jour de celui-ci ;
 La mise en place d'une méthode rigoureuse de versement des dossiers ;
 Instaurer une gestion efficace de la communication de l'information à travers un circuit
emprunt/retour des documents ;
 Une aide à la recherche ponctuelle ou approfondie d'information.
L’expertise judiciaire
L’expertise judiciaire
L’expertise judiciaire consiste à faire appel à nos connaissances techniques pour comprendre
certains aspects d’un litige, rechercher de documents, procéder à des constatations ou donner un
avis d’ordre technique.
L’expertise extrajudiciaire ou l’expertise privée
Toute personne peut recourir, avant une procédure judiciaire, administrative ou pour des raisons
personnelles, à nos compétences pour l’établissement d’un rapport concernant l’authenticité d’un
document, d’une signature, d’un timbre humide ou la recherche de pièces nécessaires pour faire
valoir ce que de droit.
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Charte qualité
 Un conseil personnalisé
 Un devis sans engagement de votre part
 Une aide aux formalités administratives : correspondance avec les archives nationales.
 Un financement adapté.
 Un service de maintenance vous assurant un suivi régulier de votre fonds d’archives.
 Une confidentialité absolue du contenu de vos dossiers d'archives.
Nos tarifs s’adaptent aux divers besoins et enveloppes financières de nos partenaires. La modularité
de nos prestations permet également d’étaler ces investissements sur plusieurs budgets.
Nota : Notre travail s’effectue « sous le contrôle scientifique et technique de l’état à travers le
directeur général des archives nationales.
Compétences
 Audit et diagnostic : État des lieux, examen des moyens et des coûts, aide à la conception d'un
cahier des charges.
 Traitement intellectuel des archives : Analyse, tri, classement, élimination, mise en valeur et
création d'un récolement des dossiers conservés.
 Traitement matériel des archives : Mise en boite, étiquetage, cotation, stockage et gestion du
linéaire des dossiers.
 Informatisation des données : Création de bases de données permettant l’optimisation des
recherches et la mise à jour régulière de l’information.
 Formation du personnel : Initiation à l'utilisation des outils crées et à la gestion de l’espace de
travail.
 Maintenance et suivi des dossiers : Contrat annuel de gestion des dossiers afin d'actualiser le
récolement et d'instaurer une veille informationnelle, méthodologique et juridique de votre
fonds d'archives.

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Directeur des Archives de la Wilaya de Constantine en 2005, chef de service de la conservation de

Responsable du Centre de ressources sur la France contemporaine au Centre culturel français de

PRESENTATION DE L'ACTIVITE ARCHIVISTIQUE

L’archivage correspond à l’organisation raisonnée d’une conservation sécurisée de l’information créée

QUELS ENJEUX POUR L'ENTREPRISE ?

Gestion des archives courantes et intermédiaires

 Pouvoir identifier rapidement le dossier nécessaire à la tâche de chacun ;

Leurs caractéristiques communes sont la simplicité, la logique, la pérennité et l’évolutivité.

Gestion des archives intermédiaires et définitives

Un inventaire rigoureux des archives intermédiaires et définitives permet de définir ce que la

La gestion de l'inventaire, et notamment les recherches, s'effectuent au travers d'une base de

Cette information a pour objectif d'impliquer et de faire adhérer le personnel au processus

Un traitement par étapes

Traitement intellectuel des documents

Traitement et conservation matériel des documents

 Reconditionnement des boîtes et / ou des liasses d’archives

Formation des utilisateurs

 Connaissance de la législation en vigueur

L’expertise extrajudiciaire ou l’expertise privée

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