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DES JJKIP »

EDITION 2017

Protocole d’organisation des JJKIP/ Edition 2017/ Commission CONCEPTION ET

PLANIFICATION
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INTRODUCTION
L’organisation c’est la manière dont une chose est organisée, structurée ou préparée. C’est
une commission qui gère la complexité de JJKIP par la planification et la budgétisation :

 Elle fixe les objectifs à atteindre pour les journées de jeunesse

 Elle établit les étapes précises qui permettront réaliser ces objectifs
 Puis elle distribue les ressources nécessaires à la concrétisation du plan élaboré

Ce document est le fruit de beaucoup d’expériences vécues lors des journées de jeunesse
précédentes (depuis 2011 à Likasi avec toute la région du Sud jusqu’en 2016 à NONGO
pour le compte du district apostolique de Kipushi).

Il vise la structuration rationnelle de ces journées non seulement pour l’année 2017 mais
aussi et surtout pour les prochaines années.

Il résulte des suggestions faites par de nombreux participants réguliers des JJNAK et JJKIP
qui ont exprimé leur désir de voir les choses s’améliorer. Leurs sollicitations nous
paraissent très judicieuses et en vue de répondre à leurs appels et à leurs espoirs, qui sont
aussi les nôtres, nous avons pensé à rédiger ce document. Ce dernier n’est donc pas
impératif ; il est cependant vivement conseillé de s’en écarter le moins possible.

Les points suivants sont traités dans ce document :

 L’enregistrement des jeunes participants

 Les conditions environnementales du site d’hébergement
 Le respect du programme établi
 L’archivage de l’évènement
 La fin de la manifestation

Enfin, nous espérons que ce document répondra au mieux à l’attente et aux besoins des
participants des JJKIP.

Afin d’en améliorer les prochaines éditions, nous accueillerons avec reconnaissance les
remarques, les critiques fondées et les suggestions qu’ils voudront bien nous faire.

I. L’enregistrement des participants

Nous proposons un mode d’enregistrement simple mais commode :

CODE NOMS D. ANCIEN AGE N° POLO MONTANT

001GEC GECAMINES 30 XXL 25000FC
002GEC
003GEC

GEC pour Gécamines

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KAP pour Kaponda

KIP pour Kipushi

MUS pour Musoshi

KAS pour Kasumbalesa

SAK pour Sakania

Cette manière d’enregistrer permettra de bien placer les jeunes dans leurs locaux
respectifs. Ceci pour éviter l’entassement des jeunes de même district dans un même
local. Ainsi, on procèdera de manière suivante :

 d’après les listes on prendra 5 à 10 jeunes par district d’ancien suivant l’ordre de
payement pour un local
 le numéro de polo pour diminuer les lamentations à ce propos ; on commandera
les polos en fonction de numéros enregistré

II. Les conditions environnementales du site d’hébergement

L’accueil des jeunes et leur gestion ne doit pas s’improviser comme ce fut le cas dans
des organisations précédentes. Tout doit être organisé d’avance (mise en place dans
les locaux, la sécurité, la présence de sanitaires, l’implantation de signalétique claire)

 La sécurité : respecter la réglementation en matière de sécurité est une

évidence dès lors que l’on accueille les jeunes. Si les journées se déroulent dans
un lieu qui n’est pas dédié à cette fonction, on devra donc être encore plus
vigilant sur cet aspect. On doit veiller à ce que les exigences en matière de
sécurité sont respectées.
Par ailleurs, il faut peut-être faire appel à une société de sécurité ou à la police
(comme à Likasi lors des JJK), afin de surveiller les jeunes, vos équipements
et/ou afin qu’aucun problème ne vienne entraver le bon déroulement de ces
journées.
La commission sécurité et protocole mobilisera des membres bénévoles, qui
seront davantage chargés de désamorcer tout malentendu et d’assurer le rôle
de médiateur en cas de conflit.
 Les sanitaires : Accueillir du public, c’est aussi penser au confort et à
l’hygiène. Les points suivants sont nécessaires : points d’eau, les toilettes, les
poubelles, votre site se devait d’être accueillant, vous consacrerez aussi une
ligne budgétaire pour son aménagement afin de le rendre agréable et pratique.
Il faut prévoir des poubelles en vue de stocker les déchets et de s’en
débarrasser à la fin de la manifestation.
A titre préventif une boite de secours est d’une nécessité incontournable afin
d’assurer les premiers soins en cas d’accident ou de malaises.

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On réservera une salle propre pour cet effet. La salle doit être subdivisée en
trois parties : la partie centrale sera réservée pour l’accueil et même pour les
soins rapides, la partie gauche sera réservée pour les femmes en cas d’une
observation médicale et la partie droite pour les hommes.
La commission hygiène et santé doit mobiliser les membres compétents pour
cet effet.
Pour le confort, penser aussi à l’électrification du site
 Mise en place dans les chambres : très souvent il est difficile de résoudre ce
point mais nous proposons une manière de faire qui peut résoudre cela. Les
listes des participants doivent arrivées au moins une semaine avant la
manifestation. Ceci pour permettre à la commission de logement de bien
s’organiser. On doit placer les mousses dans les locaux 2 jours avant. Dans
chaque local il doit y avoir les noms de pensionnaires. On suivra la méthode
proposée au premier point. Chacun trouvera son polo sur sa mousse étiquetée
de son code et du numéro de son polo. En fin, on responsabilisera une personne
pour la gestion du local (ordre, discipline, propreté) et à qui on remettra la clef.
 Les signalétiques : indiquer au public où se trouve le lieu de votre
manifestation est d’une importance capitale. Le fléchage de l’itinéraire menant
au site doit être fait en collaboration avec les services municipaux, l’affichage
sur la voie publique étant réglementé.
De plus, une fois sur le site, il est bienvenu d’indiquer les différents points
névralgiques de journées : toilettes, dispensaires, locaux, salle technique,
cuisine, dépôt, etc. Usez d’originalité dans votre signalétique, adaptez-la à votre
décor, à l’esprit de votre manifestation.
III. Le respect du programme
Très souvent nous respectons 50 à 60% du programme par manque du respect de
temps impartis à chaque activité. Ceci est très gênant.

La planification est un atout important pour mieux exploiter le temps. Nous sommes
habitués d’entendre autour de nous ce genre d’expressions apparemment comiques
qui reflètent pourtant une certaine mentalité peu honorable : « heure apostolique » ne
se mesure pas au temps universel GMT mais à une conception selon laquelle le temps
est malléable. Ainsi, 13h00, 14h00, … C’est pareil.

Il faut donc planifier les activités de manière raisonnables afin d’éviter un

resserrement du programme qui risque de ne pas être respecté. Veillez à programmer
les activités essentielles en tenant compte du temps consommable pour chaque
activité et des distances à effectuer. Mieux vaut programmer peu d’activités mais qui
sont réalisées toutes que beaucoup d’activités qui ne sont pas toutes exécutées. Cette
programmation doit se faire en privilégiant les activités importantes.

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IV. L’archivage de la manifestation

Ici on la commission médiatique. Il faut s’équiper de bons matériels et d’un personnel
qualifié pour une bonne prise d’images, photos,… Cette équipe doit dans un délai très
bref ; une semaine tout au plus déposer leur travail à la commission d’organisation.
Ceci pour éviter toute perte d’information à cause de la défection ou d’une perte des
matériels informatiques.

V. A la fin de la manifestation
Très souvent à la fin de manifestation, les membres des commissions se précipitent à
partir. Ce qui n’est pas du tout bien.

 Une fois les journées terminées, les membres des commissions doivent
remettre le site en l’état et s’assurer que tout est en place pour le lendemain et
que plus personne n’est présent sur place, hormis l’équipe de sécurité, s’il y a
lieu.
 Faire le bilan du déroulement de la manifestation avec tous les acteurs qui ont
participé dans l’organisation où chacun pourra énoncer les problèmes et les
écueils qu’il a rencontrés. Cette occasion vous permettra également de
remercier tous les membres qui ont participé à l’organisation.
 Il faut faire aussi le bilan financier. Pour le réaliser, il faut commencer par
évaluer les dépenses et comment ç’a été faites. Il faut s’appuyez sur le budget
prévisionnel qui permettra d’avoir une idée sur les écarts entre les prévus et
ce qui a effectivement été réalisé. (exigence des factures pour tout achat et
présence des témoins à chaque achat)
 Les remerciements : il faut dans un délai très bref, remercier tous les
partenaires qui vous ont soutenu et les jeunes qui sont venus à la manifestation.
 Décider sur la prochaine organisation (lieu, montant, objectif,…)

AUTRES INDICATIONS :
Dans le site il faut :

 Une salle technique pour les matériels informatiques, les appareils de

sonorisation, l’administration et autres outils. (avec un responsable de la salle)
 Une salle à utiliser comme dépôt pour la nourriture (la clef doit être remise à une
personne seulement)

Les nécessaires pour les JJKIP :

 Polos
 Mousses
 nourritures
 Produits pharmaceutiques

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 Sonorisation
 Instruments
 Les objets à utiliser pour les jeux (ballons, sacs, fils, …)
 Calicots pour affiche
 Transport pour les membres d’organisation et même les objets.

NB : on peut toujours ajouter d’autres choses pour une bonne organisation.

PROPOSITION DES COMMISSIONS

COMMISSION ROLES
Récolter les fonds, planifier, financer les
ORGANISATION ET FINANCE
commissions et assurer l’administration
et le bon déroulement des journées.

Assurer le logement et l’installation des

toutes les délégations dans l’ordre.
LOGEMENT ET RESTAURATION
Veiller à une bonne restauration de toutes
les délégations
TRANSPORT, MEDIA ET Déplacer les jeunes, Photographie, filmage,
SONORISATION diffusion de son et archivage des
évènements
SECURITE ET PROTOCOLE Faire respecter la discipline et l’ordre
établi par l’Eglise.
Assurer les soins médicaux et veiller à
HYGIENE ET SANTE
l’hygiène dans le site.

CHORALE Les chants doivent au centre de la

manifestation des jeunes

NB : la commission sécurité et protocole doit avoir beaucoup de membres et l’entité qui

accueille doit être majoritaire dans cette commission.

Pour la coordination de la jeunesse

 Evc SYDNEY MWEWA : RJ D.A.

 Ptr JACQUES MULANGU : RJ BLOC KIPUSHI
 Ptr VOVACK OMBA : Encadreur des jeunes et concepteur de ce
document.

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