ECOLE SPECIALE INTERNATIONALE DE L’ACTION

COMMERCIALE - CASABLANCA

Rapport de stage professionnel

«  Mise en place des bonnes pratiques et des règles de
gestion des documents électroniques  »

Groupe Office Chérifien des phosphates

Stage effectué au sein de la direction Marchés Généraux

Réalisé par  : Encadré par  :

GEAWHARI SIHAM M. ZAKARIA FERRAQ

Rapport de stage 1
 Période de stage : du 01 juillet au 31 AOUT 2008

Rapport de stage 2
 DÉDICACE

A ma famille :
A mes parents aucun mot si sacré soit-il, ne suffira à apprécier
à sa juste valeur, le soutien matériel et spirituel, les sacrifices que vous
ne m’avez cessés de déployer.
Je vous offre en guise de reconnaissance, ce modeste travail en
vous souhaitant santé, bonheur et longue vie que je puisse combler à
mon tour.
A mes très chers frères et sœurs pour leurs soutiens.
A Mes proches pour leurs encouragements, et surtout la famille.
A mes très chers amis :
En témoignage de mon admiration et grand respect. J’ai eu
l’insigne de joie de dédier ce modeste travail à mes amis(e).

A tous ceux qui m’ont soutenu de près ou de loin.

Rapport de stage
 REMERCIEMENTS
Au terme du présent travail, je tiens à remercier Monsieur
MOHAMMED QUAISSE, chef de Département Marché Généraux
pour la marque de confiance qu’il m’a témoigné en m’accordant ce
stage.
Je remercie également mon responsable de stage Monsieur
ZAKARIA FERRAQ, pour l’intérêt avec lequel il a suivit la
progression de mon travail, pour sa disponibilité, ses conseils et son
extrême gentillesse.
J’ai l’honneur de remercier mon encadrant de l’école
M. ZAID pour son soutient et ces pertinents conseils. Ainsi que tous
le corps professoral de l’ESIAC.
Mes sincères remerciements s’adressent à :
Mme BENBRAHIM, M.FARIS, Mme. EL MOUDNI,
M. AFDAOUI, M. MAKROUM, Mlle RADI, Mlle RHABOURI, M.
DIFI, M. JEDDAOUI, Mme. EL FAHIM, M. ZMEZMI, Mme
ERRARAMI et M. DAHRI pour leurs nombreux conseils, et leurs
amabilités, et aussi à leur aide précieuse.

Je tiens également à remercier vivement tous les Agents que j’ai

rencontrés tout au long de mon stage.

Rapport de stage 2
 Sommaire

Introduction……………………………………………………. 4

PREMIERE PARTIE :
I- Le contexte et l’environnement …………………………………... 7_10
1- Présentation du secteur……………………………………... 7
2- Environnement juridique et économique…………………… 8
3- Présentation du champ concurrentielle de l’OCP SA……… 10
II - Présentation de l’OCP SA…………………………….. 11_16
1- introduction …………………………………………………………. 11
2- Historique de l’OCP…………………………………………………. 11
3- Fiche signalétique…………………………………………………… 14
4- Organigramme……………………………………………… 15
5- Description et présentation des directions
de l’OCP SA……………………………………………………….. 15
6- Présentation détaillée du département
Marchés Généraux…………………………………………………. 16
DEUXEME PARTIE :
I - Problématique et méthodologie …………………………… 18_19
A- problématique…………………………………………….. 18
B- méthodologie……………………………………………... 19
II- dematerialisation des processus Achats et Marchés ……… 20_40
A- Recensement et maîtrise des documents …………………… 20
B- Définition des modeles-types ……………………………… 38
C- Définir la nomenclature, l’organisation et la sauvegarde
des documents …………………………………………………….. 40

Rapport de stage 3
Conclusion ………………………………………………….. 48
Annexe ……………………………………………………… 49
Bibliographie………………………………………………... 50

Rapport de stage 4
 INTRODUCTION
L’Office Chérifien des Phosphates SA (OCP SA) est un Groupe qui
occupe une place très importante au niveau national et international. Une
place considérée comme le fruit des efforts de la politique de gestion et
d’exploitation du phosphate. Or, pour maintenir cette position
concurrentielle, il est impératif de faire un usage optimal de toutes les
ressources disponibles au sein du Groupe tout en gardant comme objectif
permanent une mise en valeur continue du produit phosphate.
Comme toute autre organisation, le Groupe OCP SA consacre une
place importante à la fonction Achats à travers la Direction Achats et
Marchés. Celle-ci s’occupe également de l’étude du processus achat.
La direction des marchés a pour but de conclure des marchés relatifs
aux différents projets ou prestations dans les meilleures conditions dans le
cadre du respect des règles en vigueur. Elle établit des appels d’offres en
mettant à la disposition des entreprises un cahier des charges particulières
afin de fixer les conditions de travaux pour le compte du Groupe OCP SA.
Cette direction est composée de trois départements :
 Départements généraux ;
 Département Chimie ;
 Département Mine.
J’ai passé mon stage au sein du Département Marchés Généraux.
Il se charge de l’approvisionnement auprès des fournisseurs locaux ou

étrangers sur la base d’une procédure d’adjudication bien déterminée , aussi

dans la conclusion des marchés relatifs à la construction et à la réalisation des

Rapport de stage 5
projets industriels entrant dans le cadre des plans de développement établis
par la Direction générale du Groupe OCP SA .

Il a pour mission la centralisation, la négociation, et l’assurance de

l’ensemble de prestations de service utiles pour le Groupe OCP SA(installation,
construction, aménagement, etc..). Ceci s’effectue par le lancement des appels
d’offres et la consultation des principaux prestataires pour la réalisation des
projets en collaboration avec le chef de projet.
Au sein de ce Département j’ai mené une étude pour la mise en place
des bonnes pratiques et des règles de gestion des documents électroniques.
Je propose de traiter mon travail et mon sujet en deux parties
primordiales.
Dans la première partie, j’ai présenté le Groupe OCP SA ainsi que son
contexte et son environnement et j’ai présenté l’OCP SA tout en consacrant
une partie pour l’organisation du Département Marchés Généraux.
Et La deuxième partie je commence par traiter mon sujet qui est la
Mise en place des bonnes pratiques et des règles de gestion des documents
électroniques, qui va être traité de la manière suivante : 
Dans un premier temps, j’ai fait un recensement d’un ensemble
d’information à partir des documents que le Département utilise pour traiter
ses dossiers
Et Dans un deuxième temps, j’ai défini des Modèles-types des
documents recensés.
En dernier lieu, j’ai proposé une nomenclature et une organisation ainsi
qu’une méthode de sauvegarde pour tous les documents rassemblés.

Rapport de stage 6
Rapport de stage 7
 I- le contexte et l’environnement de l’OCP

1- présentation du secteur

Le Groupe Office Chérifien des Phosphates (OCP) est spécialisé dans

l’extraction, la valorisation et la commercialisation de phosphate et de produits
dérivés. Chaque année, plus de 27 millions de tonnes de minerais sont
extraites du sous-sol marocain qui recèle les trois-quarts des réserves
mondiales.
Moteur de l’économie nationale, le Groupe OCP joue pleinement son
rôle d’entreprise citoyenne. Cette volonté se traduit par la promotion de
nombreuses initiatives, notamment en faveur du développement régional et de
la création d’entreprises.
Identifier et réduire l’impact de ses installations et de son activité sur
les milieux naturels est l’une des volontés fortes du Groupe OCP qui s’est
engagé auprès des pouvoirs publics à mettre en place des actions en faveur de
l’environnement.
Cette ligne de conduite s’est traduite en 1998 par la signature d’une
convention avec le Secrétariat d’État chargé de l’Environnement. Objectifs :
mener conjointement des actions dans le domaine de la protection de
l’environnement relatif au secteur des phosphates et contribuer à renforcer le
caractère durable du développement économique de ce dernier, tout en tenant
compte des priorités et des objectifs de la stratégie nationale pour la protection
de l’environnement.
En 2001 et 2002, elle a été renforcée par des partenariats avec les
départements chargés des eaux et forêts pour les mines de Khouribga et Ben

Rapport de stage 8
 guérir. Il s’agissait de renforcer les efforts des signataires dans les
domaines de la plantation d’arbres et de la protection des animaux sauvages.

S’inscrivant dans une démarche de progrès, cette politique répond à

trois objectifs : maîtriser l’impact des installations minières et industrielles ;
mettre en œuvre des conditions d’exploitation respectueuses du personnel, de
la population et du milieu naturel ; se mettre en conformité par rapport aux
standards nationaux et internationaux.
2- Environnement juridique et économique :

 Rôle juridique

L’OCP est un établissement public régi par le dahir n° 1-60-178 du 4

safari 1380 (29 juillet1960) est transformé en une société anonyme à conseil
d’administration, dénommée « OCP SA » régie par les dispositions de la loi n°
17-95 relative aux sociétés anonymes, celle de la présente loi et par des
statuts. (Voir ANNEXE)

Rôle économique

-Pays importateurs

Le marché mondial du phosphate et de ses dérivés a été

particulièrement difficile en1993, les qualités brutes et les produits dérivés
livrés à l'export ont diminué de plus en plus de 7%. Ainsi, les exportations de
phosphate brut ont diminué de plus de 10% par rapport à l'année 1992, et
ont continué leur mouvement de baisse, suite aux programmes de
restriction de l'industrie de phosphate l'Europe de l'Ouest et aux particularités
de situation conjoncturelle que vivent les pays de l'Europe de l'Est.

Rapport de stage 9
 Parallèlement les exportation de dérivés phosphatés ont diminué
globalement de 5.3% en raison du niveau des approvisionnements du marché
Asiatique.

Rapport de stage 10
 La production mondiale de phosphate brut a été de 123.2 MT, accusant
Une baisse de 12% due pour une grande part aux réductions intervenues aux

Etats Unis. De même le commerce international de phosphate brut (26

MT) a baissé de 10.5%.

Des facteurs d'ordre structurel ont continué à peser sur le marché du

phosphate, aggravé par d'autres, d'ordre conjoncturel, touchant la plupart des
régions importatrices. En Europe Occidentale, la réduction structurelle de la
consommation d'engrais due à la politique agricole de l'union Européenne,
conjuguée à une compagnie écologiste s'est traduit par la fermeture de
nombreuses unités de transformation de phosphate, ce qui a perpétué le
mouvement de baisse globale des importations (20%).
En dehors des Pays Bas, de la Norvège du Danemark et de la Grèce,
qui ont accru leurs achats, les autres pays ont réduit leurs importations
notamment le royaume Uni, l'Italie, la France, la Belgique, et l'Espagne.
En Amérique Latine, en dehors du Brésil où le mouvement
d'accroissement s'est accentué avec un taux de 55%, les importations ont
généralement évolué à la baisse. C'est notamment le cas du Mexique qui a
réduit les siennes de 18% en raison de la situation nouvelle crée par la
privatisation des principales unités utilisatrices de phosphate

- Pays exportateurs :

Les réductions de volume de ventes enregistrées par les Etats-Unis au

niveau de l'Asie et de l'Europe occidentale se sont cumulées pour aboutir à une
baisse totale des exportations de ce pays de 10% . La Tunisie a exporté 1.1
MT soit 1605 de plus, suite à des opérations spécifiques.

Rapport de stage 11
 En ce qui concerne le Maroc, et malgré l'arrêt ou la réduction de la
production des acheteurs traditionnels du minerai marocain, il a livré à

l'export 8.4 MT, limitant la baisse enregistrée à ce niveau 8%, et

améliorant parallèlement sa part dans le marché, qui a baissé alors de 31 à
31.8% dans ce contexte les exportations marocaine ont diminué en Europe
Occident (20%) et en Amérique (-13%) et ont augmenté en Europe de l'Est
(3%) et en Océan (4%).

3- Présentations du champ concurrentiel de l’OCP SA  :

L’OCP SA est aujourd’hui le premier exportateur de la planète. Roi de
l’industrie du phosphate, le Maroc est assis sur le plus grand gisement mondial
avec des réserves évaluées à 21milliard de tonnes dont 5,7 milliards
exploitables aux conditions économiques actuelles.
Le Maroc devance nettement la chine (13milliard de tonnes de
réserves) les états unis (3,4 milliards) et l’Afrique du sud (2,5 milliards) loin
très loin de l’Algérie avec des réserves estimées actuellement à 2mlliards de
tonnes, reste que des concurrents venus d’autre horizon pourraient
départager les producteurs du Maghreb.
Une dizaine de grands projets intégré seraient à l’étude dans le
monde, le plus imposant naîtra en Arabie saoudite d’ici 2010 à partir de
l’exploitation du gisement D’al jalamid a u nord de la péninsule , la société
minière saoudienne Ma’aden, détenue à 100% par l’état , construit un méga-
complexe qui combinera une activité d’extraction minière de 4,5 million de
tonnes par an avec une usine de production d’engrais de 2,9 millions de tonnes
par an .

Rapport de stage 12
 II- Présentation de l’OCP SA :
1-Introduction :

L’OCP est une entreprise SA un des principaux piliers de l’économie

marocaine, est une entreprise qui affronte sans cesse le marché de
l’exploitation de phosphates et de ses dérivés.

2- Historique  de l’OCP :

L'année 1920, représente un tournant historique dans le potentiel de

Développement économique du Maroc. En effet, celle-ci matérialise le début de
l'exploitation des mines des phosphates.
Ainsi, le gouvernement promulgua le Dahir du 27 Janvier 1920 qui
réserve à l'Etat Marocain tous les droits de recherche d'exploitation et de
commercialisation des phosphates d'où la création par le Dahir du 7 août 1920
l'Office Chérifien des Phosphates (OCP) qui détient le monopole de la
recherche, de l'exploitation et de la commercialisation des phosphates au
Maroc en vue de préserver les richesses, qui seront injectées ultérieurement
dans le circuit économique national.
L'OCP est un établissement semi-public à caractère industriel et
commercial. Il est doté d'une organisation lui permettant d'agir avec la même
dynamique et la souplesse qu'une entreprise privée.
L'OCP occupe dans l'industrie dans l'industrie des phosphates une place
prépondérante à l'échelle mondiale. En effet, les réserves marocaines en
phosphates bruts sont estimées à 75% des réserves mondiales (98% dans le
centre du pays et 2% dans le sud), le Maroc est le troisième à la fabrication
des engrais) et le premier exportateur à l'échelle mondiale.
La production totale du Groupe OCP qui était de 5 millions de tonnes
en 1955 a dépassé 20 millions de tonnes par an en 1980 est élevé à

Rapport de stage 13
22.8 Millions de tonnes dont 50% transformés localement en acide
phosphorique et engrais solides.
Le phosphate extrait subit selon le cas un ou plusieurs traitements, le
lavage séchage, calcination, enrichissement à sec…
L'année 1997/1998 a marqué un tournant historique dans la vie
de l'OCP. l'accroissement de la part du Groupe OCP dans le marché
international du phosphate et de ses dérivés permet en effet, au Maroc
d'accéder pour la première fois, au rang du premier exportateur mondial de
phosphate sous toutes ses formes..
A cette année tous les records pour la première entreprise du royaume
qui a atteint un chiffre d'affaire supérieure à 1.5milliards de dollars, contre
1.380 en 1996. De même, la production globale de phosphate est passée en
l'espace d'une année de 20.8 à 23.1 millions de tonnes. Au cours de cet
exercice, les exportions du Groupe OCP ont augmenté de 13 % pour le
phosphate brut et de 5 % pour les produits dérivés.
La part du Maroc dans les exportations mondiales de phosphate sous
toutes ses formes est ainsi portée de 28 à 30 % permettant de devenir le
premier exportateur mondial de phosphate devant les Etats-Unis.
Outre l'amélioration des indicateurs financiers et commerciaux, l'OCP a
Egalement poursuivi en 1997/1998 son programme de développement du
Groupe, en élaborant notamment des projets de partenariat dans le domaine
de la transformation chimique des phosphates et de la purification de l'acide
Phosphorique, en pratiquant des investissements de productivité et
d'optimisation dans les sites de production actuels.
Parmi les objectifs réalisés, nous citons ainsi la construction de l'usine
d'EMAPHOS à Jorf Lasfar, dont les premiers essais ont au lieu en décembre
1997, réalise en partenariat avec la société belge PRAYON et la société
allemande CFB. Cette unité industrielle pour la fabrication de l'acide

Rapport de stage 14
 phosphorique, purifié permet au Groupe OCP SA de s'introduire dans
un marché

Nouveau à forte valeur ajoutée et qui fait appel à des technologies industrielles
avancées.
Il faut aussi signaler que l'OCP SA poursuit également la réalisation
d'une ligne de fabrication d'acide phosphorique à Jorf Lasfar, en partenariat
avec Groupe privé indien BIRLA. En abrégé IMACID, (INDO, Maroc
phosphore). Répartie entre les deux groupes 50/50.IMACID à un capital de
620.000.000 DH et une capacité de production de 330.000 tonnes par an, ce
qui représente un accroissement de 25% du potentiel actuel de production du
site.

Rapport de stage 15
 3-Fiche signalétique :

Dénomination sociale Groupe Office Chérifien

des Phosphates SA
Siège social 2 Rue Al Abtal, Hay Erraha,
Casablanca

Date de création 07 Août 1920

Statut juridique Société Anonyme
SA

Directeur Général Mustapha TERRAB

Activité du groupe Extraction, traitement, transformation et
commercialisation du phosphate et ses
dérivés.
Centres de production 3 centres d’exploitation :
 Khouribga
 Ben Guérir – Youssoufia
 Laâyoune – Boucrâa
2 centres de transformation chimique :
 Jorf Lasfer
 Safi

Ports d’embarquement Casablanca, Jorf Lasfar, Safi, Laâyoune

Registre de commerce 40327
Patente 3600067001
TVA 701848
Chiffre d’affaires 17.388.000.000
Effectifs 8500 environ
Téléphone 022.23.00.25/022.23.10.25
Contact Contact@ocpgroup.ma
Site Web www.ocpgroup.ma

Rapport de stage 16
 4-Organigramme

(VOIR ANNEXE)

5- Description et présentation des directions de l’OCP

SA :

Direction financière : elle constitue les organes de gestion et de

contrôle, elle touche le côté financier, la politique financière que le
groupe suit et ainsi l’évaluation et l’appréciation de la rentabilité des
projets.

Direction stratégie & développement : l’objectif principal est de veiller à la

bonne gestion et au respect de la réglementation à savoir la gestion du
personnel sur le plan administratif et social.

Direction commerciale : l’objectif est de trouver des débouchés sur le

marché national et international à travers une politique commerciale
prédéfinie.

Direction des achats et marchés : direction qui se charge de

l’approvisionnement auprès des fournisseurs locaux ou étrangers sur
la base d’une procédure d’adjudication bien déterminée .

Direction des ressources humaines : elle occupe une position stratégique

dans tout organisme qu’il soit public que privé. Elle comprend plusieurs
activités qui assurent une utilisation efficace et équitable du personnel,
tant pour l’intérêt de l’individu que celui de l’entreprise.
En effet les activités principales de la fonction ressources humaines
peuvent être scindées en cinq activités :
La planification
L’acquisition
Formation et perfectionnement.
Instauration et maintien d’un bon climat social.

Direction du système informatique : elle est chargée du système d’information à

l’intérieur du groupe notamment les applications informatiques, les progiciels, les
interfaces.

Rapport de stage 17
 6- Présentation détaillé du département ou du service ou je passe
mon stage et ou je réalise ma mission :

La fonction de ce département est la satisfaction des besoins des

différentes entités du Groupe OCP par le biais de lancement des appels d’offres et
la concrétisation des marchés dans les meilleures conditions de qualité, de délai
et de prix.

Les procédures établies définissent les modalités à suivre en matières de

lancement des appels d’offres, concrétisation des marchés et gestion des
dossiers.

Ce département, de par le nombre important et la complexité des

dossiers qu’il gère, est appelé à déployer des efforts, à s’organiser et à prendre
toutes les mesures et dispositions lui permettant de réussir dans sa mission et par
conséquent contribuer directement à la réalisation des objectifs du Groupe OCP.

Tenant compte des enjeux que représente la réalisation de ces objectifs,

la tâche de ce département n’est pas des plus simples, d’où la nécessité de
s’entourer de toutes les garanties possibles, de disposer de tous les outils d’aide à
la prise de décision et de se doter d’une organisation capable d’assurer la
réalisation des objectifs tracés.

Rapport de stage 18
Rapport de stage 19
I- problématique et méthodologie de travail :

A- PROBLEMATIQUE :

La Direction des Achats et Marchés se trouvent actuellement dans une

situation particulière du point de vue de la gestion de l’information et plus
spécifiquement de la gestion documentaire.
Lors du traitement des dossiers, elles émettent, reçoivent et accumulent
une masse importante de documents papier (lettres, fax, bordereau d’envoi, PV,
…).
Le phénomène s’accentue par le recours aux outils bureautiques avec
comme conséquence la production d’une masse plus importante de documents.
La production informelle de bureau génère une série de documents brouillons,
des versions préparatoires non validées, des comptes rendus de réunions, des
échanges par mail sur des supports et des formats divers, dans des répertoires
différents et sont difficiles à retrouver.
Ces documents ont une haute valeur (entre autre valeur, une valeur de
preuve ou une valeur historique) pour l’entreprise. Ils restent parfois sur le
disque de leur producteur et sont effacés au moment de leur départ. La gestion
de ce patrimoine documentaire, essentiel pour la vie de l’entreprise, échappe
souvent au système de gestion et de contrôle documentaire. Certains sont la
plupart du temps, inaccessibles ou disparaissent avec le départ de leurs auteurs.
Cette situation implique aujourd’hui la nécessité du renforcement des
relations entre les départements productrices de documents et la fonction Gestion
Electronique des Documents dans l’environnement évolutif imposé par la
révolution technologique et les nouvelles possibilités offertes par les systèmes
d’informations.

Rapport de stage 20
 Mettant à profit cette nouvelle approche relatives à la gestion
électronique des documents, il ressort des possibilités pour une organisation du
patrimoine documentaire, dès sa production dans les départements jusqu’à la

phase de son archivage définitif avec les possibilités d’y accéder presque
instantanément par des chemins tracés.
C’est en vue du lancement de cette dynamique ayant pour finalité une
certaine harmonisation des pratiques en la matière, que j’ai choisie comme sujet
la Mise en place de bonnes pratiques et des règles de gestion des documents
électroniques qui s’inscrive dans une logique intégrant l’évolution technologique.

B– Méthodologie:

Une démarche de gestion électronique des documents ne se fait pas

sans réflexion préalable. En effet, il faut au départ une bonne maîtrise du
processus Achats et Marchés et de ce vers quoi on veut tendre. Bien connaître les
objectifs visés permet d’inscrire sa démarche dans la politique globale de
l’entreprise, de façon permanente.
J’ai suivi trois étapes dans mon étude :
 Le recensement et maîtrise de l’ensemble du flux d’information
au sein du Département via le support traditionnel « papier ».
 Définir des modèles-types de l’ensemble des documents
recensés.
 Définir la politique de nomenclature, d’organisation et de
sauvegarde des documents au format électronique sur le serveur
de fichiers

La réponse de ses étapes fera l’objet de mon étude .

Rapport de stage 21
Rapport de stage 22
II – Dématérialisation des processus achats et marchés :
A – recensement et maîtrise des documents :
1 : Préparation de l’Appel d’Offres :

Pour obtenir les entreprises à consulter, le chef de projet envoie une

Demande de Passation de Marché (DPM) contenant une liste des fournisseurs et
le service REM/M établie une autre liste en se référant à un dossier d’appel
d’offres en cours ou récemment lancé dont les travaux demandés ou réalisés sont
identiques aux travaux demandés sur la DPM. On établit une fiche de
consultation à envoyer à REM/ES pour avoir la liste définitive des entreprises à
consulter.

Le document utilisé dans cette partie est le suivant :

Document Auteur Description

liste les entreprises à
Fiche de consultation REM/M- REM/ES -CP-
consultées

2- lancement de l’appel d’offres :

Les entreprises nationales à consulter sont invitées par fax pour

récupérer les dossiers d’Appel d’Offres. Dans ce fax, on précise la date de
récupération du dossier, en cas de retard, le dossier est transmis par voie postale.
Pour les entreprises étrangères, les dossiers sont envoyés par DHL.
Le dossier d’appel d’offres est constitué des documents suivants :
 La lettre de consultation 
 Modèle de soumission :.
 CCP ;
 Descriptif technique ;
 Détail estimatif ;
 Plan éventuellement ;

Rapport de stage 23
Les documents traités dans cette phase sont :

Document Auteur Description

Fiche de consultation REM/M
oracle
Lettre de consultation REM/M - informer
l’entreprise sur lAO
- precise les
modalités et delais
de remise des
offres
Modéle de soumission REM/M - engagement d’une
société à l’OCP
CCP REM/M - fixe les conditions dans
les quelles doivent être
exécuter par l’entreprise
pour le compte de l’OCP
Fax de lancement REM/M

3- RECEPTION DES OFFRES

Les entreprises consultées doivent adresser ou déposer leurs offres avant

l’écoulement de la durée de réponse.
L’offre commerciale et l’offre technique doivent être séparés de la manière
suivante :
L’offre commerciale doit intégrer la soumission, le détail estimatif et le
cahier des charges particulières, en deux exemplaires, dûment signés par
l’entreprise, dans une enveloppe cachetée à la cire et portant les indications
suivantes :

Rapport de stage 24
  Le numéro de l’Appel d’Offres ;
 Offre commerciale ;
 Cachet de l’entreprise.

L’offre technique doit intégrer le descriptif technique, en deux exemplaires,

dûment signés par l’entreprise, dans une enveloppe cachetée et portant les
indications suivantes :
 Le numéro de l’Appel d’Offres ;
 Offre technique ;
 Cachet de l’entreprise.
Les deux enveloppes doivent être dans une enveloppe externe portant le
numéro de l’Appel d’Offres et le cachet de l’entreprise.

A l’expiration du délai de remise des offres, si le nombre des offres est

insuffisant, on fait des relances par des fax envoyés aux entreprises qui n’ont pas
répondu en leurs accordant un délai supplémentaire, sinon (nombre de réponses
sont suffisant).

Les réponses des entreprises positives ou regrets sont enregistrés au fur et

à mesure de leur réception sur la fiche de consultation existante au secrétariat de
REM/M et mise à jour au niveau du système permettant ainsi à l’entité chargée
du dossier de connaître à tout moment le nombre d’entreprises qui ont répondu.
On utilise les documents suivants :

Document Auteur Description

Fax de report REM/M le délai supplémentaire

Rapport de stage 25
 4- ouvertures des offres techniques :

Lorsque le nombre des réponses positif et suffisante, on procède à

l’inscription de l’Appel d’Offres pour ouverture dans l’ordre du jour de la semaine
prochaine tout en déterminant la Commission Des Achats et Marchés (CDAM)
adéquate pour l’ouverture des offres techniques selon le montant estimatif, on
prépare le PV CDAM pour l’ouverture des offres techniques  au niveau du
système ORACLE ;
Le document utilisé est :
Document Auteur Descriptif
REM/M Document généré par le
PV CDAM –OT système ORACLE pour
ouverture des offres
techniques

5-HARMONISATION  TECHNIQUE:

Apres ouverture des offres techniques, on vérifie que les offres portent sur
chaque page le visa et le cachet de l’entreprise, ensuite, envoi ,par lettre , de ces
derniers au chef de projet pour avis sur la conformité des offres, lors de l’étude
de ces propositions, le chef de projet peut demander des informations
complémentaires aux entreprises via la Direction des Marchés cette phase dite
phase d’harmonisation technique.
On demande des informations complémentaire,par fax, aux entreprises
concernées. Ces informations sont transmises par bordereau au chef de projet.
Après l’harmonisation technique, le chef de projet établit une note de choix
technique.

Rapport de stage 26
 Les documents employés sont :

Document Auteur Description

Lettre d’envoie des OT REM/M Pour transmettre les OT
au CP.
Fax d’harmonisation REM/M Pour demander des
informations
supplémentaires
Bordereau d’envoi des REM/M Pour transmettre des
réponses informations
supplémentaires

Rapport de stage 27
 6- OUVERTURES DES OFFRES COMMERCIALES:

Après la réception de la note de choix technique, on prépare le PV CDAM

pour l’ouverture des offres commerciales au niveau du système ORACLE et on
procède à l’ouverture de ces offres commerciales correspondants aux offres
techniques conformes, dans la même CDAM que les offres techniques.
En ce sert des documents suivant :
Document auteur Description
PV CDAM –OC REM/M Document généré par le
système ORACLE pour
ouverture des offres
commerciales

7- Traitement des offres commerciales :

Pour entamer la phase de négociation, on établit un état comparatif et on

négocie avec les entreprises moins disantes en les envoyant des fax de
négociation.
Une fois les négociations sont achevées, on mis à jour l’état comparatif en
tenant compte des réponses reçues et on envoie ,au chef de projet, les offres
commerciales moyennant une lettre d’envoi tout en lui demandant de nous
adresser la note du choix commercial.

Rapport de stage 28
 En se sert des documents suivants :

Document auteur Description

Etat comparatif REM/M Comparer les offres
commerciales
Fax de négociation REM/M Pour négocier les offres
commerciales
Etat comparatif actualisé REM/M Pour comparer les offres
commerciales après
négociation
Lettre d’envoie des OC REM/M Pour transmettre les OC
au CP

Rapport de stage 29
 8- Approbation

Une fois on reçoit la note de choix commerciale du chef de projet et les

documents budgétaires on transmis, par bordereau, ces documents budgétaires
à la direction financière pour demander l’avis d’engagement,
Lorsque on reçoit l’avis d’engagement, on présente la note de synthèse et
le procès verbal (PV) à l’approbation

Les documents employés sont :

Document Auteur Description

Bordereau d’envoie pour REM/M Pour demander l’avis
AE d’engagement
Note de synthèse REM/M Résumé du dossier traité
PV d’approbation REM/M

Rapport de stage 30
 9- PASSATION DU MARCHE

A la réception du PV signé, on prépare, en cas d’urgence, un fax

d’adjudication pour passer commande à l’entreprise adjudicataire. Dans le cas
échéant, on prépare un dossier marché en deux exemplaires constitués des
pièces suivantes :
Lettre de commande ;
La soumission ;
Le Cahier des Charges Particulières ;
Le descriptif technique ;
Le bordereau des prix ;
Les plans éventuellement ;

Les deux exemplaires du marché sont envoyés par lettre à l’entreprise

retenu pour signature , cette dernière doit retourné les deux exemplaires à
REM/M dûment signés paraphés et revêtu du cachet de l’entreprise dont un
exemplaire doit être timbré .

Une fois on reçoit les deux exemplaires, on les présente pour signature .

Rapport de stage 31
 Les documents utilisés sont :

Document Auteur Description

Fax d’adjudication REM/M Pour passer commande
En cas d’urgence
Lettre de commande REM/M Pour passer commande
La soumission REM/M
CCP REM/M
Lettre de signature du REM/M Pour présenter le marché
marché pour signature
Lettre de remise du REM/M Pour transmettre les deux
marché exemplaires du
marché à la société pour
signature.

Rapport de stage 32
 10- DIFFUSION DU MARCHE

Après signature du marché, l’exemplaire du marché non timbré est

adressé par lettre à l’entreprise. Une copie de ce marché est transmise par
bordereau au chef de projet et une autre copie du marché au FIC/CI plus l’avis
d’engagement dûment complété et visé.

On travail sur les documents suivants :

DOCUMENT AUTEUR DESCRIPTION

Lettre de remise marché REM/M Pour retourner un
exemplaire du marché
signé à la société
Bordereau d’envoi au CP REM/M Pour diffusion du marché
CP
Bordereau d’envoi FIC/CI REM/M Pour diffusion du marché
FIC/CI

Rapport de stage 33
 11-GESTION ET SUIVI DU MARCHE
a. Exonération de la TVA :
Les biens d’investissements immobilisables qui concourent à l’exploitation
peuvent être acquis par les entités du Groupe OCP en exonération de la TVA
dès notification de l’adjudication, on demande par fax à l’entreprise adjudicataire
du marché 7 exemplaires de la facture proforma pour accomplir auprès du fisc,
les formalités d’exonération de la TVA. Ces factures sont transmise par bordereau
à FIC/FI pour procéder à la demande de l’exonération de la TVA
L’exonération est notifiées par le fisc au groupe ocp par deux attestations
dont l’une est destinée a l’entreprise adjudicataire du marché et l’autre pour
l’acheteur.
Dès réception de ses documents, on vérifie leurs contenue et on transmis a
l’entreprise, par lettre, l’attestation qui lui est destinée et qui permettra la
facturation hors TVA.

On adopte les documents suivants :

Document Auteur descriptif

Fax demande facture REM/M POUR DEMANDER LA
proforma FACTURE PROFORMA
Bordereau d’envoie de REM/M Pour transmettre la
la facture proforma facture proforma à
FIC/FI
Lettre d’envoi REM/M Pour transmettre
attestation l’attestation
d’exonération de la TVA d’exonération de la TVA
à la société

Rapport de stage 34
 b. POLICES D’ASSURANCES :

L'Entreprise doit souscrire et présenter avec les quittances de primes, deux

exemplaires signés des polices d'assurances appropriées destinées à couvrir :

1. Tous les risques encourus pendant la construction jusqu'au transfert

de propriété, en particulier les risques de la responsabilité civile avec
garantie pour dommages causés aux tiers.

2. Les risques d'accidents de travail conformément à la réglementation

et aux lois marocaines en vigueur.

3. Tous les dommages causés aux biens et personnels ou à des tiers

résultant de défectuosité des équipements et du matériel fournis
conformément aux stipulations du marché pendant la période de
garantie entre la réception provisoire et la réception définitive.

Les documents (1) et (2) doivent être présentés avant le commencement

des prestations.

Le document (3) est à présenter au moment de la Réception Provisoire.

Ces documents d’assurance sont transmis, par bordereau d’envoi, au

département Gestion d’assurance FI/GA pour avis.

Rapport de stage 35
 Le document traité et le suivant :

Document Auteur Descriotion

Bordereau d’envoi des REM/M Pour transmettre les
polices d’assurance documents d’assurance à
FI/GA pour avis

c. Avenant :

L’OCP se réserve le droit de faire procéder par l'Entreprise à des

modifications d'exécution par rapport aux prestations initiales du Marché selon les
exigences d'exploitation ou par suite de causes de toute nature imprévisible lors
de la définition de ces prestations.

Toute modification envisagée dans la masse des prestations prévues dans le

devis descriptif devra faire l'objet d'un avenant dûment signé par la Direction des
Marchés.

L'Entreprise devra au préalable recevoir l’avenant signé par la Direction des

Marchés du Client avant tout commencement d'exécution ou de constitution des
approvisionnements relatifs à ces modification s.

Les deux exemplaires de l’avenant sont envoyés par lettre à l’entreprise

pour signature, cette dernière doit retourner les deux exemplaires à REM/M
dûment signés paraphés et revêtu du cachet de l’entreprise dont un exemplaire
doit être timbré.
Une fois on reçoit les deux exemplaires, on les présente pour signature.
Après signature de l’avenant, un exemplaire non timbré est adressé par lettre à

Rapport de stage 36
 l’entreprise. Pour diffusion, une copie de l’avenant est transmise par
bordereau au chef de projet et une autre copie est envoyée au FIC/CI plus l’avis
d’engagement dûment complété et visé.

Les documents sont :

Document Auteur Description

Avenant REM/M Pour demander des
modifications à
l’entreprise
Lettre de signature de REM/M Pour présenter l’avenant
l’avenant pour signature
Lettre de remise de REM/M Pour transmettre les deux
l’avenant exemplaires de l’avenant
à la société pour
signature.
Lettre de remise de REM/M Pour retourner un
l’avenant exemplaire de l’avenant
signé à la société
Bordereau d’envoi au CP REM/M Pour diffusion de
l’avenant marché CP
Bordereau d’envoi FIC/CI REM/M Pour diffusion de
l’avenant FIC/CI

Rapport de stage 37
d. RECEPTIONS

A la fin des prestations, l'Entreprise doit demander par lettre recommandée

adressée à la Direction des Marchés à Casablanca les réceptions des prestations.
Ces réceptions se font en deux étapes :

- Réception provisoire :
La réception provisoire est le procès verbal par lequel le Client et
l’entrepreneur constateront conjointement que tous les travaux ont été exécutés
conformément aux règles de l’art et conformément au descriptif technique. Ce PV
est transmis à la société par lettre.

Les documents son :

Document Auteur Description
Lettre d’envoi PV RP REM/M Pour envoyer le PV
provisoire à la société

- Réception définitive :

la réception définitive aura lieu à l’expiration de la période de garantie.

Toutefois, si cette réception ne peut être prononcée par la faute de l’Entreprise,
dûment constatée (anomalies, réserves non levées, etc…). ce document est
envoyé par lettre à l’Entreprise.

Après la réception définitive, on retourne la caution bancaire relative à

la retenue de garantie, par lettre, à la banque concernée pour donner la
mainlevée de cette caution bancaire ce qui solde le marché .

Rapport de stage 38
 Les documents sont :

document Auteur description

Lettre d’envoi PV RD REM/M Pour envoyer le PV
définitif à la société
Caution bancaire REM/M Pour envoyer la caution à
la banque

Rapport de stage 39
B- DEFINITION DES MODELES-TYPES

1- Présentation :

Le département marché généraux utilise une méthode traditionnelle pour traiter

ses dossiers « le papier », de cela j’ai amélioré cette façon de travail, à une autre
plus simple et rapide, en essayant de la remplacer par une règle de gestion
électronique.

2- PRESENTATION DES MODELES-TYPES :

 Tableau représentant le résultat des documents :

Document Modèles-types
Fiche de consultation Annexe 1
Fiche de consultation  « oracle » Annexe 2
Lettre de consultation Annexe 3
Modèle de soumission Annexe 4
CCP Annexe 5
Fax de lancement Annexe 6
Fax de report Annexe 7
PC CDAM Annexe 8
Lettre d’envoi des OT Annexe 9
Fax d’harmonisation Annexe 10
Bordereau d’envoie Annexe 11
PV CDAM OC Annexe 12
Etat comparatif Annexe 13
Fax de négociation Annexe 14
Etat comparatif actualisée Annexe 15
Lettre d’envoi Annexe 16
Bordereau d’envoi pour AE Annexe 17
Note de synthèse Annexe 18
PV d’approbation Annexe 19

Rapport de stage 40
 Lettre de remise du marché Annexe 20
Lettre de signature du marché Annexe 21
Bordereau d’envoi au CP Annexe 22
Bordereau d’envoie FIC/CI Annexe 23
Avenant Annexe 24
Lettre de signature de l’avenant Annexe 25
Lettre de remise de l’avenant Annexe 26
Bordereau d’envoi au ccp Annexe 27
Bordereau d’envoi au FIC/CI Annexe 28
Lettre d’envoi PV RP Annexe 29
Lettre d’envoi PV RD Annexe 30
Caution bancaire Annexe 31

Rapport de stage 41
C- définir la nomenclature, l’organisation, et la sauvegarde des
documents en format électronique sur le serveur de fichier  :

1- Présentation de la nomenclature :

L’élaboration de cette nomenclature a été conduite en fonction d’objectif précis :

permettre de connaitre l’ensemble des documents au sein de ce service et de
préciser chaque élément sa fonction principale. Cette méthode fondamentale a
été donc définie afin de satisfaire ces conditions. Il s’agit d’une Phase faisant
autorité à une discipline et à une méthode de classement qui sert à lister des
éléments, Cette dernière, est hiérarchisé en 4 niveaux ce qui a permis de couvrir
l’ensemble de ses documents.

 Syntaxe :
- La codification des documents se fait de la manière suivante :

[Type du document]_ [Objet du document] _ [Type de l’affaire] _ [N°

affaire]. [Extension des documents]

- Type de document : on place en premier le type de la correspondance

utilisée pour la transmission de l’information (lettre, bordereau, fax…)

- Objet du document : désigne l’objet de l’écrit et il permet d’identifier

l’utilisation de chaque document

- Type de l’affaire : il s’agit du marché, de l’appel d’offre, du marché

cadre, convention

- N° de l’affaire : il permet de différencier les documents

Rapport de stage 42
Rapport de stage 43
Type du document _ Objet du document _ Type de l’affaire _ N° affaire
 FC: Fiche de  ES : Demande de liste Fournisseurs à consulter à REM/ES  AO : Appel d’Offres - Numéro généré par le
consultation  M : Liste Fournisseurs consultés par REM/M  MR : Marché Système ORACLE PO
 RF: Retour facture  MC : Marché Cadre
 PVRP: PV Réception Provisoire  CV : Convention
 PVRD: PV Réception Définitive
 CB: Caution Bancaire
 RMR1: Remise Marché pour signature par la société
 LT: Lettre
 RMR2 : Remise Marché signé
 RATVA: Remise Attestation d’exonération de la TVA
 OT: Offres Techniques
 OTC: Offres Techniques Complémentaires
 OC: Offres Commerciales
 DF: Diffusion
 BD:  AE: Demande AE
Bordereau  GA: Gestion des assurances
 HT: Harmonisation Technique
 ETVA: Demande d’exonération de la TVA
 LM: Lancement
 RP: Report
 FX: Fax
 VT: Visite
 RN: Réunion
 CDAMP : Commission des Achats et Marchés Plénière
 PV: Procès
 CDAMR: Commission des Achats et Marchés Restreinte
Verbal
 CDAMI: Commission des Achats et Marchés Interne
 S : Synthèse
 NT: Note
 E : Explicative

Rapport de stage 44
Exemples :

 Nom_Fichier (LT_RF_MR_N°CMGS-1002G/06) :

C’est une lettre de retour de facture pour le Marché CMGS-1002G/06.

 Nom_Fichier (FX_VT_AO_N°CMGS-1003/06M) :

C’est un fax de visite pour l’Appel d’Offres N° CMGS-1003/06M

Rapport de stage 45
 2-Présentation de l’organisation et de la sauvegarde des documents :

Les documents recensés seront fait de la manière suivant  :

 1- étape :

Pour une meilleure gestion documentaire, l’arborescence est cruciale. C’est la

garantie d’une classification ordonnée. Une bonne solution de gestion doit laisser
l’opportunité de modifier la structure des dossiers en cas de besoin : renommer,
supprimer, déplacer, ajouter des dossiers.

Il n’y pas d’arborescence idéale à proprement parler, elle est liée à l’activité de la
Direction et son organisation. En revanche, une arborescence bien conçue répond
à trois critères :

 Le nom des dossiers correspond à leur contenu, cette structure est

indispensable pour retrouver aisément les documents.
 Plus le nombre de niveaux est important moins la visibilité est bonne.
 l’accès aux documents doit être fluide, naturel, intuitif et cohérent que celui
utiliser pour le papier.

Rapport de stage 46
Rapport de stage 47
  2- étape :

Lorsqu’on ouvre un dossier c’est la liste des fichiers qui apparaît en premier et qui
donne une indication sur le contenu de ces derniers. Ainsi, l’intitulé des fichiers a aussi
une importance à ne pas négliger.

Le bon équilibre à trouver est un intitulé qui laisse peu de place à des noms
fantaisistes et à rallonge et une codification qui en dit assez sur le contenu des fichiers.
Ainsi on choisira des initiales pour qualifier le type de document (FX pour Fax par
exemple) et un suffixe qui distingue ce document d’un autre (Numéro par exemple).

Rapport de stage 48
Etape 3 :

Exemple de document modèle-type :

Rapport de stage 49
 CONCLUSION

Les périodes de stage en entreprises constituent l’une des étapes critiques et importantes
dans la vie professionnelle de toute personne.

Il y a donc nécessité de bien choisir son stage et essayer de le passer dans une entreprise ou
les condition de travail son très favorable tant sur le plan relationnel que sur le plan
professionnel.

Ainsi mon stage effectué au sein du Groupe OCP SA a rempli toutes ces conditions et m’a
permis d’acquérir une très grande expérience outre que l’application de mes connaissances
acquises au cours de ma formation

Et tout au long de mon stage au département Marchés Généraux j’ai vu, à quel point les
achats sont devenus une fonction stratégique au sein de l'entreprise au cours des dernières années.

Cette fonction symbolise la recherche permanente de baisse des coûts des entreprises qui
veulent rester compétitives sur leur marché tout en préservant un certain niveau de rentabilité.

Considéré comme une grande structure bien organisée, le groupe OCP SA a automatisé son
processus Achats et par l’acquisition du Progiciel ORACLE.

Mon travail s’inscrit dans le cadre de la dématérialisation du processus Achats et Marchés

et consiste à mettre en place des bonnes pratiques et des règles de gestion des documents
électroniques.

Les documents objet de ce rapport sont des modèles-types qui peuvent être intégrés au
niveau du système d’information ORACLE PO. Cette étape mène vers l’adoption d’un nouveau
système de management électronique des Achats et Marchés appelé : e-sourcing.

Rapport de stage 50
Rapport de stage 51
Rapport de stage 52
  Consultation des documents au sein de l’OCP
(Bibliothèque) et au sein du (Département Marché)

 Dictionnaire « encyclopédie »

Rapport de stage 53